Operaciones administrativas de RRHH Tema 1

Los RRHH son el conjunto de

TEMA 1 - EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS trabajadores o empleados
que conforman la empresa.

LOS RRHH 1. EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS:

como coste o
como En este departamento se organizan, dirigen, coordinan, retribuyen y estudian las
inversión:
actividades de los trabajadores de una empresa. Para realizar
Las teorías más sus funciones
tradicionales de Se organiza atendiendo a dos factores: el tamaño y la actividad de la empresa. las empresas
gestión de los necesitan
RRHH recursos que
En este departamento puede haber uno o varios niveles jerárquicos, por lo general existe en economía
consideran que
los empleados un director de departamento del que dependen diferentes secciones formadas por se llaman
son un coste personas especializadas. Factores de
que hay que producción.
minimizar. De todos los
2. ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS: recursos los
Las teorías más más
modernas importantes
Viene determinada por la cultura empresarial (conjunto de valores, formas de pensar y
consideran que son los RRHH
los trabajadores
normas que determinan el comportamiento de las personas de una empresa).
son un recurso Formas de organizaciones habituales del departamento de RRHH:
en el que hay
que invertir
para que estén 2.1.- Organización formal e informal:
motivados y
satisfechos
Formal: consiste en crear una serie de departamentos de forma oficial
asignándoles unas funciones concretas. La organización formal define los
niveles de jerarquía y las conexiones entre los componentes de la empresa, así
como los canales y procedimientos de comunicación entre ellos.

Informal: Surge de manera espontánea y paralela a la formal, como

consecuencia de las relaciones personales, los canales de comunicación, los
líderes, etc.

2.2.- Organización jerárquica:

Es un sistema basado en la autoridad del jefe, al que la alta dirección indica los
objetivos para que se responsabilice de ellos, mientras los subordinados se
limitan a ejecutar las órdenes.

2.3.- Dirección por objetivos:

Consiste en subdividir los objetivos generales de la empresa, en un

determinado periodo, en objetivos parciales que se asignan a cada
departamento o área de la empresa, que tendrá autonomía suficiente para
alcanzarlos.

La división de la empresa en diferentes departamentos se conoce como departamentalización

que se representa de forma gráfica mediante organigramas.

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3. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS:

Dependen de una empresa a otra, en función de su tamaño y actividad.

Actualmente al dpto. de RRHH pasa a considerarse estratégico, esto significa que:
✓ Diseña, planifica y ejecuta las estrategias de RRHH.
✓ Coopera con el resto de los departamentos en la elaboración de las
políticas de empresa.
✓ Coordina el área de RRHH con el resto de las áreas de la empresa.

Las funciones que se realizan en la mayoría de los departamentos de RRHH son:

A. Función de empleo o Planificación, reclutamiento y selección: Comprende las

actividades relacionadas con la planificación de la plantilla, selección y formación
del personal. Tales como: estudios del mercado laboral, planificación de las
plantillas, realización de los perfiles profesionales de los puestos de trabajo,
selección de nuevas incorporaciones, acogida e inserción de las personas recién
contratadas, relación con las ETT, acciones tendentes a la recolocación
(outplacement)
B. Función de administración de personal: Se ocupa de los trámites administrativos
que surgen desde que una persona se incorpora a una empresa hasta que deja de
formar parte de ella. Tareas tales como: elección y formalización de contratos,
gestión de nóminas y seguros sociales, gestión de permisos, vacaciones, horas
extras, bajas y movilidad, control de absentismo y régimen disciplinario.
C. Función de retribución: Consiste en el estudio de fórmulas salariales, política de
incentivos y establecimiento de niveles salariales de las diferentes categorías
profesionales.
D. Función de desarrollo de los recursos humanos: Se refiere a la necesidad de que
las personas empleadas estén motivadas para trabajar más y mejor, y para
desempeñar puestos de trabajo de mayor responsabilidad, con el objetivo de
aumentar su productividad. Esta función abarca tareas como: Crear planes de
formación, estudiar el potencial del personal, evaluar la motivación, controlar el
desempeño de las tareas, incentivar la participación y estudio del absentismo.
E. Función de seguridad y salud laboral: Prevención de riesgos laborales y
diagnóstico y la prevención de las enfermedades laborales.
F. Función de servicios o beneficios sociales: Gestionar ciertos servicios creados por
la empresa, tales como: economatos, guarderías, residencias de vacaciones, becas
de estudios, servicios médicos, etc.
G. Función de relaciones laborales garantiza las correctas relaciones entre la
empresa y los trabajadores. Se encuentran en actividades como: negociación de
los convenios colectivos, relaciones con quienes representan a los trabajadores,
gestión de la disciplina, quejas y reclamaciones de las personas empleadas,
negociación y tramitación de los paros y de las huelgas, representación de la
empresa antes los tribunales laborales, tramitación de los despidos.
H. Función de Responsabilidad social de la empresa: Adquirir compromisos con la
plantilla y con su entorno social, más allá del beneficio inmediato, generalmente
con el objetivo de mejorar su situación competitiva y su valor añadido. A la

