Módulo: Procesos

Profesor: Andrés Perez Ruffa

 Hoja de ruta

MEJORA LA PRODUCTIVAD Y EL MANEJO DEL TIEMPO

Sobre los procesos de aprendizaje

Sobre la productividad y el tiempo

Pensando en procesos - Sobre el valor agregado y los desperdicios

Sobre la asignación de roles y responsabilidades

Componentes “Hard” + Componentes “Soft”

El modelo “Palancas” 3
 4
El modelo “Palancas”
 5
El modelo “Palancas”

Que seas diferente depende

de para quién querés ser
diferente…

Idea tomada del libro “Cómo Perdurar con tu PYME en Argentina”

 6
El modelo “Palancas”

La perdurabilidad de tu empresa no
puede ni debe estar atada a personas
(porque las personas somos vulnerables
y, sobre todo, finitas). Es necesario que
el conocimiento y/o la habilidad que
permiten la creación de diferenciales
sean aprendidos por la organización.

Este aprendizaje se traduce en

procesos.

Idea tomada del libro “Cómo Perdurar con tu PYME en Argentina”

 7

Procesos y el (sobre) cumplimiento

Modelo Analítico “ECEL”

 8

SOBRE LOS
PROCESOS DE APRENDIZAJE
 9
Aprendizaje organizacional

¿En qué aspectos de mi vida

reconozco que necesito
aprender?

¿Con qué obstáculos me

encuentro?

¿Y en la organización?
 10
Enemigos del aprendizaje

• La ceguera (acerca de la propia incompetencia).

• El miedo (a declarar ignorancia).
• La vergüenza (de mostrar incompetencia).
• La tentación (de considerarse una víctima).
• El orgullo (que impide pedir ayuda o instrucción).
• La arrogancia (de creer, o pretender que “uno sabe”).
• La pereza (para practicar con diligencia).
• La impaciencia y el aburrimiento.
• La desconfianza (en el instructor o en uno mismo).
• El enfado y la confusión.
 11

APRENDER es aumentar la capacidad

de ACCIÓN efectiva
 12
El Etapas
proceso de aprendizaje
del Aprendizaje
Modelo de Competencia Consciente, de Abraham Maslow

Inconsciente

1 4
Ciego Experto
(No sabe que no sabe) (Sabe, y le sale en “automático”)

Incompetente Competente

Aprendizaje
Ignorante
(Sabe que está
2 (Sabe que no sabe) empezando a saber)
3

Consciente
 Aprendizaje 13
Tipos de aprendizaje – PRIMER orden
Concepto

APRENDEMOS
A
“HACER”
 Aprendizaje 14
Tipos de aprendizaje – SEGUNDO orden
Concepto

APRENDEMOS A
“CAMBIAR LA
MIRADA”
 15

Modelos mentales

Peter Senge define a los modelos mentales como “profundas imágenes internas
acerca del funcionamiento del mundo, imágenes que nos limitan a modos familiares
de pensar y actuar”.

Los modelos mentales funcionan a modo de filtro que nos permite interpretar y
comprender nuestras experiencias.
 16

¿Necesitamos también
nosotros cambiar la
mirada?
17
18
19
Modelo del Observador 20

Distintos Observadores
Modelo del Observador 21

Distintos Observadores
22
 23

El desafío de los puntitos

 24

Consignas

• Unir los nueve puntos (es decir, ninguno puede

quedar aislado del resto).

• Usando únicamente líneas rectas.

• Tales líneas no pueden ser más de 4 (cuatro). Si

se cambia la dirección de la línea, se cuenta
como una nueva.

• Una vez que se apoya el lápiz, no se lo puede

levantar.
 25

ALGUNAS NOCIONES BÁSICAS

DE MANEJO DEL TIEMPO
Y PRODUCTIVIDAD PERSONAL
 26

¿Quién piensa que podría

trabajar de manera más
productiva?

