i

INSTITUTO PROFESIONAL SANTO TOMS

TEMUCO





Proyecto de Ttulo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS
PARA JEFE DE ADQUISICIONES EBEMA S.A.



Alumno(a): Cristian Paredes Daz
Profesor Gua: Sr(a): Ernesto Medina Barra
Carrera: Ing. E. Administracin

NOVIEMBRE 4, 2013.
ii

HOJA DE CALIFICACION


Nombre del Alumno
Carrera
Nombre del Proy de
Ttulo


: CRISTIAN ENRIQUE PAREDES DIAZ
: INGENIERIA (E) ADMINISTRACION
: Manual de procedimientos y procesos para jefe de
adquisiciones EBEMA S.A

Comisin Calificadora Calificacin Ponderacin
Calificacin Final Ponderada
Cifras Palabras
Profesor Gua 50 %
Profesor Informante 50 %
Calificacin Final

OBSERVACIONES:









Nombre: Ernesto Medina B. Nombre: Juan Carlos Barrientos P.
Profesor Gua Profesor Informante

Nombre: Juan Carlos Barrientos P.
Director de Escuela



iii













DEDICADO A:


CARLOS Y NANCY
















iv



AGRADECIMIENTOS

Agradezco infinitamente a Dios, por su inmensa bendicin
Por haber permitido ser Hijo, ser Hermano, ser Esposo y ser
Padre.

Agradezco a Guissel, Amanda y Benjamn que vivieron estos
aos compartiendo su tiempo con los tiempos del estudio.
Por su amor y comprensin.

Agradezco a todos los que creyeron en m, que me apoyaron,
confiaron y me alentaron en esta travesa que hoy termina.

Dios debe tener un lugar muy especial para Carlos, mi padre y
aquellos y aquellas que como l, entregaron su juventud a
una causa; y un doloroso derecho a sus hijos, le agradezco,
porque con su generoso gesto y el reconocimiento recibido
con la Beca Valech, hoy yo termino el proceso que l inici;
de cierta forma cerramos un poco esas heridas y abrimos
nuevas alamedas, nuevos caminos mejores futuros.

-00-
v

INDICE GENERAL
PRESENTACION DEL PROYECTO DE TITULO .................................................................i
HOJA DE CALIFICACION ........................................................................................................ ii
DEDICADO ...............................................................................................................................iii
AGRADECIMIENTOS .............................................................................................................. iv
INDICE GENERAL ..................................................................................................................... v
INDICE DE FIGURAS .............................................................................................................. vii
I FUNDAMENTOS .................................................................................................................... 1
I.1 INTRODUCCION ............................................................................................................ 1
I.2 OBJETIVOS .................................................................................................................... 2
I.2.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................................ 2
I.2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ................................................................................. 2
II DESARROLLO DEL PROYECTO ...................................................................................... 3
II.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ........................................................................ 3
II.2 DESCRIPCION DE LAS TAREAS DESARROLLADAS EN LA PRACTICA
PROFESIONAL ..................................................................................................................... 4
II.3 PLANIFICACION Y METODOLOGIA DEL PROYECTO ........................................ 5
III PRODUCTO FINAL ............................................................................................................. 6
III 1 PRESENTACION DEL PROBLEMA ......................................................................... 6
III.1.1 PROYECCIONES DE EBEMA ............................................................................ 6
III 1.2 UNIDADES Y DEPARTAMENTOS ..................................................................... 7
III 2 SOLUCION DEL PROBLEMA .................................................................................... 8
III 2.1 SAP Y ADQUISICIONES ..................................................................................... 8
III 2.2 QUE ES EBEMA HOY? ..................................................................................... 8
III.3 COMO EMPEZAR ........................................................................................................ 9
III 3.1 REVISION DE STOCK ........................................................................................ 9
III 3.2 EMISION DE ORDEN DE COMPRA DE STOCK ......................................... 11
III.3.3 AUTORIZACION COMERCIAL DE NOTAS DE VENTA ............................ 13
III. 3.4 FORMATO BAJA MARGEN ............................................................................ 14
III.3.5 EMISION DE ORDEN DE COMPRA CALZADA .......................................... 16
III 3.6 MODIFICACION ORDENES DE COMPRAS .................................................. 20
III.3.7 IMPRESIN DE DOCUMENTOS ..................................................................... 22
III.3.8 EMISION DE CARTAS DE RETIRO O DESPACHO. .................................. 24
III. 3.9 ANULACION DE CARTAS DE RETIRO O DESPACHO ............................ 29
III.3.10 PEDIDOS PARA DEVOLUCION ................................................................... 30
III.4 ANULACION Y/O ELIMINACION DE DE ORDENES DE COMPRAS ............... 32
III.4.1 ELIMINACION DE ORDENES DE COMPRA ................................................. 32
III.4.2 ANULACION NOTAS DE VENTA ..................................................................... 34
III.5 CREACION DE CODIGO MATERIALES ................................................................ 37
vi

III.6 CREACION CODIGO PROVEEDOR ...................................................................... 38
III.7 PEDIDOS DE TRASLADO ........................................................................................ 39
III.8 BLOQUEO DE PRODUCTOS DE STOCK ............................................................. 42
III.9 INFORMES .................................................................................................................. 45
III.9.1 INFORMES DE NOTAS DE VENTA ................................................................ 45
III.9.2 INFORME LISTADO EXISTENCIAS POR CENTRO .................................... 46
III.9.3 INFORME DE INGRESOS Y SALIDAS ........................................................... 48
III.9.4 INFORME DE ORDENES DE COMPRA POR PROVEEDOR ..................... 50
III.9.5 INFORME DE ORDENES DE COMPRA POR CLIENTE. ............................ 52
III.9.6 INFORME DE FACTURACION MENSUAL ..................................................... 54
III.10 INVENTARIO ............................................................................................................ 56
III.10.1. PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO ........................................................... 56
III.10.2 PROCEDIMIENTO INVENTARIO GENERAL 2013 ................................... 57
III.10.3 ETAPA DE PRE-INVENTARIO ...................................................................... 58
III.10.4 CONSIDERACIONES IMPORTANTES PRE-INVENTARIO ..................... 62
III.10.5 EJECUCION DEL INVENTARIO .................................................................... 63
III.10.6 ETAPA POS-TOMA DE INVENTARIO. ........................................................ 65
III.11 CONSIDERACIONES ESPECIALES .................................................................... 73
III.11.1 DE LAS ORDENES DE COMPRA.................................................................. 73
III.11.2 DE LOS REPARTOS Y RETIROS.................................................................. 74
III.11.3 DE LAS FABRICAS........................................................................................... 75
III.11.4 DE LOS CLIENTES........................................................................................... 76
III.12 PLAN DE ACCION ................................................................................................... 77
III.13 EBEMA EN INTERNET ......................................................................................... 822
IV CONCLUSION .................................................................................................................... 85


