Manual de Usuario ScanFlow

ScanFlow - Manual de Usuario
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Índice
Índice 02
Introducción 04
Introducción a ScanFlow 05
¿Qué es ScanFlow? 05
Características Técnicas del ScanFlow 06
Preparando la instalación de ScanFlow 07
Requerimientos Mínimos de Hardware 07
Preparándose para la instalación del ScanFlow 07
Llevando a cabo la instalación del ScanFlow 08
Capitulo 1: Familiarizándose con el Entorno 13

1.1 Iniciando ScanFlow 13
Ejecutando el aplicativo 13
Visualizando componentes e iniciando el aplicativo 14
1.2 Entorno 15
El entorno ScanFlow 15
El árbol de contenido 16
El visor de documentos y archivos 17
La zona de índices de referencia 18
1.3 Principales opciones de barra de Menú 19
Configurar Scanner 19
Opciones de Scaneo 19
Realizar Conteo 20
Ordenamiento de Imágenes 20
Exportación de Índices 21
Secuencia de Conteo 21
Capitulo 2: Módulos del ScanFlow 23

2.1 Creando Estructura de Árbol 23
Creando base de datos 24
Creando Carpetas 24
Creando o Añadiendo Documentos 24
2.2 Digitalizando Documentos 25
Los Documentos Digitalizados 25
Iniciando la digitalización de documentos scanner 25
Opciones de la Ventana de Digitalización 27
2.3 Importando Documentos 29
Módulo Añadir Archivos 29
Añadiendo Documentos 29
2.4 Exportando Documentos 32
Modulo Exportar a CD 32
2.5 Visualizando Documentos 33
El Visor 33
Las Herramientas del Visor 33
Realizar Anotaciones 34
Características de la barra de Anotaciones 35
2.6 Indexando Documentos 36
Índices de referencia por defecto 36
Índices de referencia personalizados 36
Indexación de Documentos 36
Edición del Campo Título 37
2.7 Buscando Documentos 38
El módulo de búsqueda 38
Buscando documentos 38
Búsqueda Simple 38
Búsqueda Avanzada 39
Opciones de búsqueda 39
Revisando el resultado de la búsqueda 41
Sincronizando el resultado de la búsqueda 41
Redigitalizando Documento 42
2.8 Haciendo OCR 43
Optical Character Recognition 43
El módulo de OCR 43
OCR de página entera 43
OCR parcial 45
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Capitulo 3: Administración 47
3.1 Definición de Rutas de Sistema 47
Rutas definidas en ScanFlow 47
Nueva Base de Datos 47
Abrir Base de Datos 48
Ruta de Base de Datos 48
La Ruta de las Imágenes 59
3.2 Definición de Índices 50
Los índices personalizados 50
Tipos de índice 50
Definiendo nuevos índices 50
Creando un nuevo índice 51
Modificando un índice existente 52
Eliminando un índice existente 52
3.3 Seguridad del Sistema 53
Grupos de Usuario 54
Descripción de permisos 54
El usuario Admin 55
Agregando usuarios 55
Modificando usuarios 56
Suspendiendo y Activando usuarios 56
3.4 Seguridad a nivel de carpetas y archivos 57
Capitulo 4: Misceláneas 59
4.1 Exportar documentos a disco 59
4.2 Enviar documentos por mail 59
4.3 Enviar documentos por mail 60
Créditos y Derechos 61
Créditos 61
Derechos 61
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Introducción a ScanFlow
¿Qué es ScanFlow?
ScanFlow es un aplicativo de la familia de los Document Management System o Sistemas de
Administración de Documentos. ScanFlow es la solución ideal para la administración de
documentos digitales en cualquier empresa. Su estructura sencilla y de fácil manejo permite a
los usuarios nuevos sumergirse en el mundo de la digitalización y de la administración de
documentos digitales con un esfuerzo inicial mínimo. AGUNSA ha diseñado el Sistema de
digitalización ScanFlow para que pueda ser utilizado con scanners de interfase TWAIN. Debido
a que la mayoría de scanners de uso empresarial utilizan esta tecnología de digitalización, el
Sistema de digitalización ScanFlow encuentra una gran ventaja al poder ser utilizado con casi
cualquiera de ellos. ScanFlow, es un aplicativo que proporciona las herramientas básicas para
iniciar la digitalización y administración de los documentos de nuestra empresa. Su ventaja
radica en:
- Fácil utilización
- Precio económico
- Capacidad de administrar documentos digitales
- Capacidad de personalizar su base de datos a las necesidades del cliente
- Sus módulos de Scan, Index, Búsqueda, OCR, Impresión.
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Características Técnicas del ScanFlow

Módulos que soporta
Digitalización
Indexación
Búsqueda
OCR/ICR/BCR
Impresión
Seguridad
Edición de Imágenes
Búsqueda Web
Motor de base de datos

Microsoft Jet 4.0 OLE DB
Oracle 9 o Superior
Microsoft SQL Server 7 o Superior
Imágenes que soporta

TIFF Grupo 3, Grupo 4 (Blanco y Negro y Color)
JPEG (Blanco y Negro y Color)
PDF entre otros.
Características y Beneficios
- Se incorporara a una base de datos MSDE sin costo en su versión inicial, pudiendo
luego crecer transparentemente hacia versiones corporativas y con otras bases de
datos.
- Trabaja con la mayoría de scanners TWAIN del mercado
- Permite personalizar los índices de búsqueda
- Maneja archivos de página simple y archivos de páginas múltiples
- Permite realizar OCR de página completa y de documentos multipágina
- Permite editar las imágenes que administra.
- Permite el envío de mail de los archivos.
- La generación de la base de datos de documentos es sencilla
- La base de datos permite exportar la información hacia cualquier manejador de
documentos digitales, brindando la oportunidad de migración futura a cualquier DMS
de mayor capacidad.
- El software trabaja con cualquier tipo de dispositivo de almacenamiento (Discos
magnéticos, CDs, DVDs, etc.)
- Tiene la capacidad de imprimir las imágenes con bates o sellos.
- El software permite la exportación de los archivos almacenados a un CD con autorum y
de solo lectura.
- El reScanning de imágenes es una de las funciones existentes en el sistema.
- Crecimiento a módulos Web que permitan actualizar la base de datos vía Browser.
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Preparando la Instalación de ScanFlow
Requerimientos Mínimos de Hardware
El ScanFlow requiere como mínimo la siguiente configuración de hardware para

funcionar apropiadamente:
- PC Pentium III
- 128 Mb. RAM - 600Mhz
- Windows 98 o Superior.
- 5 Mb. de espacio en disco para la instalación
- Lectora de CD ROM para la instalación
- Espacio en disco suficiente para la digitalización de los documentos (considerar que una
imagen en formato TIFF grupo 4 a 300 DPI en blanco y negro puede ocupar entre 50Kb y
90Kb, dependiendo de la cantidad de información o densidad que contenga la hoja
digitalizada) Estos valores varían en el caso de documentos en color.
Preparándose para la instalación del ScanFlow

