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1. INTRODUCCION

El Sistema de Administración de la Gestión Educativa (SAGE), es un modelo administrativo,

conformado por un conjunto de criterios, conceptos, normas, procesos y herramientas que
tienen por fin la administración eficiente y eficaz del sistema educativo.

Su diseño satisface las demandas de la dinámica diaria del sistema educativo, vinculando
todos los aspectos que hacen al planeamiento, seguimiento y control de gestión en un mismo
ambiente operativo y una misma base de datos.

Está desarrollado íntegramente en entorno web, lo que permite ser usado vía Internet o
Intranets integrando Gobierno y Escuela en un mismo Sistema.
2. CONSIDERACIONES GENERALES

2.1 INGRESO AL SISTEMA

Para ingresar al SAGE se debe abrir un navegador de internet (Internet Explorer, Mozilla
Firefox, etc.) y escribir en la barra de direcciones www.cgepm.gov.ar/sage
De esta manera se accede a la pantalla inicial dónde deberá ingresar el usuario y la contraseña
proporcionados.

2.2 MENU

Una vez ingresados el usuario y la contraseña correctos, se mostrará la pantalla principal

dónde se visualizará el menú correspondiente.
El menú del sistema esta conformado por distintos niveles de agrupamiento, conformando un
menú de tipo árbol, en el cual se muestra las relaciones entre los distintos elementos de la
jerarquía.

Los niveles de agrupamiento son:

• El primer nivel se denomina módulo.
• El segundo nivel, se denomina opción y pertenece a un módulo.
• El tercer nivel (si existe), se denomina ítem y pertenece a una opción.
 Módulo

Salir y cerrar
sesión
Opción

Item

2.3 COMANDOS Y BOTONES

Botones para visualizar, modificar y eliminar registros

En las pantallas de uso genérico se encuentran los botones Ver, Modificar y Eliminar, cuya
función es la siguiente:
Botón Acción
Ver Permite visualizar el registro seleccionado

Modificar Permite editar el registro seleccionado

Eliminar Permite eliminar el registro seleccionado

Botón de búsqueda
El botón se utiliza para buscar datos de un registro por diferentes criterios. Por ejemplo si
en una pantalla se requiere el ingreso del número de escuela (CUISE) y no lo conocemos,
utilizando éste botón podemos buscar la escuela por su nombre o CUE.

Aplicar filtros en registros

En las pantallas de uso genérico podemos utilizar filtros de datos para visualizar los registros
que coincidan con uno o más criterios de búsqueda, por ejemplo en la pantalla de alumnos.

!
Se puede filtrar por un número de documento o bien por un apellido y/o nombres. En este tipo
de pantallas podemos utilizar el símbolo * (asterisco) para representar información no conocida.
Algunos ejemplos:

Acción Documento Apellidos Nombres

Buscar los alumnos de Vacío PEREZ Vacío
apellido PEREZ
Buscar los alumnos de Vacío PEREZ A*
apellido PEREZ y
nombres que comiencen
con la letra A
Buscar los alumnos de Vacío PEREZ *A
apellido PEREZ y
nombres que finalicen con
la letra A
Buscar los alumnos de Vacío PEREZ *JUAN*
apellido PEREZ y uno de
sus nombres JUAN
Buscar los alumnos de Vacío Vacío *JUAN*
nombre JUAN
Buscar el alumno de 99999999 Vacío Vacío
documento número
99999999

2.4 SALIR DEL SISTEMA

Para salir del SAGE y cerrar la sesión del usuario, se debe hacer clic sobre este enlace Salir
del Sistema ubicado en la parte superior derecha de la pantalla principal.

4
3. MODULO LEGAJO UNICO DEL ALUMNO (LUA)

En éste módulo encontrará las opciones que permitirán registrar los datos personales de los
alumnos y sus familiares.
También le permitirá registrar las novedades de los mismos (matriculación, promoción, egreso,
etc.) y consultar su historial académico.

3.1 DATOS PERSONALES

Registrar datos de un alumno nuevo

En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Alumnos.

A continuación hacer clic en el enlace Nuevo en la parte inferior derecha de la pantalla y

completar los datos del formulario para agregar alumnos.

