Click to edit Master UNIVERSIDAD

title style DE PANAMÁ

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y CONTABILIDAD
ESCUELA DE CONTABILIDAD

MAESTRÍA EN CONTABILIDAD

CURSO MC-801 CONTRALORÍA

PROFESORA

LUZ M. TAM G.

2022
1
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Diseño de un Sistema de Control de una
empresa de acuerdo con las etapas y los
informes de actuación.
Integrantes del grupo:

González, María Ríos, Jeanell Saez, Vielka

8-522-124 1-703-1297 8 - 7 4 5 - 11 4 3
2 2
 Introducción
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Sabemos que el sistema de control en una empresa es un

p l a n d e t é c n i c a s y p r o c e d i m i e n t o s e n d o n d e s e p r e v e r á n
todas las medidas administrativas y contables de la
empresa para el logro de los objetivos, con el fin de
salvaguardar los recursos con que cuenta, verificar la
e x a c t i t u d y v e r a c i d a d d e l a i n f o r m a c i ó n p a r a p r o m o v e r l a
e f i c i e n c i a e n l a s o p e r a c i o n e s y p r o p i c i a r l a a p l i c a c i ó n d e
l a s p o l í t i c a s p a r a e l l o g r o d e m e t a s y o b j e t i v o s
p r o g r a m a d o s . D e a q u í l a e f e c t i v i d a d d e l c o n t r o l i n t e r n o
d e p e n d e r á e n g r a n m e d i d a d e l a i n t e g r i d a d y d e l o s
v a l o r e s é t i c o s d e l p e r s o n a l q u e l a d i s e ñ a , a d m i n i s t r a y
vigila el control interno de la entidad. 3 3
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Definiciones de Sistema de Control

“ El control de gestión es un instrumento administrativo creado y apoyado por la dirección de

la empresa que le permite obtener las informaciones necesarias, fiables y oportunas, para

la toma de decisiones operativas y estratégicas”

Un sistema de control en una empresa es una herramienta que permite

controlar, planificar, organizar y automatizar las tareas administrativas de
una organización. Un sistema de gestión analiza los rendimientos y los
riesgos de una empresa, con el fin de otorgar un ambiente laboral más

eficiente y sostenible .”
4 4
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Objetivos de un Sistema de Control
Entre los principales objetivos que busca el control de gesti ón podemos encontrar:

• Proteger los recursos y bienes de los posibles riesgos.

• Garantizar la eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones y facilitar

que los colaboradores cumplan la misión de la empresa.

• Ve l a r q u é a c t i v i d a d y r e c u r s o s c u m p l a n l o s o b j e t i v o s d e l a o r g a n i z a c i ó n .

• Garantizar la evaluación de la gestión en la organización.

• Asegurar la oportunidad y la confiabilidad de la informaci ón.

• Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos.

• Garantizar que el sistema disponga de mecanismos de verificación y evaluación.

• Ve l a r p o r q u e s e d i s p o n g a d e p r o c e s o s d e p l a n e a c i ó n .
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Etapas de un Sistema de Control

1. Definir 2. Determinación 3. Determinación 4. Especificación 5. Evaluación y

Resultados de las predicciones de los estándares del flujo de la aplicación de la
deseados información acción correctiva

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1. Definición de los resultados deseados
El diseño de un buen sistema de control debe iniciarse en función de un objetivo fijado por la
administración, determinando el conjunto de acontecimientos deseables en el futuro. Una vez
más queda demostrada la interacción entre planeación y control. En esta etapa se debe tratar
de que los resultados deseados se expresen en dimensiones cuantificables.

Una vez expresados los resultados de manera cuantificable, deben ser relacionados con las
personas que en forma directa o indirecta tengan que ver con los objetivos fijados por la
administración, ya que el comportamiento humano influye en forma significativa sobre el éxito
de cualquier proceso. Lo adecuado es dividir los objetivos deseados en subobjetivos, para
facilitar los ajustes en las diferentes secciones de la organización y lograr que el personal
participe en la obtención de los resultados.

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2. Determinación de las predicciones que guiarán hacia los
resultados deseados
Es errónea la idea de que el control administrativo consiste exclusivamente en comparar lo efectivamente producido
con lo deseado. Un control administrativo efectivo es el que se preocupa por determinar con anticipación los elementos
de predicción que durante el proceso del control ayudarán a la obtención de los resultados deseados.

