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ESPECIALIDADES: PRODUCCIN ARTSTICA

TEMA

LA PRODUCCIN DE ESPECTCULOS

FRANCESC CASADESS LICENCIADO EN PSICOLOGA, ARTES ESCNICAS Y MASTER EN GESTIN CULTURAL. COLABORA EN MLTIPLES PRODUCCIONES (SMOLA TEATRO, ZOTAL, EL MUSICAL MS PETIT, GIRA CON CIA. KRMPACK,...) Y EN LA ACTUALIDAD ES GERENTE DEL INSTITUT MUNICIPAL DACCI CULTURAL DE LA CIUDAD DE VIC. PEPA PASAMN LICENCIADA EN DERECHO, POSTGRADUADA EN GESTIN DE ENTIDADES SIN NIMO DE LUCRO, EN PROPIEDAD INTELECTUAL Y MASTER EN GESTIN CULTURAL. HA TRABAJADO EN LA CIA. MALPELO, MERCAT DE MSICA VIVA DE VIC Y EN LA APERTURA DEL TEATRO DE GRANOLLERS, EN CALIDAD DE TCNICA CULTURAL.

de esta edicin: UB Virtual, 2003

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NDICE DEL TEMA

Ideas clave ................................................................................................ Caso.......................................................................................................... Cuestiones para reflexionar ........................................................................ 1. Planificacin de las fases ................................................................. 1.1. Preproduccin ......................................................................... 1.2. Produccin .............................................................................. 1.3. Explotacin ............................................................................. Presupuesto ..................................................................................... 2.1. Estimacin de los ingresos ...................................................... 2.1.1. Ingresos de explotacin del espectculo....................... 2.1.2. Intercambios............................................................... 2.1.3. Patrocinios.................................................................. 2.1.4. Merchandising ............................................................ 2.1.5. Explotacin para medios de comunicacin .................... 2.1.6. Subvenciones ............................................................. 2.2. Estimacin de costes............................................................... 2.2.1. Gastos de personal ..................................................... 2.2.2. Gastos de produccin.................................................. 2.2.3. Gastos generales ........................................................ 2.2.4. Gastos de marketing y promocin ................................ 2.2.5. Gastos de explotacin o gira........................................ 2.2.6. Gastos comunes en todas estas partidas..................... Promocin y difusin ........................................................................ 3.1. Publicidad ............................................................................... 3.2. La venta personal .................................................................... 3.3. Las relaciones pblicas ...........................................................

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2.

3.

Sntesis ..................................................................................................... 19 Bibliografa................................................................................................. 20

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IDEAS CLAVE

La produccin en artes escnicas consiste en la secuencia de acciones coordinadas que deben realizarse para poner en escena un espectculo contando con unos determinados medios. En artes escnicas, trabajamos con procesos de produccin artesanales, esto es, cada vez que llevamos la obra a escena deberemos movilizar un conjunto de recursos (escenografa, vestuario, actores...) que no podemos mecanizar ni reducir. Nuestro producto no puede almacenarse. Existe la necesidad de efectuar grandes inversiones antes de llegar al estreno del espectculo. Esto puede provocar problemas de liquidez hasta que entren ingresos de taquilla. Muchas de estas acciones tienen lugar simultneamente por lo que es esencial para el gestor la capacidad de planificacin y la flexibilidad para la reconduccin de los imprevistos. Trabajar en procesos de creacin y sobre todo con artistas hace que durante el desarrollo de la produccin sea muy importante una gran habilidad en la gestin de los recursos humanos. Es esencial planificar una buena campaa de promocin porque contrariamente a otros procesos de venta, el pblico ha de realizar una accin para acudir a la representacin en unas fechas determinadas. An as, nadie garantiza el xito (de pblico y/o de crtica).

