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Objetivo General
Este manual de usuario busca solucionar las dudas mas frecuentes dentro del área de trabajo, asi
como promover la información y el buen uso de los formatos creados para la empresa, de esta
forma obteniendo mejores resultados
Jusitificacion
Objetivos
Alcances
Limitaciones
Resumen General
Dentro de este manual de usuario se planea dar a entender los formatos desde sus partes como su
rol dentro de la empresa
Los formatos dados son los siguientes (en orden de aparición dentro de este manual)
Descripción
Este formato fue creado con el fin de registrar a toda persona que necesite entrar a la bodega(área
de inventarios) registrando sus datos, motivos y enumerándose dentro de la misma lista, esta
cuenta con un apartado de fecha para registrar el dia en el cual se maneja esta información y
poder guardarla de manera mas ordenada
Su único fin es el de mejorar la seguridad dentro de la bodega permitiendo registrar a las personas
que entran y salen, de esta forma obteniendo un mejor orden respecto la información de los
empleados del área de inventarios y los que necesitan algún producto
Este formato se lleva de la mano con el resto ya que se necesita llenar este en caso de que se
requiera entrar por un material o si es que un empleado entrar a su turno dentro de la bodega
Partes
Esta es la vista general del formato de entrada y salida, se puede apreciar la cantidad de columnas
las cuales son respectivamente
No.: Es el numero de empleado que entrara (en este caso si sobrepasan los 20 empleados
que entraron el dia de hoy se necesitaría usar otra hoja)
Departamento: Es el departamento del cual proviene el empleado, ya sea ventas,
intendencias, etc.
Hora de entrada: Esta es la hora que se debe registrar para validad la entrada del
empleado
Hora de salida: Esta hora se debe de poner al momento de salir de la bodega para poder
terminar el registro
Observaciones: Estas son dos en especifico el nombre del empleado y su motivo para
entrar ya sea para recolectar productos, o si en otro caso se necesita algún producto como
hojas o plumas dentro de la empresa (para este ultimo caso existe otro formato)
Para poder hacer un buen uso de este formato se deben de seguir las siguientes indicaciones
Ese seria el proceso a seguir para poder rellenar la hoja de “Registro de ingreso y salida”
NOTA: Todos los datos deben de ser llenados con tinta azul o negra para mayor seguridad
Al terminar el dia la hoja debe de ser retirada del resto para guardarla dentro de algún almacen,
este asi se queda registrado como un dia mas y en caso de perdida o extravio se pueda consultar
sin problema alguno
Formato de requisición de materiales
Partes
Esta es la vista general del formato de requisicion de materiales de la empresa, en este formato se
encuentran varias columnas las cuales son las siguientes:
Apartado de dudas
Que se hace en caso de que no coincidad la cantidad emitida y la cantidad entregada?
En estos casos se debe de notificar de inmediato al encargado de bodega y este a su vez notificara
a la empresa que entrega los productos para llegar a una solucion
Hice la cuenta mal y ahora entregue un precio erróneo, que debo de hacer?
En este caso se desecha la antigua nota y se comienza de nuevo con el conteo
Formato de salida para venta de productos
Partes
Diagrama No.3 Vista General
Este es el formato usado cuando se va a vender algún producto por fuera de la empresa, de esta
forma se tienen los datos, precio y cantidad a vender, sus partes son las siguientes:
Cantidad: Esta es la cantidad de cierto producto que se va a vender en este caso sea por
cajas o paquetes o de manera individual
UM. : Este valor es “Unidad Medida”, este apartado se considera para colocar el ID
registrado dentro de la empresa, de esta forma se guardan los datos de manera correcta
Descripcion: Este espacio sirve para colocar una breve descripción del producto vendido
C.Unit: Esta es la cantidad unitaria, se utiliza a la par de la cantidad registrada, solo para
colocar cuantas piezas vienen dentro del paquete registrado en cantidad
Subtotal: Esta es la cifra de precio unitario
Total: Esta es la cifra de precio total, contando unitario por cantidad registrada
: Este apartado nos permite registrar que numero de hoja
se usa
NOTA: Todos los datos deben de ser llenados con tinta azul o negra para mayor seguridad
Apartado de dudas
En este caso los productos se devuelven a su locación original y la factura se talla de par en par
para denominarla como venta cancelada
Las hojas deben de estar firmadas siempre una falta de las misma podría llevar a una falla
administrativa y provocar problemas en el registro de los datos de venta
