Código: FT-M1-MCO-12

MATRIZ DE RIESGOS EN PROCESOS DE CONTRATACIÓN Versión: 01

Fecha aprobación: 28/09/2017

Objeto del Proceso de Contratación: Prestación servicios técnicos para realizar auditoría interna del Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el Trabajo y acompañamiento de los auditores internos de la Empresa para la Seguridad Urbana – ESU

RIESGOS
Consecuencia de la Nivel de riesgo Nivel de riesgo
N° Etapa Fuente Tipo Riesgo Probabilidad Impacto Asignación Tratamiento Controles Probabilidad Impacto
ocurrencia del evento inherente residual

1. Revisión de los históricos de

Especificaciones solicitadas por
1 Externa Operacional fuera del alcance de los
interesados a presentarse
Declaración desierta
requerimientos de los clientes
1 2 2 ESU Abrir nuevo proceso 1 1 1
2.Revisión y validación de las variables
jurídicas, financieras y técnicas por parte
de las áreas correspondientes

1. Obligatoriedad de referenciamiento de
precios
2. Actualización permanente de la
Realización incompleta o Devolución por parte del Realizar estudios de información consignada
2 Interno Operacional inoportuna de estudios de comité . Atrazo en la 1 2 2 ESU mercado 3. Rastreo adecuado e integral de la 1 1 1
mercado contratación. oportunamente información de cada mercado
4.Realizar la contratación con tiempos
oportunos que permitan una adecuado
proceso
Planeación

1. Publicación en el portal de contratación

Falta de conocimiento de los de la ESU
Enviar correo con la
3 Interno Operacional potenciales proponentes sobre la Declaración desierta 1 2 2 ESU 2. Realización de referenciamiento de 1 1 1
convocatoria
convocatoria de contratación mercado
3. Invitación a participar

1. Revisión detallada e integral del

Contratación inadecuada,
Revisión de pliegos requerimiento de compra
oferentes inadecuados,
Inadecuada formulación de por personal que 2. Revisión y aprobación por parte de las
4 Interno Operacional incumplimientos y retrazos 1 3 3 ESU 1 2 2
pliegos de condiciones interviene antes de su áreas correspondientes de las diferentes
en el proceso de
publicación variables
contratación.

1. Revisión detallada e integral del

requerimiento de compra
Los documentos requeridos,
Revisión de 2. Experiencia por la empresa contratante
requisitos habilitantes y factores Retrazo en la contratación.
documentos o en aspecto técnicos y de contratación
5 Interno Operacional de verificación y evaluación no Declaración desierta del 2 4 8 ESU 1 2 2
requisitos habilitantes correspondientes al objeto a contratar
son los apropiados para el objeto proceso.
oportunamente. 3. Revisión y aprobación por parte de las
a contratar
áreas correspondientes de las diferentes
variables

Revisión de
1. Estricto cumplimiento a los pliegos de
Incumplimiento en los propuestas y
Inadecuada evaluación de condiciones y/o Manual de Contratación
6 Interno Operacional pliegos, sanciones o 2 4 8 ESU evaluación validada 1 3 3
potenciales contratistas 2. Verificación y validación por parte de las
inhabilidades por parte de las areas
áreas correspondientes
correspondientes
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Objeto del Proceso de Contratación: Prestación servicios técnicos para realizar auditoría interna del Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el Trabajo y acompañamiento de los auditores internos de la Empresa para la Seguridad Urbana – ESU

1. Publicación en el portal de contratación

Declaración de desierto del Retrazo en la contratación Inicio de nuevo de la ESU
7 Externa Operacional proceso por carencia de o cambio de modalidad en 1 2 2 ESU proceso de 2. Realización de referenciamiento de 1 1 1
proponentes la contratación. contratación mercado
3. Invitación a participar

1. Validación y verificación de condiciones

Declaración de desierto del en la etapa de planeación
Retrazo en la contratación Inicio de nuevo
proceso por incumplimiento de 2. Respuesta oportuna a las inquietudes
8 Externa Operacional o cambio de modalidad en 1 2 2 ESU proceso de 1 1 1
los pliegos de condiciones por presentadas por los proponentes
la contratación. contratación
parte de los proponentes 3. Realización de referenciamiento de
mercado

1. Seguimiento estricto al cronograma de

actividades de la respectiva solicitud.
Incumplimiento de 2. Respuesta oportuna a las inquietudes
Retrasos en los tiempos
tiempos estimado del presentadas por los proponentes.
9 Externo Operacional estipulados para la adjudicación 3 4 12 ESU Ampliación de plazos 2 3 6
proceso afectando la 3. Acompañamiento por parte de la
del contrato
operación de la entidad. Secretaria General de la ESU.
4. Aprobación por parte del comité de
gerencia al informe de evaluación

Retrasos en la legalización del Incumplimiento de 1. Claridad en las especificaciones

Interno contrato, pólizas y Acta de Inicio tiempos estimado del solicitadas en los pliegos de condiciones.
10 Operacional 1 3 3 CONTRATISTA Ampliación de plazos 1 2 2
Selección

Externo que afecta la inicio de la proceso afectando la 2. Publicación informe de evaluación

ejecución contractual operación de la entidad. 3. Seguimiento por parte de la ESU

1. Claridad en los pliegos y condiciones

2. Respuesta oportuna a las observaciones
Declaración desierta - Revisar pliegos presentas por los proponentes en la etapa
La cantidad resultante de
retrasos en el proceso de nuevamente, de publicación
oferentes elegibles no es la
11 Externa Operacional contratación- 1 3 3 ESU responder las 3. Hacer la respectiva subsanación en caso 1 2 2
mínima requerida por el Manual
incumplimientos para la observaciones de requerirse con el apoyo de la Secretaria
de Contratación
prestación del servicio oportunamente General
4. Verificación de la documentación
aportada

