Módulo 3

GOOGLE DRIVE
PARA
DOCENTES
MÓDULO 3
MÓDULO 03. Opciones avanzadas de Google Drive I.
03
MÓDULO
OPCIONES AVANZADAS DE
GOOGLE DRIVE I
ÍNDICE DE CONTENIDOS
1.- Uso de la papelera

2.- Subir archivos y carpetas
3.- Ordenar “Mi unidad”
4.- Buscar en “Mi unidad”
5.- Editar archivos
6.- Añadir aplicaciones a Google Drive
7.- Menú configuración
“Google Drive para docentes” http://www.csif.es/ 2

1.- USO DE LA PAPELERA
Seleccionando en el menú izquierdo la

opción de “Papelera” se nos mostrará la
relación de archivos y carpetas que hemos
eliminado. Marcando uno de ellos, nos
aparecerá en la barra superior de esta
pantalla, en su vértice derecho, dos
opciones:
 Recuperar el archivo a su ubicación

original.
 Eliminar el archivo
permanentemente.
En el momento que presionamos sobre “Eliminar para siempre”, nos

aparecerá un mensaje de advertencia avisándonos que esta acción no se
puede deshacer. Si pulsamos “Eliminar definitivamente” el archivo/carpeta se
borrará permanentemente de nuestra Unidad.

Los archivos y carpetas que estén compartidos con otros usuarios y

que hayan sido enviados a la papelera y no eliminados permanentemente
pueden seguir siendo modificados por éstos.
Podemos eliminar varios archivos/carpetas simultáneamente

presionando la tecla “Ctrl” y clicando sobre los archivos/carpetas deseados.
Si queremos vaciar completamente la papelera presionaremos la tecla

“Shift” y seleccionaremos el primero y el último archivo, de esta forma se
marcarán todos y los podremos eliminar de una vez.
Y aún más sencillo…

2.- SUBIR ARCHIVOS Y CARPETAS
Para subir archivos desde el PC, tablet, teléfono tenemos dos opciones.
 La primera consiste en presionar el botón “Subir archivo” o “Subir

carpeta”, según sea nuestra intención.
A continuación nos aparecerá la ventana para seleccionar el archivo o

archivos a subir (recuerda que con la tecla “Ctrl” podemos marcar
varios a la vez), presionamos sobre “Abrir”. En caso de querer subir
carpetas, hay que hacerlo de una en una.

Empieza el proceso de subida.
Finaliza el proceso de subida.

Ya podremos ver el archivo en nuestra Unidad.
 La segunda opción consiste en arrastrar y soltar los archivos o

carpetas desde el ordenador hasta la pestaña de Google Drive de
nuestro navegador.
Esta imagen aparecerá en las carpetas que estén vacías o en “Mi
unidad” si aún no contiene nada.
El proceso de arrastras y soltar se puede realizar en cualquier

carpeta, aunque ésta ya contenga otros archivos y, por tanto, la
imagen anterior no se muestre en ella.

Comienza la subida de la carpeta completa.
Finaliza la subida de la carpeta.

3.- ORDENAR “MI UNIDAD”
En la barra superior aparecen los detalles de los archivos y carpetas

(Nombre, Propietario, Última modificación y Tamaño del archivo). Estos
detalles no se pueden ampliar/reducir, como sí podemos hacerlo en el
explorador de nuestro sistema operativo. El único detalle que se puede
modificar es el tercero, permitiendo elegir entre “Última modificación”, “Última
modificación mía” y “Últimos abiertos por mí”, apareciendo la información
seleccionada en dicha columna.
Como se aprecia en la imagen inferior, podemos ordenar el contenido

de “Mi unidad” o de cualquier otra carpeta por “Nombre”, alfabéticamente
ascendente o descendente.
Google Drive siempre presenta primero las carpetas y después los

archivos.

