GJ-M-03 Manual para El Tramite y Respuesta A Requerimientos Ivc

MANUAL PARA EL TRAMITE Y RESPUESTAS A REQUERIMIENTOS DE
ENTES IVC
Código: GJ-M-03 Actualización: 07 Resp. Operativo: Director Jurídico
Fch. Actualización: 2020.ago.26 Nivel de Operación: Nacional – Sucursales
VERSION FECHAS PAGINAS DESCRIPCION DEL CAMBIO

01 2013.feb.28 - Lanzamiento
02 2014.may.08 Todos Se modifican las actividades de acuerdo a la operación real
Se cambia el formato
03 2015.mar.19 Todos - Se unifican los procedimientos de GJ-P-A2-01 Atención y seguimiento a derechos de
petición, GJ-P-A1-01 Respuesta a requerimientos externos recibidos en la nacional y
GJ-P-A1-02 Atención a requerimientos de entes de IVC recibidos en la sucursal.
- Se eliminan la utilización de los formatos GJ-F-01 Seguimiento a requerimientos, GJ-
F-03 Seguimiento a derechos de petición.
04 2015.Jul.13 Todos - Se incluye nueva ley estatutaria Ley 1755 de 2015 en punto 2 requisitos legales y
normativos.
- Se incluye concepto de requerimiento y se amplía concepto derecho de petición en
punto 3. Definiciones.
- Se incluye la tarea 1.1
- Se incluye en las advertencias “todos los requerimientos al momento de ser radicados
deben ser enviados a manera de copia a control interno por parte de quien recibe la
correspondencia”
05 2017.may.19 Todos - Se actualiza la codificación del procedimiento de acuerdo a la nueva estructura del
sistema
- Se actualiza la denominación de los cargos de acuerdo a la nueva estructura
organizacional
- Se actualizan las actividades del procedimiento
06 2019.nov.22 Todas - Se revisa y ajusta el documento
- Se convierte el documento de procedimiento a manual para mayor descripción del
tema de tramite y respuesta a requerimientos de IVC antes se denominaba
07 2020.ago.26 Todas “GJ-P-01 TRAMITE Y RESPUESTAS A REQUERIMIENTOS DE ORGANOS DE
IVC” ahora “GJ-M-03 MANUAL PARA EL TRAMITE Y RESPUESTAS A
REQUERIMIENTOS DE ENTES IVC”
- Se actualizan todas las actividades
- Se amplia el contenido del documento
Elabora: Revisa: Aprueba: Pág. 1 de 13

Director Jurídico Director de Procesos y Calidad Presidente Ejecutivo
[FUERA DE LA INTRANET ES COPIA NO CONTROLADA]
ENTES IVC
TABLA DE CONTENIDO
1 INTRODUCCION ...................................................................................................................................................... 3
2. OBJETIVO ................................................................................................................................................................ 4
3. REQUISITOS LEGALES Y NORMATIVOS ................................................................................................................... 4
4. DEFINICIONES ......................................................................................................................................................... 4
5. DESCRIPCION DEL PROCESO ................................................................................................................................... 5
5.1. RECEPCIÓN Y REMISIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS ...................................................................................... 9
5.2. PROYECCIÓN DE LAS RESPUESTAS ............................................................................................................... 10
5.3. SEGUIMIENTO Y CONTROL PARA RESPUESTAS OPORTUNAS....................................................................... 10
5.4. REVISIÓN DE LOS PROYECTOS DE RESPUESTAS ........................................................................................... 10
5.5. ENVÍO Y RADICACIÓN DE LAS RESPUESTAS .................................................................................................. 10
5.6. SEGUIMIENTO Y REPORTE DE CUMPLIMIENTO............................................................................................ 11
6. INSTRUMENTOS PARA REALIZAR EL MONITOREO Y SEGUIMIENTO A LAS RESPUESTAS ENVIADAS ................... 11
7. OBLIGACIONES, DEBERES Y FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES POR LA EJECUCION DEL MANUAL .................. 11
8. FALTA Y SANCIONES ............................................................................................................................................. 12