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CASO

Definicin de la actividad Dentro de la campaa que organiza el ayuntamiento de una pequea ciudad del norte de Espaa para fomentar la natalidad, vamos a llevar a cabo la reposicin de un espectculo basado en una idea original. Estrenaremos el 25 de diciembre en el Teatro Municipal. Concepcin del proyecto Uno de los regidores del ayuntamiento propuso localizar a la directora Ruth Randall, que acababa de organizar en Basilea un espectculo para celebrar el Da Internacional de la Infancia, evento que fue retransmitido por varias televisiones. Se le va a proponer a la artista que retome el espectculo con un guin ya existente y que realice una nueva produccin con artistas reconocidos de nuestra regin. El ayuntamiento est dispuesto a invertir en el proyecto, pero antes necesita saber si ste es viable econmicamente, adems de informarse sobre cmo organizar la produccin. Este es el correo electrnico que recibimos de la directora para ponernos a trabajar: RUTH RANDALL Reino Unido Correo electrnico: ruthrandall@mixmail.com Te mando mis primeras previsiones respecto a la idea que me has comentado sobre la intencin de montar mi concierto teatralizado dentro del festival que organizis en vuestra ciudad. Paso a comentarte algunas de mis ideas sobre las necesidades de produccin, aunque evito contarte el guin puesto que ya viste el espectculo. De todos modos, s debes hablar con el msico en Hannover, ya que tiene los derechos de autor. Esto es fundamental antes de iniciar cualquier otra gestin. Con respecto al personal artstico de tu regin, debes proponerme una orquesta, un coro y los cuatro cantantes principales. Adems, necesitaremos un coro de nios, una actriz de mediana edad, un nio de seis aos y un adolescente, un grupo de cuarenta figurantes y el cuerpo de baile, formado por dos solistas clsicos y diez bailarines de formacin contempornea. Organizaremos un casting en mi primer viaje, que tendr lugar tres meses antes de empezar el proyecto. Para la escenografa, creo que pueden usarse los mismos elementos y el vestuario de Basilea. Debes ponerte en contacto con ellos para organizar el transporte y gestionar las condiciones de alquiler de ese material y del seguro. El montaje de la escenografa supone, ms o menos, unos seis das de trabajo de cinco maquinistas, adems del encargado del teatro. Es evidente que, si hay que montarla en una noche, el personal no puede ser el mismo. Seguramente convendr conseguir el mayor nmero de personal posible por parte del ayuntamiento. Para las funciones y los ensayos generales, haran falta uno o dos tramoyistas (dado que me cuentas que actuaremos en un teatro que dispone de buenas condiciones tcnicas). Es importante que el vestuario llegue con quince das de antelacin y que se mantenga guardado en un local apropiado. Hay que crear una especie de sastrera (equiPGINA

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pada con un mnimo de dos mquinas y planchas) para adaptar el vestuario al nuevo elenco. Para tal fin, harn falta dos modistas. Durante los ensayos generales con vestuario y durante las funciones, necesitaremos la mxima cantidad de gente posible: mnimo cuatro, adems de las dos modistas que se haban encargado de los arreglos. Cuanta ms gente ayude, mejor. Hay mucha ropa, muchos cambios, mucha gente. Todos los cantantes debern ir vestidos de negro: camisa negra de manga larga (si no tienen smoking). Los nios usarn el vestuario ya diseado para ellos, aunque habr que adaptarlo. Te sugiero tratar directamente el tema de las luces con el diseador con el que yo trabajo, ya que ellos conocen el material y personal que necesitan. Tendras que poderlos informar previamente sobre las condiciones del escenario: cunto tiempo disponible tendrn para el montaje y si hay que alquilar el material. Quizs el aspecto ms complicado en cuanto a organizacin sea el tema de los ensayos. Cuento montar el espectculo en treinta das. Para los ensayos parciales y generales, har falta una sala de ensayos, posiblemente tan grande como la escenografa (12 x 12 m), sin columnas en medio. Para ensayar con ballet y figuracin, basta con la grabacin de la msica. Para los ensayos de los cantantes, necesitaremos un piano con pianista. El ballet habr de ensayar con el vestuario, conjuntamente con los elementos de utillaje que estn presentes. En cuanto a la previsin de la tablilla de ensayos, te invitara a estudiarla con mi asistente, que siempre la resuelve. De cualquier modo, a la hora de organizar al equipo, opino que seran suficientes antes del estreno cuatro ensayos generales, uno general con orquesta, uno con luces y vestuario y, el general, sin pblico. Habla de la orquesta con el director musical. No s si le harn falta msicos extra; gestiona el tema de las partituras y organiza sobre todo los ensayos conjuntos, para que no perdamos tiempo. Supongo que me vas a pedir ayuda para todo lo que se refiere a promocin y publicidad. Te mandar fotos e informacin y me pongo a tu disposicin para las ruedas de prensa. Asimismo, ten en cuenta todo lo relacionado con el catering, hoteles y pasajes, en principio para m y mi asistente. Debes concretarme los nombres y las funciones de las personas del equipo de produccin. Quedo a tu disposicin para posibles consultas y dudas. RUTH RANDALL

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CUESTIONES PARA REFLEXIONAR

A partir de estas primeras informaciones reflexione sobre el personal necesario para llevar a cabo la produccin, y parar ello intente diferenciar entre el equipo artstico (directores y artistas) y el personal tcnico. Elaborar tambin unos primeros apuntes con respecto a todo el material: que vamos a necesitar y las gestiones que puede generar conseguirlo. Cmo gestionaremos todo ese trabajo? Plantear una sistema para ordenar esas gestiones en el tiempo. Construir un primer esquema de presupuesto con todas las variables que pueda deducir del caso prctico sin entrar en el detalle de los costes. Respecto a los ingresos intente plantear una propuesta con todas las posibilidades que se le ocurran. Cules cree que son los objetivos del espectculo? Cmo se ha de presentar al ayuntamiento para que lo considere viable y decida financiarlo? Con qu soportes cree que deberamos definir las lneas bsicas de la campaa de promocin? Qu problemas cree que podemos encontrar en esta produccin? Cules cree que son las funciones del gestor cultural que aparecen en este primer mensaje? Qu otras funciones aadira?