7
Al finalizar la carga del formulario, hacer clic en el botón Agregar. Si existe algún problema se
visualizará el error correspondiente, corregir errores y volver a hacer clic en Agregar.
Finalmente si no existe ningún error de chequeo, el sistema registrará los datos del nuevo
alumno y se visualizará la pantalla de confirmación.

Aclaraciones:
Para registrar alumnos indocumentados se deberá indicar el Tipo de Documento como
Sin Informar y 0 (cero) como número de documento. El sistema a asignará
automáticamente un número que permitirá referenciar al alumno registrado.
Los campos obligatorios marcados con un asterisco (*) son los que no se pueden dejar
de completar.

Visualizar datos de un alumno

En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Alumnos.
Identifique al alumno por alguno de los siguientes criterios:
• Número de documento
• Apellidos y/o Nombres

A continuación hacer clic en el botón Buscar. En la parte de resultados se mostrarán los

alumnos coincidentes con el/los criterios ingresados.
Una vez identificado el alumno hacer clic en el ícono Ver, para visualizar los datos el alumno
seleccionado.

Modificar datos de un alumno

En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Alumnos.

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Identifique al alumno por alguno de los siguientes criterios:
• Número de documento
• Apellidos y/o Nombres

A continuación hacer clic en el botón Buscar. En la parte de resultados se mostrarán los

alumnos coincidentes con el/los criterios ingresados.
Una vez identificado el alumno hacer clic en el ícono Modificar, para visualizar el formulario de
modificación de datos.
Luego de realizar las modificaciones necesarias, hacer clic en el botón Modificar para guardar
los cambios. Si existe algún problema se visualizará el error correspondiente, corregir errores y
volver a hacer clic en Modificar. Finalmente si no existe ningún error de chequeo, el sistema
registrará los cambios realizados y se visualizará la pantalla de confirmación.

Eliminar datos personales de un alumno

En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Alumnos.
Identifique al alumno por alguno de los siguientes criterios:
• Número de documento
• Apellidos y/o Nombres

A continuación hacer clic en el botón Buscar. En la parte de resultados se mostrarán los

alumnos coincidentes con el/los criterios ingresados.
Una vez identificado el alumno hacer clic en el ícono Eliminar, para visualizar el formulario de
eliminación de registros.
Hacer clic en el botón Eliminar para dar de baja al alumno del sistema. Si existe algún
problema se visualizará el error correspondiente. Finalmente si no existe ningún error de
chequeo, el sistema eliminará al alumno del sistema y se visualizará la pantalla de
confirmación.

3.2 MOVIMIENTOS
En esta sección, se podrá registrar las novedades de un alumno. Las novedades a registrar
son:
Matriculación
Repitencia
Promoción
Abandono
Salida Con Pase
Ingreso Con Pase
Reasignación
Reingreso
Egreso
Fallecimiento

Registrar novedades de un alumno en particular

En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Movimientos, ítem
Novedades Individuales.

9
Se debe ingresar:
El mes y año lectivo al cual corresponde la novedad
El tipo de novedad
El número de documento del alumno

Al hacer clic en el botón Ver, aparece la segunda parte del formulario con los datos necesarios
según el tipo de novedad, en el que se debe ingresar:
Fecha de la novedad
Sección Origen
Sección Destino
Novedad Asociada
Cantidad de Previas
Observaciones

Aclaraciones:
La novedad Repitencia es el único caso donde se permite que las secciones Origen y
Destino sean iguales.
Por defecto en Origen se visualizará la sección en la cual el Alumno está inscripto
actualmente.

Tipo de Novedad Dato Requerido

Matriculación Sección Destino
Repitencia Secciones Origen y Destino
Promoción Secciones Origen y Destino
Abandono Sección Origen y Motivo Abandono
Salida Con Pase Sección Origen
Ingreso Con Pase Sección Destino
Reasignación Secciones Origen y Destino
Reingreso Sección Destino
Egreso Sección Origen
Fallecimiento Sección Origen

<
Registrar inconsistencias
Si al momento de realizar la novedad, existe algún dato que no concuerde con lo registrado en
el sistema, se deberá indicar el tipo de inconsistencia.
Los tipos de inconsistencias posibles son:
Inconsistencia de Apellido y/o Nombre: Para un número de documento hay diferencias
entre el nombre informado por el establecimiento y el registrado en LUA
Registrado en otra escuela: El alumno figura en otra escuela y no se puede ejecutar la
novedad
Inconsistencia de documento: El alumno figura con otro número de documento.