ENTES IVC
1 INTRODUCCION
COOSALUD EPS como Entidad Administradora de Planes de Beneficios (EAPB) está sujeta permanentemente a
riesgos operativos, por lo cual, en el marco de la implementación de mejores prácticas Organizacionales –Código de
Conducta y de Buen Gobierno, la empresa debe estar orienta a la adecuada Prestación del servicio, aseguramiento
en Salud y la realización de los fines de la Entidad.
COOSALUD EPS como EAPB tiene la obligación conforme a lo estipulado en la Circular 07 de 2017, de garantizar las
prácticas Organizacionales de Buen Gobierno, por lo que se requiere un Buen Gobierno Corporativo que promueva
la transparencia, eficiencia y celeridad.
Que El Ministerio de Salud y Protección Social, La Superintendencia Nacional de Salud, La Contraloría General de la
República, La Procuraduría General de la Nación, La Adres, La Cuenta de Alto Costo, entes territoriales, veedurías y
demás entidades dentro de sus competencias de Vigilancia y Control, tienen la gestión y tramite de requerimientos,
solicitudes de información, trámite de investigaciones y reportes de información obligatorias periódicas y
excepcionales.
Por lo anterior, el incumplimiento en las respuestas, reportes recurrentes y periódicos de información a los Entes
IVC, constituiría en un alto riesgo a la empresa en la continuidad del negocio.
Que como quiera que la atención, seguimiento y respuesta al Sistema General de requerimientos de información y
al Sistema General de reportes de informaciones periódicas y recurrentes, a los Entes de IVC y demás entidades, son
responsabilidades de acuerdo al área y funciones que desempeñan de los VICEPRESIDENTES, REPRESENTANTES
LEGALES DE AREA, GERENTES Y DIRECTORES NACIONALES, GERENTES REGIONALES, GERENTES DE SUCURSALES,
DIRECTORES DE SUCURSALES, DIRECTORES DE AGENCIA Y RESPONSABLES DE PROCESOS EN TODOS LOS NIVELES DE
LA ORGANIZACIÓN y que de acuerdo con lo establecido en el Estatuto Societario de Coosalud EPS, contratos de
trabajo, manuales de funciones, reglamento interno de trabajo, procesos, procedimientos, otros manuales y demás
documentos complementarios de COOSALUD EPS SA.
Ahora bien, la ley 100 de 1993 dio origen al Sistema General de Seguridad Social, cuyo objetivo principal propendió
por garantizar el mejoramiento de calidad de vida de la población colombiana, a través de la ejecución de planes que
ofrecieran cobertura integral a las contingencias relacionadas con el menoscabo de la salud y la capacidad económica
de los habitantes del territorio nacional.
Así las cosas, con el fin de lograr el bienestar individual y la inclusión de la comunidad, se crearon las Entidades
Promotoras de Salud (EPS) que hoy en día se mantienen vigentes y garantizan la cobertura de las contingencias
relacionadas a la salud humana tanto de la población contribuyente, como de la población vulnerable.
COOSALUD, como Entidad Promotora de Salud, ha asumido la obligación de garantizar la prestación efectiva de los
servicios de salud que requiera su población afiliada, disponiendo para ello todas las herramientas logísticas, técnicas
y jurídicas que permita a sus usuarios ejercer con libertad y participación del Derecho Fundamental que les asiste.

ENTES IVC
El presente Manual contiene la descripción de los criterios abordados para responder los requerimientos de Entes
de Inspección Vigilancia y control. Al mismo tiempo, con el desarrollo de cada uno de estos apartes, se resaltan los
puntos relevantes y se recomiendan actuaciones para la defensa de los intereses de la compañía.
De este modo, con este documento se pretende mejorar el conocimiento en los aspectos sustanciales y garantizar
las respuestas y reportes de información, dentro de los parámetros óptimos de calidad, oportunidad, coherencia y
eficiencia.
2. OBJETIVO
Definir los lineamientos para responder y resolver de manera oportuna, completa y de fondo por toda la gestión y
trámite de requerimientos, solicitudes de información, trámite de investigaciones y reportes de información
obligatorias, radicadas por el Ministerio de Salud y Protección Social, la Superintendencia Nacional de Salud, la
Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación, Ministerio del Trabajo, la Adres, la Cuenta
de Alto Costo, Entes territoriales, veedurías y demás entidades dentro de sus competencias de Vigilancia y Control u
otras asignadas, que se reciban y notifiquen diariamente en COOSALUD EPS SA.
3. REQUISITOS LEGALES Y NORMATIVOS
- Constitución Política de Colombia