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1.

PLANIFICACIN DE LAS FASES

El proceso de produccin de una obra nace con la primera idea del montaje, la seleccin de un contenido o texto, la seleccin de artistas, la planificacin de los ensayos, la construccin de los elementos necesarios para llevar a cabo el espectculo (vestuario, escenografa, iluminacin), hasta llegar a los preestrenos, al estreno y posiblemente a la gira del espectculo. Los mecanismos de financiacin de que podamos disponer nos condicionarn todo ese proceso que, de cualquier modo, queda dividido en tres fases esenciales: preproduccin, produccin o montaje y explotacin.

1.1.

PREPRODUCCIN

Se trata de la etapa previa a la produccin; es enormemente importante, ya que en ese momento se decide el proyecto artstico y si ste es viable y, por lo tanto, si se lleva a cabo. En el proceso de la eleccin del proyecto, entran en juego muchos factores: Razones de oportunidad. Poltica cultural. Momento vital de los creadores. Modas. Situacin econmica del grupo. Etc.

Esta eleccin condicionar el tipo de obra, el tipo de pblico al que va dirigida o los espacios donde es posible representarla. En nuestro ejemplo ya ha sido elegido, y ahora debemos planificar el proceso. Intentaremos anticipar una serie de acciones y resultados. Es el momento en que se realizan previsiones y se marcan metas. En nuestro caso ya est elegido el proyecto, pero an as hay todava algunas acciones que el gestor cultural debe realizar en esta fase y que condicionarn que se lleve a cabo o no. Por ejemplo es importante gestionar los derechos de autor de la obra con el msico de Hannover. Es un captulo esencial que puede hacer variar nuestro presupuesto, pero en el caso de obras de teatro la negativa de un autor a ceder los derechos puede provocar la cancelacin de las representaciones, an en el mismo da del estreno cuando ya todo est a punto. Simultneamente al hecho de decidir los elementos esenciales que van a comportar gasto debemos trabajar para mostrar claramente su viabilidad, tanto hacia el Ayuntamiento para que puedan concederle subvenciones, como en la bsqueda de otros patrocinadores o fuentes de ingresos. No debemos olvidarnos de comprobar si existen en la regin los recursos artsticos suficientes para realizar la produccin que nos pide la directora (orquesta, coro, cantantes) y tambin los espacios que demanda (salas de ensayos, teatro disponible para las representaciones...) En caso contrario podra encarecerse demasiado la produccin y hacerla inviable. Nuestro trabajo consiste en economizar al mximo los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto.

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1.2.

PRODUCCIN

La produccin es el periodo que va desde el primer da de ensayos hasta el da del estreno del espectculo.

Contempla una serie de actividades que tendrn lugar simultneamente y que deberemos de coordinar para que estn listas en el momento en que sean necesarias. Por una parte nos encargaremos de gestionar los recursos humanos (organizar un casting para la seleccin de actores, contratar a personas o empresas para el montaje, escengrafos, diseadores de iluminacin, sonido, fotografa, contactar con todo el personal necesario, pactar los honorarios y gestionar la realizacin de los contratos, etc.). En cada produccin estos tiempos variarn, de modo que estableceremos un esquema de prioridades. Interesar tener material de difusin desde un principio para iniciar en seguida la campaa de promocin, y tambin deberemos tener a punto la escenografa y vestuario un tiempo antes del estreno para efectuar los ensayos al completo. En cuanto al personal se puede ir incorporando a la produccin de manera escalonada segn las necesidades y la forma como se plantee el trabajo. Tambin se ha de gestionar la consecucin de todos los elementos materiales como transportes, seguros, hoteles, viajes, alquileres, espacios para ensayos, etc. y fijar calendarios que planifiquen y coordinen los ensayos, el montaje y todos los servicios asociados. Finalmente deberemos llevar un control de los gastos y ver como se van ajustando a las previsiones a partir de presupuestos por aproximaciones sucesivas.

1.3.

EXPLOTACIN

Empieza una vez estrenado el espectculo, aunque hay que preverlo y organizarlo todo mucho antes.

