DOCUMENTO DE GESTIÓN Cod: PRO – SIG - 003

AUDITORIAS INTERNAS Version: 00

AUDITORIAS INTERNAS

CONTROL DE CAMBIOS
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00 - Emitido para su ejecución
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Fecha de Aprobació n Elaborado por: Revisado por: Aprobado por N° Pá ginas

Cinthia Espinoza E. Cristian Gil G. Jhon Chavarría G
Marzo del 2013 1 de 6
Consultor en SIG Asesor en SIG Gerente General

Firma:
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1. OBJETIVO

Definir como se realizarán las auditorías internas: quienes serán los responsables de la
planificación, realización e información y registro de los resultados; cuáles serán las áreas
prioritarias, cómo se establecerán los criterios, la frecuencia y metodología de las auditorías y la
selección de auditores.

2. ALCANCE
Alcanza a todos los procesos y a todo el personal de JJKM S.A.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

SIG
Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y del Ambiente.
RD
Representante de la Alta Dirección.
Alta Dirección
Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización.
Auditoría
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de asegurar que se cumplen los criterios establecidos.
No Conformidad (NC)
Incumplimiento de un requisito. Una no conformidad puede ser una desviación a: estándares de
trabajo relevantes, prácticas, procedimientos, requisitos legales, de una o más características de la
calidad, del servicio, del proceso o requerimiento del SIG, que pueda directa o indirectamente
afectar la satisfacción del cliente, resultar en impactos ambientales negativos no aceptables o en
muerte, enfermedad, lesión, daño a la propiedad y/o al ambiente de trabajo.
Equipo Auditor
Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es necesario de expertos
técnicos.

4. DESCRIPCIÓN Y RESPONSABILIDADES

La auditoría interna se realizará en las fechas indicadas según la planificación de la auditoría, para
lo cual todo el personal brindará las facilidades del caso a los auditores internos. Los auditores
internos no podrán auditar su propio puesto de trabajo.
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a. RESPONSABLES DE LA PLANIFICACIÓN, REALIZACIÓN, INFORME Y REGISTRO DE

RESULTADOS

Para llevar a cabo las auditorías se conformará un equipo de auditores internos calificados los
cuales serán escogidos del formato F- P - 3- 1 Auditores internos calificados.

El RD es el responsable de elaborar el F- P- 3- 2 Programa anual de auditorías internas. La

planificación de la auditoría será llevada a cabo por el equipo auditor. Se tendrá dentro del
equipo un Auditor Líder el cual será el responsable elaborar el Plan de Auditorías Internas
según el formato F- P- 3- 3 Plan de Auditorías Internas, cuya copia es distribuida a todas las
áreas incluidas para su conocimiento y programación de actividades.
El Auditor Líder es responsable de emitir el F- P- 3 - 4 Informe final de auditoría en base a las
conclusiones obtenidos del equipo auditor durante la realización de la auditoría. Este
documento es revisado por el RD y aprobado por la Alta Dirección, y comunicado a las áreas
correspondientes para la realización de las acciones correctivas y/o preventivas (Procedimiento
No conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas)

En caso se contrate el servicio de una empresa externa para la realización de las auditorías
internas, la empresa externa deberá seguir los lineamientos descritos en el presente
procedimiento y utilizar los formatos señalados

b. FRECUENCIA Y METODOLOGÍA

Las auditorías no solo se harán una vez al año sino también se tomará en cuenta el estado e
importancia de los procesos, las condiciones de seguridad y salud del personal, las condiciones
ambientales en los diferentes áreas de trabajo y los resultados de auditorías internas para su
planificación, tal como se establece en F- P – 3 - 2 Programa anual de auditorías internas
donde se establecerán las áreas a auditar. Los criterios, alcance y la metodología serán
definidos en F- P – 3- 3 Plan de auditorías internas.

c. AUDITORES INTERNOS

“La competencia que deben tener los miembros del equipo auditor frente a una auditoría interna
son:

a) Atributos Personales
- Ético: imparcial, sincero, honesto y discreto.

- Mente abierta: dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos.

- Diplomático: con tacto en las relaciones con las personas.

- Observador: activamente consciente del entorno físico y las actividades.

- Perceptivo: consciente y capaz de entender las situaciones.

