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Ovidio Pimentel
(Profesional en Mercadeo)
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AGRADECIMIENTOS
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CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 4
2. OBJETIVOS ...................................................................................................... 6
2.1 Objetivo general 6
2.2 Objetivos específicos 6
3. FUNDAMENTACIÓN TEORICA ....................................................................... 7
3.1 Gestión Documental 7
3.2 La Gestión Documental en las Organizaciones 8
3.3 Programa de Gestión Documental 10
3.4 Importancia de la Gestión Documental en Administración Pública 11
4. METODOLOGIA E INSTRUMENTOS ............................................................ 13
4.1 Diseño Metodológico 13
4.2 Instrumentos 13
4.2.1 Entrevista Dirigida 13
4.2.2 Revisión Documental 13
5. RESULTADOS ................................................................................................ 14
5.1 Resultados de la Entrevista 14
5.1.1 Distribución de documentos 14
5.1.2 Trámite de documentos 14
5.1.3 Organización de documentos 14
5.1.4 Consulta de documentos 15
5.1.5 Conservación de documentos 15
5.1.6 Disposición final de documentos 15
5.1.7 Tiempo de Entrega de los Documentos 15
5.2 Plan de Accion 17
6. DISCUSIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS ................................................ 18
7. CONCLUSIONES ........................................................................................... 21
8. REFERENCIAS ............................................................................................... 23
9. ANEXOS ......................................................................................................... 24
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1. INTRODUCCIÓN
La Ley 594 de 2000 estableció las reglas y principios generales que regulan
la función archivística del Estado colombiano, y determinó como obligación para
las Entidades Públicas, el elaborar programas de gestión documental, en cuya
aplicación deberán observarse los principios y procesos Archivísticos. De esta
forma, la DIAN, consciente de la importancia en el cumplimiento de esta
normativa, desarrolla su Programa de Gestión Documental, abarcando cada uno
de los ejes de acción definidos por el Archivo General de la Nación.
En la presente práctica cuyo tema de desarrollo es la Gestión Documental,
se enfatizó en apoyar al Departamento Administrativo y Financiero de la DIAN
seccional Barrancabermeja cumpliendo las respectivas funciones con los
certificados de entrega, actos de vueltos y correspondencia, igualmente, se
consolidó una base de datos con las guías para tener un control interno y
optimizar el trabajo.
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El informe de practica contiene la metodología utilizada, la fundamentación
teórica como parte del soporte, el Plan de Acción y los resultados arrojados.
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2. OBJETIVOS
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3. FUNDAMENTACIÓN TEORICA
Barata, k. (2004).
REVAH, M. (2009).
Una gestión eficiente de documentos debe “articularse con nuevas
tecnologías de información y comunicación y los sistemas de gestión de calidad”
no solo para garantizar la transparencia, el acceso a la información y la rendición
de cuentas, sino también para maximizar el uso de la información presente y
futura. Un sistema de gestión de documentos de archivo se convierte en una
fuente de información sobre las actividades de la organización que puede servir de
apoyo a posteriores actividades y toma de decisiones, al tiempo que garantiza la
asunción de responsabilidades frente a las partes interesadas presentes y futuras.
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producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación”
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diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o
institucionales.
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- Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental
específicos.
- Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como
verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino
también para la cultura.
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3.4 Importancia de la Gestión Documental en la Administración Pública 1
1
http://www2.uca.es/escuela/emp_je/investigacion/congreso/mcp017.pdf
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- Para el sector privado, tanto como proveedor de información y como
usuario. El acceso fácil y rápido a la información proporcionada por el sector
público (información legislativa, financiera, estadística, ...) ayuda a las empresas a
definir sus estrategias de inversión y a mejorar su competitividad. Por otra parte,
para la industria de los contenidos dicha información constituye un recurso de gran
valor para la producción de servicios de información de valor añadido. •
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4. METODOLOGIA E INSTRUMENTOS
4.2 Instrumentos
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El reconocimiento de la gestión documental se realizó de forma física y
virtual en la institución.
5. RESULTADOS
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5.1.4 Consulta de documentos
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Se concluye que, el diagnóstico en cuanto al Sistema de Gestión
Documental del Departamento Administrativo y Financiero de la DIAN Seccional
Barrancabermeja, de acuerdo con los resultados de la entrevista:
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5.2 Plan de Acción (actualizado)
Tabla 1
Plan de Acción al Sistema de Gestión del Departamento Administrativo y Financiero de la DIAN
Barrancabermeja.
Fecha Gestión Propósito Metodología Elementos
Usar adecuadamente las -Registrar las Guías en el Computador.
herramientas existentes para software “NOTIFICAR” Láser para escanear.
así permitir de manera fácil, por medio de láser Planillas de entrega
Abril Recepción de Formatos segura, y más rápida el (escáner), luego se documental.
2016 a de Guías: desarrollo de dicha función genera planilla de
Novie -Certificados de con la garantía de cumplir entregar de estas guías a
mbre Entregas eficaz y efectivamente todos cada una de las
2016. -Actos devueltos. los actos, así mismo poder dependencias de la
realizar las demás entidad.
responsabilidades y procesos
establecidos.
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6. DISCUSIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS
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implementa un registro de la fecha de entrega-devolución, y adicionalmente se
registran los documentos solicitados tanto electrónica como físicamente.
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organización (qué guardar, dónde y cómo) por otra parte, cómo encontrar en poco
tiempo los documentos que necesitan para desarrollar sus tareas; reduciendo los
costos derivados de una deficiente gestión documental (falta de control,
almacenamiento, tiempo perdido en la búsqueda de documentos).
La totalidad de las decisiones que tiene que ver con la gestión documental
se basaron en el cumplimiento de los requisitos legales y normativos, políticas
internas de la organización, que aseguren la protección de sus intereses y de los
derechos de los clientes, empleados y partes interesadas. Blindando la gestión
contra sanciones y no conformidades ante los diferentes entes de control.
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7. CONCLUSIONES
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Finalmente, este trabajo de prácticas empresariales, puede servir de base
para una futura investigación o para en su defecto dar continuidad a lo realizado
por parte de los estudiantes de la facultad de Administración de Empresas de la
Universidad Cooperativa de Colombia, en relación a la implementación y
seguimiento del modelo de gestión documental, en cualquiera de las
dependencias de la DIAN seccional Barrancabermeja.
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8. REFERENCIAS
http://biblioteca.unex.es/tesis/Manual_organizacion_archivos_gestion.pdf
http://www2.uca.es/escuela/emp_je/investigacion/congreso/mcp017.pdf
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9. ANEXOS
Anexo 1.
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Anexo 2. Evidencias fotográficas:
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Nota: Guía de Certificado de Entrega.
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Nota: Láser electrónico para escanear.
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Nota: Archivadores y estantes.
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Nota: Reloj radicador.
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Nota: base de datos (actualizada)
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