09/01/2015

Laboratorios Garden House

Oracle Hyperion Planning & Budgeting Cloud Service

Planning Cloud Service 11.1.2.3

Sistema de Planificación de Presupuesto

Auctus SpA.
EPM & BI Experts
auctus@auctus.cl

AUCTUS SpA
San Pio X 2460 of. 601 Comuna Providencia Santiago – Fono:EPM & 2BI2755968
(+56) Services
06/07/2012
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Contenido
CONTROL DE VERSIONES.................................................................................................................. 5

PANORAMA GENERAL ........................................................................................................................ 6

Propósito del documento.................................................................................................................... 6

SITUACION ACTUAL – GENERALIDADES .......................................................................................... 7

Descripción del contexto .................................................................................................................... 7

Oportunidades de mejora ................................................................................................................... 8

OBJETIVOS DEL PROYECTO .............................................................................................................. 9

SOLUCION PROPUESTA ................................................................................................................... 10

Alcance ............................................................................................................................................ 10

Aplicación HPBCS ........................................................................................................................... 12

Sistematización ................................................................................................................................ 12

Diagrama de contexto ...................................................................................................................... 12

DISEÑO DE LA SOLUCIÓN ................................................................................................................ 13

Especificaciones Generales ............................................................................................................. 13

Estructura de la aplicación ............................................................................................................... 14

Estructura de las Dimensiones ......................................................................................................... 14

Año ............................................................................................................................................... 14

Periodo ......................................................................................................................................... 15

Métrica.......................................................................................................................................... 15

Escenario ..................................................................................................................................... 16

Versión ......................................................................................................................................... 16

Cuentas ........................................................................................................................................ 18
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Dominio ........................................................................................................................................ 18

Centro de Costos .......................................................................................................................... 19

Entidad ......................................................................................................................................... 19

Moneda ........................................................................................................................................ 19

Variables de Sustitución ................................................................................................................... 20

Formularios ...................................................................................................................................... 21

Reglas de Negocio ........................................................................................................................... 21

Seguridad......................................................................................................................................... 21

Listas de Tareas............................................................................................................................... 22

Interfaces o Iteraciones con otros Sistemas ..................................................................................... 22

Integración de cifras reales y de Presupuesto vía HDM. ............................................................... 22

Salidas de información (Reportabilidad) ........................................................................................... 22

Firma de Conformidad...................................................................................................................... 23

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Contenido de imágenes
Imagen 1: Proceso Actual ..................................................................................................................... 7
Imagen 2: Diagrama de Contexto ....................................................................................................... 12

Contenido de tablas
Tabla 1: Dimensiones de la aplicación ................................................................................................ 14
Tabla 2: Variables de sustitución......................................................................................................... 20

Contenido de archivos
Archivo 1: Dimensión de Año ............................................................................................................. 14
Archivo 2: Dimensión de Periodo ....................................................................................................... 15
Archivo 3: Dimensión de Métrica ........................................................................................................ 16
Archivo 4: Dimensión Escenario ......................................................................................................... 16
Archivo 5: Dimensión Versión ............................................................................................................ 16
Archivo 6: Dimensión Cuentas. .......................................................................................................... 18
Archivo 7: Dimensión Dominio ........................................................................................................... 18
Archivo 8: Dimensión Centro de Costos ............................................................................................. 19
Archivo 9: Dimensión Entidad ............................................................................................................ 19
Archivo 10: Dimensión Moneda. ......................................................................................................... 20

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CONTROL DE VERSIONES

Resumen de los cambios

Fecha Elaboró Revisó
mayores

Griselda
1.0 08.01.2015 Leonardo Ramos Elaboración del Documento
Avendaño

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PANORAMA GENERAL

Propósito del documento

El propósito del presente documento es detallar los requerimientos técnicos y del negocio que tiene
Garden House para el proyecto “Sistema de Planificación de Presupuesto”, con el fin de
corroborar que toda la información expuesta durante la fase de análisis y diseño ha sido debidamente
entendida por todos los participantes en la implementación del proyecto.

El presente documento servirá como base para diseñar la solución que mejor satisfaga los
requerimientos del cliente aquí expuestos y para planear a detalle las actividades necesarias para la
implementación exitosa de este proyecto.