Registrar novedades de varios alumnos a la vez

En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Movimientos, ítem
Novedades Masivas. Esta opción permite disminuir los tiempos de proceso, ya que se realizan
varias operaciones a la vez. Las novedades masivas se dividen en tres pasos:

Primer Paso

Se debe ingresar:
El mes y año lectivo al cual corresponde la novedad
El tipo de novedad
La fecha de la novedad

Segundo Paso
Al hacer clic en el botón Ver, aparece la segunda parte del formulario con los datos necesarios
según el tipo de novedad:

Tipo de Novedad Dato Requerido

Matriculación Sección Destino
Repitencia Secciones Origen y Destino
Promoción Secciones Origen y Destino
Abandono Sección Origen
Salida Con Pase Sección Origen
Egreso Sección Origen

Tercer Paso
Al hacer clic en el botón Ver aparece la tercer parte del formulario con los datos que deberán
ser ingresados o seleccionados dependiendo del tipo de novedad:

Tipo de Novedad Acción Requerida

Matriculación Ingresar números de documento de los
alumnos
 Repitencia
Promoción
Abandono Seleccionar alumnos del listado
Salida Con Pase
Egreso

Haga clic en el botón de Verificar la Novedades, para registrar las mismas.

Al finalizar la carga del formulario hacer clic en el botón Verificar. Si existe algún problema se
visualizará el error correspondiente, corregir errores y volver a hacer clic en Verificar.
Finalmente si no existe ningún error de chequeo, el sistema registrará los datos de los alumnos
y se visualizará la pantalla de confirmación.

Registrar los datos de un alumno y matricularlo

En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Movimientos, ítem
Alumno y Matriculación. Por medio de esta opción es posible agregar un alumno (cargar sus
datos personales) y a su vez realizar la novedad de matriculación.

Ingrese el documento y presione la tecla tabuladora o la tecla enter. Si el alumno no existe se

habilitará el formulario para la carga de datos personales, caso contrario se muestran los datos
del alumno registrado y no se habilita su matriculación.
Al finalizar la carga del formulario de datos personales (parte superior de la pantalla), y los
datos de matriculación hacer clic en el botón Guardar. Si existe algún problema se visualizará
el error correspondiente, corregir errores y volver a hacer clic en Guardar. Finalmente si no
existe ningún error de chequeo, el sistema registrará los datos del nuevo alumno y se
visualizará la pantalla de confirmación.

Aclaraciones:
Para registrar alumnos indocumentados se deberá indicar el Tipo de Documento como
Sin Informar y 0 (cero) como número de documento. El sistema asignará
automáticamente un número que permitirá referenciar al alumno registrado.
Los campos obligatorios marcados con un asterisco (*) son los que no se pueden dejar
de completar.

3.3 REGISTRO DE FAMILIARES

En esta sección podrá consultar, agregar, editar o borrar, un familiar o tutor que esté a cargo
del alumno.

Registrar datos de familiares de un alumno

En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Familiares.

Ingrese el documento del alumno y presione la tecla tabuladora o la tecla enter. Se mostrará el
nombre del alumno y el formulario de datos de familiares. Completar los datos del formulario.

Al finalizar la carga del formulario, hacer clic en el botón Guardar. Si existe algún problema se
visualizará el error correspondiente, corregir errores y volver a hacer clic en Guardar.
Finalmente si no existe ningún error de chequeo, el sistema registrará los datos del nuevo
alumno y se visualizará la pantalla de confirmación.

Aclaraciones:
 Para registrar un familiar indocumentado se deberá indicar el Tipo de Documento como
Sin Informar y 0 (cero) como número de documento. El sistema asignará
automáticamente un número que permitirá referenciar al familiar registrado.
Los campos obligatorios marcados con un asterisco (*) son los que no se pueden dejar
de completar
Para aquellos casos donde dos o más alumnos compartan familiares, como por
ejemplo hermanos, se procederá de la siguiente manera:
Registre los datos del familiar del primer alumno siguiendo la secuencia normal
de pasos descripta anteriormente.
Cuando se registre el segundo alumno, busque el familiar ingresando su
número de documento y presione la tecla tabulador.
Si el familiar se encuentra registrado, el sistema visualizará sus datos por
pantalla.
Haga clic sobre el botón Guardar, para relacionar el familiar al alumno.