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responsabilidad social le corresponde generar confianza y credibilidad en el

entorno: entre quienes consumen, los proveedores las instituciones y la sociedad
en general. Habitualmente se integran valores sociales y medioambientales.

4. LAS COMUNICACIONE EN EL ÁREA DE PERSONAL:

Las empresas deben establecer un sistema de comunicación que permita captar

información, tanto interna como externa, y canalizarla para conseguir los objetivos
marcados.

4.1.- Clases de comunicación

A. Comunicación descendente: Se transmite desde las jerarquías superiores a los

subordinados, y su objetivo es que se cumplan una serie de normas u órdenes,
también se informa a los niveles intermedios e inferiores sobre los planes y
objetivos de la empresa.
B. Comunicación ascendente: Se produce desde los niveles jerárquicos inferiores de
la empresa hacia los superiores. Suelen ser opiniones, reclamaciones, sugerencias
y quejas. Permite también a la empresa conocer las inquietudes, aspiraciones y
dificultades del personal, así como situaciones de abusos de autoridad por parte
de algunos mandos intermedios.
C. Comunicación horizontal: Se produce entre los departamentos y personas del
mismo nivel. Consiste en trabajos conjuntos, puestas en común, resolución de
asuntos laborales, etc.

4.2.- Comunicaciones escritas

Las más frecuentes son:

• Circulares interiores.
• Avisos.
• Memorándum
• Informes de personal
• Boletines

5. LA MOTIVACIÓN EN EL TRABAJO:

Es todo aquello que impulsa a una persona a hacer algo; y si se trata de la motivación
en el trabajo, implicaría todo aquello que impulse al individuo a realizar lo mejor
posible su trabajo.
Los trabajadores basan su actuación en dos motivaciones:
✓ Internas: Orgullo, ambición, responsabilidad, etc. Depende de la personalidad
de cada uno.
✓ Externas: Salario, condiciones laborales, relacione con compañeros, etc.

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5.1 Teorías de la motivación:

A. Teoría de Maslow. Jerarquía de las necesidades humanas: parte de la idea de

que lo que impulsa a una persona a hacer algo es satisfacer sus propias
necesidades, entendiendo por satisfacción el gusto que se experimenta una
vez cumplido el deseo. Si se conocen las necesidades se podrán comprender
las motivaciones.
1. Necesidades fisiológicas: comer, beber, descansar, vestirse,
etc.
2. Necesidad de seguridad: empleo estable, protección contra
daños, materiales y personales, etc.
3. Necesidades sociales: o de pertenencia a grupos, sentirse
aceptados.
4. Necesidad de estima o aprecio: reconocimiento y respeto de
los demás.
5. Necesidad de autorrealización: llegar a aquello que se es capaz
de ser.

