Reglamento Caja Chica

SERVICIO NACIONAL DE PATRIMONIO DEL ESTADO (SENAPE)
DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (DAF)

UNIDAD FINANCIERA
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y SISTEMAS (UPS)
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REGLAMENTO DE FONDO ROTATIVO, CAJA CHICA
Y GASTOS ADMINISTRATIVOS
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES
Artículo 1. (Definición).
El Reglamento del Fondo Rotativo, Caja Chica y Gastos Administrativos es el conjunto de

normas administrativas internas, destinadas a regular la asignación, manejo y cierre del Fondo
Rotativo y Caja Chica del Servicio Nacional de Patrimonio del Estado (SENAPE).
Artículo 2. (Ámbito de aplicación).
El presente Reglamento es de uso y aplicación obligatoria por todas las direcciones, unidades,
Asesoría General, Unidad de Auditoria Interna y oficinas Distritales del interior del país.
Artículo 3. (Base legal).
La siguiente es la base legal que respalda las operaciones con el Fondo Rotativo y fondos de
Caja Chica:
 Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales (SAFCO) de 20 de julio de 1990 y

sus decretos supremos reglamentarios
 Normas Básicas de los sistemas de Presupuesto, Contabilidad Integrada, Tesorería y, Control
Interno
 Texto Ordenado del Decreto Supremo 27328 de 31 de enero de 2004, y su reglamento
 Decreto Supremo Nº 21364 de 13 de agosto de 1986, artículo 25, que detalla los gastos no
reconocidos como obligaciones del Estado
 Decreto Supremo Nº 24051, artículo 3 inciso c), párrafo 5º
 Decreto Supremo Nº 21532, artículo 10, que establece la retención de impuestos
 Reglamento Específico del Sistema de Presupuesto (RE-SP) del SENAPE, aprobado mediante
Resolución Administrativa Nº 143/07 de 24 de mayo de 2007
 Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada (RE-SCI) del SENAPE,
aprobado mediante Resolución Administrativa Nº 125/07 de 6 de noviembre de 2006
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Reglamento de Caja Chica Julio 2007
UNIDAD FINANCIERA
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Artículo 4. (Revisión y actualización).
El presente Reglamento será revisado y actualizado por lo menos una vez al año, labor que
estará a cargo de la Unidad de Planificación y Sistemas de la Dirección Administrativa y
Financiera (DAF). El trámite de compatibilización, aprobación y difusión estará a cargo de la
DAF.
Artículo 5. (Responsabilidades).
Por la administración del Fondo Rotativo:
 Director General Ejecutivo, responsable de autorizar la apertura, funcionamiento y cierre

del Fondo Rotativo
 Director Administrativo y Financiero, responsable de supervisar y administrar el Fondo
Rotativo
 Contador, responsable de ejecutar los gastos con cargo al Fondo Rotativo
Por la administración de fondos de Caja Chica:
 Director Administrativo y Financiero:

o Cumplir y hacer cumplir el presente Reglamento
o Tramitar, mediante Resolución Administrativa la apertura, funcionamiento y cierre
de fondos de Caja Chica
o Verificar la apropiación correcta de los gastos y partidas presupuestarias
correspondientes
 Unidad Financiera:
o Cumplir y hacer cumplir el presente Reglamento
o Asignar fondos de Caja Chica con recursos del Fondo Rotativo
o Establecer el monto límite de Caja Chica en el SIGMA
o Crear usuarios SIGMA para los servidores públicos designados responsables del
manejo de Caja Chica
o Autorizar en el SIGMA las solicitudes de fondos de Caja Chica
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UNIDAD FINANCIERA
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o Aprobar en el SIGMA la reposición de gastos de Caja Chica, previa verificación de
descargos
o Aprobar en el SIGMA la rendición final de fondos de Caja Chica.
Artículo 6. (Incumplimiento).
El incumplimiento de la presente normativa generará responsabilidades de acuerdo a lo

establecido en el Capítulo V de Responsabilidades por la Función Pública de la Ley 1178, el
Decreto Supremo Reglamentario 23318-A y el Decreto Supremo 26237 modificaciones al D.S.
23318-A.
CAPITULO II
ADMINISTRACION DEL FONDO ROTATIVO
Artículo 7. (Objetivo).
Contar con recursos financieros en la cuenta corriente fiscal del SENAPE, para efectuar los
siguientes gastos, que no pueden ejecutarse a través del SIGMA por no contar con Beneficiario
Directo:
 Apertura y reposición de Caja Chica de Bs………………. El cual se manejará de acuerdo a su

