EL PROCESO DE GESTIÓN Y LA GESTIÓN ECONÓMICA EN

LAS EMPRESAS 
 
Caracterización gnoseológica del proceso de gestión y de la gestión económica
en las organizaciones.
En este capítulo se abordarán los principales conceptos teóricos y metodológicos que
fundamentan los componentes, las categorías, los principios y la aplicación a la
función, así como, las definiciones y los conceptos relacionados con la gestión
económica, las tendencias históricas del proceso de gestión y de gestión económica y
la gestión como vía esencial para el logro de la eficiencia.
1.1 Principales tendencias históricas del proceso de gestión
A lo largo del tiempo el proceso de gestión se ha ido desarrollando cada vez mejor.
Desde los comienzos de la vida humana ya se presentaban indicios del desarrollo de
la administración en las tribus. Ya en la historia antigua el gran filósofo Confucio sentó
las primeras bases del proceso de gestión dentro del sistema de administración al
preparar los cimientos de un buen gobierno en China. Él planteaba entre sus premisas
que, para una buena gestión, los gobernantes tenían que estudiar los problemas para
dar la solución más adecuada a los mismos. Entre sus teorías señalaba:
o La solución a un problema se analiza desde una manera objetiva y sin rebasar las
reglas de ética profesional.
o Se trabaja hacia un pueblo, por lo cual el gobernante debe tener un amplio criterio de
solución de problemas y de imparcialidad entre funcionarios.
o La preocupación básica son los aspectos económicos, pero con esfuerzo colectivo
se resuelven.
o La mente de un gobernante siempre debe de estar trabajando, para mejorar de
alguna manera su gobierno sin preferencias de ningún tipo.
o El administrador deberá ser de conducta intachable y sin egoísmos con sus colegas.
En Egipto antiguo el tipo de administrador realizaba su gestión reflejando un objetivo
previamente fijado en su sistema que era en base al factor humano, dándoles cargos
especiales, es decir: Contaba con arquero, colectores de miel, marineros, etc. Algo
importante de esta organización era que, ya se contaba con un fondo de valores para
los egipcios, este se obtenía de los impuestos que el gobierno cobraba a sus
habitantes con el fin de duplicarlo al comercializarlo con otros objetos.
La idea que prevaleció en el antiguo estado egipcio durante la IV, XI y XVIII dinastías
fue que debía haber una severa coordinación de los esfuerzos económicos de toda la
población a fin de garantizar a cada uno de los miembros de la comunidad, y para ella
como un todo, el más alto grado de prosperidad.
El proceso de gestión repercutió significativamente en el éxito del Imperio Romano y,
aunque no quedan muchos testimonios acerca de su administración, se sabe que se
manejaban por magisterios plenamente identificados en un orden jerárquico que era
de importancia para el Estado. El espíritu de orden administrativo que tuvo este
Imperio hizo que se lograra de manera satisfactoria a la par de las guerras y
conquistas, la organización de sus instituciones. El estudio de estos aspectos se
puede dividir en las dos etapas principales por las cuales pasó la evolución romana: la
República y el Imperio.
Al pasar el tiempo la administración de la gestión ha ido evolucionando debido a los
cambios y a la propia necesidad de tener un conocimiento básico sobre lo que es
administrar. En la actualidad la importancia del estudio de la gestión influye mucho en
nuestra vida social y económica, es por ello que se continúan desarrollando nuevos
conceptos, ideas y opiniones.
Cabe concluir que la administración de hoy en día es muy diferente a la del pasado, ya
que en nuestros tiempos se profundiza el estudio de la administración para alcanzar
ciertos objetivos pretendidos. Es por ello que se están ampliando y profundizando
nuevos conocimientos, aptitudes, conceptos de la gestión económica. Sin embargo,
aun así, no se tiene un conocimiento completo del estudio del pensamiento
administrativo y de la gestión como motor impulsor.
Las organizaciones y empresas de hoy en día necesitan procedimientos
organizacionales que puedan contribuir satisfactoriamente al desarrollo de la gestión, y
por ende, es básico tener un conocimiento del desarrollo administrativo a través de su
historia para poder aportar nuevas ideas que lleven a las mismas a que tengan un
mejor control de su gestión económica.
Las organizaciones siempre están enfocadas a lograr a través de su gestión fines o
resultados. En ocasiones, los ejecutivos no relacionados con los negocios afirman que
el objetivo de los administradores de negocios es sencillo: “obtener utilidades o
beneficios”. Para muchas empresas de negocios, una meta importante es el aumento
a largo plazo del valor de sus acciones comunes. En un sentido muy real, en todo tipo
de organizaciones, tanto lucrativas o no, el objetivo lógico y públicamente deseable de
los administradores debe ser obtener utilidades y establecer un ambiente en que las
personas puedan alcanzar las metas de un grupo en la menor cantidad de tiempo, con
aumento de financiamientos, y que puedan lograr también al máximo posible las metas
deseadas con los recursos disponibles.
En una organización no lucrativa, que no tengan responsabilidad con respecto a las
utilidades totales del negocio, los administradores también tienen metas y deben
esforzarse para lograrlas con el mínimo de recursos, o alcanzarlas hasta donde sea
posible, con los recursos disponibles.
1.2 Consideraciones teóricos conceptuales del proceso de gestión y gestión
económica.