1. Definición de la priorización por parte de

Priorizar los
los directivos responsables
Requerimiento inoportuno del Sanciones, inhabilidades, ESU / requerimientos,
12 Externo Operacional 1 2 2 2. Determinación de protocolos internos 1 1 1
servicio por parte del cliente deterioro del servicio CONTRATISTA establecer acuerdos
para atender estas situaciones que
de servicio
involucren a todas las áreas vinculadas
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Adulteración de documentos Verificiaciónd e 1. Verificación de la documentación

13 Externo Operacional Inhabilidades, sanciones. 1 2 2 CONTRATISTA 1 1 1
por parte de los oferentes documentación legal aportada

Adecuada 1. Revisión de las propuestas por parte del

Incremento de costos,
Generar acciones permitiendo el contratación basado área misional y de las áreas de apoyo.
14 Interno Operacional sanciones, procesos 1 4 4 ESU 1 3 3
favorecimiento de proveedores en el principio de la 2. Revisión por parte del Comité de
disciplinarios.
transparencia Gerencia

Indebida exoneración de
Control y supervision 1. Claridad en las especificaciones
expedición de pólizas o Incumplimiento de las
Interno por parte del solicitadas en los pliegos de condiciones o
15 Operacional constitución inadecuada o tardía obligaciones contractuales 1 3 3 ESU 1 2 2
Externo Supervisor del estudios previos
de las garantías contractuales por parte del contratista
Contrato
exigidas

Revisión de 1. Elaboración clara y coherente del

Sanciones, procesos documentos documento contractual de conformidad
Inadecuada formulación del disciplitarios, contractual por parte con las especificaciones solicitadas en los
Contratación

16 Interno Operacional 1 3 3 ESU 1 2 2

documento contractual obligatoriedad de realizar de los procesos como pliegos de condiciones o estudios previos
adiciones o modificaciones juridica, financiera, 2. Verificación y validación de la Secretaría
etc. General u otras áreas de interés

1. Cumplimiento de los términos

Incumplimiento de la publicación Sanciones, procesos Publicación en estipulados en la ley y en el Manual de
17 Interno Operacional 1 2 2 ESU 1 1 1
del contrato disciplitarios. tiempos definidos. Contratación
2. Firma oportuna de los contratos

Incrementos en costos,
1. Seguimiento y control por parte del
terminación de contrato,
Incumplimiento de las supervisor de la ESU
sanciones,
18 Externa Operacional obligaciones contractuales por 1 2 2 CONTRATISTA Aplicación de pólizas. 2. Comunicación clara y efectiva acerca de 1 1 1
indemnizaciones, retrasos
parte del contratista todas las obligaciones del contrato
en operatividad de la
3. Respaldo de garantías al contrato
entidad
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1. Seguimiento y control por parte del

Incrementos en costos, supervisor de la ESU
Configuración de circunstancias terminación de contrato, 2. Comunicación constante entre el
externas que impiden el sanciones, ESU / supervisor y el cliente y entre el supervisor
19 Externa Operacional 1 3 3 Aplicación de pólizas. 1 2 2
cumplimiento de las obligaciones indemnizaciones, retrasos CONTRATISTA y el proveedor
contractuales en operatividad de la 3. Definición precisa de las circunstancias
entidad que no constituirán fuerza mayor o caso
fortuito
Ejecución

1.Seguimiento y control por parte del

Sobre ejecución por parte del Incrementos en costos y Adición de contrato y
supervisor de la ESU
20 Externa Operacional contratista en el desarrollo de sus hallazgos por mala 2 2 4 ESU reconocimiento en 1 1 1
2. Claridad en la redacción de las cláusulas
obligaciones planeación acta de liquidación

1. Disposición de cláusulas coherentes con

la administración de los recursos y la forma
Entrega oportuna de
de pago del contratista
Interno Retrasos en el pago a los Incremento en costos por recibo de satisfacción
21 Operacional 1 1 1 ESU 2. Oportuna gestión de cobro de los 1 1 1
Externo contratistas intereses moratorios para pago
recursos a administrar
respectivos.
3. Comunicación permanente y efectiva
entre las áreas de pago y de ejecución
1. Información oportuna al proveedor y al
Cancelación o postergación del Incremento en costos por
supervisor del contrato.
22 Externa Operacional servicio requerido por parte del incumplimiento del 3 3 9 CONTRATISTA Aplicación de pólizas. 2 2 4
2. Negociar la aceptación de la
cliente contrato, sanciones
modificación

Seguir los conductos

No concurrencia del contratista 1. Documentación del trámite para la
Realizar liquidación establecidos por la
23 Externa Operacional para suscribir el documento de 3 2 6 ESU suscripción de la liquidación 2 1 2
unilateral norma para la
Liquidación

liquidación 2. Liquidación unilateral

liquidación resectiva

1. Seguimiento y control por parte del

Disparidad en el cruce de cuentas Conciliación y buena supervisor de la ESU
Externa Demoras en la liquidación
24 Operacional y obligaciones pendientes al 2 2 4 ESU supervisión al 2. Gestión documental adecuada 1 1 1
Interna o terminación de contrato
momento de la liquidación contrato 3. Disposición de cláusulas claras en el
documento contractual

PROBABILIDAD IMPACTO
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