Limitaciones del control interno

El control interno no es la panacea, no soluciona todos los problemas y deficiencias de una organización, es decir que no
representa la "garantía total" sobre la consecución de los objetivos. El sistema de control interno sólo proporciona una grado
de seguridad razonable, dado que el sistema se encuentra afectado por una serie de limitaciones inherentes a éste, como por
ejemplo la realización de juicios erróneos en las toma de decisiones, errores o fallos humanos, etc. Además, si encontramos
colusión en 2 o más personas, es muy probable que puedan eludir el sistema de control interno.

Muchas personas creen que estableciendo un sistema de control interno, se acaban los riesgos y males que asechan a la
empresa, y esto no es tan así, el control interno no es el remedio o solución final a todos los males.

Debemos distinguir 2 conceptos a la hora de considerar las limitaciones del control interno:

 El control interno funciona a diferentes niveles con respecto a los diferentes objetivos. En el caso de los objetivos
operacionales el control interno no puede proporcionar ni siquiera una seguridad razonable de que se conseguirás los
objetivos.

 El control interno no puede proporcionar una seguridad "absoluta" con respecto a cualquiera de las categorías de objetivos
(Operacionales, Información Financiera y Cumplimiento).

Existen determinados hechos o circunstancias que son ajenos al control interno, y por otra parte ningún sistema hará lo que se
quiera que haga, a lo sumo se podrá esperar la obtención de una seguridad razonable. No obstante, existen varios factores que
influyen colectivamente en reforzar el concepto de seguridad razonable, como ser el efecto acumulativo de los controles.

Juicios

La eficiencia de los controles se verá limitada por el riesgo de errores humanos en la toma de decisiones, siendo éstas
tomadas dentro de límites temporales, de acuerdo a la información disponible y usualmente bajo presión.

Dentro de la naturaleza de las decisiones que afectan al control, basadas en el juicio humano, podemos describir la
siguientes: 

 Disfunciones del sistema: Los control internos a pesar de estar bien diseñados pueden fallar. Pueden cometerse errores
originados en interpretaciones incorrectas, o por dejadez, despistes, olvidos o fatigas. Es probable también que ante un
cambio de sistemas el personal aún no se encuentre bien capacitado o informado sobre el mismo, lo que originar la
consecución de errores de control.

 Elusión de los controles por la dirección: El sistema de control interno no puede ser más eficaz que las personas
responsables de su funcionamiento. Siempre existe la posibilidad que el personal directivo eluda el sistema de control interno
con fines particulares. En este caso siempre existe el intento de encubrir hechos no legítimos.

 Confabulación: Cuando dos o mas personas actúan colectivamente para cometer y encubrir un acto cuyo objetivo es el de
eludir el sistema de control interno.

 Relación costes/beneficios: A la hora de establecer un control siempre se evalúan los costos y beneficios de su
implementación. El costo del control no debe ser mayor a lo controlado.

CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO

En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser catalogados como contables o administrativos.
 
La clasificación entre controles contables y controles administrativos variaría de acuerdo con las circunstancias individuales.
 
7.7.1  CONTROL ADMINISTRATIVO
 
Los controles administrativos  comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados
principalmente con eficiencia en operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general solamente tienen
relación indirecta con los registros financieros.  Incluyen más que todo controles tales como análisis estadísticos, estudios de
moción y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad.
 
En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los procedimientos y registros relativos a los
procedimientos decisorios que orientan la autorización de transacciones por parte de la gerencia.   Implica todas aquellas
medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la
organización. 
 
Ejemplo:  Que los trabajadores de la fábrica lleven siempre su placa de identificación. Otro control administrativo sería la
obligatoriedad de un examen médico anual para todos los trabajadores.  Estos controles administrativos interesan en segundo
plano a los Auditores independientes, pero nada les prohíbe realizar una evaluación de los mismos hasta donde consideren
sea necesario para lograr una mejor opinión.
 
El control administrativo se establece en el SAS-1 de la siguiente manera:
 
El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organización, procedimientos y registros que se
relacionan con los procesos de decisión que conducen a la autorización de operaciones por la administración.  Esta
autorización es una función de la administración asociada directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos
de la organización y es el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones. [SAS,1]
 
7.7.2  CONTROL CONTABLE
 
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principal y
directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros.  Generalmente
incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes
de operación y custodia de activos y auditoría interna.
Ejemplo:  La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba manejar también los registros
contables.  Otro caso, el requisito de que los cheques, órdenes de compra y demás documentos estén prenumerados.
 