Asegúrese de contar con lo siguiente antes de iniciar la instalación del ScanFlow:
- El CD de instalación del ScanFlow provisto por Softech SAC
- La PC con los requerimientos mínimos (véase Requerimientos Mínimos de Hardware)
- Un scanner de tecnología TWAIN instalado en su PC.
- Los drivers TWAIN de su scanner
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Llevando a cabo la instalación del ScanFlow

Inserte el CD de instalación del ScanFlow
En su unidad de CD ROM busque el directorio ScanFlow Installer. Dentro del directorio

ubique el archivo ScanFlow.exe y haga doble clic en ese archivo. Se desplegará la ventana
de Inicio de Instalación. Para continuar la instalación presione Next. Para cancelar la
instalación, presione Cancel
Se iniciará el asistente de instalación del ScanFlow. La ventana en aparecer mostrara el

contrato de licencia del ScanFlow. Después de leer y aceptar los términos establecidos,
marque la opción “I accept the agreement” para habilitar el botón “Next” y continuar con la
instalación.
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En esta ventana especificara la ubicación en donde desea instalar el aplicativo. Por defecto,
al aplicativo se instalará en “C:\Archivos de Programa\ScanFlow”. Si desea especificar una
ubicación diferente a la que aparece por defecto, haga clic en Browse y seleccione la nueva
ubicación deseada. Luego haga clic en Next
La siguiente ventana en aparecer permitirá configurar los accesos directos al Sistema

ScanFlow, por defecto se creara un Acceso directo en el Menú del Sistema. Pulse “Next” para
continuar.
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La imagen inferior grafica las tareas adicionales que se realizaran paralelamente con la
instalación del ScanFlow. Es obligatorio que se habilite la segunda opción.
Después de realizar los pasos previos, el instalador estará listo para configurar el ScanFlow en
su PC. Pulse “Install” si esta seguro de haber realizado correctamente los pasos anteriores.
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El proceso de configuración del ScanFlow tomara un tiempo para configurar el

sistema correctamente.
Después de haber concluido todos los pasos anteriores para configurar el ScanFlow, el proceso de
instalación del ScanFlow habrá finalizado. Pulse “Finish” para terminar la instalación del ScanFlow.
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Capítulo 1 Uno
El entorno de ScanFlow
1.1 Iniciando ScanFlow
Iniciando el sistema
Una vez instalado el ScanFlow, se generan los siguientes archivos en la ubicación
de instalación
a) SCANFLOW.EXE
Es el ejecutable del aplicativo
b) TEMPLATE
Carpeta para almacenar las bases de datos creadas
c) SCANFLOWCD.EXE
Ejecutable con componentes necesarios para Autorun de CD
d) SCANFLOWSEARCH.EXE
Versión de ScanFlow solo para consultas
e) SCANFLOW.BAT
Archivo que ejecuta proceso de verificación de componentes
Para iniciar SCANFLOW puede:
a) Hacer doble clic en el ejecutable SCANFLOW.EXE ubicado en la carpeta ScanFlow

del directorio de instalación, ó
b) Hacer clic en el Icono ScanFlow creado en el Menú de Programas o Escritorio de
Usuario.
Visualizando los componentes e iniciando el aplicativo
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Cuando el aplicativo se ejecuta por primera vez, su entorno se visualiza de la siguiente manera:
Después de iniciar el sistema, este quedara habilitado para que el usuario cree las bases de
datos a usar, después de creadas las bases de datos el usuario visualizara un entorno
distinto al mostrado en la figura.
Nota: Para obtener información acerca de la utilización del entorno Scanflow, véase Entorno
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1.2 Entorno
El entorno ScanFlow
El entorno ScanFlow consta de tres componentes
- El árbol de contenido
- El visor de documentos y archivos
- La zona de índices de referencia
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El árbol de contenido
El árbol de contenido es donde se crean los múltiples niveles de carpetas que almacenaran
a los archivos.
Nota: Para obtener más información acerca de la creación de objetos, véase Creando Objetos
en ScanFlow
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El visor de documentos y archivos

El visor de documentos y archivos permite visualizar tanto el contenido de las carpetas del
sistema de archivos, como visualizar los documentos contenidos en el ScanFlow.
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La zona de índices de referencia

En esta zona se definen los índices que servirán para realizar la búsqueda de documentos
contenidos dentro del ScanFlow. Con la herramienta de creación de campos personalizados,
se pueden crear campos adicionales al existente por defecto: Título.
Nota: Para obtener información acerca de la creación de campos personalizados, véase

Definición de Índices
Nota: Para obtener información acerca de los tipos de índice manejados por ScanFlow véase
Definición de Índices
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1.3 Principales Opciones de Barra de Menú
Configurar Scanner (Menú Archivo / Configurar Scanner)
Esta opción le permite al usuario configurar el o los scanner que tenga instalados en su PC. La
ventana desplegada depende del scanner que tenga instalado.
Opciones de Scaneo (Menú Archivo / Opciones de Scaneo)
Esta opción le permite al usuario configurar de manera avanzada el driver utilizado por
el ScanFlow.
Si el sistema no utiliza todas las funcionalidades presentadas en su scanner, tales como “auto
detección de pagina” o “duplex” presione el botón “Advanced…” y elija la opción “Native”.
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Realizar Conteo (Menú Herramientas / Realizar Conteo)
Esta opción realiza un resumen de cuantas imágenes, paginas, archivos reescaneados,

pdf, multitiff existen en el nivel seleccionado y sus subniveles correspondientes.
Ordenamiento de Imágenes (Menú Herramientas / Ordenamiento de

Imágenes)
Esta opción como indica su descripción, permite ordenar el listado de imágenes según el
índice seleccionado en el menú desplegable.
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Exporta Información de Índices (Menú Herramientas / Exporta

Información de Índices)
Esta opción le permite al usuario enviar los índices existentes en la base de datos hacia
un archivo de texto. Seleccione la ruta destino y presione el botón Exportar.
Secuencia de Scaneo (Menú Herramientas / Secuencia de Scaneo)
Esta opción le permite al usuario configurar el correlativo que se le asignara a las

nuevas imágenes digitalizadas.
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Capítulo
Módulos del ScanFlow
2 Dos
2.1 Creando estructura de árbol

ScanFlow permite la creación, eliminación y modificación de carpetas solamente dentro del
árbol de objetos. La creación de las carpetas es a libertad y elección del usuario. El objetivo
es manejar una estructura funcional y visualmente similar al explorador de Windows.
Nota: Para obtener información acerca del Árbol de Objetos, véase Entorno
La creación de múltiples niveles de carpetas permite organizar jerárquicamente

los Documentos y Carpetas dentro de las mismas.
La creación de objetos se hace siguiendo la siguiente regla:
Objeto Objetos que contiene - Nivel inmediato inferior

Base de datos Carpeta Documentos
Carpeta Documentos
Documentos -
Nota: La creación de objetos sólo puede llevarse a cabo en la zona del Árbol de Objetos
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Creando Base de Datos
Para obtener información acerca de la creación de Bases de Datos, véase Definición de