Esta etapa engloba actuaciones, giras o presentaciones en ferias y festivales. El mundo de la distribucin de espectculos est muy relacionado con el entorno y demanda un buen conocimiento de los circuitos y las personas que programan espectculos, bien sea desde las administraciones o desde la empresa privada. Esencialmente, utilizamos los conceptos de explotacin en temporada o en gira. Si hablamos de temporada es porque hemos previsto rentabilizar la actuacin con actuaciones por un perodo de tiempo en una sala teatral. Para la gira, deberemos movilizar todos los recursos cada vez que vayamos a montar la obra en distintos teatros. Una misma obra puede presentar una versin ms completa para sala y otra para gira (una reduccin de la escenografa, por ejemplo), lo cual puede hacerla ms rentable. Son cuestiones que deben plantearse al iniciar la produccin. Hemos previsto en nuestro ejemplo la posibilidad de realizar actuaciones en otros municipios que estn interesados en la campaa para fomentar la natalidad. Quizs el ministerio desee incluir este espectculo en una campaa a nivel nacional, vamos a intentar gestionarlo. Para prever las actuaciones se han de conocer los compromisos de todo el personal artstico comprometido con la obra, sobre todo de los protagonistas, ya que no hay nada ms terrible para un vendedor de espectculos que consePGINA

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guir una actuacin y no poder realizarla por problemas de disponibilidad de los artistas. Una de las motivaciones para la compra pueden ser precisamente los protagonistas, por lo que deberamos especificar ya en los contratos que hagamos con ellos desde un principio, el perodo de representaciones. Es un problema habitual el hecho de que los compradores quieran ver el producto antes de programarlo y en este caso se crea un lapso de tiempo entre la primera representacin y el perodo de actuaciones que obliga a reestructuraciones en el personal, puesto que es muy costoso mantener a todo el equipo artstico inactivo. Por eso se suele plantear la formula de explotacin durante un tiempo en una sala antes de iniciar la gira o a la inversa, realizar actuaciones en gira para pulir el espectculo y llegar rodado a la sala teatral. Nuestro ejemplo se plantea ms como un evento especial del que pueden haber varias actuaciones enmarcadas dentro de una campaa, pero que no tiene un perodo de explotacin muy largo. Algunas compaas mantienen obras en explotacin hasta obtener recursos para la realizacin de un nuevo proyecto o incluso ms all, de manera que tienen aportaciones estables para el mantenimiento del grupo. An as el perodo de vida de una produccin suele ser de una temporada a partir de la cual se inicia el declive.

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2.

PRESUPUESTO

Es el instrumento que nos permite organizar y distribuir nuestros recursos y controlar el gasto hasta conseguir el objetivo, a saber, sacar adelante nuestro proyecto para poder estrenar en la fecha prevista. El presupuesto es fruto de una negociacin entre artistas, suministradores de material y productor ejecutivo.

Una mxima a tener en cuenta es que el presupuesto es cambiante. Lo que intentaremos es no salirnos de los gastos presupuestados. En el caso que pueda economizar en una de las partidas, el sobrante ir a parar a otra ms necesitada de recursos. Por lo tanto, adems de la negociacin previa, se da una continua durante todo el desarrollo del proceso; por eso es fundamental una buena comunicacin.

2.1.

ESTIMACIN DE LOS INGRESOS

Es esencial saber si nuestro proyecto est concebido para ser autofinanciado (a travs de los beneficios que origina) o si ser viable a partir de la transferencia de rentas, ya sean pblicas (subvenciones) o privadas (patrocinio, mecenazgo). De entrada debemos contar con un capital para lanzarnos a la produccin, con unos recursos propios que nos aseguren que podemos hacer frente a los primeros pagos y cubrir algunos riesgos.

Planteamos las principales fuentes de ingresos posibles para una produccin teatral: Ingresos de explotacin del espectculo. Intercambios. Patrocinios. Merchandising. Explotacin para medios de comunicacin. Subvenciones.

2.1.1.

INGRESOS DE EXPLOTACIN DEL ESPECTCULO

Pueden conseguirse a travs de la venta de entradas por un pacto con los gestores del espacio donde se representa la obra, o bien a travs de un cach que recibimos por representacin. Cabe recordar que se trata de ingresos que nos llegan a posteriori, cuando la produccin ya se ha llevado a cabo y dependen de su xito y su posible explotacin. Consecuentemente, realizaremos hiptesis moderadas con respecto a la ocupacin prevista y el nmero de entradas vendidas. El precio de las entradas debe fijarse con relacin a los precios habituales del mercado para espectculos y/o salas similares. Adems, se deben prever correctamente los gastos vinculados a los ingresos de taquilla: impuestos, derechos de autor, comisiones sobre las ventas (tarjetas, venta anticipada a travs de bancos o cajas, descuentos a grupos, jvenes...). En el caso de disponer de un acuerdo entre una compaa y la sala, se suele acordar una divisin de los costes de sala, montaje y desmonPGINA