vii
INDICE DE IMGENES
Fig. II.1 MENU PRINCIPAL 4
Fig. III.1 INFORME PARA COMPRAS 9
Fig. III.2 INFORME PARA COMPRAS 10
Fig. III.3 CREAR PEDIDO 11
Fig. III.4 CREAR PEDIDO 11
Fig. III.5 AUTORIZACION NOTA VENTA 13
Fig. III.6 BAJA MARGEN 14
Fig. III.7 DESBLOQUEO COMERCIAL 14
Fig. III.8 DESBLOQUEO COMERCIAL 15
Fig. III.9 ORDEN COMPRA CALZADA 16
Fig. III.10 ORDEN COMPRA CALZADA 17
Fig. III.11 ORDEN COMPRA CALZADA 17
Fig. III.12 ORDEN COMPRA CALZADA 18
Fig. III.13 ORDEN COMPRA CALZADA 18
Fig. III.14 IMPRESIN OC CALZADA 19
Fig. III.15 IMPRESIN OC CALZADA 20
Fig. III.16 IMPRESIN OC CALZADA 20
Fig. III.17 IMPRESIN OC CALZADA 21
Fig. III.18 IMPRESIN OC CALZADA 21
Fig. III.19 IMPRESIN OC CALZADA 22
Fig. III.20 IMPRESIN OC CALZADA 22
Fig. III.21 IMPRESIN OC CALZADA 23
Fig. III.22 IMPRESIN OC CALZADA 23
Fig. III.23 CARTAS DE DESPACHO 24
Fig. III.24 CARTAS DE DESPACHO 25
Fig. III.25 CARTAS DE DESPACHO 25
Fig. III.26 CARTAS DE DESPACHO 26
Fig. III.27 CARTAS DE DESPACHO 26
Fig. III.28 CARTAS DE DESPACHO 27
Fig. III.29 CARTAS DE DESPACHO 27
Fig. III.30 CARTAS DE DESPACHO 28
Fig. III.31 ANULACION CARTA DESPACHO 29
Fig. III.32 PEDIDOS DE DEVOLUCION 30
Fig. III.33 PEDIDOS DE DEVOLUCION 30
Fig. III.34 PEDIDOS DE DEVOLUCION 31
Fig. III.35 ELIMINACION DE OC 32
Fig. III.36 ELIMINACION DE OC 33
Fig. III.37 ANULACION NOTAS DE VENTA 34
Fig. III.38 ANULACION NOTAS DE VENTA 34
Fig. III.39 ANULACION NOTAS DE VENTA 35
Fig. III.40 ANULACION NOTAS DE VENTA 35
Fig. III.41 ANULACION NOTAS DE VENTA 36
Fig. III.42 CREACION DE CODIGO MATERIAL 37
Fig. III.43 CREACION DE CODIGO PROVEEDOR 38
Fig. III.44 PEDIDO DE TRASLADO 40
Fig. III.45 PEDIDO DE TRASLADO 40
Fig. III.46 PEDIDO DE TRASLADO 41
Fig. III.47 PEDIDO DE TRASLADO 42
Fig. III.48 BLOQUEO PRODUCTO STOCK 42
Fig. III.49 BLOQUEO PRODUCTO STOCK 43
Fig. III.50 BLOQUEO PRODUCTO STOCK 43
Fig. III.51 BLOQUEO PRODUCTO STOCK 44
Fig. III.52 BLOQUEO PRODUCTO STOCK 44
viii
Fig. III.53 INFORME NOTAS DE VENTA 45
Fig. III.54 INFORME NOTAS DE VENTA 45
Fig. III.55 INFORME LISTADO DE EXISTENCIAS 46
Fig. III.56 INFORME LISTADO DE EXISTENCIAS 46
Fig. III.57 INFORME LISTADO DE EXISTENCIAS 47
Fig. III.58 INFORME DE INGRESO Y SALIDA 48
Fig. III.59 INFORME DE INGRESO Y SALIDA 49
Fig. III.60 INFORME DE INGRESO Y SALIDA 49
Fig. III.61 INFORME DE OC POR PROVEEDOR 50
Fig. III.62 INFORME DE OC POR PROVEEDOR 50
Fig. III.63 INFORME DE OC POR PROVEEDOR 51
Fig. III.64 INFORME DE OC POR CLIENTE 52
Fig. III.65 INFORME DE OC POR CLIENTE 52
Fig. III.66 INFORME DE OC POR CLIENTE 53
Fig. III.67 INFORME DE OC POR CLIENTE 53
Fig. III.68 INFORME FACTURACION MENSUAL 54
Fig. III.69 INFORME FACTURACION MENSUAL 54
Fig. III.70 INFORME FACTURACION MENSUAL 55
Fig. III.71 PROCESO TOMA DE INVENTARIO 57
Fig. III.72 FORMACION EQUIPO INVENTARIO 59
Fig. III.73 INGRESO FOLIO INVENTARIO 65
Fig. III.74 INGRESO FOLIO INVENTARIO 65
Fig. III.75 INGRESO FOLIO INVENTARIO 66
Fig. III.76 IMPRIMIR FOLIO INVENTARIO 66
Fig. III.77 IMPRIMIR FOLIO INVENTARIO 67
Fig. III.78 MODIFICAR FOLIO INVENTARIO 68
Fig. III.79 MODIFICAR FOLIO INVENTARIO 68
Fig. III.80 INGRESO RECONTEO INVENTARIO 70
Fig. III.81 INGRESO RECONTEO INVENTARIO 70
Fig. III.82 INGRESO RECONTEO INVENTARIO 71
Fig. III.83 INGRESO RECONTEO INVENTARIO 71
Fig. III.84 INGRESO RECONTEO INVENTARIO 72
Fig. III.85 PLAN ESTRATEGICO 77
Fig. III.86 PLAN ESTRATEGICO CLIENTES 77
Fig. III.87 PLAN ESTRATEGICO PROVEEDORES 78
Fig. III.88 PLAN ESTRATEGICO VENTAS 78
Fig. III.89 INDICES EBEMA 79
Fig. III.90 FACTURACION CONSTRUCTORAS 79
Fig. III.91 FACTURACION POR SECTOR 80
Fig. III.92 INDICES EBEMA 80
Fig. III.93 MERCADO CONSTRUCTORAS 81
Fig. III.94 FACTURACION CONSTRUCTORAS 81
Fig. III.95 ACCESO PROVEEDORES 82
Fig. III.96 ACCESO CLIENTES 82
Fig. III.97 WEB PROVEEDORES 82
Fig. III.98 WEB CLIENTES 83
Fig. III.99 PROVEEDORES 84









0




























1
I FUNDAMENTOS
I.1 INTRODUCCION

En la actualidad las certificaciones de calidad son materia obligada para las empresas
nacionales, ya que con ello es posible alcanzar estndares de calidad en sus
productos y servicios.
En este proyecto de titulo se analiza un proceso administrativo a una empresa de
nombre EBEMA S.A., que se dedica a la fabricacin, compra y venta materiales de
construccin.
Estos estndares de calidad exigen a las empresas tener manuales de procedimientos
y polticas bien definidos.
EBEMA S.A. tiene diversos procedimientos; como son los de produccin y logstica;
sin embargo existen reas de oportunidad y una de ellas se analiza en este
documento.
Actualmente, el mercado laboral ha permitido una alta rotacin en cargos y funciones
claves para esta empresa; es por esta razn que es fundamental implementar
manuales de procedimientos.
El autor de este proyecto, est en conocimiento de las polticas de expansin de
EBEMA S.A., que incluyen la apertura de cinco nuevas tiendas y la implementacin de
nuevas areas de produccin en el corto plazo; esto conlleva a la contratacin de
nuevos encargados de los diferentes departamentos.
Un objetivo del proyecto es eliminar el riesgo de que por desconocimiento, se ejecuten
acciones que repercutirn en el corto y mediano plazo.
Se debe consignar que este proyecto surge de la necesidad de documentar los
procesos, protocolos y formatos que se deben cumplir y a los departamentos con los
que se debe interactuar para iniciar y dar trmino a una gestin.

2
I.2 OBJETIVOS

I.2.1 OBJETIVO GENERAL

Entregar un manual de procedimientos, procesos y protocolos que, en su conjunto y
fundidos en este documento, sea una herramienta de consulta para el buen
desempeo y gestin de nuevos encargados de adquisiciones.

I.2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

- Entregar una resea histrica del crecimiento y estructuracin de EBEMA S.A.
- Definir las actividades propias del cargo de adquisiciones
- Identificar los procesos y acciones que debe ejecutar el Jefe de adquisiciones.
- Identificar, documentar e ilustrar procesos del sistema SAP
- Identificar, documentar e ilustrar vicios que generan conflictos en el sistema
SAP
- Entregar herramientas de clculo para definir los inventarios y existencias del
stock de la sucursal.

3
II DESARROLLO DEL PROYECTO
II.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

EBEMA nace en 1974 como una sociedad maderera, formada por dos socios -Claudio
Errzuriz Correa y Luis Fernando Bezanilla Urrutia-. En 1976 la empresa decide
participar de Emasil, una productora de puertas y madera de la ciudad de Valdivia.
EBEMA controlaba el 60% de esta empresa y se transform en su brazo comercial,
distribuyendo toda la produccin de Emasil a nivel nacional. En 1978 decide ampliar la
gama de productos a ofrecer y obtuvo la distribucin de Cemento Meln, Productos
Pizarreo y El Volcn, entre otros, transformndose as en distribuidora de materiales
de construccin. Hacia 1982, EBEMA vende su participacin de Emasil, orientndose
exclusivamente a la distribucin de materiales de construccin. Ese mismo ao abre
dos sucursales, en las ciudades de Temuco y La Calera. En 1997 la empresa
establece una nueva sucursal en el sur del pas, esta vez en Concepcin, y comienza
a consolidar una importante participacin en esa zona. Adicionalmente, este mismo
ao decide ampliar sus bodegas de Santiago. Entre 1996 y 1997 EBEMA realiza
importantes inversiones para incorporar el mercado de las personas, venta de detalle
en las sucursales de La Calera y Temuco respectivamente. En el ao 2004, EBEMA
inicia un proceso de crecimiento que le lleva a abrir una nueva sucursal en la ciudad
de San Fernando, incorporando una sala de ventas al detalle y una bodega para venta
volumen a constructoras y ferreteras de la VI regin. Hacia 2005 fortalece su
participacin en la zona sur del pas mediante la apertura de las sucursales de Linares
y Puerto Montt. A partir de 2007, EBEMA consolida su presencia a nivel nacional con
la incorporacin de sucursales ubicadas en la zona norte del pas, especficamente en
Coquimbo y Antofagasta, a la vez que inicia fuertes inversiones para modernizar su
plataforma tecnolgica e infraestructura operacional. Ms de 35 aos despus,
EBEMA es una consolidada empresa distribuidora de materiales de construccin en el
mercado nacional, con una fuerte orientacin al servicio de excelencia.
Misin:
- Ser la Empresa de Servicios y Materiales para la Construccin ms confiable
para sus clientes y proveedores, porque conoce la manera en que ellos operan y se
hace cargo de sus necesidades
Visin:
- Inspirando confianza en nuestros clientes y proveedores a travs de la entrega
de soluciones eficientes, operando con un equipo de trabajo tcnicamente preparado y
proactivo.

