Gestión del tiempo del proyecto.

Gestión de los costos del proyecto

Semana 5

OBJETIVO:
- Conocer las entradas, técnicas y herramientas y
salidas del tiempo y costos del proyecto.

Open class
Áreas de conocimiento
Gestión del tiempo de proyecto.
Se refiere a los procesos necesarios para
plantificar, ejecutar y supervisar el proyecto y así
lograr terminarlo a tiempo.

Gestión de costos del proyecto.

Procesos requeridos en la estimación y
preparación del presupuesto y control de costos
para que el proyecto pueda ser completado
dentro de los parámetros apropiados.
Áreas de conocimiento
Gestión del tiempo del proyecto
Incluye los procesos necesarios para lograr su
conclusión a tiempo.
Los cinco primeros procesos se ejecutan en el
grupo de procesos de planificación y el sexto
pertenece al grupo de procesos de seguimiento
y control del proyecto.
Procesos
6.1 Definir las actividades
6.2 Secuenciar las actividades
6.3 Estimar los recursos de las actividades
6.4 Estimar la duración de las actividades
6.5 Desarrollar el cronograma
6.6 Controlar el cronograma
Gestión del tiempo del proyecto
¿Cuáles son los procesos de la gestión del
tiempo del proyecto?
6.1 Definir las actividades
- Identificar y documentar las acciones
específicas a ser realizadas, el trabajo que se
pretende hacer.
- Desmenuza las actividades hasta tener un
grado de detalle apropiado para poder
estimar su duración y programarlas
adecuadamente.
- Planificación gradual. Subdivisión detallada.
- Componente de planificación. Último
componente de la rama de la EDT.
6.1 Definir las actividades
6.1 Definir las actividades
Categorías:
- Cuentas de control. Todo el trabajo y el esfuerzo
realizado dentro de una cuenta de control se
documenta en un plan de la cuenta de control.
- Paquete de planificación. Se utilizan para
planificar el contenido del trabajo conocido que
no tiene todavía actividades del cronograma
detalladas, pero puede tener un presupuesto y
una descripción del trabajo.
6.1 Definir las actividades
Una buena definición de actividades significa
una clara comprensión del alcance del proyecto
y de la división entre paquetes de trabajo.
Restricciones: Factores que limitarán las
opciones del equipo de dirección de proyectos.
Asunciones: Factores que se consideran
verdaderos para la planificación del cronograma
del proyecto.
6.2 Secuenciar las actividades

- Identificar y documentar las interrelaciones

entre las actividades del proyecto, las
dependencias entre las actividades del
cronograma
- Establece la secuencia apropiada de ejecución
de las actividades para poder ordenar y
organizar el trabajo de todo el proyecto.
6.2 Secuenciar las actividades
6.2 Secuenciar las actividades
Existen actividades predecesoras y sucesora.
Con respecto a las dependencias, son cuatro los
modos que se pueden utilizar en el establecimiento
de la secuencia de las actividades.
Final a Inicio (F-I). El inicio de la actividad sucesora
depende de la finalización de la actividad
predecesora. La actividad sucesora no puede
empezar hasta que la actividad predecesora haya
terminado.
6.2 Secuenciar las actividades
Final a Final (F-F). La finalización de la actividad
sucesora depende de la finalización de la
actividad predecesora. La actividad predecesora
debe terminar para que pueda terminar la
actividad sucesora.
Inicio a Inicio (I-I). El inicio de la actividad
sucesora depende del inicio de la actividad
predecesora. La actividad predecesora debe
empezar para que pueda iniciar la actividad
sucesora.
6.2 Secuenciar las actividades
Inicio a Fin (I-F). La finalización de la actividad
sucesora depende el inicio de la actividad
predecesora. La actividad B debe empezar luego
que la actividad A haya finalizado

