UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Fecha de

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA INGENERÍA, elaboración:

ADMINISTRATIVAS Y SOCIALES 26/02/23

Página:
Nombre del puesto: Secretaria
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Ubicación: Facultad de Ciencias de la Ingeniería, Administrativas y Sociales, Campus

Tijuana, Unidad Tecate

Nivel del puesto: VII

Nombre de la categoría del puesto: Auxiliar Administrativo Especializado (376)

Jefe inmediato: Administrador

Horarios: 7:00 am a 3:00 pm y 1:30 pm a 9:00 pm

Contactos permanentes:

 Personal adscrito a la Facultad.

 Personal adscrito a la vicerrectoría.
 Alumnos.
 Egresados.
 Público en general.

Función genérica. Realizar todas aquellas funciones de tipo administrativo, control docente
y demás funciones generales necesarias para el buen funcionamiento de la Facultad, así
como brindar trato amable y cortes al personal de la institución, alumnos y público en
general.

Funciones específicas.

1. Elaborar Oficios, memorándums y toda la documentación que sea requerida por el

Director de la Facultad.
2. Mantener control numérico de los oficios elaborados, así como actualizar el
minutario de los mismos.
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3. Recibir y registrar la correspondencia general enviada por las coordinaciones

generales de Rectoría y Departamentos de Vicerrectoría, así como realizar la
distribución y archivo de la misma.
4. Elaborar reconocimientos para expositores que imparten conferencias en la
Facultad.
5. Mantener el control numérico de los oficios elaborados utilizando el consecutivo de
los mimos.
6. Recibir, revisar y distribuir documentos, así como archivar la correspondencia que le
sea entregada.
7. Mantener el orden y actualizado el archivo de correspondencia general de la
Dirección de la Facultad.
8. Atender las llamadas telefónicas y turnarse a quien corresponda, tomando el
recado cuando la persona solicitada esté ausente o no pueda atender el teléfono.
9. Imprimir semanalmente las listas de asistencia del personal docente, verificando que
firmen a la hora de correspondencia y turnar al Director las cuales no lo sean.
10. Entregar las listas de asistencia firmadas por el personal docente a los inspectores
para el proceso de nómina.
11. Recibir los movimientos de personal docente de la Coordinación de Recursos
Humanos.
12. Recabar la firma del personal docente en el formato de movimientos de personal
docente y turnarlo a la coordinación de Recursos Humanos.
13. Mantener actualizados los expedientes del personal docente y administrativo.
14. Enviar la documentación personal de los maestros de primer ingreso a la
Coordinación de Recursos Humanos.
15. Efectuar el pago quincenal de nómina recabando la firma de recibido del personal
docente y administrativos.
16. Turnar a quien corresponda para su firma los documentos que por su naturaleza así
lo requiera.
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17. Mantener en condiciones favorables de uso todos aquellos implementos que le sean
encomendados para el desempeño de sus labores.
18. Obtener las copias fotostáticas que se requieran cuando así se le indique.
19. Brindar atención a toda aquella persona que desee tratar asuntos de su
competencia.
20. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento cuando le sea indicado por su jefe
inmediato.
21. Realizar todas aquellas actividades que deriven de la naturaleza de su cargo o le
sean expresamente encomendadas por su jefe inmediato.

Requisitos mínimos.

 Contar con certificado de instrucción secundaria y carrera comercial o

certificado de bachillerato con especialidad en: administración, informática o
contabilidad.
 Comprobante de experiencia mínima de tres años en puesto similar.
 Criterio necesario para resolver problemas sencillos de su competencia y
contestación de correspondencia, así como alta responsabilidad y discreción
para manejar asuntos confidenciales.
 Conocimientos sobre computación básica y procesador de palabras.
 Manejo de equipo de cómputo para la realización de las actividades
 Aprobar examen teórico.
 Aprobar examen práctico.
 Aprobar examen psicométrico.

Competencias, valores y habilidades.

 Autoridad.
 Liderazgo.
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 Respeto.
 Honestidad.
 Responsabilidad.
 Empatía.
 Comunicación eficaz.
 Humildad.
 Cooperativismo.
 Equidad.
 Objetividad.
 Creatividad.
 Prudencia.
 Proactividad.
 Amabilidad.
 Trabajo bajo presión.
 Confidencialidad.
 Trabajo en equipo.
 Conocimiento básico en Paquete Microsoft.
 Solución ante problemas.

Revisión y aprobación.

Nombre Puesto Firma

Blanca Beatriz
Elaboró Secretaria
Garcia Barreras
Dra. Silvia
Revisó Administrador
Hernández Solís
Dr. Oscar Omar
Aprobó Directos
Ovalle Osuna