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Resumen Capitulo 5 Gilli:

5.1. Elementos y caractersticas de un sistema administrativo

Definicin de Sistema Administrativo: conjunto integrado de los procedimientos


necesarios para concretar en actividades los objetivos de una empresa y adems
generar informacin para el control de los resultados alcanzados.
o Conjunto integrado: indica que no se trata de un sistema aislado.
o Procedimiento: entendemos una secuencia de pasos necesarios para la
concrecin de una operacin.
o Informacin: es la materia prima de la administracin.
Una empresa necesita sistemas administrativos que permitan:
o Realizar las tareas dentro de los trminos previstos, a un mnimo costo y con
un margen aceptable de confiabilidad.
o Disponer de una estructura de datos que posibilite la toma de decisiones
efectivas inherentes a las tareas.
o Asegurar mediante el control del resultado de las operaciones, el
cumplimiento de los objetivos fijados.
El proceso debe realizarse con un anlisis de afuera hacia adentro para determinar de
qu manera la empresa satisface los requisitos del cliente y el entorno.

Elementos Constitutivos:

Flujo de Trabajo: es la base del sistema, lo que hay que hacer, es decir, las acciones
fsicas necesarias para ejecutar los programas de actividades y as asegurar la
concrecin de los objetivos y las estrategias de la empresa.
Flujo de la Informacin: sigue al del trabajo, ya que para que la ejecucin de una
operacin se concrete, se requiere informacin, y a su vez, cada operacin genera
datos que capturados y sistematizados producirn informacin. La informacin
constituye el elemento administrativo por excelencia; sin ella resultan imposibles la
toma de decisiones, la coordinacin entre niveles y reas funcionales, y el control del
flujo de trabajo y del desempeo conjunto de la organizacin.
Personas: son esenciales para que se puedan dar los flujos de trabajo e informacin.
Deben estar ubicadas en distintos niveles y con distintas funciones para capturar,
procesar y transmitir la informacin.
Tecnologa: es necesaria para procesar las tareas y la informacin, es decir, un
conjunto de instalaciones, maquinarias, herramientas, computadoras, medios de
comunicacin, etc.
Los sistemas administrativos no son concebibles sin:
o Trabajos enriquecidos.
o Acceso a la informacin.
o Personas capacitadas.
o Tecnologa apropiada.

5.2 Requisitos del Diseo:

El diseo de un sistema administrativo tiene que satisfacer una serie de requisitos