4.- BUSCAR EN “MI UNIDAD”
Cuando llevamos un tiempo trabajando con Drive y el número de

archivos es elevado, es posible que nos cueste encontrar uno en concreto.
Para ello la aplicación cuenta con un buscador muy completo.
En la interfaz general, vemos un cuadro de texto en la parte superior,

en ese cuadro podemos escribir directamente el nombre del archivo que
necesitamos. A continuación pulsamos sobre la lupa o presionamos “Enter”
en nuestro teclado. Nos aparecerán los archivos/carpetas que tengan alguna
coincidencia con lo que estamos buscando. Drive buscará coincidencias en
el nombre de las carpetas y en el nombre y contenido de los archivos.
Si además hubiera elementos coincidentes en la papelera, nos

mostraría el siguiente aviso.
También podemos realizar una búsqueda por nombre y tipo de

archivo.

Al seleccionar uno de los tipos de archivos sugeridos, nos añade a la

caja de búsqueda la etiqueta correspondiente, por ejemplo “pdf”,
mostrándonos a continuación los archivos coincidentes.
Podemos ampliar la búsqueda añadiendo un nombre, por ejemplo

“redes”, apareciendo las coincidencias con “redes” y además que sean
archivos con extensión “.pdf”.
Pero si esto no es suficiente, podemos desplegar un cuadro de

búsqueda avanzada haciendo clic en la flecha hacia abajo para limitar tu
búsqueda.

1. Rellena cualquiera de las siguientes secciones:
o Tipo: tipo de archivo, por ejemplo, documentos, imágenes o

PDF.
o Fecha de modificación: fecha en la que se modificó un archivo

por última vez.
o Nombre del elemento: busca solo en el nombre del archivo.
o Contiene las palabras: busca palabras y frases en el contenido

de los documentos.
o Propietario: persona a la que pertenece el archivo.
o Compartido con: personas que pueden ver, comentar o editar

el archivo.
o Archivos ubicados en: si el archivo está, por ejemplo, en la

"Papelera" o en "Destacados".

o Seguimiento: indica si el archivo tiene tareas asignadas a ti, o

sugerencias en archivos de tu propiedad.
2. En la parte inferior, haz clic en Buscar.
5.- EDITAR ARCHIVOS
Google drive no permite modificar directamente los archivos que

hayamos subido (por ejemplos formatos de Microsoft Office, .docx, .xlsx, .pptx
etc), sino que para modificarlos crea una copia del archivo en el formato
propio de la aplicación y de esa manera se pueden modificar.
Para los archivos creados desde la propia aplicación de Google drive

no hace falta realizar los pasos.
• Si abres un archivo de Documentos, Hojas de Cálculo,

Presentaciones, Formularios o Dibujos de Google, se mostrará en
esas aplicaciones.
• Si abres un vídeo, un PDF, un archivo de Microsoft Office, un archivo

de audio o una foto, se mostrará en Google Drive.
Los siguientes pasos son los mismos para modificar Documentos, Hojas
de cálculo y presentaciones. En este caso lo vamos hacer con una hoja de
cálculo.
Haciendo doble clic sobre el archivo se muestra una vista preliminar

del mismo.

En la parte superior podemos seleccionar la aplicación para editar y

trabajar con el archivo. En este caso el archivo Excel sólo puede ser abierto
por la aplicación nativa de Drive “Hojas de Cálculo de Google”.
Al seleccionarla, la aplicación nos abre una nueva pestaña en nuestro

navegador con el contenido del archivo.

Todo este procedimiento de edición también se puede realizar

haciendo clic derecho sobre el archivo y seleccionando “Abrir con”, a
continuación elegimos la aplicación “Hojas de Cálculo de Google”.

