Directiva Caja Chica DRTC

GOBIERNO REGIONAL Versión: 1.
Fecha: 31/01/2023
SAN MARTÍN
San
Martín
GOBIERNO REGIONAL
Directiva N° 001-2023-
GRSM/DRTC-DO-OGA
DIRECTIVA ESPECÍFICA
DENOMINADA
“ADMINISTRACIÓN, USO
Y CONTROL
DEL FONDO DE CAJA
CHICA EN LA
2023DE
DIRECCIÓN REGIONAL
TRANSPORTES Y
COMUNICACIONES SAN
MARTÍN”
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
CPC. Mg. LUIS ALBERTO CPC. PATSY ISABEL CPC. Mg. CARLOS ING. SEGUNDO MARINO
SALAZAR FLORES CAPINOA FLORES SEGUNDO CORTEZ REATEGUI RAMIREZ.
ESPINOZA
Jefe de la Unidad de Jefe de la Oficina de Director de Transportes y
Contabilidad y Tesorería de Gestión Administrativa de Director de Operaciones Comunicaciones San Martin,
la DRTCSM la DRTCSM. de la DRTCSM Mediante Resolución Ejecutiva
Regional N° 034-2023-
GRSM/GR
San Martín
GOBIERNO
REGIONAL
Directiva Nº 001-2023-GRSM/DRTC-DO-OGA
DIRECTIVA ESPECÍFICA DENOMINADA
“ADMINISTRACIÓN, USO Y CONTROL DEL FONDO DE

CAJA CHICA EN LA DIRECCIÓN REGIONAL DE
TRANSPORTES Y COMUNICACIONES SAN MARTÍN”
Oficina de Gestión
Administrativa
Unidad de Contabilidad y
Tesorería
2023
Cualquier copia impresa, electrónica o reproducción de este documento sin autorización, se constituye en COPIA NO
CONTROLADA y debe consultar a la Oficina de Gestión Administrativa correspondiente para verificar su vigencia.
GOBIERNO REGIONAL SAN MARTÍN
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Tipo de documento Directiva Específica
San Martín Administración, Uso y Control del San

Martin Fondo de Caja Chica en la
GOBIERNO REGIONAL Nombre del documento Dirección Regional de Transportes y
Comunicaciones San Martin Versión 1.0
“Oficina de Gestión y Número del Documento 001-2023-GRSM/DRTC-DO-OGA Fecha 31/01/2023

Administrativa”
DIRECTIVA Nº 001-2023-GRSM/DRTC-DO-OGA
DIRECTIVA ESPECÍFICA DENOMINADA

“ADMINISTRACIÓN, USO Y CONTROL DEL FONDO DE CAJA CHICA
EN LA DIRECCIÓN REGIONAL DE TRANSPORTES Y
COMUNICACIONES SAN MARTIN”
I. OBJETIVO:
Establecer los procedimientos para la adecuada administración, uso, rendición, reposición,

liquidación y control del Fondo de Caja Chica de la Dirección Regional de Transportes y
Comunicaciones San Martín, con la finalidad de garantizar su integridad y disponibilidad.
II. ALCANCE:
Las disposiciones contenidas en la presente directiva específica, comprenden a todo el Personal

nombrado y contratado de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones San Martín,
designado como el/los responsables(s) del manejo y control del fondo de caja Chica; así como el
personal nombrado y contratado que recibe y gestiona dinero de este Fondo.
III. RESPONSABILIDAD:
3.1. El jefe de la Oficina de Gestión Administrativa y el servidor(es) o funcionario(s) designado(s)

para el manejo del fondo de caja chica, son los responsables de su adecuada
administración, uso, rendición, reembolso, liquidación y control; así como el de mantener su
permanente liquidez.
3.2. Asimismo, la rendición de Fondo de Caja Chica deberá ser documentada y no podrá ser
mayor al monto del fondo autorizado.
IV. BASE LEGAL:
4.1. Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
4.2. Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
4.3. Ley N° 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública y modificaciones.
4.4. Ley N° 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y sus modificatorias,
4.5. Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de
la República.
4.6. Ley N° 30742 - Ley de Fortalecimiento de la Contraloría General de la República y del

Sistema
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Nacional de Control.
4.7. Aprueban Texto Único Ordenado de la Ley General del Sistema Nacional de Tesorería,
Decreto Supremo N° 126-2017-EF.
4.8. Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N°
27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
4.9. Reglamento de Organización y Funciones, modificado mediante Ordenanza Regional N°

023-2018-GRSM/CR.
4.10. Resolución Directoral N° 036-2019-EF/50.01 Aprueba los Clasificadores Presupuestarios.
4.11. Decreto Legislativo N°1438 Sistema Nacional de Contabilidad.
4.12. Decreto Legislativo N°1440 Sistema Nacional de Presupuesto.
4.13. Decreto Legislativo N°1441 Sistema Nacional de Tesorería.
4.14. Unidad Impositiva Tributaria determinada para cada año fiscal.
4.15. Directiva N° 001-2007-EF/77.15, aprobado por Resolución Directoral N° 02- 2007EF/77.15 y

sus modificatorias.
4.16. Resolución Directoral N° 004-2011-EF/77.15, modifican literal b) del numeral 10.4 del
Artículo 10° de la Resolución Directoral N° 001-2011-EF/77.15 modifica el porcentaje De
montos máximos a ser aprobados con el Fondo de Caja Chica.
4.17. Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG que aprobó Normas Técnicas de