La palabra gestión proviene del latín “gesio” y su origen etimológico hace referencia a
la acción y al efecto de gestionar o de administrar. Se trata por lo tanto de la
concreción de diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo
cualquiera. La noción implica además acciones para gobernar, dirigir, ordenar,
disponer u organizar. De esta forma la gestión supone un conjunto de trámites que se
llevan a cabo para resolver un asunto, concretar un proyecto o administrar una
empresa u organización.
Los ejecutivos y hombres de negocios, por necesidad deben enjuiciar las causas y los
efectos de la gestión de las empresas, punto de partida para tomar numerosas
decisiones en el proceso de administrar los eventos de la entidad, de manera que
sean consecuentes con las tendencias del comportamiento en el futuro y que puedan
preceder su situación económica y financiera (capacidad de obtener utilidades y
capacidad de pagos)…
La definición de gestión que podremos encontrar en cualquier libro, o texto informativo
acerca de esta herramienta de administración, dice básicamente que: “La gestión se
encarga de ejecutar todas aquellas órdenes planificadas por la administración en este
caso, de empresas...”
“Específicamente, la definición de gestión nos indica que se trata de realización de
diligencias enfocadas a la obtención de algún beneficio, tomando a las personas que
trabajan en las organizaciones como recursos activos para el logro de los objetivos…”
La gestión está caracterizada por una visión más amplia de las posibilidades reales de
una organización para resolver determinada situación o arribar a un fin determinado.
Puede asumirse como la "disposición y organización de los recursos de un individuo o
grupo para obtener los resultados esperados pudiera generalizarse como una forma
de alinear los esfuerzos y recursos para alcanzar un fin determinado.”
Joan Amat, (2000) define que: “La Gestión es dirigir las acciones que constituyan la
puesta en marcha concreta de la política general de la empresa, es tomar decisiones
orientadas a alcanzar los objetivos marcados, por otra parte la gestión de la
producción es un conjunto de responsabilidades y de tareas que deben ser satisfechas
para que las operaciones propiamente tales de la producción sean realizadas
respetando las condiciones de calidad, de plazo y de costos que se desprenden de los
objetivos y de las estrategias de la empresa ”
El profesor Hugues Jordán, (1999), define la misma como: "...dirigir las acciones que
constituyan la puesta en marcha concreta de la política general de la empresa y tomar
decisiones orientadas a alcanzar los objetivos marcados"
Maritza Hernández, (1999), en su tesis de doctorado plantea que: "...la gestión es el
proceso mediante el cual se formulan objetivos y luego se miden los resultados
obtenidos para finalmente orientar la acción hacia la mejora permanente de los
resultados". Para la autora una de las definiciones más completas se encuentra en la
guía metodológica para la realización de auditorías de gestión. Oficina Nacional de
Auditoria, octubre de 1996), donde se plantea que: “La Gestión comprende todas las
actividades de una organización que implican el establecimiento de objetivos y metas,
así como la evaluación de su desempeño y cumplimiento; además del desarrollo de
una estrategia operativa que garantice la supervivencia de la misma, según el sistema
social correspondiente”.
Como bien se explica, el proceso de gestión se divide en todas las áreas que
comprende una organización, ya que, todos los departamentos que la administración
tiene bajo su cargo están involucrados en el cumplimiento de los objetivos de la
gestión empresarial. En términos teóricos la gestión económica es la encargada de
llevar a vía de hecho toda la actividad de una organización con eficiencia y eficacia
con vista a que las empresas obtengan resultados que pueden ser positivos o
negativos de acuerdo al manejo dicha gestión realizada.
Coincidiendo con todos los autores que hacen referencia a la definición se considera
que: La gestión está caracterizada por una visión más amplia de las posibilidades
reales de una organización para resolver determinada situación o arribar a un fin
establecido, permite la orientación de las funciones que ayuden a tomar decisiones
orientadas a alcanzar las metas trazadas, es medir los resultados logrados para
posteriormente orientar la labor hacia la mejora permanente del sistema, encaminado
a alcanzar los objetivos planificados
Teniendo en cuenta esta definición de gestión, es importante resaltar que, la gestión
de recursos humanos es la más relevante en una empresa, ya que en este caso, la
misma se refiere a ésta como un conjunto de actividades que desarrollan, movilizan y
motivan al personal empleado que una empresa necesita para su éxito. Por ello
podemos decir que el proceso de gestión se desprende de la intervención de los
miembros activos correspondientes a la empresa, comprendiéndose la dirección
general y los representantes de la gestión del personal, para el logro de la gestión
eficiente.
Por otro lado, también se requiere definir todas las políticas utilizadas por el personal
para que así pueda ponerse en funcionamiento la empresa, articulando las funciones
sociales y las metas que posee la misma.
Además de estos factores mencionados, se requiere de métodos para conseguir,
desarrollar y conservar dichos recursos. Esto no podrá ser llevado a cabo sin el apoyo
de instrumentos administrativos.
Es necesario que realicemos aquí una reflexión entre procesos y procedimientos:
• Los procesos son un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan las cuales transforman las entradas en salidas.
• Los procedimientos son formas específicas para llevar a cabo una actividad o un
proceso. Los mismos se centran en obtener resultados como consecuencia de la
transformación que producen las actividades que lo componen por ello los procesos
tienen objetivos relacionados con los resultados que obtienen y por lo tanto deben
ejercer un control para que las entradas sean las adecuadas.