Modificar datos de un familiar

En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Familiares
Ingrese el documento del alumno y presione la tecla tabuladora o la tecla enter. Se mostrará el
nombre del alumno y el formulario de datos de familiares.
En la lista de familiares en la parte inferior de la pantalla, haga clic en el botón ver para
visualizar los datos del familiar que desea modificar.
Luego de realizar las modificaciones necesarias, hacer clic en el botón Guardar para guardar
los cambios. Si existe algún problema se visualizará el error correspondiente, corregir errores y
volver a hacer clic en Guardar. Finalmente si no existe ningún error de chequeo, el sistema
registrará los cambios realizados y se visualizará la pantalla de confirmación.

Eliminar la relación entre un alumno y un familiar

En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Familiares
Ingrese el documento del alumno y presione la tecla tabuladora o la tecla enter. Se mostrará el
nombre del alumno y el formulario de datos de familiares.
En la lista de familiares en la parte inferior de la pantalla, haga clic en el botón Ver para
visualizar los datos del familiar que desea modificar. Luego haga clic sobre la casilla Quitar al
familiar de la relación con el alumno.
Haga clic sobre el botón Guardar, para guardar los cambios. Los datos del familiar
desaparecerán de la lista de familiares en la parte inferior de la pantalla.

3.4 CONSULTAS Y REPORTES

Consultar el historial de un alumno

En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Historial.
Identifique al alumno por su número de documento.
Una vez identificado el alumno hacer clic en el ícono Ver, para visualizar el historial de
novedades del alumno consultado.
Visualizar e imprimir reportes
En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Reportes.
Dentro de esta opción encontrará los ítems con los reportes disponibles:
Reportes Generales
Resumen Estadístico
Constancia de Alumno Regular

Los reportes se visualizan en formato PDF.

En el ítem Reportes Generales podrá visualizar los siguientes listados, previa selección del
ciclo lectivo y la fecha a consultar:
Planilla de Novedades Alumnos por Escuela
Nominal de Alumnos
Cantidad de Alumnos por División
Inconsistencias de Apellidos y/o Nombres

En el ítem Resumen Estadístico podrá visualizar los siguientes listados, previa selección de la
carrera, el ciclo lectivo y la fecha a consultar:
Educación Superior
Formación Profesional

!
 Educación Permanente de JyA
Educación Común y Artística

En el ítem Constancia A. Regular podrá imprimir la constancia de alumno regular, previa

selección del alumno y el ciclo lectivo.

4
4. MODULO LEGAJO UNICO INSTITUCIONAL (LUI)

Consultar organizaciones
En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Institucional, opción Organizaciones.

Identifique la organización por alguno de los criterios que aparecen en la pantalla:

A continuación hacer clic en el botón Buscar. En la parte de resultados se mostrarán las
organizaciones coincidentes con el/los criterios ingresados.
Una vez identificado la organización hacer clic en el ícono Ver para visualizar sus datos.

Consultar divisiones
En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Institucional, opción Divisiones.

Identifique la división por alguno de los criterios que aparecen en la pantalla:

A continuación hacer clic en el botón Buscar. En la parte de resultados se mostrarán las
divisiones coincidentes con el/los criterios ingresados.
Una vez identificada la división hacer clic en el ícono Ver para visualizar sus datos.

Consultar grupos de carrera

En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Institucional, opción Planes de
Estudio, ítem Grupo de Carreras.

Identifique el grupo de carrera por alguno de los criterios que aparecen en la pantalla:

7
A continuación hacer clic en el botón Buscar. En la parte de resultados se mostrarán los grupos
de carreras coincidentes con el/los criterios ingresados.
Una vez identificado el grupo de carrera hacer clic en el ícono Ver para visualizar sus datos.

Visualizar e imprimir reportes

En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Institucional, opción Reportes.
Dentro de esta opción encontrará los ítems con los reportes disponibles, cada uno de los
cuales tienen parámetros diferentes para su visualización
Planta Orgánica Funcional
Consultas Específicas sobre Organizaciones
Asignaturas de Escuela
Establecimientos Educativos

8
5. MODULO DE GESTION DE DOCUMENTOS (GDOC)

Consultar trámites
En el menú principal seleccionar el módulo Gestión de Documentos, opción Consultas, ítem
Ubicar Trámite.

Identifique el trámite por alguno de los criterios que aparecen en la pantalla:

A continuación hacer clic en el botón Buscar. En la parte de resultados se mostrarán los grupos
de carreras coincidentes con el/los criterios ingresados.
Una vez identificado el trámite hacer clic en el ícono para visualizar sus datos.

9
6. MODULO DE ADMINISTRACION DEL SISTEMA (SYS)

Cambiar clave de usuario

En el menú principal seleccionar el módulo Administración de Sistema, opción Usuarios, ítem
Cambiar Clave. Por medio de esta opción el usuario que ha iniciado sesión puede cambiar su
clave personal.

Luego de ingresar la contraseña actual e ingresar dos veces la nueva contraseña en los
campos de Nueva Contraseña y Repita Contraseña, hacer clic en el botón Cambiar. Si existe
algún problema se visualizará el error correspondiente. Finalmente si no existe ningún error de
chequeo, el sistema cambiará la contraseña y se visualizará la pantalla inicial para ingresar al
sistema con la nueva contraseña.

Dar de baja la cuenta de usuario

En el menú principal seleccionar el módulo Administración de Sistema, opción Usuarios, ítem
Dar de Baja. Por medio de esta opción el usuario que ha iniciado sesión puede dar de baja su
cuenta de acceso al SAGE.

Luego de marcar la opción Acepto dar de baja mi cuenta y hacer clic en el botón Siguiente, el
usuario quedará inhabilitado para acceder al sistema.

<
7. GLOSARIO

Novedad del Alumno: Representa un hecho que le ocurre a un alumno durante su cursado.
Ejemplos: Matriculación, Repitencia, Promoción, Abandono, Salida con Pase, Ingreso con
Pase, Reasignación y Reingreso.

Matriculación: Consiste en asignarle a cada inscripto una división del curso de la modalidad o
carrera a la que aspira, habilitándole el Establecimiento Educativo, el Legajo respectivo.

Promoción: Consiste en pasar a cada alumno de una determinada división, a la división del
siguiente año de la carrera respectiva. Si el curso es el último de un ciclo educativo, el alumno
pasa a revestir el carácter de Egresado.

Repitencia: Consiste en pasar a cada alumno que no promocione, a otra división o la misma
división del mismo curso.

Ingreso con Pase: Consiste en importar el legajo del alumno que llega al Establecimiento
Educativo con un pase desde otro.

Salida con Pase: Consiste en registrar el movimiento en el cual el alumno se va del

Establecimiento Educativo para ingresar en otra y en mandar el legajo del alumno para ser
usado por el Establecimiento receptor.

Abandono: Consiste en desligar al alumno de la división que cursa, sin asignarle nueva división
ni pase. El alumno pasa a revestir el carácter de abandono y todo lo cursado queda cerrado por
abandono.

Reingreso: Consiste en volver a ligar a un alumno que revestía el carácter de abandono, a

alguna división del curso en que estaba.

Reasignación: Consiste en asignarle compulsivamente a un alumno, una nueva división.

División/Sección: Es un grupo escolar organizado, formado por alumnos que cursan el mismo o
diferentes grados o años de estudio, en el mismo espacio, al mismo tiempo y con el mismo
docente o equipo de docentes. El mnemotécnico de la división esta compuesta por las
siguientes partes:

>" '$0 (& "

& "? @" &

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CUISE: Clave Unica de Identificación del Servicio Educativo. Es el número que

identifica al establecimiento educativo.
Anexo: Indica el mnemotécnico del anexo del establecimiento. Ejemplo: 0 – para la
escuela núcleo, AS1 – para la primer aula satélite.
Año/Grado: indica el número de curso, grado o etapa de una carrera. Ejemplo: 2 -
segundo, 3 - tercero.
División: Letra asociada a la división para identificarla de manera única. Ejemplo: A, B,
C
Turno: Es la parte del día en la cual funciona una división de un establecimiento.
Ejemplo: M – mañana, T – tarde, I- Intermedio, N – noche.