- Código Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA (Ley 1437 del 2011)
- Ley 57 de 1985
- Ley 1755 de 2015
- Ley 100 de 1993
- Normas regulatorias de los órganos de vigilancia
- Demás normas legales aplicables
4. DEFINICIONES
• REQUERIMIENTO: Acto de comunicación por el que un órgano de inspección, vigilancia y control solicita a la
organización se exprese de un asunto o realice una determinada actividad o conducta.
• ENTES IVC SECTOR SALUD: Son organismos que tienen asignadas competencias de Vigilancia, Inspección y/o
Control del Sector Salud, los siguientes: El Ministerio de Salud y Protección Social, la Superintendencia
Nacional de Salud, el Instituto Nacional de Salud - INS, las Entidades territoriales, los Tribunales de Ética
Médica.
• ENTES IVC: Son organismos que tienen asignadas competencias de Vigilancia, Inspección y/o Control
Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República, Defensoría del Pueblo, Fiscalía General
de la Nación.

ENTES IVC
• AGENTES DE VIGILANCIA, INSPECCIÓN Y CONTROL: Son las personas naturales o jurídicas que coadyuvan en
el ejercicio de las funciones de vigilancia, inspección y control, tales como Revisorías Fiscales, Auditorías
Externas, Auditorías Médicas, interventorías, Oficinas de Control Interno, Veedurías y asociaciones de usuarios
o sobre organismos del Sector Salud.
• SISTEMA DE VIGILANCIA, INSPECCIÓN Y CONTROL: Conjunto de organismos, agentes, normas y procesos de

vigilancia, inspección y control, articulados entre sí para permitir el ejercicio eficaz y eficiente de las funciones
de inspección, vigilancia y control en forma tal, que con observancia de los principios establecidos cumplan
con los objetivos planteados en el presente procedimiento.
• SUJETOS DE VIGILANCIA, INSPECCIÓN Y CONTROL: Son sujetos de Vigilancia, Inspección y Control todas las
personas naturales y jurídicas públicas, privadas o mixtas que cumplan funciones de aseguramiento,
financiamiento, administración, generación, gestión, ejecución de recursos, prestación y control de los
servicios de salud, de acuerdo con las competencias legales asignadas.
5. DESCRIPCION DEL PROCESO
Nº DESCRIPCION DE LA TAREA RESPONSABLE NIVEL REGISTRO

1. Recepcionar la correspondencia y radicarla en el aplicativo de Recepcionista Suc Requerimientos
Gestión Documental. Auxiliar de gestión radicados
documental- Nal
recepción
2. Revisar, clasificar, analizar y caracterizar por tipo o nivel de
complejidad la resolución de los requerimientos de IVC, los Correo
Analista jurídico I Nal
cuales deberán caracterizarse en Bajo, medio y alto, conforme electrónico
a los criterios establecidos en el presente documento.
3. Proyectar la plantilla de respuesta, detallando expresamente
cada uno de los puntos y preguntas que deberán resolverse Correo
de fondo, conforme a lo solicitado por el Ente de IVC, electrónico
indicando: funcionarios responsables, sentido de la
Analista jurídico I Nal
proyección, término de respuesta, pruebas que sustenten la
contestación y que se pretendan hacer valer. Definir el tiempo
de entrega de la respuesta que, en todo caso, deberá ser
inferior al término del requerimiento.
4. Se podrá citar a mesa de trabajo para revisar el requerimiento Secretaria
caracterizado como de alta complejidad de resolución, para lo General/Director Correo
Nal
cual se convocará al vicepresidente y líderes de áreas Jurídico/subdirector electrónico
involucradas en proyectar la respuesta. de control interno
5. Remitir a los líderes responsables, la solicitud de la respuesta Analista jurídico I Correo
Nal
junto con la plantilla precitada. electrónico
6. Remitir diariamente a los vicepresidentes el listado de los Correo
Secretaria General Nal
requerimientos de IVC para su respectiva gestión. electrónico

