Inducción área de tesorería

PROCEDIMIENTOS Y DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REALIZADAS

- Cargue de recaudos: Proceso que se lleva a cabo, de manera diaria, con la

información reportada por las diferentes entidades recaudadoras con las que
Surgas tiene convenio, esto se hace mediante el programa NEXIS.

- Actualmente contamos con los siguientes convenios de Recaudo:

 Su chance
 Efecty - Dimonex
 Supergiros
 La Fortuna
 Utrahuilca
 Coonfie
 Bancolombia
 PSE (Banco de Bogotá)

- Conciliación de recaudos: Información que se actualiza con el valor reportado

por las entidades recaudadoras en los archivos planos, el cual se registra en el
archivo “Conciliación Recaudadoras” para ser cruzado y validado frente al valor
consignado en la entidad bancaria. De presentar alguna inconsistencia se debe
reportar al ente recaudador.

- Comprobantes de Ingresos (CI): Documento contable que se genera como

resultado del registro de las consignaciones que realizan las recaudadoras en
las entidades bancarias, además se contabilizan los ingresos del Ministerio,
pago de las Alcaldías, Gobernaciones, facturas de comercialización, entre otros
y por Notas contable de Tesorería NTT se registran los ingresos de EPS
correspondiente a pago de incapacidades, desembolso de créditos, entre otros.
Todo lo anterior se registra en el programa SYSTEMGAS.

- Programación de Pagos: Proceso que se lleva a cabo los martes y jueves de

cada semana, en el cual hace referencia a las obligaciones o cuentas por pagar
de la empresa, tales como pago de proveedores, contratistas, nómina, gastos
de viaje, cajas menores, créditos bancarios, entre otros. Esta información es
reportada por las áreas de Contabilidad y Gestión Humana a más tardar un día
antes de generar la programación de pagos, para verificar la disponibilidad del
efectivo.

- Registro de pagos: Proceso de contabilización y/o registro de los pagos

realizados por Surgas, dejando como soporte el documento contable TB
“traslado bancario” en el programa Systemgas, el cual contiene la transacción
exitosa y soportes para verificar la idoneidad del pago realizado.
- Conciliación de Cuentas: Consiste en verificar el registro de las
transferencias, ingresos y pagos realizados por la empresa por medio de
entidades bancarias, en conjunto con la contabilización de estos en el
programa Sytemgas. Esto con el fin de validar que la información registrada
hasta la fecha sea la correcta o si se presenta alguna inconsistencia darle
solución inmediata. Este proceso se lleva a cabo por lo menos dos veces al
mes.
- Foliación: Proceso se lleva a cabo de forma mensual para finalmente ser
llevado al área de Gestión documental.
- Creación y administración de Cuentas bancarias: Este proceso se lleva a
cabo según solicitudes vía correo electrónico y a su vez se da conocimiento
por el mismo medio a la persona encargada de autorizar dicho procedimiento
en el portal bancario.
- Elaboración de Informes: Procedimiento que se realiza de manera diaria y
consiste en dar a conocer a entes y jefes sobre los movimientos que se llevan a
cabo en las entidades bancarias referente a los recursos de la empresa.

- Elaboración de Informes – convenios: Este proceso se lleva a cabo durante y

al finalizar cada convenio, esto con el fin de validar que lo acordado entre las
partes se haya cumplido de manera correcta.

- Solicitud de proveedores: Dar respuesta oportuna a las solicitudes de los

proveedores relacionado con los pagos según servicios adquiridos.

- Créditos de la empresa: La Jefe de tesorería es quien está al frente de los

requisitos y diligenciamiento de formatos que se requieren para este tipo de
solicitudes actuando siempre con el consentimiento de gerencia y jefes de las
áreas involucradas quienes a su vez apoyan la gestión.