B. Teoría de Douglas McGregor. La teoría X y la teoría Y:

• Teoría X. Estilo autoritario. La dirección dicta las normas y señala lo

que no se debe hacer, cómo hacerlo y en cuánto tiempo. Porque
piensa que las personas son indolentes, trabajan lo menos posible, no
quieren asumir responsabilidades, necesitan que se les presione. Esta
teoría debería estar en desuso.
• Teoría Y. Estilo participativo. La dirección motiva al personal dándoles
confianza, formación e información y facilitando su participación en la

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toma de decisiones. Opinan que las personas son creativas, son

trabajadoras y colaboradoras, asumen responsabilidades, están
motivadas y tienen afán de perfeccionamiento.

McGregor desaprueba la teoría X, es nefasta para el crecimiento y el desarrollo

de la empresa, desprecia al trabajador, anula su creatividad y responsabilidad.

C. Teoría Bifactorial de Herzberg

Desarrolló esta teoría en 1976. Parte de la idea de que todos los trabajadores
mantienen un equilibrio entre la satisfacción y la insatisfacción frente al
trabajo.

En lo referente a la motivación piensa que existen dos grupos de factores: los

higiénicos y los motivacionales.

Los instrumentos de motivación que pueden mejorar la motivación en la

plantilla son:

D. Técnicas motivacionales
Existen diferentes instrumentos que pueden mejorar la motivación de la
plantilla. Algunos de ellos son los siguientes:

a. Adecuación de la persona al puesto de trabajo.

b. Integración y acogida de nuevas incorporaciones.
c. Políticas de conciliación.
d. Mejora de las condiciones laborales.
e. Enriquecimiento del trabajo.
f. Reconocimiento del trabajo.
g. Formación y desarrollo profesional.
h. Dirección participativa por objetivos.

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E. Actualmente los factores de motivación:

Se clasifican en tres niveles:

▪ Motivaciones elementales: salario, turno, lugar de trabajo. S.S.

horarios, etc.
• Razones personales: vocación, desarrollar la carrera profesional,
acceso a la formación, etc.
• Trascendentales: Bien público, producir para la sociedad, factores
culturales, valores, etc.

6. EL CONTROL DEL PERSONAL:

El control del personal de la empresa se puede enfocar desde un doble aspecto:

• Control de los objetivos marcados por la dirección: En cualquier empresa se debe

establecer un sistema de control capaz de medir los resultados alcanzados y de
contrastarlos con los objetivos previstos. Con los resultados obtenidos la empresa
estudiará el funcionamiento que se cumplan los objetivos y de no ser así corregir las
desviaciones producidas.
La eficacia del sistema de control dependerá del sistema de captación establecido. Los
sistemas de captación de la información para averiguar si se han conseguido los
objetivos marcados son:

▪ Encuestas: Cuestionarios anónimos para evaluar el clima laboral.

▪ Informes de mandos intermedios: Las jefaturas de departamentos
elaboran informes sobre el personal bajo su mando que les permite
evaluar aspectos como: formación, eficacia, colaboración, absentismo,
responsabilidad, conflictividad, puntualidad, etc.
▪ Quejas, reclamaciones, peticiones de traslado: Proporciona una idea
sobre las dificultades de integración en el grupo de trabajo e indican la
existencia de problemas que hay que solucionar (falta de
coordinación, falta de comunicación, alguna persona conflictiva, etc.)
▪ Análisis de la asistencia: Los controles de asistencia y puntualidad
ofrecen una idea sobre la actitud de los trabajadores y del clima
laboral.
▪ Auditorías internas: Los departamentos suelen someterse a auditorias
internas e inspecciones sobre el rendimiento del personal.

• Aspectos disciplinarios:

▪ El control del absentismo laboral: El absentismo lo podemos definir

como el “conjunto de ausencias de los trabajadores en un
determinado centro de trabajo, ya sean justificadas, por IT, permisos
retribuidos y no retribuidos, etc., o no justificadas, como faltas de

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asistencia, retrasos, salidas a fumar, etc. su control es una de las tareas

fundamentales del departamento de recursos humanos.
El absentismo puede ser causa de la extinción del contrato de trabajo
por voluntad del empresario.
Las faltas por IT se controlan con los partes médicos ( enfermedad
común) y de las mutuas ( enfermedad profesional o accidente laboral)
que el trabajador debe presentar a la empresa en los plazos
establecidos. El parte médico constará de 2 copias que el trabajador
presentará a la empresa:
• Si es parte de baja y confirmación : 3 días contados
a partir de la fecha de su expedición
• Si es parte de alta: dentro de las 24 horas
siguientes a su expedición.