4
II.2 DESCRIPCION DE LAS TAREAS DESARROLLADAS EN LA
PRACTICA PROFESIONAL

Las actividades propias del JEFE DE ADQUISICIONES de EBEMA Temuco,
corresponde a:
Escuchar, analizar y tomar acciones frente a las necesidades del mercado de compra
y venta de materiales de construccin, en la novena regin.
Velar por el correcto abastecimiento de los materiales que se permite tener en stock.
Apoyar a la gestin de venta, aportando con las cotizaciones, rdenes de compra,
seguimiento a los despachos, devoluciones a fbrica, reclamos de entrega, y toda otra
accin que permita cerrar el proceso de venta a hasta el pago del cliente.
Entregar informacin oportuna a otras sucursales por las diferentes oportunidades de
negocios que permitan tener ventajas competitivas y/o mejores mrgenes de utilidad.
Administrar la lista de precios con la que se establecen las polticas de mrgenes.
Administra los recursos fsicos de la sucursal y controlar la apertura y cierre de la
tienda.
AL PIE DE LA VENTANA SE OBSERVA QUE NO SE DISPONE DE TODAS LAS
ATRIBUCIONES PARA TODAS LAS TRANSACCIONES.
Fig.II-1

Cada transaccin descrita en este documento debe ser digitada en el campo blanco,
superior izquierdo.
5
II.3 PLANIFICACION Y METODOLOGIA DEL PROYECTO

Este estudio se desarroll durante el proceso de aprendizaje y ajustes a las funciones
del cargo.
Se recuper imgenes de cada transaccin autorizada para el perfil y en algunos
casos se censuro o modifico la informacin reflejada, no as la forma y visualizacin de
cada una.
Se definirn 17 transacciones de SAP, las que permiten administrar en forma eficiente
la sucursal.
Se identificar a los departamentos y las funciones que cumplen, de qu forma
interactan con el departamento de adquisiciones.
El tipo de investigacin realizado fue el resultado de la ejecucin, prueba, error y
correccin de acciones; la recoleccin de fuentes primarias se llevo a cabo mediante
entrevistas acerca de procedimientos y protocolos con las diferentes jefaturas de 3
sucursales; en particular Santiago, Concepcin y Puerto Montt, adems se incorporan
imgenes obtenidas de la impresin de pantalla de los principales procesos y vicios
del programa SAP.
El estudio descriptivo se realiz de la recoleccin de informacin captada en el
formato Nde notas de ventas y rdenes de compra, su desarrollo y cierre de
proceso, tambin con la colaboracin de personal con trayectoria y experiencia en el
modulo Adquisiciones SAP.


6
III PRODUCTO FINAL
III 1 PRESENTACION DEL PROBLEMA

III.1.1 PROYECCIONES DE EBEMA

Los continuos cambios a los que se enfrentan las empresas en su desarrollo, hace
que el reclutamiento de cargos de jefatura sean de alto impacto y por sobre todo, de
alto costo de capacitacin.
EBEMA cuenta con un software de administracin integral SAP, este enlaza los
diferentes sectores y departamentos:
LOGISTICA, OPERACIONES, FACTURACION, PROVEEDORES, FINANZAS,
VENTAS Y ADQUISICIONES.
EBEMA con sus 9 sucursales y 5 por inaugurar en el corto plazo, no tiene un manual
de procedimientos para las diferentes transacciones que posee SAP en el rea de
adquisiciones, no as en otras reas.
Quin capacita?
Cunto tiempo se requiere?
Qu informacin se debe entregar?
Estas y otras preguntas son claves al momento de racionalizar los requerimientos del
cargo y el perfil que debe cumplir el candidato.
Queda claro que a mayor estndar del perfil del postulante mayor ser el nivel de
remuneraciones exigidas o que la empresa debe estar dispuesta a entregar.
Sin embargo la pregunta de fondo de este proyecto ser:
Qu debe contener un manual de procedimientos integral para el encargado de
adquisiciones?
Qu es lo que necesita el jefe de adquisiciones para iniciar su gestin en una de las
sucursales?
A quin debe dirigir sus consultas y requerimientos?


7
III 1.2 UNIDADES Y DEPARTAMENTOS

Uno de los principales desafos, es resolver a quin o cual departamento se debe
enviar la consulta o pedir el VBpara lograr cont inuar con la gestin, cuando se
presenta una falla en el flujo de las acciones emprendidas.

El departamento de adquisiciones interacta con:
UNIDAD O DEPARTAMENTO CONSULTA MAS FRECUENTE
GERENCIA GENERAL BAJA DE MARGEN
DEPTO. MARKETING COMPRAS ESPECIALES
GERENCIA VENTAS ZONA SUR
COMERCIAL
OPERACIONAL
DEPTO. PROVEEDORES
FACTURAS PROVEEDORES
NOTAS CREDITO PROVEEDORES
GUIAS PROVEEDORES
CREACION CODIGO PROVEEDOR
DEPTO. OPERACIONES
INVENTARIO
CREACION CODIGO DE MATERIAL
TRASPASO MATERIALES
DEPTO. AUDITORIA CONTROL
DEPTO. IMPORTACIONES COMPRAS ESPECIALES
DEPTO. ADQUISICIONES C 1000
ANULACION CARTAS
LISTA MAESTRA PRECIOS
DEPTO. ADQUISICIONES C 1080 PLANTA FIERRO Y ZINC EBEMA
DEPTO. CREDITO Y COBRANZA
CARTAS DE RETIRO Y DESPACHO
LIBERACION CREDITO CLIENTE


8
III 2 SOLUCION DEL PROBLEMA

III 2.1 SAP Y ADQUISICIONES

Por definicin:
El nombre de SAP proviene de: Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento
de datos.
EL nombre SAP es al mismo tiempo el nombre de una empresa y el de un sistema
informtico por eso se nombra Sistema SAP.
El Sistema SAP comprende muchos mdulos completamente integrados, que abarca
prcticamente todos los aspectos de la administracin empresarial. Cada mdulo
realiza una funcin diferente, pero est diseado para trabajar con otros mdulos.
Ms adelante y durante el desarrollo de este proyecto se definirn las principales
funciones y transacciones que se deben utilizar, para cumplir con las actividades
propias del cargo jefe de adquisiciones, estas son 17.

III 2.2 QUE ES EBEMA HOY?

EBEMA posee ms de 50.000 clientes, entre empresas y personas naturales;
registradas en cartera de clientes hasta diciembre del ao 2012.
EBEMA Temuco, registra una cartera activa de 450 clientes que representan el 90%
de las ventas anuales netas, estos clientes tienen trato preferencial en cuanto a plazos
de pago, lnea de crdito asignada y mrgenes sobre el costo. El 10% de las ventas
restantes son asociadas a clientes llamados CLIENTE OCASIONAL
Los 450 clientes activos, estn distribuidos en un cuerpo de venta de 11 vendedores.
La administracin de la sucursal, considera que la cartera no debe superar 50 clientes
por vendedor; para entregar una atencin de calidad y aprovechar en su mxima
capacidad el potencial financiero de cada cliente.
EBEMA Temuco, adems cuenta con 2 coordinadores de sala, que responden a los
requerimientos de los clientes cuando el vendedor asignado no se encuentra
disponible.
Tambin cuenta con un vendedor de sala, quien atiende a los clientes ocasionales que
se dirigen a la sucursal.

9
III.3 COMO EMPEZAR

III 3.1 REVISION DE STOCK (ZJ05)

EBEMA posee una base de datos con 35.000 productos codificados de acuerdo al
proveedor o fabrica. Esta base de datos puede ser obtenida mediante la transaccin
ZJ05.
De estos se debe destacar los productos homlogos, que poseen las mismas
caractersticas, pero son de proveedores distintos.
Cada sucursal cuenta con una cantidad de productos permitidos para mantener en
stock, de acuerdo al estudio de rotacin; a este grupo se le llama MIX.
Existe un MIX 1 (NACIONAL) y MIX 2 (NIVEL LOCAL), en cada sucursal se puede
administrar el MIX 2, modificando su contenido de acuerdo a las necesidades y
condiciones especificas de la zona.
EBEMA Temuco cuenta con una lnea de productos y 637 cdigos nicos para el
stock, se consideran los productos homlogos.
Se puede crear cdigo de producto, segn la necesidad y previa revisin de la base
de datos de materiales. Se debe enviar solicitud al departamento de operaciones con
el formato establecido.
Revisar el stock de sucursal especifica, identificar los cdigos que estn bajo el nivel
mnimo, comparar con cdigos homlogos y solicitar cotizacin a proveedores.
Fig.III-1

10
En esta opcion se puede filtrar por sucursal, proveedor y material; o bien descargar
toda la base de datos y exportar como archivo excel para crear tablas dinmicas
especiales.
Las posibilidades de estos filtros son amplios, su configuracin dependera del tipo de
informacin requerida.
Para esto se debe seleccionar la columna a filtrar, luego clik en el icono buscar
(binocular de la izquiera)
Ademas es posible identificar OC Pend (orden de compra) y Ped Pend (nota de venta)
de stock, que esten pendientes hasta el momento de la consulta y/o puede comparar
los precios de compras de un material, seleccionando la opcion COMPARAR CON
SUCURSALES.
Fig.III-2


