Manual Caja KPOS

KPOS
1.2
MANUAL DEL USUARIO
K POS 1.2
2012
Bienvenido a KPOS 1.2
KPOS, es el software numero uno en facilidad, estabilidad y potencia, en este manual encontrara
toda la información necesaria para utilizar el software. El sistema esta enfocado en el área
operacional del negocio como lo son las ventas, compras, bancos, cuentas por pagar y cuentas x
cobrar, para facilitar estas operaciones y obtener un mejor control de las mismas.
KPOS, esta diseñado con estándares que permiten el fácil aprendizaje del mismo, cuenta con
menús intuitivos que permiten al usuario desplazarse por la aplicación de manera sencilla,
igualmente cuenta con barras de herramientas estandarizadas y con iconos y ayudas textuales que
facilitan las operaciones en el mismo.
Así que adelante le invitamos a conocer el software que le ayudara en el control de su negocio.
• MANEJO GENERAL DE FORMULARIOS
Los formularios de KPOS, están diseñados siguiendo un estándar para la facilidad de aprendizaje
manejo y control del usuario, es por ello que comenzamos este manual indicando la forma de operar
estándar de los formularios, para que los usuarios se familiaricen con estos.
Como podemos observar en el siguiente formulario:
este se divide en tres secciones principales como lo son :
1. Barra de titulo y menú :
2. Barra de
tareas o
iconos:
3. Área de
trabajo:
La barra de menú y la barra de tareas representan las mismas funcionalidades pero de manera diferente, en
el menú encontramos las opciones en una serie de submenús desplegables por el usuario con los mismo
iconos, e indicándonos los métodos abreviados del teclado para acceder a cada una de las funcionalidades,
en la barra de tareas encontramos estas funcionalidades mucho mas a la mano ya que se encuentran todas
en linea a un solo click del ratón y con ayudas rápidas para cada botón para darle una idea al usuario de su
funcionalidad.
El área de trabajo se compone generalmente de dos carpetas como lo son DATOS y SELECCIÓN, en
ciertos formularios como el de productos encontramos carpetas adicionales que muestran mayor
información. en la carpeta DATOS se encuentra los datos específicos del formulario y permite
manipularlos de registro en registro, en la carpeta SELECCIÓN encontramos los registros visualizados de
manera amplia para poder seleccionar con cual de ellos queremos trabajar o analizar.
La gran mayoría de los formularios pueden ser manipulados para maximizar, minimizar y cambiar de
tamaño, los objetos de rejilla se amoldaran automáticamente a los nuevos margenes del formulario,
permitiendo al usuario elegir el tamaño mas cómodo para el mismo.
Ahora analizaremos las opciones estándares del menú y barra de herramientas.
• Nuevo: permite incluir un nuevo registro dentro del formulario, se encuentra en el menú
archivo y el método abreviado de teclado es Ctrl + N
• Abrir: Permite editar el registro, este botón solo se encuentra en los formularios que manejan
documentos, se encuentra en el menú archivo y el método abreviado es
Ctrl +A
• Eliminar: Permite eliminar el registro que se esta observando, se encuentra en el menú
archivo y el método abreviado es Ctrl + E
• Imprimir: Esta opción presenta dos formas de trabajo, en varios formularios mostrara el
informe relacionado automáticamente al mismo o presentara la ventana de selección de
informes en los cuales el usuario podrá seleccionar el informe que desee, se encuentra en el
menú archivo y su método abreviado es Ctrl + P
• Grabar: Opción que permite asentar las inclusiones o modificaciones hechas en el
formulario, esta opción esta generalmente desactivada hasta que se active una modificación o
inclusión dentro del formulario, aparece en el menú archivo como quinta opción y su método
abreviado es Ctrl + G.
• Cancelar: Esta acción permitirá deshacer los cambios que se estén generando en el registro
actual del formulario, se encuentra en el menú archivo y su método abreviado es Ctrl + Z
• Copiar: Acción típica de escritorio de copiar, copia al porta papeles la selección de texto que
se encuentre dentro del formulario para luego poder pegarlo en otra área del mismo o de otro
formulario es importante recordar que hasta no tener un área seleccionada no estara activada
esta opción, se encuentra en el menú edición y su método abreviado es Ctrl + C
• Cortar: Acción típica de escritorio a diferencia de copiar este corta el texto y lo pasa al porta
papeles, para luego pegarlo en otro formulario , se encuentra en el menú edición y su método
abreviado es Ctrl + X
• Pegar: Acción típica de escritorio, pega lo que se encuentre copiado o cortado dentro del
porta papales al formulario actual, se encuentra en el menú edición y su método abreviado es
Ctrl + V
• Preparar Filtro: Esta opción permite preparar el formulario para que el usuario pueda buscar
la información referente al formulario de una forma mas rápida y eficiente, esta acción solo
esta disponible en formularios que manejen muchos registros, como lo son los documentos,
productos, clientes, proveedores y otros. se encuentra en el menú acciones, su método
abreviado es la tecla F4.
• Activar Filtro: Acción que permite realizar sobre los datos del formulario el filtro construido
por el usuario, con esto se logra seleccionar un rango de registros limitados optimizando los
recursos del computador tanto como el del usuario como el del servidor adicionalmente un
mejor manejo y control de los datos al ser estos ya los seleccionados por el usuario, se
encuentra en el menú acciones y su método abreviado es la tecla F5
• Refrescar Filtro: Permite refrescar los datos del ultimo filtro ejecutado por el usuario, esto se
debe a la arquitectura clienteservidor de la aplicación, ya que en cierto momento puede ser
alterado los datos que están siendo visualizados por el usuario, por lo que este para no
construir de nuevo el filtro refresca los datos trayéndolos de nuevo del servidor.
• Primero: Acción de navegación de registros que permite ir al primer registro del formulario,
se encuentra en el menú de acciones y su método abreviado es Shift + PgUp
• Anterior: Acción de navegación de registros que permite ir al registro anterior del
formulario, se encuentra en el menú de acciones y su método abreviado es PgUp
• Siguiente: Acción de navegación de registros que permite ir al siguiente registro del
formulario, se encuentra en el menú de acciones y su método abreviado es PgDown
• Ultimo: Acción de navegación de registros que permite ir al ultimo registro del formulario, se
encuentra en el menú de acciones y su método abreviado es Shift + PgDown
• Cerrar: Acción que permite cerrar el formulario activo en el cual estamos trabajando, se
encuentra en el menú de archivo y su opción predeterminada es la tecla F10
Como podemos observar las acciones disponibles por formularios son bastante básicas y fáciles de
aprender, ciertos formularios poseen otras opciones adicionales, pero dichas acciones serán explicadas por
formulario.
• MENU GENERAL DE LA APLICACIÓN
Ahora comencemos a estudiar todas las opciones que le presenta el sistema a partir del menú principal de
módulos el cual observamos a continuación.
Barra de menú principal, en esta barra encontramos los principales módulos del
sistema como lo son :
Inventario: Controla todo lo que tiene que ver con los productos, su clasificación,
control de existencias y movimientos.
Punto de Venta: Modulo encargado de controlar todo lo relacionado con las ventas
y recaudos de las cajas, usted puede controlar los cajas así como a los cajeros en
tiempo real.
Contactos: Es el reemplazo de una agenda personal, en muchas empresas cada
empleado tiene su agenda particular, en el sistema se trata de globalizar dichas
agendas para que la información este siempre a la mano de la empresa.
Proveedores: Modulo encargado de mantener al día los datos de los proveedores
así como las cuentas por pagar, la programación de los pagos mediante informes
configurables.
Clientes: Sección realizada para controlar los datos de los clientes, tanto de
referencia como financieros, programación de cuentas x cobrar mediante informes
configurables y otros.
Compras: En este modulo encontramos el control y seguimiento de todo el
proceso de compra, desde la emisión de las ordenes de compra hasta su recepción
en las diferentes bodegas de la empresa.
Bancos: El control financiero de su empresa a un solo click, este modulo permite
hacer el control de todos los movimientos bancarios de la empresa y la generación
de informes para el cuadre de saldos con las entidades bancarias.
Tablas y Otros: Mediante este icono usted podrá incluir información alterna al
sistema, tales como ciudades, países, impuestos, retenciones y otros.
Seguridad: Modulo encargado de la creación de usuarios, roles y permisos al
sistema.
 SUB MENU DE INVENTARIO
Como observamos al activar o dar click sobre el botón de inventario del menú principal encontramos un
submenu de productos principal con las opciones de :
 Productos: Llama a la ventana de control de productos en
ella usted podrá incluir nuevos productos verificar
existencias e imprimir reportes de inventarios
 Control de Precios : En este formulario usted tendrá el
control total de los precios de los productos, con ofertas
por días de la semana, días particulares el mes, rangos de
fechas y horas inclusive, precios especiales por cantidades
y muchas otras opciones.
 Submenu de movimientos de Inventario
1. Movimientos x conceptos de Inventario:Permite la
entrada, modificación o eliminación de
documentos de inventario mediante los diferentes
conceptos creados para la empresa.
2. Transformación de productos: Usted podrá crear
productos nuevos a partir de los ya existentes
realizando transformaciones por medio de este
formulario.
3. Captura de inventario físico:Nunca antes fue mas
sencillo realizar, comparar y ajustar inventarios
físicos, con este formulario usted capturara
inventarios hechos incluso con días o semanas de
antelación y poder ajustarlos a esas fechas.
4. Control de kits:Formulario que controla las entradas y salidas de productos marcados
como kits, ajustando costos y existencias de los productos que componen dichos kits.
 Impresión códigos de barras: La impresión de códigos de barras ya sean certificados por el IAC o
códigos internos generados para uso particular se logra mediante este potente formulario el cual
imprime en impresoras de barras como ELTRON, ZEBRA, MONARCH o en impresoras
normales mediante reportes.
 Unidades : Formulario para la creación, edición o eliminación de unidades de inventario para
productos.
 Empaques : Formulario para la creación, edición o eliminación de empaques de productos.
 Presentaciones de productos : Formulario para la creación, edición o eliminación de formas de
presentación de los diferentes productos.
 Tabla de Colores: Si los productos deben clasificarse mediante colores, este formulario nos
permite realizar el mantenimiento a la tabla de colores.
 Grupo de Tallas: Si la clasificación general de los productos incluye el uso de tallas, se podrá
realizar mantenimiento a las diferentes agrupaciones de tallas que existan.
 Tablas Tallas: Si el punto anterior es verdadero, mediante este formulario realizaremos el
mantenimiento a las distintas tallas que existan.
 Departamentos: Clasificación general de los productos, con este formulario el usuario podrá crear,
editar o eliminar los diferentes departamentos en los cuales se dividirá la clasificación general de
productos.
 Secciones: SubClasificación de los productos mediante los diferentes departamentos y secciones
a utilizar en el sistema.
 Grupos: 5 diferentes formas de clasificar la mercancía, estos 5 grupos pueden ser totalmente
configurados por el usuario para establecer nuevos tipos de clasificación.
 SubGrupos: Haca se hace mantenimiento a los diferentes subgrupos amarrados a los grupos para
lograr la clasificación de la mercancía.
 Bodegas: Formulario que permite crear o asignar bodegas reales o virtuales, en el se controla todo
el mantenimiento de las mismas.
 Tipos de movimiento de inventario: solo existen un grupo de movimientos de inventario, estos
son visualizados solo de manera informativa por lo tanto en este formulario no esta permitido
editar, agregar o eliminar dichos tipos.
 Conceptos de movimiento de inventario: Todos los documentos relacionados con el inventario
son creados mediante este modulo, esto permitirá a los usuarios establecer diferentes tipos de
movimientos x conceptos para así un mejor control de los movimientos de inventario.
A continuación analizaremos todos los formularios que se enumeran en este módulo de inventarios.
FORMULARIO DE PRODUCTOS
El formulario de productos posee como la mayoría de los formularios las opciones estándares que se
comentaron en el manejo de formularios, y adicionalmente cuenta con unas acciones en la barra de
herramientas que aumentan su funcionalidad, y nuevas pestañas que complementan la información de los
productos como lo son la pestaña de kardex, rotación, resúmenes e históricos.
☑ CARPETA DATOS
En la sección de datos se encuentran los campos que definen las características de los productos las cuales
detallaremos a continuación :
 Código: Es el numero interno asignado automáticamente por el sistema, este campo que esta
resaltado en amarillo no puede ser editado debido a su cualidad de automático. Este es el
identificador único dentro del sistema para los productos.
 Referencia: Identificador de productos alterno, los productos se pueden dividir en referencias
como en el caso de los productos textiles o zapaterías, los cuales se identifican por una referencia
que se subdivide en tallas y colores para generar los productos,
 Descripción: Descripción abreviada del producto, cuando trabajamos con tallas o colores no
debemos colocarlos en la descripción ya que el sistema los coloca automáticamente en las listas e
informes.
 Descripción Larga: Descripción completa del producto se utiliza para poder tener una mejor
forma de identificación del mismo.
 Marca: Marca comercial por la que se conoce el producto o proveedor del mismo.
 Cod. Prov.: código interno del proveedor para el producto, se utiliza para entrar compras por este
código para así hacer mas fácil la digitación.
 Kit: Esta casilla de verificación le permite al sistema identificar cuando un producto es un Kit o
no, los Kits permiten manejar agrupaciones de productos para de esta forma simplificar el
movimiento de inventario, por ejemplo si se saca una promoción en un almacén que venda ropa
donde se vende una camisa, un pantalón y medias en un solo paquete de promoción que se
identifica mediante un Kit o cada uno de los productos de manera individual, otro ejemplo lo
encontramos cuando un supermercado ofrece las anchetas navideñas, las cuales contienen un
precio especial en lugar de comprar cada componente individual.
 Alimento: Si el sistema es utilizado por un supermercado esta opción le permite verificar cuando
el producto es un alimento o elemento de aseo o no consumible.
 Bascula: Para los puntos de venta le permite identificar cuando el producto podrá ser vendido con
decimales o capturado por un puerto serial el dato de una balanza electrónica.
 Tara: Si el producto se vende por pesaje se puede establecer la tara del empaque, como en el caso
de los restaurantes que vende platos por su peso, la tara puede almacenar el valor de los platos
para que el sistema los reste automáticamente cuando reciba el dato de la balanza.
 Dpto. o Departamento: Lista desplegable de departamentos a los cuales pertenece el producto, el
departamento es el 1er nivel de clasificación de los productos.
 Sección: Lista desplegable de secciones basadas en el departamento del producto, es el segundo
nivel de clasificación de los productos.
 Días reposición: Es el tiempo promedio en el que se demora en entregar el producto el proveedor.
 I.V.A. : Lista desplegable con las diferentes tarifas de IVA.
 I.C.A. : Monto en porcentaje del impuesto ICA.
 Importado: Casilla de verificación para determinar si un producto es nacional o importado.
 País de Origen: Si el producto es importado, establecer de que país procede.
Hasta este punto tenemos la información particular y necesaria de un producto, pero esta se extiende por
las siguientes pestañas o subcarpetas:
1. DESC. FISICA: Muestra diferentes características físicas del producto tales como :
 Und. de Venta: En que unidades o medida es vendido el producto, las diferentes opciones
son mostradas mediante una lista desplegable.
 Presentación: Presentación del producto ya sea en bolsa, cajas o cualquier otra, las
opciones posibles son visualizadas mediante una lista desplegable.
 Und. de medida: Unidad de medida del producto, o del empaque se muestra una lista
desplegable con las diferentes opciones y al lado existe un cuadro de edición donde se
editara la cantidad de la presentación.
 Embalaje : Es el modo en el que viene empacado del proveedor ya sean cajas bultos u
otro, al lado existe un cuadro de edición en el cual se especifica la cantidad de productos
en el embalaje.
 Grupo de Tallas: Las tallas pueden ser agrupadas en diferentes tipos, si la empresa vende
ropa de todo tipo encontraremos tallas para niños y adultos que son diferentes por lo que
es mucho mejor agruparlas, igualmente si la empresa se especializa en calzado se puede
separar las tallas en niños y adultos, esta clasificación es mostrada mediante una lista
desplegable.
 Tallas: Tallas basadas en la selección del grupo de tallas, las tallas se muestran en una
lista desplegable.
 Color: Establece el color del articulo mediante una lista desplegable.
 Puestos: Se utiliza para enumerar productos que posean diferentes unidades o puestos
tales como manteles o juegos de cubiertos o puestos de un comedor.
2. PRECIOS: Controla las diferentes opciones para el mantenimiento de precios:
 Margen: Establece el tipo de margen a utilizar para el calculo automático del precio de
venta, si esta marcado utilizara un margen financiero, de lo contrario utilizara un margen
matemático normal, al lado se encuentra el cuadro de edición donde se coloca el margen
para el producto.
 Redondeo: el precio del articulo puede ser redondeado si así se desea en decena,centena o
millar o ningún redondeo.
 Pesos x Puntos: Con esta opción se puede programar cuantos puntos genera la venta de
este producto para ser acumulados a los clientes.
 Precio Normal: Es el precio de venta al publico asignado al producto.
 Precio x Cantidad: Precio que asigna el sistema al vender en una misma factura una
cantidad predeterminada.
 Cantidad: Es la cantidad mínima para que el sistema tome el precio por cantidad.
 Promoción: Precio de promoción del producto se asigna según el periodo de promoción.
 Sin Dcto.: Casilla de verificación para determinar si al producto se le puede o no dar
descuentos.
 Descuento: Monto máximo para descuentos en facturas.
 Periodicidad Promoción: El sistema permite trabajar con tres tipos de precios
promocionales que se identifican en esta lista, estas son semanal, mensual y entre fechas,
la selección semanal permite establecer un día fijo de la semana para aplicar el precio de
descuento tal como un martes o jueves que pueden ser utilizados para atraer clientes en
estos días, por el contrario el mensual establece un día del mes para aplicar la promoción,
entre fechas establece un periodo de tiempo para aplicar la promoción.
 Día Semana: Muestra mediante un cuadro combinado los diferentes días para establecer
que día de la semana se aplica la promoción.
 Día Mes: permite digitar el día del mes en que se aplicara la promoción, si se desea
promocionar el ultimo día del mes puede digitar 31 el sistema tomara automáticamente el
ultimo día a pesar de ser un mes de 30 o 28 como en febrero.
 Fechas: El usuario puede establecer el rango de fechas en que sera valida la promoción
del articulo.
 Calcular Precio: Botón que permite calcular el precio automáticamente según el costo, el
margen establecido y el redondeo.
3. INVENTARIO: Muestra los datos del inventario actual.
 Exis. Actual: Muestra la cantidad general existente del producto, si se desea visualizar las
cantidades de cada bodega debe ir al botón de bodegas.
 Exis. Especial: Es la cantidad que se encuentra en pedido mediante ordenes de compra.
 Exis. Mínimo: Indicativo para informes de productos con existencia mínima para hacer
pedidos.
 Exis. Máxima: Indicativo para informes de productos con existencias muy altas.
 Ultimo Costo: Es el ultimo costo de compra del producto.
 Costo: Costo promedio ponderado del producto.
 Costo Especial: Nuevo costo con el cual fue solicitado el producto mediante orden de
compra.
4. AGRUPACIONES: Diferentes formas de clasificación para productos, los productos pueden ser
divididos en 5 grandes categorías o grupos los cuales pueden ser creados por los usuarios, por
ejemplo podemos crear un grupo que agrupe los productos mediante temporadas, las cuales
pueden ser : Navideña, Escolar, Vacaciones, etc., las diferentes agrupaciones se visualizan
mediante listas desplegables
5. PROVEEDORES: Muestra el proveedor principal así como los proveedores provisionales para
el producto.
 Proveedor: Código del proveedor y botón de búsqueda del mismo.
 Rejilla de datos: Muestra los proveedores asignados al producto e información relevante
como si es o no fabricante, el costo, descuento días de reposición y la fecha de la ultima
compra realizada al mismo.
6. OBSERVACIONES E IMAGENES: En esta subcarpeta se podrá adicionar información
adicional mas no relevante del producto.
 Observación: El usuario podrá realizar cualquier anotación del producto en esta casilla.
 Imagen principal del Producto: en este cuadro se guarda una imagen del producto
 Imagen Aux. 1, 2 ,3 y 4: El usuario puede colocar varias imágenes de miniatura del
producto estas pueden ser vistas laterales, de frente y detrás del producto, esto es para
obtener un mejor catalogo de los mismos.
Al lado de estas selección de carpetas encontramos este grupo de botones
los cuales analizaremos a continuación:
1. Botón Barras x Productos: Este botón llama al formulario de barras x producto
En esta formulario podemos incluir los diferentes códigos de barra del producto así como
activarlos o eliminarlos, ya que al dar click derecho sobre ellos aparece el siguiente menú
que nos permitirá realizar cualquiera de estas

