CONTROL INTERNO

Repasemos
¿Qué es Auditoría?

La auditoría interna es, fundamentalmente, un control de controles.

Es una actividad de evaluación independiente dentro de una organización, cuya finalidad es examinar las
operaciones contables, financieras y administrativas, como base para la prestación de un servicio efectivo a los más
altos niveles de dirección. Expresado de otro modo, es un control administrativo que funciona sobre la base de la
medición y evaluación de otros controles.
La finalidad de la auditoría interna es prestar un servicio de asistencia constructiva a la adminstración, con el
propósito de mejorar la conducción de las operaciones y de obtener un mayor beneficio económico para la empresa
o un cumplimiento más eficaz de sus objetivos institucionales.

El CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA

1. INTRODUCCION
Los controles por parte de la dirección son esenciales para el buen funcionamiento de las empresas, ya que
constituyen un importante elemento para un sistema eficaz de control de la gestión. Los directivos de empresas, los
consejos de administración y comités de auditoría han demostrado durante años la importancia de mantener
controles internos efectivos.
La dirección y los auditores independientes tienen responsabilidades y puntos de vista distintos con respecto
a los controles internos. 1) Es responsable de asegurar la existencia de unos controles internos contables
satisfactorios y, en consecuencia, debe preocuparse de la fidelidad del sistema de control en su conjunto. 2)
Depende, además, del sistema de control interno contable para obtener datos e información financiera y operativa
con los que basar sus planes y decisiones operativas, tanto a largo como a corto plazo. 3) Las decisiones que toma la
administración se convierten en política de la empresa. Para ser efectiva, esta política debe ser transmitida a toda la
empresa y ser respetada en forma consistente. 4) Los controles internos ayudan a salvaguardar el cumplimiento de
las políticas de la empresa. 5) La administración tiene, además, la responsabilidad directa de mantener registros
contables y producir estados financieros que sean adecuados y dignos de crédito. El control interno proporciona la
seguridad de que tal responsabilidad se esté cumpliendo.
Por otra parte el auditor independiente evalúa los controles internos contables para determinar hasta que
punto son fiables para fijar el carácter, el alcance y los plazos de tiempo de pruebas de auditoría que hay que realizar
como parte del examen de los estados financieros de una empresa.
2. EL SIGNIFICADO DEL CONTROL INTERNO
El control interno está íntimamente ligado con el concepto de eficiencia y seguridad en los aspectos operativos de la
administración. Adecuadas medidas de control interno resultarán en una mejor administración, en una más eficiente

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ejecución de las operaciones y en una mayor seguridad en cuanto a la salvaguarda de los activos y oportuno y
adecuado registro e información de las operaciones.
El control interno así concebido comprende, como lo expresa el boletín No 5 de la Comisión de
Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos:
“El plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un
negocio para la protección de sus activos, la obtención de información financiera correcta y segura, la promoción de
eficiencia de operación y la adhesión a las políticas prescritas por la dirección”
Esta definición reconoce que el sistema de control interno se extiende más allá de las funciones que directamente
corresponden a los departamentos contables y financieros y en un sentido más amplio, sigue diciendo el
mencionado boletín:
“control interno es el sistema por el cual se da efecto a la administración de una entidad económica”.
Se puede decir, por tanto, que en el mundo de la contabilidad se reconoce que esta definición va más allá de
los controles internos comprendidos en el proceso de auditoría, pues abarca determinados aspectos de los controles
de gestión general (por ejemplo, la eficiencia operativa), que no se revisan ni se consideran dentro del
procedimiento tradicional de auditoría. Se amplió, por tanto, la definición general de control interno para admitir
que, en un sistema global de control, existen dos aspectos distintos, los controles administrativos y los contables.
Tal como los textos de auditoría definen al control administrativo, abarca, pero no se limita a “el plan de
organización y los procedimientos y registros relativos a los procesos de adopción de decisiones que llevan a que la
dirección autorice operaciones”. El proceso de adopción de decisiones que conduce a la autorización de las
operaciones es una función de la dirección directamente relacionadas con la responsabilidad de alcanzar los
objetivos de la organización. Dicha autorización constituye un punto de partida para el establecimiento del control
contable.
El control contable comprende el plan organizativo, los procedimientos y registros destinados a salvaguardar
el activo y la fiabilidad de los registros financieros.
Dicho de la manera más sencilla posible, una empresa crea un sistema de control interno contable para
asegurarse de que sólo se procesan las operaciones autorizadas, de que se registran correctamente para servir de
base a unos estados financieros válidos y de que el acceso y uso de los activos está debidamente controlado.

El control interno se define como: "Está representado por el conjunto de políticas y procedimientos establecidos
para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad".

a. DEFINICIÓN: El control interno se define como la serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la administración para
proporcionar una seguridad razonable en torno a la consecución de los objetivos de la organización, fundamentalmente en las
siguientes categorías:

a) Proteger y conservar el patrimonio contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto
ilegal
b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información
c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones
d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

REPASEMOS: ¿Explique cuál es la importancia del control interno?

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b. COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, derivados de la manera como la administración
realiza los negocios, y están integrados al proceso de administración. Tales componentes son:

1. Ambiente de control: Comprende el conjunto de factores del ambiente organizacional que el Administrador,
los empleados y demás funcionarios deben establecer y mantener, para permitir el desarrollo de una actitud
positiva y de apoyo para el control interno y para una administración escrupulosa del patrimonio.
2. Medición de riesgos: Corresponde a la identificación y evaluación de los riesgos que enfrenta la empresa,
tanto de fuentes internas como externas, relevantes para la consecución de sus objetivos, que deben realizar
el Administrador y los empleados, con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos.
3. Actividades de control: Corresponde a las políticas y los procedimientos que los Administrador y los
empleados deben establecer para asegurar que se realicen las actividades necesarias para un desempeño
empresarial satisfactorio, como base para una administración eficaz del riesgo con miras al logro de los
objetivos de la organización.
4. Sistemas de información(comunicación): Se refiere al proceso mediante el cual la administración
identifica, registra y comunica en la forma, el tiempo y las condiciones precisas, la información financiera,
administrativa o de otra naturaleza, relacionada con actividades y eventos internos y externos relevantes para
la organización y para otras instancias interesadas.
5. Monitoreo: Incluye las actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de
control interno —y, por ende, el logro de los objetivos empresariales— a través del tiempo y asegurar que el
sistema pueda reaccionar de manera dinámica según requieran las condiciones imperantes y, más
específicamente, la evolución del riesgo. Asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los
resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud.