ENTES IVC
7. Recibir solicitud de trámite y gestión de respuesta del

Vicepresidente/
requerimiento. Revisar, analizar y proyectar respuesta al Nal/ Correo
Lideres de áreas
requerimiento teniendo en cuenta lo especificado por el área Suc electrónico
responsables
jurídica.
8. En caso de necesitar información de la dirección de riesgos
corporativos, realizar la solicitud de manera inmediata Correo
Vicepresidente Nal
concertado los insumos necesarios de manera que se pueda electrónico
cumplir con la fecha de entrega establecida.
9. Entregar la proyección de la respuesta y soportes, en el Respuesta
término establecido por el área jurídica. La respuesta debe Vicepresidente Nal Proyectada
estar debidamente firmada.
10. Revisar la respuesta y soportes entregados por la Director Jurídico
Vicepresidencia. Secretaria General
Nal
Dirección de riesgos Respuesta
corporativos Proyectada
11. En caso de inconsistencias, se devuelve inmediatamente junto Correo
con los soportes al vicepresidente y/o líderes responsables, electrónico
Director Jurídico Nal
para su ajuste y anexo de los soportes adicionales
correspondientes.
12. Revisar la inconsistencia de la respuesta, corregir y anexar los Vicepresidente/ Respuesta
soportes y enviar el mismo día la respuesta definitiva a Lideres de áreas Nal Proyectada
Jurídica Nacional. responsables
13. Revisar la respuesta definitiva y entregar al Analista Jurídico
para su radicación. Director Jurídico Nal Correo
electrónico
14. Validar la respuesta de los requerimientos clasificados como
de alta complejidad con el Asesor Externo, para su concepto y Analista Jurídico II Nal Correo
observaciones. electrónico
15. Recibir respuesta definitiva junto con los soportes. En caso de Analista Jurídico II
Nal
que se pueda radicar vía correo electrónico, proceder a la Radicación del
radicación por este medio copiando al Funcionario de Gestión documento
documental para su cargue inmediato en el aplicativo. En caso
de que sea radicación en físico, entregar al Auxiliar de gestión
Asesor jurídico Suc
documental o recepcionista para su radicación al destinatario.
La oficina nacional radica todo lo que es Supersalud y Órganos
IVC de nivel nacional y las Sucursales lo de la regional.
16. Radicar respuesta y registrar fecha de contestación de la Auxiliar de gestión Respuesta
comunicación o requerimiento en el Aplicativo, con el soporte documental- Nal radicada
de la radicación sea el correo electrónico, documento con recepción
constancia de radicado y/o el volante de mensajería según
corresponda. Cargar a Docuware y archivar los documentos Recepcionista Suc
soporte enlazándolo con el requerimiento. La oficina nacional

ENTES IVC
radica todo lo que es Supersalud y Órganos IVC de nivel

nacional y las Sucursales lo de la regional.
17. Hacer seguimiento diario a la oportunidad de las respuestas a Reporte de
las comunicaciones a través de Docuware, exportando la Subdirector de requerimientos
Nal
información desde la herramienta y enviando reporte a la control interno
Secretaria General.
18. Requerir a los vicepresidentes en caso de que la respuesta no Correo
haya sido allegada al área jurídica, conforme a lo solicitado y/o Secretaria General Nal electrónico
lo estipulado en el requerimiento de información.
19. Verificar la oportunidad de las respuestas a las Reporte de
comunicaciones y proceder de conformidad con lo Subdirector de requerimientos
Nal
establecido en el Reglamento Interno de Trabajo en caso de control interno
incumplimiento.

ENTES IVC
Flujograma del proceso

ENTES IVC
5.1. RECEPCIÓN Y REMISIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS
Al auxiliar de gestión documental o recepcionista, según sea el caso, le corresponde recepcionar la correspondencia
y radicarla en el aplicativo de Gestión Documental.
Una vez el proceso de radicación se haya surtido, le corresponde al Analista Jurídico I del nivel Nacional revisar,
clasificar, analizar y caracterizar por tipo o nivel de complejidad de resolución los requerimientos de IVC, conforme
a los criterios establecidos a continuación:
1. BAJA COMPLEJIDAD DE RESOLUCIÓN: Son los referentes a insatisfacción del usuario, inoportunidad en la
prestación del servicio, verificación del cumplimiento en la asignación de citas, procedimientos y entrega de
medicamentos, verificación de cumplimiento de sentencias de tutelas proferidas por las autoridades
judiciales, traslado de afiliados, entre otros.
2. MEDIANA COMPLEJIDAD DE RESOLUCIÓN: Son los referentes a la red de servicios, contratación,

