PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y MANUALES

Toda empresa necesita en algún momento documentar el trabajo que

realizan los empleados para poder responder a las interrogantes: ¿quién?,
¿cómo?, ¿cuándo?, ¿con que frecuencia?, o ¿por autorización de quien?
Se llevan a cabo los procesos. La necesidad de establecer manuales
administrativos surge de varias razones y conllevan a las organizaciones
a elaborar todos los procedimientos que se siguen en el trabajo diario. Con
frecuencia se conoce que en muchas empresas desconocen el trabajo de
cada uno de sus funcionarios por esta razón cuando se enferman, se
despide o se retiran de la institución hay la dificultad que no se puede
reemplazar a la persona. Esta debilidad se da aun más en el departamento
contable ya que muchas instituciones tienes periodos de cierre de la
información ya sea mensual o anual donde el tiempo de cumplimiento es
corto e inflexible. Esta es una de las razones por la cual los manuales
dentro de una institución tienen importancia como herramienta para el
manejo y planificación de los recursos organizacionales, sean estos
recursos humanos o materiales.

Importancia de la Documentación

La necesidad de documentación surge como una respuesta para reflejar

el trabajo realizado por los empleados en algún tipo de instrumento
organizacional. Mediante el proceso de documentación, todas las
actividades son plasmadas de tal forma que cualquier empleado
debidamente autorizado puede tener acceso y conocer dicha información.

La documentación de los sistemas se realiza por las siguientes razones:

• Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organización.

• Instruir a los empleados acerca de aspectos tales como: objetivos,

políticas, normas, procedimientos, funciones y autoridad.

• Servir de guía para la ejecución de las tareas de los empleados.

• Servir de guía para la evaluación de la eficiencia operacional.

• Sistematizar los procedimientos que se emplean en la empresa.

• Normalizar el desarrollo de las tareas.

• Servir de guía para el entrenamiento de personal de reciente ingreso.

COSTOS DE LOS MANUALES.

Al principio de documentar las tareas y procedimientos pueden superar los

beneficios tangibles de los manuales, sin embargo, a medida que el
proceso se va desarrollando la organización debe ver a los manuales como
una herramienta gerencial que ayudara en la evaluación, control y análisis
de la empresa en términos, por ejemplos, de la eficiencia operacional. Tres
tipos de costos podemos distinguir en el desarrollo de los manuales:

 De desarrollo.
 De implantación.
 De mantenimiento.

Costos de desarrollo:

Están representados por todos los costos en que la empresa tiene que
incurrir para el inicio del proceso de documentación tales como:
planificación del personal de apoyo involucrado, consultores
especializados, herramientas de software a utilizar, tiempo adicional en
que deben incurrir los empleados en sus horas laborables diarias para
participar en el proyecto y cualquier otro costo necesario para iniciar y
desarrollar el plan de documento.

Costos de implantación:

Están representados por todos aquellos costos necesarios para dar a

conocer el contenido de los manuales y darles vigencias a todos los niveles
que apliquen en la organización. Dentro de esta categoría se debe incluir
las horas de entrenamiento al personal los ejemplares que se elaboran
para cada uno de los empleados que lo requieran, el manual como
herramienta de trabajo y cualquier otro costo necesario para ponerlo en
vigencia y uso.

Costos de mantenimiento:
Están representados por las actualizaciones periódicas que normalmente
tienen los manuales sean éstos por cambios menores o revisiones totales
a su contenido, por innovacaciones tecnológicas, cambios operativos o
promulgación de leyes y reglamentos que impliquen el desarrollo de
nuevos procedimientos o la actualización de los ya existentes.