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taje, costes de publicidad, etc. La proporcin habitual es del 60% para la compaa y el 40% para la sala (tanto costes como reparto de ingresos netos). Cuando el espectculo ya est acabado, se constituye como un producto que puede representar en distintos espacios escnicos a cambio de un importe o cach. Se calcular el valor a partir del cual podamos cubrir los gastos que genera la movilizacin de todos los elementos necesarios para llevar esa obra de nuevo a escena, teniendo en cuenta la amortizacin de la produccin, es decir, aquello que ya hemos gastado o nos gustara ganar. Algunos teatros o festivales pueden ser coproductores de nuestro espectculo, con lo cual podramos negociar representaciones a bajo coste. En estos casos tambin se puede pactar el pago anticipado de la actuacin. Para la contratacin de los actores y el mantenimiento de la compaa, es mejor acercar al mximo el ciclo de explotacin y la gira. En el ejemplo es importante hacer una aproximacin a los posibles ingresos calculando el aforo del teatro (nmero de butacas disponibles) por el precio que vamos a hacer pagar por cada una de ellas y el nmero de funciones. Se han de descontar todas las posibles comisiones y tambin pensar en el nmero de invitaciones a patrocinadores, prensa etc. Podemos utilizar un programa informtico para hacer aproximaciones simples y calcular los posibles ingresos por venta de entradas hasta conseguir el beneficio que equilibre la produccin. En cualquier caso los precios del entorno o de espectculos similares acabarn influyendo en el precio final. A veces el hecho de tener un aforo reducido puede hacer que an llenando el teatro realizar ms funciones provoque un aumento de las prdidas por el componente artesanal de las artes escnicas, que hace que se hayan de movilizar muchos recursos cada vez que tenga lugar un representacin.

2.1.2.

INTERCAMBIOS

Los intercambios son un sistema habitual y factible para conseguir financiacin indirecta ya que, ms que de un ingreso, se trata de una reduccin de costes y, por lo tanto, disminuye el riesgo del proyecto. Se utilizan sobre todo en casos de publicidad y promocin (funciones para prensa, radio, intercambio de entradas por publicidad...), a cambio de la insercin de logotipos en el material publicitario. No obstante, tambin puede ser una aportacin de material necesario o incluso la participacin de artistas en la produccin. La aportaciones en especie suponen una reduccin de costes y pueden ser de mucha utilidad, por ejemplo la cesin de una sala para ensayar, el uso de un taller de escenografa, la cesin de un piano. Algunos teatros ceden su espacio durante un tiempo en residencia para que las compaas acaben sus espectculos, (habitualmente los diseos de luz y sonido) a cambio de una funcin de preestreno o de un cach ms bajo. El hecho de que Ruth Randall sea una directora de mucho prestigio internacional y el tema del fomento a la natalidad puede hacer que algunos artistas de la regin estn dispuestos a actuar por un coste menor que el habitual, aunque posiblemente cueste ms motivarlos para realizar la gira. Quizs podamos ensayar con el coro en la escuela de msica local y tambin realizar all el casting, con lo que nos ahorraremos alquileres de salas y tambin alquiler de piano. Como el evento se realiza en unos das muy concretos hemos de provocar un gran impacto publicitario y por lo tanto ser esencial aliarnos con el medio de comunicacin que tenga ms impacto en la regin a base de intercambios, que pueden concretarse, por ejemplo, en un nmero determinado de entradas para la funcin del preestreno.

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2.1.3.

PATROCINIOS

Aunque se habla mucho de ellos, son difciles de obtener ya que el concepto supone que existe una aportacin mayor a la contraprestacin en especie, por lo que debe darse una coincidencia de intereses y circunstancias. Aunque posiblemente no acabe siendo un patrocinio sino un intercambio, se deben concentrar esfuerzos en algunas empresas que pueden aportar dinero para llevar a cabo algunas acciones de publicidad, como la edicin de programas de mano o la publicidad de calle, aunque finalmente pidan la insercin de su logotipo publicitario. Vale la pena intentarlo.

2.1.4.

MERCHANDISING

En pequea cantidad, estos productos pueden cubrir una parte de los gastos a partir del momento en que se consigue su amortizacin. Por ejemplo, podemos plantear la edicin de un CD en el caso de un concierto o espectculo musical, de un programa de mano, etc. En espectculos donde se mueve un pblico muy numeroso siempre podemos observar los puestos de venta de gorras, camisetas y otros productos, dado que el coste es bajo comparado con el beneficio que puede aportar la oportunidad de tenerlo a la venta el da de la funcin. Sin abandonar esa idea se pueden calcular los costes de la edicin del CD y su posible comercializacin y decidir si incluir esa variable dentro de las fuentes de ingresos y de gastos.