Control Interno.
4.18. Anexos por Nivel de Gobierno Nacional, Regional y Gobierno Local para el Año Fiscal 2007,
Aprobada mediante Resolución Directoral N° 003-2007-EF/76.01.
4.19. Decreto Supremo N° 248-68-HC, que establece que la Dirección General del Tesoro Público
es el Organismo Principal de la Tesorería Fiscal del Sector Publico. Hoy, Dirección Nacional
del Tesoro Público.
4.20. Resolución Directoral N° 026-80-EF/77.15, que establece las Normas Generales del Sistema
de Tesorería y su ampliatoria aprobada mediante Resolución Directoral N° SS
008-89-EF/77.15.01.
4.21. Resolución Directoral N° 001-2011-EF/77.15, que establece disposiciones complementarias
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a la Directiva de Tesorería aprobada por la R.D. N° 002-2007-EF/77.15 y sus

modificaciones, respecto del cierre de operaciones del Año Fiscal anterior, del Gasto
Devengado y Girado y del uso de la Caja Chica, entre otras.
4.22. Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado mediante Resolución de Superintendencia

N° 007-99/SUNAT.
V. DISPOCISIONES GENERALES:
V.1. Definiciones Generales:
V.1.1. Caja Chica:
Es un fondo en efectivo que puede ser constituido con Recursos Públicos de cualquier
fuente que financie el presupuesto institucional para atender únicamente a gastos menores
que demande su cancelación inmediata o que, por su finalidad y características, no puedan
ser debidamente programados.
Los recursos de Caja Chica se utilizan considerando las normas de los sistemas de la
Administración Financiera del Sector Público, el Principio de eficiencia en la Ejecución de
los Fondos Públicos, así como los criterios de austeridad y racionalidad del gasto público.
Asimismo, todo gasto efectuado tiene que estar relacionado con el objetivo de la institución.
V.1.2. Arqueo de Caja Chica:
Recuento o verificación a una fecha determinada de las existencias en efectivo y valores,

así como de documentos que forman parte del saldo de una cuenta o fondo.
V.2. Finalidad del Fondo de Caja Chica:
Establecer mecanismos, procedimientos y responsabilidades para el uso adecuado de los recursos

del Fondo de Caja Chica en la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones San Martin, que
permitan cubrir los gastos menores y urgentes solicitados por las Direcciones, Oficinas Zonales,
Oficinas, Unidades y Áreas que conforman la DRTC SM y en concordancia normativa vigente.
V.3. Responsable de Autorizar y Administrar el fondo de Caja Chica.
V.3.1. Designación de los Responsables del Manejo del fondo de caja chica:
Los órganos autorizados de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones San
Martín, solicitaran en forma oportuna a la Oficina de gestión administrativa, la designación
y/o modificación de los responsables titulares o suplentes a quienes se les encomiende el
manejo del total del Fondo de Caja Chica, la cual deberá formalizarse con la resolución de
la oficina de gestión administrativa; debiéndose consignar en su solicitud, la siguiente
información:
a. Nombres y Apellidos, número de documento de identidad del responsable titular y

suplente, quienes de preferencia deben desempeñar funciones en el órgano que se le
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asigna el fondo de Caja Chica.

b. Importe del fondo de Caja Chica.
c. Copia legible del documento nacional de identidad del responsable titular y suplente.
d. Fuente de financiamiento a la que se afectará la apertura del Fondo de Caja Chica.
La resolución que autoriza la apertura del Fondo de Caja Chica emitida por la Oficina de
Gestión Administrativa, deberá contener la siguiente información:
a. El órgano a que se asigne el Fondo de Caja Chica y nombres y apellidos del
responsable titular y suplente, a cuyo nombre se dispondrá la emisión del giro bancario
de apertura y/o reembolso.
b. Importe del fondo de Caja Chica con lo que se apertura y/o amplia el fondo.
c. La exigencia de rendir cuenta documentada, bajo responsabilidad.
d. Fuente de financiamiento a la que se afectara la apertura y reembolso de los gastos del
fondo de caja chica.
V.3.2. Responsable de Administrar el Fondo de Caja Chica
La responsabilidad de la administración del Fondo de Caja Chica, está a cargo de los