como: la efectividad, la eficiencia, la calidad, la creacin del valor y la transparencia.
Hay que sealar que no estn exentos de contradicciones.
Efectividad: es hacer las cosas que se deben hacer (Para Peter Drucker), o sea el
enfoque del logro de los objetivos. El objetivo de la organizacin siempre est afuera
de la misma, en los requerimientos y necesidades del cliente, lo cual debe ser
satisfecho para la subsistencia de la organizacin.
Para lograr que se hagan las cosas los sistemas administrativos deben posibilitar la
interrelacin de los distintos sectores y de las diferentes operatorias de la empre de
manera que las tareas se realicen en tiempo y forma.
Eficiencia: es hacer bien las cosas (Para Peter Drucker), es decir que no es suficiente
con hacer lo que corresponde en ciertos trminos; adems, hay que realizarlo
correctamente, en el sentido de utilizar de la mejor manera posible los recursos
aplicados a la produccin o a la prestacin de un servicio.
Su consecuencia es la productividad, es decir la cantidad producida por unidad de
tiempo.
Un sistema administrativo es ms eficiente cuando el diseo permita la ejecucin de la
tarea en menor tiempo por requerir menos pasos, contar con procedimientos ms
simples o usar medios electrnicos, y, adems, con menor costo de procesamiento
electrnico, de personal, formularios y de espacio en archivos, entre otros.
Para Mintzberg el problema reside en el uso que se hace del concepto de eficiencia y
no en la definicin del trmino. Dice que en la prctica, y muchas veces en la teora, se
asocia la eficiencia exclusivamente con los costos econmicos, sin considerar los
costos sociales, y as la eficiencia gana mala reputacin.
Calidad: El concepto tradicional de calidad asociado a la inspeccin del producto al
finalizar el proceso de fabricacin fue modificado drsticamente por Edward Deming,
quien propuso la aplicacin de mtodos estadsticos al control y, adems, que dichos
mtodos fueran enseados a quienes iban a aplicarlos y analizar los resultados de la
medicin.
El mejoramiento de la calidad o mejora continua supone un proceso destinado a elevar
constantemente las especificaciones mediante la fijacin de estndares cada vez ms
altos y extendidos a todas las reas y a todas las actividades de la empresa,
reconociendo que el vnculo que existe entre calidad y satisfaccin del cliente excede
el cumplimiento de las especificaciones del producto o de la prestacin del servicio. As
surgi el concepto de calidad total; asociado a la excelencia empresarial como
bsqueda de lo ptimo a travs de una espiral ascendente para lograr la calidad
absoluta.
El enunciado de "cero defecto" como orientacin para el control de calidad
considerando que, cuando se establece un nivel aceptable de defectos, los empleados
tienden a pensar que ese nivel es 'la norma; en coherencia con esta idea; surgi la
metodologa six sigma que aspira a un nivel de funcionamiento correcto del
99,9997%, es decir, con defectos prcticamente inexistentes.
Para alcanzar la calidad total, las empresas tienen que utilizar la educacin, la
experiencia y la creatividad de su personal; y favorecer condiciones para el
autocontrol, la ampliacin dela tarea (tanto horizontal como verticalmente) y el
fomento del trabajo en equipo.
Creacin de Valor: La aplicacin de la tcnica de mejoramiento de la calidad tiende a
la obtencin de un producto o servicio ptimo pero los mecanismos y acciones
internos de la empresa no son suficientes para apreciar si el propsito se ha logrado.
Lo que en definitiva cuenta es la percepcin del cliente sobre la calidad del producto o
servicio.

El trmino creacin de valor para indicar que lo importante es detectar primero las
necesidades y deseos del cliente como base del diseo de productos y servicios.
Es decir, que crearemos valor aumentando el beneficio que percibe el cliente o
disminuyendo el precio.
Para Porter la cadena de valor incluye las actividades que exigen coordinacin; y la
coordinacin es la adecuada cuando reduce costos, permite mejor control y sustituye
actividades innecesarias o ineficientes.
Esta visin se dirige a los procesos porque cran mayor valor para el cliente,
crecimiento y ms trabajo. A los procesos hay que redisearlos cuidadosamente,
medirlos con precisin y hay que lograr todos los que participan de ellos comprendan
que deben hacer su trabajo pensando en el proceso total. El cliente es quien define el
proceso, y la idea central de un proceso es unir las tareas o actividades individuales
entorno al logro de mayor valor.
La cadena de valor de una organizacin forma parte de un sistema mayor que incluye a
los proveedores, que aportan los insumos, y a los distribuidores, que acercan el
producto al consumidor final.

Transparencia: Las empresas tratan de impulsar programas de tica a partir del


establecimiento de cdigos de entrenamiento.
La formalizacin de pautas de comportamiento puede servir de gua para los
empleados y aclarar la posicin de la empresa frente a determinadas cuestiones, pero
los valores establecidos deben estar integrados a los procedimientos normales de
decisin y se tienen que referir a los procesos crticos, como compras, ventas,
administracin de personal, etc. Asimismo, los sistemas de informacin deben actuar
como soporte y refuerzo de los valores establecidos y servir para su control efectivo
por parte de todos los participantes, es decir, dar transparencia a la operatoria de la
empresa.
El concepto de transparencia est basado en el libre acceso a la informacin sobre
cuestiones sensibles.
Si consideramos el mbito del sector pblico, donde el problema de la corrupcin es
comn, la transparencia se convierte en una cuestin sustantiva.
La mayor transparencia y el ms fcil acceso a la informacin para todos los
ciudadanos y empresas permitirn una mayor competencia, mejores precios para el
sector pblico y barreras para el capricho o la discrecionalidad del funcionario. Dicho
concepto, por supuesto, tambin es aplicable al control de las empresas privadas y de
las organizaciones del tercer sector.