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 Tipos de Controles

Normalmente los controles siempre han sido clasificados en tres categorías generales, a saber:

Orientado a evitar la consecución de un evento.

Controles Ejemplo el software de seguridad que impida los accesos no autorizados al sistema.
preventivos

Surgen a partir de la falla de los preventivos y se aplican para determinar lo antes posible
algún evento no autorizado.
Controles Por ejemplo: un registro de intentos no autorizados o bien el registro de la actividad
detectivos diaria para conocer errores u omisiones

Tienen como propósito llevar a la normalidad la información o sistemas ante la

producción de inconsistencias.
Controles Por ejemplo: recuperación de un archivo dañado a partir de copias de seguridad, registro
correctivos de cuentas por cobrar en sistemas contables, de modo que permitan el control cruzado
con el archivo del cliente.

REPASEMOS !!!
Señale los componentes básicos de control interno.
a-_______________________________________________________
b-_______________________________________________________
c-_______________________________________________________
d-_______________________________________________________
e-_______________________________________________________

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 CONTROL INTERNO PARA CUENTAS REALES
Las Cuentas se dividen generalmente en las clases siguientes:

Cuentas Las Cuentas "reales" comprenden el activo, el pasivo y el capital líquido de una negociación, y puesto
que forman parte integrante del balance general, se les denomina cuentas del balance General.
Las cuentas "nominales" registran los egresos e ingresos del comerciante y como se usan para formular el estado
de Ganancias y Pérdidas

 Objetivos del control interno en las cuentas reales de la empresa:

Los objetivos del control interno son los siguientes:

Objetivos de Autorización: Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben
establecerse para asegurarse de que se están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la
administración y que éstos son adecuados.

Objetivos de Procesamiento y Clasificación de Transacciones: Estos objetivos tratan de todos aquellos

controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación,
registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas.

Objetivos de Verificación y Evaluación: Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la
verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de
procesamiento.

Objetivos de Salvaguarda Física: Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos,
registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.”

Principios del control interno en las cuentas reales de la empresa:

Principios del control interno (ver documento adjunto)

Los principios de control interno son los siguientes:

 Responsabilidad delimitada.
 Separación de funciones de carácter incompatible.
 División del procesamiento de cada transacción.
 Selección de servidores hábiles y capacitados.
 Aplicación de pruebas  continúas de exactitud.
 Rotación de deberes.
 Fianzas (pólizas).
 Instrucciones por  escrito.
 Utilización de cuentas  de control.
 Uso de equipos mecánicos con dispositivos de prueba.
 Contabilidad por partida    doble (dualidad económica)
 Uso de formularios  pre enumerados.
 Evitar el uso de dinero en efectivo.
 Uso del mínimo de  cuentas bancarias.
 Depósitos inmediatos e intactos.

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Competencia profesional
Los directivos y empleados deben caracterizarse por poseer un nivel de competencia que les permita comprender
la importancia del desarrollo, implantación y mantenimiento de controles internos apropiados. Tanto directivos
como empleados deben:
·         Contar con un nivel de competencia profesional ajustado a sus responsabilidades.
·         Comprender suficientemente la importancia, objetivos y procedimientos del control interno.
La Dirección debe especificar el nivel de competencia requerido para las distintas tareas y traducirlo en
requerimientos de conocimientos y habilidades.
Los métodos de contratación de personal deben asegurar que el candidato posea el nivel de preparación y
experiencia que se ajuste a los requisitos especificados. Una vez incorporado, el personal debe recibir la
orientación, capacitación y adiestramiento necesarios en forma práctica y metódica. El Sistema de Control Interno
operará más eficazmente en la medida que exista personal competente que comprenda los principios del mismo.

Principios de control interno[3]

Los principios de control interno son indicadores fundamentales que sirven de base para el desarrollo de la
estructura y procedimientos de control interno en cada área de funcionamiento institucional; estos se dividen en
tres grandes grupos, por su aplicación:
1.5.1.1 Aplicables a la estructura orgánica
La estructura orgánica necesita ser definida con bases firmes, partiendo de una adecuada separación de
funciones de carácter incompatible, así como la asignación de responsabilidades y autoridad a cada puesto o
persona, para lo cual son aplicables los siguientes Principios de Control Interno:
1.5.1.1.1 Responsabilidad delimitada
Permite fijar con claridad las funciones por las cuales adquiere responsabilidad una unidad administrativa o una
persona en particular; es decir, a nivel de unidad administrativa y dentro de esta, el campo de acción de cada
empleado o servidor publico; definiéndole además, el nivel de autoridad correspondiente, para que se
desenvuelva y cumpla con su responsabilidad en el campo de su competencia.
1.5.1.1.2 Separación de funciones de carácter incompatible
Evita que un mismo empleado, ejecutivo o servidor público, ejecute todas las etapas de una operación dentro de
un mismo proceso, por lo que se debe separar la autorización, el registro y la custodia dentro de las operaciones
administrativas y financieras, según sea el caso, para evitar que se manipulen los datos y se generen riesgos y
actos de corrupción. La separación de funciones sustenta incluso la organización física de la empresa, ya que las
actividades afines se concentran y se asignan a una unidad administrativa, llámese Gerencia, Dirección,
Departamento, Sección, etc. que en el futuro será la única responsable de ejecutar esas operaciones asignadas,
controlar e informar de sus resultados.
1.5.1.1.3 Instrucciones por escrito
Las instrucciones por escrito dictadas por los distintos niveles jerárquicos de la organización que se reflejan en las
políticas generales y específicas, así como en los procedimientos para ponerlos en funcionamiento, garantizan
que sean entendidas y cumplidas esas instrucciones, por todo empleado, ejecutivo o servidor público, conforme
fueron diseñados.
1.5.1.2 Aplicables a los procesos y sistemas
Todos los sistemas integrados o no, deben ser diseñados tomando en cuenta que el control es para salvaguardar
los recursos que dispone la organización, destinados a la ejecución de sus operaciones; por tanto son aplicables
los siguientes Principios de Control Interno:
1.5.1.2.1 Aplicación de pruebas contínuas de exactitud
La aplicación de pruebas continuas de exactitud, independientemente de que estén incorporadas a los sistemas
integrados o no, permite que los errores cometidos por otros funcionarios sean detectados oportunamente, y se
tomen medidas para corregirlos y evitarlos.
Existen muchos ejemplos de pruebas de exactitud que el auditor debe estar en condiciones de evaluar, para
verificar si las mismas son beneficiosas para el proceso o si contribuyen a complicar el mismo; un ejemplo de ellas
es que el sistema arroje la suma de un lote de transacciones ingresadas, que los valores ingresados cuadren con
un documento de autorización o solicitud de proceso, dependiendo, por supuesto, de cómo esta estructurado el
control.
1.5.1.2.2 Uso de numeración en los documentos