Los procesos se pueden identificar con los diferentes tipos:
1. Proceso para la gestión de una organización: Incluye proceso para la planificación
estratégica, establecimiento de políticas, fijación de objetivos, provisión de
comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones
por la dirección.
2. Procesos para la gestión de recursos: Incluyen todos aquellos procesos para la
provisión de los recursos que son necesarios en los procesos para la gestión de una
organización, la realización y la medición.
3. Proceso de realización: Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado
previsto por la organización
4. Proceso de medición análisis y mejora: Incluye aquellos procesos necesarios para
medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la mejora de la eficiencia y la
eficacia, incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoria, acciones correctivas
y preventivas, y son partes integral de los procesos de gestión, gestión de los recursos
y realización.
El proceso de gestión económica tiene cuatros importantes etapas las cuales son:
- Etapa de planificación.
-Etapa de implementación.
-Etapa de Control.
-Etapa de toma de acciones para mejora continúa.
La etapa de la planificación establece los objetivos y procesos necesarios para
conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y la política de la
organización. En ella se analiza qué debe planificarse, se determinan las decisiones,
en este caso incluyen: el esclarecimiento de los objetivos establecidos de las políticas,
la fijación de programas, la determinación de métodos y procedimientos específicos,
así como, la fijación de previsiones para organizar y agrupar las actividades
necesarias para desarrollar los planes en unidades directivas y definir las relaciones
existentes entre los ejecutivos y los empleados en tales unidades, así como, coordinar
los recursos a obtener para su empleo en la organización, el personal ejecutivo, el
capital , el crédito y los demás elementos necesarios para realizar los programas,
también dirigir, emitir instrucciones, incluyendo el punto vital de asignar los programas
a los responsables de llevarlos a cabo y las relaciones diarias entre el superior y sus
subordinados.
Al respecto en los lineamientos del VI Congreso del Partido, en el acápite del modelo
económico, se plantea: “El sistema de planificación socialista continuará siendo la vía
principal para la dirección de la economía nacional, y a su vez deberá transformarse
en sus aspectos metodológicos y organizativos, para dar cabida a las nuevas formas
de gestión y de dirección de la economía nacional...” y prosigue el acápite: “La
planificación abarcará no solo el sistema empresarial estatal y las empresas cubanas
de capital mixto, sino que regulará también las formas no estatales que se apliquen, lo
que implica una transformación del sistema de planificación hacia nuevos métodos de
elaboración del plan y del control del estado sobre la economía”.
La etapa de implementación significa la concreción en acciones oportunas de los
movimientos estratégicos a realizar, tanto si implican la continuidad de los cursos de
acción, como si representan una transformación de la organización. La profundidad de
su contenido depende de la situación estratégica concreta y de su contexto.
La implementación de la estrategia no es un proceso que sigue a la elaboración de la
estrategia, sino que ambos forman parte de un todo que coexiste en tiempo y espacio.
La implementación es el objetivo del proceso estratégico, y es lo que garantiza que la
estrategia se convierta en acciones para lograr la ejecución de la visión y los objetivos
estratégicos de la organización.
Las actuaciones a emprender por parte de una organización para dotar de un enfoque
basado en procesos a un sistema de gestión contiene cuatros pasos:
1. La identificación y secuencias de los procesos.
2. La descripción de cada uno de los procesos
3. El seguimiento y la medición para conocer los resultados que obtienen.
4. La mejora de los procesos con base en el seguimiento y medición realizada.
Con está finalidad, muchas organizaciones utilizan modelos o normas de referencias
reconocidos para establecer, documentar y mantener un sistema de gestión que le
permita dirigir y controlar sus respectivas organizaciones.
Según la norma ISO 9000:2000
El sistema de gestión establece la política y los objetivos y para lograr dicho propósito.
El sistema de gestión es un esquema general de procesos y procedimientos que se
emplea para garantizar que la organización realice todas las tareas necesarias para
alcanzar sus objetivos.
La etapa de control se debe vigilar si los resultados prácticos se conforman lo más
exactamente posible a los programas. Implica “estándares”, conocer la motivación del
personal a alcanzar estos estándares, comparar los resultados actuales con los
estándares y poner en práctica la acción correctiva cuando la realidad se desvía de la
previsión.
Para lograr definir el control de la gestión sería imprescindible la fusión de lo antes
expuesto con todo un grupo de consideraciones y análisis correspondientes.
En todo este desarrollo, el control ha ido reforzando una serie de etapas que lo
caracterizan como un proceso en el cual las organizaciones deben definir la
información, hacerla fluir e interpretarla acorde con sus necesidades para poder tomar
decisiones.
El proceso de control clásico consta de una serie de elementos que son:
o Establecimiento de los criterios de medición, tanto de la actuación real como de lo
deseado. Esto pasa por la fijación de cuáles son los objetivos y cuantificarlos; por
determinar las áreas críticas de la actividad de la organización relacionadas con las
acciones necesarias para la consecución de los objetivos y por el establecimiento de
criterios cuantitativos de evaluación de las acciones en tales áreas y sus
repercusiones en los objetivos marcados
o Fijación de los procedimientos de comparación de los resultados alcanzados con
respecto a los deseados y análisis de las causas de las desviaciones y posterior
propuesta de acciones correctoras.
