ELABORE UN ESCRITO DE MINIMO 3 HOJAS (Máximo las crea necesarias)

ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA

- Importancia de la configuración del usuario entidad

- Importancia de la creación de los equipos del proceso
- Importancia de los grupos de usuarios
- Importancia de los flujos de aprobación
- Importancia de las unidades de contratación

Éxitos

IMPORTANCIA FLUJOS DE APROBACIÓN: Debemos tener en cuenta que, los flujos de aprobación
son importantes porque son secuencias para la aprobación de algunas tareas asignadas a las
personas que hacen parte del equipo del proceso de contratación, con el fin de que el usuario
pueda configurar plantillas que se usen de manera frecuente. Cabe resaltar que, la responsabilidad
de aprobación puede ser asignada por a un usuario, como por un grupo de usuarios. Ahora bien,
como usuario responsable de esta sección el administrador tiene disponible la opción de crear
flujos de aprobación generales o globales, los cuales podrán ser utilizados más adelante en la
configuración de los equipos del proceso, se debe dar clic en la opción de CREAR.

Inmediatamente la plataforma SECOP II debe habilitar un formulario que indique un nombre y una
descripción, aquí se debe seleccionar la opción de ENVIAR MENSAJE AL RESPONSABLE DEL FLUJO
DE APROBACIÓN, con el fin de que el SECOP II envíe una notificación informando una tarea de
aprobación pendiente.

Hay que tener en cuenta que, los flujos de aprobación se clasifican en dos; flujos con orden o sin
orden. Con orden quiere decir que los usuarios tendrán que dar sus aprobaciones en el orden que
especifique el usuario administrador y sin orden, los usuarios no tendrán que seguir ningún orden
específico para dar sus aprobaciones. Inmediatamente luego de seleccionar el orden de
aprobación, se debe establecer qué usuarios deben realizar las aprobaciones del flujo y en qué
momento hacerlo.

También es importante saber que, el SECOP II, permite diligenciar datos básicos para incluir las
tareas en el flujo de aprobación, aquí se diligencia el nombre y descripción, la asignación, los días y
horas de fecha límites, la prioridad, entre otros.
Por último, luego de crear el flujo de aprobación cada vez que acepte un usuario comprador y lo
incluya en el perfil y en el grupo de usuarios y este deba realizar tareas para la aprobación de los
procesos, debe editar el flujo para agregar los nuevos usuarios.