Los elementos predictivos son indicadores para detectar desviaciones respecto a lo planeado y corregir oportunamente
las fallas. A continuación se verán algunas formas de definir los elementos predictivos:

a)  Cambios en los niveles medibles de los insumos: si se prevé un cambio en los sueldos, se puede asegurar que
ello implicará un nuevo gasto. Un contrato de compra de materiales va a generar costos futuros y de embarque.

b)  Complejidad del proceso: el grado de complejidad con que se conduce la operación provee una buena base para
determinar lo que habrá de efectuarse; por ejemplo, el número mensual de llamadas por teléfono de una gerencia de
seguros ayudará a pronosticar el trabajo que habrá en los próximos meses.

c)  Síntomas: aunque los síntomas no afectan directamente a los resultados, pueden influir y ayudar a predecir.

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3. Determinación de los estándares de los
elementos predictivos en función de los resultados

Lo que se pretende en esta etapa es fijar el nivel que se considera aceptable y con el cual
se harán las comparaciones. Cada elemento predictivo necesita un estándar en función de
los resultados deseados, de manera que se vea por simple comparación cuando se debe
aplicar una acción correctiva.

Es recomendable que estos estándares sean flexibles; que ante circunstancias especiales
puedan adaptarse. Una compañía puede aumentar su inventario, salirse de su pronóstico o
estándar ante una posible escasez de materia prima.

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Click
4. to edit Master
Especificación title
de flujo destyle
información
El éxito de un sistema de información para ejercer el control administrativo dependerá de aplicar la filosofía de la
calidad del servicio; habrá que preguntarle a cada responsable de las áreas de línea o bien de staff, lo siguiente:
¿Qué indicadores quieres que se te informen?
¿Cada cuándo quieres que se te envíen?
¿Cómo quieres que se te presenten?
Para ello, se necesita distinguir entre dos grupos diferentes de usuarios de la información:
Quiénes toman decisiones dentro de la línea.
Quiénes no toman decisiones dentro de la línea.
Los primeros actúan en forma rápida, ya que son los que tienen mayores conocimientos sobre determinado problema y
sin duda habrán de lograr encauzar determinada actividad.
El flujo de información para el segundo grupo dependerá de la función que cumpla dentro de la organización, ya que
generalmente no está en el campo de la toma de decisiones, sino en planeación o estudio de problemas específicos.
Debe evitarse que el flujo de información origine fricciones entre ambos grupos al participar un miembro del grupo
directivo en algunas acciones correctivas. Lo más importante en esta etapa, independientemente de los canales de
información que se establezcan, es que los administradores estén seguros de la confiabilidad y de la relevancia de la
información que están manejando.
1010
Click
5. to edit yMaster
Evaluación titledestyle
aplicación la acción correctiva

Antes de iniciar la acción correctiva se requiere un análisis de cada elemento predictivo para
detectar dónde se encuentra realmente la falla y no emprender acciones correctivas sin estar
seguros de la efectividad del remedio.

Junto con el análisis anterior se deben evaluar las diferentes acciones correctivas que pueden
emprenderse para solucionar los problemas, discutiendo las ventajas y desventajas de cada
una.

La elección final y aplicación de la acción correctiva deben ser responsabilidad del ejecutivo de
línea, de modo que dicha acción no perturbe la secuencia normal de actividades. En esta etapa,
el administrador debe preguntarse si es imprescindible planear nuevamente; es decir, corregir el
curso de acción actual, en función de la corrección propuesta, de tal forma que la brecha entre
lo presupuestado y lo real se haga cada vez menor.
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¿QUIÉN SE ENCARGA DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN?
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Toda empresa debe
ser gestionada y
controlada de forma
eficiente, siendo
el contralor el
encargado de diseñar,
implantar y mantener el
sistema de control de
gestión en la empresa.
1212
Componentes
Click de
to edit Master title un
style Sistema de Control
Los componentes que debe incorporar un buen Talento
sistema de control de gestión pueden
agruparse de la siguiente Un plan
manera:
de gestión opere.
organización
deimportante
Es el más organización:
de todos los componentes, Prevé de una
humano. Es el componente esencial e indispensable para que un sistema de control
pues nada lograría
en tener a disposición los otros, si el motor que los mueve no opera. Hacen
antemano
parte de este componente cómo se
la motivación, realizarán
la capacitación, las
los incentivos, cosas
el bienestar
que la organización brinda a su personal, vocación de control e identificación con la
social

para llevar a cabo con éxito la gestión

organización, entre otras.

organizacional. También, cuándo se

efectuarán, quién las efectuará y los
controles necesarios. Todo se estructura
de forma articulada en un plan
estratégico o de gestión, o en un plan de
desarrollo.
Recursos físicos: Los recursos físicos
comprenden el hardware, la maquinaria,
el equipo de oficina, las instalaciones y
en general todo lo necesario para poder
operar en condiciones óptimas.