Cualquiera de los dos métodos descritos anteriormente, crea un

segundo archivo con el mismo nombre y extensión pero con diferente icono.
Archivo de “Microsoft Excel”
Archivo de “Hojas de Cálculo de Google”
Archivo de “Microsoft Word”
Archivo de “Documentos de Google”
Archivo tipo “txt”
Archivo de “Documentos de Google”
Archivo de “Microsoft PowerPoint”
Archivo de “Presentaciones de Google”
Para otro tipo de archivo muy habitual como son los pdf, Drive no
dispone nativamente de una aplicación, por tanto, sólo dispondremos de una
vista preliminar del archivo. Nos permite tener una visión completa y
adecuada del contenido del pdf, pero ahí queda todo, no podremos buscar
palabras, rotar vistas o copiar texto fácilmente, entre otras cosas. En el
siguiente apartado aprenderemos a solucionar esta carencia.

6.- AÑADIR APLICACIONES A GOOGLE DRIVE
Podemos añadir aplicaciones a Google Drive desde la Chrome Web

Store, (https://chrome.google.com/webstore/category/extensions?hl=es)
muchas de esas aplicaciones son gratuitas. Aunque la página web nos
advierta que el navegador no es compatible, la mayoría de aplicaciones
son 100% funcionales con otros navegadores, en este manual se ha
utilizado Firefox 59.0.2.
Esta página nos permite buscar el tipo de producto (Extensiones,

Temas, Aplicaciones, Juegos), categoría (Todo, Deportes, Educación,…) y
funciones (en nuestro caso “Funciona con Google Drive).
También, sin salir de Google Drive, podemos buscar e instalar aplicaciones

desde varios sitios:
 Desde “Abrir con” y luego “Conectar más aplicaciones”.

 O desde la vista preliminar del archivo “Abrir con” y “Conectar más

aplicaciones”
Ambas opciones nos cargarán una ventana como ésta “Conectar

aplicaciones a Google Drive” donde podremos buscar e instalar la aplicación
deseada.

Nosotros instalaremos una aplicación para trabajar con archivos “pdf”,

concretamente “Kami - PDF and Document Markup”. Sólo deberemos instalar
aplicaciones que tengan buena reputación y en las cuales confiemos.
Una vez buscada la aplicación, presionamos sobre “+ CONECTAR”.
En la siguiente pantalla nos ofrece la opción de convertir la aplicación

en predeterminada. Presionamos en “ACEPTAR”.

Cerramos la ventana anterior “Conectar aplicaciones a Google Drive”.
Ahora al hacer doble clic sobre un archivo “pdf” se abre una nueva
pestaña en el navegador y nos muestra la siguiente pantalla. Presionamos
sobre “Allow Google Drive” para permitir su uso de Drive.
Posteriormente tenemos que seleccionar la cuenta de Google con la

que queremos conectar la aplicación, en mi caso sólo dispongo de una. Los
pasos siguientes sólo se realizan una vez, posteriormente al abrir un “pdf” se
cargará la aplicación.
Concedemos los permisos necesarios a la aplicación presionando en

“PERMITIR”.

Y por fin se nos muestra el documento pdf.

Este programa nos permite copiar, resaltar, subrayar texto fácilmente,

incluso nos permite la colaboración en línea con otros usuarios.
Otra aplicación que podemos añadir a Google Drive, y que es muy útil
para el profesorado, es “GeoGebra Math Apps”. Dejo una captura de la
misma.
Existen decenas de aplicaciones y extensiones externas. Las dos

expuestas en este manual, pueden ser de gran utilidad para un docente.
Puedes investigar el uso de muchas más.
Una vez añadidas, las aplicaciones aparecerán en Drive, siempre y

cuando, éstas puedan crear archivos nuevos y no sólo abrirlos o modificarlos,
de ahí que Kami no aparezca, mientras que Geogebra sí lo hace.

7.- MENÚ CONFIGURACIÓN (ENGRANAJE)
En la parte superior izquierda de la interface principal, se encuentra el

icono de “Configuración”. A través de él accedemos a un menú desplegable
con varias opciones:

 Configuración: Nos permite, por un lado, modificar el aspecto de la

interface (Densidad: Normal, Cómoda o Compacta), cambiar el idioma,
hacer que Drive convierta automáticamente los archivos cargados al
formato del editor de Google Docs o elegir si queremos ser notificados
de los cambios en los archivos (apartado “Notificaciones”), entre otras
muchas cosas.
Seleccionando el apartado “Administrar aplicaciones” de esta misma

ventana, podemos ver las aplicaciones conectadas a Drive.
Podemos elegir si son predeterminadas (se ejecutarán

automáticamente al abrir un archivo con el que puedan trabajar).

