Gestión del Portafolio de Proyectos

con Metodologías Ágiles

PMBOK + SCRUM: un marco metodológico para

gestionar proyectos en entornos medianamente complejos
y donde se necesita resultados rápidos, con fecha de
inicio y fin, y donde los requisitos no están bien definidos y
se encuentran sujetos a cambios. s7 y s8
Gustavo Ortega
gortega@esan.edu.pe
 Contenido
1. Warm up
a. El proceso de construcción de la ficha del proyecto.
2. Introducción
3. La reunión de planificación del Backlog (ver presentación s5ys6)
a. Dinámica 1: Planificación del backlog
4. Kick off del proyecto
5. Reunión Diaria (Daily Meeting)
6. Recomendaciones
 Contenido
1. Warm up
a. El proceso de construcción de la ficha del proyecto.
2. Introducción
3. La reunión de planificación del Backlog (ver presentación s5ys6)
a. Dinámica 1: Planificación del backlog
4. Kick off del proyecto
5. Reunión Diaria (Daily Meeting)
6. Recomendaciones
 Contenido
1. Warm up
a. El proceso de construcción de la ficha del proyecto.
2. Introducción
3. La reunión de planificación del Backlog (ver presentación s5ys6)
a. Dinámica 1: Planificación del backlog
4. Kick off del proyecto
5. Reunión Diaria (Daily Meeting)
6. Recomendaciones
Enfoque ágil Planificación Ciclos diarios de
Exponer avances frente al
“Petit Comité”
del Backlog trabajo
“Daily Meeting”

SPRINT
Gerente del proyecto
(Scrum Master)

Gerente del Stakeholders

proyecto (usuario/cliente/cliente
Tareas Equipo del final / “petit comité”)
Implementar Planificación Proyecto Evidencias y feedback
del sprint
 Contenido
1. Warm up
a. El proceso de construcción de la ficha del proyecto.
2. Introducción
3. La reunión de planificación del Backlog (ver presentación s5ys6)
a. Dinámica 1: Planificación del backlog
4. Kick off del proyecto
5. Reunión Diaria (Daily Meeting)
6. Recomendaciones
Ejemplo: Caso Ventilator Challenge

https://trello.com/b/GbMPykdX/mesa-1-mino-pmo-ventilator-challenge
 Contenido
1. Warm up
a. El proceso de construcción de la ficha del proyecto.
2. Introducción
3. La reunión de planificación del Backlog (ver presentación s5ys6)
a. Dinámica 1: Planificación del backlog
4. Kick off del proyecto
5. Reunión Diaria (Daily Meeting)
6. Recomendaciones
Dinámica 1: Planificación del Backlog

1. Revisa la ficha del proyecto

2. Apertura un tablero Kanban para

empezar a planificar

3. Prepara el kick off del proyecto para la sesión 9

Dinámica 1: Planificación del Backlog

Descomponer los alcances del

proyecto en paquetes manejables Planifica el Sprit
(backlogs) Descomponer un
backlog en tareas
Detalla lo que se va a realizar en
cada backlog ¿Qué tarea?
¿Cuando?
¿Para cuando deben estar listos? ¿Quién?

¿Quién lo debe realizar (la mesa de

trabajo)?

Se planifica la estructura general

(backlog) y el detalle (sprint) se https://jamboard.google.com/d/1qtiwM7NVUb2wXi8
van definiendo a medida que XaUWqxheRPVYlX4bGo4XqAYGdTHM/edit?usp=s
avanza el proyecto con base en haring
lo aprendido en iteraciones
anteriores.
 Contenido
1. Warm up
a. El proceso de construcción de la ficha del proyecto.
2. Introducción
3. La reunión de planificación del Backlog (ver presentación s5ys6)
a. Dinámica 1: Planificación del backlog
4. Kick off del proyecto
5. Reunión Diaria (Daily Meeting)
6. Recomendaciones
El kick off del proyecto
La reunión que da el inicio formal al proyecto
➔ Uno de los objetivos de la reunión de kick off es comunicar con mayor detalle el
alcance y objetivos del proyecto, así como sus principales limitaciones.
➔ El project manager presenta al equipo y explica de forma clara lo que se debe hacer
por parte del equipo del proyecto y lo esperado por parte del cliente del proyecto y
los interesados.
➔ Presenta un gantt estimado.
➔ Explica cómo será el seguimiento y control, con reuniones periódicas en las que los
diferentes responsables puedan informar al equipo de la marcha del proyecto.
➔ Aclarar todas las dudas y validar los detalles del proyecto, antes de ponerse en
marcha.
➔ Motiva (establece una visión) para conseguir la colaboración entre los miembros del
equipo y los interesados.
El kick off del proyecto
La reunión que da el inicio formal al proyecto