1313
Click to edit Master title style
Componentes de un Sistema de
Control
• Un sistema de información: Otro de los
componentes fundamentales de un sistema de
control de gestión son los sistemas de
información. Comprenden el software que
utiliza cada empresa o los manuales de
procedimientos, funcionales, reglamentos, etc.
• Un sistema de evaluación: Es un instrumento
que ayuda de forma efectiva a los directivos a
utilizar técnicas de administración, planeación,
ejecución y control de gestión de cada una de
las áreas de la institución. Este componente
puede implementarse a partir de un sistema de
evaluación de desempeño. Se le articula con
un tablero integrado de mando que mida los
indicadores de gestión estratégica, táctica u
operativa. También, paralelamente, se pueden
implementar sistemas de evaluación de
riesgos y condensarlos en mapas de riesgos.
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Diseño del Sistema de Control de una
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Empresa

Disponer de un adecuado sistema de control de gestión es un elemento clave para conocer en cada momento

la situación de la empresa. La necesidad de medir todos los procesos en un entorno cada vez más

competitivo; y la velocidad de los cambios provocados por el uso de las tecnologías a todos los niveles,

exigen una corriente de información ágil y perfectamente dimensionada a las necesidades de cada empresa.

Una vez justificada la necesidad de la existencia de un proceso de control continuo dentro de las empresas,

como una de las etapas de la actividad empresarial, y una vez establecidas las características que debe

presentar el mismo, la siguiente pregunta que nos planteamos es ¿Cómo diseñar un sistema de control?

1515
 El Diseño de control
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por áreas de
responsabilidad
Existen una serie de factores que influyen en el diseño de un sistema de control, entre otros podemos destacar
como uno de los principales la necesidad de una definición exacta y clara de la estructura organizativa que
comprenderá entre otros aspectos la división de la empresa en segmentos. La dificultad del diseño del sistema
de control radica en el establecimiento de los niveles de responsabilidad y, por tanto, en el grado de
discrecionalidad para la toma de decisiones en cada uno de los niveles.

Por tanto habría que destacar como factor determinante para un correcto diseño del sistema de control el
conocimiento y la definición clara del poder de decisión que se transfiere a cada responsable en cada centro y,
además, es necesario que el sistema de control esté integrado con la estructura organizativa de forma que los
indicadores escogidos para realizar el control de gestión se definan en función de ella, y los presupuestos y la
evaluación del desempeño de cada centro se realicen en función de sus responsabilidades.

1616

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Ejemplo del Organigrama general y estructura de una
empresa de tamaño medio.
El sistema de control por áreas de
responsabilidad no se podrá implantar
en una empresa donde no esté
perfectamente definido el papel que
juega cada uno de los miembros de la
organización; por ello, es necesario
que esté perfectamente delimitada la
autoridad y responsabilidad de cada
uno.
Este sistema se basa en la existencia
de una persona responsable de lo que
ocurra dentro de cada área, de tal
forma que en un momento dado pueda
explicar las razones que provocaron
ciertos hechos en los cuales el sistema
de control administrativo está
interesado. Ésta es una premisa
sustancial que, si no es totalmente
comprendida en la organización, hace
perder sentido a la aplicación del
sistema de control.
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Sistema de Control
Click to edit Master title style por área
El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de una empresa. Preferentemente debe abarcar las funciones
básicas y áreas clave de resultados como:

• Control de producción: La función del control en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de
costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del producto, aplicando técnicas como estudios de tiempos y movimientos,
inspecciones, programación lineal, análisis estadísticos y gráficas.

• Control de calidad: Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad específica tanto en
materias primas como en los productos terminados; establece límites aceptables de variación en cuanto al color, acabado,
composición, volumen, dimensión, resistencia, etc.

• Control de inventarios: Se encarga de regular en forma óptima las existencias en los almacenes tanto de
refacciones como de herramientas, materias primas, productos en proceso y terminados; protegiendo a la empresa de
costos innecesarios por acumulamiento o falta de existencias en el almacén.

• Control de finanzas: Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en
términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.

