FASE I

MARCO TEÓRICO Y LEGAL

(Contenido)

1. Generalidades
2. Definición y Objeto
3. Importancia e Integridad
4. Limitaciones o Restricciones
5. Roles y Responsabilidades

GENERALIDADES

Controlar se define como un proceso que compara lo ejecutado con lo programado, a

fin de establecer la existencia de desviaciones y adoptar en lo inmediato las medidas

Dr. Aris Arturo Córdova Campos 04142303315 -04123965706

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correctivas que mantengan la acción administrativa dentro de los límites

establecidos.

También podemos entenderla como la acción de controlar es la comparación o

contrastación de hechos, situaciones y omisiones contra una referencia preexistente,
que puede ser una norma, principio, plan, entre otros, a objeto de establecer su
conformidad o divergencia.

En este sentido, el Control Interno como instrumento de la administración, debe

facilitar la medición de los resultados obtenidos en su desempeño y el grado de
cumplimiento de sus metas y objetivos.

Un control interno es efectivo cuando proporciona a la administración seguridad

física, confiabilidad de la información, cumplimiento de leyes y regulaciones, políticas
y lineamientos, apego a los procedimientos y principios administrativos, así como
eficacia y eficiencia en las operaciones de la institución.

La máxima autoridad jerárquica de cada organismo o entidad debe establecer,

mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno y en general vigilar su
efectivo funcionamiento.

DEFINICIÓN Y OBJETO

Es el plan de organización y el conjunto de métodos, mecanismos y medidas

adoptadas dentro de una entidad. Tiene por objeto asegurar el acatamiento de las
normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integren al patrimonio
publico, asegurar la obtención de información administrativa, financiera y operativa
útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las
operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuesto, en
concordancia con las políticas prescritas y con las metas y objetivos propuestos, así
como garantizar razonablemente la rendición de cuentas.

Existe un solo sistema de control interno: el administrativo. Este sistema comprende

el plan de organización con sus correspondientes normas, procedimientos y métodos
operacionales para el logro de los objetivos establecidos, proporcionando información
para la coordinación de funciones y actividades, incluye los subsistemas financieros,
contables, de gestión, etc.

La máxima autoridad tiene el dominio o mando en una organización y buscará de

asegurarse a través del ejercicio de las potestades inherentes a esas facultades de
control, de que se cumplan los fines de las disposiciones normativas y los planes,
objetivos y metas diseñados para alcanzarlos.

IMPORTANCIA E INTEGRIDAD

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La escasez o limitación de los recursos económicos del país en relación con las
crecientes necesidades de la comunidad, imponen a las personas jurídicas públicas y
privadas un uso racional de los factores productivos, con los más exigentes
estándares de eficacia y eficiencia, asegurándose en el desempeño de su misión el
cumplimiento efectivo de metas y objetivos con las mejores condiciones de
protección, seguridad y disposición de los activos en la satisfacción del colectivo.

Igualmente resulta importante destacar los riesgos diversos que amenazan a las
organizaciones, donde el sistema de control interno ofrece una ayuda valiosa en el
control de estas situaciones, vale mencionar: transacciones que no están
debidamente autorizadas, no son validas, no están contabilizadas, indebidamente
valuadas, indebidamente clasificadas, registradas fuera del período. Para prevenir o
detectar estos errores hay que establecer mecanismos de control de alcance
administrativos y contables.

Cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios

generalmente aceptados de sistemas y estar constituido por las políticas y normas
formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados y
los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado
debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes:

 Salvaguardar el patrimonio público

 Garantizar la exactitud, veracidad y oportunidad de la información.
 Procurar la eficiencia y eficacia de las operaciones institucionales.
 Acatamiento de las políticas establecidas por la alta gerencia
 Confianza en las operaciones y actividades que se realizan.
 Acatar los requisitos legales y reglamentarios.
 Lograr las metas y objetivos institucionales.

Este sistema debe ser concebido y ejecutado por todo los niveles de la organización,
no consiste en un proceso secuencial sino en un proceso multidireccional, repetitivo y
permanente, integrado a otros sistemas que reacciona dinámicamente a las
condiciones cambiantes; es decir, debe forma parte de los sistemas financieros,
presupuestarios, contables, administrativos y operativos de la entidad y no puede
vérsele como un área independiente, individual o especializada.

Los sistemas de control interno de entidades diferentes operan con distintos niveles
de efectividad, es decir, de diversas formas y en tiempo diferentes. Dicha efectividad
es un estado o condición del mismo en un punto en el tiempo.

LIMITACIONES O RESTRICCIONES

Es un consenso unánime el reconocer que el sistema de control interno proporciona

una seguridad razonable, más que absoluta de que se lograran los objetivos
definidos. Es un medio en la consecución de objetivo, no un fin en si mismo y la

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efectividad de este instrumento depende del funcionamiento adecuado de todos sus

componentes, en especial del recurso humano.