TIPOS DE MANUALES

Dentro de las técnicas para documentar una empresa se pueden encontrar

distintos tipos de manuales, cada uno para un determinado fin. En el
manual de los contextos de la organización estos se clasifican en:

 De sistemas, métodos y procedimientos manuales

 Sistemas computarizados

MANUALES DE SISTEMAS, MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS

MANUALES

Estos a su vez se pueden subdividir en:

Específicos

 Manuales de técnicas: se explican las pautas, pasos o

procedimientos que deben seguirse para aplicar alguna técnica
específica.
 Manual de actividades: muestra los pasos a seguir en diferentes
situaciones de trabajo.

Genéricos

Manual de organización: incluye todos aquellos aspectos que detallan la

estructura, sus relaciones y las responsabilidades de cada empleado.

Ejemplo del contenido de un manual de organización:

 Índice numérico
 Introducción
- Breve reseña histórica de la empresa o
departamento
- Justificación de la realización del manual
  Instrucciones para el manejo y modificaciones del
manual
 Definición de conceptos básicos
- Objetivos
- Políticas
- Responsabilidades
- Relaciones de trabajo
 Objetivos de la empresa
 Estructura organizativa
 Deberes y responsabilidades de los niveles directivos
 Descripción detalladas de cargo

 Descripciones de cargo: es un narrativo que explica las

responsabilidades y deberes para cada cargo definido en los
organigramas.

Manual de política: este documenta las guías de acción generales en

diferentes áreas de una empresa.

Manual de normas y procedimientos: detalla todos los procedimientos

que se realizan en la empresa.

 Norma: detalla la forma como se debe llevar a cabo un

procedimiento.

Un manual de normas de procedimiento debe tener al menos

lo siguiente:

- Índice numérico
- Introducción
- Instrucciones para el manejo y modificaciones de los
aspectos tratados en el manual
- Definición de conceptos básicos
- Normas
 - Procedimientos
- Formularios
- Instructivos de los formularios

MANUAL DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS

Estos documentan los sistemas que contemplan el uso de un computador

en un alto número de operaciones o procedimientos.

Estos se pueden clasificar en:

a) Usuario: explican en forma general como funciona un sistema

mecanizado

b) De operación: presentan mayor nivel de detalle que los manuales de

usuario

c) De documentación de sistemas: plasman todo el proceso de análisis de

sistema. Estos a su vez se sub. Dividen en:

-De diseño físico: especifica la organización de los datos en la

computadora. Estos manuales deben incluir aspectos como:

- Tipo de almacenamiento (disco duro, unidad de cinta etc.)

- Nombre del archivo

- Diseño del registro

- Periodicidad de actualización

- Etiqueta que lo identifica en el medio de almacenamiento

- Forma de organización

-De procesos: muestran todos los aspectos referentes al

procesamiento de los datos.

-De salidas: muestran los reportes y como fueron diseñados.

MANUALES DE CONTABILIDAD
Dentro del área contable, los manuales tienen una aplicación sumamente
amplia ya que permiten guiar el trabajo que debe llevar a cabo el personal
del departamento de contabilidad. Específicamente los manuales
aplicables en el área contables son:

- De políticas contables
- De código contable
- De normas y procedimientos contables

MANUALES DE POLÍTICAS CONTABLES

Detallan las políticas contables que se siguen respecto a los registros

contables. Estos a su vez tienen dos subdivisiones:

a) Políticas generales de contabilidad: declaraciones que enuncian la

aceptación de los principios de contabilidad generalmente aceptados, tales
como:

- Entidad

- Realización

- Periodo contable

- Costo histórico

- Negocio en marcha

- Unidad económica

- Revelación suficiente

- Importancia relativa

b) Políticas especificas de contabilidad: tratamientos contables aplicables

a operaciones especificas en los estados financieros.

MANUAL DE CÓDIGO CONTABLE

Este detalla todas y cada una de las cuentas, su naturaleza u la forma en

que se debitan o acreditan.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Detalla bajo el esquema de responsable/acción todos los procedimientos

contables. Este tipo de manuales debe establecer las normas que sean
aplicables a cada uno de los procedimientos previamente definidos.