Por lo anterior, la solicitud futura de algún requerimiento adicional puede representar un impacto en los
tiempos estimados de finalización, requerir recursos humanos y/o materiales adicionales así como
implicar el rediseño de la solución con la consecuente pérdida de trabajo que conlleva.

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SITUACION ACTUAL – GENERALIDADES

Descripción del contexto

Para propósitos de la primer fase y a la cual está dirigido este documento, el proceso que actualmente
se sigue para la generación de datos reales y presupuesto proviene de dos fuentes de datos
relacionales, la información de los reales proviene de QAD, transaccional donde se registran todas las
operaciones de GH, de dicho sistema cada mes, se extraen reportes preliminares estáticos para
analizar y corregir dicha información, una vez corregidos dichos estados financieros nuevamente se
ejecuta el proceso de re-cálculo de dichos reportes, proceso que puede ser bastante largo e iterativo.

Para el proceso de generación de presupuestos se realiza a través de BMS (Budget Management

Support) desarrollo interno que ha permitido hasta ahora generar distintas versiones y dos escenarios
de presupuesto, pero que complica la comparación de cifras entre escenarios y vs cifras reales a pesar
de contar con la estructura homogenizada entre ambas bases de datos.

Imagen 1: Proceso Actual

Derivado del proceso anterior es necesario generar un proceso sistematizado que concentre todos los
subprocesos anteriores para poder valorizarlos en el presupuesto financiero segmentado en los 3
principales procesos requeridos para poder ejecutar el control presupuestario.

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Oportunidades de mejora

A través de la implementación de Hyperion Planning & Budgeting Cloud Service se pueden mejorar los
procesos actuales de seguimiento del presupuesto, a continuación se enumeran las oportunidades de
mejora que el negocio podrá ganar con esta implementación:

Se cuenta con un repositorio centralizado para el resguardo de la información, tanto de cifras

reales como presupuesto y cada una de sus versiones.

Plataforma web única de acceso estándar para todos los usuarios, generando certeza en la
generación de cifras para la toma de decisiones.

Se podrán generar diversas versiones que reflejen cambios por efectos macroeconómicos o
situaciones inesperadas en la gestión diaria.

Generar cifras de información a largo plazo y generar tendencias.

Reportes pre-definidos por los usuarios permitirán su sistematización y podrán posteriormente,
actualizarse en línea.

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OBJETIVOS DEL PROYECTO

En este apartado se detallarán los objetivos que el implementador tiene como metas para poder llevar
con éxito durante el desarrollo del sistema, tomando como base experiencias previas y conocimiento
en área presupuestal, dichos objetivos son medibles en el tiempo y están implícitos en la carta Gantt
entregada a Garden House.

Implementar un sistema que permita la carga masiva de información tanto de información real
como presupuestos y todas las versiones del mismo.
Diseño de la herramienta flexible para modificar la planificación conforme a las necesidades y
contingencias de Garden House, mediante la creación de diferentes escenarios y versiones.

Facilidad para evaluar distintos escenarios (Ejecutado, Presupuesto, Var Ejecutado vs Ppto).

Reducción de tiempo de procesamiento y respuesta en el ciclo de planeación.

Mejorar la calidad y productividad en el análisis financiero a través de la reducción de

movimientos manuales y manipulación de los datos.

Generar una carga masiva automatizada de rápido procesamiento.

Establecer una base histórica a partir de 2013.

Mejorar la capacidad de apoyo a la toma de decisiones al contar con información clara y

oportuna.

Reducir tiempos de procesamiento, que actualmente alcanzan los 30 minutos por reporte.

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SOLUCION PROPUESTA
De acuerdo a los objetivos detallados previamente, expectativas del negocio y panorama actual bajo el
cual se trabaja, Auctus propone la adaptación de la herramienta Oracle Hyperion Planning &
Budgeting Cloud Service, herramienta que fue elegida por Garden House para así convenir y
satisfacer sus necesidades.

Alcance
El alcance del proyecto sirve para definir los límites del proyecto dentro de la construcción, soporte y
salidas de información así como para especificar puntos que no estén clarificados en la sección de
análisis o diseño, pero que sin embargo puedan ser puntos sensibles dentro del desarrollo del
proyecto.