La principal limitante de este enfoque sobre el control radica en que las acciones
correctivas se toman una vez ocurrida la desviación (es decir, a posteriori), por el
hecho de no encontrarse previamente informados y preparados los directivos, para
evitar la posible desviación. Además presenta otras limitantes que lo hacen poco
efectivo ante las necesidades concretas de la organización que requieren un análisis
más detallado, en cuanto a su relación con el entorno, características de la
organización, carácter sistémico y valoración de aspectos cualitativos los cuales se
denominarán en lo adelante factores no formales del control.
Uno de los aspectos más importantes que ha de caracterizar al control como proceso
lo constituye el hecho de que el mismo se diseñe con un enfoque sistémico, por lo que
resulta de gran importancia esclarecer los conceptos a él asociados.
Es preciso comenzar entonces por el concepto de sistema, visto esto como un
conjunto de elementos interrelacionados entre sí, en función de un fin, que forman un
todo único y que poseen características nuevas que no están presentes en cada uno
de los elementos que lo forman.
Cada elemento que conforma un sistema tiene una función específica bien definida y
tiene la obligación de cumplirla y de contribuir de forma sinérgica al correcto
funcionamiento y a alcanzar el objetivo determinado. En la organización, solamente
ésto le permitirá sobrevivir.
Puede definirse entonces que: Un sistema de control es un conjunto de acciones,
funciones, medios y responsables que garantizan, mediante su interacción, conocer la
situación de un aspecto o función de la organización en un momento determinado y
tomar decisiones para reaccionar ante ella.
Los sistemas de control según Menguzzato y Renau. 1986 deben cumplir con una
serie de requisitos para su funcionamiento eficiente, ellos son:
• Ser entendibles.
• Seguir la forma de organización.
• Rápidos.
• Flexibles.
• Económicos.
Cada parte de este sistema debe estar claramente definida e integrada a una
estructura que le permita fluir y obtener de cada una la información necesaria para el
posterior análisis con vistas a influir en el comportamiento de la organización. Habría
que agregar a la definición brindada dos factores importantes:
o El proceso de control debe contar con una definición clara de cada centro de
información. (Centro de responsabilidad)
o Debe tener bien definido qué información es la necesaria y cómo se recogerá,
procesará y llevará a la dirección para la toma de decisiones.
El sistema de control debe estar soportado sobre la base de las necesidades o metas
que se trace la organización. Estas metas pueden ser asumidas como los objetivos
que se ha propuesto alcanzar la organización y que determinan, en definitiva, su razón
de ser.
El hecho de que el sistema de control se defina y oriente por los objetivos estratégicos
de una organización le otorga un carácter eminentemente estratégico, pues estará
diseñado para pulsar el comportamiento de las distintas partes del sistema en función
del cumplimiento de esos objetivos, y a la vez, aportará información para la toma de
decisiones estratégicas.
Cada objetivo debe estar debidamente conformado y ajustado a las características del
entorno y a las necesidades objetivas y subjetivas de la organización. El seguimiento
de la evolución del entorno permite reaccionar y reajustar, si es necesario, la forma en
que se lograrán esas metas planteadas e incluso replantearlas parcial o totalmente.
Para lograrlo es necesario que el Sistema de Control funcione de tal forma que permita
obtener la información necesaria y en el momento preciso, debe permitir conocer qué
está sucediendo alrededor e ir tomando como base las vías escogidas para llegar al
futuro (Estrategia). Debe permitir además el conocimiento de la reacción a esos
cambios externos, pues muchas veces, los cambios externos exigen cambios internos,
por lo cual se hace imprescindible conocer cómo y cuándo cambiar.
“El futuro no se puede prever en los términos en los que hasta ahora lo hemos
entendido, sino que es necesario inventárselo. Nunca saldremos de lo que somos,
personal y organizacionalmente, si no visionamos, al menos como imagen, lo que
deseamos ser y trabajamos y luchamos por ello." ( ) De allí la importancia fundamental
de la planificación y la efectiva determinación de objetivos estratégicos.
Un sistema de control con un enfoque estratégico, debe ser capaz de medir el grado
de cumplimiento de esos objetivos. Se hace necesario, entonces, identificar un grupo
de indicadores, cuantitativos y cualitativos que expresen el nivel y la calidad del
cumplimiento de cada objetivo.
1.3 La gestión como vía esencial para el logro de la eficiencia organizacional.
La definición de gestión se encuentra vinculada estrechamente con la organización de
todos los elementos que afectarán e influirán en los proyectos que la misma decida
desarrollar a lo largo de su ejercicio. A su vez también comprende a la gestión
financiera y contable, ya que estas serán las encargadas de que dichos proyectos
puedan concretarse. Ahora bien, la gestión en este sentido debe ser quien se ocupe
de analizar todos los recursos que a la organización le resultan más convenientes
económicamente, es decir, que entre todos los que se presentan se seleccionen en
aquellos que les otorguen más seguridad para alcanzar mayores utilidades. Otro de
los factores con que se relaciona la definición de gestión, cuando ésta es aplicada a la
planificación empresarial, es sin duda el factor de riesgo que se toma. Cuando una
empresa une la financiación a la planificación y posterior gestión de un proyecto, la
misma está asumiendo un riesgo que se divide en un 50% de éxito y un 50% de
fracaso, lo que nos indica que, en un principio, todo procedimientos tiene tantas
posibilidades de éxito como de fracaso. Es precisamente en este aspecto en donde la
definición de gestión adquiere una mayor responsabilidad, ya que es importante que
dichos porcentajes se desigualen y haya muchas más posibilidades de que el
procedimiento en cuestión tenga éxito en la organización.