Incumplimientos en el flujo oportuno de los recursos a IPS dentro y fuera de nuestra red de Prestadores,
Incumplimiento a acuerdos conciliatorios, verificación del cumplimiento de la prestación oportuna de los
servicios de salud de nuestros afiliados, cumplimiento a Resoluciones y disposiciones normativas, prestación
del servicio de salud, casos del estado de excepción, Irregularidades en el traslado y afiliación de usuario,
dificultades en la concertación de acuerdos para la suscripción de contratos con la red de prestadores,
dificultades en la liquidación de los contratos de prestación de servicios.
3. ALTA COMPLEJIDAD DE RESOLUCIÓN: Son los referentes a RIPSS, informe de visitas de auditorías efectuadas
por los Entes de IVC, Planes de mejoramiento, Investigaciones administrativas sancionatorias, modelo de
atención en salud, inconsistencias en la calidad de la información financiera y salud reportada,
requerimientos referentes a la reorganización empresarial. En esto caso, se requerirá convocar a mesa de
trabajo con todos los líderes de área que deban intervenir en la proyección de la respuesta.
Para poder remitir a los responsables de estructurar la respuesta que se dará al requerimiento, el Analista Jurídico I
del Nivel Nacional, debe proyectar la plantilla de respuesta, detallando expresamente cada uno de los puntos y
preguntas que deben resolverse de fondo, conforme a lo solicitado por el Ente de IVC, indicando: funcionarios
responsables, sentido de la proyección, término, pruebas que sustenten la contestación y que se pretendan hacer
valer.
Del mismo modo, en el correo que se envíe se debe señalar el tiempo de entrega de la respuesta que, en todo caso,
deberá ser inferior al término otorgado por el Ente.
NOTA: En los casos que se requiera citar a mesa de trabajo para revisar el requerimiento caracterizado como de alta
complejidad de resolución, se debe convocar a los vicepresidentes y líderes de áreas involucradas en proyectar la
respuesta.

ENTES IVC
5.2. PROYECCIÓN DE LAS RESPUESTAS
Dependiendo de la asignación que se haga, de acuerdo al contenido del requerimiento, el vicepresidente o el Líder
del Área, debe revisar, analizar y proyectar respuesta al requerimiento teniendo en cuenta lo especificado por el
área jurídica.
En caso de necesitar información de la dirección de riesgos corporativos, deberá realizar la solicitud de manera
inmediata concertado los insumos necesarios de manera que se pueda cumplir con la fecha de entrega establecida.
Entregar la proyección de la respuesta y soportes, en el término establecido por el área jurídica. La respuesta debe
estar debidamente firmada. En caso de que el área responsable considere necesario la solicitud de prórroga para
la contestación del requerimiento, deberá este solicitarlo previa justificación de los motivos que lo sustenten.
5.3. SEGUIMIENTO Y CONTROL PARA RESPUESTAS OPORTUNAS
El Subdirector de Control Interno se encargará de actualizar diariamente una matriz de control en la que se agreguen
los requerimientos que se recibieron en el día inmediatamente anterior. De igual manera, el Subdirector de Control
Interno, debe verificar diariamente cuales son los requerimientos próximos para vencerse para notificar a la
Secretaria General en caso de que las proyecciones de respuesta no hayan sido remitidas por los responsables de
cada área dentro de los plazos establecidos por el área jurídica.
La Secretaria General requerirá a los vicepresidentes en caso de que la respuesta no haya sido allegada al área
jurídica, conforme a lo solicitado y/o lo estipulado en el requerimiento de información.
5.4. REVISIÓN DE LOS PROYECTOS DE RESPUESTAS
Corresponde a la Dirección Jurídica Nacional, Secretaria General y la Dirección de Riesgos Corporativos (en los casos
en que se requiera reporte de datos que deberán ser previamente validados por el CIC) revisar la respuesta y
soportes entregados por la Vicepresidencia o el área a quien se le asignó la responsabilidad de responder para
verificar si en ella se desarrollan de fondo todos los puntos demandados por el Ente.
En caso de presentarse inconsistencias, debe devolverse inmediatamente junto con los soportes al vicepresidente
y/o líderes responsables, para su ajuste y anexo de los soportes adicionales correspondientes.
NOTA: En caso de que la respuesta sea devuelta, el responsable de la respuesta debe subsanar los errores señalados
y enviar el mismo día la respuesta definitiva a Jurídica Nacional.
5.5. ENVÍO Y RADICACIÓN DE LAS RESPUESTAS
El Analista Jurídico II, debe recibir respuesta definitiva junto con los soportes aprobados y proceder con el envío de
esta.