5.3 Pautas de Control Interno:

Definicin de Control Interno: Sistema coordinado de reglas y procedimientos que


sirven como marco de referencia a las decisiones atendiendo a los objetivos y valores
de la organizacin y procurando obtener especficamente tres cosas: la eficiencia de
las operaciones, la confiabilidad de la informacin y la proteccin del patrimonio.
o Eficiencia Operativa: no se puede desasociar de la informacin requerida para
tomar la decisin y efectuar la medicin de los recursos a utilizar. Por otra

parte, si no se protegen los bienes comprometidos en la operacin, se hace


mal uso de los recursos y se pone en peligro la concrecin de dicha operacin.
o Confiabilidad de la Informacin: es la exactitud y la veracidad de los datos
consignados en la contabilidad. Eso es cierto, pero tambin creemos necesario
que la informacin cumpla adicionalmente con los requisitos de claridad,
relevancia, pertinencia, y oportunidad, sin olvidar que debe existir entre la
utilidad que proporcione y el costo de obtenerla.
o Proteccin del patrimonio: en un sentido tradicional mencionaramos los
fondos, las cuentas a cobrar, las mercaderas o los bienes de uso incluidos en
las operaciones de la empresa. En un sentido amplio tendramos que disponer
de procedimientos e informacin para resguardar otros activos, como por
ejemplo: la clientela, el prestigio institucional, el conocimiento y la creatividad
del personal, el know-how tecnolgico y otros intangibles que no
necesariamente se reflejan en la contabilidad financiera.
Elementos Bsicos:
o El comportamiento administrativo: como tcnicas tradicionales para la toma
de decisiones.
o Procedimientos estndar: resulta clara la relevancia que tiene el dselo de los
sistemas administrativos al especificar las prcticas y normas de aplicacin,
incluyendo los soportes de informacin, archivos y registros a utilizar. Es la
eficiencia del control interno, o sea la propiedad del procedimiento
establecido y su adecuada aplicacin.
o Capacidad del Personal: La gente constituye un elemento indispensable para
dar sentida a las estructuras y los procedimientos, y se hace necesario que sea
calificada y capaz de desempearse segn el diseo previsto. Por calificacin
entendemos tanto la educacin formal precia, como el entrenamiento durante
el ejercicio del cargo.
Normas generales y Particulares:
o Separacin de funciones:
o Asignacin de responsabilidades:
o Niveles de autorizacin:
o Seguridad en el manejo de activos:
o Diseo de formularios, archivos y registros:
o Control de formularios y comprobantes:
o Integridad de la informacin:

RESUMEN:

5.1. Elementos y caractersticas de un sistema administrativo


Definicin de Sistema Administrativo: conjunto integrado de los procedimientos
necesarios para concretar en actividades los objetivos de una empresa y adems
generar informacin para el control de los resultados alcanzados.
o Conjunto integrado: indica que no se trata de un sistema aislado.
o Procedimiento: entendemos una secuencia de pasos necesarios para la
concrecin de una operacin.
o Informacin: es la materia prima de la administracin.
Elementos Constitutivos:

Flujo de Trabajo:
Flujo de la Informacin
Personas:
Tecnologa:
Los sistemas administrativos no son concebibles sin:
o Trabajos enriquecidos.
o Acceso a la informacin.
o Personas capacitadas.
o Tecnologa apropiada.

5.2 Requisitos del Diseo:

Efectividad
Eficiencia
Calidad:
Creacin de Valor:
Transparencia

5.3 Pautas de Control Interno:

Definicin de Control Interno:


o Eficiencia Operativa:
o Confiabilidad de la Informacin:
o Proteccin del patrimonio:
Elementos Bsicos:
o El comportamiento administrativo
o Procedimientos estndar
o Capacidad del Personal:
Normas generales y Particulares:
o Separacin de funciones:
o Asignacin de responsabilidades:
o Niveles de autorizacin:
o Seguridad en el manejo de activos:
o Diseo de formularios, archivos y registros:
o Control de formularios y comprobantes:
o Integridad de la informacin: