Consejos para administrar tu Institución en tiempos de Pandemia

por Lucia Sampaolessi13, May, 2020Administración, Blog

El momento que está atravesando Argentina no tiene precedentes. Las personas que son la
fuerza laboral del país hace más de 50 días que se encuentran cumpliendo el aislamiento
obligatorio en sus casas. Algunos, con el privilegio de estar haciendo “home office” y otros,
simplemente aguardando con ansias a que todo pase.

Esto acarrea muchísimas consecuencias económicas que afectan a todos los sectores, y aún
más a la educación. Los colegios para muchas familias suele ser uno de los últimos servicios a
abonar en el orden de prioridades, y cuánto más si el sueldo escasea.

La pandemia está afectando de gran manera a los colegios, es por esto que compartimos
algunos consejos de colegas para que puedan consultar en este difícil momento.

Entrevistamos a Fernando Castro, administrador del Instituto Salesiano Domingo Savio de

Córdoba y a Cecilia Valente Administradora del Instituto Salesiano San Antonio de Padua de la
misma localidad. Compartimos con ustedes lo conversado.

¿Cuáles fueron los principales desafíos vinculados a la situación actual que se presentaron en
las instituciones que administran?

Cecilia: El principal desafío fue la forma de comunicarnos con los padres para enviar la
información. No teníamos todos los contactos, pero hasta que logramos obtenerlos nos
comunicamos con “Padres Referentes” para que ellos reenvíen al resto.

En el caso de la administración para el envío de cupones de pago, no teníamos todos los mails
por lo que tuvimos que recopilar los correos electrónicos para subirlos a AULICA, nuestra
herramienta de gestión.

Por otro lado, en lo que respecta a los pagos tuvimos una dificultad con un importante
porcentaje de los padres que se manejan por Pago Facil u otros medios de cobro.

Otro desafío fue manejar el tema de la jornada laboral. Terminaba trabajando todo el día y sin
un orden por objetivos, pero al tiempo logré organizarme.

Fernando: El principal desafío fue la comunicación. Tanto lo que tiene que ver con el aspecto
pedagógico como en el envío de cupones en la parte administrativa.

¿Cómo resolvieron estos desafíos?

Cecilia: Utilizando las siguientes herramientas:

AULICUM: para comunicarnos con los papás y enviar los cupones de pago.

Whatsapp

Google Drive: para el personal administrativo

Google Form: para obtener información sobre los padres

Redes (instagram y facebook) para comunicar

Fernando: Por suerte, desde antes ya veníamos usando algunas herramientas, por lo que el
cambio no fue tan abrupto. Las que usamos son:
AULICUM: Nos sirvió para enviar los cupones de pago

Google Drive facilitó muchas cosas para el trabajo en equipo

Y empezamos a utilizar plataformas masivas y gratuitas: whatsapp, instagram, facebook y

página web del cole que es un mecanismo formal e institucional.

¿Qué medidas internas han tomado en sus colegios que puedan ser replicables para otras
instituciones?

Cecilia: Los puntos claves son la comunicación, el trabajo en equipo y apoyarse en la

tecnología. Es importante que todos manejen la misma información por lo que tenemos
reuniones de directores por medio de ZOOM o meet.

La Cobranza automática fue clave para este momento, nos ayudó muchísimo tener débito
automático. Tenemos un gran porcentaje de papás que usan ese medio de pago, ya que se
ofrece al momento de la inscripción.

Fernando: Se aplicaron cambios en el manejo de información y los mails, cada uno tenía su
mail personal e iba recibiendo información de todos lados. Por eso, empezamos con el proceso
de crear mails para que cada miembro del personal tenga redes de dominio institucional.

Con esas cuentas, dan acceso a las plataformas virtuales y conferencias. Hay un administrador
que da de alta y baja esas cuentas para llevar un control.

Hoy en día, cambió la comunicación que faltaba actualizar hace muchos años en las
instituciones. En la institución que administro, se buscó tener un espacio donde se gestione y
se filtre el tema de la comunicación, que haya una persona especializada que la gestione y
defina por qué canal debería ir.

Antes cada persona que comunicaba usaba su canal preferido y no había nada unificado.

¿Cuáles serían estos “Consejos para Administrar Colegios en Tiempos de Pandemia”?

Cecilia:

Comunicación fluida pero restringida a horarios, para el bienestar de toda la comunidad.

Empezar a trabajar por objetivos.

Los Mails ayudan muchísimo

Subir todo a la nube (Drive) aporta mucho

Si pudiera dar un consejo a mis colegas sería, ver cómo mantener lo financiero, acomodar los
pagos y mantener la cobranza como principal objetivo. Tener buena comunicación con los
papás y elaborar una respuesta unánime para todas las personas del equipo (profesores,
administradores, directivos) frente a los problemas. Es decir, que haya un mismo mensaje.

Fernando: Ser comunicativos. Es un error que en esta situación el contacto con el papá sea
simplemente el hecho de cobrar la cuota. No reducir la gestión administrativa sólo a cobrar,
debemos ser receptivos a la realidad que está pasando la familia.
Es importante en la administración poder diferenciar cuales son los casos de deudores
crónicos, que no es cuestión de la pandemia, de los padres que pagan siempre y ahora están
complicados por la situación.

No meter todos en la misma bolsa, sino segmentar y tratar de acercarse a los padres.
Reconocer el esfuerzo de los que SI están pagando. Hacer saber que necesitamos de ese
esfuerzo para mantener la economía del cole.

Conclusiones

Vemos que las soluciones que se repiten en ambos colegios son la comunicación con las
familias, el trabajo en equipo, tener la información en la nube y apoyarse en las herramientas
tecnológicas. Esperamos que estos consejos sean útiles para tu institución.