¿Quién querría trabajar de

manera más productiva?
 27

Cant. Trabajo (VA)

Productividad =
Recursos
Recursos

La productividad es el cociente o relación entre la cantidad de trabajo con valor

agregado (o producto) obtenida por un sistema productivo y los recursos
utilizados para tal fin.
 28

La fijación de objetivos

“Cualquier viento es favorable

para aquél que no sabe a
dónde va”.
Séneca
 29

Criterios “SMART” para fijar objetivos

“Conquistar el mercado”

NO

NO

¿?

SÍ

NO
 30

Criterios “SMART” para fijar objetivos

“Conquistar, antes de mayo de 2020,
al menos un 15% del mercado de
chocolate con leche en Argentina”

SÍ

SÍ

¿?

SÍ

SÍ
 31

Algunos errores habituales…

• Fijar objetivos poco realistas.

• Fijar demasiados objetivos.

• Poner el foco en una única área.

• Subestimar el tiempo de consecución.

• No valorar los fracasos.

• No evaluar los progresos.

 32

Volviendo sobre el “cambio de mirada”

¿Dónde solemos poner el foco?

… EN EL TIEMPO?

… O EN NOSOTROS?
 33

Personas tan “relevantes” y “exitosas” como JOBS o MESSI tienen el

mismo tiempo que nosotros, es decir…

▪ 60 segundos en un minuto
▪ 60 minutos en una hora
▪ 24 horas en un día
▪ 168 horas en una semana
▪ y 52 semanas al año…

El tiempo ni se ahorra ni se almacena. No se trata de

cuánto tenemos… sino de cómo lo utilizamos.
 34

¿Hagamos una prueba?

Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo

Objetivos mensuales,
semanales y/o diarios

07:00 - 07:30

07:30 - 08:00

08:00 - 08:30

08:30 - 09:00

09:00 - 09:30

09:30 - 10:00

10:00 - 10:30

10:30 - 11:00

11:00 - 11:30
 35

¿Qué juicio hacemos del

“multitasking”?
 36

"Habitualmente creemos que podemos hacer muchas cosas diferentes

simultáneamente, pero en realidad lo que ocurre en nuestro cerebro es
que vamos rotando la atención rápidamente de un objetivo al otro. Y en
este proceder automático es cuando solemos cometer errores o
promover ciertas disfunciones o trastornos“.
Dr. Gustavo Vázquez, médico psiquiatra, coordinador del área de
Neurociencias de la Universidad de Palermo

"Quien lleva una vida sobrecargada seguramente promueva un aumento en la

segregación de cortisol, el que se presume puede dañar zonas del hipocampo,
sector asociado al aprendizaje y la memoria“.
Psicólogo Martín Reynoso, investigador en el Instituto de Neurología Cognitiva

"Aprender a priorizar estímulos es tomar el timón del propio barco y evitar quedar a
la deriva sólo respondiendo o intentando hacer todo lo que demanda el exterior”.
Dr. Bulacio, presidente de la Fundación Ciencias Cognitivas Aplicadas (ICCAp)
 37

Efecto del “multitasking”

A B C

10 10 10

A B C A B C

20

20

20
 38

Matriz de la “Administración del Tiempo”

IMPORTANTES

IMPORTANCIA I II
DE LAS
ACTIVIDADES
III IV

NO IMPORTANTES

NO
URGENTES
URGENTES
URGENCIA DE LAS
ACTIVIDADES

Stephen Covey – Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva

 39

Matriz de la “Administración del Tiempo”

-Crisis -Prevención
IMPORTANTES -Generación de capacidades
-Problemas apremiantes
-Deadlines -Construir relaciones
-Retrasos -Reconocer oportunidades
-Planificación / Recreación
IMPORTANCIA I II
DE LAS
ACTIVIDADES -Interrupciones
-Algunas llamadas III IV
-Muchos emails -Trivialidades
-Muchas reuniones e -Algunas llamadas / emails
informes -Actividades agradables
-Temas acuciantes (chateo, crucigramas, etc)
NO IMPORTANTES -Actividades populares -Pérdidas de tiempo

NO
URGENTES
URGENTES
URGENCIA DE LAS
ACTIVIDADES
40
 41

PENSANDO
EN
PROCESOS
 42

¿A qué llamamos “proceso”?