Titulares y Suplentes debidamente autorizados.
a. La Oficina de Gestión Administrativa, es la responsable de efectuar la programación,

reembolso y evaluación de las actividades relacionadas con los procesos de la Unidad
Contabilidad y Tesorería. Dentro de sus funciones le corresponde administrar los
recursos financieros de la DRTC SM en el marco de la normativa legal vigente y
corresponde efectuar acciones de seguimiento y verificación del cumplimiento de las
disposiciones legales y normativas, en relación con los aspectos contables, tributarios y
de contribuciones de la Entidad.
b. Los funcionarios o servidores de la Dirección Regional de Transportes y

comunicaciones San Martin, designados como responsables titulares o suplentes
mediante Resolución Jefatura de la Oficina de Gestión administrativa o quien se haya
delegado dicha función, son quienes tienen la responsabilidad de administrar el Fondo
de Caja Chica, a cuyo nombre debe girarse la apertura y reposición de la misma.
c. El responsable de la administración de Caja Chica debe ser una persona distinta de los
funcionarios que efectúen funciones de registro contable, deberá ser personal
contratado bajo el régimen de actividad pública o contratación administrativa de
servicios, distinto al cajero o al personal que maneja dinero. Asimismo, deberá cumplir
con presentar la "Declaración Jurada de Ingresos de Bienes y Rentas" según lo
establecido en la Ley N”30161, Ley que regula la Presentación de Declaración Jurada
de ingresos, bienes y Rentas de los Funcionarios y Servidores Públicos del Estado.
V.4. Obligaciones y prohibiciones de los Responsables del Manejo del Fondo de caja Chica:
V.4.1. Son obligaciones de los Responsables del Manejo del Fondo de Caja chica:
a. Garantizar que los Fondos de Caja Chica asignados cuenten con las condiciones se
seguridad que impidan su sustracción o deterioro del dinero en efectivo y de la
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documentación sustentatoria.
b. Verificar el marco presupuestal disponible antes de efectuar el pago, respecto al
clasificador de gasto en la meta presupuestal correspondiente.
c. Son responsables de los gastos realizados de acuerdo a las normas vigentes y las que
se establezcan en la presente directiva. No es necesario solicitar autorización para
realizar el gasto.
d. Adoptar las medidas necesarias que correspondan para realizar el cobro del giro
bancario.
e. Verificar que los documentos que sustenten el gasto, cumplan con los requisitos exigidos
en el reglamento de Comprobantes de Pago y sus modificatorias establecidas por
SUNAT, y/o formatos internos de la DRTC SM.
f. No aceptar comprobantes de pago sin consignar el detallado específico del gasto,

cantidad, unidad de medida, valor unitario y valor total; a excepción de los comprobantes
de pago por servicios de alimentos los cuales podrán consignar el concepto “POR
CONSUMO”,
g. Efectuar las retenciones de cuarta categoría (8%), solo cuando el caso Amerite.
h. Requerir la rendición de cuenta de lo recibos provisionales dentro de los dos (2) días
hábiles siguientes de recibido. De no obtener respuesta deberá informar de inmediato a
la Oficina de Gestión Administrativa para que informe a las instancias respectivas para
las acciones administrativas que correspondan.
i. Mantener actualizados el registro auxiliar estándar y el archivo de los comprobantes de

pago autorizados por SUNAT y otros, que sustentan los gastos asumidos con los Fondos
de Caja Chica.
j. Cuando la responsable titular de la administración del Fondo de Caja chica, tenga que
cumplir actividades de comisión de servicio o tenga que hacer uso de su descanso
vacacional, deberá efectuar la entrega correspondiente al responsable suplente del
Fondo de Caja Chica, lo cual deberá de constar con Acta de Entrega - Recepción
suscrita entre ambas personas. comunicando este hecho a la Oficina de Gestión
administrativa adjuntando copia del Acta.
k. Si ambos responsables se ausentan de manera imprevista (incapacidad física, abandono

de trabajo u otro motivo), el funcionario responsable de dirección u Oficina, informara a la
Oficina de Gestión Administrativa para la liquidación correspondiente; así como para que
se gestione la designación de nuevos responsables (titular y suplente).
V.4.2. Son obligaciones de los Responsables del Manejo del Fondo de Caja chica:
a. Delegar la administración y el manejo de los Fondos de Caja Chica en servidores que no

estén autorizados en la Resolución de apertura y/o modificación.
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b. Atender recibos provisionales sin la autorización expresa de la Jefatura de la Oficina de

Gestión Administrativa o el Funcionario a quien se haya delegado o del Órgano
solicitante.
c. Cambiar cheques por cualquier concepto con cargo a los Fondos de Caja chica.
d. Cancelar compromisos de pago con documentos con fecha que correspondan al ejercicio
presupuestal anterior.
e. Cancelación de bienes considerados como activos fijos depreciables, pago de planilla de

haberes, propinas a practicantes, entre otros de naturaleza similar.
f. Hacer entrega de Fondos de Caja Chica al personal que mantiene recibos provisionales
pendientes de rendir cuenta, por periodo que exceda el plazo máximo permitido.
g. Mantener el Fondo de Caja Chica en cuentas personales.
h. Mantener recibos provisionales por más de dos (02) días hábiles, sin haber comunicado
al servidor su incumplimiento.
i. Pagar planilla de movilidad con una antigüedad mayor a diez (10) días calendarios,
desde la fecha que se generó el gasto.
j. Queda prohibido el fraccionamiento para pagar una misma adquisición, bajo

responsabilidad del Funcionario responsable del Órgano y/o Unidad orgánica que solicito
recursos del Fondo de Caja Chica y del Servidor receptor del dinero.
k. Pagar por servicio de mantenimiento preventivo de vehículos, con excepción de aquellos