acciones sobre la barra seleccionada.
2. Proveedores x Producto: Nos permite llamar al formulario de proveedores x producto
Este formulario nos permite controlar que proveedores existen para este producto, podemos
agregar un proveedor luego de seleccionarlo en la lista desplegable y presionando el botón
Agregar Proveedor, igualmente si presionamos click derecho aparecerá el submenu
con el cual se podrá desvincular el proveedor del
producto, podemos realizar ciertos cambios
como escribir el descuento que da cada
proveedor para su producto, así como los días de reposición y si es o no fabricante del producto.
3. Bodegas: Llama al formulario de bodegas x producto
Mediante este formulario podemos vincular productos a las bodegas para así poder controlar las
existencias, cada bodega puede estar dividida en secciones o ubicaciones las cuales ayudan a la
hora de organizar los inventarios dentro de la empresa. si por error le vinculáramos un producto
que nunca estaría en esa bodega podemos desvincularlo con click derecho
4. Productos x Kit: Llama al formulario Productos x Kit
Con este formulario podemos configurar que productos componen el Kit, para así poder controlar
los costos y precios del nuevo producto, en la parte izquierda encontramos los productos que
componen el Kit así como la cantidad para construirlo, en la parte derecha encontramos un área de
selección en la cual podemos buscar los productos que deseemos pasar al Kit, con las flechas del
centro podemos vincular y desvincular los productos.
Ahora veremos la ultima sección de de la ventana de datos del producto :