Entre las numerosas y variadas definiciones de “proceso” que

circulan, se propone la siguiente:

“un proceso es un conjunto de actividades coordinadas,

que combina e implementa recursos y capacidades, en
orden a producir un resultado, que directa o
indirectamente crea valor a los beneficiarios del mismo”.

¿PARA QUÉ?
 43

Alcance de un proceso
 44

Penales y procesos
45
 46

Funcionamiento y diseño de un proceso

47
 48

¿Qué es un riesgo?
Un RIESGO es el potencial de explotación de una VULNERABILIDAD
de un activo por una AMENAZA.

Según la norma IRAM 17550, es la CONTINGENCIA de que suceda

algo que tendrá un impacto en los OBJETIVOS.
 49

Actividades de control
Son políticas y procedimientos que tienden a asegurar que se
cumplen las directrices de la dirección con relación a los riesgos y
controles.

Las actividades de control se llevan a cabo a lo largo y a lo ancho de

la organización, en todos los niveles y en todas las funciones.

Esta foto de Autor desconocido está bajo licencia CC BY-SA-NC

 ¿Qué preguntas debe responder 50

un control?
• ¿Para qué?
• ¿Cómo?
• ¿Cuándo?
• ¿Dónde?
• ¿Quién?
• EVIDENCIA.
 51

Veamos algunos
ejemplos…
 52

¿PARA QUIÉN?
Personas mayores o con discapacidad, que aman viajar y quieren seguir haciéndolo.

¿ QUÉ INCORPORARON A SUS PROCESOS?

- Armado y facilitación de viajes inclusivos, con garantía de accesibilidad, tanto en Argentina como
en el exterior.
- Guías y acompañantes especializados.
- Viajes testados por viajeros profesionales en silla de ruedas para garantizar que cada tramo de los
itinerarios cumple con las expectativas de viajeros con diferente capacidad.
- Asesoramiento a agencias de viajes para brindar este servicio a los PAX.
- Catálogos con destinos 100% accesibles y si no lo son al 100% con información sobre dónde
pueden encontrarse obstáculos y ayudan “a salvarlos”.
 53

¿PARA QUIÉN?
Personas con un poder adquisitivo significativo y/o que otorgan valor a lo natural, a lo puro, a lo
genuino.

¿ QUÉ INCORPORARON A SUS PROCESOS?

- Producción “pura” (sólo insumos genuinos, prohibido el uso de esencias, colorantes, pigmentos,
conservantes, etc.) y que respete los ciclos naturales, “le damos valor a lo variable”.
- Control de la cosecha de temporada.
- Compra de los insumos (adquiriendo la fruta en su mejor época de maduración) y selección
rigurosa de los proveedores.
- Estandarización de la producción (con controles técnicos).
 54

¿PARA QUIÉN?
Las personas que compran esta marca son aquellas que realizan actividades de montaña y que, ante
todo, priorizan la calidad.

¿ QUÉ INCORPORARON A SUS PROCESOS?

- Estándares de GORE-TEX (impermeable, liviana y transpirable).
- Procesos productivos certificados bajo normativa ISO 9001 y 14001.
- Rigurosos procedimientos y estándares de control de calidad en los puntos críticos.
- Servicio post venta, cambio y devolución gratuitos.
 55

VALOR AGREGADO
Y
DESPERDICIOS
 56

Los desperdicios
Cualquier elemento dentro del proceso
de producción que añade COSTO o
consume RECURSOS, sin enriquecer o
añadir VALOR al producto / servicio.

(incluye administración y servicios)

57

-No optimizar los movimientos humanos
-No tener los elementos a mano
(girar, estirarse, darse vuelta, etc.)
-Sobreesfuerzos
-Producir partes defectuosas
-Informar mal a un cliente
-Duplicar tareas (ingresar dos veces un dato en la base)
-Manejar materiales en forma inadecuada (rotura)
-Interrupciones en la continuidad del proceso
-Fotocopias de más
-Llamadas telefónicas sin un propósito claro 58
-Informes / planillas que nadie usa
-Visitar dos veces al cliente para ofrecer un solo servicio
-Genera riesgos de obsolescencia
-Riesgos de deterioro o rotura
-Inmoviliza capital financiero
-Oculta problemas
-Genera estorbos y tiempos de espera
-Tiempo para esperar la segunda firma del cheque
-Espera por una computadora lenta o que se “tilda”
-Espera de un cuello de botella
 -Largas distancias (recorridos) innecesarias 59
-Hacer “pasear” un legajo
-Archivar cosas en lugares temporales