urgentes; en cuyo caso deberá de ser autorizados previamente por el Director de
operaciones.
l. Hacer uso del Fondo de Caja Chica en gastos personales.
V.5. Funciones en el manejo y control del Fondo de Caja chica:
V.5.1. Oficina de Gestión Administrativa:
a. Consolidar la documentación necesaria para las resoluciones que se requieran para su

constitución, designación y modificación de los responsables titulares y suplentes del
manejo del Fondo de Caja Chica, así como, las requeridas por la normatividad vigente.
b. Emitir Resoluciones y modificaciones para la constitución, designación de los

responsables titulares y suplentes del manejo del Fondo de Caja chica.
c. Autorizar vales provisionales de las Direcciones de Línea u Oficinas zonales,

asegurando el uso eficiente de los recursos asignados para el fondo de Caja Chica.
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V.5.2. Unidad de Contabilidad y Tesorería:
a) Revisar, verificar, controlar y custodiar la documentación sustentatoria

correspondientes a las rendiciones para las reposiciones del Fondo de Caja chica.
V.5.3. Responsables Titulares y Suplentes del manejo del Fondo de Caja Chica:
a) Cautelar y velas que el Fondo de Caja Chica cuente con los recursos
Financieros (fondos) necesarios y suficientes para atender los gastos
Menudos y urgentes.
b) Velar que los fondos de la Caja Chica y la documentación sustentatoria.
c) Presentar las rendiciones de cuenta en forma oportuna para su reembolso,

Con la documentación sustentatoria establecida por ley; detallada, ordenada
Y foliada según las partidas y específicas del gasto, firmada por el
Responsable de la Dirección de Línea u Oficina correspondiente.
d) Verificar que los documentos que sustentan los gastos efectuados con el
Fondo de Caja Chica, cumplan con los requisitos exigidos en el Reglamento
De Comprobantes de Pago y modificatorias establecidos por la SUNAT.
e) La rendición de cuenta de los vales provisionales se efectuará dentro de los

02 días hábiles de haberse otorgado, en los casos que los trabajadores no
Rindieran cuenta conforme a los plazos establecidos se deberá de informar
A la Oficina de Gestión Administrativa a fin de realizar los descuentos
Correspondientes.
V.6. Montos máximos para pagos con cargo del Fondo de Caja Chica:
El monto máximo para cada pago con cargo del Fondo de Caja Chica no debe
Exceder del diez (10%) de la UIT del ejercicio vigente.
V.7. Partidas Específicas de Gasto para el Fondo de Caja Chica:
El Fondo de Caja Chica, será utilizado únicamente en las siguientes asignaciones específicas de
gasto:
Específica Denominación
23.11.11 Alimentos, bebidas para consumo humanos.

23.15.12 Papelería en general, útiles y materiales de oficina,
23.199.199 Otros bienes.
23.21.21 Pasajes y gastos de transporte.
23.27.11.99 Servicios diversos.
VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS:
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VI.1. Apertura del Fondo de Caja Chica
VI.1.1. Mediante Resolución de la Oficina de Gestión Administrativa o a quien se haya delegado la

función, se apertura el Fondo de Caja Chica y se establecerá la dirección de Línea u Oficina a
la que se asignará a través de un Titular y suplente, el responsable de su administración, así
como el monto máximo autorizado, entre otros aspectos que se consideran necesarias.
VI.1.2. El Fondo de Caja Chica será administrada en forma centralizada por el Titular o Suplente como
responsables, según Resolución Administrativa.
VI.1.3. Los Suplentes serán los encargados temporales de la administración del Fondo de Caja Chica,
por ausencia justificada de los responsables titulares.
VI.2. Requerimiento de Vales Provisionales.
VI.2.1. Requerimiento de Vales Provisionales
Los Responsables Titulares y Suplentes del Fondo de Caja Chica llevaran el control de los
vales provisionales, el cual será autorizado por el Director u responsable de la Oficina para el
caso de las Oficinas Zonales y por el Jefe de la Oficina de Gestión Administrativa en el caso de
los Órganos de la Dirección Regional.
VI.3. Rendición de Vales Provisionales
VI.3.1. La rendición de los vales provisionales de los trabajadores deberá presentar ante el
responsable de la administración de la Caja Chica, o de los encargados del manejo parcial de
la misma, según corresponda las rendiciones de cuenta, debidamente documentadas, dentro
de los dos (02) días hábiles de efectuada la entrega provisional correspondiente.
VI.3.2. Transcurrido el plazo señalado, el área de Contabilidad, previo informe del responsable de la
administración de la Caja Chica, o de los encargados del manejo parcial de la misma, según
corresponda, solicitará el descuento por planilla correspondiente, sin perjuicio de la aplicación
de la sanción administrativa por el incumplimiento de las disposiciones y retención indebida de
los fondos institucionales.
VI.3.3. Los comprobantes de pago serán verificados por cada responsable de caja chica, los mismos
que serán revisados por el personal del área de contabilidad de la Gerencia de Administración.
VI.4. Rendición de cuentas del Fondo de Caja Chica
VI.4.1. Para la rendición del gasto se reconoce como documentos sustentatorio, los reconocidos por la
SUNAT a excepción de la Declaración Jurada y deberán estar emitidos a nombre de la
Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones San Martin.
Detallándose el concepto y el usuario, según lo siguiente:
 Factura: DRTC-SM
 Boleta de Venta: DRTC-SM
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 Recibo por Honorarios: DRTC-SM