en esta encontramos la fecha de creación del producto, así como la fecha en la que se realizo el ultimo
inventario y una casilla de verificación en la cual se controla si esta o no activo.
Ahora continuando con la descripción del formulario de productos encontramos la típica carpeta de
selección que no varia en nada a la descrita al principio del manual en la sección de MANEJO GENERAL
DE FORMULARIOS, adicionalmente el formulario de productos contiene otras carpetas que
complementan la información como lo son :
☑ CARPETA DE KARDEX
Esta carpeta permite obtener el registro de movimiento, existencia y costo de un producto en un
determinado periodo de tiempo.
como podemos observar se compone de una sección informativa donde se nos da la descripción del
producto,
una sección de selección donde podemos especificar el periodo de tiempo que queremos revisar
este periodo puede ser especificado entre fechas o mediante periodos y años, al final debemos usar el
botón refrescar para que se pueda visualizar el movimiento de kardex en la rejilla
en la cual encontraremos el nro. movimiento, la bodega, el concepto la fecha la cantidad, costo precio,
utilidad el saldo en cantidades y el valor del inventario en determinados momentos.
☑ CARPETA RESUMENES
Esta carpeta contiene dos rejillas con datos de acumulados tanto de existencias como de valores
en la rejilla inicial encontramos los años y las cantidades de productos que entraron y salieron por meses,
en la segunda rejilla obtenemos el valor de dichas entradas y salidas.
☑ CARPETA HISTORICOS
Por medio de esta carpeta podemos visualizar el comportamiento de costo para este producto
ya que como observamos se muestra la rejilla conteniendo la información de las compras o movimientos
que han afectado el costo del producto.
☑ CARPETA ROTACIÓN
Esta carpeta permite visualizar la rotación de un producto en un rango de fechas determinado, esta carpeta
resulta muy útil para analizar el comportamiento del producto en el rango de fechas especificado
como podemos observar tenemos dos cuadros de edición solicitándonos tanto la fecha inicial como la
fecha final para realizar el análisis, una vez le indiquemos al sistema dichas fechas utilizaremos el botón
de refrescar para obtener en la rejilla los datos del análisis tales como la
EXIS INI: Es la existencia que existía a la fecha de inicio.
UND. COMPRA: Son las unidades compradas en el periodo de tiempo especificado.
COSTO COMP: Es el valor monetario de las compras realizadas.
COTSO UND: Es el costo promedio de dichas compras.
UND VTAS: Son las unidades vendidas en el rango de fechas.
MONTO VTAS: Es el valor monetario de las unidades vendidas.
COSTO VTA: Es el costo del producto al momento de la venta del mismo en el rango especificado
PRECIO VTA: Es el precio promedio utilizado en las ventas.
UTILIDAD: Es la diferencia del costo de la venta y el monto de la misma.
UND. DEV: Unidades devueltas en el periodo de tiempo especificado.
COSTO DEV: Costo de las devoluciones de los productos en el rango de fechas especificado.
☑ OBJETOS ESPECIALES
Botón de Reparar: este botón permite corregir la existencia de un producto que no este cuadrada
con el kardex, esto puede llegar a suceder si el sistema es interrumpido en alguna operación
compleja, por paquetes mal entregados en un ambiente de red defectuoso o por cargar compras con
los costos herrados y tener que corregirlos varias veces puede provocar que el sistema pierda el costo y lo
mejor seria que se utilizara este botón para este propósito, a pesar de todo es muy poco probable que
llegue a necesitar de este botón.
Lista desplegable de ordenamiento, el sistema puede ordenar por varias opciones
para esto se creo esta lista para que el usuario pueda seleccionar la que mas le
convenga. ya sea por referencia, marca y referencia, descripción o proveedor y
referencia.
Copiar producto, en muchas ocasiones debemos crear productos con características muy similares
a otro, para evitar tener que digitar de nuevo toda la información puedo seleccionar el registro ya
creado y utilizar este botón el cual creara un articulo idéntico pero sin referencia, para que el usuario solo
tenga que cambiar los campos necesarios ahorrando así tiempo al mismo.
Cuando los productos poseen cualidades de tallas y colores se puede utilizar el botón de generar
tallas y colores, este nos permite llamar al formulario de generar referencias pos tallas y colores en el
cual podremos generar múltiples productos ahorrando así tiempo al usuario
como podemos observar el sistema nos muestra la referencia la descripción y la marca del producto
seleccionado, el sistema genera una rejilla de tallas y colores disponibles para dicha referencia, igualmente
nos muestra cuales productos ya existen, y nos permite marcar y desmarcar mediante un click cuales son
los productos a generar, al final de seleccionarlos el usuario solo debe presionar el botón de generar y
voila! el sistema creara todos los productos que halla especificado el usuario. Con esto finalizamos el
formulario de Productos y sus formularios asociados.
FOMULARIO DE CONTROL DE PRECIOS
Este formulario difiere de los estándares ya que no posee ni un menú principal ni barra de herramientas ni
carpeta de datos y selección, debido a su naturaleza este formulario se divide en una sección de búsqueda
o selección y en tres carpetas de control de precios.
En la primera sección encontramos los campos de Código, Referencia, Descripción, Marca estos campos
nos permiten especificar diferentes opciones de búsqueda de productos, complementando estos campos
tenemos los de proveedor, casillas de verificación de Kit, alimento, activo o en promoción, igualmente
podemos hacer uso de las listas desplegables encontradas a la derecha como departamento, sección,
unidad y empaque, en la subsección de grupos y subgrupos
podemos elegir porque grupo queremos realizar la consulta de datos, al poseer ya los filtros que el usuario
desee aplicar debe presionar el botón de refrescar e inmediatamente se llenara la rejilla de precios para su
manipulación. Esta rejilla posee diferentes colores para ser visualizados de una forma mas fácil por el
usuario. Ahora analicemos cada una de las carpetas de control de precios.
☑ CARPETA CONTROL DE PRECIOS NORMALES
En esta carpeta podemos controlar los precios de venta al publico que no poseen ningún descuento o
promoción, la rejilla de datos esta compuesta por un cuadro de verificación para que el usuario pueda
determinar al sistema que ese es el producto a cambiar el precio, continua con los campos de marca,
referencia y descripción que le da al usuario una fácil identificación del producto, como campo
informativo se encuentra el ultimo costo del producto, si es margen financiero o no, el margen, el tipo de
redondeo, el precio, el monto en pesos x puntos y la fecha para aplicar este precio.
Los campos que se pueden variar mediante listas desplegables son los
de tipo de margen, y redondeo
por el contrario los campos de margen, precio, $ x ptos pueden ser editados directamente al igual que el de
aplicar que puede ser editado o utilizar el botón de búsqueda para llamar al formulario de calendario con
el cual sera mucho mas cómodo seleccionar la fecha.
otra de las ventajas del formulario son la existencia de submenus para los campos variables con los
cuales el usuario podrá ejecutar acciones sobre todos los registros o solamente los marcados, veamos
algunos ejemplos :
En la imagen observamos que el campo margen a

sido cambiado a 20% presionando click derecho
sobre el, automáticamente el sistema muestra un
submenu con las opciones de
 Aplicar a Todos: Aplica el valor del campo a todas los otros productos.
 Aplicar a los Registros Marcados: Aplica el valor del campo a los productos seleccionados del
usuario mediante la casilla de verificación de cambios (la primera columna).
 Reversar Acción Anterior: Si por error el usuario ha aplicado algún cambio masivo esta opción
le permitirá volver los registros al estado anterior.
 Recalcular Precio x Margen a Todos: En algunos casos los precios pueden haber sido
manipulados de tal manera que no estén de acuerdo al margen de ganancia establecido, con esta
opción el sistema recalculara todos los precios según el margen y el ultimo costo.
Algunos de los campos no despliegan todas las opciones pero si la mayoría utiliza las 3 primeras. a
excepción del primer campo donde se muestra la casilla de verificación de seleccionados en los cuales
solo aparecen dos opciones marcar o desmarcar todos los registros.
☑ CARPETA PRECIOS X CANTIDAD
Como se puede observar en la figura anterior esta carpeta contiene una rejilla de datos muy similar a la de
control de precios normales, con una columna inicial para verificar cuales productos serán actualizados y
cuales no, con las mismas características de identificación mediante marca, referencia y descripción, con
un campo costo para evitar colocar productos por debajo del mismo una columna de referencia al precio
normal y tres columnas variables que son P x CANT que nos muestra el valor que adquiriría el producto
al venderse la cantidad de unidades especificada en la siguiente columna identificada como CANT. o el
DCTO a aplicar si no queremos utilizar un precio fijo, como en la ventana anterior tenemos un aplicar
donde especificaremos desde que fecha empieza a regir estos nuevos precios.
Al igual que la ventana anterior podemos utilizar click

