MODELO PARA LA COMPRA DE SOFTWARE DE APLICACIÓN

La Importancia De Saber Evaluar Al Software De Aplicación Y A

Los Proveedores
En la actualidad, las organizaciones se encuentran ante la problemática de la automatización de sus Sistemas
de Información. Esta problemática puede estar dada por: la creación de un nuevo sistema automatizado, el
reemplazo de un sistema, la mejorara de un sistema (a través de la generación de nuevas capacidades), o
bien por la de mejora de un programa ya existente (atribuyéndoles nuevas aplicaciones).

Pero no importa cuales sean las circunstancias en las que se encuentren las organizaciones; el hecho es que
éstas requieren (constantemente) de recursos informáticos, para poder llevar a cabo sus procedimientos
administrativos, con mayores niveles de eficacia y eficiencia.

Es importante destacar que el modelo de compra de software de aplicación, no escapa a los lineamientos
generales de cualquier otro modelo de compra organizacional; y también, como es sabido por los
administradores, el procedimiento de compras se caracteriza por tener un alto nivel de complejidad.

Desde una perspectiva genérica, podemos decir que el proceso de compra de software, en las pequeñas y
medianas empresas, puede ser subdividido en las siguientes fases:

 La definición de las necesidades de informatización (usuarios).

 La identificación de los equipos (hardware) en los que el software deberá trabajar.
 La selección de los programas (software) adecuados.
 La instalación, operación y mantenimiento del sistema (hardware software y usuarios).

En función de la complejidad del procedimiento de compra organizacional, y las características específicas

de los recursos informáticos involucrados, creemos importante comprender como se realiza un
procedimiento de compras de software de aplicación.

QUE ES UN SOFTWARE DE APLICACIÓN

Un software de aplicación es básicamente: un conjunto de programas de computación desarrollados para
realizar, en combinación con la actividad humana, tareas o procesos específicos relacionados, en general,
con el procesamiento de la información

Estos programas, que son escritos a través de un lenguaje de programación, son clasificados en función de
las actividades que ellos puedan realizar; como ser: Facturación, Cuentas a pagar, Liquidación de Sueldos
y Jornales, Control de Stock, Control de producción, Gestión Contable, Planeamiento de proyectos.

Un aspecto importante, a destacar en estos momentos, es que un software de aplicación es un elemento

componente de un Sistema de Información automatizado; y este sistema se encuentra compuesto por:

 Los programas de computación (software), a los que nos estamos refiriendo;

 Los equipos de informática (hardware), en los cuales los programas son ejecutados;
 Los procedimientos (flujos de trabajo), en los que son aplicados los programas;
 Los usuarios (operación y utilización), con los cuales interactúan; y
 La Información, que genera en función de los datos suministrados.

Al conjunto de programas de aplicación escritos por un productor de software, para realizar tareas
específicas y de uso frecuente; conforman lo que se denomina un Paquete de Software de aplicación.

Alternativas de Obtener un Software de aplicación

Ya estamos conociendo cuales son las características principales, del recurso que precisamos.
Ahora veremos, cuales son las alternativas que tiene la empresa para incorporarlo a su patrimonio.

La organización al momento de decidir la compra de un software de aplicación debe evaluar las siguientes
alternativas:

1. Desarrollarlo en la empresa, con personal de la empresa; llevando adelante, todas las etapas
involucradas en construcción de un programa.
2. Contratar a un especialista para su desarrollarlo, de acuerdo a los requisitos identificados.
3. Adquirir un software de aplicación genérico y, dependiendo de sus características, desarrollar las
especificaciones requeridas.
4. Adquirir un software de aplicación flexible y adaptarlo, dentro de lo posible, a las necesidades.
5. Adquirir un software de aplicación específico, y adaptar las necesidades al software ofrecido.

Las empresas proveedoras dedicadas a la producción de paquetes de software, buscan desarrollar un

mercado potencial de sus productos; en otras palabras, cada programa es desarrollado de tal forma, que
pueda ser aplicado por un gran número de usuarios.

Tanto las características del producto como la del mercado, generan ventajas y desventajas para la
adquisición de programas de aplicación.

Las principales ventajas de adquirir un software de aplicación sobre la alternativa del desarrollo propio, son
básicamente dos:

La primera es el bajo precio de adquisición, que se da por el hecho de dividir su costo entre varios usuarios
y

La segunda es la reducción de los plazos hasta la implementación del sistema; al no llevar acabo la empresa
la construcción del software de aplicación.