11
III 3.2 EMISION DE ORDEN DE COMPRA DE STOCK ME21N

Una vez identificado el o los productos que estn bajo el nivel mnimo de stock, se
emitir una o ms rdenes de compra con la transaccin ME21N.
Fig.III-3

Se debe tener toda la informacin requerida para completar el proceso.
COD PROVEEDOR COD PRODUCTO CANTIDAD
Fig.III-4

12
Es conveniente conocer procedimiento actual de venta de stock, en condiciones
ptimas, an cuando no est permitido a los jefes de adquisiciones emitir notas de
venta.
Cliente solicita cotizacin, en sucursal, correo electrnico,
telefnicamente o por fax.
Vendedor, codifica cada material solicitado identifica costo sucursal y
margina segn las polticas de margen stock.
Se cotiza el stock disponible con COTIZACION STOCK.
Se genera nota de venta NOTA DE VENTA STOCK.
JEFE ADQUISICIONES autoriza y entrega VBen SAP.
Se emite npiking de carga
Se emite gua.
Se entrega producto al cliente.
Se factura lo indicado en la gua de salida.


13
III.3.3 AUTORIZACION COMERCIAL DE NOTAS DE VENTA

Cada nota de venta NV debe cumplir con la poltica de mrgenes, segn su condicin
CALZADA O STOCK, para esto se debe obtener un margen de utilidad mnimo entre
el costo del producto y precio de venta al cliente.
Cada sucursal tiene sus mrgenes de contribucin mnimos; supongamos que en la
sucursal 1090 Temuco, el margen mnimo de la venta de stock es 20% y que el
margen mnimo de venta calzada es 15%; todas las ventas se deben gestionar
considerando estos mrgenes, sin embargo y en casos excepcionales, se podr
solicitar una baja de margen a un cdigo de cliente especfico, que se extender hasta
las 23:59 hrs del da en que se solicit.
Entonces cuando
PRECIO COSTO STOCK = 20% margen de utilidad
PRECIO VENTA CLIENTE

PRECIO COSTO CALZADO = 15% margen de utilidad
PRECIO VENTA CLIENTE


Y el cierre del negocio no permite estos mrgenes, el precio de venta al cliente debe
ser menor que el permitido, se debe solicitar la BAJA DE MARGEN a la Gerencia
General, cada sucursal cuenta con una cantidad de autorizaciones permitidas, estas
estn del rango de 5 a 17, proporcionales a las ventas diarias de cada sucursal. Sin
embargo una vez superado el rango permitido, es el gerente de la sucursal, quien
solicita directamente las siguientes bajas de mrgenes. No se permite dejar pasar un
negocio por este tecnicismo.
El margen mnimo esta establecido y es conocido por el cuerpo de ventas.
(No est permitido indicarlo en este documento)
Fig.III-5


14
III. 3.4 FORMATO BAJA MARGEN

El jefe de adquisiciones deber enviar a la Gerencia General, correo solicitando baja
de margen para un cliente. Segn el siguiente formato.
Fig.III-6














Una vez obtenida la baja de margen para un cliente en particular, se emite la NV y el
jefe de adquisiciones debe verificar que los precios ingresados sean los establecidos
previamente, para esto utilizara la transaccin ZRV_AUTONOTA, en esta debe
ingresar el folio de la NV, observar los parmetros y dar el VB.
Fig.III-7

15
Una vez liberado, es posible continuar con el proceso.
Fig.III-8



16
III.3.5 EMISION DE ORDEN DE COMPRA CALZADA ZME21N

Existen situaciones en que el producto solicitado no est en el stock, en cantidad
suficiente, o el cliente requiere el producto en algn lugar especfico; en estos casos
se utiliza el concepto NOTA DE VENTA CALZADA. En esta transaccin se vaciar la
informacin y datos que se imputaron en la COTIZACION CALZADA.
NO es posible tcnicamente hacer modificaciones en la confeccin de la OC
CALZADA, por lo tanto todos los antecedentes son de responsabilidad del vendedor o
el coordinador que gener la COTIZACION.
Vendedor, codifica cada material solicitado e identifica costo y margina
segn las polticas de margen calzado.
Se cotiza de acuerdo a condiciones especiales de fbrica, con
COTIZACION CALZADA.
Se genera nota de venta NOTA DE VENTA CALZADA.

Se emite ORDEN DE COMPRA CALZADA.

La Orden de compra calzada ZME21N
Fig.III-9


17
Fig.III-10

Seleccionar la primera opcin y se ingresa el folio de la NV calzada
Fig.III 11



18
Cuando aparece la ventana mostrada ms abajo, significa que requiere una
autorizacin adicional, este VBlo entrega el dep artamento de crdito.
Fig.III-12



Una vez liberada la NV CALZADA, se reingresa Fig III 11, se observar el siguiente
mensaje, que incluye el folio de la OC CALZADA.
Fig.III-13


19
Este folio es el vnculo entre la cotizacin calzada y el despacho de proveedor tambin
llamado nmero de orden de compra.
Sin embargo el proceso para imprimir este documento es el que se detalla a
continuacin utilizando la transaccin ME22N MODIFICAR ORDEN DE COMPRA

Fig.III-14



20
III 3.6 MODIFICACION ORDENES DE COMPRAS

Por defecto, cuando se ingresa a la transaccin ME22N se visualiza la ltima OC
modificada.
Fig.III-15


Se cambia de OC con el icono de la derecha indicado (hojas) y luego se edita con el
icono de la izquierda (lpiz).
Fig.III-16


21

La siguiente ventana permite la modificacin del folio
Fig.III-17

Solo se permite modificar los textos internos de la OC, incorporar la mayor cantidad
posible de informacin asociada al despacho.
Para imprimir en papel o PDF se debe seleccionar la opcin MENSAJES
Fig.III-18

22
III.3.7 IMPRESIN DE DOCUMENTOS

Se realizarn 4 pasos para imprimir
1Se debe seleccionar la opcinZMAI y 1 SALIDA EN IMPRESORA
Fig.III-19

2En la opcin MEDIOS DE COMUNICACIN selecciona r segn se detalla.
Fig.III-20

23
3 Se vuelve a la pantalla anterior con seleccionar flecha verde y luego se
selecciona MENSAJES
Seleccionar la opcin 4 en el campo TRATAMIENTO PREFERENTE.
Se vuelve a la pantalla inicial del paso 1y se gr aba con
Fig.III-21

En la siguiente ventana se abrirn las opciones para seleccionar la impresora
conectada al terminal o bien se imprime como archivo PDF y se guarda
Fig.III-22

24
III.3.8 EMISION DE CARTAS DE RETIRO O DESPACHO. ZCARTARD

Las polticas de EBEMA, establecen que adicionalmente a cada OC, se debe emitir
una o ms cartas de retiros o despachos, este documento indica si el flete o transporte
del material corresponde a EBEMA o al proveedor, adems debe indicar segn cada
caso:
Lugar de entrega.
Nombre y telfono de contacto para la recepcin del material.
Fecha de entrega.
Orden de compra asociada y nota de venta, si es OC calzada.
Cdigo, descripcin, unidad de medida y cantidad de material.
Adems las cartas de despacho establecen un programa de entregas para rdenes de
compras de convenio y despacho programado.
Es el mismo procedimiento para carta calzada o de stock (VER IMG 14), se debe
seleccionar la transaccin ZCARTARD, luego seleccionar la opcin correspondiente.
Se har una carta de despacho nueva o se reimprimir una ya existente.
Fig.III-23


25
Cuando es nota de venta calzada, se debe indicar el nde nota de venta que origin
la OC y luego se selecciona el cono reloj (superior izquierdo)
Fig.III-24

En la siguiente ventana, se debe seleccionar el o los productos y las cantiades
asociadas al despacho o retiro requerido.
Fig.III-25

26
Cada carta requiere que se entregue la informacion relevante del cliente final que
recibir o bien el nombre de trasnsportista que retirar.
Fig.III-26

En algunas ocaciones las cartas de despacho CALZADAS, seran bloqueadas para
solicitar el retiro, esto ocurre por problemas crediticios del cliente, saldo disponible en
la cuenta corriente u otras consideraciones del departamento de crditos.
Fig.III-27

27
En estos casos el jefe de adquisiciones debe enviar un correo electronico al
encargado del departamento de credito y esperar la confirmcin OK.
Fig.III-28


Recibida la confirmacin se reimprime la o las cartas (fig III 23); se digita el folio u oc
en el campo correspondiente y se selecciona RELOJ
Fig.III-29

28
Se debe seguir los pasos de impresin de la pagina 23 (fig III 22) y fianalmente se
obtiene este formato que se adjunta a la OC y se enva al proveedor, por el canal de
envo establecido, que generalmente es por correo electronico o va fax.
Fig.III-30


