Código

COL.S5.4.2.PO.02
POLITICA DE USO DE MEDIOS DE ALMACENAMIENTO
DIGITAL Página Versión:
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Proceso: Gestión de la seguridad de la Sub-proceso: Administración de Sistema de
información Acceso (integridad)

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha de

Elaboración:
Jefe de Personal (30.10.09)
Coordinadora de Ricardo Guzmán Fecha de
Seguridad Informática Analista Procesos y Director de Informática Actualización:
Patricia Ramos Proyectos Julio Coy (30.10.09)
Paola Corredor

1. PROPÓSITO

Establecer los lineamientos y medidas de control a tener en cuenta en el uso cuando se

utilice, archive, copie, almacene o replique información en medios magnéticos o
dispositivos de almacenamiento digital, cualquiera que sea su forma.

2 ALCANCE

Aplica a todos los empleados directos y trabajadores en misión de Yanbal de Colombia

S.A. que tengan acceso a medios o dispositivos de almacenamiento digital, cualquiera que
sea su forma.

Aplica a los siguientes dispositivos digitales:

 Memorias USB de cualquier capacidad de almacenamiento

 Dispositivos MP3 Y MP4 de cualquier capacidad de almacenamiento
 Teléfonos celulares con tecnología que permita almacenar información
 Discos duros portátiles de cualquier capacidad de almacenamiento
 Dispositivos PDA y cualquiera que se conecte vía Bluetooth e infrarrojos
 Cámaras fotográficas y de video
 Unidades de CD ROM de cualquier capacidad de almacenamiento
 Carpetas y/o Archivos compartidos en el servidor de la Compañía
 Toda información ingresada, procesada y almacenada en archivos digitales (Word,
Excel, PowerPoint, pdfs, imágenes, videos o similares).

3 DEFINICIONES (OPCIONAL)

3.1 Dueño de la Información: Es el empleado de la compañía que como usuario de la

información, puede crearla, administrarla, de acuerdo con el perfil que le ha asignado
el área de Informática..
3.2 Medio de almacenamiento Digital: es un sitio centralizado en el Centro de Cómputo de
Yanbal Colombia, para respaldar la información propia del negocio que manejan los
usuarios.
3.3 Carpetas compartidas: Carpetas creadas en los equipos de escritorio, portátiles o
Servidores, para compartir información propia del negocio con otros usuarios.

4 POLITICA

4.1 Toda información contenida en medios magnéticos o almacenados en dispositivos

digitales, cualquiera que sea su forma y que guarde relación con las actividades de la
Compañía, es de propiedad de Yanbal de Colombia.

4..1. Los dueños de información serán responsables de definir quién tendrá accesos y/o
permisos (lectura, escritura, copia, eliminación) a la información que se almacene en
los medios de almacenamiento y/o carpetas compartidas.
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información Acceso (integridad)

4..2. El área de Informática, en coordinación con los dueños de la información de Yanbal

Colombia, implementarán la estructura de confidencialidad de los medios de
almacenamiento digital y determinarán los mecanismos técnicos necesarios para
custodiar y proteger la información.
4..3. El uso de cualquier medio de almacenamiento digital para cualquiera de los
empleados directos o trabajadores en misión deberá ser autorizado por el Gerente o
Director de área, quienes informarán al área de Informática.
4..4. Los dueños de información solicitarán, cuando sea el caso, la creación de un medio
de almacenamiento digital, indicando la estructura de confidencialidad de éste así
como los contraseñas, accesos y permisos respectivos del personal que lo empleará.
4..5. Toda la información que se comparta en los equipos de escritorio, equipos portátiles,
servidores u otros medios de almacenamiento Digital, deben tener contraseña de
acceso y su administración estará a cargo de los dueños de la información.
4..6. Los empleados directos y trabajadores en misión solo podrán guardar información
propia del negocio en los dispositivos de almacenamiento digital o en los servidores
de la compañía asignados y autorizados para el efecto.
4..7. Está prohibido a los empleados directos y trabajadores en misión, el almacenamiento
de información que no guarde relación con las funciones asignadas por la Empresa,
en medios o dispositivos digitales que le han sido asignados y autorizados por la
Compañía.
4..8. Está prohibido el almacenamiento de archivos de audio y video personales en
cualquier medio de almacenamiento Digital autorizado.
4..9. Corresponde al área de Informática implementar mecanismos de control
tecnológicos que permitan detectar la conexión de dispositivos de almacenamiento
no autorizados en estaciones de trabajo (Desktops), Equipos Portátiles y/o
Servidores.
4.8 Corresponde al área de Informática realizar actividades de monitoreo continuo del
uso de los medios de almacenamiento digital autorizados, a fin de detectar
actividades no autorizadas o abuso en los privilegios asignados; e informar al área de
Recursos Humanos las irregularidades encontradas, para que se tomen las medidas
disciplinarias respectivas por el área de Recursos Humanos.
4.9 Se considera falta grave el uso inadecuado y/o mal uso de los medios de
almacenamiento digital autorizados o el uso de medios no autorizados, cualquiera
que sea su forma.
4.10 Corresponde al área de Recursos Humanos, en cabeza de la jefatura de
Administración de Personal, adelantar el procedimiento disciplinario que
corresponda, cuando se detecte un uso inadecuado de los medios autorizados o el
uso de medios no autorizados.

5 ANEXOS
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