 Ticket: DRTC-SM
 Boleta de Viaje: DRTC-SM
 Papeleta de depósito del Banco de la Nación
 Boucher expedido por las instituciones financieras
 Liquidación de Compra: DRTC-SM
 Declaración Jurada suscrita por personal de la entidad, para el caso de movilidad local,
refrigerio, jornales en labores agrícolas, traslado en balsa cautiva, bote motor, canoa,
en los lugares (Caseríos y Centros Poblados), que no sean posible obtener los
comprobantes de pago reconocidos por SUNAT.
 Para gastos por servicios de alimentos deberá consignar por consumo y en otros
servicios se pondrá el detalle del servicio realizado.
 Para gastos por compra de bienes el detalle deberá consignar las cantidades,
descripción y precios unitarios.
VI.4.2. Asimismo, deberán contar con la visación del funcionario o servidor que ejecuto el gasto,
debiendo anotarse la justificación de la actividad realizada al reverso del comprobante de gasto
o en la hoja a la cual se endosa dicho documento y Autorizados por la Administración, el control
Previo, el Tesorero, y responsable del fondo.
VI.5. Reposición del Fondo de Caja Chica
a. El responsable de la administración del Fondo de Caja Chica, procurará mantener una adecuada
disponibilidad de efectivo, que le permita atender los requerimientos oportunamente; en ese
sentido, a partir de un saldo en efectivo inferior al cincuenta por ciento (50%) podrá presentar la
respectiva rendición de cuenta.
b. Las solicitudes de Reposición del Fondo de Caja Chica, serán dirigidas a la Oficina de Gestión
Administrativa, adjuntando la rendición documentada del fondo (Anexo N” 02) por partida
específica y acompañando los documentos originales que sustenten los gastos debidamente
autorizados,
c. Respaldada con comprobantes de pago según lo establecido en el Reglamento de Comprobantes

de Pago aprobada por la Superintendencia de Administración Tributaria - SUNAT, y sin borrones
ni enmendaduras, caso contrario, asumirá con su propio peculio el gasto no sustentado.
d. Todo comprobante de pago deberá cumplir necesariamente con los siguientes requisitos:
 Esta emitido a nombre de la DRTC-SM, con indicación de la fecha.

 Al reverso indicar la sustentación del gasto, nombres apellidos, N” de DNI y firma del usuario en
señal de conformidad de haber recibido el bien o la prestación del servicio, asimismo deberá
contar con la visación los responsables de caja chica.
 Estar cancelado por el proveedor.
e. El Fondo de Caja Chica podrá ser renovada en el mes, sólo hasta por tres (03) veces el monto
constituido o aprobado, indistintamente del número de rendiciones documentadas que se
efectúen.
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f. La reposición del Fondo de Caja Chica, será autorizada por la Oficina de Gestión administrativa, el
área de Tesorería atenderá la reposición a nombre del responsable del Fondo de Caja Chica, en
un plazo máximo de cinco (05) días hábiles siguientes a la recepción de los documentos físicos
(Rendición de cuenta), plazo que incluye la revisión documentaria a cargo de Control Previo, el
registro del compromiso y devengado a cargo de la Unidad de Contabilidad y Tesorería y el giro
para la reposición del fondo a cargo de Tesorería.
VI.6. Liquidación del Fondo de Caja Chica
La liquidación del Fondo de Caja Chica, se efectuará al cierre del ejercicio presupuestal o de acuerdo a
las nuevas disposiciones internas formalizadas mediante resolución Administrativa. El saldo resultante
se depositará en el Banco de la Nación, utilizando el formato T6.
La Oficina de Gestión Administrativa en coordinación con la Unidad de Contabilidad y Tesorería,

establecerá mediante comunicado el plazo y procedimientos para el cierre anual de la Caja Chica de
cada Dirección de Línea u Oficina, dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes de
diciembre.
VI.7. Mecanismos de control del Fondo de Caja Chica
VI.7.1. Arqueo del Fondo de Caja Chica
La Oficina de Gestión Administrativa en coordinación con la Unidad de contabilidad y Tesorería,