La principal desventaja de adquirir un software de aplicación, desarrollado para múltiples usuarios, es que
existe una baja probabilidad de que éstos atiendan a todos los requisitos de los usuarios.

Selección de paquetes de software de aplicación.

En este punto vamos a enumerar y describir, a los pasos necesarios para la adquisición de un paquete de
software de un paquete de software de aplicación.

Un procedimiento de compra de software de aplicación, lo podemos dividir en doce etapas, a saber:

1. Identificación y especificación de las necesidades

Este primer paso consiste en elaborar una lista en la que se indique: Qué necesito; cuál es el
problema; qué espero lograr con el nuevo sistema; con qué recursos cuento actualmente y qué
posibilidades tengo de obtener nuevos recursos.

De nada servirá contar con un buen paquete de software, si no se ha alcanzado una comprensión
del problema.

2. Análisis de las necesidades y búsqueda de alternativas.

En esta etapa se hace un estudio de la situación actual; delimitando al problema y determinando

cuales serían las posibles soluciones, y sus respectivos alcances.
 El análisis permite la construcción del modelo; con el que podremos pensar en las cosas y sus
relaciones, a fin de poder describir el funcionamiento del sistema.

3. Identificación de los posibles proveedores.

Aquí debemos investigar cuáles serán los posibles proveedores de software de aplicación.

4. Establecer contacto.

Debemos convocar a los proveedores a que realicen sus propuestas comerciales, en función de los
requerimientos descriptos.

5. Ubicar la compra y el criterio de uso.

Establecer los criterios y la metodología a ser aplicada en la evaluación de las propuestas

presentadas, por los proveedores.

6. Evaluar alternativas.

Una vez recibidas todas las propuestas, por parte de los proveedores; se debe seleccionar, de todas
ellas, a los dos o tres principales paquetes de software.

7. Disponibilidad del presupuesto.

De cada uno de los proyectos seleccionados, se debe realizar una evaluación de inversión. Pueden
aplicarse técnicas financieras que analicen el flujo de caja, tales como: Valor actual neto, Tasa
interna de retorno, Tasa diferencial

8. Evaluar alternativas específicas.

Realizar un test de cada uno de los paquetes de software seleccionados; con el fin de verificar el
cumplimiento de los requisitos de funcionalidad y los atributos de calidad, que fuesen
especificados por la empresa y asumidos por el proveedor, con el comportamiento real del
software.

9. Negociar.

Ajustar los detalles del traspaso, entre el proveedor y la empresa, del paquete de software que
presentara mejor desempeño en los tests; con el fin de buscar mejores resultados en el
procedimiento de compra.

10. Adquirir.
Efectuar la adquisición mediante la firma del contrato entre el proveedor y el comprador y la
recepción del bien a la empresa (incorporar el bien al patrimonio de la empresa)

11. Instalación del software.

Instalar el nuevo paquete de software de aplicación, en los equipos (hardware) donde éste va a
trabajar, construir todos los archivos de datos necesarios para poder ser utilizado y, entrenar a los
usuarios del software.

12. Evaluación posterior a la compra del Software seleccionado.

Identificar puntos débiles y fuertes del software adquirido, que permitan valorar su funcionamiento. La
evaluación permitirá mejorar la efectividad de los sistemas de información.

Formas en las que se comercializan los paquetes de software de

aplicación
Básicamente podemos observar dos modalidades de comercialización: la primera y más común es la venta
de una licencia de uso del software con derecho al servicio de soporte técnico y mantenimiento, la segunda
es por medio del cobro de una tasa de utilización del software, con derecho al servicio técnico y
mantenimiento.

Independientemente de la modalidad de comercialización, el proveedor suele incluir dentro del precio, la

instalación y el entrenamiento inicial de los usuarios, que será necesario para el buen funcionamiento del
software.

La empresa cuando realiza una solicitud a los proveedores, debe verificar que dicha propuesta contenga los
siguientes ítems:

