Funcionalidades y variables de Vicerrectoría Académica UST.

Dirección de Desarrollo Curricular

un software ERP.
2020

Luz Priscila Vega (2020).

Apunte docente: Funcionalidades y variables
de un software ERP.
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Introducción

El uso de las Tecnologías de Información en las empresas hoy en día es prácticamente inevitable, los
computadores e impresoras, si bien se vienen utilizando en las empresas hace bastante tiempo,
sumado el uso de las redes de datos, que permiten mantener conectadas las áreas que conforman
una empresa, interconectándolas ya sea dentro de las mismas instalaciones o geográficamente
distantes, como ocurre en el caso de la existencia de sucursales. Por lo tanto, actualmente el uso de
las TI en las empresas son una necesidad, la que es cubierta a través del uso de Software diseñados
para automatizar procesos empresariales.

Es así, como existen diversas empresas desarrolladoras y distribuidoras de Software, que ofrecen
productos orientados en la automatización de procesos estándar en una empresa. En este sentido,
cobra especial relevancia el proceso de evaluación y selección adecuada de un Software, para ello es
necesario detectar los procesos que se requieren mejorar y que podrían ser automatizados mediante
el uso de un Software. Cabe señalar, que la automatización de procesos, no excluye la importancia y
la necesidad de contar con capital humano, sino al contrario, es éste el que conoce en detalle los
procedimientos asociados a las funciones que se realizan en una empresa y es quien tiene la
responsabilidad de ingresar los datos al sistema y hacer la correcta interpretación de la información
proporcionada por el Software. Si bien, existen muchos procesos que son abordados por aplicaciones
informáticas, la gestión del capital humano no escapa a ello.

Actualmente existen productos en el mercado para satisfacer la necesidad de automatizar procesos

asociados con el área de recursos humanos, en esta lección se presentan brevemente los
componentes de los sistemas de información, variables y criterios de selección de un Software ERP
para RRHH.

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Software ERP de RRHH En las organizaciones

El uso de las TI (Tecnologías de la Información) al interior de una organización aportan valor y ventaja
competitiva a las empresas, permitiendo la automatización de procesos claves del negocio,
optimizando recursos, por lo tanto, las TI son consideradas como una inversión para las empresas. En
este contexto, los elementos que constituyen la estructura de los Sistemas de Información en una
empresa son los siguientes:

 Dato: constituyen la materia prima empleada para crear información de utilidad para la toma
de decisiones al interior de una organización.

 Personas: Engloba a los propietarios del sistema (entendiendo como tales aquellas personas
que patrocinan y promueven el desarrollo de los sistemas de información), a los usuarios
(directivos ejecutivos, directivos medios, jefes de equipo, personal administrativo) a los
diseñadores y a los que implementan el sistema.

 Procesos: se incluyen las actividades (procesos) que se llevan a cabo en la empresa, las
actividades de proceso de datos y generación de información que sirven de soporte a las
primeras.

 Redes: se analiza la descentralización de la empresa, la distribución y acceso a la

información a través de distintos tipos de accesos.

 Tecnología: Hace referencia tanto al hardware como al software que sirven de apoyo a los
restantes bloques integrantes del sistema de información.
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Con el uso masivo de las Tecnologías de la Información en diversos ámbitos, comienzan a surgir la
necesidad de automatizar procesos al interior de las empresas, para cubrir esta necesidad, surgen en
el mercado empresas desarrolladoras y distribuidoras de productos de Software de tipo ERP.

El concepto de ERP es conocido también

como soluciones informáticas que permiten
el apoyo de la Planificación de los Recursos
Empresariales. Los sistemas ERP son
sistemas modulares e integrados que
cuentan con una arquitectura flexible y
soporta la operación de los negocios
apoyando la planificación, producción,
ventas, procesos, cuentas por pagar,
cuentas por cobrar, distribución, contabilidad
y recursos humanos, entre otros.
Un ERP, entonces, es un sistema de información que integra aplicaciones informáticas para gestionar
todos los departamentos y funciones a través de una plataforma tecnológica que pueda responder a
las necesidades particulares de los diversos departamentos, incrementando la productividad
empresarial al estandarizar procesos e integrarlos; mejorando la toma de decisiones al estar
compartiendo información a través de la organización, independiente de la ubicación geográfica en la
que se encuentren las sucursales.