propia normativa establecida en el presente reglamento
 Pago de pasajes terrestres o aéreos
 Pago de viáticos (partida presupuestaria 22200)
 Gastos judiciales sujetos a rendición de cuentas (partida presupuestaria 26200)
 Pagos al personal de seguridad y vigilancia (partida presupuestaria 26400)
 Pago de refrigerio y gastos administrativos (partida presupuestaria 31110)
 Pago de alimentación de canes (partida presupuestaria 31200)
 Otros gastos de urgencia que sean debidamente autorizados mediante Resolución
Administrativa del Director General Ejecutivo
Artículo 8. (Techo financiero).
El techo financiero del Fondo Rotativo corresponderá al 5% de la cuota mensual otorgada en el

primer mes del año por el Tesoro General de la Nación (TGN), excluyendo las clases de gasto 01
“Servicios Personales” y 02 Otros Servicios Personales Partida 25200”
Artículo 9. (Operatoria del Fondo Rotativo).
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UNIDAD FINANCIERA
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El procedimiento para la apertura, manejo, reposición y cierre del Fondo Rotativo, es como
sigue:
4.1. Apertura del Fondo Rotativo. En el primer mes de cada gestión, en la fecha que el
Tesoro General de la Nación (TGN) apruebe la cuota de compromiso por clase de gastos
en el Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa (SIGMA), se solicitará
a la Dirección de Programación Financiera del Viceministerio de Tesoro y Crédito Público,
mediante el Comprobante C-31 SIGMA “Registro de Ejecución de Gastos”, sin imputación
presupuestaria, el importe correspondiente para la apertura del Fondo Rotativo
4.2. Manejo del Fondo Rotativo. La ejecución de gastos del Fondo Rotativo estará a cargo
del Contador y se efectuarán mediante la Cuenta Corriente Fiscal de la Institución, con la
emisión de cheques.
Los gastos de Caja Chica, judiciales, viáticos, sujetos a rendición de cuentas serán
contabilizados en cuentas del Activo Exigible a corto plazo.
Efectuados los descargos del Fondo Rotativo, los gastos se registrarán en el reporte de
“Resumen del Gasto del Fondo Rotativo” (documento base para el Comprobante Contable
de reposición del Fondo), detallando la partida presupuestaria, descripción o concepto,
actividad a que corresponde el gasto, importe y documento de respaldo.
Para el control de Caja Chica, en el resumen del gesto del Fondo Rotativo, deberán estar
identificados en forma separada los gastos correspondientes a esta cuenta
4.3. Reposición del Fondo Rotativo. Con la ejecución del 90% del techo financiero del
Fondo Rotativo, se efectuará la reposición del mismo, para lo cual se debe elaborar el
Comprobante Contable, adjuntando el “Resumen de Gasto del Fondo Rotativo” y la
documentación respaldatoria de los gastos, conforme a la Normas de Control Interno
Gubernamental y la de Administración de Bienes y Servicios.
El control y revisión de los gastos descargados, estará a cargo del Jefe de la Unidad
Financiera, el mismo que emitirá un informe con recomendaciones al respecto para que
posteriormente el Director Administrativo y Financiero apruebe la rendición de cuentas.
Con base en el Comprobante de Reposición del Fondo Rotativo, el Responsable de
Presupuesto registrará la ejecución presupuestaria y efectuará la solicitud a la Dirección
de programación Financiera del Viceministerio de Tesoro y Crédito Público, por medio de
un Comprobante C-31 SIGMA “Registro de Ejecución de Gastos”, afectando los créditos
presupuestarios y la cuota mensual asignada
4.4. Cierre del Fondo Rotativo. El cierre del Fondo Rotativo se efectuará en el mes de
diciembre y se enmarcará en las disposiciones que emita el Ministerio de Hacienda por
cierre de gestión.
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UNIDAD FINANCIERA
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CAPITULO III
ADMINISTRACION DE CAJA CHICA
Articulo 10. (Fondo Fijo de Caja Chica)
El Fondo Fijo de Caja Chica es un fondo establecido por la institución para el pago en efectivo
de gastos menores y urgentes, exclusivamente para cumplir con la misión y objetivos del
Servicio Nacional de Patrimonio del Estado (SENAPE).
Artículo 11. (Objetivos)
La administración de Fondos Fijos de Caja Chica tiene como objetivos:

 Definir procedimientos para simplificar y agilizar el proceso del Fondo Fijo de Caja Chica en
el SENAPE.
 Proporcionar elementos de organización, funcionamiento y control eficientes relativos a la
disposición de recursos del Fondo Fijo de Caja Chica que deben ser considerados por los
servidores públicos del SENAPE.
 Atender requerimientos urgentes de las Áreas funcionales del SENAPE con recursos del
Fondo Fijo de Caja Chica provenientes del Fondo Rotativo.
 Lograr la administración transparente y eficiente de los recursos destinados a Caja Chica.
Artículo 12. (Caución de los Responsables de los Fondos Fijos de Caja Chica)
El SENAPE, a través del Director Administrativo y Financiero caucionará a los Responsables de

los Fondos Fijos de Caja Chica, sin perjuicio de que adicionalmente contrate una Compañía de
Seguros y asigne los seguros necesarios para la ejecución de ese gasto.
Artículo 13. (Apertura y asignación de Fondo Fijo de Caja Chica)
Anualmente se asignarán Fondos de Caja Chica a la Oficina central del SENAPE, a la Dirección
de Liquidación de Entes Gestores y a las Oficinas Distritales con que cuenta el SENAPE. El
mencionado requerimiento se efectuará imprescindiblemente con la debida justificación y será
con destino a gastos menores de emergencia, afectando exclusivamente a las partidas de los
grupos 20000 y 30000 del Clasificador por Objeto del Gasto, determinadas en el Presupuesto de
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UNIDAD FINANCIERA
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la gestión y permitidas en el presente Reglamento y, por ende, en el modulo de Fondo Rotativo
y Caja Chicas del sistema SIGMA.
Estos Fondos Fijos de Caja Chica serán creados mediante Resolución Administrativa de la
Dirección General Ejecutiva del SENAPE.
Artículo 14. (Determinación de Recursos para los Fondos de Caja Chica)
En base a la solicitud, se determinará anualmente, un monto específico de recursos financieros

para cada uno de los Fondos Fijos de Caja Chica con recursos de Fondo Rotativo, los cuales
serán asignados mediante Resolución Administrativa.
Artículo 15. (Desembolso de Recursos para los Fondos Fijos de Caja Chica)
La Unidad Financiera, en cumplimiento a la Resolución Administrativa, instruirá proceder al

desembolso de recursos, a nombre del Responsable de Caja Chica, mediante cheque del Fondo
Rotativo, que no será mayor a los techos asignados cuando se trate de recursos de fuente de
financiamiento 10 TGN; cuando se trate de otras fuentes de financiamiento se considerará el
límite máximo establecido dentro del SIGMA por la Dirección Administrativa y Financiera. En
ambos casos la reposición se efectuará previo descargo documentado del 50% del Fondo Fijo
de Caja Chica asignado.
Artículo 16. (Procedimiento para el Desembolso de Fondos Fijos de Caja Chica)
Para el desembolso de recursos de Bs. 1.- hasta Bs. 500.-, el responsable del Fondo Fijo de Caja
Chica deberá solicitar la Certificación Presupuestaria, elaborada por el Responsable de
Presupuesto, además de pedir el llenado y cumplimiento de los siguientes formularios según
corresponda, antes de los desembolsos:
a) FORMULARIO N° 1: SOLICITUD DE MATERIALES, SUMINISTROS Y OTROS.
i. Datos de cuadro por columna
 Número de trámite
 Número de solicitud correlativo
 Despacho de Dirección General Ejecutiva, Direcciones de Área y Oficinas Distritales
solicitante.
 Partida
 Partida presupuestaria de gasto a imputar, de acuerdo a la certificación
presupuestaria, además autorizada en el presente Reglamento y el Clasificador
Presupuestario.
 Cantidad:
Número de unidades de los materiales, suministros y otros solicitados.
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UNIDAD FINANCIERA
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 Precio
 Total numeral y literal
 Fecha
 Consigna la fecha en la cual el Jefe inmediato superior autoriza la solicitud
 Solicitante
 Nombre completo y Firma del solicitante.
ii. Autorización y aprobación de la solicitud de materiales, suministros y otros.
 Jefe Inmediato Superior

 Autoriza mediante firma y sello.
 El Director General Ejecutivo o Funcionario expresamente delegado por dicha
Autoridad, aprueba la solicitud de materiales, suministros y otros, mediante firma y
sello.
 Sello de “Sin Existencia”
El Responsable de Almacenes-Activos Fijos, certificará obligatoriamente la inexistencia de

los ítems solicitados que pudiesen localizarse en almacén por materiales y suministros.
Para las compras de materiales, suministros y otros realizadas con Fondo Fijo de Caja
Chica, no se requiere la presentación de tres cotizaciones o propuestas de proveedores o
contratistas que se encuentren en condiciones de proporcionar los bienes y/o servicios
solicitados.
b) FORMULARIO N° 2: RECIBO. Debe ser solicitado mediante formulario de pedido de

