MANUAL DE FUNCIONES

CODIGO: M006-06 FECHA: 14/12/2022

ELABORÓ: Gerente Administrativa REVISÓ Y APROBÓ: Gerente General

DATOS DEL CARGO

COORDINADOR DE
NOMBRE DEL CARGO JEFE INMEDIATO GERENTE OPERATIVO
TRANSPORTE

Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de trafico respecto a la prestación del servicio, asegurando la asignación
OBJETIVO
oportuna de los vehiculos, conductores verificando que cuenten con todos los requisitos del cliente.

Cargos supervisados Conductor, Operador y aparejador .

PERFIL DE CARGO
EDUCACION tecnólogo en areas afines
FORMACION Inducción a Sistemas de gestión de la empresa según aplique
EXPERIENCIA 1 año en cargos relacionados

Liderazgo, trabajo en equipo, organización, prudente, Proactivo, cumplidor de las normas, responsable, comunicación asertiva
HABILIDADES
y manejo de programas basicos de sistema informatico ( Word, Excel,power point).

REQUISITOS Ninguno
RESPONSABILIDAD AUTORIDAD
Cumplir, velar que se cumplan con las normas
legales, estándares vigentes, procedimientos Suspender las tareas cuando se descubran que se están violando las reglas de seguridad o cuando
establecidos para realizar los trabajos en la se pongan en riesgo la salud, la vida y la imagen de la empresa.
prestacion del servicio y de los equipos a utilizar.

RESPONSABILIDADES EN HSEQ - SEGURIDAD VIAL

1 Procurar el cuidado integral de su salud.
2 Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - Seguridad Vial de la
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empresa.

4 Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo.

Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo- Seguridad Vial definido en el plan de capacitación del SG–
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SST-SV.
6 Conocer, entender y aplicar las politicas de SG-SST-SV.
7 Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST-SV.
8 Dar cumplimiento al programa de gestión de velocidades seguras
9 Dar cumplimiento al programa de prevención de la fatiga en la conducción
10 Dar cumplimiento al programa de prevención de ladistracción en la conducción
11 Dar cumplimiento al programa de cero tolerancia a la conducción bajo los efectos del alcohol y sustancias psicoactivas
12 Dar cumplimiento al programa de protección de actores viales vulnerables
Velar y hacer cumplir los lineamientos normativos de autoridad de transito y transporte, de la empresa, de los clientes y demas autoridades
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en relación al uso correcto y completo de elementos de protección personal de acuerdo al lugar y horario que aplique
14 Participar activamente en la formación de preparación y respuesta ante emergencia viales
Evidenciar el compromiso oportuno del diligenciamiento de forma correcta y completa de los formatos de presinspección, analisis de viaje,
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horas laboradas y demas que apliquen
16 Participar activamente en auditorias internas y externas que se presenten en la organización
Reportar inmediatamente a la organización sanciones o comparendos generados por la autoridad de transito, a trabajadores y a la
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compañía en caso de presentarse
18 Aportar en las posibles oportunidades de mejora y compromiso vial para la organización
19 Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente
20 Disponer de buenos habitos y comportamientos seguros en la via
Garantizar el porte de la documentacion legal vigente, requerida para desplazamientos in-itinere en los diferentes medios de transporte que
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requiera para su movilidad
Ser multipicadores de buenas practicas dando ejemplo a los diferentes actores viales cumpliendo en todo momento las normas
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establecidas por las diferentes autoridades
Garantizar el uso, buen porte del casco de seguridad y chaleco reflectivo para desplazamientos en motocicleta y bicicleta de acuerdo con
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lo establecido por la autoridad de transito
24 Asistir y participar activamente en el programa de inducción y en los cursos de entrenamiento.
25 Mantener y usar de acuerdo con el estándar los elementos de protección personal requeridos para sus actividades.
Conocer y aplicar el procedimiento de emergencias del sitio de trabajo, incluidas alarmas, sistemas de protección, sistemas de emergencia
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y comunicaciones.

27 Conocer los riesgos a que esta expuesto según sus actividades y aplicar las medidas correctivas necesarias para controlarlos.

28 Cumplir con la programación y la ejecución en la practica de los examenes medicos ocupacionales

29 Aplicar las indicaciones de las fichas de datos de seguridad de las sustancias quimicas a las que tenga contacto.

Conocer y llevar a la practica adecuadamente los procedimientos, para las tareas asignadas y los que se lleven en el plan de
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emergencias en el sitio de trabajo.

31 Aplicar las normas y politicas para asegurar un sitio de trabajo sano y libre de tabaco, alcohol y drogas.
32 Participar activamente en la elección de los comites de Convivencia laboral y COPASST.
Conocer e informar oportunamente las situaciones de peligro, Riesgo y aspectos ambientales, que puedan generar impacto con las
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actividades realizadas en su cargo.
34 Conservar e inspeccionar el cuidado, orden y aseo de los implementos y lugar de trabajo.
35 Promover y prácticar el ahorro y uso eficiente de los recursos en el desarrollo de sus actividades.
36 Hacer la correcta clasificación y disposicion de los residuos que se presenten en la ejecución de su labor.
37 Hacer uso adecuado de las instalaciones y equipos dispuestos para la ejecución de su labor.
38 Mantener sentido de pertenencia, compromiso y de cooperación para con la empresa y los clientes .
39 Brindar un servicio de calidad, responsabilidad, confianza, prudencia y respeto.
40 Evitar el uso de bromas, chistes u observaciones que alteren el buen ambiente laboral.
41 Cuidar, velar y respetar el buen nombre de la empresa.
42 Tener conocimiento de la actividad que ofrece la empresa, los objetivos, metas, políticas, misión y visión.

43 Cumplir el reglamento interno de trabajo, las politicas fijadas por la empresa y las obligaciones citadas en su contrato laboral.
44 Cumplir con los protocolos y plan de Higiene y salubridad establecidos en la empresa.
Participar de la socialización de los resultados de evaluaciones de desempeño y de la eficacia de formaciones y entrenamientos que se
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lleven a cabo
46 Portar los EPP y Carnet de identificación según corresponda.
FUNCIONES PROPIAS DEL CARGO
1 Localizar vehiculos que cumplan los requisitos para la prestación de servicio que ofrece la empresa

2 Recibir, revisar y organizar la documentación de vehiculos y conductores antes de ser remitida a los clientes.

3 Asegurar el envio oportuno de la informacion de vehiculos y conductores según los requerimientos de los clientes
4 Planificar el servicio de transporte según aplique.
5 Dar inducción a los trabajadores del area operativa del procedimiento de servicio según aplique
6 Dar indicaciones a los conductores y/o operadores acerca del servicio a prestar y los registros a diligenciar

7 Atenter de manera oportuna la coordinación de los servicios de transporte con proveedores, clientes, usuarios y su disponibilidad efectiva

8 coordinar y verificar la operación de los vehículos propios o terceros que presten servicio para la empresa
9 Verificar el despacho de carga y pasajeros.
10 Conocer, informar, supervisar y llevar registro de la programación de las actividades a desarrollar por cada vehiculo y conductor.

11 Realizar el diligenciamiento del análisis de viaje cuando el recorrido sea fuera de la ciudad y supere los 20 Kms.

12 Hacer acompañamiento al recorrido a ruta, para recolectar información y con ella documentar el plan de movilización

13 Supervisar el cumplimiento del servicio contratado y que los registros a diligenciarse se esten realizando de forma adecuada y ordenada.

Monitorear la prestación del servicio de transporte a traves del sistema de posicionamiento global GPS de cada vehículo y dar reporte al
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cliente o al jefe inmediato según corresponda en tiempo y modo estipulado para hacerlo.

15 Realizar trazabilidad del servicio inicio, en transito y culminacion del mismo

16 Supervisar que la carga llegue a destino y en el tiempo acordado.
Llevar el registro de servicios diarios prestados donde incluya en detalle todo lo que corresponda para tener información completa al
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respecto.
Instruir y velar porque el personal que brinde el servicio refiera la calificacion del mismo una vez termine la prestación de este, para asi
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alimentar la estadistica de satisfaccion del servicio.
19 Llevar un registro de las actividades relizadas diariamente.
20 Garantizar la comunicación bidireccional de cada vehículo con la empresa.
Expedir y llevar en orden los extractos de contrato y Manifiestos de carga correspondientes para permitir la movilidad y dar
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cumplimiento de norma.

Hacer el reporte en el sistema nacional de supervisión al transporte vigia de la supertransporte, los primeros 5 días de cada mes en el
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modulo de Control de Infracciones al Tránsito de Conductores y los primeros cinco días de cada trimestre en el modulo del Siplaft.

Hacer el reporte del archivo plano a la UIAF(Unidad de Información y Analisis Financiero), los primeros cinco días de cada trimestre,
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detallando el numero de manifiestos que hayan generado en ese periodo.

Alimentar la información estadística de la movilización de mercancías peligrosas en formato F-176 y remitir informe al Ministerio de
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Transporte, subdirección operativa de transporte automotor, según la periodicidad establecida en la norma aplicable.

25 LLevar mensualmente por el sistema el registro de consulta del estado de infracciones del personal a su cargo y reportar informe al vigia.

Realizar las Inspecciones bimestrales a toda la flota vehicular en servicio, dando cumplimiento al cronograma de inspecciones vehicular y
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levantar los planes de acción resultado de las inspecciones

27 Coordinar con propietarios de vehículos y clientes la salida a mantenimiento de los mismos en la periodicidad establecida en el plan

Hacer seguimiento, velar por el cumplimiento de los mantenimientos y garantizar la recolección de los soportes que alimentan la ficha.
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Los soportes deben quedar consignados en la ficha del vehículo para actualizarlos y presentarlos a los clientes.