ENTES IVC
En caso de que se pueda radicar vía correo electrónico, proceder a la radicación por este medio copiando al
Funcionario de Gestión documental para su cargue inmediato en el aplicativo DOCUWARE. En caso de que sea
radicación en físico, entregar al Auxiliar de gestión documental o recepcionista para su radicación al destinatario.
Una vez radicado en físico el requerimiento ante el destinatario, el Auxiliar de Gestión Documental o recepcionista,
debe cargar a Docuware constancia de radicado y archivar los documentos soporte enlazándolo con el requerimiento
inicial.
La oficina nacional radica todo lo que es Supersalud y Órganos IVC que se gestionen y tramiten desde el nivel nacional
y en las Sucursales lo que se gestione y tramite en la Sucursal o regional.
5.6. SEGUIMIENTO Y REPORTE DE CUMPLIMIENTO
El Subdirector de Control Interno debe hacer seguimiento diario a la oportunidad de las respuestas radicadas a través
de Docuware, exportando la información desde la herramienta y enviando reporte a la Secretaria General.
Verificar la oportunidad de las respuestas a las comunicaciones y proceder de conformidad con lo establecido en el
reglamento interno de trabajo en caso de incumplimiento.
6. INSTRUMENTOS PARA REALIZAR EL MONITOREO Y SEGUIMIENTO A LAS RESPUESTAS ENVIADAS
- Correos electrónicos.
- DOCUWARE.
- Documentos
- Matriz de seguimiento y control
7. OBLIGACIONES, DEBERES Y FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES POR LA EJECUCION DEL MANUAL
Son obligaciones, deberes y funciones directas de los VICEPRESIDENTES, REPRESENTANTES LEGALES DE AREA,
GERENTES Y DIRECTORES NACIONALES, GERENTES REGIONALES, GERENTES DE SUCURSALES, DIRECTORES DE
SUCURSALES, DIRECTORES DE AGENCIA Y RESPONSABLES DE PROCESOS EN TODOS LOS NIVELES DE LA
ORGANIZACIÓN, las siguientes:
Responder y resolver de manera oportuna, completa y de fondo por toda la gestión y trámite de requerimientos,
solicitudes de información, trámite de investigaciones y reportes de información obligatorias periódicas y
excepcionales, radicadas por el Ministerio de Salud y Protección Social, la Superintendencia Nacional de Salud, la
Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación, Ministerio del Trabajo, la Adres, la Cuenta
de Alto Costo, Entes territoriales, veedurías y demás entidades dentro de sus competencias de Vigilancia y Control u
otras asignadas, que se reciban y notifiquen diariamente en COOSALUD EPS SA.
Son obligaciones inherentes y directas de los VICEPRESIDENTES, REPRESENTANTES LEGALES DE AREA, GERENTES Y
DIRECTORES NACIONALES, GERENTES REGIONALES, GERENTES DE SUCURSALES, DIRECTORES DE SUCURSALES,
DIRECTORES DE AGENCIA Y RESPONSABLES DE PROCESOS EN TODOS LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN, según las
funciones que desempeñan y las gestiones asignadas a su cargo de acuerdo a la estructura organizacional, manuales,

ENTES IVC
procesos y procedimientos de Coosalud S.A, Circulares, Resoluciones, Directivas, lineamientos y disposiciones

normativas expedidas en el marco del Sistema General de Seguridad Social en Salud, garantizar, asegurar y efectuar
los informes, respuestas, reportes periódicos y excepcionales de información y demás gestiones asociados, dentro
de los parámetros de calidad, cobertura, coherencia, oportunidad, pertinencia, fluidez, transparencia, resolución de
fondo y completa conforme al contenido requerido por los Entes IVC y demás entidades relacionadas en la directiva.
Son obligaciones inherentes y directas de los VICEPRESIDENTES, REPRESENTANTES LEGALES DE AREA, GERENTES Y
DIRECTORES NACIONALES, GERENTES REGIONALES, GERENTES DE SUCURSALES, DIRECTORES DE SUCURSALES,
DIRECTORES DE AGENCIA Y RESPONSABLES DE PROCESOS EN TODOS LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN, asegurar
y garantizar la oportunidad y cargue de los reportes periódicos, sistemáticos, continuos, elaborar y cumplir los
planes de mejoramiento que correspondan y remitir la información necesaria para la adecuada gestión y operación,
a través de la plataforma establecida por los Órganos de Inspección, Vigilancia y Control, conforme a los lineamientos
y normatividad vigente, de acuerdo a las funciones, deberes y asignaciones que les corresponda.
La SECRETARIA GENERAL, tiene asignada la responsabilidad de notificar diariamente vía electrónica a los
Vicepresidentes de la compañía, requerimientos, solicitudes de información, trámite de investigaciones y reportes
de información obligatorias periódicas y excepcionales, para la gestión de su respectiva respuesta. En caso de
incumplimiento deberá requerir por escrito al respectivo vicepresidente informando el término perentorio para su
respuesta, de lo cual compulsará copia a la Presidencia Ejecutiva, indicando requerimientos abiertos y no resueltos,
lo cual, es un indicador de medición de la gestión que no será medida por su capacidad de responder los
requerimientos, sino de resolverlos de fondo y en la oportunidad que le corresponda, implementando estrategias
de intervención de las causas orientadas a disminuirlas, toda vez que al no realizarlos o incumplirlos generan riesgos
graves para la compañía.
La gestión , intervención y resolución de requerimientos y reportes referentes a afiliados en condición de riesgo,