Actualmente elevar la eficiencia es un requisito de primer orden, sin embargo, junto a
esta lucha ardua de por sí, la complejidad e imperativos de las circunstancias de hoy
obligan a avanzar, y a la vez a contribuir a mantener el nivel de existencia de la
organización reduciendo la ineficiencia que ha caracterizado al grueso de la economía
cubana, e ir disminuyendo el costo en la parte de estas que tengan condiciones que
permitan ir ajustando la recuperación económica sobre las bases nuevas de acuerdo
con las tendencias internas que posibilitan asegurar ventajas competitivas duraderas y
sostenibles de la gestión en la organización.
Por lo tanto, avanzar en la inserción de la gestión en la organización se asocia al logro
de la eficiencia económica, por lo que es de gran importancia conocer su
comportamiento con vista de tomar decisiones que conlleven a incrementar la misma
mediante el uso racional de los recursos materiales y financieros.
Miguel Ángel Benítez en 1997, en su libro Contabilidad y Finanzas para la formación
económica de los cuadros de dirección expresa: "La medición de la eficiencia
económica operativa se realiza básicamente mediante el análisis financiero y
económico operativo de sus actividades, lo que permitirá llegar a conclusiones a cerca
de las causas de las desviaciones, y por lo tanto en las medidas correctivas a aplicar.
Los análisis de los índices e indicadores de una actividad indican en sentido general la
existencia o no de una desviación con una normativa o valor de comparación
conocido, es decir, que señala que existe un problema y probablemente donde, pero
no indica en modo alguno las causas del mismo por lo que el análisis de los índices e
indicadores y la evaluación de sus valores absolutos o relativos constituyen solamente
el proceso inicial de medición de la eficiencia que se completa con el análisis profundo
de los factores involucrados, investigaciones, estudios especiales , etc. Que permiten
llegar a conclusiones acerca de las desviaciones y por tanto, de los medidas
correctivas a aplicar".
De ahí que para la correcta gestión de la organización se haga necesario el análisis
día a día de todas sus áreas, así como, disponer de la información periódica, puntual,
exacta y de fácil interpretación.
Generalmente, las crisis de las empresas se justifican con causas relativas a la
evolución general de la economía mundial y nacional, o sea, se parte de la base de
que las causas son externas a la empresa, estos factores pueden ser: Crisis general,
escasa demanda, cambio en el mercado, cambios tecnológicos, insolvencia de los
clientes etc.
Sin lugar a dudas la evolución de los aspectos externos condicionan la marcha de
cualquier empresa no obstante, a ello, hay que tener en cuenta los problemas internos
que pueden ser solucionados por la propia empresa, la misma se ha de basar en el
análisis de todos los datos relevantes, se debe hacer a tiempo, lo más correcto
posible, ir acompañado de medidas correctivas adecuadas para solucionar los puntos
débiles y aprovechar los puntos fuertes.
Cuando no se dan estas circunstancias se está ante una situación de incompetencias
manifestadas en:
• Cuando no se diagnostica: La dirección de la empresa no analiza la situación y la
evaluación de los sucesos ocurridos para detectar problemas y tomar medidas.
• Cuando se diagnostica incorrectamente: Se adolece de datos, de falta de
preparación.
• Cuando se diagnóstica correctamente, pero tarde: Los problemas detectados no
tienen solución.
• Se diagnóstica correctamente, a tiempo pero: Las decisiones son inadecuadas.
De ahí se infiere la importancia que reviste el análisis económico como herramienta de
dirección pues este constituye un medio infalible para evaluar la situación económica
financiera de una organización, por lo que, el objetivo que persigue el análisis
económico financiero es examinar y evaluar la eficiencia en una actividad
determinada.
Sobre la eficiencia organizacional Fidel expresó “Todos los esfuerzos tienen que
conducir al incremento sostenido de la productividad del trabajo a la par que
aseguremos el pleno empleo de los recursos laborales a la reducción de los costos y
al aumento de la rentabilidad de las empresas, en suma a la eficiencia” ( )
Según Peter Drucker ( ) el desempeño de una organización puede medirse a través de
los conceptos. Ellos son eficiencia y eficacia.
• Eficiencia es hacer correctamente las cosas
• Eficacia hacer las cosas correctas.
Productividad: Es la relación existente entre la cantidad de bienes o servicios
producidos (salidas) y la cantidad de fuerza de trabajo, capital tierra, energía y otros
recursos que intervienen en la producción.
El administrador eficiente es aquel que logra las salidas, o los resultados, que
corresponden a las entradas (mano de obra, materiales y tiempo) utilizadas para
conseguirlos. Los que logran minimizar el costo de los recursos con que se obtienen
sus metas obran de manera eficiente.
Eficiencia= Resultados alcanzados / Recursos utilizados, debe ser mayor o igual que
1.
- Nivel óptimo de resultado a partir de un recurso. (Rachman).
- Representa la obtención de una salida dada con el mínimo de esfuerzo o costo.
Eficacia: Capacidad de escoger los objetivos apropiados. El administrador eficaz es
aquel que selecciona las cosas correctas para realizarlas.