dispondrá se efectué arqueos periódicos, reflejándose en un estado situacional de los
reembolsos, con indicación de la persona receptora, montos, finalidad, periodo trascurrido entre
su entrega y rendición o devolución y nombre del responsable que la autorizó, estableciéndose
las medidas correctivas pertinentes, levantándose un Acta en el formato “Acta de Arqueo del
Fondo para Caja Chica” (Anexo N° 03).
VI.7.2. Comunicación de resultado del arqueo del Fondo de Caja Chica
El resultado de los arqueos debe ser informado a los niveles superiores correspondientes. Si el
resultado del arqueo presenta sobrantes o faltantes, estos deberán ser sustentados por el
responsable de la administración del fondo de Caja Chica y consignados en el acta de arqueo,
debiendo revertir el excedente o reponer el faltante el responsable del manejo del Fondo,
durante la primera semana de culminado el mes.
En el Acta de Arqueo se detallará la conformidad del mismo, debiendo ser firmada por un
representante de la Oficina de Contabilidad y Tesorería y el responsable del manejo del Fondo.
VI.7.3. Archivo de Actas de Arqueo
El responsable de la administración del Fondo de Caja Chica, debe mantener archivadas las
actas de los arqueos practicados.
VI.7.4. Ausencia del Responsable del Fondo de Caja Chica, Robo o Extravió
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VI.7.4.1. En caso de ausencia temporal del Responsable del Fondo de Caja chica (Titular), el
Director de Línea y/o responsable de la Oficina al que pertenecen dispondrá se practique un
arqueo de la Caja Chica. ante ello, asumirá la administración temporal el Responsable del
fondo de Caja Chica Suplente, comunicando este hecho a la OGA. se recomienda que conste
en Actas suscritas entre ambos responsables.
VI.7.4.2. Si ambos responsables se ausentan de manera programada, deberán presentar la

Rendición de Cuentas correspondiente y entregar el dinero en efectivo a la Dirección de Línea
u Oficina para su custodia temporal o reversión, según el caso lo amerite. Por otro lado, si
ambos responsables se ausentan de manera imprevista (incapacidad física, abandono de
trabajo u otros motivos), el funcionario responsable de la Dirección de Línea u Oficina,
informará la Unidad de Contabilidad y Tesorería para la liquidación correspondiente; así como
OGA gestione la designación de nuevos responsables (titulares y suplentes).
VI.7.4.3. En casos de robo o extravío del dinero en efectivo y/o documentación sustentatoria del
Fondo de Caja Chica, el responsable de la misma, deberá formular la denuncia policial
correspondiente y de manera inmediata remitirla a la Oficina de Gestión Administrativa con el
respectivo informe, para el deslinde de responsabilidades. Cabe indicar, en el caso de pérdida
de la documentación sustentatoria se deberá remitir adicionalmente fotostática simple de la
"Copia emisor" del Comprobante de Pago, firmado por el Proveedor o el representante Legal
del mismo acreditado en SUNAT.
VII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS:
VII.1. La presente Directiva entrara en vigencia a partir de la fecha de su aprobación mediante

Resolución Administrativa.
VII.2. El Fondo para Caja Chica se constituye con Recursos Ordinarios y /o fuentes distintas de
Recursos Ordinarios respectivamente y sólo podrá ser destinado para la atención de gastos
menores que demanden su cancelación inmediata que requieran las dependencias, en la medida
que respondan a requerimientos diferentes que no puedan ser debidamente programados para
efectos de pago mediante cheque por la oficina de Gestión Administrativa o que por su naturaleza
no amerite el giro de cheques específicos.
VII.3. La Oficina de Gestión Administrativa es el responsable de implementar la presente directiva y

actualizarla cuando corresponda, así como de brindar capacitación a los responsables del manejo
del Fondo de Caja Chica respecto a: Uso de Caja Chica, rendición de cuentas, normatividad de
carácter tributario, entre otros temas necesarios para su uso adecuado.
VII.4. Las situaciones no previstas en la presente Directiva deben ser evaluadas y autorizadas por la
Oficina de Gestión Administrativa o a quien se haya delegado dicha función.
VII.5. El funcionario o servidor nombrado o contratado que reciba dinero del Fondo de Caja chica, para
efectuar gastos urgentes de menor cuantía, deberá rendir cuenta documentada al responsable del
Fondo, con comprobantes de pago que sustenten el gasto, en un plazo que no debe exceder las
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48 horas contados a partir de la fecha de recepción del dinero efectivo, bajo responsabilidad, en
caso de reconocimiento de gastos por viajes en Comisión de Servicio el plazo de rendición será de
cinco (05) días hábiles de finalizado el viaje en Comisión de Servicio y se sujetara a lo dispuesto
en las normas que rigen sobre la materia.
VII.6. La rendición de cuenta tiene carácter de declaración jurada por parte de los responsables del
fondo.
VII.7. El personal de la entidad tendrá en cuenta la observancia y aplicabilidad de lo señalado por la

presente directiva para hacer uso del Fondo de caja chica, serán los responsables de rendir
cuentas, no solo de los objetivos a los cuales se destinaron los fondos que le fueron confiados,
sino también de la forma y resultado de su
VII.8. El Fondo constituido debe estar rodeado de condiciones que impidan su sustracción o deterioro
del dinero en efectivo, generalmente en Caja de Seguridad u otro medio similar, bajo
responsabilidad del encargado del fondo.
VII.9. El Registro y Control de Caja Chica deberá ser llevado a través de hojas de cálculo en el software
aplicativo de Microsoft Excel, donde se verá reflejado los saldos constantes del efectivo y
reposiciones durante el Ejercicio Fiscal.
VIII. GLOSARIO DE TERMINOS
VIII.1. Vale Provisional
Documento que sirve para la comprobación de gastos menores o préstamos por los
cuales no se expide factura o comprobante de tipo fiscal.
VIII.2. Adquisición de bien y/o servicio
Es cualquier modalidad de contratación, convenio, concesión o provisión de bienes y/o

servicios, inherentes al cumplimiento de la función de la entidad.
IX. ABREVIATURAS
IX.1. DRTC SM - Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones San Martin
IX.2. OGA- Oficina de Gestión Administrativa
IX.3. UIT - Unidad Impositiva Tributaria.
IX.4. UASA - Unidad de Abastecimiento y Servicios Auxiliares
IX.5. UCONTE - Unidad de Contabilidad y Tesorería
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I. DIAGRAMA DE FLUJO:
DIAGRAMA FUNCIONAL DE APERTURA DEL FONDO DE CAJA CHICA
OFICINA DE GESTIÌÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIONES DE LINEA U RESPONSABLES