- Versátil: se adapte fácilmente a diferentes situaciones.

- Tenaz: persistente, orientado hacia el logro de los objetivos.

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- Decidido: alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamiento

lógico.
- Seguro de sí mismo: actúa y funciona de forma independiente a la vez que se
relaciona eficazmente con otros.

b) Conocimientos y Habilidades
- Aptitud para llevar a cabo una auditoría de acuerdo con los procedimientos internos,
comunicándose con compañeros conocidos del lugar de trabajo.
- Aptitud para aplicar las partes pertinentes del manual del sistema integrado de gestión
y los procedimientos relacionados.
- Aptitud para operar de forma eficaz dentro de la cultura de la organización y, la
estructura de la organización.
- Aptitud para identificar y entender la aplicación de las leyes y reglamentos.

c) Funciones

Auditor Lider:
- Planificación de la auditoría y uso efectivo de recursos durante la auditoría.

- Gestión de la incertidumbre de lograr los objetivos de la auditoría.

- Protección de la salud y la seguridad de los miembros del equipo auditor durante la

auditoría.
- Representación del equipo auditor en las comunicaciones con el cliente y el auditado.

- Organización y dirección de los miembros del equipo auditor.

- Dirección del equipo auditor para obtener las conclusiones de la auditoría.

- Prevención y resolución de conflictos.

- Preparación y terminación del informe de auditoría.

-
Auditor Interno:

- Aplicar los principios, procedimientos y técnicas de auditoría.

- Planificar y organizar el trabajo efectivamente.

- Realizar la auditoría oportunamente.

- Priorizar y enfocarse en aspectos importantes.

- Recolectar información mediante entrevistas, escuchando y observando, y revisando

documentos, incluidos los registros.
- Verificar la exactitud de la información recolectada.
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- Confirmar la suficiencia y conveniencia de la evidencia de la auditoría, para corroborar

los hallazgos de la auditoría y las conclusiones.
- Evaluar los factores que puedan afectar la fiabilidad de los hallazgos de la auditoría y
las conclusiones.
- Entender la conveniencia y las consecuencias de usar técnicas de muestreo.

- Registrar las actividades de auditoría a través de documentos de trabajo.

- Preparar reportes de auditoría que sean claros y concisos.

- Mantener la información confidencialmente.

- Comunicar efectivamente, ya sea mediante las habilidades lingüísticas personales o

con la ayuda de un intérprete competente.”

d) Nivel de Educación

Profesional técnico o profesional universitario.

e) Formación como Auditor

Los auditores internos deben cumplir con el requisito de aprobación de un curso Formación
como auditor interno en Sistema

f) Experiencia en Auditorías

Haber participado en por lo menos una auditoría interna como parte de la formación, dentro
o fuera de la organización.

Finalizada cada auditoría interna del SIG, el RD evalúa el desempeño de los auditores,
definiendo su continuación y/o fortalecimiento de su capacitación.

El proceso de evaluación de desempeño comprende cuatro pasos principales:

Paso 1: los auditores internos serán escogidos por el Gerente General y el RD, pudiendo éste
último conformar también el equipo. El número de auditores será determinado de acuerdo a la
magnitud de la auditoría y la disponibilidad de tiempo y personal.

Paso 2: Los criterios de evaluación que están establecidos para su evaluación son: los
atributos personales, conocimientos y habilidades, funciones, nivel de educación, experiencia
laboral, experiencia en auditorias y formación como auditor determinados anteriormente.

Paso 3: Los métodos de evaluación determinados son: Revisión de registros,

Retroalimentación positiva y negativa, entrevista y observación.

Paso 4: Se realizará la evaluación en sí, a través de la Evaluación del desempeño del Auditor.
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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

- Norma Internacional ISO 9001:2008 (Calidad)

- Norma Internacional OHSAS 18001:2007 (Seguridad y Salud en el Trabajo)

- Norma Internacional ISO 14001:2004 (Ambiental)

- Procedimiento No conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas

6. FORMATOS / REGISTROS

- F-P-3-1 Auditores internos calificados

- F-P-3-2 Programa anual de auditorías internas

- F-P-3-3 Plan anual de auditorías internas

- F-P-3-4 Informe final de auditoría

7. ANEXOS