Eficacia = Resultado (objetivos alcanzados)/ objetivos (Resultados obtenidos), debe
ser mayor o igual a 1.
- Expresa la proporción de la obtención de resultados útiles derivado de una entrada
dada.
- Clave del éxito de una organización (Drucker).
- Eficacia es eficiencia a largo plazo.
- Incremento de la competitividad mediante la eficiencia, la calidad y las relaciones
humanas mejoradas. (Rachman).
- En el contexto del comportamiento de una organización es la relación óptima entre
producción, calidad, eficiencia, flexibilidad, satisfacción, competitividad y desarrollo
(James Gibson).
Un administrador que seleccione un objetivo inapropiado será ineficaz aunque
produzca con la máxima eficiencia. La falta de eficacia ni puede ser compensada con
la eficiencia, por grande que esta sea.
PODEMOS HACER: Y SEREMOS:
1. Mal lo inadecuado - Ineficientes e ineficaces
2. Bien lo inadecuado - Eficientes e ineficaces
3. Mal lo adecuado - Ineficientes y eficaces
4. Bien lo adecuado - Eficaces y eficientes
Funcionamiento: Es la medida de calidad y cantidad de tares y contribuciones de un
individuo o grupo para el trabajo de una empresa.
Eficacia del Funcionamiento: Indicador que sirve para calificar el grado de
cumplimiento de las metas.
Eficiencia del Funcionamiento: Indicador que sirve para evaluar el funcionamiento del
uso de los recursos.
Para que la gestión logre el éxito en la organización se debe tener en cuenta la
previsión futura del éxito analizando los siguientes aspectos:
1. Manténgase en la cima de las tendencias,
ü Los cambios del mercado nacional e internacional.
ü Atentos a lo que está sucediendo en el país y los escenarios internacionales
2. Ocupar un lugar importante dentro de los movimientos de cambios
ü Prepárese físicamente y psicológicamente para la realidad del cambio
3. Contrate, gratifique, y promocione a los mejores y más brillantes.
ü Desarrollar un sistema de recursos humanos que identifique, capacite, promocione, y
premie.
4. Aplicar un sistema de capacitación, asesoramientos y amonestación al personal
renuente al trabajo. Si eso no funciona termine con el personal que no quiera
progresar ni hacer progresar a la organización.
No gaste su tiempo, energía, y dinero premiando a los trabajadores negativos. Si ellos
no ayudan o no pueden ayudarle, Ud. siga adelante. Apóyelos a conseguir trabajos
con sus competidores.
5. Pensar globalmente, y actuar localmente.
ü La tecnología de la información está reduciendo el mundo, creando nichos en los
mercados por todo el globo. Analizar sobre cómo sus productos y servicios podrían
satisfacer al cliente en alguna otra parte.
6. Innove o abdique.
ü Lo que se realiza actualmente, hacerlo mejor, más barato y más rápido estar
preparado para innovar.
7. Desarrollar compromisos a largos plazos con los clientes.
ü Enfocar los requerimientos de los clientes y los cambios de esos requerimientos para
darle satisfacción al mismo.
Los gestores y directivos fueron elementos imprescindibles para planear, dirigir y
controlar las organizaciones que dieron lugar a la economía industrial urbana. Hoy en
día, son ellos los que dirigen y supervisan el trabajo y el rendimiento de los demás
empleados que no están en el área de gestión.
La gestión es un proceso que comprende determinadas funciones y actividades
laborales que los gestores deben llevar a cabo a fin de lograr los objetivos de la
empresa. En la gestión, los directivos utilizan ciertos principios que les sirven de guía
en este proceso.
La gestión como disciplina: implica que se trata de un cuerpo acumulado de
conocimientos susceptibles de aprendizaje mediante el estudio. Así pues, la gestión es
una asignatura con principios, conceptos y teorías.
La gestión y las personas: analiza que una organización tiene un equipo de gestión
totalmente nuevo o se selecciona un mejor gestor con el que se trabaja esto nos
señala a los individuos que guían, dirigen y, de este modo, gestionan organizaciones.
La palabra gestión, usada en este sentido, se refiere a las personas (gestores) que
tienen a su cargo el proceso de gestión. Los gestores son las personas que asumen la
responsabilidad principal por la realización del trabajo en una organización.
La perspectiva de la gestión: Desde el punto de vista de las personas tiene otro
significado adicional, se refiere a la importancia de los empleados con los que el gestor
trabaja y a los que dirige en el cumplimiento de los objetivos de la organización los
trabajadores es lo vital en la organización, sin ellos no se podría hablar de una
empresa rentable o del lanzamiento con éxito de un nuevo producto.
La gestión como carrera: Los diferentes significados e interpretaciones del término
gestión pueden interrelacionarse, de este modo las personas que quieren tener una
carrera como gestores deberán estudiar la disciplina de gestión como medio para
poner en práctica el proceso de gestión, así pues, definimos la gestión como el
proceso emprendido por una o más personas para coordinar las actividades laborales
de otras personas con la finalidad de lograr resultados de alta calidad que cualquier
otra persona trabajando sola no podría alcanzar.
La calidad de la gestión: La calidad es considerada actualmente como la totalidad de
los rasgos y las características de un producto o servicio y se refiere a su capacidad
para satisfacer necesidades expresadas o implícitas. Esta definición sugiere que la
calidad debe ajustarse a los requisitos establecidos, si es que ha de satisfacer las
necesidades de los usuarios, o de cualquiera que entre en contacto con el producto o
servicio.