29
III. 3.9 ANULACION DE CARTAS DE RETIRO O DESPACHO

Cada vez que se anula una OC calzada o un cliente modifica la fecha de entrega de
algun pedido programado, se debe anular la carta de despacho o retiro y enviar la
correspondiente modificada.
La anulacin de cartas le corresponde al Dpto de adquisciones de Santiago. Se debe
enviar un correo electronico indicando nde carta y motivo de la anulacin.
Fig.III-31





30
III.3.10 PEDIDOS PARA DEVOLUCION ME21N

Los pedidos de devolucin son aquellos que identifican al proveedor, codigo de
material, material, cantidad y motivo por el cual se est devolviendo un producto. El
objetivo de este es dar la instruccin al Dpto de operaciones de emitir una guia de
traslado y envio al proveedor.
Fig.III-32

Comienza con la misma transaccion ME21N y luego seleccionar la opcion ZPDV.
Fig.III-33

31
Se debe incorporar, en los textos internos, toda la informacin relevante que da origen
a la devolucin.
Particular atencin al casillero POS DEVOL., este debe estar seleccionado antes de
ser grabado.
Fig.III-34

Imprimir archivo segn modelo de impresin archivos Pag 22, Fig III-19


32
III.4 ANULACION Y/O ELIMINACION DE DE ORDENES DE
COMPRAS

Existen diferentes motivos para la anulacin o eliminacin de OC, se distinguen estos
dos casos por las siguientes razones.
III.4.1 ELIMINACION Y/O ANULACION DE ORDENES DE COMPRA

Solo se podr eliminar una OC si esta no tiene movimientos de recepcin o entrega de
materiales.
Cuando una OC es recibida en forma parcial, se puede anular el saldo pendiente
informando al proveedor del cese de los despachos o entregas.
Las OC calzadas, solo se debe anular no eliminar del sistema.
Estas acciones impiden el posterior ingreso de materiales asociados a esta OC,
entonces si es requerido el desbloqueo de la OC, ser el jefe de adquisiciones quien
autorice.
Se utiliza la transaccion de entrada ME22N
Fig.III-35



33
Debe quedar consignado en los textos internos las causales de la anulacin o
eliminacion de de la OC, con la mayor cantidad de informacin relevante.
Cambio precio, cambio proveedor, cliente desiste, cliente con bloqueo comercial, etc.
Fig.III-36


Los iconos BASURERO y CANDADO CERRADO eliminan y anulan saldos
respectivamente.
El icono CANDADO ABIERTO revierte el bloqueo y eliminacin.
Se debe guardar la modificacin seleccionando .

34
III.4.2 ANULACION NOTAS DE VENTA

Las notas de venta pueden estar autorizadas y ocupando linea de credito del cliente,
en algunos casos nv que no se retiraron del stock o no se transformaron en OC
CALZADAS, permanecen tiempo indefinido en el sistema y cuando se retiran o se
intentan retirar, los precios imputados no correponden a la lista de precio o el stock no
esta disponible.
Se ingresa con la transaccin VA02
Fig.III-37

INGRESAR FOLIO NV
Fig.III-38

35
En este punto el sistema indicar si la NV tiene movimientos o si tiene OC calzada
vigente.
Fig.III-39

SAP indicar cual o cuales son los items que tienen saldo pendiente de entrega.
Destacar con fila de otro color, el o los items con saldos.
Fig.III-40


36
Seleccionar la vieta MOTIVO DE RECHAZO y seleccionar el concepto
correspondiente al motivo de anulacion.
Fig.III-41



37
III.5 CREACION DE CODIGO MATERIALES

Es necesario solicitar la creacion de codigos cada vez que se requiera y se debe
enviar correo al departamento de administracion de inventario el archivo detallado.
Previo al envo el jefe de adquisiciones, debe revisar la base de datos de materiales
ya creados para este proveedor, utilizando la transaccion ZJ05, descaratando la
posibilidad de duplicar un material.
Respecto de las unidades de medida de compra y venta, cuando estas son distintas
se debe utilizar el campo factor de conversin, que hace razn al numero multiplo que
permite hacer la conversion.

Ej:
INDUSTRIAS VOLCAN vende yeso cartn, la unidad de medida para venta es metro
cuadrado, sin embargo los clientes compran planchas de VOLCANITA.
Si la plancha mide 1,22x2,44 esto equivale a 2,88 m2.
Entonces en el la ficha creacion de codigos ser
Unidad de venta = plancha
Unidad de compra = metro cuadrado
Factor de conversion = 2.88

Fig.III-42



38
III.6 CREACION CODIGO PROVEEDOR

Al departamento de proveedores se debe enviar un correo electronico indicando
RAZON SOCIAL RUT
DIRECCION TELEFONO
PLAZO PAGO CONTACTO

Se recibira en plazo prudente de 1 hora. La siguiente informacin.
Fig.III-43

39
III. 7 PEDIDOS DE TRASLADO

Proceso definido para trasladar materiales en forma interna entre las sucursales.
Se distinguen 2 casos.
1EBEMA posee 9 sucursales, estas sucursales estn enlazadas por SAP, de esta
forma, es posible conocer las existencias y despachos comprometidos de los distintos
materiales del stock de estas.
Es comn que algunos materiales se requieran en cantidades menores o plazos
crticos, en otras sucursales, en estos casos se debe solicitar un pedido de traslado.
Se debe solicitar la autorizacin del traspaso al jefe de adquisiciones de la sucursal
mediante un correo indicando cdigos y cantidades.
Una vez recibida la confirmacin, se genera el pedido de traspaso y se enva el folio a:
Gerente sucursal, jefe de adquisiciones, jefe operaciones y jefe de bodega de la
sucursal que facilita el o los materiales, tambin se enva el PT al encargado de
logstica de la sucursal receptora.
Se distinguen dos situaciones, cuando el pedido es para entrega inmediata y contra
nota de venta de stock, se informa al vendedor que gener la NV; la otra es cuando
por razones comerciales no ha sido posible mantener el stock con proveedores.
2EBEMA posee un CENTRO DE DISTRIBUCION CENTRAL, ubicado en la comuna
de Quilicura, regin metropolitana.
Este CD posee una bodega que est dividida fsica y digitalmente en 9 centros, uno
por cada sucursal.
1000 SANTIAGO
1030 ANTOFAGASTA
1040 COQUIMBO
1050 CALERA
1060 TALCA
1070 LINARES
1080 CONCEPCION
1090 TEMUCO
1100 PUERTO MONTT

Con esta codificacin, es posible recibir despachos de diferentes proveedores;
organizando la bodega y consolidar los transportes a las diferentes sucursales,
optimizando los costos por concepto de flete.

40
Este traspaso debe estar previamente autorizado por el jefe de adquisiciones de la
sucursal de origen.
El pedido de traslado se debe enviar via correo electrnico a:
Jefe de adquisiciones sucursal origen
Jefe de operaciones sucursal origen
Jefe de bodega sucursal origen
Jefe de bodega sucursal destino

Se inicia con la transaccion ME21N

Fig.III-44


Fig.III-45
Seleccionar la opcion UB pedido traslado SAP



41
Colocar toda la informacin disponible en los textos internos, para el correcto
seguimiento y trasabilidad.

Fig.III-46


Los pedidos de traslado no permiten codigos que no estan en stock en la sucursal de
origen o que no estan ingresados en el mix de la sucursal de destino.
Fig.III-47


42
III.8 BLOQUEO DE PRODUCTOS DE STOCK


El responsable de bloquear un material ser el Jefe de Bodega, mediante un
requerimiento del Jefe de Adquisiciones.
La transaccin para realizar este bloqueo, y posterior desbloqueo, es ZMB1B3.
El Jefe de Adquisiciones deber considerar los siguientes criterios para solicitar el
bloqueo:
Podr solicitar bloquear un stock cuando exista un stock crtico y una venta
concreta del producto.
Producto no podr estar por ms de 5 das bloqueado. Se entiende que un
tiempo mayor alcanzar para el reaprovisionamiento del producto por parte de
fbrica.
La responsabilidad de la administracin del stock bloqueado, es
responsabilidad del Jefe de Adquisiciones. Se recomienda llevar una planilla de
control para estos casos.
Para todas las solicitudes, copiar en el correo al Gerente de la Oficina, al
encargado de inventario y gerente de operaciones.
Fig.III-48

Planilla para solicitud:
NV Fecha entrega:


Cdigo Descripcin Cantidad UM
1
2
3
4




43
INICIAR TRANSACCION ZMB1B3
Esta permite, bloquear y desbloquear, seleccionar la opcin correspondiente.
El centro y almacen que se quiere intervenir.
Fig.III-49

Indicar codigo y cantidad de producto luego seleccionar SOMBRERO para ingresar
nv que respalda el bloqueo.
Fig.III-50


44
Fig.III-51


INDICAR NDE NOTA DE VENTA
Fig.III-52

45
III.9 INFORMES

Los informes son herramientas necesarios para completar las actividades propias del
cargo.
III.9.1 INFORMES DE NOTAS DE VENTA
Fig.III-53