OFICINAS TITULARES Y
SUPLENTES
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Administrativa”
INICIO
Emite Resolución administrativa del Fondo de

Caja Chica, estableciendo las Direcciones de Notifica Resolución de
Línea u Oficinas que contaran con el fondo, así Apertura
como los responsables.
Notifica
Resolución de
Apertura a
responsables
Titulares y
suplentes
FIN
DIAGRAMA FUNCIONAL DEL PROCEDIMIENTO RELATIVO A LA RENDIDIÓN, REPOSICIÓN Y

LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA
DIRECCIONES DE LINEA U OFICINA DE GESTIÒN UNIDAD DE CONTABILIDD Y
OFICINAS ADMINISTRATIVA TESORERÍA
RESPONSABLES DEL FONDO
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Administrativa”
INICIO Solicita reposición, Autoriza su reposición en el

adjuntando rendición siguiente mes
documentada (anexo 02), en
original, por partida específica.
Ordena documentación
sustentatoria
Revisión documentaría por

parte de Control Previo
Verifica la visación de la Menor a 03
documentación sustentatoria por reposiciones al
el funcionario o servidor y su mes.
justificación
Registro de compromiso y
devengado
Autoriza la reposición del

Verifica las fondo de Caja Chica en
autorizaciones por las máximo 05 días
Administraciones,
Control Previo,
Tesorería y UASA Revisión
documentaria Registro del
por parte de giro por área
control previo de tesorería.
Liquidación del fondo
de caja Chica
¿tienes
saldo? Deposito
con
formato
FIN
ANEXO Nº01
Nº………………..…….
VALE PROVISIONAL DE CAJA CHICA
HE RECIBIDO DE LA DIRECCIÓN REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES DE
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Administrativa”
SAN MARTIN LA CANTIDAD DE: ………………………………………............................................

………………………………………………………………………………………………………………..
POR CONCEPTO DE: ……………………………………………………………………......................

……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
NOTA: DE ACUERDO CON LO DISPUESTO EN LA DIRECTIVA DE TESORERÍA, EL IMPORTE

PROVISIONAL RECIBIDO DEBE SER RENDIDO DOCUMENTALMENTE, CONCLUIDA LA
ADQUISICIÓN DEL BIEN O LA ACTIVIDAD, EN CASO DE NO CUMPLIR EN EL PLAZO
ESTABLECIDO.
AUTORIZO A LA ADMINISTRACIÓN SE ME DESCUENTE POR PLANILLA Y OTROS MEDIOS
DE PAGO.
Tarapoto………. de…………………………………….. Del………………
Firma ………………………………..
Nombres y Apellidos ………………………………………………………………………………
Nª D.N. I ……………………………..
Vº Bº Tesorero Vº Bº Contador Vº Bº Administrativo
ANEXO Nº02
RENDICIÓN DOCUMENTADA DEL FONDO PARA CAJA CHICA
Función: …………………………………………………
Programa: ……………………………………………..... Nº PAG. DÍA MES AÑO
Meta: …………………………………………………….
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Administrativa”
Nº DOCUMENTO CONCEPTO IMPORTE PARTIDA

ORD. FECHA CLASE Nº
TOTAL S/
LIQUIDACIÓN DEL FONDO PARA CAJA CHICA

MOVIMIENTO DEL FONDO
SALDO ANTERIOR S/……………………………

REEMBOLSO S/……………………………
TOTAL S/……………………………
IMPORTE DE LA LIQUIDACIÓN S/……………………………
SALDO ACTUAL S/……………………………
Responsable del Fondo
ANEXO Nº03
ACTA DE ARQUEO DEL FONDO PARA CAJA CHICA
En la ciudad de Tarapoto, siendo las…….……….horas del día............................. De……… del 20……, en

presencia de: ………………………………………………………………………………………………..
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Administrativa”
Responsable del manejo y custodia del fondo para Caja Chica, autorizada(o) según Resolución Regional
Administrativa Nº…………..-2023-GRSM/DRTC, se efectuó el arqueo del dinero de Efectivo. Documentos
Valorados, Vales Provisionales y otros documentos sustentatorios de ingresos y gastos, obteniéndose el siguiente
resultado:
1. EFECTIVO
Billetes Denominación Cantidad Importe
Total, Billetes
Billetes Denominación Cantidad Importe
Total, monedas
2. VALES PROVISIONALES
Según Relación Adjunta.
3. DOCUMENTOS DEFINITIVOS POR RENDIR