Por parte de Auctus se definen los siguientes compromisos y limitaciones al momento de desarrollar el
proyecto “Sistema de Planificación de Presupuesto”.

Aplicación.
Desarrollar la solución Web de HPBCS versión 11.1.2.3.
Una sola aplicación que se llamará GH
Un Primer Plan Type (Base de Datos) con posibilidad de agregar otro más en una futura
etapa:
Reglas de Negocio básicas de Consolidación de datos, Borrado de Datos y
Eliminaciones.
Acceso para usuarios del área de TI, Control de Gestión y Contabilidad

Recursos.
Proveer de un recurso técnico y/o funcional con experiencia en implementaciones
previas de la herramienta que conozca y entienda de necesidades de negocio.
Disponibilidad de trabajo de los consultores, “Onsite” o remotamente durante las etapas
de construcción, información de salida, documentación, capacitación y pruebas.
Líder de Proyecto para administrar el proyecto y sus desviaciones.
Comité directivo para la toma de decisiones

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Proyecto
Cumplir con las fechas establecidas en carta Gantt
Apegarse a las definiciones proporcionadas por el cliente en el documento de análisis
Apegarse a lo estipulado en la propuesta comercial sobre servicios contratados.
Seguimiento para el cumplimiento de Hitos
Entrega de documentación que detalle los procesos de HPBCS. (memoria técnica)
Capacitación de usuarios clave y usuarios de carga de datos.

Limitaciones
No será responsabilidad de implementador la calidad del dato cargado a la aplicación
como input.
La carga masiva de datos estará a cargo del cliente.
Auctus sólo proporcionara el “know-how” y acompañamiento para las cargas masivas
de información.
La interfaz entre el ERP y Hyperion se realizará únicamente por HDM (Hyperion Data
Management), utilidad que forma parte de HPCS para cargas masivas de información a
través de flat files.
Los cambios que se hagan a la construcción o solicitud de cambios de definición
plasmadas en este documento, deberán ser evaluadas en tiempo y costo para medir el
impacto.
Para esta primera etapa, la solución se apegará a un solo plan type.
La solución estará basada 90% en Smart-View para visualización y análisis de datos.
Los usuarios podrán crear visualizaciones Ad-hoc para dichos propósitos y
almacenarlos en la nube para futuras referencias.

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Aplicación HPBCS
Es un aplicación con herramientas tecnológicas con funcionalidad predefinida; es decir; una
base de datos que permita el acceso y el nivel de detalle que se requiere para analizar la
información y una plataforma web que pueda ser accesible a todos.
Concentra y gobierna datos en una fuente única para evitar reproceso de la misma.
Permite la sistematización total o parcial del proceso.
La versión 11.1.2.3 es la más actualizada en el mercado.

Sistematización
Se hará una sistematización de los procesos de acuerdo a las necesidades de procesamiento de
información que para esta etapa se requiera.
Definición de reglas de negocio (cálculos), se sistematizarán las reglas de negocio
particulares, las cuales estarán definidas a detalle en la parte de “Diseño” de este documento.
Carga de datos reales desde QAD y carga de cifras de Presupuesto provenientes de BMS a
través de HDM.

Diagrama de contexto
El siguiente diagrama resume a nivel gráfico lo expuesto en los puntos anteriores.

Imagen 2: Diagrama de Contexto

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DISEÑO DE LA SOLUCIÓN

Especificaciones Generales
Realizado el análisis de la información y de acuerdo a los niveles de detalle de los datos requeridos
por Garden House se creará la aplicación dentro de Hyperion Planning Cloud con las siguientes
características.

Aplicación: Se construirá una aplicación para el desarrollar el control presupuestario la cual se

llamará
• GH
Plan Type: Un solo plan Type (en esta etapa) que contendrá todos los procesos, estructura y
reglas de negocio.
• Plan Type 1

Para todas las dimensiones se construirá un miembro “No Aplica” (Con excepción de “Año”, “Periodo”,
“Escenario”, “Versión”). El nombre de este miembro será “NA” + “_” +“Nombre de la Dimensión”. Estos
miembros son de utilidad en los casos en los que es necesario ingresar información que no esté
directamente relacionada con alguna dimensión.