EL PROCESO DE GESTIÓN MÁS CALIDAD
El proceso de gestión se considera integrado, por regla general, por las funciones de
gestión básicas. En el proceso tradicional de gestión se identifican las funciones de
planificar, organizar y controlar, que se vinculan entre sí mediante la función de liderar.
La planificación determina qué resultados ha de lograr la organización; la organización
especifica cómo se lograrán los resultados planificados, y el control comprueba si se
han logrado o no los resultados previstos.
Planificar:
La función de gestión en la planificación determina los objetivos de la organización y
establece las estrategias adecuadas para el logro de dichos objetivos. La calidad ha
de ser un objetivo de alta prioridad en la planificación.
Las funciones de organizar, dirigir y controlar se derivan de la planificación en la
medida en que estas funciones llevan a la práctica las decisiones de planificación.
Los gestores, en todos los niveles de la organización, han de planificar. Los gestores
perfilan, a través de sus planes, lo que la organización ha de llevar a cabo para lograr
el éxito. Por diferentes que sean los enfoques que se dan a los planes, todos sin
excepción tienen que ver con el logro de los objetivos de la organización a corto y a
largo plazo. Los objetivos de calidad a corto y a largo plazo han de figurar entre los de
mayor importancia. Si se logran los objetivos de calidad, será más fácil alcanzar otros
objetivos relacionados con ella, por ejemplos una mayor cuota de mercado, la
contención de costos y el rendimiento de las inversiones). En su conjunto, los planes
de una organización son los instrumentos primarios para hacer frente a los cambios en
su medio ambiente.
La estrategia es un concepto multidimensional que proporciona dirección, sentido de
unidad y propósito a la empresa viene a ser como un plan maestro integrador para la
organización. La estrategia da origen a los planes que garantizan el cumplimiento de la
calidad y de otros objetivos; se orienta al logro de una ventaja competitiva sostenible
sobre los competidores y pretende conseguir el emparejamiento entre el ambiente
externo de la empresa y sus capacidades internas. Si una empresa en competencia
mejora su calidad, la estrategia de la empresa, en tal caso, deberá centrarse en esa
fuerza medioambiental.
Organizar:
Una vez elaborados la estrategia, los objetivos y los planes para el logro de los
objetivos, los gestores deberán diseñar y desarrollar una organización apta para el
cumplimiento de los objetivos propuestos.
Así pues, la función de organizar consiste en la creación de una estructura de
relaciones de trabajo y de autoridad que mejore y mantenga la calidad. La función de
organizar engloba las tareas identificadas en el proceso de planificación y las asigna a
determinados individuos y grupos dentro de la empresa, de manera que puedan
lograrse los objetivos establecidos en la planificación. Organizar implica, por tanto, la
conversión de los planes en acción.
La función de organizar da lugar a una estructura organizativa que hace que la
empresa pueda funcionar eficazmente como un todo coherente para lograr objetivos
de calidad.
Liderar:
La función de liderar, llamada algunas veces función de dirección o de motivación,
supone liderar influir en los miembros de la organización para que actúen de tal modo
que puedan lograrse los objetivos establecidos. Según Deming, los gestores han de
ser los líderes que marcan el camino para mejorar la calidad de productos y servicios
mediante el esfuerzo de los trabajadores.
La función de liderazgo centra directamente su atención en los empleados de la
organización, ya que su propósito principal es canalizar la conducta humana hacia
objetivos de la organización, como el del logro de una mejor calidad. Un liderazgo
efectivo es de suma importancia para la organización esta capacidad deberá
desarrollarse especialmente en determinados niveles de gestión a medida que la
competitividad global se vaya imponiendo.
Controlar:
Un gestor, finalmente, debe asegurarse de que el rendimiento actual de la
organización sea la función de la gestión ajustada a lo planificado.
La función de controlar la gestión requiere tres elementos:
1) Normas definidas de rendimiento.
2) Información que señale las desviaciones entre el rendimiento real y las normas
definidas.
3) Acción de corrección del rendimiento.
LOS GESTORES:
El gestor o directivo rodeado de una aureola de éxito posee ciertas cualidades que le
permiten aplicar su capacidad y desempeñar diversos roles de gestión. En un estudio
realizado por una empresa consultora de Boston, Harbridge House, se identificaron
diez cualidades propias del gestor de éxito, independientemente de su edad y sexo,
del sector industrial, el tamaño de la organización y el tipo de cultura social a la que
pertenece.
1. Proporciona una dirección clara. Un gestor eficaz ha de establecer objetivos
explícitos y normas precisas para su personal. Los gestores han de dar a conocer los
objetivos grupales, sin limitarse a fijar las metas individuales. El gestor ha de
comprometer la participación de su personal en la determinación de esos objetivos, y
no limitarse a dárselos a conocer. Los gestores han de ser claros y minuciosos al
delegar responsabilidades.
2. Estimula la comunicación abierta. Los gestores han de ser sinceros al, tratar con su
personal. Han de mostrarse honestos y directos. «Los empleados requieren de sus
jefes información clara y precisa», esto se manifiesta en el citado estudio, «y los.
Gestores han de crear un ambiente de franqueza y de confianza».