 Una descripción completa de los paquetes de software de aplicación y los programas utilitarios
que podrán ser provistos, sus precios y condiciones de pago.
 Hardware y software de base (sistema operativo) necesarios para la instalación y funcionamiento
de los paquetes de software propuestos.
 Relación de otros costos que podrán surgir en la implementación.
 Detalle de las condiciones de mantenimiento del software y su costo.
 Comprobación de la capacidad para proveer sistemas; que funcionen de acuerdo con las
necesidades de la empresa, resaltando sus facilidades (recursos de operación), los datos
almacenados en los principales archivos, y la documentación que acompaña al producto.
 Estimativa de recursos necesarios para la operación de los sistemas, o sea, exigencias de hardware
y tiempo de procesamiento, para cada paquete de software ofrecido, basado en los volúmenes de
datos previstos por la empresa, especialmente para volúmenes picos.
 Una descripción de cómo se puede ampliar el sistema previendo aplicaciones adicionales y
volúmenes extras de procesamiento.
 Detalles del soporte que puede ser ofrecido (asesoramiento, entrenamiento, modificaciones en el
software, etc. ), durante la implementación del sistema y después de esta.
 Descripción de la posibilidad de integración de los paquetes de software propuestos entre sí, con
otro software del mercado o con los que la empresa ya posee.
 Demostraciones de los paquetes de software propuestos o la posibilidad de tenerlos instalados en
los equipos de la empresa para su evaluación.

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR:

Al momento de realizar la selección del proveedor debemos determinar cuáles son las características del
software involucrado en el procedimiento de compra; pues estas características van a determinar el tipo de
relación que precisamos mantener con el proveedor.

En función de esta clasificación, la empresa debería dimensionar los atributos que a continuación se
detallan, y que nos permita realizar una mejor evaluación de los proveedores.

DIMENSIONES DE ATRIBUTOS:

 Reputación global del proveedor

 Términos financieros
 Flexibilidad del proveedor para ajustarse a las necesidades de su empresa
 Experiencia con el proveedor en situaciones análogas
 Servicio técnico ofrecido
 Confiabilidad en el vendedor
  Conveniencia en colocar la orden
 Datos sobre la confiabilidad del producto
 Precio
 Especificaciones técnicas
 Facilidad de operación o de uso
 Preferencias del usuario principal del producto
 Entrenamiento ofrecido por el proveedor
 Tiempo de entrenamiento requerido
 Confiabilidad en los datos de envío prometidos
 Facilidad en el mantenimiento
 Servicio de ventas esperado después de la fecha de compra

Ventajas de tercerizar el desarrollo de aplicaciones en América latina

 Dedicación absoluta a las tareas claves del negocio: Al subcontratar los servicios IT a
prestadores externos, la empresa se desliga de esta actividad y puede dedicarse de
manera exclusiva a las tareas principales, lo que se verá reflejado en la optimización de
los resultados del negocio.
 Aplicación de metodologías ágiles: Esto le permitirá la resolución rápida y creativa de
los diversos problemas que puedan presentarse en sus negocios, ya que los
desarrolladores externos son sumamente independientes y autosuficientes y están
capacitados para desenvolverse con agilidad frente a los diversos panoramas que
puedan suscitarse.
 América Latina encabeza las preferencias de grandes empresas: Amazon Web Services
(AWS), Wizeline y Facebook son solo algunos ejemplos de las exitosas compañías que
eligen el talento de la región para externalizar servicios tecnológicos.
 Dominio del idioma y cercanía geográfica: Latinoamérica se caracteriza por el hecho de
que muchos de los países que la componen son líderes mundiales en el dominio del
idioma inglés, lo que es sin dudas algo muy valioso para la región a la hora de ser elegida
por empresas de habla inglesa. Por otra parte, las principales ciudades de América Latina
son de fácil acceso desde Estados Unidos y las zonas horarias con este país son las
mismas o tienen diferencias poco relevantes. Esto facilita los negocios, ya que pueden
realizarse intercambios virtuales en tiempo real y las reuniones personales son mucho
más accesibles que con cualquier otro punto del globo.
 Optimización de costos: Los desarrolladores de América Latina tienen una alta calidad
de trabajo y sus costos son más competitivos que en América del Norte, como bien
puede notarse en la Guía de tasas globales que desarrolló Accelerance. Por este motivo,
mediante el software outsourcing en la región, se puede contar con recursos humanos
calificados, pero liberándose de diversos costos relacionados a los impuestos de la
contratación de empleados, sus seguros y capacitaciones.

Fuentes:

actualización de documento de Marcelo Claudio Perissé disponible en

http://www.cyta.com.ar/ta0102/ti.htm

OPINIÓN Software Outsourcing: principales ventajas de la externalización de IT a Latinoamérica

- 25 de Julio de 2019 - Escribe Nacho De Marco, CEO de BairesDev. Disponible en
https://www.canal-ar.com.ar/28078-Software-Outsourcing-principales-ventajas-de-la-
externalizacion-de-IT-a-Latinoamerica.html