“ELABORAR LOS ESTUDIOS Y DISEÑOS DEL

COMPONENTE DE MOVILIDAD Y ESPACIO PÚBLICO EN

LOS TERRITORIOS “TIBABUYES - JUAN AMARILLO”, DE
LA LOCALIDAD DE SUBA Y “CABLE SAN CRISTÓBAL” DE
LA LOCALIDAD DE SAN CRISTÓBAL, PRIORIZADOS POR
LA SECRETARÍA DISTRITAL DEL HÁBITAT EN LA
CIUDAD DE BOGOTA D.C.”.

CONTRATO 942-2022

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

CONSULTORÍA

BOGOTÁ, Enero del 2023

 CONTRATO 942-2022 PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y

EXTERNA

“ELABORAR LOS ESTUDIOS Y DISEÑOS DEL COMPONENTE DE MOVILIDAD Y ESPACIO PÚBLICO EN LOS
TERRITORIOS “TIBABUYES - JUAN AMARILLO”, DE LA LOCALIDAD DE SUBA Y “CABLE SAN CRISTÓBAL” DE LA
LOCALIDAD DE SAN CRISTÓBAL, PRIORIZADOS POR LA SECRETARÍA DISTRITAL DEL HÁBITAT EN LA CIUDAD
DE BOGOTA D.C.”.

TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO.................................................................................................................................. 3
2. ALCANCE .................................................................................................................................. 3
3. PROPÓSITO............................................................................................................................... 3
4. DEFINICIONES ......................................................................................................................... 3
5. MEDIOS DE COMUNICACIÓN ............................................................................................. 4
6. RESPONSABILIDADES ........................................................................................................... 5
7. COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA ......................................................................... 5
7.1 COMUNICACIÓN INTERNA.............................................................................................. 6
7.2 COMUNICACIÓN EXTERNA ............................................................................................ 7
7.3 RECEPCIÓN, DOCUMENTACIÓN Y RESPUESTA ....................................................... 7
8. REGISTROS ............................................................................................................................... 7

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PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y

EXTERNA

“ELABORAR LOS ESTUDIOS Y DISEÑOS DEL COMPONENTE DE MOVILIDAD Y ESPACIO PÚBLICO EN LOS
TERRITORIOS “TIBABUYES - JUAN AMARILLO”, DE LA LOCALIDAD DE SUBA Y “CABLE SAN CRISTÓBAL” DE LA
LOCALIDAD DE SAN CRISTÓBAL, PRIORIZADOS POR LA SECRETARÍA DISTRITAL DEL HÁBITAT EN LA CIUDAD
DE BOGOTA D.C.”.

1. OBJETIVO

Garantizar el funcionamiento del mecanismo de comunicación interna y externa con el fin de

cumplir la normatividad y permitir una eficaz comunicación entre las diferentes áreas y el correcto
uso de los canales de comunicación.

2. ALCANCE

Este procedimiento tiene alcance a todas las áreas de la organización para la difusión de toda la
comunicación interna y/o externa.

3. PROPÓSITO

El presente documento tiene como propósito establecer o estandarizar el procedimiento de

comunicación tanto interna como externa, de todo el personal y demás partes interesadas
(Comunidad, Clientes, Proveedores, Contratistas, Visitantes y Trabajadores) garantizando la
oportuna transferencia de información para el desarrollo de nuestros proyectos y servicios.

4. DEFINICIONES

Actas: Herramienta de comunicación en las que se plasma la participación, discusión,

conclusión y compromiso de todo tipo de reuniones o convocatorias que se realicen en la
empresa.

Buzón de Sugerencias: Urna instalada en la empresa en donde se depositan todas las

preguntas, quejas, reclamos y sugerencias de los empleados, proveedores y clientes.

Carteleras Informativas: Escrito o dibujo hecho sobre una lámina grande, generalmente de
papel resistente, que se coloca en lugares de la empresa paracomunicar una noticia, dar un aviso
o hacer publicidad de alguna cosa.

Circulares: Herramienta para la comunicación de directrices al interior de la organización.

Comunicación: La comunicación se define como un proceso en el que intervienen un emisor

y un receptor, en un ambiente determinado (físico o virtual) a través del cual se logra la
transmisión e intercambio de ideas e información, comprensible entre las partes.

Comunicación Externa: Se define como el conjunto de mensajes emitidos por cualquier

organización hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a mantener o mejorar sus
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relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o promover sus productos y servicios y
Temas de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Comunicación Interna: Requisito de la norma en que la dirección debe asegurarse deque se

establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y que la
comunicación se efectúa considerando la eficacia del SG-HSEQ.

Comunicación Directa: La comunicación directa es el modo de comunicación humana, que

se da mediante una lengua natural (ya sea este oral o signada). En la comunicación directa la
producción del mensaje por parte del emisor y la compresión del mismo por parte del receptor
son simultáneas y se produce mediante la relación interpersonal.

Correo Electrónico: Sistema que permite el intercambio de mensajes entre distintos

ordenadores interconectados a través de una red, especialmente Internet.

Folletos: Es un impreso de varias hojas que sirve como instrumento divulgativo o publicitario.

Medio de Comunicación: Toda forma oral y/o escrita que permita transmitir información,
dentro de las cuales están: las comunicaciones verbales, escritas, correo electrónico e
información disponible en carteles.

5. MEDIOS DE COMUNICACIÓN

• Red telefónica.
• Memorandos.
• Carteleras Informativas.
• Página de Internet.
• Folletos y Cartas.
• Buzón de Sugerencias.
• Encuestas.
• Comunicación Directa (verbal).
• Informe Escrito.
• Reuniones.
• Circulares.
• Correo Electrónico

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6. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad de todos y cada uno de los colaboradores que la información que se difunda
sea veraz, adecuada y este de acuerdo con el Sistema de Gestión HSEQ. Será obligación de todos
los trabajadores o cualquier persona que tenga vínculo o que desarrolle actividades aplicar las
pautas determinadas en el presente documento.

La alta dirección es responsable del suministro de los recursos humanos, tecnológicos y financieros
para ejecutar los parámetros establecidos en este procedimiento.

El área de HSEQ debe vigilar el cumplimiento de ese procedimiento y la metodología señalada en

este documento junto con los involucrados en el mismo.

Es responsabilidad de la secretaria, recepcionar, controlar y responder por la documentación

externa.

7. COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

Para garantizar que las comunicaciones internas y externas que se realicen en la organización
relativas a su sistema de gestión o alguno de sus procesos sean eficaces, la organización ha
establecido un sistema basado en comunicados escritos que buscan evitar la pérdida de la
información para el funcionamiento del sistema de gestión; garantizando una trazabilidad efectiva
de la información y el control documental de la misma.

El remitente de dicho comunicado busca informar al destinatario de un determinado temao asunto

del que quiere que tenga conocimiento. El contenido de los comunicados es ampliamente variado
pudiendo abarcar, entre otros, los siguientes temas:

• Información de los cambios introducidos en la documentación del sistema degestión.

• Convocatorias de reuniones, sesiones informativas y posibles cursos a realizar.
• Emisiones planeación de actividades.
• Comunicación de cambios en procesos planificados para el desarrollo deproyectos
• Respuesta a aclaraciones requerimientos realizados por el cliente.

Dichos comunicados, cuando afectan a un colectivo amplio de personas tanto de la propia

organización como de fuera de la misma, pueden ser publicados en las carteleras existentes al
interior de la organización de modo que la difusión de dichos mensajes seala adecuada.

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7.1 COMUNICACIÓN INTERNA

La comunicación interna se realiza a través de correos electrónicos, eventos deconcientización,

reuniones, boletines y otros medios de divulgación como las charlas, capacitaciones, para que
todos los empleados tengan pleno conocimiento del Sistemade Gestión Integrado, sus aspectos
y su participación en el mismo.

Las sugerencias y aportes de los empleados propios, visitantes, contratistas, la comunidad,

vecindad o cualquier grupo de interés, deben ser dirigidos, según sea el caso, a través del Jefe
Inmediato, COPASST, HSEQ, Coordinación Administrativa, quienes realizaran el tratamiento
adecuado a cada caso.

Los resultados y los planes de acción de las revisiones gerenciales son comunicadosa los
trabajadores, con la finalidad de motivarlos con los resultados de su gestión en HSEQ, o en su
defecto para solicitarles una mayor participación en las actividades del sistema de gestión
integral.

Los responsables de las diferentes áreas informan internamente sobre las actividadescon el
objetivo de:
• Informar a las partes interesadas del comportamiento de la organización entemas
de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).
• Atender las preocupaciones o dudas sobre las actividades, productos oservicios.
• Publicar todas las políticas y reglamentos establecidos en Seguridad y Saluden el
Trabajo.
• Comunicar a los interesados las quejas y opiniones sobre las actividades Los

temas a tratar en comunicación interna a los colaboradores, son los siguientes:

• Difusión de políticas.
• Publicaciones y normas internas.
• Carteles
• Documentación compartida interna y externa.
• Actas de reunión.
• Los resultados de las auditorías y revisiones del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo (SG-SST), se comunica a aquellos miembros que intervienen en su
funcionamiento.

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7.2 COMUNICACIÓN EXTERNA

Se considera comunicación externa la referente a:

• Clientes
• Proveedores
• Contratistas

7.3 RECEPCIÓN, DOCUMENTACIÓN Y RESPUESTA

Todas las comunicaciones, requerimientos, aclaraciones o consultas provenientes de manera

externa se registrarán en el control de correspondencia, de las cuales se dará respuesta por
medio escrito, mediante la generación de oficios respectivos, cuando la solicitud sea por este
medio; si la solicitud es por medio electrónico, la respuesta será generada por medio
electrónico.

Las respuestas a aspectos relevantes serán principalmente a:

• Quejas o reclamos
• Resultados de Inspecciones
• No conformidades

8. REGISTROS

• Los comunicados, tanto internos como externos, son archivados por quien los emite como
constancia y evidencia de que el comunicado ha sido enviado a su destinatario.

• La forma de envío de dicho comunicado se realiza en cualquiera de las formas escritas

habituales empleadas en la organización: carta y correo electrónico, etc.

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