30 Alimentar y mantener actualizada la base de datos de proveedores que presten servicio para la empresa.

Llevar el control y seguimiento de F-168 "Control de kilometros" y el F-171 de seguimiento de velocidad máxima del Programa de Gestión
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de Riesgos Críticos de velocidades seguras
32 Alimentar la ficha de indicadores aplicables al cargo
33 Ser apoyo en la investigación de accidentes e incidentes
34 Supervisar el abastecimiento de combustible cuando aplique.
Realizar recorridos durante el transcurso de la prestacion del servicio y de manera inmediata registrar y hacer corregir las fallas de control
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evidenciadas.
36 Mantener actualizada la herramienta que contiene la información de vehiculos y conductores.
37 Dar cumplimiento a las ordenes de servicio según el requerimiento de cada cliente y las de la empresa.
38 Velar y hacer que se conserve la confidencialidad de la información.
 Respetar y vigilar que se cumplan los limites de velocidad establecidos por la normatividad vigente, la empresa y los que el Cliente
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requiera en su operatividad.
40 Ser apoyo y mantener constante comunicación con todos los niveles de la organización
41 llevar el cronograma de descansos del personal y notificar en caso de rotación en alguna
42 Velar por el adecuado manejo y custodia de los equipos de la empresa y de propiedad del cliente.
43 Conocer la norma y los alcances que nos aplica de movilidad y transito.
44 Elaborar informe de rendición de cuentas de las actividades más relevantes que haya ejecutado según la periodicidad establecida.

45 Reportar actos y condiciones subestandar que se presente en el ejercicio de su labor, al area de HSEQ- SV según corresponda.

46 Las demás funciones que se le asignen o le correspondan de acuerdo con la naturaleza de su cargo.

ROLES
* Conducir de manera responsable y preventiva para evitar accidentes.

* Realizar preinspecciones del vehiculo antes de iniciar desplazamiento

*Informar al jefe inmediato cualquier situación que se presente con el vehiculo, o los que en caso
llegase a presentarse

CONDUCTOR DE VEHICULO *Manterner una excelente presentación personal.

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LIVIANO
*Respetar los limites de velocidad establecidos por la normatividad vigente, la empresa y los que el
Cliente requiera en su operatividad.

*Velar por el adecuado manejo y custodia de los equipos de la empresa y de propiedad del cliente.

*Reportar actos y condiciones subestandar que se presente en el ejercicio de su labor, al area de SST-
Seguridad Vial según corresponda.

* Verificar la asistencia de los miembros del Comité a las reuniones programadas.

* Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunión y someterla a la discusión y
2 SECRETARIO DE COPASST aprobación del Comité.

* Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el Comité y suministrar toda la
información que requieran el empleador y los trabajadores.

* Implementar y desarrollar los procesos de las políticas aprobadas para la implementación del Siplaft.

* Identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT-PADM en las operaciones que realiza
la empresa.

* Determinar los controles a las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT-PADM en las
operaciones, negocios o contratos que realiza la empresa.

* Realizar seguimiento de las políticas, procedimientos y controles establecidos.

* Verificar la adopción y funcionamiento de los procedimientos definidos para el adecuado manejo,

conservación y archivo de los documentos y reportes relacionados con la prevención de riesgo de
LA/FT-PADM y garantizar la confidencialidad de dicha información.

* Coordinar y programar los planes de capacitación sobre prevención de riesgos asociados al LA/FT-
PADM, dirigido a todas las áreas y funcionarios de la organización, incluyendo los órganos de
administración y control y la revisoría fiscal.

*Proponer al Máximo Órgano Social, los ajustes o modificaciones necesarios a las políticas del Siplaft.
3 OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

* Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones inusuales, intentadas o sospechosas
y realizar el reporte conforme a lo establecido en la resolución 074854 del 21/12/2016 o la que se
encuentre vigente.

* Mantener actualizados los documentos que contengan las políticas y procedimientos del Siplaft.

* Realizar los reportes y actualizar la base de datos registrados en el Sistema de Reportes en Línea –
SIREL de la UIAF.

* Mantener todas las actas establecidas en el periodo correspondiente

* Custodiar el plan estratégico o documento, en el que se describan las políticas aprobadas.

* Mantener los instructivos o manuales que contengan los procesos a través de los cuales se desarrolla
las políticas aprobadas, firmados por el representante legal principal.

*Deberá presentar un informe de su gestión semestralmente a los administradores y anualmente al

Máximo Órgano Social, con los aspectos que detalla la norma aplicable.

RIESGOS ASOCIADOS AL CARGO EPP REQUERIDOS

Estrés, fatiga Mental, cansancio fisico, Dolor
Lumbal, caidas y otros relacionados en F038 Matriz Botas, casco, guantes, gafas, Pantalon, camisa y los relacionados en el F058 Matriz EPP
de riesgos
He leido, entendido y aceptado mis responsabilidades, autoridad y funciones.

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Firma Jefe Inmediato Firma Trabajador