Caja y bancos

Dentro de los medios de pago más comúnmente utilizados en la operatoria habitual de una organización nos encontramos con el dinero
en efectivo y con los movimientos bancarios. Estos últimos se encuentran materializados mediante el uso del cheque o los depósitos.
En esta lectura desarrollaremos el rubro del activo que agrupa a las llamadas disponibilidades que conforman estos conceptos antes
mencionados. Conocer el uso contable de las cuentas que los representan nos permitirá dar correcto reflejo en nuestra contabilidad a
este tipo de movimientos.

Caja y bancos. Conceptos y composición del rubro

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Caja y bancos. Conceptos y composición del rubro

Agustín González es un visionario emprendedor, de profesión ingeniero en sistemas. Con 35 años de edad, lleva ya
casi 10 años en el mercado de los servicios de marketing para empresas. Desarrolla canales e-commerce para sus
clientes, crea y pone en acción campañas comerciales por redes sociales, sitios web, entre otras acciones. Este
sector de servicios tuvo una explosión de demanda en los últimos cinco años donde, para las empresas y negocios
ya no fue suficiente el contar con un local comercial estéticamente atractivo y una buena atención. Las condiciones
de mercado exigieron que se deba “salir a buscar” y “cazar” al cliente y, para ello, fue necesario innovar, desarrollar
nuevos canales de ventas. Debido al avance de las redes sociales y las comunicaciones virtuales, ese canal fue el
de la venta y marketing digital.

Agustín es único dueño de su empresa, la cual denominó Global Marketing digital and e-commerce. Actualmente
trabaja junto a 4 empleados, 3 de ellos con perfiles enfocados a diseño y marketing digital, y una empleada que se
encarga de la atención al cliente y la administración de la empresa, la cual opera junto al resto del equipo desde una
oficina co-working ubicada en la ciudad de Río Cuarto. Trabajan todos bajo la dinámica de horarios flexibles, delegan
trabajos por objetivos a los tres integrantes del equipo de desarrollo. Agustín delega a Mariela (la empleada
administrativa) funciones administrativas y contables, y de pre y posventa de los servicios. Prestan servicios a
empresas y clientes de todo el país ya que la actividad de la empresa permite el trabajo remoto y el trato con el
cliente bajo esta modalidad.

En cuanto a las contrataciones de servicios realizadas con los clientes, la mayoría son confirmadas mediante el
pago de un 30 % del presupuesto definido al cliente en el momento de encargarse el inicio del trabajo, en tanto, el 70
% restante del precio es cancelado al momento de la presentación del informe con los resultados de la campaña de
marketing digital o al presentarse el producto solicitado por el cliente (este puede ser el diseño de una sitio web e-
commerce para la empresa cliente, una campaña en redes sociales, acciones de SEO -search engine optimization- o
SEM -search engine marketing- para promocionar productos o promociones de la empresa, entre otros servicios). 

El medio de pago más utilizado por los clientes que contratan servicios con Global Marketing digital and e-
commerce es la transferencia bancaria o los depósitos en cuenta de la empresa. El efectivo se usa en el caso de
que el cliente contrate de manera presencial (con Agustín o Mariela) algún servicio. 

Como ya dijimos, en este capítulo desarrollaremos el rubro disponibilidades, el cual forma parte del activo de la
empresa.

Veamos, en primera instancia, la definición conceptual.

  Concepto caja y bancos: es el dinero en efectivo y saldos bancarios en el país y del exterior, y otros varios de poder cancelatorio y liquidez
similar.

Características del rubro: liquidez inmediata, medio de pago, posee poder cancelatorio ilimitado.

Exponemos, ahora, los componentes que integran este rubro.

Figura 1: Componentes del rubro caja y bancos

Fuente: elaboración propia.

la inclusión es restrictiva y es importante que sea correcta para interpretar la situación de la empresa u

organización. No se incluyen: anticipos, cheques posdatados ni depósitos a plazo fijo.