Este informe permite rescatar, segn el filtro, las notas de venta que estan autorizadas
por cada vendedor y por cada cliente, en periodos de tiempo definidos.
Si son NV calzadas indicarn si tienen o no la OC calzada correspondiente.
Fig.III-54

Indica el saldo pendiente, la OC y NV. As cada vendedor puede enviar reporte para
anular. Esta anulacion debe ser periodica.
46
III.9.2 INFORME LISTADO EXISTENCIAS POR CENTRO ZG08

Todos los dias se debe revisar el inventario del stock de la sucursal.
Tambien se puede consultar por material o proveedor.
Fig.III-55

Este archivo es exportable a planilla excel y utilizar los filtros necesarios.
Fig.III-56


47
Fig.III-57





48
III.9.3 INFORME DE INGRESOS Y SALIDAS MB51

Este informe permite conocer el flujo de entrada y salidas de un material, permite
calcular la rotacion en un periodo de tiempo.
EBEMA, como politica, utiliza como calculo la rotacion lineal de sus productos.
Esto se obtiene descargando de SAP la cantidad de elementos vendidos en un
periodo de tiempo, abitualmente se calcula por 12 meses, y se divide por esa razon de
tiempo.
Fig.III-58



Un calculo rapido se puede hacer, referenciando el informe en 10 meses.
49
Los filtros a utilizar seran los que requiera el informe deseado
Fig.III-59

Las variables pueden ser: Material, Proveedor, Cliente, Fecha de ingreso, Fecha de
salida, Centro y Almacen.

Fig.III-60


50
III.9.4 INFORME DE ORDENES DE COMPRA POR PROVEEDOR ME2L

Para hacer el seguimiento a las OC calzadas y de stock, La transaccion ME2L
Fig.III-61

NO SE RECOMIENDA OTROS FILTROS, PUES SE BLOQUEA EL SISTEMA.
Fig.III-62

51
Con este informe, se puede tener un resumen de las OC y los pendientes, fechas,
facturas llegadas y pendientes, precios y fechas de compra.
Fig.III-63



52
III.9.5 INFORME DE ORDENES DE COMPRA POR CLIENTE.

En algunos casos el jefe de adquisiciones, en ausencia del vendedor, debe entregar a
la coordinacion el precio de venta de materiales a un cliente, este informe se recupra
con la transaccion VA05
Fig.III-64

Se debe completar la ventana emergente y lugo colocar el nde OC del cliente en el
campo disponible npedido del cliente.
Fig.III-65

53
Fig.III-66
En esta pantalla puede seleccionar y filtrar de acuerdo al numero de oc del cliente, por
el tipo de material que compr, en un periodo de tiempo determinado o si el producto
qued pendiente de entrega.

En la primera lnea aparece la cantidad ordenada y en la segunda linea aparece lo que
esta entregado , aparece el codigo de usuario que creo el archivo y el resumen
comercial, cantidad y valor neto.
Fig.III-67


54
III.9.6 INFORME DE FACTURACION MENSUAL ZIN_ZCOM
Este informe permite ver el avance en las ventas de la sucursal y las proyecciones de
comisiones para los vendedores transaccion ZIN_ZCOM
Fig.III-68

Ingresar sucursal a consultar y fecha de la consulta.
Por defecto solo entrega la informacion del mes en curso.
No entrega el acumulado anual.
Fig.III-69


55
El informe entrega nombres vendedores, el total de las ventas y las comisiones,
recibidas, no es funcion del jde de adquisiones controlar el cumplimiento de las metas,
sin embargo la informacin es determinante cuando se quiere apoyar al logro de
estas.
Fig.III-70



56

III.10 INVENTARIO
III.10.1. PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO
1. Procedimiento: En este documento se indica el proceso, las distintas etapas del
inventario (Pre-Inventario Inventario Post-Inventario), las tareas que se deben
realizar y las personas responsables o encargadas de desarrollar estas tareas.
2. Calendario: En este se indican en forma detallada las fechas en las que se
deben ir cumpliendo las tareas de cada una de las epatas del inventario.
3. Flujograma: En este se detalla de manara grafica todo el proceso del inventario.
4. Plano Tipo: Este es un ejemplo del plano que se debe enviar de la respectiva
sucursal (esto est dentro de las tareas a realizar en el Pre-Inventario).
5. Manuales de digitacin: Estos archivos (4), son dirigidos especficamente a los
Jefes Administrativos, son instructivos para la digitacin del inventario, con estos se
debe capacitar a las personas encargadas de ingresar lo inventariado al sistema.
Fig.III-71


57
III.10.2 PROCEDIMIENTO INVENTARIO GENERAL 2013

Fecha de ejecucin 30 de Noviembre y 01 de Diciembre

Objetivos del Inventario:
El objetivo del inventario general es identificar y corregir anomalas en nuestro stock,
de tal manera que al final de su ejecucin logremos tener consistencia o coincidencia
exacta entre nuestro stock fsico y lo indicado por sistema.


58
III.10.3 ETAPA DE PRE-INVENTARIO

Esta etapa es tan importante como la toma misma del inventario, porque es la base
para el buen desarrollo del conteo, ingreso y reconteo de los materiales el da en que
se toma el inventario. Para ejecutar esta etapa se ha determinado un plazo
aproximado de 2 meses de anticipacin a la fecha definida para el inventario general,
esto sera durante los meses de Octubre y Noviembre.
Los objetivos a desarrollar y cumplir durante esta etapa son las siguientes:
1 Formar los equipos.
2 Crear un plano de la sucursal.
3 Crear las comisiones de trabajo.
4 Ordenar y codificar.
5 Identificar y separar los productos Deteriorados y Vencidos
6 Revisar el almacn 3000.
7 Devoluciones a Fbrica.
8 Pre contar los productos conflictivos.
9 Capacitacin de transacciones para la digitacin.

59
1- Formar los equipos de trabajo, que se constituyen de la siguiente forma:

Equipo 1: Formado por el Gerente de Sucursal (Lder), el Jefe de Bodega, el
Jefe de Adquisiciones, y el Jefe Administrativo, este equipo es el
responsable del inventario en general, y encargado formar los dems equipos
de trabajo, de organizar, dirigir y controlar la toma del inventario en forma
ptima.
Fig.III-72


Equipo 2: Formado por el Jefe Administrativo (Lder), y las personas que se
designen para digitar el inventario, a este equipo se le enviarn oportunamente las
transacciones que se utilizan para dicha funcin.

Equipo 3: Formado por el Jefe de Bodega, el Jefe de Adquisiciones
(Supervisores) y las personas que integrarn las distintas comisiones de conteo que
tomarn el inventario.
2- Crear un plano de la sucursal.
El Jefe de Bodega debe crear este plano indicando cada uno de los sectores que se
contaran mencionando a grandes rasgos los materiales contenidos en cada sector,
destacando los puntos crticos de conteo como por ejemplo donde se almacenan
tornillos, fiting, etc. Esto debe ser enviado por mail a Luis Rojas, con copia a Carlos
Rivera, segn fecha indicada en documento adjunto. (Adjunto se enviar el modelo de
un plano de referencia)
3- Crear las comisiones de trabajo.
Estas comisiones deben ser creadas por el Equipo1 basndose en la experiencia, el
conocimiento y el trabajo diario que tengan las personas, de acuerdo a esto se les
debe asignar el sector donde contaran. La informacin de las comisiones con su
sector asignado se debe enviar por mail a Luis Rojas con copia a Carlos Rivera en la
fecha indicada en documento adjunto.

TEMUCO
Responsable del Inventario S. Yakovleff
Organizacin y supervisin C. Paredes
Organizacin y supervisin Y. Medina
Encargado equipo de Digitacin L. Salcedo
60
4- Ordenar y codificar.
Este punto es de suma importancia para la ejecucin del inventario, por lo cual
debemos generar los tiempos necesarios para llevar a cabo estas tareas. El Jefe de
Bodega debe disear un plan de orden y de codificacin, donde tambin se puedan ir
retirando los sellos que an permanezcan del inventario anterior. As para la fecha del
inventario tendremos nuestras bodegas ordenadas y en un 100% codificadas
reduciendo al mnimo la probabilidad de errores el da del inventario, optimizando el
tiempo en la ejecucin del conteo. Esta tarea debe ser ejecutada en los plazos que se
indican en documento adjunto y la informacin de avance y de trmino de estas tareas
debe ser enviada a Luis Rojas con copia a Carlos Rivera.
5- Identificar y separar los productos Deteriorados y Vencidos
Todos los productos que se encuentren en mal estado o vencidos (sin posibilidad de
venta o devolucin a fbrica) deben ser separados y acopiados en un lugar especfico,
el Jefe de bodega debe hacer un informe valorizado con fotografas de estos
materiales, y enviarlo por correo a Luis Rojas con copia a Carlos Rivera. Enviar
informacin en fecha indicada en documento adjunto.
Con esta informacin el veedor de Santiago levantar un acta el mismo da del
inventario, y se darn de baja los materiales en fecha posterior al inventario general.
6- Revisar el almacn 3000
Es importante revisar el almacn 3000 de tal manera que no tengamos stock para el
da del inventario. Si quedara algo de stock en este almacn por negocios vigentes,
estos stocks deben ser separados fsicamente y etiquetados con un letrero que diga
Venta Calzada el numero de la N.V. y NO CONTAR.
7- Devoluciones a Fbrica
Hacer devoluciones a fbrica de los productos se encuentren en los siguientes
estados: Calzados que ya no se despacharan vencidos o deteriorados Sin
rotacin.
8-Precontar los productos conflictivos.
Para realizar esta tarea, el Jefe de bodega debe identificar los productos que puedan
demandar ms tiempo en contar tales como: tornillos, fitting, zinc, etc. Esto se
realizar la ltima semana antes del inventario.