pacientes con enfermedades crónicas y degenerativas, niños, mujeres embarazadas, personas en condición de
discapacidad, debilidad manifiesta y adultos mayores, desplazados, entre otra población protegida, deben ser
resueltas inmediatamente y de acuerdo a las normas legales aplicables, por los VICEPRESIDENTES, REPRESENTANTES
LEGALES DE AREA, GERENTES Y DIRECTORES NACIONALES, GERENTES REGIONALES, GERENTES DE SUCURSALES,
DIRECTORES DE SUCURSALES, DIRECTORES DE AGENCIA Y RESPONSABLES DE PROCESOS EN TODOS LOS NIVELES DE
LA ORGANIZACIÓN, según les sea asignado.
8. FALTA Y SANCIONES
La no adopción e incumplimiento de las directrices impartidas en este manual y las directivas emitidas por la
Presidencia Ejecutiva sobre la gestión, trámite y respuesta a requerimientos de entes IVC y reportes obligatorios de
información a los órganos de IVC y otras entidades, tendrá las sanciones disciplinarias establecidas en el Reglamento
Interno de Trabajo y Código Disciplinario adoptado por COOSALUD EPS, los cuales hacen parte integral del Contrato
de trabajo suscrito con todos los trabajadores de la compañía.
Las sanciones disciplinarias impuestas de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de Trabajo y Código
Disciplinario no eximen al investigado o sancionado de la responsabilidad civil, disciplinaria, fiscal, administrativa o
penal a que haya lugar.

ENTES IVC
Los VICEPRESIDENTES responderán ante la PRESIDENCIA EJECUTIVA, en caso de incumplimiento a la directiva

presidencial y de sus documentos asociados por el incumplimiento de las funciones, obligaciones y deberes que les
corresponde.
En el evento en que se imponga sanción pecuniaria, en virtud del ejercicio de la función de control sancionatoria por
parte de la Superintendencia Nacional de Salud u otra entidad, contra el Presidente Ejecutivo, Representante Legal
y/o cualquier sujeto sancionable de COOSALUD EPS, conforme al artículo 4º de la Ley 1949 de 2019 y el artículo
130A de la ley 1438 de 2011 o de otras normas legales aplicables y se determine la responsabilidad disciplinaria,
previa garantía del Derecho al Debido Proceso, se repetirá contra el VICEPRESIDENTES, SECRETARIA GENERAL,
REPRESENTANTES LEGALES DE AREA, GERENTES Y DIRECTORES NACIONALES, GERENTES REGIONALES, GERENTES DE
SUCURSALES, DIRECTORES DE SUCURSALES, DIRECTORES DE AGENCIA, COORDINADORES DE UPA, GESTORES
MUNICIPALES Y RESPONSABLES DE PROCESOS EN TODOS LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN cuando por su acción
u omisión hubiese generado las motivaciones de los actos administrativos sancionatorios. Así mismo, se procederá
a solicitar el llamado en garantía y la vinculación de dicho sujeto infractor al proceso sancionatorio, adelantando
en contra de la entidad y/o Representante Legal.
Para la recuperación de los recursos de COOSALUD y/o recursos propios del Presidente ejecutivo y/o Representante
Legal sancionado pecuniariamente, se tramitará proceso de repetición, previo trámite disciplinario adelantado
contra el funcionario que dió origen a la sanción, el cual se surtirá de acuerdo a lo regulado por el reglamento interno
de trabajo, con las garantías del derecho al Debido Proceso Constitucional.
Si el Presidente Ejecutivo, Representante Legal y/o cualquier sujeto sancionable de COOSALUD EPS, es sancionado
con amonestación escrita, multas y/o remoción por parte de la Superintendencia Nacional de Salud u otras
entidades, por incumplimiento a las acciones descritas en la directiva presidencial o en este documento, se procederá
a tramitar inmediatamente, el proceso disciplinario establecido de conformidad con el Reglamento Interno de
Trabajo, vinculando a todos los funcionarios que por acción u omisión dieron lugar a la sanción, advirtiéndoles que
la presente falta se configura como falta gravísima.
En los eventos en que se imponga sanción disciplinaria en virtud de la potestad preferente correccional y
disciplinaria que ejerce la Procuraduría General de la Nación, la Contraloría General de la República u otra entidad,
al Presidente Ejecutivo y/o Representante Legal y/o cualquier sujeto sancionable, de COOSALUD EPS, por no cargar
información o radicar respuesta oportuna y de fondo a los requerimientos impetrados por dicha entidad, o por violar
normas regulatorias, se tramitará en Coosalud EPS, proceso disciplinario contra los funcionarios que por acción u
omisión dieron lugar a la sanción, imponiéndose conforme a la falta cometida y al grado de culpabilidad,
advirtiéndoles que la presente falta se configura como falta gravísima de conformidad con lo establecido en el RIT.
Los representantes legales de Coosalud EPS, responderán ante los entes de control por los actos investigativos
motivados por el incumplimiento de las funciones, deberes y otros asignadas a sus cargos, de acuerdo a lo
establecido en el Estatuto Societario de Coosalud EPS, Manuales de Funciones, Procesos, Procedimientos, Directivas
y otros documentos obligantes, así como por los establecidos en las normas que regulan el Sistema General de
Seguridad Social en Salud (SGSSS).
Lo anterior, también se aplicará por las conductas o infracciones establecidas en el artículo 3 Ley 1949 de 2019,
teniendo en cuenta las obligaciones, deberes y funciones de los titulares del cargo.