Adelantos y retrasos. Unidades de tiempo que

se incorporan a la información del tipo de
dependencia para el análisis de red
6.2 Secuenciar las actividades
Métodos de secuenciamiento:
1. Método de diagramación por precedencia
(PDM)
Crea un diagrama de red del cronograma del
proyecto que utiliza casillas o rectángulos
denominados nodos, para representar
actividades que se conectan con flechas que
muestran las dependencias.
6.2 Secuenciar las actividades
2. Método de diagramación con flechas (ADM)
Utiliza flechas para representar las actividades
que se conectan en nodos para mostrar sus
dependencias.
Actividades ficticias, se utilizan para añadir
nodos para mostrar dependencias en exceso
respecto del número de actividades.
6.2 Secuenciar las actividades
Dependencias
1. Dependencias obligatorias. Son aquellas
inherentes a la naturaleza del trabajo que se
está realizando, se refieren a limitaciones físicas.
También se le llama “lógica dura”
2. Dependencias discrecionales. Se establecen a
criterio del equipo de proyecto, el cual se basa
en experiencias anteriores pero no son
necesariamente obligatorias. También se les
conoce como “lógica preferida, lógica
preferencial o lógica blanda”
6.2 Secuenciar las actividades
Dependencias
3. Dependencias externas. Son aquellas que
implican una relación entre las actividades del
proyecto y las actividades que no pertenecen al
proyecto. Está vinculada a una decisión externa
al proyecto.
6.3 Estimar los recursos de las
actividades

- Estimar el tipo y las cantidades de materiales,

personas, equipos o suministros requeridos
para ejecutar cada actividad.

- Trata de determinar cuáles son los recursos y

qué cantidad de cada recurso utilizará y
cuándo estará disponible cada recurso para
realizar las actividades del proyecto.
6.3 Estimar los recursos de las
actividades
6.3 Estimar los recursos de las
actividades
A efectos de estimar los recursos, se realiza:
1. Análisis de alternativas. Compara diversos
modos de ejecutar las tareas: manual o
automáticamente, muchos junior o pocos
senior, con un método o con otro.
2. Estimación ascendente. Descomponer el trabajo
asociado en un actividad en tareas más simples,
para calcular las necesidades de recursos de
cada una de estas partes inferiores y más
detalladas del trabajo.
3. Software de gestión de proyectos.
6.4 Estimar la duración de las
actividades

- Establecer la cantidad de períodos de trabajo

necesarios para finalizar cada actividad con los
recursos estimados.

- Con sus resultados se elabora el cronograma

del proyecto
6.4 Estimar la duración de las
actividades
6.4 Estimar la duración de las
actividades

La secuencia de estimación comprende tres pasos:

1. Estimar la cantidad de trabajo necesario para
ejecutar la actividad.
2. Estimar la cantidad de recursos necesarios para
ejecutar la actividad
3. Estimar la cantidad de períodos laborables para
ejecutar la actividad.
Estas estimaciones se compondrán en el desarrollo
del cronograma para obtener la duración total del
proyecto .
6.4 Estimar la duración de las
actividades
Herramientas y técnicas:
1. Juicio de expertos. Da una respuesta correcta
a situaciones que no pueden ser resueltas
por ninguno de los demás participantes del
proyecto.
2. Estimación por analogía. Toma la duración
real de alguna actividad de un cronograma
de referencia. Es útil al inicio de un proyecto
ya que hay poca información.
6.4 Estimar la duración de las
actividades

3. Estimación paramétrica. Toma una duración

como unidad de medida conocida y se multiplica
por la cantidad de esa medida que le
corresponde a la actividad actual. Se puede
multiplicar la cantidad de trabajo a realizar por la
productividad.
6.4 Estimar la duración de las
actividades
4. Estimaciones por tres valores. Considera los
riesgos asociados a la actividad.
- optimista. Condiciones más favorables
- más probable. Condiciones normales
esperables
- pesimista. Condiciones en el peor escenario
Se hace un promedio aritmético de las tres
estimaciones y se toma como estimación la
duración de la actividad.
6.4 Estimar la duración de las
actividades
También se puede estimar el tiempo esperado
Te = (O + 4M + P) /6
Donde:
Te: Tiempo esperado
O: Tiempo optimista
M: Tiempo más probable
P: Tiempo pesimista
6.4 Estimar la duración de las
actividades
5. Análisis de reserva. Se puede agregar tiempo
adicional para contingencia, reservas de tiempo
o colchón al cronograma del proyecto.
Se pueden estimar como un porcentaje de la
duración estimada de la actividad o como una
cantidad fija de períodos laborables, o se pueden
obtener a través del análisis cuantitativo de
riesgos.
6.5 Desarrollar el cronograma
- Analizar las secuencia de las actividades, su
duración, los requisitos de recursos y las
restricciones del cronograma para crear el
cronograma del proyecto.
- Determina las fechas de inicio y finalización
planificadas para las actividades del proyecto.
- Se deben revisar y corregir las estimaciones de
duración y las de los recursos para general un
cronograma del proyecto aprobado, que se
convertirá en la línea base con respecto a la que
se medirán avances y desviaciones.
6.5 Desarrollar el cronograma
6.5 Desarrollar el cronograma
En el enunciado del proyecto se plasman las restricciones
y asunciones.
Hay dos tipos de restricciones que influyen durante el
desarrollo del cronograma:
1. No comenzar antes del … o no finalizar después del
….. Corresponden a hechos externos al proyecto que
deben ocurrir para poder dar inicio a ciertas
actividades o actividades internas que se deben
ejecutar antes de un evento externo-
2. El cliente o patrocinador del proyecto pueden
establecer como eventos clave o hitos principales la
finalización de ciertos productos entregables en una
fecha determinada.
6.5 Desarrollar el cronograma
Herramientas:
1. Análisis de la red del cronograma. Con ésta se
genera el cronograma del proyecto.
2. Método del camino crítico
3. Método de cadena crítica
4. Comprensión del cronograma
5. Análisis ¿qué pasa si ….?
6. Nivelación de recursos
Con las cinco últimas se calculan fechas de inicio y
finalización, tempranas o tardías.
6.5 Desarrollar el cronograma