 Importante: la inclusión en este rubro es restrictiva y es importante que sea correcta para interpretar correctamente la situación de la
empresa. No deben incluirse: anticipos, cheques posdatados, ni depósitos a plazo fijo. 

Revisemos cada uno de los elementos que describimos en la figura 1 y, mediante un ejemplo obtenido de las
operaciones comerciales de la empresa Global Marketing digital and e-commerce veremos cómo se lleva a la
práctica contable el registro:

Efectivo en moneda nacional: conformado por el dinero de curso legal.  Cuenta contable que lo representa:  caja
moneda nacional o caja.

Ejemplo: el 15 de noviembre de 2019. El cliente Cerealera Marcos Juárez paga en efectivo $9600 por el servicio de
diseño y activación del sitio web de su empresa.

Figura 2: Registro contable Caja moneda nacional

Fuente: elaboración propia.

Efectivo en moneda extranjera: integrada por el dinero en moneda extranjera (de otro país). Si se obtiene como
resultado de las operaciones comerciales (cobros a clientes o pago a proveedores), se incluye en este rubro; en
cambio si fue adquirida con fines especulativos para obtener rédito por diferencias de cotización, se expondrá
dentro del rubro inversiones. Cuenta contable que lo representa: caja moneda extranjera.

Ejemplo: el 21 de enero de 2019 el cliente CyA importadores abona en moneda extranjera por los servicios
contratados a nuestra empresa. Entrega USD 50 por el total. Cotización del día: tipo de cambio comprador: USD 1 =
$70; tipo de cambio vendedor: USD 1 = $75.

Figura 3: Registro contable de la caja moneda extranjera

Fuente: elaboración propia.

Cheques corrientes de terceros: incluimos dos tipos diferentes de cheques:

1 Cheques a fecha recibidos de terceros: corresponde a títulos de valor que se pueden endosar a un
tercero y pueden ser depositados en cuenta corriente bancaria o cobrar por ventanilla en banco, ya
que son cheques comunes a la fecha de la entrega. Cuenta contable que lo representa: valores en
cartera o valores a depositar.

Ejemplo: el 2 de febrero de 2019 se cobra con un cheque al día la deuda de un cliente por 

$11 000. 

Figura 4: Registro contable valores a depositar

Fuente: elaboración propia.

1 Cheques de pago diferido en condiciones de ser cobrados: en este caso hablamos de cheques de
pago diferido emitidos con fecha posterior a su emisión. Si ya están a fecha, se consideran de libre
disponibilidad y se incluyen en el rubro caja y bancos. Cuenta contable que lo representa: cheques de
pago diferido.

Ejemplo: el 24 de febrero de 2019 se recibe un cheque a 30 días por $7100 del cliente Gavier e hijos
que cancela la deuda pendiente por servicios prestados de marketing digital.

Figura 5: Registro contable de cheque de pago diferido

Fuente: elaboración propia.

Cabe aclarar que los cheques en fecha tienen un vencimiento de 30 días desde su fecha de emisión.

Caja de ahorro: depósitos realizados en una cuenta bancaria. Estos depósitos reditúan un interés.
Cuenta contable que lo representa: banco XX caja de ahorro.

Ejemplo: el 23 de marzo de 2019 Agustín deposita $25 000 en efectivo en su caja de ahorro del Banco
Nación.

Figura 6: Registro contable banco caja de ahorro

Fuente: elaboración propia.

Cuenta corriente: dinero depositado en una cuenta corriente bancaria, en la cual se posibilita la
emisión de cheques.

Los cheques pueden ser comunes o de pago diferido (hasta 30 días a la vista, o mínimo 30 días y
hasta un máximo de 360). Los cheques pueden ser al portador (cualquiera los cobra), a la orden (es
decir, nominados a favor de alguien y se puede endosar) o no a la orden (a nombre de alguien y no se
puede endosar). Cuenta contable que lo representa: Banco XX cuenta corriente.