No importa que tan bien haya sido diseñado el sistema de control interno y la
efectividad de su funcionamiento, solo puede proporcionar seguridad razonable a la
administración en la consecución de objetivos. La probabilidad de conseguirlos esta
afectada por restricciones inherentes a todos los procesos y recursos humanos de la
organización.

El control interno ha sido visto por algunos observadores como el que asegura que
una entidad no fallará y que la entidad siempre conseguirá sus objetivos de
operación, información y cumplimiento; es decir, es visto algunas veces como la cura
para todos los males reales y potenciales de las entidades. Este punto de vista no es
correcto, el control interno no es una panacea.

Considerando las restricciones del control interno debe reconocerse dos aspectos
importantes. El primero de ellos es que el control interno opera a niveles diferente en
relación con los distintos objetivos establecidos, contribuyendo razonablemente con
la administración activa en el estado consciente del progreso de la entidad; pero, no
puede proporcionar igual seguridad razonable de que los objetivos se conseguirán. El
segundo aspecto, estriba en que el control interno no puede proporcionar seguridad
absoluta con respecto a cualquiera de las tres categorías de objetivos establecidos.

El primer aspecto reconoce un conjunto de restricciones, eventos o condiciones que

están simplemente fuera del control administrativo; y el segundo, tiene que ver con
la realidad de que el sistema no siempre hace lo que tiene intenta hacer.

La seguridad razonable ciertamente no implica que los sistemas de control interno

fallaran frecuentemente. Muchos factores, individuales y colectivos, sirven para
fortalecer el concepto de seguridad razonable. El efecto acumulativo de los controles
que satisfacen objetivos múltiples y la naturaleza multipropósito de los controles,
reducen el riesgo de que una entidad no consiga sus objetivos.

A continuación se exponen algunos de estos factores que intervienen en las

circunstancias antes señaladas:

Juicios errados: La efectividad de los controles está limitada por la realidad de las
capacidades humanas en la toma de decisiones. Tales decisiones deben tomarse
mediante juicios en el tiempo, requerido y basados en información disponible y bajo
las presiones de giro de las actividades. Algunas decisiones basadas en juicios
pueden producir resultados indeseables y requerir cambios.

Fallas humanas: Aunque los controles internos estén bien diseñados no evitan error.
El personal puede interpretar mal las instrucciones o cometer errores debido a
negligencia, distracción o fatigas.

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Omisión consciente: un sistema de control interno solamente puede ser tan efectivo
como la gente que es responsable de su funcionamiento. Violar las políticas o los
procedimientos preestablecidos pueden tener un propósito ilegitimo; pero, no debe
confundirse con ciertas circunstancias de la administración para salirse de las
políticas o procedimientos con propósitos legítimos.

Colusión: Las actividades colusorias de dos o más empleados pueden derivar en

fallas de control, los individuos que actúan colectivamente para perpetrar y encubrir
una acción a menudo puede alterar los datos o información administrativa de manera
que no puedan ser identificadas por el sistema de control.

Costos y beneficios: Los recursos siempre tienen limitaciones y por lo tanto, las
entidades deben considerar lo relativo a los costos y beneficios derivados de
establecer controles.

Para determinar si se debe establecer un control particular, debe considerarse el

riesgo de fallar y el efecto potencial sobre la entidad junto con los costos
relacionados con el establecimiento de un control nuevo. Este aspecto tiene un punto
de inflexión que debe ser considerado, cuyo punto critico se encuentra relacionado
con los costos marginales o fijos de las operaciones.

En algunos casos es difícil cuantificar los costos del control. Puede ser difícil
cuantificar el tiempo y el esfuerzo relacionados; por ejemplo, con ciertos factores del
ambiente de control, tales como el compromiso de los administradores con los
valores éticos o la competencia del personal en la valoración de riesgos.

Por el lado de los beneficios a menudo es objeto de evaluaciones mas subjetivas; por
ejemplo, los beneficios de programas de entrenamiento efectivo, son fáciles
aparentemente pero difíciles de cuantificar. Sin embargo, se pueden considerar
ciertos factores en la evaluación de los beneficios potenciales: La probabilidad de que
la condición indeseada ocurra, la naturaleza de las actividades y el potencial efecto
financiero u operativo que el evento puede tener en la entidad.

La complejidad de las determinaciones costos beneficios está dada por la

interrelación de los controles con las operaciones del ente, es difícil aislar tanto los
costos como los beneficios.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Cada empleado en la organización tiene alguna responsabilidad o papel respecto de

la ejecución del control interno; los roles varían en responsabilidad e
involucramiento; por consiguiente, es ejecutado por un conjunto de elementos con
responsabilidades especifica. Sin embargo, la máxima autoridad, es responsable en
un sentido amplio y extenso por el sistema de control interno en una entidad.