derecho para mostrarnos una serie de opciones que
pueden ser aplicadas a múltiples registros, y
adicionalmente encontramos dos opciones nuevas las
cuales son :
 Aplicar porcentaje de Dcto a Todos: Con esta opción el sistema puede aplicar un descuento en
base al precio normal para calcular el precio x Cantidad, eso significa que si tenemos una serie de
prendas que queremos vender al mayor con un 5% de descuento en base al precio de venta
debemos seleccionar esta opción el sistema nos mostrara el formulario de captura de porcentaje en
el cual digitaremos el porcentaje deseado:
 Aplicar Porcentaje de Dcto a los Marcados: Realiza la misma acción que la opción anterior
pero en lugar de aplicar el descuento a todos los registros solo actualizara los registros marcados.
☑ CARPETA PRECIOS PROMOCIONES
Continuando con la carpeta de promociones observamos que se mantiene el estilo de las anteriores solo
cambian las columnas de Promoción, Periodo, Semana, Día Mes, Fecha Ini. y Fecha Fin.
En la columna promoción colocaremos el precio al que se venderá el producto cuando el tipo periodo y las
condiciones del mismo se cumplan, por ejemplo en la figura observamos que el producto tiene un precio
normal de 10.000 y que se venderá a 8.000 en un periodo de días de mes el cual sera todos los días 15 del
mes, en cambio si elegimos un tipo de periodo semanal debemos elegir el día de la semana en que se
aplicara el precio por ejemplo los martes, en cambio si queremos que el precio sea tomado para una fecha
especial como por ejemplo la semana de aniversario debemos especificar el día de inicio de la semana y el
día final y un tipo de periodo entre fechas.
No debemos olvidar presionar el botón de grabar para que el sistema aplique los cambios de manera
inmediata.
FORMULARIO MOVIMIENTO X CONCEPTO DE INVENTARIO
Mediante este formulario el usuario podrá ingresar, modificar, eliminar o consultar los movimientos de
inventario, dichos movimientos son de cierto tipo ya que mediante este formulario solo se podrá acceder a
los movimientos de entradas, salidas y transferencias ya que las compras, ventas y transformaciones de
productos poseen sus propios módulos o formularios independientes.
☑ CARPETA DE DATOS
Esta carpeta se divide en tres secciones la primera que podríamos llamar encabezado de documento,
en el que encontramos los siguientes campos :
 Numero: Campo que guarda un numero consecutivo de acuerdo a la bodega y al concepto del
inventario.
 Bodega: Bodega donde se crea o genera el documento.
 Concepto: Concepto del movimiento de inventario, este concepto debe estar asignado a la bodega
para que aparezca en la lista desplegable.
 Fecha: Fecha de creación del documento.
 Recibe: Bodega que recibe el documento, este campo se utiliza solo si el concepto de bodega esta
relacionado con una transferencia.
 Concepto: Concepto bajo el cual se recibe el documento en la bodega de recepción, solo es
utilizable en caso de que el movimiento sea una transferencia.
En la segunda parte encontramos la rejilla de ítems de movimiento
donde encontramos los campos de
 Código: Código del producto a afectar dentro del movimiento.
 Referencia y Descripción: Muestra la información del producto ya identificado mediante el
código
 Cantidad: Especifica la cantidad a afectar en el movimiento.
 Costo: El campo costo puede variar su naturaleza de editable a no editable dependiendo del
concepto de movimiento que se eliga.
 Importe: Muestra el valor de la cantidad x el costo.
ya en la tercera sección encontramos el valor total del movimiento así como un campo para anotar
cualquier observación sobre el mismo.
En este formulario encontramos los siguientes objetos especiales :
Botón de impresión códigos de barras, mediante este botón podemos llamar al formulario de
imprimir códigos de barra con la selección de productos afectados en el movimiento. esto es muy
útil cuando realizamos cambios o ajustes de entrada o salida y necesitamos imprimir los códigos para los
productos que fueron afectados mediante el movimiento.
Botón de calcular precio de venta, este botón abre automáticamente el formulario de control de
precios, mostrando los productos que fueron afectados en el movimiento.
FORMULARIO DE TRANSFORMACIÓN DE PRODUCTOS
Mediante este formulario se controla la transformación de productos, por ejemplo si la empresa empaca
productos como arroz o azúcar, utiliza este modulo para transformar los sacos de mercancía en bolsas de
diferentes denominaciones. Otro ejemplo de uso de este producto es cuando la empresa es productora
puede transformar la materia prima en productos finales con este formulario.
Se divide en tres secciones, encabezado documento, cuerpo documento, totales y observaciones del
documento, en la primera encontramos los siguientes campos :
 Numero: Campo de identificación único del movimiento.
 Bodega: Bodega en la que ocurre la transformación.
 Fecha: Fecha de la transformación.
 Concepto de Salida: Concepto con el cual se genera la salida de los productos .
 Concepto de Entrada: Concepto con el cual se genera la entrada de productos.
en la segunda sección o cuerpo del documento encontramos los siguientes campos:
 E/S: Campo que determina si entra o sale el registro, si es entrada el campo se visualizara en
amarillo, de lo contrario se mostrara en verde.
 Código: Código del producto.
 Referencia: Referencia del producto para una mejor identificación por el usuario.
 Descripción: Descripción del producto para una mejor identificación del mismo.
 Cantidad: Cantidad del producto.
 Costo: Costo del producto.
 Importe: Es el costo x el precio del producto para conocer el monto total del producto.
en la ultima sección se visualizan los siguientes campos :
 Valor total de Costos de Salidas: Es la suma de los importes de los productos que son
registrados como salidas.
 Valor total de Costos de Entradas: Es la suma de los importes de los productos que son
registrados como entradas.
 Observación: En este campo el usuario podrá escribir un comentario u observación sobre el
documento.
TOMAS DE INVENTARIO FISICO
La toma de inventario físico permite capturar inventarios de productos los cuales pueden ser cruzados en
cualquier momento para ajustar el inventario, una de las mayores ventajas de este formulario es el poder
digitar el inventario en cualquier momento, así si el inventario es realizado en una fecha se puede digitar
una fecha posterior que igualmente el sistema sera capaz de verificar el inventario que existía en ese
instante.
Como la mayoría de formularios de documentos este se divide en tres secciones las cuales analizamos a
continuación:
En la primera sección de encabezado de documento encontramos los siguientes campos :
 Numero: Numero del documento, es un entero consecutivo que es asignado automáticamente por
el sistema.
 Descripción: En este campo el usuario podrá escribir una descripción corta del documento.
 Fecha: Fecha en la que se realizo el inventario no importa que no se este digitando en la misma
fecha pero es muy importante colocar tanto la fecha como la hora en la que se finalizo el
inventario para que el sistema tome en cuenta todos los documentos generados hasta ese
momento.
 Bodega: Bodega en la que se realizo el inventario.
 Concepto de Entrada: Es el concepto para registrar la entrada del documento que generara el
sistema automáticamente para cuadrar el inventario.
 Concepto de Salida: Es el concepto para registrar la salida del documento que generara el
sistema automáticamente para cuadrar el inventario.
 Doc. Entrada: Es el numero de documento de entrada que genera el sistema para cuadrar el
inventario.
 Doc. Salida: Es el numero de documento de salida que genera el sistema para cuadrar el
inventario.
En la sección de cuerpo de documento encontramos los siguientes campos
 Código: Código del producto.
 Referencia: Referencia del producto se muestra para dar mayor información al usuario.
 Descripción: Descripción del producto.
 Físico: Cantidad existente en la toma de inventario.
 Cant. Sist.: Es la cantidad existente en el sistema al momento de la toma de inventario.
 Costo: Costo del producto al momento de la toma de inventario.
 Diferencia: Es la diferencia entre la cantidad física y la cantidad del sistema.
 Valor: Es el monto de la diferencia x el costo, así se conoce el valor del descuadre de inventario.
En la ultima sección encontramos los siguientes campos:
 Observaciones: En este campo el usuario podrá escribir cualquier anotación sobre la toma de
inventario que desee.
 Monto: Es el valor total del descuadre en inventario.
Con este botón el usuario, obtendrá la cantidad que existe en el sistema
y mostrara tanto las diferencias existentes como el valor de las mismas.
Mediante este botón el sistema crea los documentos de cuadre tanto de
salida como de entrada para asi ajustar el inventario a la cantidad fisica.
MOVIMIENTO DE KITS
Este formulario permite el mantenimiento y control de kits, el usuario podrá crear o deshacer kits a
conveniencia, este formulario puede generar dos tipos de documento de entrada, con los cuales se generan
los kits y se realizan las salidas de productos automático, por el contrario al hacer un documento de salida
se hace salida al kit y entrada a los productos que lo componen, aun así el usuario siempre observara en el
cuerpo del documento solo los kits.
En la carpeta de datos encontramos las siguientes secciones :
Una sección inicial de encabezado de documento, compuesta por los siguientes campos:
 Numero: Numero de documento, es generado automáticamente por el sistema.
 Fecha: fecha de creación del documento.
 Bodega: Bodega en la cual se realiza el documento.
 Tipo movimiento a generar, Entrada: Esta opción carga las listas desplegables de Concepto
documento y concepto recepción para hacer las entradas de kits y las salidas de los productos.
 Tipo movimiento a generar, Salida: Esta opción carga las listas desplegables de Concepto
documento y concepto recepción para hacer las entradas de los productos que componen los kits y
los kits mismos.
 Concepto Documento: Concepto de entrada ya sea para kits o para productos dependiendo del
tipo de movimiento a generar.
 Concepto Recepción: Concepto de salida ya sea para kits o para productos dependiendo del tipo
de movimiento a generar.
En la sección de cuerpo de documento encontramos los siguientes campos :
 Kit: Código del producto identificado como Kit.
 Referencia: Campo de referencia para información para el usuario.
 Descripción: Descripción del producto, se visualiza para dar mayor información al usuario.
 Cantidad: Cantidad de Kit que entra o sale.
 Costo: Costo del Kit.
 Importe: Monto del costo x la cantidad del Kit.
En la ultima sección de la carpeta de datos encontramos los campos:
 Observaciones: Campo donde anotaremos cualquier observación que tenga el usuario sobre el
documento.
 Valor: Monto total de la suma de importes, para conocer el costo total del documento.
FORMULARIO DE IMPRESIÓN DE CÓDIGO DE BARRAS
Este formulario difiere de los demás al no tener las carpetas de datos y selección, por el contrario
podemos encontrar tres secciones, en la primera encontramos campos para seleccionar múltiples registros
los cuales vemos a continuación :
 Código: En este campo el usuario podrá colocar los filtro que desee para seleccionar productos
por medio de sus códigos.
 Referencia: Utilizado para hacer las búsquedas por medio de la referencia del producto.
 Descripción: El usuario puede crear filtros con la descripción de los productos.
 Marca: Se puede filtrar productos mediante la marca de los mismos.
 Bodega: Si queremos filtrar solo los productos que se procesan o manejan en una bodega.
 Departamento: Podemos seleccionar por medio de la lista desplegable el departamento que
deseemos.
 Sección: Lista desplegable con la que el usuario puede elegir una sección.
 Proveedor: Lista desplegable con proveedores
 Impresora: Lista desplegable con la cual el usuario puede elegir el tipo de impresora en la que se
imprimirán los códigos de barras, actualmente el sistema soporta impresoras Eltron, monarch,
Zebra, y impresoras láser o de tinta mediante reporte.
En la siguiente sección encontramos la rejilla de datos con los siguientes campos :
 X: marca para identificar que productos se imprimirán y cuales no.
 Cod: Código del producto.
 Ref.: Referencia del producto.
 Marca: Marca del producto, se incluye de manera informativa.
 Descripción: Descripción del producto, se incluye para hacer mas fácil la identificación del
producto.
 Cantidad: Cantidad de tiques deseados.
 Precio: Precio de venta normal.
 Mayor: Precio al mayor o por cantidades.
en la ultima sección encontramos los botones de imprimir o cerrar el formulario.
MANTENIMIENTO UNIDADES DE MEDIDA
Con este formulario el usuario puede mantener las diferentes unidades de medida que utilicen los
productos de la empresa, por ejemplo en los supermercados encontramos kilos, litros, libras, mientras que
en almacenes de textiles casi siempre usamos la unidad y metros ocasionalmente.
En la carpeta de datos encontramos los siguientes campos :
 Código: numero consecutivo generado automáticamente por el sistema.
 Descripción: Texto descriptivo de la unidad.
 Es Entero: Casilla de verificación para conocer si la unidad se puede o no fraccionar.
MANTENIMIENTO TABLA DE EMPAQUES
Mediante este formulario el usuario podrá crear diferentes tipos de empaque, esto es muy útil para los
supermercados, ya que se pueden generar informes exigidos por la ley de listados de precios por góndolas
donde se especifica el valor del producto y sus fracciones mínimas. Por ejemplo si un empaque de kilo de
nueces cuesta 5,000 pesos su costo por unidad de medida mínima debe ser de 5 pesos por gramo, esto es
fácil de determinar ya que conocemos la unidad base y la unidad detallada del producto.
En la carpeta de datos encontramos los siguientes campos:
 Código: Código numérico generado automáticamente por el sistema.
 Descripción: Texto descriptivo del empaque
 Unidad: Unidad en la que se representa el total del empaque (1 litro, 1 kilo, etc).
 Unidad Detal: Unidad en la que se subdivide el producto (mililitros, gramos, etc).
 Cantidad x Unidad: Es la cantidad necesaria de fracciones para completar una unidad de venta,
por ejemplo ante un kilo tenemos 1.000 gramos, ante un litro tenemos 1.000 mililitro, etc.
MANTENIMIENTO PRESENTACIONES DE PRODUCTOS
La presentación de productos es un campo informativo del mismo que puede ser seleccionado y para ello
creamos esta formulario para que el usuario agregue todas las presentaciones que considere necesarias,
con las presentaciones el usuario podrá identificar de manera mas eficaz el producto, por ejemplo en un
supermercado la presentación de un producto puede variar, por ejemplo hay azúcar que viene en bolsa, o
en envases de cartón tipo tetrapack, otros proveedores eligen bolsas de papel.
Solo dos objetos contiene esta carpeta:
 Código: Código de tipo numérico generado automáticamente por el sistema.
 Descripción: Texto descriptivo para la presentación
MANTENIMIENTO COLORES
En este formulario el usuario creara los diferentes colores que utilicen los productos, es importante
recalcar que depende de la organización del inventario se crearan o no los colores, por ejemplo si es un
almacén de textiles o zapatería muchas veces es necesario crear los productos por colores ya que ciertos
colores pueden ser mas rentables al venderse de forma mas rápida que otros, para así hacer solicitudes de
mercancía con preferencia en dichos colores, por el contrario si la compra o venta del producto no influye
el color es preferible no crearlos y trabajar con el código automático del sistema el cual es el 0 que
representa la prenda sin color.
 Descripción: Texto descriptivo del color.
MANTENIMIENTO GRUPO DE TALLAS
Este formulario le permite al usuario controlar la creación de grupos de tallas, estos grupos se han creado
debido a que existen diversos tallajes, tanto en textiles como en zapaterías, por ejemplo las camisas son
identificadas generalmente con letras tales como S, M, L, XL mientras los pantalones en números como :
28, 30, 32, etc. sin contar que existen igualmente tallas para bebes, niños, damas y caballeros, es por ello
que el sistema le permite elegir y crear los grupos de tallas de acuerdo a su negocio.
En esta carpeta encontramos los siguientes campos e ítems:
 Descripción: Texto descriptivo del grupo de talla.
Rejilla Descripción Tallas: En esta rejilla encontramos las diferentes tallas que existen para el grupo
seleccionado, en esta rejilla podemos usar el click derecho del raton para obtener el siguiente submenu de
opciones:
Mediante esta opción podemos crear nuevas tallas asignadas al grupo.
Con esta otra opción por el contrario eliminamos la talla que este
seleccionada en la rejilla de datos
MANTENIMIENTO DE TALLAS
En este formulario el usuario podrá crear tallas adicionales a los grupos o editarlas, es importante recalcar
que depende de la organización del inventario se crearan o no los grupos de tallas y tallas.
 Descripción: Texto descriptivo de la talla.
MANTENIMIENTO DEPARTAMENTOS DE INVENTARIO
La división de productos en departamentos y secciones se utiliza mayoritariamente para la presentación de
informes de análisis de inventarios, por ejemplo si el almacén es una zapatería el usuario puede ver un
informe de ventas del ultimo trimestre pero si no los desglosa en departamentos y secciones no le sera de
gran ayuda, por el contrario si el informe va especificado en zapatos para caballero, para dama y para niño
podrá observar en que rubro vendió mas y en cual fue mayor la utilidad, de esta forma obtendrá
información en la cual basar sus próximas compras o campañas de mercadeo y publicidad.
 Descripción: Texto descriptivo para el departamento.
MANTENIMIENTO DE SECCIONES DE INVENTARIO
En este formulario el usuario crea las diferentes secciones de inventario para cada departamento.
En esta carpeta encontramos los siguientes objetos:
 Departamento: Lista desplegable en la que el usuario selecciona el departamento para el cual
sera creada la sección
 Descripción: Texto descriptivo para la sección.
MANTENIMIENTO DE GRUPOS DE INVENTARIO
En este formulario el usuario podrá definir los cinco grupos posibles de clasificación para los productos,
como podemos observar los botones de nuevo y eliminar están desactivados ya que no se pueden incluir ni
eliminar.
 Descripción: Texto descriptivo para el grupo.
MANTENIMIENTO DE SUBGRUPOS DE INVENTARIOS
En este formulario el usuario podrá definir los diferentes subgrupos existentes para los cinco grupos de
clasificación de productos.
Esta carpeta contiene tres objetos los cuales son:
 Descripción: Texto descriptivo para el subgrupo.
 Grupo: Lista desplegable de los diferentes grupos existentes.
MANTENIMIENTO DE BODEGAS
Mediante este formulario el usuario puede crear las bodegas existentes en la empresa, igualmente puede
crear bodegas virtuales para llevar controles extras. Las bodegas contienen ubicaciones para poder hacer
un mejor organización y almacenamiento de los productos.
Esta carpeta contiene los siguientes objetos:
 Descripción: Texto descriptivo para la bodega.
 Responsable: Nombre del encargado de la bodega, se utiliza de manera informativa.
 Es Virtual: Casilla de verificación que permite determinar si la bodega existe físicamente o es
una bodega virtual. En ciertas ocasiones es posible guardar los productos con desperfectos o que
han sido seleccionados para devolución en bodegas virtuales para así en cualquier momento
podemos conocer el monto total de estos productos.
 Inv. General: Casilla de verificación que permite determinar al sistema si esa bodega afecta al
inventario general o no, muchas empresas controlan la papeleria en forma de productos y bodegas
dentro del sistema, pero no desean que este valor se refleje en el inventario por lo que desactivan
esta casilla, de esta forma el inventario general no es afectado con los productos que se encuentren
en esta bodega.
 Ubicaciones: En esta rejilla se configuran las diferentes ubicaciones en las bodegas existentes.
TIPOS DE MOVIMIENTO DE INVENTARIO
Los movimientos de inventario controlan la forma en que se comportan los diferentes movimientos que se
crean en el sistema, el sistema ya viene con los siguientes movimientos predeterminados, este formulario
es de solo consulta ya que no se puede afectar ningún valor.
1. Inventario Inicial
2. Compras
3. Ajustes de entrada valorizados.
4. Ajustes de entrada no valorizados.
5. Transferencia de entrada.
6. Ventas.
7. Ajustes de salida.
8. Transferencia de salida.
9. Transformación de entrada.
10. Transformación de salida.
11. Reempaque de entrada.
12. Reempaque de salida.
 Descripción: Texto descriptivo para el tipo de movimiento.
 Entra/Sale: Casilla de verificación con la cual el sistema sabe si debe sumar o restar la existencia
de un producto afectado con este movimiento.
 Afecta Costo: Casilla de verificación que permite determinar si el costo del producto sera
afectado con el tipo de movimiento o no.
MANTENIMIENTO CONCEPTOS DE INVENTARIO
Con este formulario la empresa podrá clasificar los diferentes conceptos por lo cuales se registran los
movimientos de inventario, esto permite diferenciar diferentes tipos de movimiento, por ejemplo las
compras pueden ser nacionales o internacionales, pueden existir salidas de inventario por desperfecto o
por donación.
 Descripción: Texto descriptivo para el concepto.
 Tipo Mvto: Lista desplegable con los diferentes tipos de movimiento.
 Manejo Global: Casilla de verificación en la que se especifica si el movimiento generara
números por bodega o de manera general.
 Bodega: Rejilla de datos en la cual se muestran las bodegas para las cuales se pueden afectar
movimientos con este concepto.
 SUB MENU DE P.V. (PUNTO DE VENTA)
Al presionar el botón de P.V. del menú principal encontramos el submenu de Punto de Venta con el cual
el usuario controla todas la opciones del punto de venta, este submenu presenta las siguientes opciones:
 Cajas: Llama al formulario de cajas, en este formulario