61
9- Capacitacin de transacciones para la digitacin.
El Jefe Administrativo de cada sucursal capacitar al equipo de digitacin en las
transacciones que se utilizan para el ingreso del inventario al sistema. Para esto, se
enviar nuevamente el manual explicativo para que puedan realizar pruebas en QAS
que sern supervisadas por Santiago.

62
III.10.4 CONSIDERACIONES IMPORTANTES PRE-INVENTARIO

1. Las devoluciones de mercadera que nos hagan los clientes deben quedar
claramente documentadas, con sus ciclos cerrados y los traspasos correspondientes.
Las devoluciones por ventas de Stock y Calzada, deben quedar como libre utilizacin
en el Almacn 2000 o 3000 segn corresponda. Adicionalmente, para las calzadas se
debe gestionar la devolucin a fbrica. (Responsabilidad del Jefe de Bodega).

2. Para el da del inventario todo el stock del almacn 2000 debe estar en status
Libre Utilizacin. Por lo cual con anticipacin deben solicitar a Santiago los
traspasos a este status, No puede haber nada en otro status que no sea este.
(Responsabilidad del Jefe de Bodega).

3. Si existieran en nuestras bodegas productos que estn como muestra, se
deben identificar con algn tipo de etiqueta o letrero que diga Muestra, No
Inventariar. (Responsabilidad del Jefe de Bodega).

63
III.10.5 EJECUCION DEL INVENTARIO

En esta etapa cobra mucha relevancia el compromiso que deben tener las comisiones
para tomar un inventario minucioso y a conciencia de tal manera que podamos
sentirnos con la tranquilidad de que hemos hecho un buen trabajo.
Respecto al horario de comienzo, el horario de colacin y el horario de trmino del
inventario, sern definidos por el Equipo 1 en conjunto con el Gerente de Operaciones
y se le informar oportunamente al personal participante del inventario.
La oficina de Santiago, enviara un veedor a cada sucursal, con la funcin garantizar
una buena ejecucin de la toma del inventario.
Con el objetivo de garantizar la correcta ejecucin del inventario, el veedor tiene la
facultad de cambiar las comisiones de sector y la obligacin de revisar los conteos en
forma aleatoria.

Los pasos a ejecutar en esta etapa son:
1. Cada comisin debe hacer reconocimiento de su lugar de conteo y tomar
posicin en l. Se les entregaran todos los implementos necesarios para la
toma de inventario tales como tablillas de apoyo, lpices, sellos, etc.

2. Las comisiones deben ir contando los productos de forma ordenada, pegando
el sello a los productos ya contados, e ir anotando en el formulario foliado con
nmeros y letra clara: El sector, Cdigos, Descripcin, Cantidad y la UDM.
Adems deben firmar este formulario las personas involucradas en el conteo.
Estos formularios foliados sern ordenados y registrados por una persona
encargada de esta funcin. (si llegara existir algn problema de codificacin de
algn material, la persona encargada de ayudar en la bsqueda de los cdigos
es el jefe de Adquisiciones).

3. A medida que estn listos los formularios de inventario, el Veedor debe ir
revisando los formularios recontando los productos que l determine en forma
aleatoria. Terminada esta revisin los formularios deben ser entregados a la
persona que llevar el orden y correlatividad de estos. Posteriormente los
formularios son entregados al Jefe administrativo para que los entregue a las
personas encargadas de digitar e ingresar al sistema. Posterior a esto se debe
imprimir lo ingresado y se debe revisar contrastando con el folio con el que se
tom el inventario.

64
4. Una vez que todos los formularios de inventario estn ingresados, revisados y
ordenados correlativamente (no debe faltar ningn folio, deben coincidir la
cantidad de folios que se entregaron para contar con los que se digitaron y
revisaron), el Equipo1 en conjunto con el veedor deben generar un listado con
las diferencias y determinan que productos recontar segn estimen
conveniente.

5. Con la seleccin de productos a recontar se debe enviar con nuevos
formularios a las comisiones a contar las diferencias. Una vez recontados
estos productos se deben ingresar al sistema las nuevas cantidades y se debe
volver a generar un listado de diferencias. Este resultado definitivo debe ser
revisado por el Gerente de Oficina en conjunto con el veedor y definir que si se
carga y contabiliza el inventario. Si se determina contabilizar el inventario, el
gerente de la oficina debe informar a Santiago va correo electrnico enviado
al Carlos Rivera con copia a Luis Rojas y Johnny Fuentes (Sistema), quieren
procedern a cargar el inventario en el sistema.


65
III.10.6 ETAPA POS-TOMA DE INVENTARIO.
En esta etapa el Gerente de Sucursal en conjunto con el Jefe de Bodega, deben
analizar las diferencias que se contabilizaron en el inventario, y hacer un informe
explicando las diferencias en un plazo mximo de 15 das. Este informe se debe
enviar A DPTO DE OPERACIONES.
Ingreso Folio Inventario
A continuacin se visualiza la pantalla para ingresar todos los folios que se vayan
utilizando en la toma de inventario. La TX para ejecutar este proceso es la ZINV01. La
que se visualiza en la siguiente imagen:

Fig.III-73


Pasos:
1.- Ingrese el numero de folio que aparece en la hoja de toma de inventario.
2.- Ingrese el Centro en el cual se est generando la toma de inventario.
3.- Presione el botn o la tecla F8, con lo cual se visualizara la siguiente
ventana.
Fig.III-74




66
4.- Presione el botn para agregar un material al formulario de toma de
inventario, con lo cual se incorporara una nueva lnea.
Fig.III-75



5.- Ingrese el cdigo de Material en la columna Cdigo.
6.- Ingrese la cantidad inventariada, en la columna Cantidad.
7.- Ingrese la ubicacin del material en la columna Ubicacin.
8.- Para ingresar un nuevo material, repitas los pasos 4 al 7.
9.- Una vez terminado el ingreso de todos los materiales del formulario de
inventario, presione el botn , con lo cual el sistema guardara la informacin
ingresada.

Visualizar e Imprimir Folio Inventario
A continuacin se visualiza la pantalla para consultar los folios que ya se han
ingresado al sistema. La TX para ejecutar este proceso es la ZINV03. La que se
visualiza en la siguiente imagen:
Fig.III-76



67
Pasos:
1.- Ingrese el numero de folio a visualizar.
2.- Ingrese el Centro del folio a visualizar.
3.- El mes y Ao de inventario, el sistema lo visualiza de forma automtica.
4.- Presione el botn o la tecla F8, con lo cual se visualizara la siguiente
ventana.

Fig.III-77



5.- Para imprimir el folio, presione el botn .
6.- Para salir, presione el botn .



68
Modificar Folio Inventario

A continuacin se visualiza la pantalla para Modificar los folios que ya se han
ingresado al sistema. La TX para ejecutar este proceso es la ZINV02. La que se
visualiza en la siguiente imagen:
Fig.III-78


Pasos:
1.- Ingrese el numero de folio a modificar.
2.- Ingrese el Centro del folio a modificar.
3.- El mes y Ao de inventario, el sistema lo visualiza de forma automtica.
4.- Presione el botn o la tecla F8, con lo cual se visualizara la siguiente
ventana.
Fig.III-79



69
5.- Modifique el o los materiales que desee.
6.- Una vez terminada la modificacin del formulario de inventario, presione el
botn , con lo cual el sistema guardara la informacin ingresada.


70
10. 5 Ingreso Reconteo Inventario
A continuacin se visualiza la pantalla para ingresar el reconteo de los materiales que
sean necesarios para afinar la toma de inventario.
La TX para ejecutar este proceso es la ZINV11. La que se visualiza en la siguiente
imagen:
Fig.III-80


Pasos:
1.- Ingrese el numero de folio que aparece en la hoja de reconteo de inventario.
2.- Ingrese el Centro en el cual se est generando la toma de inventario.
3.- Presione el botn o la tecla F8, con lo cual se visualizara la siguiente
ventana.

Fig.III-81


4.- Presione el botn para agregar un material al formulario de reconteo de
inventario, con lo cual se incorporara una nueva lnea.