Rutas del Sistema
Creando Carpetas
Las Carpetas se pueden crear a nivel de la raíz de la Base de Datos, no se pueden crear
Carpetas dentro de los Documentos, porque rompe la jerarquía normal de la base de datos.
Las Carpetas pueden contener dentro de ellas el tipo de objeto Carpetas y Documento. Para
crear Carpetas en la base de datos puede utilizar dos procedimientos:
- Haga clic al icono Carpeta ubicado en la parte superior izquierda del aplicativo
- Haga clic derecho sobre la carpeta dentro de la cual desee crear la nueva Carpeta
y luego haga clic sobre Nueva Carpeta del menú desplegable.
Creando o Añadiendo Documentos

Existen dos formas de crear o añadir documentos:
- Digitalizándolos con el módulo de Scan del ScanFlow, ó

- Importando documentos ya existentes desde una ubicación del disco o de la red.
Nota: Para obtener mayor información de cómo digitalizar documentos, véase

Digitalizando Documentos del capítulo Módulos del ScanFlow
Nota: Para obtener mayor información de cómo añadir documentos, véase
Importando Documentos del capítulo Módulos del ScanFlow
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2.2 Digitalizando Documentos
Los Documentos Digitalizados

La digitalización de documentos directamente con el módulo Scan de ScanFlow permite
agregar nuevos archivos al administrador de documentos digitales. La digitalización se lleva a
cabo con cualquier scanner de tecnología TWAIN que esté conectado al computador.
ScanFlow enlaza el aplicativo y el scanners utilizando estos drivers.
Nota: La ventana de configuración TWAIN depende de los drivers incluidos con el scanner
conectado al computador. Para obtener información especifica sobre el uso de la ventana
de configuración TWAIN, póngase en contacto con su proveedor de scanner.
Las imágenes que el ScanFlow obtiene y almacena en su árbol de objetos son sólo de
formato TIFF, compresión Grupo 4. Sin embargo, ScanFlow también puede aceptar que se
añadan imágenes TIFF con otro tipo de compresión a su árbol de administración.
Nota: Para obtener información acerca de cómo añadir archivos existente al ScanFlow, véase
Importando Documentos
Iniciando la digitalización de documentos con scanner

La digitalización de documentos directamente con el módulo Scan de ScanFlow
permite agregar nuevos archivos al administrador de documentos digitales.
Para iniciar la digitalización de documentos desde el módulo Scan del ScanFlow:
- Haga clic derecho sobre una Carpeta existente y haga clic en Digitalizar del menú
desplegable
- Con el cursor o con el mouse ubique el "focus" del aplicativo sobre la Carpeta
donde desee añadir nuevos documentos digitales y haga clic en el icono de
Scan, ubicado en la barra de herramientas, al lado superior izquierdo.
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Se despliega la ventana de digitalización:
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Opciones de la Ventana de Digitalización

La ventana de digitalización contiene las siguientes opciones:
Modo de Digitalización del Nuevo Documento:

En esta sección el usuario podrá definir si cada una de las hojas a digitalizar formarán
documentos independientes, o si formarán documentos con cierta cantidad de páginas, o si
todas las páginas digitalizadas formarán un solo archivo multipágina.
Para crear archivos de una sola página:
- Asegúrese de marcar la opción "Cada N página(s)", y asegúrese que N sea igual

a1
- Esta configuración le creará un documento de una sola página por cada hoja que el
usuario digitalice
- Dependiendo del tipo de scanner con el que usted cuente, deberá alimentar las
hojas una a una vía la cama plana de su scanner, o podrá hacerlo con el
alimentador automático de documentos, en caso su scanner cuente con uno.
Para crear archivos de N paginas:
- Asegúrese de marcar la opción "Cada N página(s)", y asegúrese que N es igual a

la cantidad de páginas que usted desea que cada documento contenga.
- Esta configuración le creará un documento cada N paginas escaneadas. Esta
función es útil cuando los documentos son escaneados a través de un alimentador
automático, y cuando los documentos a digitalizar tienen cada uno una cantidad
uniforme de páginas.
Para crear un solo archivo multipágina:
- Asegúrese de marcar la opción "Digitalizar todas las páginas en un solo

documento TIFF"
- Esta opción le generará un solo documento con tantas páginas pasen por
el proceso de digitalización.
- Esta opción también es útil cuando cuenta con un scanner con alimentador
automático, y se colocan un grupo de hojas por digitalizar en el mismo.
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Ubicación del o de los Nuevos Documentos:

En esta sección se define la ubicación de los nuevos archivos digitales que se obtendrán de
la digitalización. Puede especificarse como ubicaciones posibles cualquier Carpeta existente.
Girar Imágenes
Las opciones “Girar Izquierda” y “Girar Derecha” permiten al usuario rotar la imagen, a
la posición indicada, después de haber sido digitalizada.
Nota: Por defecto la opción “No girar” esta seleccionada
Botón Scanear
Da inicio a la digitalización de los documentos que hayan sido colocados en el scanner.
Opción Configurar Scanner

Levanta la ventana de configuración TWAIN del scanner utilizado.
Opción Indizar Después de Escanear

Permite escribir sobre los índices creados luego de un escaneo.
Opción Mostrar imagen mientras se escanea

Muestra las Imágenes que están pasando por el scanner.
Opción No poner titulo a imagenes

El índice titulo sale en blanco.
Opción Nombrar archivo con código de barras encontrado

Si detecta un código de barra renombra al índice titulo con el numero del codigo.
Nota: Para obtener información acerca de la configuración de digitalización con su scanner,

pónganse en contacto con su proveedor de scanner.
Botón Cancelar
Cancela el trabajo de digitalización actual
Ejemplo: Ventana de configuración de digitalización. Drivers TWAIN Scanner Brother MFC-8820D
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2.3 Importando Documentos
Módulo Añadir Archivos

El modulo Añadir Archivos permite al usuario agregar imágenes existente en el disco duro o en
una ubicación de red al ScanFlow. La ventaja es que a través de este módulo, ScanFlow
puede administrar imágenes previamente existentes en una ubicación local o de red.
Añadiendo Documentos
Para añadir documentos a ScanFlow:
- Haga clic derecho sobre la Carpeta en la cual desee agregar o importar

documentos, ó
- Ubique el focus del aplicativo sobre el Gabinete o la Carpeta sobre la que desee
agregar o importar documentos y haga clic sobre el botón "Importar Documentos"
de la barra de herramientas del lado superior izquierdo
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Se desplegará la ventana Añadir Archivos
Para agregar documentos, primero debe definir cuáles son estos. Para ello, haga clic en el
botón Agregar de la parte superior de la ventana Añadir Archivos . Aparecerá el control de
búsqueda de archivos. En esta ventana el usuario deberá ubicar los archivos que desee
importar al ScanFlow y seleccionarlos.
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Una vez seleccionados los archivos requeridos, el usuario deberá hacer clic a Abrir, para agregar
los documentos a la ventana Añadir Archivos. Si el usuario deseara agregar mayor cantidad de
documentos a la ventana Archivos a Añadir, deberá repetir los pasos anteriores.
Una vez que los archivos están ubicados en la ventana Archivos a Añadir, el usuario deberá
seleccionar en la parte inferior a qué gabinete o carpeta agregará aquellos archivos
seleccionados. Para finalmente añadir los archivos a la ubicación seleccionada, deberá hacer
clic en el botón Añadir. Los archivos se importarán a la Carpeta seleccionada. Esta acción
genera una copia de los archivos originales en la ubicación de la ruta imágenes definida en
Definición de Rutas
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2.4 Exportando Documentos
Grabar y Exportar a CD/DVD
El modulo “Grabar y Exportar a CD/DVD” permite al usuario exportar los documentos,

Bases de Datos y archivos relacionados al ScanFlow hacia un CD colocado en la PC.
Esta funcionalidad permite visualizar los datos desde un CD, solo necesita insertar el
CD en una unidad de disco, para que este se ejecute automáticamente.
Después de haber elegido la opción de “Grabar y Exportar a CD/DVD”, el sistema

generara una lista con los archivos a grabar, haga clic en el botón “Grabar CD” para
proceder con la grabación.
En esta ventana podemos seleccionar las carpetas que se desea grabar, darle un
nombre al disco, separar la información por genera por tamaño (Megas), y darle
una ruta donde se guardaran los datos.
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Grabar y Exportar a CD/DVD usando como filtros

índices definidos
Al momento de generar discos para distribución de los documentos contenidos en
Scanflow, se puede aplicar filtros para que el sistema solo generé aquellos que
cumplen los criterios aplicados en los índices, tal como se muestra en la imagen.
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2.5 Visualizando Documentos
El Visor
El visor utilizado por ScanFlow permite la visualización de archivos en formato TIFF, JPEG,
BMP, PCX, WIFF, entre otros formatos. Sin embargo, ScanFlow está diseñado para
administrar solamente archivos en formato TIFF Grupo 4. Este formato, por su buena
compresión y tamaño cuando la imagen es en Blanco y Negro y con resoluciones entre 200 y
300 dpi, es el formato que permite un buen ahorro de espacios de almacenamiento, además de
una muy buena calidad de imagen.
Las Herramientas del Visor

El visor permite realizar las siguientes acciones sobre las imágenes que administra:
Vista de la imagen a lo ancho

Vista de la imagen a lo alto
Vista ajustada de imagen
Zoom In
Zoom out
Rotar imagen a la izquierda
Rotar imagen a la derecha
Realizar anotaciones sobre la imagen
Ir a... Primera Pagina - Anterior Página / Siguiente Página -

Ultima Página (Sólo en documentos multipágina)
Vista en miniatura (Sólo en documentos multipágina)
Vista normal (Sólo en documentos multipágina)
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Ejemplo: Vistas en miniatura de un documento multipágina
Realizar Anotaciones
Las anotaciones permiten a los usuarios insertar comentarios u observaciones sobre los
documentos digitales sin alterar el contenido del mismo. Para realizar anotaciones primero
visualice una imagen en el visor del ScanFlow y luego haga clic cobre el botón Anotaciones de
la barra de herramientas.
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Características de la barra de Anotaciones
Seleccionar objeto de anotación

Trazar línea a mano alzada
Resaltador
Dibujar una línea recta
Dibujar una cuadrado o rectángulo hueco
Dibujar un cuadrado o rectángulo sólido

Insertar texto
Insertar un post-it electrónico
Insertar un archivo de texto sobre la imagen

Insertar un sello digital sobre la imagen
Insertar un link a un sitio web
Insertar el sello de iniciales o identificación de usuario
NOTA: Para eliminar alguna anotación realizada, seleccione la anotación con el botón de
“seleccionar Objeto” y presione el botón de suprimir en su teclado.
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2.6 Indexando Documentos
Índices de referencia por defecto

Por defecto, cada documento incluido en el ScanFlow, tiene dos índices de referencia:
IdElement: Es un índice único por cada objeto Documento del ScanFlow. Este índice no se
puede editar.
Título: Es la identificación que cada documento tiene dentro del administrador o el

árbol de base de datos, y es susceptible de ser buscado y editado para dar
mejor orden a la administración de los documentos en el árbol
Índices de referencia personalizados

Los índices de referencia personalizados son aquellos que el administrador o usuario define
serán los criterios de búsqueda adicional a utilizar sobre los documentos incluidos en el
ScanFlow. Los índices de referencia son definidos en el módulo Definición de Índices del Menú
Herramientas.
Nota: Para obtener mayor información acerca de la definición de índices, vea Definición
de Índices
Indexación de Documentos
Una vez que los índices de referencia personalizados han sido definidos por el administrador
del sistema, los documentos incluidos dentro del ScanFlow serán susceptibles de ser
indexados por los usuarios que agreguen información al administrador de documentos. La
indexación se lleva a cabo directamente en la sección Índices, de la parte inferior derecha del
aplicativo. Para indexar un documento:
- Visualice el documento a indexar

- Coloque el cursor sobre el campo a editar en la sección Índices
- Edite el campo con el valor que desee asignar al documento visualizado
- Si desea editar un campo adicional, presione la tecla TAB para saltar de campo en
campo
- Si desea cambiar de documento por indexar, presione la tecla ENTER. Esta
acción le permite ir visualizando los documentos contenidos en una carpeta, uno a
uno, facilitando la tarea de indexación.
- El valor asignado al campo queda definido automáticamente
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Edición del Campo Título

Al editar el campo Título, el título del documento en el árbol cambia por el valor asignado a
este campo de manera automática. Esta función permite una rápida indexación e identificación
de los documentos contenidos en el árbol de administración de documentos.
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2.7 Buscando Documentos
El módulo de búsqueda
El módulo de búsqueda de documentos es la herramienta que permite ubicar dentro del
administrador de documentos a aquellos que cumplan con los criterios propuestos.
Solamente podrán ser buscados y encontrados aquellos documentos que hayan sido
indexados. El módulo de búsqueda de documentos presenta dos caminos u opciones para
llegar al objetivo de encontrar los documentos, Búsqueda simple y Búsqueda avanzada.
Nota: Para obtener información acerca de como indexar documentos, vea Indexando
Documentos
Buscando documentos
Para buscar documentos haga clic en el botón Buscar de la barra de herramientas ubicada
en la parte superior izquierda. La ventana mostrada presenta las opciones de Búsqueda
Simple, Búsqueda Avanzada y Opciones de Búsqueda.
1. Búsqueda Simple
Esta forma de búsqueda compara el texto ingresado con todos los índices existentes
en la base de datos y devuelve los registros donde existan similitudes o coincidencias
entre los índices y el texto.
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2. Búsqueda Avanzada
Esta forma de buscar muestra los índices existentes en la base de datos y realiza la
búsqueda solo por los índices en donde se haya ingresado algún dato. Cabe mencionar
que en este tipo de búsqueda algunos tipos de índices se presentan en forma de
menús desplegables, los cuales tienen que ser seleccionados para considerarlos
dentro de los criterios de búsqueda.
Para todos los campos definidos como fecha, el sistema permitirá la búsqueda por
rango de fecha, cuando se realiza una búsqueda avanzada, tal como se ve en la
imagen.
3. Opciones de Búsqueda
Esta sección sirve para reducir la cantidad de documentos a buscar, ya que se puede
seleccionar una carpeta específica en donde aplicar la búsqueda. También permite
definir la forma en la que se van a ordenar los registros obtenidos a la hora de listarlos.
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Nota: Para obtener información acerca de la definición de índices, vea Definición de Índices
Nota: La ventana Búsqueda contiene exactamente los mismos campos que la sección
Índices del aplicativo
Una vez ingresados los criterios de búsqueda correspondientes, haga clic en el botón Buscar.
El aplicativo muestra en la lengüeta Búsqueda del árbol de contenido, el resultado de la
búsqueda. Si hubiera mas resultados, estos se mostrarán uno debajo del otro.
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Revisando el resultado de la búsqueda

En el árbol, en la sección Resultado de la Búsqueda podrá revisar uno a uno los
documentos que cumplan con el criterio requerido. Para visualizar los documentos
resultantes de la búsqueda, haga clic en cada uno de ellos. Esta acción le permitirá
visualizarlos en el visor y revisar sus índices de referencia en la sección de índices.
Sincronizando el resultado de la búsqueda

De requerir ver la ubicación original del documento encontrado dentro del árbol del
ScanFlow, bastará con visualizar y hacer clic derecho sobre el documento encontrado, y
luego sobre el menú desplegable hacer clic en la opción Seleccionar Origen
El aplicativo muestra entonces la ubicación original del documento en el árbol del

administrador de documentos
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Si el usuario quisiera regresar a ver el resultado de la búsqueda anterior, puede hacer clic en
la lengüeta Búsqueda, ubicada en la parte inferior del árbol del aplicativo. En caso el usuario
requiera realizar otra búsqueda, debe realizar nuevamente el mismo procedimiento.
Redigitalizando Documentos
De requerir volver a digitalizar el documento encontrado dentro del árbol del ScanFlow,
bastará con visualizar y hacer clic derecho sobre el documento encontrado, y luego sobre el
menú desplegable hacer clic en la opción Volver a Digitalizar
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2.8 Haciendo OCR
Optical Character Recognition

El reconocimiento óptico de caracteres poco a poco se convierte en una herramienta necesaria
en nuestras oficinas. Con la ayuda de esta herramienta podemos lograr llevar la copia física de
un documento a un archivo de formato TXT, DOC, WRI, etc., obteniendo en poco tiempo un
documento de texto editable en base a un original en papel, sin la engorrosa tarea de re-digitar
todo el documento.
El módulo de OCR
El modulo de OCR del ScanFlow permite hacer dos tipos de reconocimientos:
- OCR de pagina entera

- OCR parcial de porciones de imagen
OCR de página entera

Permite realizar el reconocimiento de una página o de un documento entero. Para llevar a
cabo esta tarea, visualice en el visor del ScanFlow el documento al cual quiere hacer OCR y
haga clic derecho sobre dicho documento y elija la opción que se muestra en el grafico.
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Nota: Al archivo a crearse es de formato .DOC
El proceso de OCR se inicia
Para visualizar el resultado del OCR ubique el nuevo documento generado y ábralo
con Microsoft Word
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OCR parcial
Para hacer OCR parcial, seleccione la porción de la imagen a reconocer:
Dentro de la porción seleccionada, haga clic derecho y seleccione una de las opciones que se
muestran en el menú OCR (Ver figura). Las opciones existentes se clasifican en dos grupos, la
primera copia el texto en memoria y las demás colocan el texto como índice del documento.
Soporte archivos PDF con OCR

El sistema permite convertir documento TIF que sean de tipo blanco y negro a formato PDF/A
el cual contiene el texto procesado por OCR durante la conversión. A dicha opción se puede
acceder por el menú herramientas / Convertir a PDF.
Nota: Tome en consideración que el resultado del OCR depende mucho del estado del
documento, de su legibilidad, de su resolución y en general de su calidad de imagen.
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2.9 Indización automática por OCR/ICR/BCR

Este proceso permite reconocer los datos que se encuentran dentro del documento
y convertirlos a un formato digital que se puede manipular por computadora. Para
ello se utiliza las tecnologías disponibles tales como:
OCR (Reconocimiento óptico de caracteres): Es el proceso que convierte el texto que

aparece en una imagen en un archivo de texto que podrá ser editado y utilizado como tal por
cualquier otro programa o aplicación que lo necesite.
ICR (Reconocimiento inteligente de caracteres): La tecnología ICR proporciona a los sistemas

de reproducción por escáner y sistemas de imágenes la habilidad de convertir caracteres en
letra manuscrita (no cursiva) en caracteres capaces de ser interpretados o reconocidos por una
computadora. Así, las imágenes de caracteres en letra manuscrita son extraídas de un mapa
de bits de la imagen reproducida por el escáner.
BCR (Reconocimiento de códigos de barras): Es el proceso por el cual, el sistema

convierte una imagen de código de barras en texto.
Configuración del proceso de

reconocimiento automático.
Lo primero que se debe realizar es la selección de las zonas donde se encuentran los valores
que se desean reconocer. Esto se hace sobre una imagen de ejemplo o plantilla de
preferencia en blanco.
Para ello, se dibuja un recuadro con el mouse en el área deseada, luego se elige la opción
“Zona para OCR en Batch de” y finalmente se elige el índice donde se desea almacenar el
resultado del proceso.
Estos pasos hay que repetirlos para cada índice que se desee realizar dicho proceso.
- 46 -
El siguiente paso es indicar al sistema el tipo de reconocimiento que se va a realizar.

Para ello, ir al menú Herramientas / Definición de índices.
Aparecerá la siguiente pantalla, que nos muestra todos los índices que se han creado
previamente. Seleccionar el índice deseado y presionar el botón “Propiedades de
Indexación”.
- 47 -
El sistema mostrará la siguiente pantalla.
El primer grupo de opciones “tipo de reconocimiento” indica que tipo de proceso se va

a realizar sobre el índice actual.
Solo cuando se elige ICR, se habilitan las demás opciones, tales como:
- 48 -
Filtros: Sirven para mejorar la imagen, corregir los bordes negros o blancos.
Pre Procesamiento de imagen: Sirve para eliminar bordes, rayas sueltas, enderezar la
imagen, etc.
Segmentación enteros : Sirve para que el sistema pueda mejorar el reconocimiento luego
de segmentar una imagen. El proceso de segmentación es el que separar toda una palabra
en diferentes partes para de esta manera reconocer los caracteres.
Segmentación boléanos: Al igual que las opciones anteriores permite mejorar el
reconocimiento.
Luego de establecer los valores anteriores el botón “pre visualizar” permite ver cómo quedará
la imagen o zona, luego de aplicar todas las mejoras anteriores.
El botón probar ICR, permite hacer una prueba del reconocimiento ICR.
Finalmente presionar aceptar para grabar todos los valores.
Observación:
Si se está ejecutando el proceso de ICR, es preferible trabajar con plantillas en blanco para
la selección de zonas de reconocimiento.
Así mismo, estas deben ser copiadas a la carpeta template de la base de datos que se está
usando, tal como se muestra en la imagen. Esto es necesario cuando el proceso de ICR usará
la opción “Aplicar eliminación de recuadros”.
- 49 -
Ejecución del proceso de reconocimiento automático.