podremos crear y modificar cajas para poder activarlas con el
punto de venta.
 Actualizar Cajas: El sistema puede trabajar de dos formas, con
cajas automáticas en las cuales ellas mismas actualizan la
información o con actualizaciones por administrativo, en las
cuales el sistema envía desde el servidor a las cajas, esta opción
de menú es para el segundo caso.
 Tipos de ingresos / egresos: En este formulario se configuran los
diferentes ingresos y egresos que podrá utilizar el cajero en la
caja, esto es para registrar diferentes tipos de ingresos diferentes a las ventas, por ejemplo si el
cajero esta autorizado a recibir dinero para donaciones o alquileres, productos o servicios que no
son de la empresa en particular.
 Facturación – modulo administrativo: Con este modulo el usuario puede facturar desde el modulo
administrativo.
 Imprimir facturas: Mediante este formulario el usuario podrá imprimir en formato grande las
facturas realizadas con el punto de venta.
 Supervisión de Cajeros: Este formulario permite el control de los cajeros, y los dineros que estos
poseen en la caja.
 Vendedores: Con este formulario el usuario podrá crear los vendedores y sus comisiones de
ventas.
A continuación analizaremos todos los formularios que se enumeran en este módulo de punto de venta.
MANTENIMIENTO DE CAJAS
Con este formulario el usuario puede crear las cajas que interactúan con el sistema, en el podemos
establecer las direcciones, las bodegas y otros campos de control para las cajas.
 Descripción: Texto descriptivo para la identificación de la caja.
 Ip. Maquina: Dirección Ip o nombre de la maquina en la cual se instalara el punto de venta
asignado para la caja, recuerde que si coloca el nombre este debe estar identificado mediante un
servidor DNS dentro de la red.
 Bodega Descargue: Bodega en la cual es grabado el movimiento de inventario que genera la
venta.
 Resolución: Numero de resolución expedido por la DIAN o ente oficial de recaudación de
impuestos.
 Fecha: Fecha de la resolución.
 Prefijo: Prefijo indicativo de la facturación, por ejemplo ciertos almacenes con sucursales dividen
su facturación mediante los prefijos.
 N° Inicial: Numero inicial autorizado en la resolución.
 N° Final: Numero final autorizado en la resolución.
 Base: Base inicial para el cajero.
 Margen Descuadre: Margen de descuadre para el cajero, dato informativo para el administrador
de cajas.
 Concepto Facturas: Concepto con el cual se registran los movimientos de inventario.
 Abierta: Casilla de verificación que permite informar si la caja se encuentra o no abierta.
 Mayor: Casilla de verificación que permite establecer las funciones de caja mayor como son las
ventas de credito.
 Activa: Permite establecer si una caja esta o no activa para los cajeros.
 Colores: Cuadros de colores con los cuales podemos establecer el fondo que se usara en la caja en
los diferentes días de la semana comenzando con el domingo.
☑ PROCESOS ESPECIALES
 Activación de Colores: Al presionar grabar el botón de grabar se activara la siguiente pregunta:
con la cual podremos aplicar la combinación de colores a todas las cajas para así estar uniformes las
mismas.
ACTUALIZAR CAJAS
Este formulario permite tener actualizada la información del servidor en las cajas, el periodo de tiempo de
actualización puede ser elegido mediante los botones de opción, los cuales marcan desde 10 o 30 minutos
o 1 hora o un día, o en defecto puede sincronizar toda la base de datos. Cuando el usuario halla
seleccionado el periodo de tiempo y las cajas a actualizar debe proceder con el botón de aceptar, el
sistema procederá de caja en caja actualizando los registros y mostrara el resultado de la sincronización en
el campo estado de la rejilla general del formulario, esta opción estaría solamente disponible si todas las
cajas están en la red o en puntos de Internet donde las direcciones IP's puedan ser encontradas.
TIPOS DE INGRESOS Y EGRESOS
Este formulario le permite al usuario crear los tipos de ingresos y egresos que se pueden registrar en las
cajas.
 Descripción: Texto descriptivo para el tipo de ingreso o egreso.
 Ingreso/Egreso: Casilla de verificación donde se especifica si el registro pertenece a un ingreso o
un egreso.
MODULO FACTURACIÓN – ADMINISTRATIVO
Si la empresa no tiene ventas de tipo POS, puede utilizar este modulo para facturar, la impresión de la
factura es en formato grande y puede ser adaptada por el usuario con el utilitario de reportes.
 Numero: Este es un campo compuesto ya que se debe elegir la caja mediante una lista
desplegable para que el sistema genere el numero de factura correspondiente.
 Tipo Factura: Lista desplegable para determinar si la factura es de crédito o contado.
 Concepto Cartera: Lista desplegable con los diferentes conceptos de cartera existentes.
 Cliente: Cuadro de edición para digitar o buscar el código del cliente.
 Vendedor: Cuadro de edición para digitar o buscar el código del vendedor.
 Fecha: Fecha de creación de la factura.
 Vence: Fecha de vencimiento de la factura.
 Bodega: Lista desplegable con las diferentes bodegas del sistema, este se utiliza para que el
sistema conozca en que bodega afectara el movimiento de inventario.
 Concepto: Concepto de inventario con el cual se afectara la factura.
 Rejilla de productos:
 Producto: Código del producto vendido.
 Referencia: Referencia del producto, se muestra para información del usuario.
 Descripción: Descripción del producto, se muestra para información del usuario.
 Cantidad: Cantidad vendida.
 Precio Vta.: Precio de venta unitario del producto.
 Dcto.: Descuento del producto.
 IVA: Impuesto del producto.
 Importe Neto: Monto total del ítem de la factura.
 Subtotal: Campo informativo en el cual se muestra el valor d ella factura antes de descuentos e
impuestos.
 Dcto: Campo informativo en el cual se muestra el monto total de descuentos asignados por ítem.
 IVA: Campo informativo en el cual se muestra el monto total del impuesto por ítem.
 Neto: Campo informativo en el cual se muestra el monto neto de la factura.
 Saldo: Campo informativo en el cual se muestra el saldo de la factura.
 Observaciones: En este campo el usuario podrá escribir cualquier anotación referente a la
factura.
IMPRESION DE FACTURAS
Con este formulario el usuario puede imprimir facturas de POS en formato grande, para esto es necesario
elegir la caja y el numero de la factura, el sistema llenara los otros campos como son la fecha, el Nit del
cliente la fecha de impresión y el nombre del cliente, luego mediante el botón imprimir el usuario cargara
el informe de factura en modo visualización para su posterior impresión.
MANTENIMIENTO VENDEDORES
En este formulario realizamos el mantenimiento y control de los vendedores de la empresa, en el
encontraremos la información personal y la ubicación así como los montos para las comisiones.
 Código: Numero generado automáticamente por el sistema.
 Nombre: Nombre del vendedor.
 Dirección: Dirección del vendedor
 Teléfono: Teléfono personal del vendedor.
 Comisión: Comisión sobre las facturas de ventas del vendedor.
 SUB MENU DE CONTACTOS
Al dar click el botón de contactos este nos traerá el formulario de control de contactos
Este formulario nos permite administrar los diferentes contactos ya sean de proveedores o clientes de la
empresa.
 Nombre: Nombre del contacto.
 Empresa: Empresa asociada al contacto.
 Cargo: Cargo ocupado por el contacto en la empresa.
 País: País de residencia del contacto.
 Ciudad: Ciudad de residencia del contacto.
 Dirección: Dirección del contacto.
 Teléfono Oficina: Teléfono de la oficina del contacto.
 Teléfono Personal: Teléfono personal del contacto.
 Numero de Fax: Numero de fax del contacto.
 Numero Celular: Numero celular del contacto.
 Email oficina: Dirección del email del contacto.
 Email Personal: Dirección del email del contacto.
 Observaciones: Observaciones varias sobre el contacto.
 SUB MENU PROVEEDORES
Al presionar click derecho sobre el botón de proveedor del menú principal encontramos el submenu de