NA_ Cuenta
NA_ Dominio
NA_ Metrica
NA_Centro_Costo
NA_Entidad

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Estructura de la aplicación
La aplicación contendrá 10 dimensiones, con las cuales se cumple el objetivo de poder gestionar el
control del presupuesto. El listado de los miembros dentro de cada una de las dimensiones tendrán
alias español y los montos podrán ser ingresados en CLP, COP, MX, UF, USD PYG, PEN.

A continuación se detallan las dimensiones que se construirán

Nombre Definición
Years: Desde el 2013 al 2018
BegBalance (periodo para datos anuales), 12 meses, más 4 cuatrimestres, 6 Bimestres, 2 Semestres y Un
Periodo:
año total.
Métrica: Descripciones para identificar los montos, i.e: (Eliminaciones, Ajustes, Input)
Escenario: Desglose de los escenarios que se manejarán en la aplicación:
Versión: Trabajo, 5 Borradores y 1 Oficial
Cuentas: 1580 ctas aproximadamente en estructura de árbol para Activos, Pasivos, Patrimonio y EERR
Dominio: 23 Dominios sin estructura de árbol + 3 estructuras alternas
CentroCosto: 245 Centros de Costos sin estructura de árbol, sin estructura alterna.
Entidad: 60 Entidades sin estructura de árbol sin estructura alterna
Moneda: 9 Monedas de ingreso de datos y 7 Monedas de visualización
Tabla 1: Dimensiones de la aplicación

Estructura de las Dimensiones

En esta sección se detallarán los estándares que se utilizarán en la nomenclatura de los nombres y
descripción de los miembros y todas las dimensiones serán creadas en español.

Año
Esta dimensión se mantendrá tal cual la crea Hyperion Planning por defecto. (FYXX, donde
“XX” representa el año. FY14, FY15, FY16) por tanto no es posible cambiarla.
Se crearán los años desde el 2013 al 2018. Posteriormente el administrador podrá aumentar la
cantidad de años necesarios.
Los alias de esta dimensión serán el año completo, ejemplo: FY14 = 2014.
Se asociará a los años variables de sustitución, las cuales funcionan como parámetros del
sistema para indicar cuál es el año actual, el año pasado y el siguiente año en los cálculos.

Dimension-Años.xlsx

Archivo 1: Dimensión de Año

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Periodo

Esta dimensión Hyperion Planning la crea por defecto y detalla los periodos de tiempo.
Contiene 13 miembros nivel 0 y agrupadores para trimestres y total del año.
Los 13 miembros nivel 0 se componen de los doce meses y de un miembro llamado
“BegBalance” que sirve para almacenar información que no aplica mensualmente. El miembro
BegBalance es hijo directo de “Periodo” y no está debajo de ningún totalizador.
Los miembros correspondientes a los trimestres se llamarán: T1, T2, T3 y T4.
El totalizador que estará debajo del nombre de la dimensión será “Año Total”.
Todos los miembros de la dimensión tendrán el signo de consolidación “+”.
Los trimestres y “Año Total” serán etiquetados como “DynamicCalc”, por tratarse de una
dimensión densa.
Se agregará una Jerarquía alterna para crear periodos bimestrales y Semestrales

La estructura de esta dimensión se detalla en el siguiente documento.

Dimension-Periodo.xl
sx

Archivo 2: Dimensión de Periodo

Métrica
Esta dimensión concentra el tipo de dato que se ingresará o calculará, se podrá identificar cual es la
naturaleza del monto y sus descripciones, a continuación se detalla su contenido:

Características: Conceptos para diferenciar el tipo de monto.

• Monto Total
Input
Eliminaciones
Ajustes

La estructura de estas dimensiones se detalla en el siguiente documento.

Dimension-Metrica.xl
sx

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Archivo 3: Dimensión de Métrica

Escenario
Esta dimensión detalla los distintos escenarios necesarios para el ciclo de presupuestos, así como
también las variaciones absolutas y porcentuales entre ellos.

El signo de consolidación de todos los miembros será “ignore” (~) y el nombre de la dimensión
será definido como “LabelOnly”.
Los escenarios definidos para este cubo son:
• Real
• PO1
• PO2
La estructura de esta dimensión se detalla en el siguiente documento.