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El uso de numeración consecutiva, para cada uno de los distintos formatos diseñados para el control y registro de
las operaciones, sea o no generados por el propio sistema, permite el control necesario sobre la emisión y uso de
los mismos; además, sirve de respaldo de la operación, así como para el seguimiento de los resultados de lo
ejecutado.
La numeración de un documento es fundamental porque permite que se relacione con otros datos que pueden
ayudar a descubrir malos manejos o pagos duplicados; por ejemplo: en un sistema integrado donde existen
fondos rotativos, cuya forma de reposición exige que cada fondo detalle sus gastos y luego en la unidad financiera
se consolidan los datos para pedir la reposición, existe la posibilidad de que se paguen las mismas facturas con el
fondo rotativo pero también que se paguen en la forma normal, sin que el sistema como tal, detecte el número de
factura para indicar que esa factura ya fue pagada.
1.5.1.2.3 Uso de dinero en efectivo
Muchas organizaciones aún manejan dinero en efectivo  por el uso de fondos de caja chica, lo cual si no existe un
buen control, puede convertirse en una fuente de desperdicio constante que a la larga, puede constituirse en una
gran estafa.
La alta tecnología actual del mercado aplicable a los sistemas integrados, permite que los pagos se realicen sin el
uso de dinero en efectivo ni chequeras, utilizando los servicios bancarios de redes computacionales que ayudan a
ordenar el pago a través de transferencias bancarias, directamente a las cuentas de los beneficiarios, según las
necesidades y facilidades del mercado, esto es para empleados y proveedores.
1.5.1.2.4 Uso de cuentas de control
La apertura de los sistemas integrados de contabilidad, debe ser lo suficientemente amplia para facilitar el control
de los distintos momentos de las operaciones, así como de aquellos datos que, por sus características, no formen
parte del sistema en si; por ejemplo: control de existencias, control de consumo de gasolina, control de
mantenimiento y otras operaciones.
Se deben diseñar los registros auxiliares que sean necesarios para controlar e informar al nivel de detalle que la
operación requiera; por esto, el contador público debe hacer un análisis de las necesidades de control para armar
los procesos, de tal manera que le permita agrupar datos, integrar y consolidar la información según las
necesidades de los ejecutivos y demás personas instituciones que necesitan de dicha información.
1.5.1.2.5 Depósitos inmediatos e intactos
Probablemente es el punto donde mayor esfuerzo se ha dedicado, por lo que se ha escrito mucho al respecto, y
es de lo que más se preocupan los auditores internos que pierden su tiempo realizando arqueos del efectivo
recibido, sea por la venta de productos, o por el cobro a sus clientes.
Según la tecnología utilizada actualmente, las recaudaciones pueden ser captadas por entes ajenos al ente
beneficiario, quienes informan de la gestión realizada, así como de las transferencias que se han realizado a la
cuenta principal de la organización.
1.5.1.2.6 Uso mínimo de cuentas bancarias
La aplicación del concepto de Cuenta Principal, Cuenta Única o cualquier otra denominación, minimiza el uso de
cuentas bancarias ya que utilizando la tecnología disponible en el mercado, el pago se puede efectuar a través de
transferencias bancarias, sin que se cuente con una chequera.
Sin embargo, en los casos necesarios, su uso debe ser limitado a las cuentas exclusivamente necesarias, para
facilitar el control del movimiento y disponibilidad de fondos asignados para las operaciones; el concepto de
mínimo, no necesariamente se refiere a una o dos cuentas bancarias; por ejemplo: si se trata de un ente público,
que maneja o administra proyectos, el mínimo de cuentas bancarias será tantas cuentas como proyectos existan.
Por supuesto que lo recomendable es que sea un número razonable que ayude a que el control sobre el
movimiento y disponibilidad de recursos, sea fácil y efectivo.
1.5.1.2.7 Uso de dispositivos de seguridad
En las organizaciones que disponen de equipos informáticos, mecánicos o electrónicos, formando parte de los
sistemas de información, deben crearse las medidas de seguridad que garanticen un control adecuado del uso de
esos equipos en el proceso de las operaciones, así como para que permitan la posibilidad de comprobación de las
operaciones ejecutadas.
Los dispositivos de seguridad dependerán de los sistemas, si son de última tecnología, los mismos paquetes traen
incorporados dispositivos que ayudan a darle seguridad a los procesos; por ejemplo: una bitácora que registra las
operaciones del día; además puede producir un informe que salga en la pantalla de un supervisor, para que este
vea que una clave no autorizada esta ingresando a un sector del sistema.
1.5.1.2.8 Uso de indicadores de gestión

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Este debe formar parte de los sistemas, para que permitan medir el grado de control integral de las operaciones y
su avance tanto físico como financiero, de tal manera que se puedan hacer análisis de la gestión en los distintos
sectores y proyectar de mejor manera a la organización, ayudando a reorientar las acciones, en los casos
específicos.
Los auditores internos pueden ser una gran ayuda en el establecimiento de estos indicadores, ya que ellos son los
que mas conocen de las operaciones de todos los sectores, bien podrían aportar con la identificación de los
sectores o temas donde se pueden diseñar indicadores para controlar y medir la gestión.
1.5.1.3 Aplicables a la administración de personal
La administración del personal requiere de criterios básicos para fijar técnicamente sus responsabilidades, para lo
cual se aplicaran los siguientes Principios de Control Interno:
1.5.1.3.1 Selección de personal hábil y capacitado
La aplicación de este principio permite que cada puesto de trabajo disponga del personal idóneo, seleccionado
bajo criterios técnicos que se relacionen con su especialización, el perfil del puesto y su respectiva jerarquía, así
como dentro del marco legal correspondiente.
Las unidades administrativas encargadas de esta actividad, deberán coordinar con las unidades solicitantes, para
que el proceso de selección sea el más adecuado a los intereses de la organización, ya que de esto depende la
eficiencia que tengan las operaciones.
1.5.1.3.2 Capacitación continua
La aplicación de este principio permitirá que una organización o ente público, disponga de los recursos humanos
capacitados para responder a las demandas del mercado, para lo cual la organización deberá programar la
capacitación de su personal en los distintos campos y sistemas que funcionen en su interior, para fortalecer el
conocimiento y garantizar eficiencia en los servicios que brinda.
1.5.1.3.3 Vacaciones y rotación de personal
Desde el punto de vista humano y social, las vacaciones generan la recuperación de las energías perdidas
durante el trabajo, por lo que la aplicación de este principio, es importante para que los trabajadores de los
distintos niveles de la organización convivan con armonía.
Las vacaciones y rotación de personal, generan la especialización de otros y motiva el descanso anual de
aquellos que hacen uso de este derecho; además permite el descubrimiento de nuevas ideas de trabajo y
eventuales malos manejos.
1.5.1.3.4 Cauciones (pólizas de seguro)
La aplicación de este principio, generalmente esta en directa relación al riesgo que representa el trabajador para
la organización en el sector que ha sido colocado, especialmente en las áreas que tienen que ver con el manejo y
custodia de bienes y valores, donde es prudente promover el uso de cauciones o pólizas de seguros contra
siniestros, de tal manera que se eviten pérdidas innecesarias, y se asegure la recuperación del bien.
Actualmente existen muchas posibilidades, ya que las compañías de seguros ofrecen paquetes que hacen más
baratas las posibilidades de asegurar los riesgos existentes; por otro lado, no olvidemos que las organizaciones, al
momento, casi no manejan dinero en efectivo, lo cual reduce los riesgos de pérdida en este espacio.

10. Permite fijar con claridad las funciones por las cuales adquiere responsabilidad una unidad administrativa o
una persona en particular; es decir, a nivel de unidad administrativa y dentro de esta, el campo de acción de cada
empleado o servidor público; definiéndole además, el nivel de autoridad correspondiente, para que se desenvuelva
y cumpla con su responsabilidad en el campo de su competencia, brindándoles la responsabilidad delimitada de
sus funciones.
11. Se trata sobre asignar al formulario una numeración correlativa en original y copias. Su objetivo es mantener
registros de operaciones específicas para evitar el mal uso de formularios y ordenar las operaciones.
12. Se deberá evitar el uso de efectivo que se maneja en la empresa, con el fin de que sea menos propenso a
malversaciones o un mal uso. Muchas organizaciones aún manejan dinero en efectivo  por el uso de fondos de caja

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chica, lo cual si no existe un buen control, puede convertirse en una fuente de desperdicio constante que a la larga,
puede constituirse en una gran estafa.
La alta tecnología actual del mercado aplicable a los sistemas integrados, permite que los pagos se realicen sin el
uso de dinero en efectivo ni chequeras, utilizando los servicios bancarios de redes computacionales que ayudan a
ordenar el pago a través de transferencias bancarias, directamente a las cuentas de los beneficiarios, según las
necesidades y facilidades del mercado, esto es para empleados y proveedores.
13. Probablemente es el punto donde mayor esfuerzo se ha dedicado, por lo que se ha escrito mucho al respecto, y
es de lo que más se preocupan los auditores internos que pierden su tiempo realizando arqueos del efectivo
recibido, sea por la venta de productos, o por el cobro a sus clientes.
Según la tecnología utilizada actualmente, las recaudaciones pueden ser captadas por entes ajenos al ente
beneficiario, quienes informan de la gestión realizada, así como de las transferencias que se han realizado a la
cuenta principal de la organización. Es decir realizar a la mayor brevedad los depósitos.
14. La aplicación del concepto de Cuenta Principal, Cuenta Única o cualquier otra denominación, minimiza el uso
de cuentas bancarias ya que utilizando la tecnología disponible en el mercado, el pago se puede efectuar a través
de transferencias bancarias, sin que se cuente con una chequera.
Sin embargo, en los casos necesarios, su uso debe ser limitado a las cuentas exclusivamente necesarias, para
facilitar el control del movimiento y disponibilidad de fondos asignados para las operaciones; el concepto de
mínimo, no necesariamente se refiere a una o dos cuentas bancarias; por ejemplo: si se trata de un ente público,
que maneja o administra proyectos, el mínimo de cuentas bancarias será tantas cuentas como proyectos existan.
Por supuesto que lo recomendable es que sea un número razonable que ayude a que el control sobre el movimiento
y disponibilidad de recursos, sea fácil y efectivo.
15. La aplicación de este principio permite que cada puesto de trabajo disponga del personal idóneo, seleccionado
bajo criterios técnicos que se relacionen con su especialización, el perfil del puesto y su respectiva jerarquía, así
como dentro del marco legal correspondiente.
Las unidades administrativas encargadas de esta actividad, deberán coordinar con las unidades solicitantes, para
que el proceso de selección sea el más adecuado a los intereses de la organización, ya que de esto depende la
eficiencia que tengan las operaciones.

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 Medios para lograr el control interno en las cuentas reales de la empresa:

REALES
A Establecer validez y autenticidad de los fondos de efectivos y saldos en cuentas
C bancarias.
T Presentar de forma adecuada en los E.F el saldo de efectivo en caja y bancos.
I La responsabilidad de los fondos de efectivo recaiga sobre una sola persona, que
V EFECTIVO los desembolsos se efectúen después de que han sido autorizados.
O
Utilización de arqueos de caja chica.
S
Las entradas de efectivo deberán registrarse inmediatamente, y depositarse en
forma íntegra.
Todos los pagos deberán hacerse con cheque.
Deberá existir una adecuada subdivisión de funciones en lo relativo a recepción del
efectivo, registro de ingresos, deposito que se debe hacer de los fondos recibidos,
conciliación bancaria que se debe elaborar mensualmente, al poder para autorizar
desembolsos y a la función propiamente de efectuar los pagos.
El efectivo y demás partidas de caja no depositadas deberán enumerarse en detalle,
y ser revisadas en el estado de cuenta del mes siguiente para cerciorarse que
hayan sido depositadas
El auditor deberá obtener del banco confirmaciones respecto a las cantidades
depositadas a la fecha de cierre
Verificar que el importe de las cuentas por cobrar sea correcto.
Segregar las funciones y dividir las responsabilidades por ejemplo: un encargado de
la elaboración de la orden de venta, otro de la aprobación del crédito, otro de la
CUENTAS facturación, otro de la verificación de las facturas, otro del cobro de las cuentas.
POR COBRAR Adecuado manejo de las cuentas como incobrables.
Realizar análisis de antigüedad de saldos y determinar la eficiencia del
departamento de crédito y cobro.
Conciliar el saldo de la cuenta de control con la suma del mayor auxiliar.
Realizar análisis de las solicitudes de crédito las aprobadas y las rechazadas, para
tomar decisiones con respecto a la política de crédito de la empresa.
Verificar que las cuentas por cobrar sean autenticas o sea que se trata de clientes
reales, de manera que se impida ventas cargadas a clientes ficticios.
Para el control de inventarios deberá efectuar recuentos físicos en forma selectiva.
Asegurarse de que exista una correcta valuación de los inventarios.
Determinar que se hayan incluidos en los resultados las ventas y compras del
periodo, debiendo excluirse ventas o compras del periodo anterior.
Cerciorarse que el valor total de los inventarios este de conformidad con los
INVENTARIOS P.C.G.A.
El control de inventarios está relacionado con las compras, la manufactura y con la
contabilización de los productos terminados
Deberán existir requisiciones que amparen las salidas de inventario.
Los inventarios finales deberán ser bien controlados, se contaran, se determinará su
precio correcto y se totalizarán
Se deberá realizar un informe sobre inventarios ya que un adecuado control de las
exigencias, consumos y ventas de los inventarios se logra un buen o mal empleo del
capital de trabajo, repercutiendo a su vez en la obtención de utilidades o pérdidas
periódicas.

Los A.F. solo se habrán de adquirir cuando exista la aprobación de la persona o

personas autorizadas para ello.
Deberá establecerse una cuenta de control para cada grupo de activos fijos,

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 amparados con un mayor auxiliar que contendrá el detalle.
Todos los retiros y ventas de A.F deberán ser autorizados, debiendo comunicarse
tales hechos al departamento de contabilidad.
Deberán efectuarse inventarios físicos de los A.F de manera periódica.
ACTIVOS Los activos fijos pequeños y transferibles deberán ser asignados a un lugar
FIJOS específico para facilitar su control y estar bajo el control del menor número de
personas.
Llevar un adecuado manejo de las depreciaciones de los A.F
P Que exista un adecuado sistema de autorización para la creación de los pasivos.
A Que se controle la contabilización y el pago de pasivos no autorizados.
S Existencia de autorizaciones apropiadas para la liquidación de los pasivos
I Controlar que al final del año se precise con claridad que pasivos corresponden al
V PASIVOS periodo actual y cuales pertenecen al ejercicio siguiente.
O CIRCULANTES Lleva de un correcto sistema de control interno relacionado con las requisiciones,
S compra, recepción, aprobación de las órdenes de compra y de las facturas,
aprobación para su pago y por ultimo su pago.
Numerar los documentos por pagar y mantener un control sobre estos para evitar
que sean mal empleados.
Gastos acumulados por pagar deberán ser aprobados por personas debidamente
autorizadas.
Realizar separación de funciones, las personas que lleven los registros de
documentos por pagar no deberán formular, ni firmar los documentos, ni tampoco
tener acceso al efectivo.
Mantener evidencia satisfactoria respecto a la autorización para contraer tales
PASIVOS A obligaciones
LARGO PLAZO Contabilizar de manera correcta los P.L.P., así como la correcta presentación y
clasificación apropiada dentro de los estados financieros.
Controlar que los intereses, amortizaciones de las primas y descuentos sean
correctos y oportunos.
Evitar la emisión de certificados de acciones no autorizados.
CAPITAL Mantener un control adecuado respecto a la transferencia de acciones.
CAPITAL Llevar registros de los certificados emitidos.
CONTABLE El registro tanto de la expedición de acciones como de las transferencias deberá ser
hecho por una persona que no esté autorizada para firmar y expedir dichos
certificados.

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  Plan de la organización.
 Sistemas de autorización y procesos de registro.
 Prácticas sanas y seguras para la ejecución de las funciones.

Elementos de personal  adecuado:

 Entrenamiento.
 Eficiencia.
 Moralidad.
 Retribución.
 Supervisión.
 Adecuada estructura contable.
Departamento de Auditoría.

 Limitaciones del control interno en las cuentas reales de la empresa:

Acerca de los procedimientos

 Instrucciones adecuadas al personal.
 Inducción del personal.
 Costo del control interno  vrs lo controlado.
 Operaciones esperadas e inusuales.
 Colusión del personal.
 Abusos de confianza.

Consideraciones para la efectividad de un sistema de control interno

• La seguridad de cumplimiento nunca es 100%, solo razonable.
• El costo debe estar sujeto o supeditado al beneficio recibido.
• Puede no percibir errores humanos.
• Es fácilmente burlado por casos de colusión.
• Depende de la segregación de funciones.
• Es vulnerable ante la manipulación de parte de la alta dirección.
• Contribuir al alcance de los objetivos y metas.
• Especificación clara de la autoridad y los niveles de ejecución.
• Protección y utilización adecuada de los recursos.
• Dirección y administración del personal de acuerdo con un adecuado sistema de evaluación.
• Acatamiento de recomendaciones incluidas en las evaluaciones de control interno.
• Modernización constante ajustada al los avances tecnológicos y estructuras de las
economías globalizadas.
• Métodos de autoevaluación sobre la gestión.

Elementos para evaluar la estructura del control interno en las cuentas reales de la empresa:

Ambiente de control:
 Enfoque del nivel  directivo hacia los    controles
 Organización del nivel         superior.
 Marco para el nivel  directivo.

Ambiente de control: El elemento por excelencia es el uso de un ambiente de control en la empresa.

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Direccionando las acciones hacia:
-Enfoque del nivel directivo hacia los controles
-Organización del nivel superior.
-Marco para el nivel directivo.

2. Sistema de registro de información (sistema contable):

- Políticas contables.
- Conocimiento del  sistema contable.
- Sistema de información computarizado. (SIC)

Sistema de registro e información (sistema contable):

Políticas contables

 Conocimiento del   sistema contable.

 Sistema de información computarizado. (SIC).

Procedimientos de control:

Procedimientos de control

 Autorización de actividades y transacciones.

 Segregación de funciones.
 Diseño y uso de documentos.
 Dispositivos de seguridad.
 Evaluación de las cifras registradas e informadas.

*
Trabajo individual: con los conocimientos adquiridos
previamente, defina los procedimientos de control, y
mencione al menos un ejemplo de cada uno

1. Autorización de actividades y transacciones.

2. Segregación de funciones.
3. Diseño y uso de documentos.
4. Dispositivos de seguridad.
5. Evaluación de las cifras registradas e informadas

Procedimientos de control interno para los activos de la empresa:

Activos circulantes: efectivo, cuentas por cobrar, inversiones temporales, pagos anticipados
(menos de un año).
Controles adecuados sobre las entradas y salidas diarias de dinero.

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Segregación adecuada  de las funciones relacionadas, con el manejo, registro y reclasificación
de los activos circulantes.
Valuación y arqueos  periódicos de los    activos circulantes.
Segregación adecuada   de las funciones relacionadas, con el manejo y registro de los activos
fijos.
Custodia de los activos circulantes.
Evaluación del riesgo en los activos circulantes.
activos fijos: propiedad, planta y equipo.
Valuación e inspección  periódica de los activos   fijos.
Custodia de los activos  fijos.
Evaluación del riesgo               en los activos fijos.
Otros activos.
Segregación adecuada                de las funciones relacionadas, con el manejo, registro y
reclasificación de otros    activos.
Valuación e inspección  periódica de otros   activos.
Custodia de otros activos.
Evaluación del riesgo                en otros activos.

Procedimientos de control interno para los pasivos de la empresa:

Pasivos circulantes:      cuentas por pagar      (comerciales, funciona s rios   y empleados;
cuentas por pagar).
Segregación adecuada de las funciones relacionadas, con el manejo, registro y
reclasificación de los pasivos circulantes.
Valuación y arqueos   periódicos de los   pasivos circulantes.
Custodia de los pasivos circulantes.
Evaluación del riesgo                en los pasivos circulantes.
Pasivos a largo plazo documentos por pagar, obligaciones (Bonos),   pasivos contingentes.
Segregación               de las funciones, con el                      manejo, registro y       reclasificación de
los pasivos a largo plazo.
Valuación e inspección periódica de los pasivos a largo plazo.
Custodia de los pasivos a largo plazo.
Evaluación del riesgo                en los pasivos a largo plazo.
- Otros pasivos (contingentes, cobrados            por adelantado y provisiones)
Segregación adecuada                de las funciones relacionadas, con el manejo y registro de otros
pasivos.
Valuación e inspección   periódica de otros  pasivos.
Custodia de otros pasivos.
Evaluación del riesgo                en otros pasivos.

Procedimientos de control interno para el capital contable de la empresa (capital acciones,

superávit, dividendos, reservas, utilidades y déficit):
Segregación adecuada de       las funciones relacionadas, con el manejo, registro y reclasificación
del capital.
Valuación y arqueos periódicos del capital.
Custodia del capital.
Evaluación del riesgo en el capital.

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Documentación utilizada en la evaluación del control interno:
Fuentes de información   para la revisión de los controles internos:

Las fuentes de información para la revisión de los controles internos son:

1. Gráficas de organización.
2. Catálogos y/o instructivos.
3. Los manuales de métodos y procedimientos.
4. La descripción de puestos.
5. Entrevistas con funcionarios y supervisores.
6. Discusiones con el personal.
7. Los informes, papeles de trabajo y programas de auditoría del personal de auditoría interna.
8. La observación personal.
9. Visitas a la planta y oficinas relacionadas.
10. La verificación de operaciones.
11. Papeles de trabajo.
12. Cuadros sinópticos (condición, causa, efecto y recomendación.)
13. Cuestionarios:
- Cuentas principales.
- Departamentos.
- Ciclos del negocio

VEAMOS ALGUNOS
EJEMPLOS DE
DOCUMENTOS

CONTROL INTERNO PARA CUENTAS NOMINALES

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 Ingresos
Gastos

Objetivos del control interno en las cuentas nominales de la empresa:

Objetivos de Autorización: aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se están
cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración y que éstos son adecuados.

Objetivos de Procesamiento y Clasificación de Transacciones: aquellos controles que deben establecerse

para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones
ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas.

Objetivos de Verificación y Evaluación: aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de

los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento.

Objetivos de Salvaguarda Física: aquellos controles relativos al acceso a los registros, formas importantes,
lugares de proceso y procedimientos de proceso.

Principios del control interno en las cuentas nominales.

1. Responsabilidad delimitada.
2. Separación de funciones de carácter incompatible.
3. División del procesamiento de cada transacción.
4. Selección de servidores hábiles y capacitados.
5. Aplicación de pruebas  continúas de exactitud.
6. Rotación de deberes.
7. Fianzas (pólizas).
8. Instrucciones por  escrito.
9. Utilización de cuentas  de control.
10. Uso de equipos mecánicos con dispositivos de prueba.
11. Contabilidad por partida    doble (dualidad económica)
12. Uso de formularios  pre enumerados.
13. Evitar el uso de dinero en efectivo.
14. Uso del mínimo de  cuentas bancarias.
15. Depósitos inmediatos e intactos.

Medios para lograr el control interno en las cuentas nominales de la empresa:

Ingresos y Gastos.
NOMINALES

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I Controlar que todos los ingresos ganados se hayan registrado y a su vez que los contabilizados
N realmente se hayan ganado.
G Llevar un eficiente sistema para los precios de las facturas, las multiplicaciones de los precios
R por las cantidades, las sumas y los descuentos.
E Contabilizar correctamente las ventas del periodo.
S Dar un correcto tratamiento contable a los fletes que se pagan por adelantado.
O Dar un correcto tratamiento contable para mercancías enviadas en consignación, ventas en
S abonos.
Contabilizar correctamente las devoluciones sobre ventas.
Llevar un control sobre las ventas de activos distintos a los inventarios y asegurarse de la
correcta contabilización de las ganancias netas derivadas de estas fuentes.
Controlar que no se den desviaciones de gastos en partidas no autorizadas.
G Realizar controles periódicos y sistemáticos sobre los detalles de los gastos derivados de los
A costos.
S Elaborar presupuestos de los gastos por áreas de responsabilidad y realizar comparaciones
T con los gastos reales incurridos en las mismas.
O
Registrar los gastos al incurrirse en ellos, contabilizándolos correctamente.
S
Llevar un control sobre los gastos que sean del período que se evalúa, y que no correspondan
a otros periodos.

EJERCICIO “CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO”

De acuerdo a la NIA 310, complete la siguiente lista de factores que permiten ampliar el conocimiento del negocio a
auditar, para formarse una base solida para las evaluaciones posteriores.

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 a. Factores económicos generales
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________

b. La industria- condiciones importantes que afectan al negocio del cliente

_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________

c. La entidad
1. Administración y propiedad

_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
2. El negocio de la entidad- productos, mercados, proveedores, gastos, operaciones.

_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
3. Desempeño financiero

_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
4. Entorno externo que afecta EE.FF.

_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
5. Legislación

_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________

Plan de la organización.

Sistemas de autorización y procesos de registro.

Prácticas sanas y seguras para la ejecución de las funciones.

Elementos de personal  adecuado:

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 - Entrenamiento.
- Eficiencia.
- Moralidad.
- Retribución.
      - Supervisión.

Adecuada estructura contable.

Departamento de auditoría.
 Limitaciones del control interno en las cuentas nominales de la empresa:
- Activos.
- Pasivos.
- Capital.
 Acerca de los procedimientos.
 Instrucciones adecuadas al personal.
 Inducción del personal.
 Costo del control interno  vrs lo controlado.
 Operaciones esperadas e inusuales.
 Colusión del personal.
Abusos de confianza.

Elementos para evaluar la estructura del control interno en las cuentas nominales de la empresa:
- - Ingresos.
- - Costos.
- - Gastos.

Ambiente de control:
- Enfoque del nivel directivo hacia los controles.
- Organización del nivel     superior.
- Marco para el nivel directivo.

Sistema de registro
e información
(sistema contable):
  -Políticas contables.
      -Conocimiento del      sistema contable.
-Sistema de información computarizado (SIC).
 Procedimientos de control:
- Autorización de actividades y transacciones.
- Segregación de       funciones.
- Diseño y uso de       documentos.
      - Dispositivos de       seguridad.
 - Evaluación de las cifras  registradas e  informadas

Procedimientos de control interno para los ingresos de la empresa:

 Controles adecuados sobre las entradas y salidas diarias de dinero.

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  Segregación adecuada de las funciones relacionadas, con el manejo y registro de los
ingresos.
 Custodia de los ingresos.
Evaluación del riesgo          en los ingresos

Procedimientos de control interno para los costos de la empresa:

 Segregación adecuada de las funciones relacionadas,

con el manejo y registro    de los costos.
 Valuación periódica de los costos.
 Evaluación del riesgo            en los activos fijos.

 Procedimientos de control interno para los gastos:

Segregación adecuada de las funciones relacionadas, con el  manejo y registro de los
gastos.
 Valuación periódica de los gastos.
 Custodia de los gastos.
 Evaluación del riesgo          en los gastos.
 Documentación utilizada en la evaluación del control interno:

 Fuentes de información     para la revisión de los controles internos:
 Gráficas de    organización.
  Catálogos y/o       instructivos.
  Los manuales de       métodos y       procedimientos.
  La descripción de los       puestos.
  Entrevistas con       funcionarios y       supervisores.
  Discusiones con el  personal.
 Los informes, papeles de trabajo y programas   de auditoría del personal de auditoría
interna La observación   personal.
  Visitas a la planta y   oficinas.
  La verificación de operaciones.
  Papeles de trabajo.
  Cuadros sinópticos (condición, causa, efecto y
recomendación.)
  Cuestionarios:
  - Cuentas principales.
  - Departamentos.
  - Ciclos del negocio.
  - Generales.
DOCUMENTACIÓN UTILIZADA EN LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Flujogramas
El método de flujogramas es aquel que se expone, por medio de cuadros o gráficos. Si el auditor diseña un flujograma del
sistema, será preciso que visualice el flujo de la información y los documentos que se procesan. El flujograma debe
elaborarse, usando símbolos estándar, de manera que quiénes conozcan los símbolos puedan extraer información útil

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relativa al sistema. Si el auditor usa un flujograma elaborado por la entidad, debe ser capaz de leerlo, interpretar sus
símbolos y sacar conclusiones útiles respecto al sistema representado por el flujograma.
Señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a través de los puestos o lugares donde se encuentran
establecidas las medidas de control para el ejercicio de las operaciones.
Este método permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran debilidades de control, aún
cuando hay que reconocer que se requiere de mayor inversión de tiempo por parte del auditor en la elaboración de los
flujogramas y habilidad para hacerlos.
Ventajas.
 Proporciona una rápida visualización de la estructura del negocio.
 Identifica la ausencia de controles financieros y operativos.
 Permite una visión panorámica de las operaciones o de la entidad.
 Identifica desviaciones de procedimientos.
 Identifica procedimientos que sobran o que faltan.
 Facilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia sobre asuntos contables o financieros.
 La evaluación debe asegurar la integridad y exactitud de las operaciones realizadas por el ente económico
Desventajas.
 Pérdida de tiempo cuando no se está familiarizado a este sistema o no cubre las necesidades del Contador Público.
 Dificultad para realizar pequeños cambios o modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo.

DIAGRAMA DE FORMATO TABULAR

DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES
DEPARTAMENTO SOLICITA NTE ALMACEN DEPARTAMENTO DE COMPRAS PROVEEDOR

NO Soicita material Pide material

INICIO ¿Existencia suficiente? mediante requ- mediante orden de Surte material
isición de compra compra

Pide material SI
mediante solicitud
de material B
Surte material

B
A

NO Comunica SI
¿Material requerido? deficiencia al ¿Material requerido? Surte material
almacén

NO
SI

A
Utiliza material ¿Origen del materia?l

Proveedor
Almacén
FIN
Comunica
deficiencia al
proveedor

FORMULÓ AUTORIZÓ FECHA DE ELABORACIÓN

Los manuales de métodos y procedimientos.

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Son documentos donde detalla los procedimientos que se llevan a cabo en las distintas áreas por ejemplo: Procedimiento para
realizar devoluciones de productos, procedimiento para aperturar una cuenta bancaria.

PROCEDIMIENTO

GENERACIÓN Y ATENCIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA INTERNA

RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN
ASISTENTE 1 Prepara los informes de los estudios realizados conforme a la asignación de cualquier
AUDITORÍA I asunto en particular, según lo siguiente:
a. Conforme a lo establecido en Plan Operativo Anual.
b. Atención de una solicitud específica del Auditor Interno o de su Asistente II.
2 Presenta al Asistente de Auditoría II, el informe en borrador con los resultados obtenidos en el
desarrollo del estudio.

ASISTENTE 3 Revisa en forma conjunta con el Asistente I, el primer borrador del informe y realizan las
AUDITORÍA II correcciones o ampliaciones que consideren necesarias.

 Catálogos y/o    instructivos.

La descripción de los  puestos.

Es una descripción detalla de un puesto dentro de la organización, sus funciones, requisitos, labores, responsabilidades y
demás.