Proveedores con el cual el usuario podrá realizar el control a los proveedores:
 Proveedores: Este formulario permite realizar el mantenimiento de los

diferentes proveedores de la empresa.
 Tipos Proveedor: Con este formulario el usuario puede determinar una
clasificación para los proveedores, de esta manera podrá ejercer mejores
controles.
MANTENIMIENTO DE PROVEEDORES
Este formulario nos permite administrar los diferentes proveedores de la empresa, igualmente permite
visualizar datos estadísticos de las compras de los proveedores, históricos y otros .
 Nit: Nit o cédula del proveedor, esta se debe digitar sin letras, guiones, puntos, comas u otros
caracteres especiales para una mejor clasificación de la DIAN
 Nombre: Nombre del proveedor.
 Razón Social: Razón social con la que es identificado el proveedor.
 Tipo Proveedor: Lista desplegable con los tipos de proveedor.
 Tipo Fiscal: Lista desplegable con los tipos de fiscales existentes.
 País: País de residencia del proveedor.
 Ciudad: Ciudad de residencia del proveedor.
 Código de Interfaz: Código contable para el correcto interfaz con otros sistemas contables.
 Dirección: Dirección del proveedor.
 WEB: Dirección en Internet del proveedor.
 email: dirección del Email del proveedor.
 Cupo/Plazo: Cupo de crédito y plazo del mismo.
 Observaciones: Anotaciones varias sobre el proveedor.
 Empresa: Empresa asociada al contacto.
 Cargo: Cargo ocupado por el contacto en la empresa.
 Activo: Casilla de verificación para establecer si el proveedor esta o no activo.
 Información: Encontramos varios campos en este cuadro
 Saldo: Saldo actual que se le debe al proveedor.
 Creado: Indica la fecha en la cual fue creado el proveedor.
 Fecha U. Compra: Ultima fecha en la que se le compro al proveedor.
 Teléfonos: Rejilla de datos en la cual podemos registrar los diferentes teléfonos del proveedor.
Si deseamos eliminar uno de los teléfonos que ya se han digitado debemos presionar click derecho
lo que nos mostrara un botón de submenu
con ello eliminaremos el teléfono seleccionado.
 Contactos: Rejilla de datos en la cual se muestran los diferentes contactos asignados al
proveedor.
para ello debemos utilizar el botón derecho del mouse con esto nos mostrara el siguiente submenu
con el cual el usuario podrá vincular nuevos contactos o
desvincular los existentes para ello nos mostrara el
siguiente formulario
En el encontramos los contactos ya relacionados, los existentes en el sistema y dos botones para
vincular o desvincular, en la sección de la derecha encontramos un cuadro donde podemos elegir
un filtro para buscar contactos en particular.
El botón de ver contacto simplemente llama al formulario de contactos con el contacto ya filtrado.
 Descuentos: Rejilla de datos en la que encontramos los diferentes descuentos que suele
otorgarnos el proveedor.
en ella podemos describir el tipo de concepto el valor del mismo en porcentaje el numero de días
para aplicarlo y el campo global nos permite determinar si es por factura o por producto.
 Impuestos: Rejilla de datos en la cual están vinculados los distintos impuestos que nos puede
asignar este proveedor.
en esta encontramos los posibles impuestos que se manejan en la empresa y los impuestos
asignados al proveedor, y dos botones que nos permiten vincular o desvincular los impuestos.
 Retenciones: Rejilla de datos con la cual el usuario puede establecer las diferentes retenciones
que se le pueden aplicar al proveedor.
en esta encontramos las retenciones existentes en el sistema y a la derecha las asignadas al
proveedor, y en el centro los botones que nos permiten vincular o desvincular las retenciones.
con esto concluimos todo lo que tiene que ver con los datos de información y parametrización de los
proveedores.
☑ CARPETA DE COMPRAS
Mediante esta carpeta podemos visualizar información estadística importante del proveedor tales como
cuales han sido las ultimas compras de los últimos 3, 6 y 12 meses, igualmente podemos visualizar todas
las facturas realizadas a este proveedor , igualmente podemos ver cuales son los productos mas comprados
entre fechas y agrupados o no por departamentos y secciones, para lograr esto debemos elegir el tipo de
información requerida en la lista desplegable y luego presionar el botón de seleccionar.
☑ CARPETA DE HISTORICO Y PRESUPUESTO
En esta carpeta encontramos una rejilla con datos estadísticos de compras y presupuestos de las mismas
por años y meses, que le permiten al usuario obtener información importante con las cuales negociar.
MANTENIMIENTO DE TIPOS DE PROVEEDORES
Este formulario le permite al usuario crear una clasificación para los proveedores, por ejemplo si son
fabricantes, distribuidores u otros tipos, esto se utiliza con el fin de mejorar los filtros de los informes de
los proveedores.
 Descripción: Texto descriptivo para el tipo de proveedor.
 SUB MENU DE CLIENTES
Al dar click sobre el botón de clientes nos encontramos con un menú con el cual podremos ir a los
formularios de control de clientes, recibos de cobro y pedidos entre otros:
 Tipos de Clientes: Por medio de este formulario nos

encontramos con la opción de poder crear una clasificación
para los clientes.
 Clientes: Este formulario permite realizar el mantenimiento
de los diferentes clientes de la empresa.
 Recibos de Cobro: Formulario de creación y control de
recibos de cobro a clientes.
 Ordenes de Pedidos: Formulario que permite crear pedidos de
los clientes para su posterior facturación.
 Conceptos de Cartera: Formulario en el cual podemos crear
los diferentes conceptos por los cuales se haría el control de
cartera.
 Movimientos de Cartera: Formulario por el cual se puede realizar mantenimiento a documentos
de cartera que no se relacionen con los otros módulos del sistema, esto se utiliza cuando en la
empresa existían saldos en cartera y deseamos pasarlos al sistema sin que se afecten los
inventarios.
MANTENIMIENTO TIPO DE CLIENTES
Este formulario le permite al usuario crear un método de clasificación de clientes, para poder realizar un
mejor filtro de selección de los mismos.

