Apuntes y temas para el parcial del 27-abril.

Unidad 3:

 Proceso administrativo, conjunto de funciones y actividades que se desarrollan

en una organización, orientadas en la consecución de los fines y objetivos. Se
constituye por cinco etapas o fases básicas y tres subyacentes. Las características
de este proceso son las siguientes.
 Concepción sistemática, este proceso alude a los aspectos dinámicos de
la organización, por lo tanto los resultados obtenidos surgen de las
interacciones entre todos los procesos. Cada una de las etapas es en sí
misma un proceso cíclico y con realimentación.
 Orden lógico, es también una descripción de la forma en que el
administración debe analizar y resolver los problemas que se le
presentan a la organización.
 Secuencialidad, la noción del proceso alude a una secuencia ordenada
de pasos o etapas. Es orden, es un orden lógico y metodológico, no
temporal. Cada etapa del proceso tiene su propia dinámica y secuencia
de pasos a seguir.
 Simultaneidad, en el mismo momentos en distintas áreas o sectores de la
organización se desarrollan actividades vinculadas a diferentes etapas
del proceso.
 Carácter cíclico del proceso, el proceso es además, un ciclo porque la
fase de control realimenta a la planificación, recomenzando la secuencia.
 Etapas del proceso administrativo, etapas básicas.
 Planificación, conjunto de actividades conducentes a la formulación de
planes para el logro de los objetivos, prever algo.
 Organización, consiste en el conjunto de actividades dirigidas al diseño
de la estructura formal de la organización y la definición de los
procedimientos para la ejecución de las tareas, ¿Quién?, ¿dónde?,
¿Cómo?, ¿con que?
 Dirección, conjunto de actividades que desarrolla el administrador con
el fin de conducir a las personas y orientar las actividades planificadas
hacia el logro de los objetivos, conducción a las personas.
 Coordinación, armonizar y sincronizar el esfuerzo individual dentro del
grupo o equipo de trabajo con respecto a su magnitud, tiempo y
sentido, con el objeto de lograr una acción unificada dirigida a la
obtención de los objetivos, sincronizar (orden)
 Control, es el conjunto de actividades orientadas a la medición de
resultados, su comparación con los objetivos planificados, la
determinación de los desvíos y el análisis de sus causas, monitorear lo
que pasa.
 Etapas del proceso administrativo, etapas subyacentes.
 Decisión, proceso analítico que consiste en identificar problemas,
elaborar alternativas de solución y seleccionar aquellas que serán
 aplicadas para reiniciar el ciclo administrativo o implantar acciones
correctivas, elegir.
 Comunicación, intercambio de mensajes entre personas, o entre
personas y dispositivos o entre dispositivos en el marco de las
actividades que se llevan a cabo en la organización, transmitir.
 Influencia, proceso por el cual una o más personas o un grupo o una
organización determinan el comportamiento de otra persona, personas,
grupo u organización, querer que el otro haga lo que yo quiero.
 Proceso de adopción de decisiones, el proceso decisorio es el conjunto de actos,
de enunciados posibles, que el decisor deberá realizar para llegar a la elección
de una alternativa, manteniendo coherencia o consistencia con axiomas u
objetivos prefijados. Decidir es un proceso mental voluntario con el fin de elegir
un curso de acción y solo uno, entre un conjunto de cursos de acción
alternativos.
 Elementos de este proceso
 Variables, todos aquellos aspectos que el decisor percibe que va a influir
en la decisión.
‥ Variables controlables, sobre las cuales el decisor puede ejercer
influencia.
‥ Variables no controlables, sobre las cuales el decisor no puede
ejercer influencia.
 Estado de naturaleza, suma de los valores asumidos por cada una de las
variables en un momento determinado.
 Problema u oportunidad de decisión, brecha existente entre la realidad
prevista y la anhelada por el decisor.
 Modelo de decisión, un modelo es una versión simplificada de la
realidad. Sirve para indicar alternativas óptimas, en términos de
objetivos y de las variables del sistema.
 Resultados, grado de obtención de los objetivos.
 Alternativas, distintas soluciones aplicables al problema.