Ejemplo: el 13 de abril de 2019 Mariela deposita el cheque del Banco Nación Nº 54618 de $8200, en la
cuenta corriente del Banco Provincia de Córdoba:

Figura 7: Registro contable de banco cuenta corriente

Fuente: elaboración propia.

 Podemos incluir también los fondos fijos: algunas empresas o entes deciden destinar una suma de
dinero determinada con el objeto de dar cobertura a gastos menores y se representa por medio de la
cuenta contable: fondo fijo.

El manejo de un fondo fijo requiere de tres momentos: creación, rendición y reposición.

Ejemplo: el 17 de abril de 2019 se constituye un fondo fijo para dar cobertura a los pequeños gastos
diarios de la empresa, el fondo se conforma con $3000, dinero en efectivo (creación). El 20 de abril de
2019 se abonan gastos de fotocopias por $500 y gastos de viáticos por $200 (rendición). El 5 de mayo
de 2019 se efectúa la reposición del fondo fijo. Al efectuar la rendición de gastos, se emite un cheque
del Banco Nación por $700 (reposición).

Figura 8: Registro contable fondo fijo

Fuente: elaboración propia.

Administración de los fondos

Al ser activos líquidos tanto el dinero en efectivo como el que se encuentra depositado en cuentas bancarias se
caracterizan por ser más vulnerables dentro de la organización. Con lo cual, es importante que se efectúe una
correcta planificación, administración y control de estos fondos con el objetivo de evitar irregularidades, fraudes e
impedir así riesgos por un acceso o uso indebido.

Podría decirse que el principal mecanismo de control que deberían aplicar las empresas en torno al manejo de los
fondos es lo que se denomina segregación de funciones. Esto consiste en separar la responsabilidad de las
diversas actividades que intervienen en el manejo de fondos. Este método incluye que existan autorizaciones en
diferentes niveles jerárquicos y asignación de la custodia de este tipo de bienes.

Tengamos en cuenta que, en la operatoria diaria de la empresa, se producen tanto ingresos como salidas de estos
conceptos. Es importante que distingamos en qué situaciones de la gestión de la compañía se verán ingresos de
fondos. Volvamos a nuestra empresa analizada Global Marketing digital and e-commerce: 

¿Cuándo entran fondos de dinero en efectivo a la empresa?:

Cobro en efectivo a clientes por los servicios prestados.

Cobro en efectivo de un pagaré a nuestro favor.

Venta de bienes de uso cobrada en efectivo.

Depósitos bancarios de dinero en efectivo.

Por los aportes que efectúa el propietario al momento de iniciar la actividad.

El dinero obtenido por un préstamo solicitado en una entidad financiera.

Subsidio que el Estado otorgue a la empresa para promover la actividad.

Otras operaciones.

¿Bajo qué circunstancias sale dinero en efectivo desde la empresa?

Al pagarse en efectivo a proveedores.

Cuando cancelamos las cuotas del préstamo recibido a modo de devolución del mismo.

En el pago realizado por conceptos de impuestos, servicios y contribuciones.

Pago de sueldos a los empleados de la empresa.

Retiro de dinero realizado por el propietario.

Ahora nos ubiquemos en nuestra empresa e intentemos visualizar las operaciones que generarían movimientos de
la cuenta banco:
 Cuando se reciben valores (cheques) para presentar posteriormente al cobro en el banco.

Cuando realizamos transferencias bancarias.

Al momento de dar registro a un cheque rechazado por falta de fondos.

Al producirse créditos y débitos de la cuenta bancaria de la empresa.

Cuenta recaudadora

En algunos entes para una mayor organización se opta por efectuar las registraciones de ingresos y egresos por
medio del uso de una cuenta recaudadora: cuenta de activo del rubro caja y bancos que posibilita a la
administración de la empresa un mayor control del movimiento de los fondos. 