Si no marcamos la casilla de verificación

el archivo se abrirá en “Vista preliminar”.
Por otra parte, podemos desconectar la aplicación de Drive. Esto es

equivalente a desinstalarla y revocar todos los permisos concedidos. No
se pueden desconectar aplicaciones nativas de Drive
 Descargar Copia de seguridad y sincronización para Windows:

Nos abrirá una nueva pestaña para obtener Drive e instalarlo en
nuestro PC, Tablet o teléfono. Este apartado se estudiará más
adelante en este manual.
 Combinaciones de teclas: Nos muestra una pantalla con todos los

atajos de teclado que podemos utilizar en Drive.

 Ayuda: Nos abre la pantalla de ayuda del programa.

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1.- USO DE LA PAPELERA

Seleccionando en el menú izquierdo la

 Recuperar el archivo a su ubicación

En el momento que presionamos sobre “Eliminar para siempre”, nos

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Los archivos y carpetas que estén compartidos con otros usuarios y

Podemos eliminar varios archivos/carpetas simultáneamente

Si queremos vaciar completamente la papelera presionaremos la tecla

Y aún más sencillo…

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2.- SUBIR ARCHIVOS Y CARPETAS

 La primera consiste en presionar el botón “Subir archivo” o “Subir

A continuación nos aparecerá la ventana para seleccionar el archivo o

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Empieza el proceso de subida.

Finaliza el proceso de subida.

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Ya podremos ver el archivo en nuestra Unidad.

 La segunda opción consiste en arrastrar y soltar los archivos o

El proceso de arrastras y soltar se puede realizar en cualquier

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Comienza la subida de la carpeta completa.

Finaliza la subida de la carpeta.

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3.- ORDENAR “MI UNIDAD”

En la barra superior aparecen los detalles de los archivos y carpetas

Como se aprecia en la imagen inferior, podemos ordenar el contenido

Google Drive siempre presenta primero las carpetas y después los

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4.- BUSCAR EN “MI UNIDAD”

Cuando llevamos un tiempo trabajando con Drive y el número de

En la interfaz general, vemos un cuadro de texto en la parte superior,

Si además hubiera elementos coincidentes en la papelera, nos

También podemos realizar una búsqueda por nombre y tipo de

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Al seleccionar uno de los tipos de archivos sugeridos, nos añade a la

Podemos ampliar la búsqueda añadiendo un nombre, por ejemplo

Pero si esto no es suficiente, podemos desplegar un cuadro de

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1. Rellena cualquiera de las siguientes secciones:

o Tipo: tipo de archivo, por ejemplo, documentos, imágenes o

o Fecha de modificación: fecha en la que se modificó un archivo

o Nombre del elemento: busca solo en el nombre del archivo.

o Contiene las palabras: busca palabras y frases en el contenido

o Propietario: persona a la que pertenece el archivo.

o Compartido con: personas que pueden ver, comentar o editar

o Archivos ubicados en: si el archivo está, por ejemplo, en la

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o Seguimiento: indica si el archivo tiene tareas asignadas a ti, o

2. En la parte inferior, haz clic en Buscar.

5.- EDITAR ARCHIVOS

Google drive no permite modificar directamente los archivos que

Para los archivos creados desde la propia aplicación de Google drive

• Si abres un archivo de Documentos, Hojas de Cálculo,

• Si abres un vídeo, un PDF, un archivo de Microsoft Office, un archivo

Haciendo doble clic sobre el archivo se muestra una vista preliminar

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En la parte superior podemos seleccionar la aplicación para editar y

Al seleccionarla, la aplicación nos abre una nueva pestaña en nuestro

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