Método del camino crítico. (MCC, CPM) y PERT

Algoritmo matemático utilizado para programar un
conjunto de actividades de un proyecto.
El requerimiento necesario para usar el MCC es
haber elaborado un modelo del cronograma del
proyecto que contenga:
- Todas las actividades
- La estimación de la duración de todas las
actividades
- La dependencia entre ellas.
6.5 Desarrollar el cronograma
- Calcula el camino más largo de todas las
alternativas posibles para ejecutar todas las
actividades y llegar al final del proyecto.
- Calcula la fecha más temprana y más tardía en las
que cada actividad puede empezar y terminar.
- Se hace en dos recorridos, uno se empieza desde
el inicio del proyecto para obtener fechas
tempranas de inicio y finalización de cada actividad
y el otro empieza desde el final del proyecto y
restando de esa fecha la duración de actividades, se
obtienen las fechas de finalización e inicio tardías.
6.5 Desarrollar el cronograma
Este proceso determina cuáles son las actividades
críticas (quedan en el camino más largo) y cuáles
tienen holgura (pueden ser retrasadas sin extender
la duración del proyecto)
Holgura total: Cantidad de tiempo que una
actividad puede demorarse respecto de su fecha de
inicio temprana sin retrasar la fecha de finalización
del proyecto.
Holgura libre: Cantidad total de tiempo que una
actividad puede retrasarse respeto de su fecha de
inicio temprana sin demorar el inicio temprano de
ninguna de las actividades inmediatamente
siguientes.
6.5 Desarrollar el cronograma
Método de cadena crítica (CCPM)
Técnica que modifica el cronograma del
proyecto para tener en cuenta las limitaciones
de recursos.
En vez de gestionar la holgura total de los
caminos de red, gestiona las duraciones de las
actividades, su colchón y los recursos aplicados
a las actividades planificadas del cronograma.
6.5 Desarrollar el cronograma
Características del CCPM que lo distinguen del
CPM son:
1. El uso implícito de dependencias entre
recursos
2. No se busca una solución óptima
3. La identificación e inserción de colchones de
duración.
4. Monitoreo del progreso del proyecto por
medio de la observación del consumo de los
colchones en lugar de controlar actividades.
6.5 Desarrollar el cronograma
Comprensión del cronograma
Acortar el cronograma del proyecto, pero sin modificar el
alcance del proyecto, para cumplir con las fechas impuestas y
el resto delos objetivos del cronograma.
Técnicas:
- Intensificación (o crashing). Acorta la duración de
actividades en el camino crítico asignándoles más recursos.
- Ejecución rápida (o fast tracking). Se ejecutan
simultáneamente o en paralelo actividades que estaban
planificadas para hacerse una después de la otra. Este
método aumenta el riesgo.
- Eliminar actividades que quedan en el camino crítico
modificando el proyecto o diseño para reemplazar
actividades muy demorosas por otras de igual resultados y
que no tomen tanto tiempo.
6.5 Desarrollar el cronograma
Análisis ¿qué pasa si ….?
Consiste en encontrar respuestas a la pregunta
¿qué pasa si se da tal o cual circunstancia o
escenario?
Se pueden identificar situaciones de riesgo.
Implica el cálculo de diferentes duraciones de
proyecto en función de asunciones.
Análisis Monte Carlo. Técnica que define para
cada actividad una distribución probailística de
posibles duraciones
6.5 Desarrollar el cronograma
Nivelación de recursos
Consiste en el análisis de la red del cronograma de
un modelo de cronograma después que ya fue
analizado por medio del método del camino crítico.
Da como resultado una duración prevista para el
proyecto superior a la del cronograma del proyecto
obtenido preliminarmente con el método del
camino crítico.
Se obtiene un cronograma limitado por los recursos
(cronograma restringido por los recursos)
6.5 Desarrollar el cronograma
Salidas
1. Cronograma del proyecto
Listado de todas las actividades del proyecto
con la fecha de inicio y la fecha de finalización
planificada para cada una de ellas.
Se puede presentar como:
- Cronograma de hitos o cronograma maestro
- Tabla de actividades y fechas
6.5 Desarrollar el cronograma
Los softwares los presentan como:
- Diagrama de red del cronograma del
proyecto. Con información de la fecha de la
actividad y actividades.
- Diagrama de barras. Muestran fechas de inicio
y finalización así como duraciones esperadas.
- Diagrama de hitos. Solo identifican el inicio o
la finalización programada de los productos
entregables más importantes y las interfaces
externas clave.
6.5 Desarrollar el cronograma
Salidas

2. Línea base del cronograma

Versión del cronograma oficial. Se miden todas
las desviaciones que se produzcan en la
ejecución.
6.6 Controlar el cronograma
- Da seguimiento al estado del proyecto para
actualizar el avance del mismo y gestionar los
cambios a la línea base del cronograma
Comprende:
- Determinar la situación real del cronograma del
proyecto.
- Influir en los factores que crean cambios en el
cronograma
- Determinar si el cronograma del proyecto ha
cambiado y de qué modo
- Gestionar los cambios a medida que suceden
6.6 Controlar el cronograma
6.6 Controlar el cronograma

Como herramientas y técnicas se puede

mencionar el informe de avance.
Se usa para controlar el cronograma y los costos.
Debe incluir:
- Las fechas de inicio y finalización reales
- Las duraciones restantes para las actividades
no completadas.
6.6 Controlar el cronograma

Hay pautas para evaluar el progreso de las

actividades a media ejecución:
Regla 50/50. Actividad ejecutada en un 50% al
comienzo y finalizada 50%
Regla 20/80. Actividad ejecutada en un 20% al
comienzo y 80% al finalizar
Regla 0/100. Actividad ejecutada al 100% al
estar finalizada.
Gestión de los costos del
proyecto
- Incluye procesos involucrados en estimar,
presupuestar y controlar los costos de modo que
se complete el proyecto dentro del presupuesto
aprobado.
- Una adecuada gestión de los costos se basa en
la correcta definición de la estructura de
desglose del trabajo (EDT).
Áreas de conocimiento
Gestión de los costos del
proyecto
Procesos