Dimension-Escenario.
xlsx

Archivo 4: Dimensión Escenario

Versión

Dentro de esta dimensión se guardarán las versiones que servirán para poder generar diferentes
adaptaciones de cada escenario.

El signo de consolidación de todos los miembros será “ignore” (~).

El nombre de la dimensión será definido como “LabelOnly”. Lo que no permite guardar ningún
dato a ese nivel específico.
Las versiones no son sumables entre si

La estructura de esta dimensión se detalla en el siguiente documento.

Dimension-Version.xl
sx

Archivo 5: Dimensión Versión

Para garantizar que las versiones cumplan el propósito de poder tener registro de cada proceso, la
administración de las versiones se hará según se detalla a continuación:
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Todos los cálculos podrán ejecutarse para todas las versiones excepto “Oficial”
El copiado entre versiones debe ser únicamente gestionado por el administrador de la
aplicación.

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Cuentas

Dentro de esta dimensión estará detallado el catálogo de cuentas para Balance y Estados de
Resultados

Los nombres de los miembros serán el código para mantener la relación con los sistemas
transaccionales.
El alias de los miembros será la concatenación entre el código de la cuenta + la descripción,
ejemplo: “111900_ACTIVO CIRCULANTE”.
El signo de consolidación para todas las cuentas será (+).

La estructura de esta dimensión se detalla en el siguiente documento.

Dimension_Cuentas.
xlsx

Archivo 6: Dimensión Cuentas.

Dominio

En esta dimensión se encontrarán los dominios, los cuales sirven como base para asociarse con los
Centros de Costos y Entidades

23 Dominios sin estructura de árbol

3 estructuras alternas para poder agrupar los dominios de:
• Farmacéutica
• Comercial
• Y Consolidado GH
Un “Total Dominio” de la cual estará todos los dominios listados
Al número del Centro de Costo se le agregará al inicio “D_” para poder diferenciarlo de aquellas
coincidencias que existiesen con Centro de Costos o Entidad, ejemplo D_1000
Todos los miembros serán “Store” para agilizar los cálculos y guardado de información.
La estructura de esta dimensión se detalla en el siguiente documento.

Dimension-Dominio.xl
sx

Archivo 7: Dimensión Dominio

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Centro de Costos

En esta dimensión se crearan los Centros de Costos que a su vez podrán ser asociados a los
dominios.

245 Centros de Costos

No tendrá estructura de árbol ni jerarquía alterna como agrupador.
Al número del Centro de Costo se le agregará al inicio “CC_” para poder diferenciarlo de
aquellas coincidencias que existiesen con Dominio o Entidad, ejemplo CC_1000

La estructura de esta dimensión se detalla en el siguiente documento.

Dimension-CC.xlsx

Archivo 8: Dimensión Centro de Costos

Entidad

Esta dimensión contendrá todas las entidades de GH y podrá ser combinada con la dimensión Dominio
y Centro de Costos.

60 Entidades
No estará como estructura de árbol ni contendrá jerarquía alterna como agrupador
Al número de Entidad se le agregará al inicio “E_” para poder diferenciarlo de aquellas
coincidencias que existiesen con Dominio o Centro de Costos, ejemplo E_1000

La estructura de esta dimensión se detalla en el siguiente documento.

Dimension-Entidad.xl
sx

Archivo 9: Dimensión Entidad

Moneda
Esta dimensión contiene las monedas que GH utiliza en los diferentes dominios, la moneda de
consolidación total será USD y CLP, además de también poder ver todo consolidado en la moneda
local, incluso los ajustes que ahora solo se ingresan en CLP.

16 monedas, 10 monedas input y 6 monedas de visualización, ejemplo Input_USD y USD

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Todos los miembros serán store

La estructura de esta dimensión se detalla en el siguiente documento.

Dimension-Moneda.xl
sx

Archivo 10: Dimensión Moneda.

Variables de Sustitución
Es necesario definir Variables de Sustitución para aquella información que cambia con frecuencia en la
aplicación, de esta forma tanto los reportes como formularios y cálculos se actualizarán en forma
dinámica.