Para ejecutar el proceso de reconocimiento ir al menú herramientas/Proceso de OCR/ICR.
- 50 -
El sistema mostrará la siguiente pantalla:
Seleccione el índice que quiere buscar: Sirve para hacer reconocimiento selectivo, siempre
y cuando se cumpla la ubicación de un índice. Seleccione el índice y la palabra clave al lado
derecho.
Acciones a desarrollar: Permite elegir que índices de OCR/Barcode o ICR se va a procesar.
Simplemente hay que seleccionarlos.
Luego:
Ejecutar solo si se encuentra la palabra clave: Sirve para el reconocimiento
selectivo, indicado en la primera opción.
Ejecutar Todas: Ejecuta el proceso a todas las imágenes si importar si encuentra o no
una palabra clave.
Ejecutar mientras la palabra clave sea igual a la anterior: Sirve para ejecutar
reconocimiento selectivo a documentos con más de una página.
Pre Procesamiento de imágenes

Aplicar eliminación de recuadro: Este proceso, endereza, ajusta y borra los
recuadros que puedan existir en la imagen, usando como patrón la plantilla en blanco.
Este proceso es más lento, debido a todos el pre procesamiento que realiza.
- 51 -
Aplicar alineación de imágenes: Alinea y ajusta la imagen según los puntos de referencia
del documento original.
- 52 -
2.10 Nuevo visor de documentos al generar discos
Desde la versión 4.9 del sistema Scanflow, se ha renovado totalmente el visor, el cual trae
como beneficio la generación de un visor que no requiere la instalación previa de ningún
componente de software.
Para generar el nuevo visor, se debe seleccionar el check que dice: “Generar con nuevo visor”,
tal como se muestra en la imagen.
Cuando no se marca el check en mención, el sistema generará los discos con el visor anterior.
El nuevo visor se ve de la siguiente manera.:
- 53 -
Capítulo 3
Administración
Tres
3.1 Definición de Rutas de Sistema
Rutas definidas en ScanFlow

Existen dos rutas que ScanFlow requiere para funcionar correctamente. Estas rutas
son definidas como Rutas del Sistema:
- La Ruta de la Base de Datos

- La Ruta de las Imágenes
Dado que ScanFlow es un aplicativo al cual puede accederse en un entorno de red, éste
contempla la posibilidad que la Base de Datos cambie de ubicación luego que se haya
culminado la instalación, y las rutas definidas por defecto no sean utilizadas más. En caso la
administración decida cambiar la ubicación original de la base de datos, debe redefinir la
ruta de acceso a ésta.
Para poner en operatividad al sistema se tiene que dirigir al Menú Archivo y elegir entre las
opciones Nueva Base de Datos, Abrir Base de Datos o Configurar Base de Datos.
 Nueva Base de Datos


Esta opción permite crear una nueva base de datos para ser administrada a través del
ScanFlow.
- 54 -
 Abrir Base de Datos


Una de las características principales del ScanFlow es que puede administrar
múltiples Base de Datos. Es por esto que esta opción permite abrir una base de datos
del tipo “scfdb” para que el sistema trabaje automáticamente con la base de datos
seleccionada.
Después de aceptar la base de datos el sistema solicitara que se autentique para

acceder al ScanFlow.
 Rutas de Base de Batos


Esta opción permite cambiar la ruta de Base de Datos e Imágenes de la Base de
Datos predeterminado o en uso.
- 55 -
Nota: Se recomienda que en el caso que tanto la nueva ubicación de la base de datos como
de las imágenes sea una ubicación de red, ésta sea mapeada a una unidad (G:, X:, Z:), y luego
esta unidad sea la especificada como ruta de base de datos y de imágenes en la definición de
Rutas de la Aplicación.
Una vez ubicadas las nuevas rutas, el aplicativo verifica su existencia y de existir, se
ejecuta con normalidad.
La Ruta de las Imágenes

Al igual que la ruta de la base de datos, la ruta de las imágenes puede también ser una
ubicación de Red. Se recomienda también que de ser este el caso, la ruta de las imágenes
sea mapeada a una unidad.
Por defecto la ruta de las imágenes se ubica en el directorio imágenes, junto al ejecutable del
aplicativo. Sin embargo, esta ruta puede ser modificada para que sea una ubicación de red, y
así poder compartir el uso del aplicativo en un entorno de red.
La definición de la ruta de imágenes se hace igual manera que la de la ruta de base de datos.
- 56 -
3.2 Definición de Índices
Los índices personalizados

ScanFlow soporta la definición de índices personalizados y asignables a los documentos
que contiene.
Tipos de índice
Los tipos de índice que soporta ScanFlow son
Índice Entero: Para campos de tipo numérico y enteros.
Índice Carácter: Para campos de tipo Carácter
Índice Texto Largo: Para campos de tipo Memo
Lista de Datos: Para campos en donde el valor es predefinido.
Definiendo nuevos índices
Para definir nuevos índices haga clic en el menú Herramientas, en la opción Definición
de Índices
- 57 -
Se despliega la ventana de definición de índices de la base de datos
Botones:
Nuevo: Editar Permite definir un nuevo índice.
campo: Permite editar los datos de un índice existente, menos el tipo de dato.
Eliminar: Elimina definitivamente un índice de la base de datos.
Renombra: Permite cambiar el titulo que muestra el índice.
Area de Micr: Permite definir zonas para indización de campos en procesos de digitalización
de cheques.
Mascara: Permite restringir la entrada de datos para los índices de acuerdo a mascaras
de entrada.
Propiedades de indización: Permite definir parámetros adicionales para los procesos
de indización automática por OCR/ICR/BCR.
Cargar Plantilla: Permite cargar una plantilla para realizar procesos de ICR/OCR.
Creando un nuevo índice
- 58 -
Titulo de Índice: Escriba el nombre del nuevo índice a crear.

Tipo de Dato. Indica el tipo de dato del índice. Se puede elegir Numérico, Carácter,
Texto Lago, fecha y Lista de datos.
En caso el tipo Lista de datos, se deben definir los posibles valores que puede tener la lista,
tal como se muestra en la siguiente figura:
Repetido: Permite validar que el cada valor ingresado en un índice no se repetido

en todo el repositorio o base de datos.
Requerido Obligatoriamente: Se aplica al momento de indexar un documento, exigiendo que el

usuario ingrese un valor obligatoriamente en dicho índice.
Rango de datos: Permite restringir los valores ingresados para los índices. El valor
puede ser un rango numérico de un valor numérico menor hasta
otro mayor.
Valores por Defecto: Permite definir valores por defecto para un índice. Si solo se desea un
valor fijo, se debe ingresar dicho valor en “Prefijo Base” si
adicionalmente se desea concatenar un valor numérico al prefijo, este
valor inicial se debe ingresar en el campo “Contador” el cual se puede
además especificar la longitud del mismo, completando con ceros (0) a
la izquierda en caso de ser necesario.
Ejemplo:
Prefijo Base: Factura001-
- 59 -
Contador: 100
Longitud: 6
Resultado:
Escaneo1: Factura001-000100
Definir concatenación: Permite establecer como valor por defecto, la concatenación de otros
índices previamente definidos.
Se debe de seleccionar los índices que serán parte de dicha concatenación para ser usado
como valor por defecto.
Cuando haya culminado con la definición, haga clic en Aceptar. El nuevo índice se crea y
se agrega a la lista de índices existentes.
Modificando un índice existente