7.1 Estimar los costos

7.2 Determinar el presupuesto
7.3 Controlar los costos
¿Cuáles son los procesos de la gestión de costos
del proyecto?
7.1 Estimar los costos
Consiste en desarrollar una aproximación de los
recursos financieros necesarios para completar
las actividades del proyecto.
7.1 Estimar los costos
Entradas
1. El enunciado del alcance del proyecto.
Permite identificar la justificación del
proyecto, sus requerimientos y entregables.
2. La estructura de desglose de trabajo. Permite
visualizar las actividades a realizar.
3. El plan de gestión del cronograma del
proyecto. Permite conocer las asignaciones
de recursos humanos y materiales a las
actividades en cada momento del proyecto.
7.1 Estimar los costos
4. Los activos de los procesos de la organización.
Permiten contar con políticas y procedimientos
ya establecidos para la estimación de costos
5. Los factores ambientales de la empresa.
Permiten conocer y analizar datos y condiciones
de mercado.
6. El plan de gestión del proyecto. Incluye los
planes de gestión asociados a cada área de
conocimiento.
7.1 Estimar los costos
Técnicas de estimación de costos
1. Estimación por analogía (Analogous
Estimating o Top-down Estimating). Estima
los costos reales de otros proyectos de
similares características al analizado.
2. Estimación ascendente (Bottom-up
Estimating). Estima los costos de las
actividades del proyecto. Desde abajo hacia
arriba.
7.1 Estimar los costos
Técnicas de estimación de costos
3. Estimación paramétrica (Parametric
Estimating). Estima los costos de una actividad o
de un recurso en función de información
histórica.
4. Estimación con tres datos (Three-point
Estimating). Estima los costos de una actividad
teniendo en cuenta tres posibles escenarios
asociados (optimista, probable y pesimista)
7.1 Estimar los costos
Técnicas de estimación de costos
5. Software de gestión de proyectos. Son
herramientas como Microsoft Project y Excel.
6. Determinación de las tarifas de costos de
recursos. Conocer los costos unitarios de los
recursos humanos y materiales que demanda el
proyecto.
7. Costo de la calidad
8. Análisis de reserva
7.1 Estimar los costos
Técnicas de estimación de costos
7. Costo de la calidad. Costo de la gestión de
calidad.
8. Análisis de reserva. Sumas de dinero
adicionales que tienen por objeto afrontar
riesgos que puedan ocurrir durante su
ejecución.
- Reservas por contingencia (riesgos
identificados)
- Reservas de gestión (riesgos no identificados
7.1 Estimar los costos
Salidas
1. Estimación de costo de la actividades
2. Información de respaldo que permita
comprender sobre qué bases metodológicas
es.
3. Solicitudes de cambios
4. Actualizar el plan de gestión de costos u otros
documentos del proyecto.
7.2 Determinar el presupuesto
Consiste en sumar los costos estimados de
actividades individuales o paquetes de trabajo
para establece una línea base de costo
autorizada.
7.2 Determinar el presupuesto
Entradas o Insumos
1. El enunciado del alcance del proyecto
2. La estructura de desglose del trabajo (EDT) y
su diccionario EDT
3. Las estimaciones del costo de las actividades
4. La información de respaldo
5. El cronograma del proyecto
6. Contrato
7. Planes de gestión subsidiarios
7.2 Determinar el presupuesto
Técnicas de presupuestación de costos
1. Suma o agregación de costos. Permite determinar el
presupuesto del proyecto por agregación o sumatoria
de costos desde abajo hacia arriba.
2. Análisis de reserva
3. Estimación paramétrica. Comparar con estándares
conocidos o modelos de costos de la industria a fin de
ajustar o justificar cualquier diferencia.
4. Conciliación del límite de la financiación. Conciliar la
demanda de fondos del proyecto y los límites
financieros para el proyecto definidos por el cliente.
7.2 Determinar al presupuesto
Resultados o salidas
1. Línea base de costos del proyecto. Indica el
flujo de erogaciones que se prevé realizar
para completar las actividades del proyecto.
2. El presupuesto de costos del proyecto.
Deben ser sumados al presupuesto para
establecer la necesidad total de
financiamiento.
3. Solicitudes de cambios
7.3 Controlar los costos
- Consiste en monitorear la situación del proyecto
para actualizar el presupuesto del mismo y
gestionar cambios a la línea base de costo.
- Su objetivo es seguir y comparar la evolución de
los costos reales del proyecto con relación a la
línea base de costos.
- El control es una función ejecutiva que involucra
la toma de decisiones.
- Controlar es medir, documentar, comparar,
decidir, comunicar y actuar.
7.3 Controlar los costos
7.3 Controlar los costos
Insumos o entradas
1. El plan de gestión del proyecto
2. La línea de base de costos del proyecto
3. El presupuesto de costos del proyecto
4. Los informes de estado de avance
5. Las solicitudes de cambio aprobadas.
7.3 Controlar los costos
Técnicas
1. La medición del rendimiento y la técnica del
valor ganado. Permite conocer las causas de las
variaciones observadas entre la línea base y el
costo real. Registra el desempeño del proyecto a
través del tiempo
- Valor planificado (Planned Value, PV)
- Costo real (Actual Cost, AC)
- Valor ganado (Earned Value, EV)
El cálculo nace del presupuesto de la actividad y el
avance de obra real de la actividad.
7.3 Controlar los costos
Técnicas

2. Reuniones de revisión de desempeño

3. Análisis de variaciones
4. Softwares como MS Project y Excel
7.3 Controlar los costos
Salidas
1. Informes de rendimiento y proyecciones a la
finalización
2. Recomendaciones de acciones correctivas
3. Solicitudes de cambio
4. Actualizaciones
¿Qué aprendizaje te
llevas hoy?
Gracias por su atención