Procesos y la automatización a través del uso de ERP

Un ERP realiza la automatización del procesamiento de datos, para ello requiere de los datos de
entrada; una vez procesados los datos, genera resultados o salidas, las que pueden ser consultadas
por los usuarios. A su ves la información de salida pasa por un proceso de control y retroalimentación,
para hacer los ajustes que se requieran en el caso de ser necesarios.

Las entradas pueden estar asociadas a datos ingresados directamente por teclado o a datos
proporcionados por subsistemas de la empresa u otros sistemas del entorno y que alimenten a un
proceso específico.

A través del procesamiento se organiza y ordena los datos de forma que las personas puedan
entenderlos y utilizarlos. En términos generales “Proceso” es un conjunto de actividades o eventos
que se realizan o suceden con un determinado fin. Los procesos son un conjunto de actividades
secuenciales que transforman una serie de inputs (información, mano de obra, material, etc) en los
outputs deseados (informes, reportes, productos, servicios) añadiendo valor.

Las salidas, pueden ser a través de informes, reportes, ya sean en formato impreso y/o digital, el
principal objetivo además de aportar información es poder aportar antecedentes e información
fidedigna al proceso de toma de decisiones. Cabe señalar, que los ERP como parte de su estructura
y dadas la naturaleza este tipo de plataformas de trabajo, mantienen un repositorio de datos que
permite obtener información para su uso futuro.
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Entrada Procesamiento Salida

•Datos ingresados • Datos a los • Informes

por teclado que se les • Reportes
•Datos aplican
proporcionados por • En formato
criterios y/o Digital o
subsistemas de la
empresa u otros cálculos y fisico
sistemas del entorno. son
procesados.

Principales características de un Software ERP de R.R.H.H.

Los software de Recursos Humanos están diseñados para apoyar procesos asociados a la gestión del
capital humano a través de la automatización, permitiendo la ejecución de los procesos en forma
eficiente.

Estos tipos de Software contemplan: módulos funcionales, son aquellos que se caracterizan por
centrarse en actividades que tienen relación con las personas; módulos orientados a la
organización, son aquellos que automatizan procesos de apoyo para el personal administrativo y a
los profesionales que conforman el área de administración de personal y recursos humanos; módulo
de gestión de personal, apoya los procesos relacionados con la gestión de la información asociada
al personal, como es el caso de el alta y baja de un empleado; el módulo asociado a nóminas, cuyo
objetivo principal es apoyar aquellos procesos relacionados con los cálculos de los pagos de
remuneraciones de los empleados, emisión de liquidación de sueldos, pagos de cotizaciones
previsionales, cálculos contables, entre otros; módulo de reclutamiento y selección, apoya el
proceso de reclutamiento de los candidatos aspirantes a un cargo y al proceso de selección del capital
humano en una organización.

Tipos de Procesos:
  Procesos Centrales: Son aquellos claves para satisfacer los requerimientos y
necesidades del cliente, Servicio al cliente, etc.

 Procesos de Soporte: Son aquellos necesarios para que los procesos centrales operen
eficaz y eficientemente. Son de apoyo y generalmente tienen poco contacto con el cliente
externo. Ejemplo: Adquisiciones, Recursos Humanos, Auditoría, Contabilidad.

Principales distribuidores de Software ERP para Recursos Humanos

Actualmente tanto en el mercado local como en el internacional existe una amplia gama de soluciones
informáticas que buscan atender los requerimientos de las empresas, por lo que te invitamos a revisar
las características principales de algunos del software disponibles en el mercado.

Algunos de ellos son:

 SAP RRHH
 Payroll
 Oracle
 Meta 4
 Peoplesoft
 Defontana People
 Softland
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Variables de selección para la decisión de un Software ERP para RRHH:

Variables internas.

Están asociadas a las características del producto software desde una perspectiva interna, la calidad
del software se evalúa mediante mediciones en base a los requerimientos internos, es decir, aquellos
requerimientos funcionales y que son detectados en el área de recursos humanos, y están asociados
a procesos internos que se requieren automatizar para mejorar la gestión al interior del área, por lo
tanto, cualquier aspecto asociado a la calidad del producto software puede ser corregido o mejorado
dentro de las etapas del proceso de desarrollo del producto.

Variables externas.

Están asociadas a las características del producto de software desde una perspectiva externa, se
refiere a los atributos de calidad del software que se evalúan en un ambiente de ejecución y simulación,
se realizan pruebas que permitan detectar si se están cumpliendo aspectos asociados a la ejecución
del producto. Estas variables están asociadas a requerimientos no funcionales que son aquellos que
se enfocan en el diseño y en la implementación.