Haga clic sobre el índice que desee modificar y luego haga clic sobre el botón Modificar.
Aparecerá la ventana con el índice a modificar. Puede modificar el nombre del índice y
su longitud en caso de ser tipo carácter, más no puede modificar el tipo de índice.
Eliminando un índice existente

Haga clic sobre el índice que desee eliminar y luego haga clic sobre el botón
Eliminar. Aparecerá el mensaje de confirmación
- 60 -
Presione Sí si es que realmente desea eliminar el índice seleccionado. Presione No si

no desea eliminarlo.
Magnificar
Esta opción es muy útil para los procesos de indización manual, donde el operador tiene que
mirar el documento para leer el índice que tiene que digitar. Esta opción permite hacer un
ZOOM a una zona previamente definida dentro del documento, lo cual sirve como ayuda visual
al momento de realizar la indización manual.
Los pasos para usar esta opción son:
1. Definir la zona de visualización: Marca la zona a realizar ZOOM y usar la opción “Zona
para OCR en Batch de “  “Seleccione el índice que desea” (Apellido Paterno)”
2. Seleccione el índice que desea y presione el boton “Magnificar” y la columna de

“Zoom Index”, se cambiara a “Si”.
- 61 -
Luego, cual el usuario se posicione en el índice, el sistema automáticamente hará Zoom a

la zona especificada, como se ve en la imagen.
- 62 -
3.3 Seguridad del Sistema

ScanFlow contempla un sistema de seguridad de acceso a las base de datos de
documentos. Para ello, cuenta con un módulo de administración de grupos, usuarios y
asignación de permisos. La seguridad en ScanFlow es independiente por cada base de datos
administrada por el Sistema.
- 63 -
Grupos de usuarios
Para la seguridad en el manejo de la información, ScanFlow trabaja con grupos de usuario para
administrar y restringir ciertas funcionalidades existentes en el sistema. El grupo por defecto
existente en toda base de datos es el grupo “Default”, este grupo tiene todas las
funcionalidades o permisos habilitados. Al momento de crear un grupo se deben determinar
que permisos va a tener habilitados y deshabilitados.
Descripción de Permisos
Escanear documentos: Funcionalidad que permite utilizar la funcionalidad de

Digitalizar documento.
Ejecutar OCR: Funcionalidad que permite realizar la captura total o parcial del texto de un
documento digitalizado.
Importar archivos desde disco: Funcionalidad que permite ingresar a ScanFlow documentos
que hayan sido digitalizados por un medio distinto al Sistema.
Imprimir Documentos: Funcionalidad que permite imprimir los documentos

digitalizados existentes en el Sistema.
Recuperar a disco duro o mail: Funcionalidad que permite adjuntar un documento digitalizado
o sacar una copia de un documento digitalizado hacia algún lugar de la PC.
Editar Documento: Funcionalidad que permite guardar los cambios (Anotaciones,

marcas, sombreados, etc.) realizados sobre una imagen.
Eliminar Documento: Funcionalidad que permite eliminar o borrar un documento del ScanFlow.
Indexar Documentos: Funcionalidad que permite a un usuario registrar o modificar los índices
relacionados a un documento.
Exportar a CD: Funcionalidad que permite generar un CD con la estructura y contenido de

una base de datos administrada por ScanFlow.
- 64 -
Crear nuevas bases de datos: Funcionalidad que permite a un usuario definir o crear
una nueva base de datos que será administrada por el Sistema.
Crear y renombrar carpetas: Funcionalidad que permite agregar o renombrar carpetas

existentes, esta funcionalidad modificaría la estructura de una base de datos.
Eliminar Carpetas: Funcionalidad que permite eliminar una carpeta y los documentos
almacenados en dicho componente.
Establecer permisos a carpetas: Funcionalidad que permite aplicarle seguridad a una

carpeta independiente de los permisos del usuario.
Administrar Índices: Funcionalidad que permite eliminar, agregar y modificar los

índices existentes en una base de datos.
Seguridad del Sistema: Funcionalidad que permite administrar los grupos, permisos y
usuarios del sistema.
Secuencia de Scaneo: Funcionalidad que permite configurar el correlativo que se le asignara

a los documentos digitalizados.
El usuario Admin
El usuario Admin es el primero que el sistema crea en todas las bases de datos administradas
por el ScanFlow, y por defecto tiene la contraseña admin. Se recomienda cambiar esta
contraseña en el primer inicio de sesión del administrador por una contraseña que brinde la
seguridad necesaria. El usuario admin pertenece al grupo default y tiene control total del
sistema.
Agregando usuarios
Para agregar usuarios haga clic en el botón Agregar de la ventana Seguridad del Sistema. Se
despliega la ventana Agregar Usuario.
Ingrese los datos solicitados y asigne al usuario un grupo determinado, este grupo
determinara las funciones que puede realizar el usuario en el sistema
- 65 -
Modificando usuarios
Para modificar las características de un usuario, seleccione al usuario que desea modificar, y
haga click en el botón Modificar. Podrá modificar el nombre completo y contraseña, mas no
el Login de usuario.
Suspendiendo y Activando usuarios

En caso algún usuario deje de utilizar temporalmente el sistema, puede suspenderse
también temporalmente su acceso hasta que el administrador decida volver activar aquella
cuenta. Para suspender la cuenta de usuario, seleccione al usuario que desee suspender y
haga clic en el botón Suspender. Para volver a activar al usuario, seleccione al usuario
inactivo o suspendido y haga clic en Activar.
- 66 -
3.4 Seguridad a nivel de Carpetas y Archivos

Después de definir la seguridad a nivel de usuarios, grupos y permisos,
ScanFlow le brinda al usuario la posibilidad de establecer un criterio mas de
seguridad restringiendo el acceso a carpetas y archivos. La restricción
plantada se da a nivel de grupos de usuario y objetos del sistema (carpetas y
archivos), siendo la restricción un proceso recursivo, si el usuario niega el
acceso al objeto padre, se negara el acceso a los objetos hijos.
Por defecto todos los grupos tienen acceso a los documentos, ubique el
nombre del grupo en la lista y desmárquelo si quiere negarle el acceso a
determinada carpeta o documento.
- 67 -
3.5 Exportación Masiva de imágenes
Esta opción tiene como finalidad la exportación de imágenes e índices

