UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA

Fecha de
CALIFORNIA
elaboración:
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA INGENERÍA,
26/02/23
ADMINISTRATIVAS Y SOCIALES

Página:
Nombre del puesto: Secretaria
1 de 4

Ubicación: Facultad de Ciencias de la Ingeniería, Administrativas y Sociales, Campus Tijuana, Unidad

Tecate

Nivel del puesto: VII

Nombre de la categoría del puesto: Auxiliar Administrativo Especializado (376)

Jefe inmediato: Administrador

Horarios: 7:00 am a 3:00 pm y 1:30 pm a 9:00 pm

Contactos permanentes:

 Personal adscrito a la Facultad.

 Personal adscrito a la vicerrectoría.
 Alumnos.
 Egresados.
 Público en general.

Función genérica. Realizar todas aquellas funciones de tipo administrativo, control docente y demás
funciones generales necesarias para el buen funcionamiento de la Facultad, así como brindar trato amable y
cortes al personal de la institución, alumnos y público en general.

Funciones específicas.

1. Elaborar Oficios, memorándums y toda la documentación que sea requerida por el Director de la
Facultad.
2. Mantener control numérico de los oficios elaborados, así como actualizar el minutario de los
mismos.
3. Recibir y registrar la correspondencia general enviada por las coordinaciones generales de Rectoría y
Departamentos de Vicerrectoría, así como realizar la distribución y archivo de la misma.
4. Elaborar reconocimientos para expositores que imparten conferencias en la Facultad.
5. Mantener el control numérico de los oficios elaborados utilizando el consecutivo de los mimos.
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6. Recibir, revisar y distribuir documentos, así como archivar la correspondencia que le sea entregada.
7. Mantener el orden y actualizado el archivo de correspondencia general de la Dirección de la
Facultad.
8. Atender las llamadas telefónicas y turnarse a quien corresponda, tomando el recado cuando la
persona solicitada esté ausente o no pueda atender el teléfono.
9. Imprimir semanalmente las listas de asistencia del personal docente, verificando que firmen a la hora
de correspondencia y turnar al Director las cuales no lo sean.
10. Entregar las listas de asistencia firmadas por el personal docente a los inspectores para el proceso de
nómina.
11. Recibir los movimientos de personal docente de la Coordinación de Recursos Humanos.
12. Recabar la firma del personal docente en el formato de movimientos de personal docente y turnarlo a
la coordinación de Recursos Humanos.
13. Mantener actualizados los expedientes del personal docente y administrativo.
14. Enviar la documentación personal de los maestros de primer ingreso a la Coordinación de Recursos
Humanos.
15. Efectuar el pago quincenal de nómina recabando la firma de recibido del personal docente y
administrativos.
16. Turnar a quien corresponda para su firma los documentos que por su naturaleza así lo requiera.
17. Mantener en condiciones favorables de uso todos aquellos implementos que le sean encomendados
para el desempeño de sus labores.
18. Obtener las copias fotostáticas que se requieran cuando así se le indique.
19. Brindar atención a toda aquella persona que desee tratar asuntos de su competencia.
20. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento cuando le sea indicado por su jefe inmediato.
21. Realizar todas aquellas actividades que deriven de la naturaleza de su cargo o le sean expresamente
encomendadas por su jefe inmediato.

Requisitos mínimos.

 Contar con certificado de instrucción secundaria y carrera comercial o certificado de bachillerato

con especialidad en: administración, informática o contabilidad.
 Comprobante de experiencia mínima de tres años en puesto similar.
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 Criterio necesario para resolver problemas sencillos de su competencia y contestación de

correspondencia, así como alta responsabilidad y discreción para manejar asuntos
confidenciales.
 Conocimientos sobre computación básica y procesador de palabras.
 Manejo de equipo de cómputo para la realización de las actividades
 Aprobar examen teórico.
 Aprobar examen práctico.
 Aprobar examen psicométrico.

Competencias, valores y habilidades.

 Autoridad.
 Liderazgo.
 Respeto.
 Honestidad.
 Responsabilidad.
 Empatía.
 Comunicación eficaz.
 Humildad.
 Cooperativismo.
 Equidad.
 Objetividad.
 Creatividad.
 Prudencia.
 Proactividad.
 Amabilidad.
 Trabajo bajo presión.
 Confidencialidad.
 Trabajo en equipo.
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 Conocimiento básico en Paquete Microsoft.

 Solución ante problemas.

Revisión y aprobación.

Nombre Puesto Firma

Blanca Beatriz Garcia
Elaboró Secretaria
Barreras
Dra. Silvia Hernández
Revisó Administrador
Solís
Dr. Oscar Omar Ovalle
Aprobó Directos
Osuna