2.1.5.

EXPLOTACIN PARA MEDIOS DE COMUNICACIN

Si el espectculo es viable en estos medios, pueden suponer una aportacin importante. Por ejemplo, la grabacin para televisin puede ser un producto ms de merchandising. En este caso, debe incluirse dicho aspecto en la negociacin de los contratos con los artistas. No parece que pueda ser una fuente de ingresos en nuestro ejemplo puesto que las televisiones locales no disponen habitualmente de capital. Sin embargo pueden ayudarnos a la promocin. Si se consigue que el inters del espectculo trascienda lo local iniciaremos gestiones con varias televisiones para la posible transmisin del evento y recibir ingresos por ello. Contamos con la ventaja que el evento fue transmitido por varias televisiones, como se explica en el enunciado del caso y puede despertar inters el hecho de que se lleve a cabo una nueva produccin en Espaa.

2.1.6.

SUBVENCIONES

Las subvenciones dependern de la normativa y la disponibilidad de las instituciones, y debe estudiarse su viabilidad a fondo antes de empezar el proyecto si su concesin condiciona la financiacin prevista. En un proyecto de este tipo, la dependencia de las subvenciones, aunque a veces es difcil de evitar (especialmente en proyectos de alto riesgo), provoca un efecto perverso porque no es un capital que debiera utilizarse para pagos a corto trmino. En el caso se ha conseguido ayuda del ayuntamiento y parece que tambin el ministerio es sensible a dar alguna aportacin aunque no disponen de capital en este momento. No dejaremos de llamar a la puerta de todas las administraciones locales, regionales y nacionales aunque esos pagos lleguen despus de la realizacin del proyecto y provoquen problemas de liquidez. Con el certificado de concesin de la subvencin, aunque no es un sistema aconsejable, podemos conseguir que una entidad bancaria nos facilite un crdito para hacer frente a algunos pagos. En este caso se deben tener en cuenta los intereses que estos pagos generen.
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Se da frecuentemente el caso de festivales o teatros que participan como coproductores del espectculo, es decir, dentro de su partida de programacin tienen previsto aportar una cantidad para la produccin de espectculos. Suele ser el caso de los estrenos, que aumentan as el prestigio de la institucin. Dependiendo de la cantidad aportada la clasificaremos como subvencin (caso de un festival pblico), intercambio (estreno y aparicin del logo en la publicidad) o patrocinio. Basndonos en todas las posibles fuentes de ingresos organizaremos un plan de financiacin que servir para establecer mecanismos de control y mejora del proceso, sobre todo a partir del momento en que vayan llegando las primeras facturas.

ESTIMACIN DE INGRESOS PLAN DE FINANCIACIN Recursos propios

POSIBILIDADES DE INGRESO PARA LA OBRA DE TEATRO Aportaciones de capital inicial.

FECHAS DE LA FINANCIACIN

Dinero que aporta la productora para hacer frente a los gastos y que intentar recuperar con la explotacin. Venta anticipada de localidades un mes antes del estreno. Ingresos a taquilla el da de la representacin.

Explotacin en temporada

Nmero de funciones por precio medio de la entrada. Espectadores por funcin. Nmero previsto de espectadores. Porcentaje ingresos para la compaa. Nmero representaciones por cach (calculado a partir de los costes que genera la funcin).

Explotacin en gira

Cach que se cobrar despus de la representacin. Coproductor: posible avance del cach. Ahorro en los costes.

Intercambios

Prensa escrita. Radio. Televisin local. Empresas.

Patrocinios

Aportaciones en dinero o aceptacin de facturas de algunos gastos de promocin. Ventas en el vestbulo del teatro y en tiendas de la ciudad. Despus de la representacin y previa presentacin de facturas justificando un importe superior al gasto que se subvenciona. Posibilidades de grabacin de la funcin y su explotacin para TV.

Merchandising

Edicin CD. Otros productos. Ayuntamiento. Otras administraciones.

Subvenciones

Explotacin para medios de comunicacin

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2.2.

ESTIMACIN DE COSTES

Vamos a aportar una lista de algunas variables que pueden aparecer en un proyecto teatral, aunque sin entrar el detalle de su descripcin. En cualquier caso, cabe recordar que es importante definir partidas o conceptos que permitan trabajar cmodamente. Tambin se vern afectados por el tipo de relacin establecida con los integrantes del equipo, es decir, si es personal contratado o profesionales independientes. El presupuesto nos servir para hacer un seguimiento de los gastos e ir acercando las previsiones a la realidad, controlando posibles desviaciones.

2.2.1.