3. Prepara y apoya a su personal. Esto significa servir de ayuda para los demás,
trabajar constructivamente para corregir los problemas que surjan en su rendimiento, y
dar la cara por sus subordinados ante los superiores.
4. Proporciona reconocimiento objetivo. Los gestores han de estar más prestos a
otorgar reconocimientos por el buen desempeño de sus empleados que a formular
críticas por los problemas que ocasionan. Las recompensas han de guardar relación
con la calidad del rendimiento en el trabajo y no con la antigüedad o con relaciones
personales. «La mayoría de los gestores no se dan cuenta de lo mucho que critican»
señala el estudio. «Lo hacen con la buena intención de ayudar, pero lo que
verdaderamente motiva a la gente es el reconocimiento positivo.»
5. Establece controles sobre la marcha esto implica hacer un seguimiento de los
asuntos y acciones importantes y proporcionar retroalimentación a los subordinados.
6. Selecciona al personal más adecuado para incorporarlo a la organización, atrae y
selecciona a los mejores, en términos de capacidades y aptitudes para cumplir la
misión y los objetivos de la empresa.
7. Es consciente de las implicaciones financieras de sus decisiones. Esta cualidad se
considera importante incluso para los gestores funcionales, como los que están a
cargo del personal y de la investigación y desarrollo, que no tienen responsabilidades
directas respecto al margen de beneficio.
8. Estimula la innovación y las nuevas ideas. Los empleados califican esta cualidad
como importante incluso en las organizaciones más tradicionales o conservadoras.
9. Toma decisiones claras para sus subordinados cuando son necesarias. «Los
empleados quieren que se oiga su voz en todas las cosas», dice el informe, «pero no
quieren debates interminables. Hay un momento para cada cosa, y los buenos
gestores saben discernir cuándo llega ese momento».
10. Mantiene un alto nivel de integridad. El estudio muestra que la mayoría de los
empleados desean trabajar con un jefe que merezca su respeto.
CAPACIDADES PROPIAS DE LA GESTIÓN:
Cualquiera que sea el nivel en el que los gestores ejercen sus funciones, todos ellos
han de adquirir y han de desarrollar una serie de capacidades. Una capacidad es la
habilidad o pericia requerida para llevar a cabo una tarea determinada. Varias
categorías de capacidades revisten importancia para el ejercicio de los roles de
gestión.
1. Capacidades técnicas:
Las capacidades técnicas adquieren especial relieve en el nivel de gestión de primera
línea, puesto que es en este nivel donde hay que resolver los problemas que surgen
en el trabajo diario.
2. Capacidades analíticas:
Las capacidades analíticas, representan las capacidades para identificar factores
claves, para entender cómo se interrelacionan y para desempeñar roles en una
situación determinada. Las capacidades analíticas se identifican en realidad con las
habilidades para diagnosticar y evaluar. Son necesarias para la comprensión del
problema y para desarrollar un plan de acción. Sin pericia analítica no pueden
abrigarse esperanzas de éxito a largo plazo.
3. Capacidades para la toma de decisiones:
Todos los gestores han de tomar decisiones o han de elegir entre alternativas
diversas. La calidad de estas decisiones determina su eficacia. La capacidad de los
gestores en la toma de decisiones para adoptar una determinada línea de acción está
muy influida por su capacidad analítica, una pericia analítica insuficiente se traduce
inevitablemente en una toma de decisiones deficiente.
4. Capacidades informáticas:
Los gestores con capacidades informáticas tienen una comprensión conceptual de la
informática y, en particular, saben cómo utilizar el ordenador y el software en muchas
facetas de sus trabajos.
5. Capacidades para tratar con las personas:
Dado que los gestores han de realizar gran parte de su trabajo por medio de otras
personas, su capacidad para trabajar con otros, comunicarse con ellos y
comprenderlos es vital.
Las capacidades para tratar con las personas son esenciales en todos y cada uno de
los niveles de la organización: son un reflejo de la capacidad de liderazgo de un
gestor.
6. Capacidades conceptuales:
Las capacidades conceptuales consisten en la capacidad para lograr una percepción
global de la organización, de las complejidades de la organización en su conjunto y de
la manera en que sus diversas partes encajan entre sí. Para mantener a una
organización centrada en sus objetivos es necesario captar el modo en que cada parte
de la organización encaja e interactúa con las demás para lograr los objetivos fijados y
para operar en un ambiente sujeto a un continuo cambio.
Conclusiones.
Este articulo se aborda los fundamentos teóricos que guían y ayudan a comprender la
esencia del trabajo realizado, en el cual se analizan elementos del proceso de gestión
y gestión económica que serán ilustrados, destacando que el proceso de gestión como
una actividad que abarca toda la organización y es un medio que conduce a la
realización de los objetivos trazado con eficacia y eficiencia de todas las actividades
de forma independiente e interrelacionada entre si preconcebida para el logro de
determinado objetivo y se requiere definir estrategias por parte de las pequeñas y
medianas empresas que les permitan apropiarse de esta herramienta de indiscutible
valor para su desarrollo, buscando alternativas de manera paulatina hasta alcanzar
metas que pongan de manifiesto los resultados esperados.
Referencia:
Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:
Darromán Savigne y Velázquez Leyva: "El proceso de gestión y la gestión económica en las
empresas" en Observatorio de la Economía Latinoamericana, Nº 145, 2011. Texto completo en
http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/cu/2011/