El control contable está descrito también el SAS Número 1 de la así:
 
El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se relacionen con la
protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros y por consiguiente se diseñan para prestar
seguridad razonable de que:
            a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o específica de la administración.
            b) Se registren las operaciones como sean necesarias para 1) permitir la preparación de estados financieros
de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a
dichos estados, y 2) mantener la contabilidad de los activos.
            c) el acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorización de la administración.
            d) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos existentes
y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia.

¿Qué puede hacer el Control Interno?

El control interno puede ayudar a una entidad a conseguir sus metas de desempeño y rentabilidad, y prevenir la pérdida de
recursos. Puede ayudar a asegurar información financiera confiable, y a asegurar que la empresa cumpla con las leyes y
regulaciones, evitando pérdidas de reputación y otras consecuencias. En suma puede ayudar a una entidad a cumplir sus
metas, evitando peligros no reconocidos y sorpresas a lo largo del camino.
¿Qué no puede hacer el Control Interno?
Infortunadamente, algunas personas tienen expectativas mayores e irreales. Consideran que el Control Interno puede asegurar
el éxito de una entidad, esto es, el cumplimiento de los objetivos básicos del negocio, o cuando menos, la supervivencia. El
control interno efectivo sólo puede ayudar a que una entidad logre sus objetivos. Puede proporcionar información
administrativa sobre el progreso de la entidad, o hacia su consecución. Pero no puede cambiar una administración ineficiente
por una buena. Y, transformándolas en políticas o programas de gobierno, acciones de los competidores o condiciones
económicas puede ir más allá del control administrativo.
El control interno no asegura éxito ni supervivencia; el control interno puede asegurar la confiabilidad de la información
financiera y el cumplimiento de las leyes y regulaciones.
Esta convicción es equivocada. Un sistema de control interno, no importa qué tan bien ha sido concebido y operado, puede
proveer solamente seguridad razonable - no absoluta - a la administración y a la junta directiva mirando la consecución de los
objetivos de una entidad. La probabilidad de conseguirlos está afectada por limitaciones inherentes a todos los sistemas de
control interno, por ejemplo los juicios en la toma de decisiones pueden ser defectuosos y las fallas pueden ocurrir por
simples errores o equivocaciones. Adicionalmente los controles pueden estar circunscritos a dos o más personas, y la
administración tiene la capacidad de desbordar el sistema. Otro factor de limitación es que el diseño de un sistema de control
interno puede reflejar estrechez de recursos y los beneficios de los controles se deben considerar con relación a sus costos.
La comprensión del control interno puede así ayudar a cualquier entidad pública o privada a obtener logros significativos en
su desempeño con eficiencia, eficacia y economía, indicadores indispensables para el análisis, toma de decisiones y
cumplimiento de metas.

Procedimientos para mantener un buen control interno:

1. Delimitación de responsabilidades.
2. Delimitación de autorizaciones generales y específicas.
3. Segregación de funciones de carácter incompatible.
4. Prácticas sanas en el desarrollo del ejercicio.
5. División del procesamiento de cada transacción.
6. Selección de funcionarios idóneos, hábiles, capaces y de moralidad.
7. Rotación de deberes.
8. Pólizas.
9. Instrucciones por escrito.
10. Cuentas de control.
11. Evaluación de sistemas computarizados.
12. Documentos prenumerados.
13. Evitar uso de efectivo.
14. Uso mínimo de cuentas bancarias.
15. Depósitos inmediatos e intactos de fondos.
16. Orden y aseo.
17. Identificación de puntos claves de control en cada actividad, proceso o ciclo.
18. Gráficas de control.
19. Inspecciones e inventarios físicos frecuentes.
20. Actualización de medidas de seguridad.
21. Registro adecuado de toda la información.
22. Conservación de documentos.
23. Uso de indicadores.
24.Prácticas de autocontrol.
25. Definición de metas y objetivos claros.
26. Hacer que el personal sepa por que hace las cosas.

Limitaciones de la efectividad de un sistema de control interno:

1. Nunca garantiza el cumplimiento de sus objetivos.

2. Solo brinda seguridad razonable.
3. El costo esta ligado al beneficio que proporciona.
4. Se direcciona hacia transacciones repetitivas no excepcionales.
5. Se puede presentar error humano por mal entendidos, descuidos o fatiga.
6. Potencialidad de colusión para evadir controles que dependen de la segregación de funciones.
7. Violación u omisión de la aplicación por parte de la alta dirección.

Al terminar la implementación del sistema de control interno debe realizarse un análisis con una retroalimentación continua
para encontrar posibles fallas y controlarlas lo más rápido posible y así evitar problemas de mayor magnitud.