Variables de uso.

Son las variables asociadas a la de la calidad del producto de software cuando éste es ejecutado y
utilizado en un ambiente y contexto de uso específico. Este tipo de variables tienen relación con el
grado de satisfacción de los usuarios que harán uso del producto software. El concepto de usuario,
está asociado a las personas que interactúan con el software y que pueden ser personal desarrollador
del producto, personal encargado de hacer mantenciones al producto y usuarios finales que son
aquellas personas que harán uso del producto para realizar sus labores al interior de una empresa.
 Criterios de evaluación de un Software ERP

Para poder evaluar y seleccionar un Software ERP para Recursos Humanos, se deben considerar las
necesidades que se desean cubrir en el Departamento de Recursos Humanos, esto es lo que se
conoce como requerimientos del Software. Para ello, es necesario conocer los procesos propios del
área de Recursos Humanos y detectar cuál o cuales de ellos son los que requieres ser apoyados
mediante el uso de alguna herramienta informática, en este caso de un Software ERP para Recursos
Humanos.

Los requerimientos se dividen en requerimientos Funcionales y No Funcionales, para poder

establecerlos, se deben considerar él o los procesos que se requieren apoyar a través de la
automatización de éstos, de modo tal, que exista un real beneficio asociado a la eficiencia en la
ejecución y aporte de información fidedigna, oportuna y que la información que proporcione el Software
constituya parte de los insumos requeridos en el proceso de toma de decisiones otorgando valor a la
empresa.

Por lo tanto, para poder evaluar el Software, se deben considerar criterios que constituyen las variables
a evaluar en el proceso de selección, estos son:

 Requerimientos Funcionales: corresponde al grado en el que el Software satisface las

necesidades planteadas según los siguientes criterios:

 Flexibilidad: Capacidad del Software para adaptarse a los requerimientos del usuario.

 Seguridad: Que el Software proteja los datos y la información tanto de las personas como
de sistemas que no estén autorizados para acceder a hacer lectura o modificaciones,
como así también no denegar el acceso a las personas o sistemas que sí estén
autorizados para acceder a él.
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 Confiabilidad: grado en el que se espera que un Software cumpla con su función y con la
precisión requerida.

 Continuidad: continuar operativo frente a interrupciones en el proceso de ejecución del

Software.

 Tolerancia: Capacidad del Software para mantenerse operativo y seguir funcionando ante
fallas.

 Adaptabilidad: Capacidad del producto software para ser adaptado a diferentes entornos,
sin la necesidad de aplicar mecanismos distintos de aquellos proporcionados al software
para este propósito.

 Requerimientos No Funcionales: son los requerimientos cuyo foco está en cambios en el

diseño o la implementación.

 Iteroperabilidad: Esfuerzo requerido para acoplar un sistema con otro, es decir, para
interactuar con otras aplicaciones.

 Eficiencia: Habilidad del software para responder a una petición de usuario con la
velocidad apropiada bajo condiciones determinadas.

 Accesibilidad: acceso al Software desde distintos tipos de hardware ( Desktop, laptop,

Tablet, iphone, smartphone)

 Intuitivo: permite que el usuario final pueda utilizar el software con el mínimo esfuerzo,
está asociado con la “amigabilidad” que puede presentar un Software para un usuario.
  Coexistencia: Capacidad del Software para coexistir con otras aplicaciones en forma
paralela en un entorno común y compartir recursos.

 Portabilidad: Esfuerzo que se necesita para transferir el programa de un ambiente de sistema

de hardware o software a otro.

Concluyendo, a la hora de elegir entre las alternativas de Software ERP para RRHH que se encuentran
disponibles en el mercado, es importante conocer e identificar la presencia de determinadas variables
que conforman los criterios de selección adecuada de un producto Software acordes a las necesidades
del área de recursos humanos en una determinada empresa. Una vez que se han determinado los
requerimientos funcionales y no funcionales que se desea que estén presentes en el Software, existen
factores adicionales a considerar como, por ejemplo:
 Costo ( $)
 Servicios Post Venta ( soporte).
 Capacitación.
 Trayectoria de la empresa desarrolladora en el mercado, esta información por lo general está
disponible en el sitio web de la empresa desarrolladora o distribuidora, la podemos encontrar
en la sección en la que publican los Clientes a los que han venido el producto.

Todos los factores mencionados permiten la elección adecuada para satisfacer las necesidades que
pudiesen existir al interior del Departamento de Recursos Humanos.
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