▪ El control horario: Son varios los sistemas para controlar el tiempo de

trabajo:

▪ Parte de firmas: dando un margen de 10 minutos

antes de retirar el parte.
▪ Reloj con tarjetas personalizadas: no es efectivo ya
que puede fichar otro compañero.
▪ Controles biométricos: Como la huella digital (es el
método más actual, consiste en colocar el dedo sobre
un sensor durante unos segundos obteniendo así una
información de asistencia segura, ya que cada huella
es única) y el reconocimiento de voz. Estos controles
reflejan la presencia del personal en su puesto de
trabajo.
▪ Controles telemáticos: Los hay de munchos tipos:
códigos introducidos en los teclados o software de
presencia en aplicaciones móviles para el personal que
trabaja fuera de la oficina.

▪ Control mediante las nuevas tecnologías: La empresa puede adoptar

medidas de control y vigilancia para comprobar el cumplimiento de las
obligaciones y deberes del personal del personal instalando cámaras
de videovigilancia, siempre que no violen el derecho a la dignidad e
intimidad de las personas.

La empresa puede vigilar asimismo el uso indebido del correo

electrónico, la navegación por internet, etc, no obstante, para evitar la
vulneración de los derechos de los trabajadores, se deben establecer
normas escritas y entregárselas a la plantilla con acuse de recibo.

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7. EL EXPEDIENTE PERSONAL:

Es un conjunto de documentos, ordenados cronológicamente, que refleja el historial

laboral de cada trabajador de la empresa, su formación, trabajos desempeñados,
funciones, altas y bajas, tipos de contratos laborales que ha tenido, etc.

Cada expediente consta de las siguientes partes:

• Carpetilla: contenedor donde se guarda el expediente.

• Extracto o resumen: hoja en la que se anota cada uno de los documentos de
que consta el expediente.
• Documentación: Diferentes documentos que forman el expediente que suelen
ser documentación relativa a la incorporación ( CV, carta de presentación,
ficha de los datos personales, resultados de las pruebas de selección , informe
de la entrevista de selección , resultado del examen médico, copia del título
de los estudios, copia del contrato de trabajo, informe de la vida laboral ,
documentación de la Seguridad social ( N.º afiliación del trabajador)) y
documentación relativa a la formación y al desarrollo ( cursos de formación
permanente, certificados de profesionalidad, informes sobre el desempeño del
puesto de trabajo, ascensos y promociones, amonestaciones, sanciones,
extinción de los contratos ( fecha , causa, indemnización y algún comentario
al respecto), informe de la entrevista de salida cuando sea la persona
empleada quien voluntariamente extinga su contrato.

El expediente sufre variaciones, hay que actualizarlo continuamente por:

modificaciones y prorrogas en los contratos, cambios de grupo profesional, cambio de
funciones y tareas, ascensos, realización de cursos de formación, cambio en la
situación familiar y personal (hijos), fecha de disfrute de las vacaciones, excedencias y
permisos, falta de asistencia por enfermedad o accidente, faltas injustificadas,
informes de los mandos intermedios sobre la realización de las tareas.

Se establecen diferentes periodos para la conservación de la documentación:

❖ Legislación laboral: 4 años, a contar desde el fin de la relación laboral

(contratos, afiliación y partes de alta, baja y variación de datos de la SS y
documentos de afiliación a la mutualidad de accidentes y enfermedades
profesional) y 4 años desde que vence el plazo para liquidar las cotizaciones
nóminas y boletines de cotización a la SS (TC1 y TC2 antes)
❖ Legislación fiscal: 4 años, a contar desde la liquidación de los impuestos.
❖ Código de Comercio: 6 años, a contar desde la fecha del cierre del ejercicio
contable.

El expurgo de la documentación (la destrucción de la documentación) se debe realizar

con métodos que garanticen la imposibilidad de reconstruir los documentos.