GASTOS DE PERSONAL

Salarios (relacin laboral-nmina) Aquellos a los que decidimos contratar por conveniencias de la produccin. Hay varias frmulas de contratacin que debemos estudiar con un asesor. Podemos establecer una contratacin continua para los ensayos y la temporada y una discontinua para las actuaciones en gira. El rgimen de artistas tiene un estatus especfico dentro de la seguridad social, por lo que debemos asesorarnos correctamente. Personal artstico: actores, msicos.... Personal tcnico: regidor, director tcnico.... Personal administrativo: jefe de produccin, secretara, contabilidad...

No debemos olvidar los seguros sociales. Colaboraciones externas-diseos (factura) Podemos trabajar con algunos profesionales independientes que nos presentarn una factura al finalizar el trabajo. Tanto puede tratarse del mismo director como de los diseadores de luces o sonido. En cualquier caso puede ser una formula conveniente si negociamos bien el precio del servicio, ya que ahorra las gestiones y los costos de la seguridad social. Otros artistas: composicin musical y coreogrfica. Diseo de escenografa, vestuario, luces. Otros, dependiendo del tipo de proyecto: ayudantes, especialistas...

2.2.2.

GASTOS DE PRODUCCIN

Dependen del proyecto especfico, de las necesidades del propio espectculo o de las ideas que aportan los creativos que intervienen en la produccin. Se enumeran los que pueden ser ms importantes: Casting y pruebas Alquiler de servicios y colaboraciones: local, cmara de vdeo, etc.

Autor Derechos de autor. Encargo de obras. Guiones, adaptaciones.

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Construccin y confeccin Escenografa (maquinaria, decorados). Vestuario. Atrezzo, efectos especiales.

Otros Peluquera, maquillaje. Equipos tcnicos: luces, sonido, motores, etc. Electricidad. Locales: ensayos, almacn para guardar escenografa y vestuario... Msica: grabaciones, etc. Otras aportaciones creativas: foto, vdeo, cine... Transportes. Varios.

2.2.3.

GASTOS GENERALES

Aquellos que comporta el mantenimiento de la compaa o de la empresa teatral y su propio funcionamiento, independientemente de la produccin. Una buena parte del personal de la oficina dedicar buenas horas de su trabajo a la produccin en curso. Administracin Telfono, fax. Correos, paquetera. Seguros. Papelera e imprenta. Licencias legales. Contabilidad y auditoras. Gastos de financiacin. Consultas legales y profesionales. Compra de equipos. Formacin y reciclaje. Otros.

Gastos generales y varios Alquileres. Agua, calefaccin. Limpieza. Mantenimiento.

2.2.4.

GASTOS DE MARKETING Y PROMOCIN

Dependern de la campaa prevista y de los posibles acuerdos con algunos medios de comunicacin. Promocin y relaciones pblicas (dietas, viajes...). Diseo grfico: carteles, invitaciones, programas, etc. Diseo de spot y anuncios.
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Anuncios prensa. Envos y distribucin. Reportaje fotogrfico. Vdeo promocin. Promociones adicionales.

2.2.5.

GASTOS DE EXPLOTACIN O GIRA

Al hacer el presupuesto debemos calcular lo que nos cuesta una actuacin, desde los contratos de los artistas para la funcin hasta los traslados de la escenografa o alquileres de materiales. Esto nos servir para calcular nuestro cach. Algunas variable propias de las funciones en gira seran: Viajes: compaa, personal tcnico... Transportes: billetes, alquileres camiones autobuses, etc. Viajes. Dietas: alojamiento, manutencin... Personal adicional: carga, descarga, tcnicos, etc.

2.2.6.

GASTOS COMUNES EN TODAS ESTAS PARTIDAS

Obligaciones tributarias. Imprevistos. Deberamos utilizar un mtodo que nos permita aproximaciones sucesivas a los costes de las variables implicadas en la produccin, para conocer como se ajustan nuestras expectativas de gasto con la realidad en cada momento. La variacin respecto al primer mes en algunos conceptos puede llegar a ser del 10% sobre el total, que debemos tener calculado dentro de los imprevistos. Ese control nos indicar si la produccin nos provoca un dficit o un supervit y con ello podemos adoptar algunas medidas correctivas (aplazar pagos, tramitar crditos bancarios, alargar o reducir la gira, promociones especiales, ms o menos promocin...)

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3.

PROMOCIN Y DIFUSIN

La promocin es un medio de comunicacin y de cambio. Se determinar claramente desde la compaa y con ayuda de profesionales la imagen que se divulgar (carteles, programas de mano, anuncios en los medios de comunicacin), adems de cules son aquellos aspectos que pueden hacer que la oferta de nuestro espectculo se diferencie de las dems existentes en el mercado y, por lo tanto, pueda facilitar nuestro xito y despertar el inters del pblico. Se trabajar en dos lneas de actuacin: por una parte, la difusin del estreno y, paralelamente, se informar a los programadores potenciales que puedan comprar el espectculo. stos son los tiles de la variable promocin: Publicidad. La venta personal. Las relaciones pblicas.