-Exceso de firmas en un formulario o documento

-Verificaciones múltiples (el control del control)
-Informar lo mismo con dos planillas distintas
 60

EMPRESA
 61

“No hay nada tan inútil como

realizar eficientemente aquello
que ni siquiera debiera ser
realizado”.
Peter F. Drucker
 62

El desperdicio “7+1”

Desperdicios de Talento

✓ No administrar el conocimiento.
✓ No dar participación (no delegar).
✓ No conocer las capacidades de la gente.
✓ Dejadez (postergar la toma de decisiones).
✓ Desatender el rol de dirección por ocuparse de temas operativos.
 63

ASIGNACIÓN DE
ROLES Y
RESPONSABILIDADES
 64

Pensemos…
6 + 3 = 9.
Y también lo es 5 + 4.

La manera en que haces

las cosas NO SIEMPRE es la
única forma de hacerlas.

RESPETA la forma de
pensar de los otros.
 65

Pensemos… • Diferenciar el “QUÉ” y el “CÓMO”

• La importancia de CAPACITAR
• AUTORIDAD para ejercer las tareas
• CLARIDAD en las directrices
• El error como APRENDIZAJE
• DELEGAR ≠ DESENTENDERSE
• Vínculos de CONFIANZA
• Formación de EQUIPOS
• Apertura al CAMBIO
• Aprender a PRIORIZAR
• Animarse a SOLTAR EL CONTROL

Libro del Éxodo • Foco en la MOTIVACIÓN

Capítulo 18 • La asignación de ROLES
 66

Una breve historia

Hay un viejo cuento con cuatro personajes: Todos, Alguien, Cualquiera
y Nadie.

Ocurre que había que hacer un trabajo importante, y Todos sabía que
Alguien lo haría. Cualquiera podría haberlo hecho, pero Nadie lo hizo.
Alguien se enojó cuando se enteró, porque le hubiera correspondido a
Todos. El resultado fue que Todos creía que lo haría Cualquiera, y
Nadie se dio cuenta de que Alguien no lo haría.

¿Cómo termina la historia?

Alguien reprochó a Todos porque en realidad Nadie hizo lo que hubiese

podido hacer Cualquiera.
 67

¿Nos suena familiar?

Clientes insatisfechos
 68

¿Nos suena familiar?

Oportunidades desaprovechadas
 69

¿Nos suena familiar?

Mal clima interno, por reprimendas indiscriminadas

 70

¿Nos suena familiar?

Inundados de emails y tareas

 71

¿Nos suena familiar?

Empleados desmotivados por no poder plasmar su iniciativa

 72

Sobre los roles

✓Concepción del rol
✓Expectativa del rol
✓Comportamiento del rol
Concepción

Expectativa Comportamiento
 73

Herramienta: Matriz RACI

R: Responsable de REALIZAR O HACER

A: Responsable de HACER-HACER (Acontable)

C: ¿Quién debe ser Consultado?

I: ¿Quién debe ser Informado?

 74

¿Cómo se construye?
1) Identificar las actividades de algún proceso relevante (y
colocarlas como filas de una matriz).

PROCESO:

ROLES
COMPRAS DE INSUMOS
TAREAS / ACTIVIDADES

Pedido de materiales
Registro y clasificación de pedidos
Control de Inventarios
Localización de proveedores
Chequeo de la cuenta corriente del proveedor
Solicitud de cotizaciones
Recepción de cotizaciones
Análisis de cotizaciones y presupuestos
Selección de proveedores y negociaciones
Emisión y envío Órdenes de Compra
Recepción de los materiales
 75

¿Cómo se construye?
2) Identificar / definir los principales roles funcionales
(colocarlos como columnas de la matriz).