 Restricciones, todo aquello que limita el normal desarrollo del proceso
decisorio, pueden ser internas y/o externas a la organización e incluso
estar presentes dentro de la esfera de responsabilidad o de la mente del
decisor.
 Universo, entendemos a la realidad o el estado de las cosas. El límite de
los elementos nos da una determinada definición de universo, está
fijado y definido por el observador, sea este el decisor o un tercero.
 Influencia, es el proceso por el cual un agente “A” modifica la conducta
prevista de “B”. El agente “A” puede tener influencia absoluta o
influencia relativa sobre “B”
 Etapas del proceso decisorio (conjunto de actividades estructuradas en pasos,
fases o etapas para llegar a la decisión)
 Entrada, la información que constituye la entrada al proceso, pueden
provenir:
‥ Fuentes de alimentación establecidas a tal fin.
 ‥ Realimentación de los efectos producidos por la decisión
anterior.
‥ Adopción de una decisión de la misma naturaleza.
‥ Otras fuentes.
 Función de transferencia o el proceso de decisión en sí, proceso
mediante el cual la entrada de información se convierte en una decisión,
este mismo involucra distintas actividades.
‥ Inteligencia, investigar o indagar el ambiente para encontrar las
condiciones que exigen una decisión, demanda al decisor
encontrar la naturaleza del problema, estudiar circunstancias
económicas, técnicas, políticas y sociales con el objeto de conocer
las condiciones que exijan acciones nuevas.
‥ Proyección, despliegue o diseño de alternativas, tiene que ver
con encontrar, desarrollar y analizar posibles cursos de acción,
líneas de conducta o alternativas para resolver el problema.
‥ Elección, es la evaluación de consecuencias y escogencia o
elección de la alternativa para afrontar el problema que se
considera más adecuada por sus consecuencias, costos,
beneficios u otros argumentos.
‥ Revisión, evaluación de las decisiones adoptadas.
 Salida, está constituida por las respectivas decisiones, las que alimentan
el subsiguiente proceso de influencia que las transforma en acciones y
así contribuye a efectivizar los propósitos finales del sistema
administrativo, directivo o gerencial.
 Tipos de decisiones
 Según si están sujetas a una respuesta definida previamente
‥ Las decisiones programadas son las que responden a problemas
de carácter repetitivo, rutinarios, estables, estructurados y
generalmente referidos a variables internas.
‥ Las decisiones no programadas, son aquellas que surgen por
problemas nuevos, no repetitivos, de carácter excepcional,
imprevistos, innovadores, no estructurados, impredecibles, con
referencia a variables externas e inestables y generalmente de
gran trascendencia para la organización.
 De acuerdo al tema sobre el que se decide
‥ Político – estratégicas, si se refiere a cuestiones claves para la
vida, el rumbo y el porvenir de la organización.
‥ Táctico – logística, es aquella que corresponde a la conducción de
las actividades y a la forma de instrumentarlas.
‥ Operativas, se refiere a problemas relacionados con el trabajo
cotidiano de cada área o sector, y a una serie de actos y tareas
para lograr objetivos prefijados para una actividad en un
periodo de tiempo más limitado.
 De acuerdo al plazo
‥ Corto plazo, menos de un año.
 ‥ Mediano plazo, entre uno y tres años, aunque el plazo anual es el
más usual.
‥ Largo plazo, más de tres años.
 Grado de conocimiento de las variables
‥ Decisión en caso de certeza, existe certeza cuando se conoce el
estado que habrán de asumir las variables no controlables por el
decisor.
‥ Decisión en caso de riesgo, las decisiones ante riesgo implican
que pueden asociarse probabilidades de ocurrencia a distintos
estados del contexto o variables no controlables.
‥ Decisión en incertidumbre, existe incertidumbre cuando no se
cuenta con información como para hacer una estimación del
comportamiento del contexto.
 Proceso de planificación
 La planificación es entendida como una forma de toma de decisiones
acerca de cursos de acción futuros, es un proceso mediante el cual se
elige un curso o modo de acción, un conjunto de medios para el logro de
los objetivos y la presentación de los fines. También se puede decir que
es un proceso intelectual que consiste en la determinación consciente de
los cursos de acción y la fundamentación de decisiones en os fines,
conocimientos y estimaciones razonadas.