(archivo plano) al disco duro de la PC.
Carpeta destino de imágenes: Especifica la ruta donde se guardarán las imágenes

y el archivo de texto con los índices, luego de
terminar la exportación.
Filtro de rango de fechas: Debido a que la exportación se genera en base a
todo el repositorio de imágenes, estos parámetros,
sirven para especificar un rango de fechas (fecha
de creación del documento) el cual se filtrarán
durante la generación de la exportación.
Archivos duplicados: Sirve para determinar que acción realizar en caso
que se duplique alguna imagen, existen 2 opciones:
Reemplazar archivo anterior
Agregar sufijo: El cual agrega un sub nombre al
archivo para diferencia los archivos duplicados.
Índices disponibles: Sirven para construir el nombre de cada imagen
cuando se graben en el disco. En el mismo orden
que se elijan se genera el nombre de las imágenes.
- 68 -
3.6 Reparación de estructuras de base de datos

dañadas.
El sistema, permite Auto reparar aquellas bases de datos que tengan las estructuras
dañadas. Para acceder a dicha opción, ir al menú herramientas / reparar estructura.
- 69 -
Capítulo 4
Misceláneas
Cuatro
4.1 Exportar documentos a disco
El usuario podrá exportar los documentos existentes en el ScanFlow hacia cualquier

lugar de su PC, solo requiere verlos para poder acceder a la opción “Guardar en disco”
existente en el menú contextual del visor de documentos.
Nota: Puede seleccionar varios documentos y exportarlos al mismo tiempo.
4.2 Enviar documentos por mail
El usuario podrá enviar por mail los documentos existentes en el ScanFlow, solo
requiere verlos para poder acceder a la opción “Enviar por mail” existente en el menú
contextual del visor de documentos.
- 70 -
4.3 Propiedades de imagen
Toda imagen tiene características propias que las diferencian de los demás tipos
archivos, para poder acceder a este tipo de propiedades seleccione una imagen y elija la
opción “Propiedades” del menú contextual.
4.4 Motor de generación de documentos TIF a PDF
El sistema actualmente cuenta con motor de conversión de TIF a PDF mucho más veloz
y estable, el cual soporta archivos en escala de grises con compresión JPG.
- 71 -
4.5 Operaciones de copiar y mover archivos entre carpetas
Se puede realizar operación de copiar y mover archivos dentro del sistema,

seleccionando los archivos en la lista y eligiendo la opción deseada, tal como se muestra
en la imagen.
Paso1. Seleccionar los documentos que se desean mover o copiar.
Paso2: Indicar donde se moverán o copiarán los archivos seleccionados.
- 72 -
4.6 Combinación automática de imágenes en base a

índices similares
El sistema permite combinar varios archivos en uno solo, los cuales cumplan con el
criterio de tener los mismos valores en un índice. Para acceder a dicha opción, ir al
menú herramientas / combinar imágenes.
El sistema, permite borrar las imágenes originales luego de combinar las mismas, así
como también convertir a PDF el resultado.
4.7 Relacionar documentos
El sistema permite enlazar documentos, para su posterior búsqueda cuando estos tengan
una relación.
- 73 -
4.8 Crear nuevos documentos desde paginas MultiTif
El sistema permite crear un documento desde otro que contenga varias páginas en
formato TIF, para ello se debe mostrar el documento original en vista multi página y
seleccionar las páginas que serán parte del nuevo documento, tal como se aprecia en la
imagen.
- 74 -
Créditos y Derechos
Créditos
Gonzalo Gonzáles García.
Gerente General – Software Technologies SAC. Análisis,
Modulación y Desarrollo de Producto ScanFlow
Derechos
Este producto es propiedad de Software Technologies SAC.
Se prohíbe toda copia que no sea hecha por Software Technologies SAC
- 75 -
Lima, Mayo de 2017

SOFTWARE TECHNOLOGIES SAC
- 76 -

Manual de Usuario ScanFlow

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ScanFlow - Manual de Usuario

Capitulo 1: Familiarizándose con el Entorno 13

Capitulo 2: Módulos del ScanFlow 23

Características Técnicas del ScanFlow

Motor de base de datos

Imágenes que soporta

Preparando la Instalación de ScanFlow

Requerimientos Mínimos de Hardware

El ScanFlow requiere como mínimo la siguiente configuración de hardware para

Preparándose para la instalación del ScanFlow

Llevando a cabo la instalación del ScanFlow

En su unidad de CD ROM busque el directorio ScanFlow Installer. Dentro del directorio

Se iniciará el asistente de instalación del ScanFlow. La ventana en aparecer mostrara el

La siguiente ventana en aparecer permitirá configurar los accesos directos al Sistema

El proceso de configuración del ScanFlow tomara un tiempo para configurar el

1.1 Iniciando ScanFlow

Para iniciar SCANFLOW puede:

a) Hacer doble clic en el ejecutable SCANFLOW.EXE ubicado en la carpeta ScanFlow

Visualizando los componentes e iniciando el aplicativo

El visor de documentos y archivos

La zona de índices de referencia

Nota: Para obtener información acerca de la creación de campos personalizados, véase

1.3 Principales Opciones de Barra de Menú

Configurar Scanner (Menú Archivo / Configurar Scanner)

Opciones de Scaneo (Menú Archivo / Opciones de Scaneo)

Realizar Conteo (Menú Herramientas / Realizar Conteo)

Esta opción realiza un resumen de cuantas imágenes, paginas, archivos reescaneados,

Ordenamiento de Imágenes (Menú Herramientas / Ordenamiento de

Exporta Información de Índices (Menú Herramientas / Exporta

Secuencia de Scaneo (Menú Herramientas / Secuencia de Scaneo)

Esta opción le permite al usuario configurar el correlativo que se le asignara a las

2.1 Creando estructura de árbol

La creación de múltiples niveles de carpetas permite organizar jerárquicamente

Objeto Objetos que contiene - Nivel inmediato inferior

Creando Base de Datos

Para obtener información acerca de la creación de Bases de Datos, véase Definición de

Creando o Añadiendo Documentos

- Digitalizándolos con el módulo de Scan del ScanFlow, ó

Nota: Para obtener mayor información de cómo digitalizar documentos, véase

2.2 Digitalizando Documentos

Los Documentos Digitalizados

Iniciando la digitalización de documentos con scanner

Se despliega la ventana de digitalización:

Opciones de la Ventana de Digitalización

Modo de Digitalización del Nuevo Documento:

Para crear archivos de una sola página:

- Asegúrese de marcar la opción "Cada N página(s)", y asegúrese que N sea igual

Para crear archivos de N paginas:

- Asegúrese de marcar la opción "Cada N página(s)", y asegúrese que N es igual a

Para crear un solo archivo multipágina:

- Asegúrese de marcar la opción "Digitalizar todas las páginas en un solo

Ubicación del o de los Nuevos Documentos:

Nota: Por defecto la opción “No girar” esta seleccionada

Opción Configurar Scanner

Opción Indizar Después de Escanear

Opción Mostrar imagen mientras se escanea

Opción No poner titulo a imagenes

Opción Nombrar archivo con código de barras encontrado

Nota: Para obtener información acerca de la configuración de digitalización con su scanner,

Ejemplo: Ventana de configuración de digitalización. Drivers TWAIN Scanner Brother MFC-8820D

2.3 Importando Documentos

Módulo Añadir Archivos

- Haga clic derecho sobre la Carpeta en la cual desee agregar o importar