 Descripción: Texto descriptivo para el tipo de cliente.
MANTENIMIENTO DE CLIENTES
En este formulario podemos crear y mantener los clientes, encontramos adicionalmente otras carpetas
como los son ventas e históricos y presupuesto en el cual obtenemos información estadística del cliente.
En esta carpeta encontramos los siguiente objetos:
 Nit: Nit o cédula del cliente, esta se debe digitar sin letras, guiones, puntos, comas u otros
caracteres especiales para una mejor clasificación de la DIAN
 Nombre: Nombre del cliente.
 Razón Social: Razón social con la que es identificado el cliente.
 Tipo Cliente: Lista desplegable con los tipos de clientes.
 Tipo Fiscal: Lista desplegable con los tipos de fiscales existentes.
 País: País de residencia del cliente.
 Ciudad: Ciudad de residencia del cliente.
 Código de Interfaz: Código contable para el correcto interfaz con otros sistemas contables.
 Vendedor: Lista desplegable con los diferentes vendedores de la empresa.
 Dirección: Dirección del cliente.
 WEB: Dirección en Internet del cliente.
 email: dirección del Email del cliente.
 Teléfonos: Rejilla de datos con los distintos teléfonos del cliente.
Si presionamos click derecho sobre uno de los teléfonos nos mostrara la opción de eliminarlo.
 Creado: Fecha de creación del cliente
 Cupo/Plazo: Cupo de crédito y plazo del mismo.
 Saldo: Saldo actual del cliente
 Fecha U. Venta: Fecha de la ultima venta efectuada por el cliente.
 Contactos: Rejilla de datos en la cual se muestra los datos de los contactos vinculados al cliente.
si presionamos click derecho sobre la rejilla obtendremos la opción de vincular o desvincular
contactos la cual llama al siguiente formulario:
en el cual encontramos a la izquierda una lista de los contactos ya relacionados y en la derecha los
contactos generales de la empresa, con los botones del centro podemos vincular o desvincular
contactos.
 Dctos: Rejilla de datos en la cual se muestran los distintos descuentos que se le pueden aplicar a
un cliente al momento de facturar.
si queremos eliminar un descuento solo debemos presionar click derecho y presionar sobre la
opción de Eliminar Dcto.
 Observaciones: Cuadro de texto en el cual podemos guardar diferente acotaciones sobre el
cliente.
 Activo: Casilla de verificación en la cual se determina si el cliente esta activo o no.
☑ CARPETA DE VENTAS
En esta carpeta podremos consultar diferentes datos estadísticos sobre las ventas efectuadas por el cliente
activo, como las facturas realizadas, los productos mas comprados y otros, simplemente debemos elegir el
reporte y presionar sobre el botón de seleccionar para obtener la información.
☑ CARPETA DE HISTORICO Y PRESUPUESTO
En esta carpeta encontramos una rejilla de datos donde se visualiza las ventas por años y meses, así como
el presupuesto asignados al cliente.
RECIBOS DE COBRO A CLIENTES
Con este formulario el usuario puede crear los recibos de cobro cancelados por el cliente, el usuario al
elegir el cliente obtendrá automáticamente todas las facturas pendientes de cobro.
 Numero: Numero generado automáticamente por el sistema.
 Fecha: Fecha de creación del recibo.
 Concepto: Lista desplegable donde se elige el concepto de cartera asignado al recibo
 Cliente: Cuadro de texto y botón de búsqueda con el cual podemos asignar un cliente al
documento.
 Cajas: Lista desplegable con las diferentes cajas que existen en el sistema.
 Detalle: Rejilla de datos donde se encuentra el detalle del recibo, en la que encontramos las
columnas:
 Factura: Lista desplegable con las facturas pendientes de pago.
 Tipo Abono: Lista desplegable con los diferentes tipos de abono que se pueden realizar.
 Documento: si el tipo de abono requiere de un documento como cheque o nro tarjeta se
puede colocar en este campo.
 Saldo Ant.: Saldo anterior de la factura.
 Monto: Monto a abonar a la factura.
 Saldo: Nuevo saldo luego de efectuado el abono.
 Observaciones: Cuadro de texto con anotaciones varias sobre el recibo.
MANTENIMIENTO PEDIDO DE CLIENTES
Formulario con el cual podemos crear pedidos para su posterior facturación, se utiliza para crear
cotizaciones y no cometer errores en los precios de venta o cantidades al realizar la factura.
En esta carpeta encontramos tres secciones con diferentes objetos como lo son el encabezado, el cuerpo y
por ultimo el resumen, ahora observemos los diferentes objetos:
 Numero: Numero de documento generado automáticamente por el sistema.
 Pedido físico: Si la empresa posee vendedores externos con talonarios de pedidos se pueden
identificar en este campo.
 Fecha: Fecha de creación del pedido.
 Fecha Despacho: Fecha en la que se factura el pedido.
 Cliente: Cuadro de texto con botón de búsqueda en la que se identifica el cliente.
 Contacto: Lista desplegable con la lista de contactos asignada al cliente.
 Detalle Documento: Rejilla de datos en la cual se encuentran los siguientes campos:
 Código: Código del producto.
 Referencia: Referencia del producto, se añade para una mejor identificación por parte del
usuario.
 Descripción: Descripción del producto.
 Cantidad: Cantidad pedida del producto.
 Dcto: Descuento asignado al producto.
 Precio: Precio de venta del producto.
 Iva: porcentaje de IVA del producto.
 Importe: Monto en pesos de la cantidad x el precio de venta.
 Cant. Ent.: Cantidad facturada.
 Cant. Pen: Cantidad pendiente de facturar.
 Valor: Valor del pedido
 Dcto: Monto del descuento de todos los productos.
 IVA: Valor del impuesto.
 Total: Valor total del pedido.
 Observaciones: Cuadro de texto con anotaciones varias sobre el pedido.
 Estado: Grupo de botones en la que encontramos las siguiente opciones:
 Pendiente: Determina si el pedido esta en pendiente por facturar.
 Aceptado: Si el pedido ha sido facturado en su totalidad.
 Parcial: Si se ha facturado el pedido parcialmente.
 Rechazado: Si el pedido ha sido rechazado por el cliente.
 Anulado: Si se ha pasado el tiempo y el cliente no ha aceptado el pedido este puede ser
anulado.
MANTENIMIENTO CONCEPTO DE CARTERA
Este formulario le permite al usuario crear los diferentes conceptos con los cuales se determinan los
movimientos de cartera, por defecto ya viene creados los conceptos de factura y recibo.
En esta carpeta encontramos los siguientes objetos
 Tipo Mvto: Tipo de movimiento al que se asigna el concepto.
 Concepto: Cuadro de edición donde se describe el concepto.
MANTENIMIENTO DOCUMENTOS DE CARTERA
El usuario puede realizar mantenimiento de cartera, aunque se recomienda utilizar solo módulos de
recibos de cobro y facturación y este modulo solo en casos donde no se pudiesen incluir facturas antiguas
al sistema.
 Numero: Numero de movimiento de cartera, este es asignado automáticamente por el sistema
 Cliente: Código de identificación del cliente
 Concepto: Lista desplegable con los diferentes conceptos de cartera existente en el sistema.
 Fecha: Fecha de creación del movimiento
 Descripción: Descripción del movimiento.
 Monto: Monto del movimiento.
 SUB MENU DE COMPRAS
Al dar click sobre el botón de compras encontramos un menú con el cual el usuario puede digitar las
ordenes de compras, procesar compras y los pagos de las mismas:
 Ordenes de Compra: Llama al formulario de ordenes de compra con
este el usuario encuentra una poderosa herramienta con la cual
programar las compras de la empresa.
 Compras: Este formulario permite la entrada al sistema de las
compras realizadas.
 Recibos de Pago: Formulario de creación y control de recibos de
pago a proveedores.
MANTENIMIENTO ORDENES DE COMPRA
Con este formulario el usuario cuenta con una poderosa herramienta de análisis para la toma de decisiones
a la hora comprar, adicional a las carpetas de datos y selección estándar de los formularios encontramos
las carpetas de análisis de compras proveedor y la de análisis toma de decisión en las cuales el usuario
encontrara la información suficiente para realizar sus compras.
En esta carpeta el usuario encontrara las típicas tres secciones de los formularios de documentos como lo
son encabezado, cuerpo y resumen, estas contienen los siguientes objetos:
 Numero: Numero generado automáticamente por el sistema.
 Nro. OC. Prov: Si el proveedor maneja ordenes de pedido aquí se puede ingresar el numero de la
orden que corresponde.
 Fecha OC.: Fecha de la orden de compra.
 Fecha despacho: Fecha en la que presumiblemente se hará el despacho de la mercancía por parte
del proveedor.
 Proveedor: Identificación del proveedor (código y nombre)
 Contacto: Lista desplegable con los contactos asignados al proveedor (generalmente el
vendedor).
 Creo: Nombre del usuario creador de la orden de compra.
 Recepción: Nombre del usuario que procesa la compra asignada a la orden y la fecha en que se
facturo.
 Detalle: Detalle de la orden de compra aquí se asignan los productos, cantidades, precios y
descuentos que componen la orden de compra, en esta rejilla encontramos los siguientes campos:
 Código: Código de identificación del producto.
 Referencia: Referencia del producto, se incluye para una mejor identificación del producto.
 Exist Inv.: Cantidad existente en el inventario al momento de procesar la orden de compra.
 Pedido: Existencia que ya ha sido pedida en otra orden de compra y no ha sido facturada.
 Cant.: Cantidad a solicitar del producto.
 Costo: Costo al cual nos lo esta cotizando el proveedor.
 Dcto: Porcentaje de descuento asignado al producto.
 I.V.A.: Porcentaje de I.V.A. perteneciente al producto.
 Importe: Costo total del producto (cantidad*costodcto).
 Entregado: Cantidad que ya ha sido procesada en el modulo de compras.
 Pendiente: Cantidad pendiente por procesar en compras.
 Valor: Este campo ya pertenece a la sección de resumen y en el visualizamos el valor bruto de la
orden de compra.
 Dcto: Valor total de los descuento otorgados en la orden de compra.
 I.V.A.: Valor total del impuesto
 Total: Valor neto de la orden de compra.
 Observaciones: Cuadro de texto con anotaciones sobre la orden de compra.
 Estado: Barra de opciones con los siguiente campos:
 Pendiente: Establece si la orden de compra esta por ser facturada por el proveedor.
 Aceptado: Si ha llegado la compra y ha sido procesada en su totalidad se da por aceptada.
 Parcial: Si se ha elaborado la compra pero no llegaron todos los productos se puede clasificar
en una orden de compra parcial.
 Rechazado: Si la compra se emitiese con otros valores o llegara la mercancía en mal estado
esta se puede dar por rechazada.
 Anulado: Si el proveedor no cumplió con los plazos para elaborar la factura esta puede darse
por anulada.
☑ CARPETA ANALISIS COMPRAS PROVEEDOR
En esta carpeta encontramos las compras realizadas por el proveedor establecida por años y meses, junto a
el monto de las compras encontramos el presupuesto asignado, en la rejilla de datos inferior encontramos
los productos comprados en los últimos tres meses, representados en cantidades y valor de las compras.
☑ CARPETA ANALISIS TOMA DE DECISION
En esta carpeta encontramos varias secciones que nos muestran diferentes datos estadísticos sobre los
productos ofrecidos por el proveedor.
 Existencias: Muestra las cantidades generales o por bodegas, encontramos los siguientes campos:
 Lista desplegable en la que elegimos si deseamos ver el inventario general o por bodega.
 Descripción: Cuadro de texto, en la cual podemos establecer un filtro si deseamos ver
algunos productos en particular.
 Referencia: Cuadro de texto en el cual se puede elegir un filtro por referencia para filtrar los
productos
 Refrescar: Botón de refrescar con el cual rellenamos la rejilla de datos con los productos.
 Rejilla de datos: Rejilla en la que se encuentran los siguientes campos:
■ Referencia: Referencia del producto.
■ Descripción: Descripción del producto.
■ Existencia: Cantidad actual en stock.
■ Pedido: Cantidad que se encuentra en proceso de compra mediante una orden de compra.
■ Costo: Costo del producto.
■ Ult. Costo: Ultimo costo al cual fue comprado el producto.
■ Costo Pr.: Ultimo costo con el que nos ha despachado el proveedor al cual estamos
realizando la orden de compra.
■ Dcto: Ultimo descuento asignado al producto.
■ Precio: Precio de venta actual del producto.
 Histórico Compras: muestra las compras realizadas en un periodo de tiempo, en este
encontramos los siguientes campos:
 Fecha Inicio: Permite declarar la fecha de inicio para la consulta de los datos.
 Fecha Final: Establece el día hasta el cual se hace el corte de la consulta.
 Descripción: Cuadro de texto en el cual podemos establecer un filtro para los productos por
el campo descripción.
 Referencia: Cuadro de texto con el cual se puede filtrar por la referencia del producto.
 Marca: Cuadro de texto para crear un filtro por marca.
 Agrupar por periodo: Casilla de verificación en la cual es usuario puede especificar si desea
mostrar las compras separadas por fechas o agrupadas en el periodo de tiempo establecido.
 Rejilla de datos: Este objeto cambia con la casilla de agrupar por periodo, si esta esta activa
encontramos los siguientes campos
■ Descripción: Descripción del producto comprado.
■ Cantidad: cantidad total comprada en el periodo especificado.
■ Costo: Costo promediado con la que se ingreso los productos.
■ Bruto: Monto bruto por referencia.
Por el contrario si la casilla esta desactivada encontramos los siguientes campos
adicionales.
■ Proveedor: Proveedor con el que se adquirió el producto.
■ Fecha: Fecha de la compra.
■ Dscto: Descuento asignado en la compra.
■ Bruto: Monto bruto del producto en la compra.
 Histórico de Ventas: Permite visualizar las ventas de un periodo de tiempo determinado,
contiene los siguientes campos:
 Fecha Inicio: Establece la fecha inicial de la consulta.
 Fecha Final: Determina la fecha de corte de la consulta.
 Agrupar por periodo: Casilla de verificación en la cual es usuario puede especificar si desea
mostrar las ventas separadas por fechas y facturas o agrupadas en el periodo de tiempo
establecido.
 Rejilla de datos: Muestra el resultado de la consulta representado en los siguientes campos
■ Fecha: Fecha de la consulta o del día de venta si la casilla de verificación de agrupar por
periodo esta desactivada.
■ Cantidad: Cantidad vendida.
■ Precio: precio promedio de venta del producto.
■ Dcto: Descuento promedio de los productos.
■ Costo: Costo promedio del producto.
■ Bruto: Monto bruto por ítem.
■ Utilidad: Utilidad bruto por ítem.
 Rotación: Permite visualizar la rotación de un producto en un rango de fechas determinado en
esta carpeta encontramos los siguientes objetos:
 Fecha inicio: Fecha inicial para la consulta.
 Fecha final: Fecha de corte para la consulta.
 Rejilla de datos: Muestra el resultado de la consulta representado en los siguientes campos
■ Exis. Ini: Muestra la existencia al inicio del periodo de consulta.
■ Und. Compra: Unidades compradas durante el periodo.
■ Costo Comp.: Costo total de las compras en el periodo.
■ Costo Und.: Costo promedio durante el periodo.
■ Und. Vtas: Unidades vendidas durante el periodo.
■ Monto Vtas.: Monto en pesos de las ventas durante el periodo.
■ Costo Vta: Costo promedio de las ventas.
■ Inv. Final: Inventario final al periodo.
■ Pre. Vta: Precio promedio de venta del producto.
■ Utilidad: Utilidad neta del ítem.
■ Und. Dev.: Unidades devueltas durante el periodo.
■ Costo Dev.: Costo total de las devoluciones.
COMPRAS
Formulario en el cual se procesan las compras, el usuario puede cargar las ordenes de compra pendientes
del proveedor, con esto acelera el proceso de la compra.
En esta carpeta encontramos las típicas tres secciones para los formularios de documentos como son el
encabezado, el detalle y el resumen del documento, en los cuales encontramos los siguientes objetos:
 Numero: Numero de la compra.
 Proveedor: Cuadro de texto con el código del proveedor y el nombre del mismo.
 Tipo: Lista desplegable con el tipo de compra.
 Fecha: Fecha de la compra.
 Vence: Vencimiento de la compra.
 Importada: Casilla de verificación para determinar si es o no una importación.
 Bodega: Lista desplegable con las bodegas disponibles para la compra.
 Concepto: Concepto de inventario con el cual se procesara la compra.
 Buscar OC.: Botón que permite procesar las ordenes de compra pendientes, este botón llama al
formulario de proceso de ordenes de compra
en este formulario encontramos las ordenes pendientes por procesar del proveedor, en la siguiente
rejilla observamos el detalle de la orden de compra seleccionada.
 Rejilla detalle: En la rejilla de detalle encontramos los siguientes campos:
 Código: Código del producto.
 Referencia: Referencia del producto, se incluye para una mejor identificación del producto.
 Cod. Prov.: Código del proveedor.
 Cantidad OC.: Cantidad registrada en la orden de compra.
 Costo OC.: Costo registrado en la orden de compra.
 Cantidad: Cantidad que llego en la compra.
 Costo: Costo que llego en la compra.
 Dcto: Descuento en la compra.
 Precio: Precio de venta actual registrado en el producto.
 %: Porcentaje de ganancia determinado en el costo de la compra y el precio de venta.
 IVA: Impuesto asignado en la compra.
 Importe: Importe neto del producto.
 Observaciones: Cuadro de texto donde se pueden acotar notas sobre la compra.
 Subtotal: Monto bruto de la compra.
 Dcto: Monto total de descuento realizado en la compra.
 IVA: Monto total del impuesto.
 Neto: Neto total de la compra.
 Saldo: Saldo a pagar de la compra si es de tipo crédito.
 Información fiscal – Retenciones: Total de las retenciones asignadas a la compra.
 Información fiscal – Impuestos : Total de impuestos adicionales al IVA que son procesados en
la compra.
 Información fiscal – Total a Pagar: Total a cancelar tomando en cuenta los impuestos y
retenciones de la compra.
RECIBOS DE PAGO A PROVEEDORES
Este formulario permite realizar los pagos a los proveedores, cargando las compras pendientes de pagos
para el proveedor, para una mejor digitación del mismo. Como todo los formularios de datos se divide en
tres secciones de encabezado, detalle y resumen.
 N° Recibo: Numero de recibo generado automáticamente por el sistema.
 Fecha: Fecha de creación del recibo de pago.
 N° dcto fiscal: Si se procesa físicamente el recibo aquí se puede colocar el numero del
documento.
 Proveedor: Código del proveedor con su nombre.
 Detalle: En la rejilla de datos encontramos los siguientes campos:
 Factura: Numero de factura del proveedor.
 Tipo de pago: Modo de pago empleado.
 Documento: si el modo de pago fue un cheque o deposito se puede guardar aquí el nro del
mismo.
 Saldo anterior: saldo anterior de la compra.
 Valor a pagar: Monto del abono.
 Valor Total: Monto total del recibo de pago.
 SUB MENU DE BANCOS
Al dar click sobre el botón de bancos encontramos un menú con el cual el usuario puede controlar los
movimientos bancarios de la empresa:
 Bancos: Mantiene los bancos con los cuales trabaja la empresa.
 Cuentas Bancarias: en este formulario se crean las cuentas bancarias
existentes en la empresa, así como los movimientos de las mismas.
 Tipos Mov. Bancario: Formulario de creación de los diferentes tipos
de movimientos bancarios existentes.
MANTENIMIENTO TABLA DE BANCOS
Formulario donde se crean los bancos con los cuales interactúa la empresa.
 Código: Código del banco, puede contener letras o números.
 Nombre: Cuadro de texto con el nombre del banco.
MANTENIMIENTO CUENTAS BANCARIAS
Con este formulario no solo se pueden crear las diferentes cuantas bancarias que maneja la empresa, si no
se pueden registrar los movimientos de las mismas en la carpeta de movimiento de cuentas,
adicionalmente contamos con la carpeta de acumulados de ctas en las cuales se nos muestra un resumen
de las cuentas bancarias.
En esta carpeta encontramos lo objetos que nos permiten identificar la cuenta.
 Cuenta: Cuadro de edición en la que guardamos el número de cuenta, puede contener números,
guiones y caracteres indiferentemente.
 Banco: Lista desplegable con los diferentes bancos configurados en el sistema.
 Descripción: Cuadro de edición en la que se describe la cuenta con la cual poder identificarla
mejor.
 Fecha Inicio: Fecha en la que se creo la cuenta bancaria.
 Saldo Actual: Cuadro de edición en la cual observamos el saldo actual de la cuenta.
 Observaciones: Cuadro de edición en el cual se pueden realizar anotaciones varias sobre la
cuenta.
 Activa: Casilla de verificación en la que se determina si la cuenta esta o no activa.
☑ CARPETA MOVIMIENTO DE CUENTAS
En esta carpeta podemos incluir, modificar o eliminar los movimientos de las cuentas bancarias, para ello
debemos elegir la cuenta bancaria y el periodo de tiempo en el cual se trabajara, al presionar el botón de
seleccionar se llenara la rejilla de datos con los movimientos ejecutados en el rango de fecha especificado.
Al incluir, modificar o eliminar uno de los movimientos se activaran los botones de aceptar o cancelar
con estos se podrán guardar o deshacer todos los cambios realizados en la rejilla de datos.
CARPETA ACUMULADO CTAS
En esta carpeta se visualiza un resumen de los movimiento y saldos por años y meses de la cuenta para
poder tener una visión general del movimiento de la misma.
TIPOS MOVIMIENTO BANCARIOS
Con este formulario el usuario podrá crear los diferentes tipos de movimientos bancarios, el sistema ya

