A CONTINUACIÓN SE EXPONEN LOS PASOS QUE DEBE REALIZAR EL CONTRATISTA PARA EL CARGUE

DE LOS DOCUMENTOS EN SECOPII

1. FIRMA DE DOCUMENTOS EN .PDF

Los informes de obligaciones y cuentas de cobro, generados desde el aplicativo SIGEPCYP deben
estar FIRMADOS POR EL CONTRATISTA antes de ser cargarlos a SECOPII, para lo cual debe seguir
los siguientes pasos:

a) Genere su INFORME DE OBLIGACIONES POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS en el aplicativo

SIGPECYP

b) De clic en el botón PDF

c) El sistema mostrará el documento en la parte inferior, de clic en el documento

d) Haga clic en el botón “descargar”

e) Seleccione la carpeta en la cual desea guardar el documento y de clic en “Guardar”

f) Busque la carpeta en la cual guardo el informe y abra el documento en .pdf

g) Haga clic en el icono firmar en la barra de herramientas

h) Elija la opción “Añadir firma”

i) Si es la primera vez que firma puede elegir entre escribir, dibujar o importar una imagen de
su firma:
“Texto” escriba su nombre en el campo;
“Dibujar” Dibuje su firma en el campo;
“Imagen” Busque y seleccione una imagen de su firma (Si desea utilizar una imagen como
firma, firme con su nombre sobre una hoja de papel en blanco usando tinta negra, digitalice
o fotografié su firma con el celular, transfiera la foto o imagen a su equipo, Acrobat/Reader
acepta archivos JPG, JPEG, PNG, GIR, TIFF, TIF y BMP), importe la firma.

j) Seleccione la opción “Guardar firma” y haga clic en “Aplicar”

k) A continuación de clic en el lugar del .pdf donde desea colocar la firma.

l) Para mover la firma ya colocada, haga clic en la firma para resaltarla y después utilice las teclas
de flecha del teclado o mueva el cursor hasta el lugar donde desea quede la firma.

m) Repita los pasos anteriores para firmar la Cuenta de Cobro.

2. COMO CREAR UN SOLO DOCUMENTO EN .PDF

Como en SECOPII se deben cargar todos los documentos EN UN SOLO PDF en el siguiente orden:
(a). Informe de obligaciones por prestación de servicios, b). Cuenta de cobro o factura, c). Planilla
de aportes a la Seguridad Social en salud, pensión y ARL en estado pagada, d) Documentos que
disminuyan la base de retención en la fuente, cuando haya lugar (AFC, Intereses de vivienda,
dependientes, medicina prepagada, entre otros), se sugiere utilizar la siguiente opción, para
realizar esta gestión:

a) Ingrese a Google Chrome

b) Busque la opción “agrupar .pdf en un solo archivo”

c) De clic en la opción Unir PDF online | Combina tus archivos PDF en uno - iLovePDF

d) De clic en “Seleccionar archivos .PDF”

e) Seleccione el primer documento y de clic en “Abrir”

f) De clic en “Añadir más archivos”

g) Seleccione el segundo documento y de clic en “Abrir”

h) Realice los dos pasos anteriores para unir los documentos que desea anexar

i) Cuando haya anexado los documentos requeridos de clic en “Unir PDF”

j) Se unirá la información

k) De clic en “Descargar el PDF unido”

l) Guarde la información en su PC
 3. CARGUE DE DOCUMENTOS EN LA PLATAFORMA SECOPII

3.1. INGRESO A LA PLATAFORMA:

Para Ingresar a SECOP II, por favor copie y pegue en su navegador de Google Chrome el siguiente Link:

https://community.secop.gov.co/STS/Users/Login/Index?SkinName=CCE

Aparece la siguiente pantalla, ingrese su usuario y contraseña

3.2. CARGUE DE DOCUMENTOS - EJECUCIÓN DEL CONTRATO

a) Para ingresar a la ejecución del contrato de clic en “mis procesos” y luego en “mis
contratos”
 b) Ingrese al contrato que tiene actualmente activo con el ICBF y de clic en “Detalle”

c) De clic en el Numeral 7. “Ejecución del Contrato”

d) Ingrese a la sección “Plan de Pagos” y de clic en “Crear”

e) La plataforma desplegará la siguiente ventana “REGISTRO DE FACTURA”

Diligencie los siguientes campos:

➢ “Número de factura” escriba Pago 00X (número de pago que esté generando), en caso
de manejar Facturación coloque el número de Factura.
➢ “Fecha de emisión” seleccione la fecha en la cual está cargando los documentos a la
plataforma.
➢ “Fecha de Vencimiento” No diligencie ninguna información en este campo. (dejar en
blanco)
➢ “Valor neto” ingrese el valor de los honorarios a pagar.
➢ “Valor total” ingrese nuevamente el valor de los honorarios a pagar.
➢ “Fecha de recepción original” seleccione un día después de la fecha en la cual está
cargando los documentos a la plataforma.
➢ “Numero de radicación” escriba nuevamente Pago 00X (número de pago que esté
generando), en caso de manejar Facturación coloque el número de Factura.

f) De clic en el botón “Anexar”

g) Luego de clic en “Buscar documento” busque el documento en su PC (el cual debe estar
en un solo archivo en formato .pdf) y contener los siguientes documentos: Informe de
obligaciones por prestación de servicios, Cuenta de cobro o factura, Planilla de aportes a
la Seguridad Social en salud, pensión y ARL en estado pagada, Documentos que
disminuyan la base de retención en la fuente, cuando haya lugar (AFC, Intereses de
vivienda, dependientes, medicina prepagada, entre otros). Para el primer pago deben
incluirse en el archivo .pdf todos aquellos documentos que se encuentren acorde con lo
 establecido en las resoluciones internas de la entidad, especialmente lo contemplado en
la Resolución No. 3333 de 2015.

h) De clic en “Anexar” y luego de clic en “Cerrar”

i) Por último una vez verificada la información de clic en “Confirmar”

 j) Para enviar la información al Supervisor de clic en “Enviar”, con el fin que el supervisor del
contrato pueda “Confirmar” el cargue de la información en la plataforma.

k) El Estado cambia de “Pendiente de registro” a “Enviado a la Entidad Estatal”

Nota: En este momento el contratista NO PODRÁ hacer ninguna modificación a la documentación

registrada.

3.3. DEVOLUCIÓN DE CUENTAS

Si su cuenta es devuelta por el área financiera deberá realizar los siguientes pasos:

✓ Para modificación en los datos del informe de obligaciones, deberá ingresar al aplicativo
SIGEPCYP, realizar las correcciones correspondientes y luego ingresar a SECOPII a cargar
nuevamente la documentación.

✓ Para modificaciones de soportes documentales, deberá ingresar directamente a la plataforma

SECOPII y cargar nuevamente los documentos en un solo pdf.

El proceso para el cargue de la información es el siguiente:

a) Ingrese a SECOP II
b) Ingresar a la ejecución del contrato dando clic en “mis procesos” y luego en “mis
contratos”
c) Ingrese al contrato y de clic en “Detalle”

d) De clic en el Numeral 7. “Ejecución del Contrato”

e) Ingrese a la sección “Plan de Pagos”, verifique que la cuenta se encuentre en estado

“Rechazada”, de clic en “Detalle”

f) Se habilitará la siguiente ventana, de clic en “Editar”

g) Verifique que el Estado se encuentre en “Pendiente de registro” y de clic en “Registro”

h) Seleccione el documento, y de clic en “Borrar” y luego en “Anexar”

i) De clic en “Buscar documento” busque el nuevo documento en su PC (el cual debe estar
en formato .pdf) de clic en “Anexar” y luego de clic en “Cerrar”
 j) Cambie “Fecha de emisión” y “Fecha de recepción original” por el día en
que este realizando nuevamente el cargue de la información, verifique la información de
clic en “Confirmar”

k) Para enviar la información al Supervisor de clic en “Enviar”, con el fin que el supervisor del
contrato pueda verificar el cargue de la información en la plataforma.

l) El “Estado” cambia a “Enviado a la Entidad Estatal”

Nota: En este momento el contratista NO PODRÁ hacer ninguna modificación a la documentación

registrada.
 4. CESIONES DE CONTRATO

Cuando se presenten cesiones de contrato se observó que la plataforma SECOPII presenta una
debilidad en lo correspondiente al pago fraccionado de mes que se le debe reconocer a quien cede el
contrato, por cuanto una vez cedido solo refleja la información del contratista a quien le cedieron el
contrato, por tal motivo se solicita que para este tipo de novedades se adelanten los siguientes pasos:

a) El Cesionario debe Ingresar a la plataforma SECOPII

b) Para ingresar a la ejecución del contrato de clic en “mis procesos” y luego en “mis contratos”

c) En la parte inferior aparece la información del contratista “cesionario”, de clic en “Detalle”

d) De clic en el Numeral 7. “Ejecución del Contrato”

e) Ingrese a la sección “Plan de Pagos” y de clic en “Crear”

 f) La plataforma desplegará la ventana “REGISTRO DE FACTURA”

Diligencie los siguientes campos:

➢ “Número de factura” escriba Pago 00X (número de pago que esté generando el Cedente),
en caso de manejar Facturación coloque el número de Factura.
➢ “Fecha de emisión” seleccione la fecha en la cual está cargando los documentos a la
plataforma.
➢ “Fecha de Vencimiento” No diligencie ninguna información en este campo. (dejar en
blanco)
➢ “Valor neto” ingrese el valor de los honorarios a pagar.
➢ “Valor total” ingrese nuevamente el valor de los honorarios a pagar.
➢ “Fecha de recepción original” seleccione la fecha en la cual está cargando los documentos
a la plataforma.
➢ “Numero de radicación” escriba nuevamente Pago 00X (número de pago que esté
generando el Cedente), en caso de manejar Facturación coloque el número de Factura.

g) De clic en el botón “Anexar”

h) Luego de clic en “Buscar documento” busque el documento del “Cedente” en su PC (el cual
debe estar en un solo archivo en formato .pdf) y contener los siguientes documentos: Informe
de obligaciones por prestación de servicios, Cuenta de cobro o factura, Planilla de aportes a la
Seguridad Social en salud, pensión y ARL en estado pagada, Documentos que disminuyan la
base de retención en la fuente, cuando haya lugar (AFC, Intereses de vivienda, dependientes,
medicina prepagada, entre otros) y el acta de cesión de contrato.

i) De clic en “Anexar” y luego de clic en “Cerrar”

j) Por último una vez verificada la información de clic en “Confirmar”

 k) Para enviar la información de clic en “Enviar”, con el fin que el supervisor del contrato pueda
“Confirmar” el cargue de la información en la plataforma.

l) El Estado cambia de “Pendiente de registro” a “Enviado a la Entidad Estatal”

5. CONFIRMACIÓN CORREO ELECTRONICO:

El contratista debe confirmar que el correo que aparece en SECOPII es el correcto y está activo, para
lo cual de clic en la imagen y luego en “configuraciones del usuario”

a) Verifique que el correo que tiene registrado en el aplicativo este activo

Si los datos encontrados están correctos no adelante ninguna gestión y cierre la aplicación,

b) Si la información registrada no corresponde, por favor edítelo y cambie la información,

dando clic en el botón “Editar” y luego en el botón “Guardar”
FIN.

Elaborado por el Grupo Financiero Sede de la Dirección General – Agosto 20 de 2020.