Las variables que se crearán en la aplicación son las siguientes: en caso de requerir más según las
necesidades de almacenamiento de la BD podrán ser incorporadas durante la construcción

Variable Valor Descripción

&LastYr FYXX Inicialmente será 2013
&CurrYr FY14 Año Actual (Con este año se poblará de datos el
cubo inicialmente)
&NextYr FY15 1er año siguiente
Tabla 2: Variables de sustitución

El valor de las variables deberá ser actualizado por el administrador de la base de datos.

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Formularios
Dentro de la aplicación se definirán formularios de ingreso de parámetros únicamente, dichos
formularios podrán contener la siguiente información

Ingreso de Tipos de Cambio

Tabla de Asociación Dominio, Entidad, Centro de Costos
Formularios creados por los mismos usuarios administradores.
Formularios de Visualización

Reglas de Negocio
Hasta el momento de la elaboración del documento se identificaron reglas de cálculo específicas pues
casi toda la información vendrá dada como input, los posibles cálculos a construir son:

Consolidaciones de información tanto para Reales como Presupuesto

Consolidación de Eliminaciones
Generación de Agrupaciones por Gestiones
Borrado de Datos
Copiado entre versiones
Limpieza de datos previa a carga masiva

Si dichas reglas de negocio necesitaran ser más detalladas o incorporarse nuevas podrá hacerse
durante la construcción siempre y cuando cumplan con el objetivo de la primer fase y no conlleve
logística de negocio adicional a la explicada en las reuniones de análisis.

Seguridad
Para esta primer etapa se definieron 2 usuarios administradores (Para Control de Gestión y TI),
teniendo acceso total a todas las características del producto y 1 usuario de Contabilidad (pendiente
de definir accesos) teniendo acceso limitado a las características del producto, para esta primer etapa
no se requerirá definición de seguridad a nivel de matriz de procesos o de dimensiones.

De ser requerida deberá ser considerada como un cambio de alcance a dicho documento.

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Listas de Tareas
Las listas de tareas dentro de Hyperion Planning representan el camino a seguir para que un usuario
pueda seguir un flujo de trabajo y completar tareas, además funciona como monitoreo de avance, se
asignan fechas de cumplimiento y recordatorios vía e-mail1 de tareas retrasadas o por vencer, también
ayuda con la implementación de las aprobaciones de un nivel jerárquico a otro o de un área a otra.

Esta característica podrá ser desarrollada la etapa de construcción si es que no impacta en tiempo y
costo los tiempos del proyecto.

Interfaces o Iteraciones con otros Sistemas

Para el desarrollo de este proyecto se tiene contemplado una interfaz vía HDM.

Integración de cifras reales y de Presupuesto vía HDM.

Es necesidad de Garden House tener la carga de los datos reales y presupuesto cargados en
Hyperion Planning, para ello se tiene contemplado desarrollar reglas de carga automatizadas que
ayuden con esta tarea a los usuarios.

Hyperion Planning Cloud Service incorpora una funcionalidad llamada Hyperion Data Management, la
cual funciona para integrar cifras provenientes de otros sistemas transaccionales o desde Microsoft
Office Excel vía archivos planos, (.txt, .csv, etc) los cuales sólo sirven para cargar datos previamente
transformados.

Esta herramienta elimina tiempo de procesamiento y evita que el usuario interactúe con la
manipulación de las cifras proveyendo a través de simples reglas de transformación la carga directa a
la base de datos, la cual puede ser inclusive programada para ejecutarse durante las noches.

Es necesario que el archivo que deba cargarse con la información cumpla con al menos características
mínimas de formato, las cuales será responsabilidad de Auctus proveer a Garden House así como
también la capacitación técnica (Know-How) al respecto.

Salidas de información (Reportabilidad)

A la entrega de este documento aún no se tiene claridad de los reportes de salida que los usuarios
requerirán como vistas fijas o dinámicas de extracción de información.

1
Para mayor información sobre este punto revisar el apartado llamado Notificaciones Vía Mail de este documento.
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Firma de Conformidad
Nombre Empresa Área Cargo Firma de Conformidad
Nestor Silva Garden House

José Carrasco Garden House

Rodrigo Fernández Garden House

Leonardo Ramos Auctus Consultoría Gerente de Proyectos

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