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 Sistema de Control
Click to edit Master title style por área
• Control de compras: Esta función verifica el cumplimiento de actividades como:
a) Selección adecuada de los proveedores,
b) Evaluación de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante,
c) Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material,
d) Determinación del punto de pedido y reorden,
e) Comprobación de precios.

• Control de mercadotecnia: Se efectúa mediante el estudio de informes y estadísticas donde se analiza si las metas de
mercadeo se han cumplido o no; comprende áreas tales como ventas, desarrollo de productos, distribución, publicidad y
promoción.

• Control de ventas: Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control. La
función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas y adoptar
las medidas correctivas adecuadas.

• Control de recursos humanos: Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y

cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos de este departamento, aplicando la evaluación al
reclutamiento y selección, capacitación y desarrollo, motivación, sueldos y salarios, seguridad e higiene y prestaciones. 19
19
 Técnicas de un
Click to edit Master titleSistema
style de Control
A continuación se muestra algunas técnicas de control mas comúnmente usadas:

• Presupuesto: Los presupuestos obligan a la planeación y permiten que la autoridad sea delegada sin
perdida de control. Se puede delegar mas libremente la autoridad para efectuar el plan dentro de los límites
del presupuesto.

• Balance General Comparativo: Son especialmente útiles en el control del funcionamiento general de la
empresa. En el puede observarse los cambios que se efectúan y analizarse los desarrollos generales.

• Estado De Ganancias Y Pérdidas: Los estados de ganancias y perdidas comparativos permite al

gerente localizar dificultades y ponerles remedio.

• Auditoría Administrativa: Es la confrontación periódica de la planeación, organización, ejecución y

control administrativo de una compañía. Revisa el pasado, presente y futuro de empresa. Además, chequea
las diferentes áreas de la compañía con el fin de verificar si están logrando el máximo resultado de sus
esfuerzos.
2020
Técnicas
Click de un
to edit Master title Sistema
style de Control
• Auditoría Financiera: Se realiza para hacer comprobaciones de la exactitud de los registros, y al
mismo tiempo revisa y evalúa los proyectos, actividades y procedimientos de la empresa.

Permite hacer comparaciones entre lo que se esperaba lograr (estándar) y lo que en realidad está
logrando. Pone en evidencia cualquier desviación y se ofrecen sugerencias de acciones correctivas.

Este tipo de auditoria de registros contables y reportes de la misma área, debe ser realizada por una firma
externa de contadores públicos.

• Reportes – Informes: Son todos aquellos que facilitan el proceso de control, ejemplo reportes de
producción, informes de embarque, reportes financieros etc. El estudio de los datos que ellos arrojan y
su comparación con otros reportes similares, ayudan al gerente a la toma de decisiones y a un mayor
conocimiento del estado de la empresa.

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Informes de Actuación
Click to edit Master title
Son los informes que se presentan al
style
director de un centro de
responsabilidad y en el que se
reflejan los resultados reales del
centro, en comparación con los
presupuestados.

En estos informes debe excluir la

información que no ayude a ejercer
el control administrativo, de manera
que lo informado ofrezca datos que
faciliten la administración por
excepción por parte de los
responsables. Por otro lado, que
sean oportunos, o sea, que se
emitan a tiempo para que se
apliquen las acciones correctivas en
el momento preciso.
Modelo de Informe de Actuación del área de tecnología de una
empresa 2222
Click to edit Master title style

Modelo de Informe de actuación del área de Taller Modelo de Informe de actuación del área de 2323
de una empresa Bienes de una empresa
 Modelo de Informe de análisis departamental de una empresa
Click to edit Master title style
.

24
 Conclusión
Click to edit Master title style
Cuando las organizaciones se administran sin apoyarse en sistemas de control
administrativo, no se tiene información importante y por ende, el control necesario para
detectar a tiempo las desviaciones y tomar las acciones correctivas con oportunidad.

Debemos recordar que, cuando en las organizaciones los sistemas financieros, humanos,
contables, de mercadotecnia, de calidad de producción, etc. no controlan su funcionamiento
adecuadamente, tienden al caos. De ahí que, para las empresas, el reto de poner en
práctica sistemas de control administrativo sea imperioso, especialmente en un panorama en
el que la formación de bloques económicos y la competitividad se incrementan.

Las empresas deben aumentar su capacidad organizacional para poder responder a su

entorno, o tratar de desarrollar una capacidad de control de gestión gerencial que disminuya
la complejidad de ese medio ambiente. Se exige que los gerentes y administradores estén
cada día mejor entrenados y visualicen métodos que balanceen el grado de complejidad
ambiental y organizacional.
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