Estos se deben de consultar junto al empleado que hace el envio de productos o en el área de
bodega
El formato debe de ser llevado al área de ventas para que pueda ser registrado y se pueda
actualizar el inventario lo mas pronto posible
Formato para conteo de inventarios
Partes
Diagrama No.4 Vista General
Este es el formato utilizado para contabilizar los inventarios que ya se tienen o que llegan que de
requisiciones previas
:En este espacio se colocan los datos del encargado para verificar
que el conteo quedo echo de forma correcta
NOTA: Todos los datos deben de ser llenados con tinta azul o negra para mayor seguridad
Para comenzar el conteo se debe de tener el formato preparado, por lo menos dos
empleados que serian el gerente y un empleado de inventarios, asi como las notas de
venta anteriores
Lo primero es verificar visualmente los inventarios que están y anotarlos en la lista, de esta
forma se sabra que inventarios se revisaran
Ya habiendo localizado el stack de inventario que se revisara debe de anotar todos los
productos con su numero de unidad, para después de esto colocar una breve descripción
Habiendo realizado esto, se abre la unidad para contabilizar la cantidad de piezas y anotar
su precio unitario basándose en las hojas de ventas que se pidieron con anterioridad
Al realizar el proceso y terminar con todas las unidas del stack solicitado se debe regresar
todo a su estado original
Despues se debe de sacar la cuenta entra la multiplicación del numero de unidades por el
costo unitario de las piezas, para después sumar todos esos resultados y sacar un total
estimado de productos y de costos
La operación a realizar para los dos totales serian respectivamente una suma de todas las
unidades obtenidas para sacar un total y una suma de todos los precios unitarios por la
cantidad de unidades que se tienen
Despues de realizar todo este proceso solo se necesitaría recabar las firmas por parte de
administración y entregar el formato completado
En este caso se tendría que repetir todo el proceso para asi poder obtener todos los resultados
de manera correcta ya que un resultado puede afectar todo el proceso
Estos se obtienen por la suma de varios valores dentro de los inventarios obtenidos, no existe una
forma “directa”
El formato se tiene que resguardar hasta el regreso de las personas que puedan otorgar las firmas
necesarias, en caso de de no poder hacerlo el formato debe de ser guardado en un folder aparte
teniendo en cuenta que falta de firmarse
El formato solo es necesario para ser llenado por dos personas como máximo
Que es un stack?
Partes
NOTA: Todos los datos deben de ser llenados con tinta azul o negra para mayor seguridad
Dentro del proceso para pedir un producto se deben de llenar los datos iniciales para
poder proceder después a pedir productos, en este caso la unidad de donde se proviene
en este caso la empresa, se pone el nombre de la persona que entrega los productos y por
ultimo su cargo (ya sea empleado o gerente) y la fecha de cuando se pidieron
Despues se debe de comenzar colocando los datos de los productos en este caso el ID para
poder solicitar el producto necesario
Despues se coloca la descripción del producto para dar a conocer cual tipo de producto se
entregara al solicitante
De aquí se coloca la unidad en este caso que tipo de producto es (papelería, equipos de
computo, limpieza, etc.)
Para después colocar la cantidad de productos solicitados
Terminando esto si algún producto al entregarse tiene algún defecto visual se anota en
observaciones o si al momento de la entrega el producto no funciona correctamente se
anota de igual forma en observaciones
Ahora para terminar el proceso lo que se tiene que hacer es recolectar las firmas para
poder entregar los productos y asi mismo terminar con el proceso de llenado de este
formato para después poder guardarlo dentro de algún registro especial
Dudas mas frecuentes
Se debe de llenar respecto el orden dado, algún salto en el proceso puede generar errores
Si piden algún producto que no puedo dar que tengo que hacer?
Los productos legibles para su pedido serian papelería, limpieza y equipos de computo en este
ultimo caso solo si es necesario para reemplazar algún componente físico como teclado o mouse
dentro de los equipos de computo, asi como baterías u objetos comunes
Se puede entregar desde limpieza como escoba, mopa o papel, hasta baterías AA o AAA, asi como
mouse o teclados solo con verificación previa para no usar equipos nuevos sin necesidad de los
mismos
De esta forma el manual de usuario te otorga los conocimientos básicos para poder conocer como
llenar los formatos nuevos para la empresa R3J3