Según relación adjunta
Total Fondo………………………………….
He mostrado la totalidad del efectivo y documentos en mi poder solicitados para efectos del arqueo, se
suscribe la presente Acta en señal de conformidad.
Responsable del Fondo Responsable del Arqueo

Directiva Caja Chica DRTC

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GOBIERNO REGIONAL Versión: 1.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

DIRECTIVA ESPECÍFICA DENOMINADA

“ADMINISTRACIÓN, USO Y CONTROL DEL FONDO DE

San Martín Administración, Uso y Control del San

“Oficina de Gestión y Número del Documento 001-2023-GRSM/DRTC-DO-OGA Fecha 31/01/2023

DIRECTIVA ESPECÍFICA DENOMINADA

Establecer los procedimientos para la adecuada administración, uso, rendición, reposición,

Las disposiciones contenidas en la presente directiva específica, comprenden a todo el Personal

3.1. El jefe de la Oficina de Gestión Administrativa y el servidor(es) o funcionario(s) designado(s)

IV. BASE LEGAL:

4.1. Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.

4.4. Ley N° 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y sus modificatorias,

4.6. Ley N° 30742 - Ley de Fortalecimiento de la Contraloría General de la República y del

San Martín Administración, Uso y Control del San

“Oficina de Gestión y Número del Documento 001-2023-GRSM/DRTC-DO-OGA Fecha 31/01/2023

4.9. Reglamento de Organización y Funciones, modificado mediante Ordenanza Regional N°

4.10. Resolución Directoral N° 036-2019-EF/50.01 Aprueba los Clasificadores Presupuestarios.

4.11. Decreto Legislativo N°1438 Sistema Nacional de Contabilidad.

4.12. Decreto Legislativo N°1440 Sistema Nacional de Presupuesto.

4.13. Decreto Legislativo N°1441 Sistema Nacional de Tesorería.

4.14. Unidad Impositiva Tributaria determinada para cada año fiscal.

4.15. Directiva N° 001-2007-EF/77.15, aprobado por Resolución Directoral N° 02- 2007EF/77.15 y

4.17. Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG que aprobó Normas Técnicas de

4.21. Resolución Directoral N° 001-2011-EF/77.15, que establece disposiciones complementarias

San Martín Administración, Uso y Control del San

“Oficina de Gestión y Número del Documento 001-2023-GRSM/DRTC-DO-OGA Fecha 31/01/2023

a la Directiva de Tesorería aprobada por la R.D. N° 002-2007-EF/77.15 y sus

4.22. Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado mediante Resolución de Superintendencia

V.1. Definiciones Generales:

V.1.1. Caja Chica:

V.1.2. Arqueo de Caja Chica:

Recuento o verificación a una fecha determinada de las existencias en efectivo y valores,

V.2. Finalidad del Fondo de Caja Chica:

Establecer mecanismos, procedimientos y responsabilidades para el uso adecuado de los recursos

V.3. Responsable de Autorizar y Administrar el fondo de Caja Chica.

a. Nombres y Apellidos, número de documento de identidad del responsable titular y

San Martín Administración, Uso y Control del San

“Oficina de Gestión y Número del Documento 001-2023-GRSM/DRTC-DO-OGA Fecha 31/01/2023

asigna el fondo de Caja Chica.

V.3.2. Responsable de Administrar el Fondo de Caja Chica

La responsabilidad de la administración del Fondo de Caja Chica, está a cargo de los

a. La Oficina de Gestión Administrativa, es la responsable de efectuar la programación,

b. Los funcionarios o servidores de la Dirección Regional de Transportes y

San Martín Administración, Uso y Control del San

“Oficina de Gestión y Número del Documento 001-2023-GRSM/DRTC-DO-OGA Fecha 31/01/2023

f. No aceptar comprobantes de pago sin consignar el detallado específico del gasto,

i. Mantener actualizados el registro auxiliar estándar y el archivo de los comprobantes de

k. Si ambos responsables se ausentan de manera imprevista (incapacidad física, abandono

a. Delegar la administración y el manejo de los Fondos de Caja Chica en servidores que no

San Martín Administración, Uso y Control del San

“Oficina de Gestión y Número del Documento 001-2023-GRSM/DRTC-DO-OGA Fecha 31/01/2023

b. Atender recibos provisionales sin la autorización expresa de la Jefatura de la Oficina de

e. Cancelación de bienes considerados como activos fijos depreciables, pago de planilla de

g. Mantener el Fondo de Caja Chica en cuentas personales.

j. Queda prohibido el fraccionamiento para pagar una misma adquisición, bajo

k. Pagar por servicio de mantenimiento preventivo de vehículos, con excepción de aquellos

l. Hacer uso del Fondo de Caja Chica en gastos personales.

V.5. Funciones en el manejo y control del Fondo de Caja chica:

V.5.1. Oficina de Gestión Administrativa:

a. Consolidar la documentación necesaria para las resoluciones que se requieran para su

b. Emitir Resoluciones y modificaciones para la constitución, designación de los

c. Autorizar vales provisionales de las Direcciones de Línea u Oficinas zonales,