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La máxima autoridad, los auditores internos, los niveles gerenciales y el personal

hacen contribuciones importantes para un sistema de control interno efectivo. Así
encontramos las apreciaciones siguientes:

La máxima autoridad: gobierna, orienta y supervisa todos los procesos del sistema
administrativo, su rol principal es definir integridad y valores éticos, confirmar sus
expectativas mediante sus actividades de supervisión, ejercer la planeación
estratégica, definiendo objetivos de alto nivel y reservándose autoridad en ciertas
decisiones claves.

Con la supervisión que provee la máxima autoridad está implicada profundamente en

el control interno, a continuación se presenta un resumen detallado de las principales
responsabilidades de este nivel gerencial:

 Establecer la misión y visión de la organización.

 Objetivos globales y estratégicos
 Expectativas relativas a la integridad moral, éticas y valores institucionales.
 Definir las políticas y lineamientos de control interno.
 Diseñar las normas y procedimiento.
 Ordenar y vigilar que estos se ajusten a las necesidades de la entidad

Los niveles gerenciales y administrativos : son responsables directo de todas las

actividades de una entidad, incluyendo un sistema de control interno, uno de los
aspectos mas importantes de su responsabilidad es asegurar la existencia de un
ambiente de control positivo y propicio para el control, la prevención y detección de
desviaciones, proveyendo liderazgo y dirección, así como reuniones periódicas con el
personal.

Igualmente, tienen la responsabilidad en el control interno por los objetivos de sus

unidades, ellos deben guiar el desarrollo y la implementación de las políticas de
control interno y los procedimientos que dirigen sus objetivos y asegurarse de que
sean consistentes con los globales. Igualmente, deberán ejercer el control y
seguimiento de las medidas correctivas de las áreas que se encuentran bajo su
dominio con motivo de las actuaciones de la unidad de auditoría interna.

Los administradores están directamente implicados en la ejecución de políticas y

procedimientos de control, en un nivel detallado es su responsabilidad realizar
acciones sobre las excepciones y otros problemas que se puedan suscitar. Si bien los
diferentes niveles de administración tienen distintas responsabilidades y funciones de
control interno, sus acciones se fusionan en un solo sistema de control.

Los auditores internos: examinan directamente los controles internos y recomiendan

mejoramientos. El alcance de la auditoría interna debe cubrir el examen, la
evaluación adecuada y la efectividad del sistema de control interno de la
organización y la calidad del desempeño en la realización de la responsabilidad
asignada; es decir, cumplimientos de objetivos, confiabilidad e integridad de la

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información y salvaguarda de activos, entre otros. En este sentido, los auditores

internos deberán hacer las recomendaciones necesarias, así como el seguimiento
adecuado para garantizar el mejoramiento del sistema de control interno.

Todas las actividades las actividades de una organización están dentro del alcance de
las responsabilidades de los auditores internos. Ellos deben poseer total
independencia mediante su posición y autoridad dentro de la entidad y
reconocimiento de su objetividad.

Los auditores internos desempeñan un importante rol en la evaluación de la

efectividad de los sistemas de control y así contribuyen a su efectiva supervisión, por
lo que debe reconocerse que la función de auditoría interna no tiene la
responsabilidad primaria por el establecimiento o mantenimiento del sistema de
control interno.

Los empleados: desempeñan un rol muy importante en la institución, como es el

cumplimiento de las actividades de control establecidas y la comunicación de los
problemas en operaciones a un nivel más alto.

Las Normas Generales de Control Interno publicada en la Gaceta Oficial Nº 36.229

de fechas 17/06/1997, emanadas de la Contraloría General de la República
constituyen una guía acerca de las responsabilidades en la implantación, ejecución,
mantenimiento y revisión del sistema de control interno.

La ejecución de las actividades de control deben hacerla tomando todas las acciones
necesarias para su consecución, manteniéndose alertas ante cualquier
incumplimiento de normas o posibles faltas al código de conducta y otras violaciones.

El control interno se encuentra presente en todos los procesos administrativos y debe

estar bien definido y efectivamente comunicados los roles y las responsabilidades de
todo el personal.

Por otra parte, el control externo está asociado al control interno y sus acciones
ayudan a conseguir los objetivos planteados por la entidad. Indiscutiblemente, hace
una contribución importante, algunas veces mediante acciones paralelas y otras
aportando información útil para la entidad como pueden ser:

 Comunicando los hallazgos de auditoría, información analítica y

recomendaciones en el logro de objetivos.

 destacando las deficiencias de control interno que demandan la atención de la

entidad y haciendo recomendaciones para su mejoramiento.

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