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MANUAL PARA EL TRAMITE Y RESPUESTAS A REQUERIMIENTOS DE

VERSION FECHAS PAGINAS DESCRIPCION DEL CAMBIO

Elabora: Revisa: Aprueba: Pág. 1 de 13

Elabora: Revisa: Aprueba: Pág. 2 de 13

Elabora: Revisa: Aprueba: Pág. 3 de 13

3. REQUISITOS LEGALES Y NORMATIVOS

- Constitución Política de Colombia

Elabora: Revisa: Aprueba: Pág. 4 de 13

• SISTEMA DE VIGILANCIA, INSPECCIÓN Y CONTROL: Conjunto de organismos, agentes, normas y procesos de

5. DESCRIPCION DEL PROCESO

Nº DESCRIPCION DE LA TAREA RESPONSABLE NIVEL REGISTRO

Elabora: Revisa: Aprueba: Pág. 5 de 13

7. Recibir solicitud de trámite y gestión de respuesta del

Elabora: Revisa: Aprueba: Pág. 6 de 13

radica todo lo que es Supersalud y Órganos IVC de nivel

Elabora: Revisa: Aprueba: Pág. 7 de 13

Flujograma del proceso

Elabora: Revisa: Aprueba: Pág. 8 de 13

5.1. RECEPCIÓN Y REMISIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS

2. MEDIANA COMPLEJIDAD DE RESOLUCIÓN: Son los referentes a la red de servicios, contratación,

Elabora: Revisa: Aprueba: Pág. 9 de 13

5.2. PROYECCIÓN DE LAS RESPUESTAS

5.3. SEGUIMIENTO Y CONTROL PARA RESPUESTAS OPORTUNAS

5.4. REVISIÓN DE LOS PROYECTOS DE RESPUESTAS

5.5. ENVÍO Y RADICACIÓN DE LAS RESPUESTAS

Elabora: Revisa: Aprueba: Pág. 10 de 13

5.6. SEGUIMIENTO Y REPORTE DE CUMPLIMIENTO

6. INSTRUMENTOS PARA REALIZAR EL MONITOREO Y SEGUIMIENTO A LAS RESPUESTAS ENVIADAS

7. OBLIGACIONES, DEBERES Y FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES POR LA EJECUCION DEL MANUAL

Elabora: Revisa: Aprueba: Pág. 11 de 13

procesos y procedimientos de Coosalud S.A, Circulares, Resoluciones, Directivas, lineamientos y disposiciones

La gestión , intervención y resolución de requerimientos y reportes referentes a afiliados en condición de riesgo,

Elabora: Revisa: Aprueba: Pág. 12 de 13

Los VICEPRESIDENTES responderán ante la PRESIDENCIA EJECUTIVA, en caso de incumplimiento a la directiva

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