Resp. Cuentas a Pagar

Sector Solicitante

Resp. Almacenes
Resp. Compras
PROCESO:

Resp. Finanzas
ROLES

Comprador
COMPRAS DE INSUMOS

TAREAS / ACTIVIDADES
Pedido de materiales
Registro y clasificación de pedidos
Control de Inventarios
Localización de proveedores
Chequeo de la cuenta corriente del proveedor
Solicitud de cotizaciones
Recepción de cotizaciones
Análisis de cotizaciones y presupuestos
Selección de proveedores y negociaciones
Emisión y envío Órdenes de Compra
Recepción de los materiales
 76

¿Cómo se construye?
3) Asignar los códigos “RACI” a cada actividad (hacerla en
equipo, potencia el efecto).

Resp. Cuentas a Pagar

Sector Solicitante

Resp. Almacenes
Resp. Compras

Resp. Finanzas
PROCESO: COMPRAS DE MATERIALES

ROLES

Comprador
EN EMPRESA CONSTRUCTORA

TAREAS / ACTIVIDADES
Requisicion de materiales A/R
Registro y clasificacion de requisiciones I R A C
Control de Inventarios A R
Localizacion de proveedores R A
Chequeo de la cuenta corriente del proveedor A R
Solicitud de cotizaciones I R A
Recepción de cotizaciones R A
Analisis de cotizaciones y presupuestos C R A C
Seleccion de proveedores y negociaciones I I A/R I
Emisión y envío Órdenes de Compra A/R I I
Recepción de los materiales I A R
 77

¿Cómo se construye?
1) Identificar las actividades de algún proceso relevante (y
colocarlas como filas de una matriz).
2) Identificar / definir los principales roles funcionales
(colocarlos como columnas de la matriz).
3) Asignar los códigos “RACI” a cada actividad (hacerla en
equipo, potencia el efecto).

ACTUAL DESEADO

DESEADO
 78

“Tips” útiles

➢ La “regla de oro”: cada tarea debe tener una, y sólo una, letra “A”.

➢ Intentar que las letras “R” estén referidas a tareas puntuales y

concretas, para no resultar ambiguos.

➢ Ser muy “conservador” con las “C” y las “I” (suponer que hay que pagar
impuestos por cada una)

➢ ¡Hacer caso a la matriz!

 79

¿Cómo seguimos?
 80

El plan de acción

QUÉ CUÁNDO QUIÉN

Al llegar a este punto, sin acciones específicas, TODO SERÁ EN

VANO.
¡Gracias por su tiempo y atención!

andresperezruffa@materiabiz.com

Andrés Perez Ruffa

@AndresPRuffa

@AndresPRuffa

/andres.ruffa
 82

ANEXO

ALGUNOS CONSEJOS Y
HERRAMIENTAS PRÁCTICAS
 83

Los “ladrones” de tiempo

Si bien son muy numerosos y variados, los más

representativos y relevantes son:

Interrupciones Procrastinación
 84

Los “ladrones” de tiempo

Son una manera coloquial de denominar a

ciertos “malos hábitos” (muy comunes) en
materia de uso del tiempo.
85
 86

Las interrupciones
Las interrupciones impiden trabajar de forma continuada, obligando a trabajar y
parar, a trabajar y parar, a trabajar y parar.

En lugar de tener “días de trabajo” sólo se logra tener “momentos de trabajo”.

Ratos puntuales de cinco, diez o quince minutos hasta que llega la próxima
interrupción.

El tiempo en sí que dura la interrupción

Efectos Principales El tiempo que lleva recuperar la concentración

o el impulso que se tenía

Desgastan, desmotivan, irritan, dificultan alcanzar

metas
 87

Las interrupciones

Algunas acciones para “bloquear”

➢ Poner límite a los “pesados” de esos que nunca faltan.

➢ Poner un “cepo” al celular. Especialmente a la hora de hacer tareas
importantes no atenderlo. Si alguien llama y es importante, dejará un
mensaje.
➢ Desactivar las notificaciones del email, de manera de no estar
pendientes de él.
➢ El ruido ambiente suele causar estragos. Si se trabaja con más
personas utilizar auriculares (aun sin escuchar música, actúan como un
arma disuasoria ante interrupciones).
 88

Las interrupciones
Algunas acciones para “prevenir o limitar”

➢ Comunicar las rutinas a las otras personas (estableciendo horarios).

