Universidad Privada

Franz Tamayo

Facultad de Ciencias
Económicas y

DISEÑO DE SISTEMAS
Financieras

CONTABLES
Estudiante: Benjamin Miguel Aparicio Ticona

Docente: Ing. Jose Murillo

Carrera: Contaduría Pública

El Alto – La Paz – Bolivia

 CLICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACION

1. CICLO DE LOS SISTEMAS CONTABLES

Todo sistema contable nace a raíz de una necesidad (información) o que el mismo ya no
responde a las necesidades y requerimientos de la entidad, posteriormente se implanta el
mismo y con el transcurso del tiempo dicho sistema hay que ajustar (mantenimiento) en
función del crecimiento, desarrollo y cambios que se suscitan en la entidad, hasta que
llega un momento en que el sistema ya no se adecúa a las nuevas necesidades de la
entidad; entonces hay que rediseñar el sistema contable.

Diagnóstico
Diseño o
Diagnóstico
Requerimientos
Implantación Mantenimiento Diagnóstico
Rediseño

El ciclo de vida de los Sistemas Contables manuales y computarizados tiene las siguientes
etapas:

 Diagnóstico
 Requerimientos
 Diseño o rediseño
 Implantación o implementación
 Mantenimiento
2. RESPONSABLES DEL DISEÑO O REDISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE

Los profesionales involucrados de manera directa en el diseño o rediseño del sistema de

contabilidad en una entidad son el contador, quien posee las habilidades y formación
profesional en materia contable y de diseño de sistema de contabilidad y el analista de
sistemas sobre quien recaerá el trabajo de programación.

3. DIAGNÓSTICO.

Ésta etapa del ciclo de vida del diseño de sistemas contables según otros autores también
es conocido como "Análisis preliminar" (Catacora F. 1996).

Esta etapa surge a raíz de un problema:

 Existencia de necesidad de información de una determinada organización (diseño).

 Que el sistema contable no se adecúe a las necesidades de información de la
entidad (rediseño).

El profesional especialista en diseño de sistemas contables tiene que evaluar la factibilidad

o viabilidad del nuevo sistema contable; de justificarse uno de los dos problemas
anteriormente mencionados, el usuario debe solicitar el diseño o rediseño del sistema
contable.

Para determinar la viabilidad o factibilidad del nuevo sistema contable hay que efectuar el
diagnóstico aplicando una serie de cuestionarios y relevamiento de la información.

Esta etapa comprende:

 Diagnóstico.
 Aprobar el nuevo proyecto.
 Desechar el existente.
 Evaluar la factibilidad desde el punto de vista del costo/beneficio.

Los problemas que pueden dar lugar a diseñar o rediseñar un nuevo sistema contable
pueden ser que:

 No satisface necesidades de información.

 inoportunidad en el procesamiento y elaboración de la información.
 Ausencia de calidad de la información.
 El sistema no soporta las necesidades de la información contable.
 No integración de la información.
 Inoportunidad en su elaboración.
 Falta de confiabilidad.
 Limitaciones en cuanto a procesamiento de la información.
 Limitaciones en el procesamiento de transacciones.
 Problemas de integración de módulos.
  Pérdida de información.
4. REQUERIMIENTOS.

En función objetivos que se persigan con el sistema a diseñar o implementar hay que
desarrollar esta etapa, previa aprobación de la factibilidad.

En esta etapa hay que determinar:

 Necesidades.
 Objetivos.

Es importante sostener una serie de reuniones con todo el personal involucrado o que
tendrá parte en el manejo y desarrollo del sistema a ser implantado o implementado para
que se conozcan de manera profunda y en detalle cada una de las operaciones que se
desarrolle en el sistema contable.

REQUERIMIENTOS DE DISEÑO Y/O REDISEÑO

Unidad o departamento solicitante: Fecha de reunión

Día Mes An

Responsable de la solicitud:

Personas participantes:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………

Descripción de la solicitud:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………

Resultados esperados:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………
Fecha de conclusión del diseño y/o rediseño:

………………………………………………………………………………………………

Fecha de implantación:

………………………………………………………………………………………………
Resultado: Fecha de aprobación

Se aprueba ( )
Día Mes Año
No se aprueba ( )

En esta etapa hay que evaluar y analizar toda la información y resultados obtenidos en la
etapa anterior (diagnóstico). En esta etapa se utiliza la técnica de la entrevista. Las
reuniones pueden ser:

 Con el máximo ejecutivo.

 Jefe de finanzas yo Director administrativo.
 Contador.
 Analista.

A tiempo de establecer la necesidad de implementación de un nuevo sistema contable

también es importante:

 Analizar el costo beneficio del mismo.