Entrevistas con  funcionarios y supervisores.

Indagación, es el acto de obtener información verbal sobre un asunto mediante averiguaciones directas o conversaciones
con los funcionarios responsables de la entidad. La respuesta a una pregunta formulada por el auditor, comprende una
porción insignificante de elementos de juicio en los que puede confiarse, pero las respuestas a muchas preguntas que se
relacionan entre si, pueden suministrar un elemento de juicio satisfactorio, si todas son razonables y consistentes. Es de

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especial utilidad la indagación en la auditoría de gestión, cuando se examinan áreas específicas no documentadas; sin
embargo, sus resultados por si solos no constituyen evidencia suficiente y competente.

Las Entrevistas, pueden ser efectuadas al personal de la entidad auditada o personas beneficiarias de los programas o
actividades a su cargo. Para obtener mejores resultados debe prepararse apropiadamente, especificar quienes serán
entrevistados, definir las preguntas a formular, alertar al entrevistado acerca del propósito y puntos a ser abordados.
Asimismo, los aspectos considerados relevantes deben ser documentados y/o confirmados por otras fuentes y su utilización
aceptada por la persona entrevistada

La observación  personal.

Observación, es el examen ocular realizado para cerciorarse como se ejecutan las operaciones. Esta técnica es de utilidad en
todas las fases de la auditoría, por cuyo intermedio el auditor se cerciorar de ciertos hechos y circunstancias, en especial, las
relacionadas con la forma de ejecución de las operaciones, apreciando personalmente, de manera abierta o discreta, como
el personal de la entidad ejecuta las operaciones.

Visitas a la planta y oficinas relacionadas.

Inspección, es el examen físico y ocular de activos, obras, documentos y valores, con el objeto de establecer su existencia y
autenticidad. La aplicación de esta técnica es de mucha utilidad, especialmente, en cuanto a la constatación de efectivo,
valores, activo fijo y otros equivalentes. Generalmente, se acostumbra a calificarla como una técnica combinada, dado que
en su aplicación utiliza la indagación, observación, comparación, rastreo, tabulación y comprobación.

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Cuadros sinópticos (condición, causa, efecto y   recomendación.)
son aquellos cuadros donde se muestra la condición, causa, efecto y recomendación de un hallazgo que se da en la
auditoria aplicada a una entidad.
HALLAZGO: REGISTRO DE UN GASTO NO ESPECIFICADO POR UN MONTO DE ¢500.000,00
PROBLEMA En la auditoría practicada a la librería La Samaritana S. A., se tomó una muestra de
los comprobantes de ventas del día 26 de octubre de 1998, con el objetivo de
verificar la consecutividad de los recibos de egresos por caja. En el desarrollo de la
prueba se presentó una limitación, ya que en el Área de Archivo los comprobantes no
se encuentran en un orden específico, por ende el suministrar esa documentación
requiere de mucho tiempo, en este caso específico la información se solicitó el 30 de
octubre y al 11 de diciembre se había recibido el 21% de los registros de firmas
solicitadas a la Unidad de Archivo.

Esta situación demuestra que esta área no brinda atención al archivo de

documentación e incluso se determina que el contador está registrando los egresos
con base a lo que informe el administrador en forma verbal.

CAUSA  No se ha establecido un Manual de Procedimientos de Archivo, el cual establezca

y delimite los procesos de: recepción, archivo o custodia y entrega de
documentación.
 Incumplimiento de normas contables y administrativas en el registro contable de
los egresos.
EFECTO  El Área de Archivo es vital para la operación de una entidad comercial al
presentarse situaciones como la expuesta en la condición que no se pueden
encontrar, en forma ágil y precisa los comprobantes que respaldan los registros
contables.

 Salidas de dinero por la suma de 500.000,00 sobre los cuales no se tiene certeza
de su origen y propósito e incluso quien retiró el dinero.

CONCLUSIÓN. El Área de Archivo debería estar en condiciones de recibir la documentación

generada en las transacciones de caja en forma diaria. Para lograr un buen
resultado de los empleados que generan egresos por caja deben tener y aplicar un
Manual de Procedimientos, el cual establezca y delimite los procesos de: recepción,
archivo o acomodo y entrega de documentación.

RECOMENDACIÓN. Se debe reestructurar el Área de Cajas, para esto es imprescindible que se comprenda
la importancia de este departamento en una entidad dedicada a la comercialización y
principalmente girar las instrucciones pertinentes de manera que todo egreso por
caja esté debidamente documentado. De igual manera, instruir al Contador para que
no permita registrar salidas de dinero sin comprobantes de respaldo.

 Cuestionarios:

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El auditor mediante el uso de sencillos cuestionarios, detectará funciones incompatibles del personal involucrado en la
operación, administración, control y marcha de la entidad sujeta a auditoría. Son cuestionarios previamente formulados que
incluyen preguntas acerca de la forma en que se manejan las transacciones u operaciones de las personas que intervienen en
su manejo; la forma en que fluyen las operaciones a través de los puestos o lugares donde se definen o se determinan los
procedimientos de control para la conducción de las operaciones.
Consiste en la evaluación con base en preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las
distintas áreas bajo examen. Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá evidencia que deberá constatar con
procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si los controles operan tal como fueron diseñados.
La aplicación de cuestionarios ayudará a determinar las áreas críticas de una manera uniforme y confiable.
Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada medida
de control, mientras que las respuestas negativas señalan una falla o debilidad en el sistema establecido.
Ventajas:
 Representa un ahorro de tiempo.
 Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algún procedimiento se alteró o
descontinuó.
 Es flexible para conocer la mayor parte de las características del control interno.
Desventajas.
- El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensión.
- Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes si no existe una idea completa del porque
de estas respuestas.
- Su empleo es el más generalizado, debido a la rapidez de la aplicación.
- De los métodos vistos anteriormente, ninguno de ellos trata con relativa profundidad, el elemento clave de la entidad, el
humano.

Ciclos del negocio.

Se recomienda como auxiliar a los otros métodos.
Consiste en identificar, por parte del auditor, ciclos de transacciones cuyo control interno estará sujeto a revisión y
evaluación. Esta identificación incluye el determinar las funciones aplicables a cada ciclo con base en las características
específicas del mismo.

OTROS DOCUMENTOS UTILIZADOS SON:

Los informes, papeles  de trabajo y programas de auditoría del personal de auditoría   interna.
La verificación de  operaciones.
Verificación de Cuentas principales.
Discusiones con el personal.

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