➔ Después del kick off, todos los asistentes deberían tener muy claro en
qué consiste el proyecto y qué se espera exactamente de ellos.
➔ La idea es que el kick off no se eternice, sino que sea una reunión
breve, eficaz y motivadora.
➔ Ten una reunión antes del kick off. Comenta la agenda que se llevará a
cabo. Averigua qué otros temas se quieren tratar.
➔ Prepara el kick off.
 Contenido
1. Warm up
a. El proceso de construcción de la ficha del proyecto.
2. Introducción
3. La reunión de planificación del Backlog (ver presentación s5ys6)
a. Dinámica 1: Planificación del backlog
4. Kick off del proyecto
5. Reunión Diaria (Daily Meeting)
6. Recomendaciones
Reuniones de trabajo (principios de SCRUM)
1. Planificar el Backlog, Planificar el Sprint y
Mantenimiento al Backlog, agregación o eliminación Reuniones de planificación
de ítems, dividir en ítems más pequeños o agregar en
ítems más grandes.

2. Conseguir la transparencia, confianza y un mejor

desarrollo en el equipo de forma que se asegure la Reuniones “diarias”
consecución de los objetivos del Sprint y por ende del
cumplimiento del Backlog.

3. Reunión de revisión del sprint. Revisar el incremento al

ítem realizado durante el Sprint y planificar el Reunión de revisión del sprint
siguiente Sprint.

4. Identificar áreas de mejora y aquellas cosas que se

han realizado bien para repetirlas en los siguientes Reunión de retrospectiva
Sprints.
Enfoque ágil Exponer avances frente al
“Comité”
Ciclos diarios
de trabajo

SPRINT
Gerente del proyecto
(Scrum Master)

Dueño del Stakeholders

Tareas 1er sprint: quick wins
Proceso (usuario/cliente/cliente 2do sprint: mejoras
Planificación 3er sprint: ….
final / Comité de procesos)
Equipo de Mejora del sprint Mejoras iterativas e
Implementar demostración y feedback
del proceso incrementales
Las daily meetings
Lo mínimo que se debe considerar en esta etapa
➔ No es muy fácil llevar reuniones diarias en proyectos en la zona
intermedia.
➔ Llamemos “diarias” a reuniones entre Sprints que permitan que
nuestro equipo alcance el compromiso del Sprint.
➔ Tenemos que reunirnos lo más a menudo posible durante el sprint.
Tenemos que llevar a cabo esas reuniones casi religiosamente para
asegurarnos de que realmente estamos aplicando el método Ágil
adecuadamente.
➔ Se debe “activar” la gestión por compromisos.
➔ Garantizan que el sprint entregará lo que ha prometido.
Reuniones “diarias”
Reuniones “diarias”
d e la D a i l y es
El objetivo l c a n z a r em os
ss i a
conocer todo l s p r i nt.
t i v o d e
o no el obje

v a m o s a a l c anzar
Si no lo b lar con
o s q u e h a
tendrem e p r o y e c to
t e d
nuestro geren s í te m s y q u e
a r a r e n e g o c iar lo
p ble.
e t iv o s e a v i a
el obj
¿Cómo empezar a trabajar?

https://youtu.be/Lr1jjsnGvnc
 Contenido
1. Warm up
a. El proceso de construcción de la ficha del proyecto.
2. Introducción
3. La reunión de planificación del Backlog (ver presentación s5ys6)
a. Dinámica 1: Planificación del backlog
4. Kick off del proyecto
5. Reunión Diaria (Daily Meeting)
6. Recomendaciones
Recomendaciones

➔ Lo más difícil es la gestión por compromisos y la retroalimentación

constante por parte del petit comité.
➔ El equipo del proyecto aprende junto con el petit comité.
➔ Hacer una correcta gestión de stakeholders y definición de los
alcances del proyecto es el inicio para la definición del backlog.
➔ Lo más importante del sprint es mantener, supervisar y asegurarse de
que las diferentes reuniones programadas se lleven a cabo.
 durante la ejecución del sprint
➔ Consideraciones:
a. No se realizan cambios que puedan afectar al Objetivo del Sprint, cuando este ya
arrancó.
b. El alcance del Sprint puede clarificarse y renegociarse con el petit comité.
c. Asegúrate que el equipo comprende si la tarea es crítica o no y qué tareas
dependen de ellos más adelante en el proyecto, y de quién dependen ellos antes.
d. Y finalmente, sé consciente de que tienes a mano las herramientas para decidir
acelerar el proyecto si lo necesitas y de hacer combinaciones entre el costo, el
tiempo y el ámbito relacionados con las prioridades de tu proyecto. Es decir: mesas
de trabajo en paralelo o Sprints en paralelo
Check list para la reunión
Lo mínimo que se debe considerar en esta etapa

➔ Presente su proyecto al comité.

➔ Mantenga actualizada la
documentación mínima del proyecto:
Gestione el conocimiento del proyecto.
➔ Explique su backlog.
➔ Explique cómo empezará a trabajar en
el proyecto y cuál será su próximo
entregable (Sprint).
➔ Apóyese en TRELLO u otras
herramienta que le ayude a gestionar
su tablero Kanban.