➢ Si se sabe que algún jefe o compañero necesita resolver un problema,
ser proactivos e ir a verlo antes de que lo interrumpan.
➢ Aislar cada nueva tarea (muchas interrupciones involucran nuevas
tareas que nos encargan, en tal caso simplemente anotar la nueva
tarea y volver rápidamente a lo que se estaba haciendo).
➢ Si ya se consumó la interrupción, intentar:
• Ser directo y conciso (ir al grano)
• Permanecer de pie durante dicho momento (se ha estudiado que al
estar de pie, las visitas suelen durar menos)
• Ser asertivo, e indicar que sólo se disponen de pocos minutos.
 89

La procrastinación implica el
hábito de diferir y aplazar las
cosas que deben llevarse a
cabo.
 90

“La manera más segura de

retrasarse es disponer de un
montón de tiempo”
(Frase popular americana)
 91

Procrastinación
➢ Posibles Causas:
▪ Búsqueda del perfeccionismo, sentimiento de que el resultado
es constantemente insuficiente.
▪ Temor al fracaso (pensar que uno no tiene las habilidades o
recursos que necesita).
▪ Ciclo vicioso: comodidad, procrastinación.
▪ Falsa sensación de que al aplazar las cosas, los temas o
problemas quizás se diluyan o desaparezcan.
▪ No saber por dónde comenzar.
▪ Querer evitar tareas incómodas o tediosas.
 92

Procrastinación
➢ Algunos Efectos:
▪ Pérdida de oportunidades (por arriesgarse a no llegar a una
deadline, por haber demorado el inicio),
▪ Pérdida de tiempo,
▪ Baja productividad,
▪ Estrés creciente (por saber que hay cosas dando vueltas para
hacer),
▪ Limita el tener control sobre las actividades,
▪ Corridas de último momento (con la consiguiente merma de
calidad por hacer las cosas a las apuradas).
 93

Procrastinación

➢ Algunos Consejos:

▪ Asumir que uno está procrastinando.

▪ La regla de oro: ¡animarse a romper la inercia y empezar!
▪ Pedir ayuda
▪ Fijar una fecha límite (y hacerla pública)
▪ Desagregar tareas
▪ Comenzar por alguna tarea simple (¡del tema!)
▪ Quitarse de encima primero la tarea más engorrosa o
complicada.
▪ Permitirse alguna recompensa por cumplir ciertas metas.
 94

Internet y IM - Whatsapp (tips)

➢ Evitar la “navegación inconsciente” (si se ingresa a la web para
investigar algo, evitar engancharse con otras cosas)

➢ Cerrar el navegador cuando no se lo usa (y deslogearse de las redes

sociales)

➢ Utilizar aplicaciones especiales (“Freedom” https://freedom.to/ -

“Anti-Social” http://anti-social.cc/) para eliminar distracciones online.

➢ Utilizarlo como “breaks” especiales, antes de retomar alguna tarea.

➢ Antes de suscribirte a un nuevo blog analizar si de verdad va a aportar

algo. Un nuevo blog es una tarea más.

➢ La IM (Mensajería Instantánea) es útil cuando se usa con disciplina, de

modo que su aplicación es para consultas puntuales y específicas, no
para largas charlas.

➢ Silenciar chats grupales (el hecho de mirar el celular muy seguido,

puede suponer una pérdida de productividad brutal).
 95

Redes sociales (tips)

➢ Son un servicio que está a nuestro servicio. Nunca
viceversa.

➢ Darles un sentido (preguntarse qué nos aporta, antes

de suscribirse).

➢ Tener disciplina en las conversaciones que se generan

(porque es el principal “ladrón de tiempo” en esta
materia).

➢ Si entramos diariamente a ellas, se han convertido en

una tarea periódica, y por lo tanto hay que reservarle
tiempo en la agenda (de otro modo colisionarán con el
resto de las actividades agendadas).
 96

Uso del teléfono (tips)

➢ Evitar las conversaciones largas, intrascendentes, vagas y sin un

sentido claro.