 Conceptos vinculados
‥ Planificar, identificar cual es el resultado que queremos
conseguir, antes de hacer las cosas para conseguirlo.
‥ Programa, constituyen un complejo de actividades, recursos y
otros elementos necesarios que se deben emplear para el logro
de una meta.
‥ Proyecto, se diferencian de los programas porque llevan
implícita alguna inversión de capital, lo que requiere un proceso
de evaluación técnica especial.
‥ Política y estrategia, política es un principio o un conjunto de
principios relacionados con su regla o reglas de acción.
Estrategia es un plan general para que la organización alcance
sus objetivos en el contexto de las fuerzas de ambiente que
escapan al control de la empresa.
‥ Pronósticos, son proyecciones a las que le incorporamos
componentes subjetivos acerca del comportamiento de las
variables consideras, como por ejemplo los probables escenarios
en los cuales les tocara actuar.
 Etapas del proceso de planificación.
‥ Establecimiento de predicciones acerca de la organización y su
medio. Evolución de los sistemas sociales, económicos y políticos,
evolución del mercado, evolución de la competencia, evolución del
ambiente interno y análisis F.O.D.A, fortaleza, oportunidades,
debilidades y amenazas.
 ‥ Especificación de los objetivos. Objetivos, metas y cursos de acción
(alternativa 1, alternativa 2, alternativa 3, alternativa 4)
‥ Establecimiento de líneas de acción alternativas, ya que cada
objetivo puede alcanzarse mediante acciones distintas, solas o
combinadas. Este concepto se asimila a Equifinalidad como
característica de los sistemas abierto en la teoría de sistemas.
‥ Especificación y asignación de los medios, objetivos (¿Para qué?),
actividades, programas de tareas (¿qué?), recursos (¿con que?),
asignación de responsabilidades (¿quién?), procedimientos
(¿cómo?), tiempo, cronogramas (¿cuándo?), presupuestos
detallados (¿cuánto?)
‥ Incorporación al sistema de control, es importante determinar el
flujo de información de retroalimentación para determinar el
progreso y los problemas de ejecución y adaptación.
 Niveles de planificación
‥ Planeamiento a largo plazo o estructural, involucra aspectos
estructurales del sistema de organización.
‥ Planeamiento anual a de gestión, implica la elaboración de
presupuestos de ventas, inventarios, producción, personal,
compras, resultados económicos, posición financiera, etcétera.
‥ Planeamiento a corto plazo u operativo, comprende la
programación de las ventas, la producción, el movimiento
financiero, etcétera, para lapsos que generalmente no van más allá
de dos o tres meses.
 Principios de la planificación
‥ Contribución al objetivo, la razón de ser de la planificaciones es
que la confeccione los planes tenga por objetivo, facilitar mediante
el detalle de actividades, recursos, métodos, etcétera para el logro
de objetivos de la organización.
‥ La primicia en los procesos y la iniciación en la alta gerencia, es la
primera función de la administración y tiene su origen en el nivel
más alto de la estructura ya que es el responsable del logro de los
objetivos.
‥ Sincronización e integración, los planes a largo plazo están
sincronizados con los de mediano y corto plazo.
‥ Flexibilidad, el proceso de planificación debe adaptarse a las
condiciones cambiantes del contexto.
‥ Acorde a políticas, los planes se diseñan teniendo en cuenta las
políticas de la organización, principios y valores que fijan los
grandes lineamientos a seguir.
‥ Continuidad, los planes deben ser continuos, en una suerte de
solución de continuidad a fuerza de ser efectivos.
 Enumeración de las más importantes herramientas y técnicas de
planificación.
 ‥ Técnicas para evaluar el ambiente (exploración ambienta y de
escenarios, conocimiento de la competencia y anticipación de
decisiones gubernamentales)
‥ Tipos de pronósticos (pronósticos de ingresos y de egresos,
pronósticos tecnológicos y pronósticos cualitativos y cuantitativos)
‥ Comparación de modelos o benchmarking.