Veamos cómo se aplicaría esto si en Global Marketing digital and e-commerce se decide dar registro del
movimiento de fondos usando una cuenta recaudadora. 

Ejemplo: el 6 de mayo de 2019 Agustín González recibe el cheque N° 3425 del Banco Santander por $3000
entregado por el cliente Mendieta construcciones por conceptos adeudados. El 17 de mayo de 2019 Agustín decide
depositar el cheque de terceros N° 3425 en la cuenta corriente de la empresa del Banco Nación.

Figura 9: Registro contable con cuenta recaudadora

Fuente: elaboración propia.

Si se opta por no usar una cuenta recaudadora, en este caso el saldo de la cuenta “caja” representará el dinero y
cheques de terceros en poder de la organización, pero se perderá la posibilidad de vincularlo directamente con
operaciones o con su destino (cobranzas del día o depósitos en cuenta corriente).
Procedimientos de control

Conciliación bancaria

Como ya analizamos con anterioridad, los movimientos más significativos en las cuentas bancarias son los
depósitos y la emisión de cheques. Sin embargo, existen también otras operaciones que afectan el saldo de esta
cuenta, como son: los gastos bancarios, las comisiones bancarias, los intereses. 

Tengamos en cuenta que los bancos están obligados a emitir un resumen de cuenta mensual en donde hagan
constar el saldo inicial, los movimientos del período y el saldo final. A partir de este resumen de cuenta bancario es
que las empresas deben aplicar, como procedimiento de control lo que se denomina conciliación bancaria. Esta
consiste en cotejar los movimientos que figuran en el extracto de cuenta bancario con los registros contables de la
empresa.

A partir de dicha comparación, con seguridad surgen diferencias, las cuales deben clasificarse en dos grupos:

Diferencias temporales.

Diferencias permanentes.

¿Cuál es el proceso para realizar la conciliación bancaria? 

En forma operativa, el procedimiento consiste en tildar cada uno de los movimientos en ambos registros y
considerar, además, la conciliación del período anterior. Las partidas que quedan sin tildar son las diferencias a
analizar.

Así surgen las diferencias temporales, que son aquellas con respecto a las cuales es preciso esperar el paso del
tiempo para que se ajusten por sí solas; por ejemplo, un cheque pendiente de acreditación en el banco. Por este tipo
de diferencias no debe hacerse ningún ajuste en los registros contables, ya que es correcto que se haya registrado
la emisión del cheque; sin embargo, aún el beneficiario de ese cheque está a tiempo de presentarse para su cobro. 

Por otro lado, las diferencias permanentes son aquellos errores u omisiones que deben corregirse, como es un
débito bancario que no ha sido contabilizado; por ejemplo, un gasto bancario. En este caso sí se requiere dar registro
contable a la omisión o al ajuste correspondiente.
Entonces ¿con qué documentos necesitamos contar para efectuar la conciliación?

libro banco o libro mayor de la cuenta corriente bancaria, del mes a conciliar;

extracto bancario emitido por la entidad financiera del mes a conciliar; 

conciliación del mes anterior a conciliar.

Los pasos para realizar una conciliación bancaria son:

1 Cotejar las partidas indicadas en el registro contable con el extracto bancario y la conciliación
anterior;

2 Marcar las diferencias existentes entre los tres elementos conciliatorios;

3 Preparar un papel de trabajo en el que se pueda comprobar la igualdad de los saldos.

4 Si las diferencias corresponden a errores de la entidad bancaria, se deberá realizar el reclamo

correspondiente para que el banco ajuste la cuenta, pero no se debe ajustar la contabilidad de la
firma, ya que no hay error en las registraciones realizadas.

5 Mayorizar los ajustes realizados luego de la conciliación para dejar el saldo contable correcto. Este
saldo no tiene que coincidir con el del extracto bancario, ya que existen diferencias transitorias que no
se deben ajustar y generan la diferencia entre la cuenta contable ya ajustada y el saldo del extracto
bancario.

