LA GESTIÓN DEL TIEMPO

La gestión del tiempo es muy importante como una herramienta básica en la función directiva porque va
de la mano con la eficacia, una buena gestión de tiempo implicará saber manejar dicho recurso para
evitar distracciones en cosas innecesarias.

El tiempo propio y la administración del mismo será lo que permita al directivo llegar a los resultados que
pretende obtener y para ellos es necesario echar mano de diversas técnicas y recursos que nos permitan
acercarnos de una manera eficaz al objetivo deseado.

El tiempo como recurso

Al considerar al tiempo como un recurso entonces podemos identificar que es un recurso limitado y
limitante y en la medida de que lo utilicemos adecuadamente será un factor que nos brinde diversas
oportunidades para la mejora y el alcance de objetivos planteados

El tiempo como problema

En relación al tiempo se pueden considerar algunos problemas como:

La insuficiencia al creer que no se posee el tiempo suficiente para organizar las actividades, sin embargo,
el tiempo para todos es el mismo, las horas de un día son 24 ni más ni menos, sin embargo, el verdadero
problema radica en la mala asignación del tiempo a las tareas, ocupando la mayor parte de el en
actividades poco productivas que probablemente nos acerquen poco a los objetivos requeridos, mientras
que las actividades relevantes son abarcadas en un porcentaje menor de tiempo. DE este modo solemos
atender primero lo urgente y después lo importante.

La fragmentación es otro mal que se vivencia cuando de tiempo hablamos, debido a que las actividades
por atender son diversas y con frecuencia se suele atender varias cosas a la vez, restando atención a
aspectos específicos de algunas tareas, lo que ocasiona que la eficacia disminuya.

Ladrones de tiempo

Es esencial identificar a los ladrones de tiempo que son aquellos distractores e interruptores que
absorben parte del tiempo productivo de la jornada, pero no basta con identificarlos hay que ir más a
fondo y realizar un registro de las tareas cotidianas en las que empleamos el tiempo y después analizar
cada una de ellas valorando cuáles se pueden delegar o dejar para otro momento y finalmente ir dando
solución para que los distractores detectados vayan disminuyendo.

Gestión correcta del tiempo.

Lo primordial en la gestión del tiempo es tener con claridad los objetivos a alcanzar, una vez que las
metas y/o objetivos estén definidos, caminar hacia ellas puede ser más sencillo, pero para ellos es
indispensable priorizar las tareas jerarquizándolas de mayor a menor importancia, incluso es posible que
en dicha tarea de priorización detectemos que hay algunas que podemos dejar de hacer sin que afecte
directamente en los resultados. Para ello Ma. Jose Martín sugiere clasificar dichas tareas en A, B y C, muy
importantes, importantes y rutinarias respectivamente. El hecho de priorizar y analizar el nivel de
importancia significa poder asignar tiempo en función de la importancia y en función de lo que cada
actividad aporte para alcanzar los resultados.
Al clasificar las tareas podemos además determinar si hay tareas que no afectan si las dejamos de hacer o
bien el que otra persona las pueda realizar delegando así responsabilidades.

Así mismo para poder delegar es importante dejar claro en que consiste la tarea y que se pretende
alcanzar de tal forma que no haya dudas y con ello malos resultados.

Aplicaciones correctas en la gestión del tiempo.

Gestión del papeleo. Un aspecto que llega a quitar tiempo es no tener una buena gestión en los
documentos que se manejen por ello es necesario organizar y clasificarlos en aquellos que requieren una
acción inmediata o a corto plazo. Por otro lado, se debe clasificar todos los documentos, pero no ocupar
demasiado tiempo en al proceso de archivar, de hecho, esto es una acción que se puede delegar, así
como tener identificados aquellos documentos que otro colaborador puede atender. Así mismo es
necesario depurar a menudo los documentos o no guardar aquellos que no representen una pérdida
significativa o que podemos recuperar la información en otra fuente.

Gestión de interrupciones.

Lo ideal para evitar que las interrupciones tanto internas como externas se prolonguen es mediante el
establecimiento de horarios para la atención de personas, siempre procurando que la atención sea en
aspectos concretos sin divagar.

La agenda

Finalmente, una herramienta de mucha utilidad para la organización del tiempo es el uso de la agenda ya
que permitirá organizar nuestras actividades durante el día y la semana sin perder de vista las actividades
y tareas trascendentales.