 Evaluar la factibilidad del nuevo sistema contable.
5. DISEÑO O REDISEÑO

Previamente hay que definir conceptualmente los términos diseño y rediseño:

Diseño: Creación

Desarrollo de sistema

Rediseño: Mejorar,
transformar adecuar

Diseño de un sistema:

Cuando las empresas no cuentan con un sistema contable debido a que es de reciente
creación, necesariamente hablamos de un diseño de sistema contable.
Rediseño de un Sistema Contable

Toda organización en el tiempo y espacio sufre transformaciones, por tanto sus diferentes
sistemas y entre ellos el contable requieren de cambios y ajustes que se adecúen a los
mismos; por tanto, estamos hablando de un rediseño.

Esta etapa del ciclo de vida de los sistemas contables se inicia luego de haberse
establecido los requerimientos y los objetivos.

Las tareas más importantes en esta etapa son:

 Diseño del sistema.

 Implantación y/o implementación.

Estas dos etapas tienen como objetivo señalar y especificar la forma lógica en que irá a
funcionar el sistema diseñado, cumpliendo con estándares mínimos de calidad. Para el
desarrollo de esta etapa se pueden utilizar las siguientes técnicas o herramientas:

 Diagrama de flujo de información.

 Diccionario de datos: procesos, flujos, entidades, almacenamientos.

 Diagrama de acciones (mini especificaciones).

 Árboles de decisiones.

6. IMPLANTACIÓN O IMPLEMENTACIÓN.

Esta etapa consiste en poner en funcionamiento el nuevo sistema, a través de las

siguientes acciones:

 Prueba piloto.

 Corrida en paralelo.

 Instalación.

6.1. PRUEBA PILOTO

Consiste en poner en funcionamiento el nuevo sistema en una parte de la organización o

determinado número de transacciones, para constatar cómo funciona parcialmente el
sistema y si se trata de una empresa corporativa, la prueba piloto se efectuará en una de
las empresas.

6.2. CORRIDA EN PARALELO

Mediante éste trabajo se procesan por un determinado periodo transacciones y/o
operaciones tanto en el nuevo sistema contable como en el anterior para tener la
constancia de que el diseño a proponer va a satisfacer las nuevas necesidades y
requerimientos; esta corrida en paralelo debe ser por un periodo de tiempo corto.

6.3. INSTALACIÓN

En esta parte hay que definir a partir de qué fecha se reemplazará el diseño contable
existente y qué momento empezará a funcionar el nuevo sistema, para ello hay que tener
plena seguridad del buen funcionamiento del nuevo diseño, así como de su consistencia
evitando o minimizando posibles errores o fallas.

Es posible que en esta etapa se tengan que realizar algunos ajustes del nuevo sistema
diseñado o rediseñado, pero los mismos tendrán que ser mínimos y más de forma que de
fondo para no traer perjuicios a la entidad.

7. MANTENIMIENTO

Esta etapa en el ciclo de vida consiste en ir actualizando y adecuando el nuevo sistema a

cambios y nuevos requerimientos de procesamiento e integración de la información que
requiere la organización en función de los cambios que se producen en ella:

 En el tiempo, producción de nuevas líneas de productos, ampliación de mercados,

incremento de volúmenes de producción, creación de nuevas unidades o áreas de
la organización.
 En el espacio: crecimiento de la organización, ampliación de sucursales y/o
oficinas, cambios tecnológicos, etc.
 Cuando el sistema se encuentra en etapa de madurez, pueden existir otros nuevos
requerimientos tales como:
 Los tiempos de respuesta para la generación de información son razonablemente
aceptables.
 El código de cuentas soporta y maneja todas las transacciones vigentes en la
entidad.
 Los procesos computarizados de contabilización no generan problemas en la
codificación de movimientos.
 El mantenimiento del sistema está enfocado a subsanar errores físicos de la
información almacenada en el CPU.
 En los sistemas contables computarizados también como parte de mantenimiento
hay que considerar (Catacora 1997):
- Si el Hardware responde a los nuevos requerimientos (parte física de los
equipos) y si,
 - El Software se adecúa a los requerimientos del contador (programas o
paquetes contables).
8. PERIODO DE LOS SISTEMAS CONTABLES

Al igual que los procesos administrativos, los sistemas contables se repiten con la misma
frecuencia y en forma cíclica (un año), así por ejemplo un Estado de Pérdidas y Ganancias,
refleja el resultado de las operaciones para un periodo determinado, un Balance General
presenta la situación financiera de una empresa a una fecha determinada, así por
ejemplo:

En una empresa Comercial:

Inicio Final

01-01-X 31-12-X

En una empresa Industrial:

Inicio Final

01-04-X 31-03-X

En una empresa Minera:

Inicio Final

01-10-X 30-09-X