3.1.

PUBLICIDAD

Se trata del conjunto de medios no personalizados por los cuales la empresa tiene que pagar para poder comunicarse con su mercado (pblico potencial). Dado que el espectculo es un evento especial durante unos das determinados y dentro de una campaa, interesa enmarcarlo dentro del impacto que tendrn todas las acciones realizadas para incentivar la natalidad. Utilizaremos la misma imagen pero procurando diferenciarnos a partir de la presencia en la calle. Trabajaremos con el diseador en varias aplicaciones de pster en la que haya una imagen atractiva pero con clase.

3.2.

LA VENTA PERSONAL

Consiste en establecer y continuar en contacto con todos los programadores y/o coproductores con los que se ha tenido relacin. Adems, se intenta encontrar contactos nuevos para abrir nuevos mercados, con la finalidad de vender el espectculo (bolos). Para la venta personal, se utilizan todos los instrumentos posibles: fax, telfono, mailing, correo electrnico, venta directa, entrevista personal. Determinaremos nuestros clientes potenciales entre festivales o teatros a partir de bases de datos actualizadas, y deberamos plantearnos el momento del estreno. El management (venta) puede llevarlo el equipo de gestin de la compaa, o bien se puede encargar a una empresa ajena (a cambio de un porcentaje sobre el cach, en torno al 15%). Es importante que los contactos se inicien antes de estrenar la produccin, para as facilitar la continuidad entre el estreno y el inicio de la gira, cosa que permite sostener los pagos a la plantilla de actores o intrpretes.

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En nuestro caso, al elaborar la base de datos (clientes potenciales) hay un indicador importante: municipios que se encuentre en una situacin semejante, es decir, que quieran potenciar la natalidad. Deberamos estar totalmente informados sobre datos demogrficos, censos, etc.

3.3.

LAS RELACIONES PBLICAS

Son los medios utilizados para promover un producto en los medios sin tener que pagar un anuncio, como por ejemplo los comunicados de prensa, las conferencias de prensa, el tiempo gratuito de antena por radio o televisin y la cobertura meditica. El hecho de que trabajemos con productos de tipo cultural puede hacer ms fcil la repercusin dentro de los medios de comunicacin, pero ello no significa que no deba cuidarse en especial todo lo relacionado con la prensa. Podemos buscar excusas para ser noticia: aniversario, comunicados de prensa, ruedas de prensa, etc. En definitiva, se trata de ocasiones que nos permitan seguir presentes en el mercado incluso despus del estreno, aunque sin llegar a saturar a los medios. Es esencial cuidar al mximo las relaciones con la prensa; debemos facilitarles material informativo y grfico para que cubran la noticia de nuestro estreno. Nuestro dossier de prensa incluir informacin acerca del espectculo, la compaa, los integrantes del proyecto y su trayectoria, adems de toda aquella informacin de que se disponga en el momento (dibujos de la escenografa, etc. ). Tambin es importante incluir artculos o crticas aparecidas en otros medios de comunicacin, pero este no es nuestro caso ya que todava no se habr estrenado. Sin embargo tenemos el precedente de Basilea y sera interesante incluirlo en el dossier.

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SNTESIS

El momento que va desde la primera idea del proyecto hasta decidir su viabilidad es la fase denominada preproduccin, y todas las acciones que se realizan hasta llegar al estreno son las enmarcadas dentro del concepto de produccin. A partir de ese momento y con el producto acabado empieza la explotacin del espectculo. La flexibilidad, adaptabilidad y capacidad de reaccin resultan muy necesarias para trabajar en una produccin, ya que pueden surgir mil imprevistos y slo podremos reaccionar si existe un buen control de todos los factores que entran en juego. Debemos cuidar tanto los aspectos econmicos como los que tienen que ver con las personas que intervienen en el proyecto (cabe recordar que trabajamos con artistas). El mejor modelo de produccin en artes escnicas es aqul que tiende a una diversificacin de las fuentes de ingresos y minimiza o controla los riesgos. Debemos recordar siempre dos caractersticas bsicas que nos van a permitir llevar de una manera ms racional los costes de una produccin: coordinacin, subdivisin de esfuerzos y colaboracin. Para la venta de espectculos, los contactos deben iniciarse antes de estrenar la produccin, para as facilitar la continuidad entre el estreno y el inicio de la gira, cosa que permite la continuidad de la plantilla de actores o intrpretes.

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