71
Fig.III-82


5.- Ingrese el cdigo de Material en la columna Cdigo, si el material no ha sido
Inventariado, el sistema arrojara el siguiente mensaje.
Fig.III-83


6.- Ingrese la cantidad inventariada, en la columna Cantidad.
7.- Ingrese la ubicacin del material en la columna Ubicacin.
8.- Para ingresar un nuevo material, repitas los pasos 4 al 7.
9.- Una vez terminado el ingreso de todos los materiales del formulario de
inventario, presione el botn , con lo cual el sistema guardara la informacin
ingresada.
10.- Si el formulario de reconteo posee lneas en blanco o lneas con materiales que
No han sido inventariados, se visualizara el siguiente mensaje.

72
Fig.III-84


11.- El formulario NO se grabara hasta que elimine la fila que muestra el mensaje
anterior o bien verifique que el cdigo ingresado este correcto y haya sido
inventariado en un folio de TOMA DE INVENTARIO.



73
III.11 CONSIDERACIONES ESPECIALES

III.11.1 DE LAS ORDENES DE COMPRA
Existen consideraciones respecto de las rdenes de compra que se deben considerar
como:
- Promediar los valores de producto en existencia y nuevas partidas con valores
unitarios distintos.

PRECIO LISTA = INVENTARIO EXISTENTE + INVENTARIO ENTRANTE
NUMERO DE EXITENCIAS TOTALES

- En general las fbricas hacen una diferencia entre los valores para distribucin
en tienda y venta calzada a constructora.

- Para compras de stock, tratar de mantener un mismo cdigo, igualando o
mejorando el valor del producto; esto para mantener el orden y optimizar el
espacio de la bodega.

- Respecto de las compras calzadas y cuando la situacin lo amerite, se puede
utilizar este precio, para emitir OC STOCK.

Se consultar con DEPTO OPERACIONES y se solicitar autorizacin para
sobre stock.

- Considerar los extensos tiempos de reposicin de fabricas como:

LOUISIANA PACIFIC 30 das
EAGON 45 das
INFODEMA 30 das
TULSA 30 das
GERDAU AZA 15 das
VENTURELLI 10 das
FORESTAL ANDES 10 das
PLANTA FIERRO EBEMA 05 das
PLANTA ZINC EBEMA 05 das.

- Respecto de empresas relacionadas con maderas, si bien se conoce el valor
lista de cada pieza, es necesario antes de hacer la OC consultar por el stock
disponible y/o el tiempo de produccin.
Esto con el fin de evitar falsas expectativas en los clientes, sobre todo cuando
son compras de gran volumen.
74
III.11.2 DE LOS REPARTOS Y RETIROS

EBEMA Temuco, posee un camin de 5.000 kg para retiros y repartos en la zona
urbana, este transporte se debe coordinar con anticipacin al retiro o despacho,
enviando la solicitud por email a la coordinacin de bodega.
Los viajes fuera de la zona urbana se considerar a camin cerrado 5.000 kg con un
valor por kilometro $1.000.
Se puede consolidar el camin con una o ms notas de ventas, distribuyendo en
forma proporcional los costos.
As tambin, existen transportistas externos, autorizados y que poseen seguro de
carga, a quienes se puede consignar en la nota de venta del cliente como transporte
materiales, el costo imputado en forma implcita o explcita; agregado al valor unitario
del producto o bien como un tem adicional FLETE.
Sobre la carga y descarga en patio de recepcin, est considerado por el horario de
llegada de cada transporte, privilegiando la carga a los clientes antes que la descarga
de materiales.
Sobre el transporte de carga mayor, se debe considerar siempre camin completo de
30.000 kg o el equivalente en volumen.
Para la carga de fierro en punta se debe considerar camin rampla sin cortina.
Para la carga de aislantes en rollo, considerar camin y carro con baranda alta.
Para la carga de ladrillos, sacos y pallet en general, considerar camin y carro.

75
III.11.3 DE LAS FABRICAS

Se debe considerar la visita del cuerpo de ventas a una fbrica o distribuidora cada
dos meses aproximadamente, esto permitir la actualizacin de catlogos y el
conocimiento de los procesos y las mejoras en la lnea de productos.
Si esto no es posible se deber coordinar una charla tcnica, en la sucursal en horario
oportuno y en lo posible agendar con una semana de antelacin.
Los proveedores organizan eventos para distribuidores y clientes, estas oportunidades
deben ser bien utilizadas para atraer potenciales nuevos clientes.
La asistencia a estos eventos es obligatoria para el jefe de adquisiciones y el cuerpo
de ventas.
Respecto de las fbricas y proveedores, se debe tener especial atencin al programa
de crecimiento y plan comercial de EBEMA, este plan est diseado por la gerencia
de la sucursal y es comunicado en las reuniones mensuales, sobre su avance,
cumplimiento y ajustes.


76
III.11.4 DE LOS CLIENTES

Se debe tener en cuenta que:
1. Los clientes son una gran herramienta para entender las necesidades del mercado.
2. Medir y compensar la satisfaccin de los clientes. Ayudar a mantener clientes
fidelizados.
3. Es necesario mantener una relacin cordial y preocupada por nuestros clientes,
considerar detalles como fechas importantes, logros profesionales, situaciones
especiales de sus representantes.
4. Mantener actualizada la cartera es responsabilidad del cuerpo de ventas, sin
embargo conocer cual o cules son los proyectos de los clientes, dar amplitud a la
visin del tipo de materiales que se requerirn.
5. Mantener la diferencia entre los clientes top y los ocasionales, har que el cliente
preferencial sienta que es bien atendido; en resumen, no se debe traspasar un
margen de cliente preferencial a cliente ocasional.
6. Buscar oportunidades de vender y ofrecer mltiples productos o servicios a los
clientes existentes, para dar la percepcin de que siempre habrn ms soluciones y
mejoras que ofrecer. Favorecer a los clientes con muestras y productos cedidos por
los fabricantes.
7. El servicio al cliente es responsabilidad de todos, Coordinacin, ventas bodega y
logstica, especialmente en negocios pequeos donde los miembros del equipo se
encargan de muchas actividades a la vez. Pero es responsabilidad del jefe de
adquisiciones velar por el esfuerzo a la excelencia.

77
III.12 PLAN DE ACCION

Las consideraciones para el mercado estn dadas por la gerencia en la reunin sobre
el PLAN ESTRATEGICO EBEMA.
El jefe de adquisiciones debe estar comprometido con el plan estratgico de la
empresa.
Fig.III-85

Fig.III-86

78
Fig.III-87

Fig.III-88




79
Fig.III-89

Fig.III-90


80
Fig.III-91


Fig.III-92




81
Fig.III-93



Fig.III-94



82
III.13 EBEMA EN INTERNET

Otra alternativa para clientes y proveedores es buscar y ofrecer productos a travs de
internet, aun cuando la pagina web no permite transacciones, s permite consultar
facturas, enviar solicitudes de cotizacin y enviar antecedentes para iniciar el contacto
comercial.
Fig.III-95

Fig.III-96


83
Fig.III-97

Fig.III-98


84
Es conveniente que el jefe de adquisiciones, conozca quienes son los proveedores
habituales, cuales son las especialidades, mantener actualizada la base de datos con
contactos, correos y telefonos.
Fig.III-99


85
IV CONCLUSION

Al finalizar el informe, se ha obtenido los resultados esperados, un documento para
usuario nivel intermedio del rea de adquisiciones en EBEMA SA, que permite formar
una imagen clara de la historia de la empresa, las funciones desarrolladas y los
diversos interlocutores con quienes se relaciona el jefe de adquisiciones.
El tema tuvo como centro el ciclo operacional, debido a las mltiples actividades
desarrolladas, se privilegio la induccin sobre software SAP, que es la principal
barrera de entrada a juicio del autor.
El segundo punto de nfasis es el inventario, procedimiento de alta complejidad donde
los principales responsables son quienes hacen el levantamiento de conteo, sin
embargo es el jefe de adquisiciones quien es responsable directo de la codificacin
del inventario.
Los resultados obtenidos permiten observar, que faltan transacciones y autorizaciones
que el jefe de adquisiciones debiera tener; crear cotizaciones a clientes y/o poder
modificarlas. Esto solo en casos justificados, que lograra hacer ms eficiente el
trabajo de los vendedores, debido a que frente a requerimientos de modificaciones a
las cotizaciones, debe rehacerlas ntegramente.
Otro aspecto importante es la regulacin de los bloqueos de materiales en stock, se
debe hacer un seguimiento constante y evitar mantener materiales sin movimientos
por la omisin de desbloquear del sistema. La correcta administracin permitir
obtener un adecuado flujo y rotacin del inventario.
Una situacin importante que se observ es la fluidez de los procesos y el
compromiso de los actores involucrados en la gestin, administracin y venta de
materiales; el correcto lenguaje y la fcil comunicacin con los distintos departamentos
hace expedito el trabajo de cada interlocutor.
Mediante la aplicacin de los principios fundamentales de la administracin, se
consagra la necesidad de planeacin, organizacin, direccin y control; que es, por
cierto, pilar de esta empresa.
La aceptacin e integracin al mundo laboral, comenzando por la gerencia y por los
pares har que la transicin para la empresa sea menos costosa; y ms eficiente la
gestin del operador del departamento de adquisiciones
-oo-