‥ Presupuestos (de ingresos, egresos, ganancias, ventas, efectivo,
gastos en capital, fijos o variables, personal)
‥ Herramientas de planificación operacional o de programación del
trabajo (diagrama de Gantt, de carga, análisis de red PERT)
‥ Otras herramientas (análisis de punto de equilibrio, programación
lineal, teoría de las filas de espera o de colas, teoría de
probabilidades, análisis marginal, simulación, evaluación y
administración de proyectos, etcétera.)
 Proceso de control, es necesario establecerlo para ver si los rendimientos, es
decir, lo que se obtiene en realidad coincide o está de acuerdo con lo que se
esperaba obtener.
 Requisitos de un sistema de control eficaz
‥ Ser adecuados reflejando la naturaleza y las necesidades de la
actividad en forma objetiva, que diferirán en extensión y
naturaleza según el nivel de quien lo aplica.
‥ Adaptarse a cada actividad, las que tendrán un control apropiado a
ellas, aunque existan algunos de tipo generalizando o de fácil
adaptación.
‥ Manifestar rápidamente los desvíos y ser oportunos y continuos,
deben manifestar rápidamente los desvíos e incluso detectarlos
antes que se produzcan.
‥ Su aplicación continua es preferible a los esporádicos, las acciones
de control parecen ser más efectivas cuando mantienen una
medida continua realizando pequeños ajustes en las operaciones
constantemente. La información debe ser oportuna.
‥ Ser económicos, correctos y excepcionales. El costo del control no
debe superar a la utilidad esperada.
‥ Ser flexibles y adaptables, para generar correcciones eficaces y
efectivas.
‥ Reflejar el modelo organizacional y ser claros, simples, fáciles de
entender y comunicar, tanto respecto del desvió como de la medida
correctiva.
 Todo proceso de control debería incluir los siguientes aspectos.
‥ La medición de resultados y comparación con objetivos, planes y
estándares.
‥ La comunicación mediante informes de los resultados de control.
‥ El análisis de los desvíos con respecto a los objetivos, planes y
estándares, de manera de determinar en forma fehaciente las
causas.
 ‥ El establecimiento de cursos de acción alternativos que permitan
corregir los desvíos.
‥ La selección e implementación del curso de acción más favorable.
‥ El seguimiento que permita establecer la efectividad de la acción
correctiva.
 Etapas del proceso de control
‥ Determinar las características del objeto de control, es el elemento o
condición controlada. Hay que definir que se va a controlar o
medir.
‥ Establecer normas, que representan una actuación deseada, su
alcance y los puntos de control. Definir el objeto, los momentos en
que se realiza el control y los aspectos que abarca.
‥ Desarrollar un método y elegir instrumentos con sensibilidad
capaz de medir una característica controlada.
‥ Aplicar y desarrollar un mecanismo de comparación de la
información de los resultados con los objetivos
‥ Determinar el desvió o sea las diferencias entre lo real y lo
esperado, considerando un rango de variación tolerable.
‥ Fijar una política de decisión para la acción correctiva y determinar
quién y que ha de decidir.
 Los desvíos pueden tener distintas causas
‥ Incertidumbre, en la etapa de planificación puede ser que no se
haya subido el comportamiento de ciertas variables.
‥ Acontecimientos inesperados, hechos o circunstancias que
directamente nadie vislumbro al planificar.
‥ Fallas, interrupciones o demoras en la ejecución de las tareas y
actividades debido a múltiples factores e incluso a que el
responsable no tiene competencia o jurisdicción para salvarlas.
‥ Errores humanos, inconvenientes en el proceso, problemas con los
equipos.
 Tipos de controles
‥ Según el momento en que se realiza se clasifica en ex - ante
(anterior a la actividad o acción a controlar, preliminar, preventivo
o anticipado o anterior a la acción), concomitante (concurrente,
simultaneo, mientras se realiza la actividad o acción a controlar) y
ex – post (posterior o correctivo, después de ejecutada la actividad
o acción)
‥ En concordancia con los niveles de planificación se clasifican en
control operativo (se desprende de los planes operativos para
asegurar que las tareas se realicen efectiva, eficaz y eficientemente),
un control táctico – logístico (de gestión o administrativo, apra
asegurar que los recursos se usen adecuadamente y que las
decisiones de los niveles intermedios sean adecuadas) y un control
político – estratégico (para asegurar la supervivencia y adaptación
de la organización al medio.)