Figura 10: Ejemplo de papel de trabajo conciliación bancaria

 Fuente: elaboración propia.

Arqueo de caja
Es el recuento físico de los valores que se hallan en caja al final del día. Este arqueo sirve para control del efectivo y
equivalentes, y permite analizar diferencias entre los valores reales y los registros contables.

De este recuento surgirán tres posibles situaciones:

Saldo contable > saldo recontado: faltante de caja (gasto).

Saldo contable < saldo recontado: sobrante de caja (ingreso).

Saldo contable = saldo recontado: no se registra diferencia.

Veamos el siguiente ejemplo de la empresa que analizamos en este módulo.

Arqueo al 30 de agosto de 2019:

Efectivo $10 000.

Comprobante de gastos (servicio de luz eléctrica) $1000.

Cheques a depositar $20 000.

 Saldo del libro mayor de caja $30 500.

1 Registro de los gastos realizados en efectivo:

Figura 11: Registro contable de gastos

Fuente: elaboración propia.

2 Comparar el saldo corregido de la cuenta caja versus el monto en efectivo recontado y establecer si
hay sobrante o faltante de caja.

Saldo cuenta caja luego del registro anterior: $30 500 – $21 000 = $9500.

Efectivo recontado $10 000.

Sobrante de caja $500.

3 Registro contable del sobrante o faltante:

Figura 12: Registro contable del sobrante de caja

Fuente: elaboración propia.

 En caso de que se hubiese dado la situación contraria; es decir, se presenta un faltante de caja, deberá debitarse la
cuenta faltante de caja (cuenta de pérdida) y acreditarse en la cuenta caja para reflejar la salida de dinero
resultante.

¿Cuál es la tendencia en lo que refiere al manejo y uso del dinero en efectivo?

–
Sabemos que, con el avance de la tecnología, se volvió más sencillo y seguro el uso de las transferencias bancarias, al igual que otros medios electrónicos de pago con liquidez y
acreditación inmediatos. Estos medios reemplazan el uso de dinero en efectivo, el cual presenta mayores riesgos en su tenencia debido a potenciales robos o pérdida de los
valores. En Argentina (y en el mundo) ha crecido la tendencia hacia los pagos electrónicos. Esto presenta beneficios y desventajas. 

Te compartimos una nota periodística publicada por diario La Nación que analiza esta cuestión:

El futuro del dinero_ ¿el fin del efectivo_ - LA NACION.pdf

3.5 MB

Martina Rua (20-01-2020). El futuro del dinero: ¿el fin del efectivo? Publicado en diario La Nación. Recuperado de link https://www.lanacion.com.ar/lifestyle/el-futuro-del-

dinero-el-fin-del-nid2326423. 

Dentro del rubro caja y bancos podemos incluir, por ejemplo, los depósitos de dinero a plazo fijo en el banco con que opera nuestra

empresa.

Verdadero.

Falso

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Referencias

Buteler Cáceres, J. (2000). Manual de derecho civil. Córdoba, AR: Mediterránea.

Ley N.° 26994. (2014). Código Civil y Comercial de la Nación. Honorable Congreso de la Nación Argentina. 

López de Zavalía, F. J. D. (s/f). Código Civil y Comercial. La regulación de la persona humana. Aspectos generales.
Publicado en Academia Nacional de Derechos y Ciencias Sociales de Córdoba. Recuperado de https://bit.ly/2pV12UP

Lorenzetti, R. (2014). Código Civil y Comercial de la Nación Comentado [Tomo 1]. Buenos Aires, AR: Rubinzal Culzoni. 

Redacción Comercio y Justicia. (2017, julio 7). Corte de EEUU negó que los chimpancés sean “personas no
humanas”. Diario Comercio y Justicia  [Versión digital]. Recuperado de
https://comercioyjusticia.info/blog/justicia/corte-de-eeuu-nego-que-los-chimpances-sean-personas-no-humanas/
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