➢ Recordar que el que llama por teléfono no tiene más “derechos” que
aquel que está presencialmente con nosotros. Por lo tanto, tener
cuidado con contestar instintivamente a cualquier llamada (incluso
estando en plena conversación con otra persona).

➢ Apagarlo (o ponerlo en modo silencioso) cuando estamos en reunión, o

concentrados en otra tarea.

➢ Ser consciente de que el uso del teléfono suele transmitir una “falsa
sensación de actividad, de estar haciendo”.

➢ Dar protagonismo a la casilla de mensajes.

 97

Uso del teléfono (tips)

➢ Intentar generar “ronda de llamadas” (si hay varias llamadas por hacer,
tratar de hacerlas en bloque, para evitar salpicaduras a lo largo del
día).

➢ Antes de efectuar una llamada, tener claro qué decir y cómo decirlo:

o Con quién vamos a hablar

o Qué necesitamos transmitir
o Qué queremos conseguir
o Tener a mano los documentos y datos a tratar
o Tener anotados los hechos, fechas y códigos importantes
o Tener a mano papel y birome, y la agenda, por si se necesita
anotar algunas cosas.
 98

Correo electrónico (tips)

➢ PENSAR QUE CONSUME TIEMPOS MÍOS Y DE LOS DEMÁS

➢ Reservar tiempos específicos para chequearlo.

➢ Usarlo como “descanso” de otras tareas más complejas, o en los

tiempos menos productivos.

➢ Utilizarlo como “correo electrónico” (no como chat o como

memorandos).

➢ Seguir la “regla de los 2 minutos”.

➢ Usar correctamente los campos “Asunto”, “A” y “CC”.

➢ Usar fluidamente las reglas de clasificación.

➢ No guardar los mails superfluos y depurar periódicamente la casilla.

➢ Disponer de una cuenta alternativa para newsletters y otros fines.

 99

Correo electrónico (tips)

Responder no siempre es ignorar el teléfono, sino atender las
llamadas de otro modo.

— No responder a veces es ver la llamada y dejarla para luego.

Porque lo que tienes entre manos o la persona con la que estás es
MUCHO más importante que una llamada sin identificar.

— No responder a veces es propiciar que te dejen un mensaje que

escucharás y atenderás cuando tú decidas.

— No responder a veces es ignorar (y hasta despreciar por completo)

el móvil que tengo apagado. Porque lo que estoy haciendo es sagrado,
Fuente: intocable y un momento inquebrantable. Un rato de juegos con mis
www.eresproductivo.com hijos, por ejemplo.

— No responder a veces es no contestar en ese momento y hacerlo

después a través de un email en lugar de devolver la llamada. Lo que
te permite controlar el contenido de la conversación, ser más directo y
no interrumpir a la otra persona.
 100

Pautas de archivado (tips)

Un escritorio, computadora u oficina

desorganizada, es una invitación a la pérdida de
tiempos, ya sea por:

• por pérdida de archivos,

• por obsolescencia,
• por dificultar las búsquedas,
• por consumo de espacio innecesario, etc.
 101

Pautas de archivado (tips)

➢ Utilizar una estructura jerárquica de directorios

▪ Velar por la relación “carpetas vs archivos”

▪ Pensar el criterio de agrupación más útil

➢ Utilizar un método constante para “nombrar” a los archivos

➢ Evitar guardar documentos innecesarios / duplicados

➢ Utilizar control de versiones.

➢ Realizar “back-up” periódicamente (el costo –en tiempo y

dinero- de perder información útil es incalculable)

➢ Aplicaciones como “Ccleaner” ayudan a resolver

problemas de duplicaciones, de manera de ayudarnos a
ahorrar tiempos al buscar documentos.
 102

Algunos datos de interés

Sitios para armar, asignar y monitorear workflow de tareas y/o proyectos.

Asana
https://asana.com/

Redbooth
www.redbooth.com

Trello
www.trello.com
 103

Algunos datos de interés

Sitios varios para recopilar las tareas (vaciar la mente), procesarlas (clasificarlas,
priorizarlas, delegarlas) y monitorear los avances.

To-Do-Ist
www.todoist.com

RTM (Remember The Milk)

www.rememberthemilk.com