trae predefinidos los tipos de deposito, cheques, notas crédito y débito.
En esta carpeta encontramos los siguientes objetos.
 Descripción: Texto descriptivo del tipo de movimiento.
 Debe/Haber: Casilla de verificación con la cual el sistema podrá determinar que tipos de
movimiento suman (debe) o cuales restan (haber).
 SUB MENU DE TABLAS/OTROS
Al dar click sobre el botón de Tablas y otros encontramos un menú con el cual el usuario puede crear y
configurar todas las tablas con las cuales trabaja el sistema.
 Configuración datos Empresa: En este formulario podemos

establecer la configuración de la empresa.
 Interfaces: Formulario de creación de archivos de interfaz a
otros sistemas contables.
 Países: Formulario donde se crea la tabla de países.
 Ciudades: Formulario de creación de ciudades.
 Tipos Fiscales: formulario de creación de tipos fiscales.
 IVAS: Formulario de creación e históricos de IVA.
 Impuestos: Formulario de creación de impuestos.
 Retenciones: Formulario de creación de retenciones.
 Tipos de Pago: Formulario de mantenimiento de tipos de
pago.
 Configuración de Reportes: Formulario de creación y
adaptación de reportes.
CONFIGURACION DATOS EMPRESA
En este formulario configuramos los datos de la empresa, necesarios para los reportes y datos de
facturación e impuestos.
 Código: Campo de identificación siempre es el numero 1.
 Razón Social: Razón social registrada en la DIAN.
 Nombre comercial: Nombre comercial con el cual se conoce el establecimiento.
 Nit: Registro de identificación tributaria.
 Dirección: Cuadro de texto con la dirección de la empresa.
 Teléfono: Cuadro de edición en el que anotamos los Teléfonos de la empresa.
 País: Lista desplegable con los países registrados en el sistema.
 Ciudad: Lista desplegable en la que se selecciona la ciudad de origen de la empresa.
 Fecha Inicio: Fecha en la que se inicio a trabajar en el sistema.
 Representante legal: Nombre del representante legal de la empresa.
 Logo: Cuadro de dibujo en el que se puede cargar el logo de la empresa, al dar doble click sobre
el mismo el sistema nos mostrar la ventana de abrir dibujo donde podemos ubicar la imagen que
este guardada uno de los formatos validos para el sistema (PNG, JPG, BMP, GIF)
una vez localizado el archivo al presionar sobre el botón de open este cargara la imagen al
sistema.
MANTENIMIENTO TABLA DE PAISES
En este formulario el usuario podrá cargar los países con los cuales interactúe la empresa ya sea por
medio de clientes o proveedores.
 Nombre: Nombre del país.
MANTENIMIENTO TABLA DE CIUDADES
En este formulario el usuario podrá cargar las ciudades con las cuales interactúe la empresa ya sea por
medio de clientes, contactos o proveedores.
 Nombre: Nombre de la ciudad.
 País: Lista desplegable en la que se selecciona en que país se encuentra la ciudad.
MANTENIMIENTO TABLA TIPOS FISCALES
Mediante este formulario el usuario puede registrar los diferentes tipos de entes fiscales con los cuales
podrá interactuar en el sistema.
 Descripción: Texto descriptivo para el tipo fiscal.
MANTENIMIENTO TABLA DE IVAS
Por medio de este formulario se lleva el control de las diferentes tarifas del IVA que apliquen a la
empresa, adicionalmente se puede llevar el histórico de los cambios de IVA.
 Descripción: Texto descriptivo para la tarifa de IVA.
 Valor: Porcentaje del impuesto.
 Cta. Compras: Cuenta contable para cargar el IVA de las compras.
 Cta. Ventas: Cuenta contable para cargar el IVA de las ventas.
 Identificador: Aquí se coloca un carácter que identificara en la factura de tirilla el tipo de IVA
que afecta al producto.
 Creo: Muestra el usuario que creo el impuesto.
MANTENIMIENTO TABLA DE IMPUESTOS
Si la empresa trabaja con producto o servicios que generen impuestos diferentes al IVA estos pueden ser
declarados en este formulario.
 Descripción: Texto descriptivo del impuesto.
 Valor: Porcentaje del impuesto.
 Base: Si se debe aplicar al cumplir una base, aquí se puede declarar la misma.
 Cta. Compras: Cuenta contable para las compras.
 Cta. Ventas: Cuenta contable donde cargar al momento de vender.
MANTENIMIENTO TABLA DE RETENCIONES
En este formulario el usuario puede configurar las diferentes retenciones aplicables en la empresa.
 Descripción: Texto descriptivo de la retención
 Valor: Valor en porcentaje de la retención.
 Base: Base para calcular la retención.
 Cta Compras: Cuenta donde se guarda el valor de la retención al realizar compras.
 Cta Ventas: Cuenta donde se guarda el valor de la retención al realizar ventas.
MANTENIMIENTO DE TIPOS DE PAGO
Formulario en el que se crean las diferentes formas de pago, las cuales afectaran el modulo de punto de
venta, los recibos de cobro y pagos.
 Código:Código de dos caracteres para identificar el tipo de pago
 Descripción: Texto descriptivo de la forma de pago.
 Aplica: Lista desplegable con la que determinamos
CONFIGURACION DE REPORTES
Mediante este formulario el usuario configura los reportes del sistema, dándole la oportunidad de agregar
o modificar los reportes hechos en Reportmanager.
 Código: Numero identificador del reporte, es un entero asignado automáticamente.
 Nombre: Nombre del reporte, es el nombre del archivo físico.
 Cargar Archivo: Con este botón cargamos el archivo físico creado en reportmanager.
 Titulo: Titulo del reporte para el usuario normal.
 Observaciones: Anotaciones varias sobre el reporte.
 Formularios: Listas de formularios en las cuales podemos definir para que formularios estaría
disponible el reporte.
 Parámetros: En esta rejilla podemos configurar hasta cuatro parámetros para enviar al reporte, la
columna Parámetro, es el nombre real del parámetro enviado al reporte, el campo Descripción nos
permite dar una breve descripción del parámetro para guiar al usuario, la columna tipo permite
identificar si el parámetro es solo numérico o alfabético, con la columna valor por defecto
podemos asignar un valor estándar para el parámetro, la columna auto identifica al sistema si debe
colocar el valor por defecto automáticamente o no.
MANTENIMIENTO DE USUARIOS
Este es un formulario especial que debe ser usado solo por el superusuario (MASTERPOS), mediante el
mismo se podrán crear, modificar y eliminar los usuarios del sistema.
En esta carpeta observamos los siguientes objetos:
 Código:Código numérico asignado automáticamente por el sistema
 NickName: Nombre corto o apodo con el que se identificara el usuario.
 Nombre: Nombre completo del usuario
 Clave: Clave de identificación del usuario
 Cargo: Lista editable en la cual colocamos los diferentes cargos disponibles en el sistema.
MANTENIMIENTO DE ROLES X USUARIO
Con este formulario el usuario puede asignar los roles a los cuales pertenecen los usuarios, así mismo
mediante la pestaña de permisos de usuarios se pueden asignar los permisos a los diferentes formularios
del sistema.
En esta carpeta se presentan los siguientes objetos:
 Código:Código numérico asignado automáticamente por el sistema
 Rol : Nombre del rol.
 Descripción: Texto descriptivo sobre el rol.
 Lista de Usuarios: Lista de todos los usuarios que aun no pertenecen al rol
 Asignados: Lista de usuarios que han sido asignados al rol
 Adicionar: Adicionar un usuario a el grupo de asignados
 Eliminar: Retirar un usuario del grupo de asignados
☑ CARPETA PERMISOS DE USUARIOS
En la carpeta de permisos de usuarios, encontramos una rejilla de datos con los nombres de los
formularios y las diferentes acciones permitidas en cada uno de ellos, como lo son
 ENT: Permite entrar o no a un formulario.
 ADI: Adicionar registros al formulario.
 IMP: Imprimir informes del formulario.
 EDI: Editar los registros del formulario.
 ELI: Eliminar registros del formulario.
 BUS: Buscar registros mediante filtrado en los formularios.
 ANU: Anular documentos en formularios que manejen estos.
 ES1, ES2, ES3: Ejecutar acciones especiales como los botones no estándares.

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que nos permitirá realizar cualquiera de estas

En la imagen observamos que el campo margen a

Al igual que la ventana anterior podemos utilizar click

 Cajas: Llama al formulario de cajas, en este formulario

Al presionar click derecho sobre el botón de proveedor del menú principal encontramos el submenu de

 Proveedores: Este formulario permite realizar el mantenimiento de los

 Tipos de Clientes: Por medio de este formulario nos

Con este formulario el usuario podrá crear los diferentes tipos de movimientos bancarios, el sistema ya

 Configuración datos Empresa: En este formulario podemos

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