materiales al Almacén Central por los Responsables de los Fondos Fijos de Caja Chica,
quienes llenarán en los espacios correspondientes el recibo de desembolso y Cargo de
Cuenta de fondos recibidos por toda asignación de recursos que se realice; en concordancia
con el Formulario N° 1 de Solicitud de materiales, suministros y otros.
i. Recibo y Cargo de Cuenta Documentada
Número Preimpreso
Recibo numerado en forma correlativa.
Categoría Programática
Estructura Programática a la que presta sus servicios el funcionario Público que recibe
el dinero para la realización de la compra.
Total numeral
Monto total a ser desembolsado para la adquisición del bien, expresado
numeralmente.
Total literal
Monto total a ser desembolsado, expresado literalmente.
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UNIDAD FINANCIERA
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Concepto
Breve descripción de los bienes solicitados.
Compromiso
En el acápite Compromiso, se mencionan las disposiciones legales vigentes a las
cuales se deben sujetarse los cuentadantes.
Fecha
Fecha del día del desembolso efectuado por el Responsable del Fondo Fijo de Caja
Chica.
Recibí Conforme
Nombre, Apellidos y Firma del Funcionario Público que recibe el dinero.
Carné de Identidad
Número de Carné de Identidad del Funcionario Público que recibe el dinero.
Entregué Conforme
Nombre, Apellidos y Firma del Funcionario que recibe el dinero.
Carné de Identidad
Número del Carné de Identidad del Funcionario Público que recibe el dinero.
Entregue Conforme
Nombre, Apellidos y Firma del Funcionario Público responsable del Fondo Fijo de Caja
Chica.
ii. Liquidación. Deberá ser llenado para fines de descargo de manera que la ejecución
del gasto sea debidamente apropiada de acuerdo al clasificador presupuestario.
Ítem
Número correlativo del detalle de materiales, suministros y servicios no personales
Partida
Número de la partida presupuestaria de gasto autorizada en el presente Reglamento.
Cantidad
Número de unidades de materiales, suministros y otros, para cada uno de los ítems.
Descripción
Descripción clara y suficiente de los materiales, suministros y otros
Precio
Precio de cada uno de los ítems.
Valor de la Compra del Bien o Servicio
Total de la compra efectuada, de todos los ítems y debidamente respaldada con
recibos y facturas fiscales.
Saldo Devuelto
En caso de hacer efectuado la compra por un monto menor al recibido, se efectuará
la devolución en efectivo de la diferencia.
Total
Corresponde a la suma del valor de compra, más el saldo devuelto, el mismo que
necesariamente debe ser igual al importe recibido.
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UNIDAD FINANCIERA
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Entregué conforme
Nombre, Apellidos y Firma del Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica, como
constancia de aceptación de la liquidación y recepción de saldo devuelto.
Fecha
Fecha del día de descargo presentado ante el Responsable del Fondo Fijo de Caja
Chica.
Articulo 17. (Desembolso para gastos de transporte)
El Formulario N° 4, se utilizará cuando el Responsable de Caja Chica otorgue fondos para el

traslado del personal del SENAPE por motivos oficiales y/o en comisión, previa presentación de
la certificación presupuestaria y el llenado de los siguientes datos:
Número
Recibo numerado en forma correlativa
Solicitante
Nombre completo del funcionario solicitante
Carné de Identidad
Número del Carné de Identidad del funcionario que recibe el dinero
Dependencia
Área funcional a la que pertenece
Destino
Dirección concordante con la papeleta de salida
Motivo
Breve explicación de la razón de la salida
Monto a ser desembolsado, expresado numeral y literalmente.
Fecha
Fecha del día de la solicitud
Recibí conforme
Firma del funcionario como constancia de la recepción de los fondos.
Entregué conforme
Firma el Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica
Autorización de la Solicitud
Firma del Director Administrativo y Financiero o funcionario expresamente delegado por dicha
autoridad.
Artículo 18. (Rendición de cuentas)
El responsable del Fondo Fijo de Caja Chica, tienen la obligación de rendir cuenta de la
administración de los recursos asignados, por medio del sistema contable, en los formularios
generados mediante el Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa (SIGMA),
especificando la documentación sustentatoria y adjuntando todos los Formularios de Recibo de
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UNIDAD FINANCIERA
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Caja Chica y la documentación exigida para cada desembolso según los procedimientos
descritos en el presente Reglamento.
Artículo 19. (Reposición del fondo fijo de caja chica)

a) El responsables del Fondo Fijo de Caja Chica solicitará su reposición, cuando su ejecución
sea igual o mayor al 70% de los recursos asignados.
b) Deberá introducir al sistema SIGMA los datos correspondientes a la documentación de
respaldo, diferenciando facturas de documentos internos, una vez elaborados los
documentos de reposición deberán dejarlos en estado Verificado e imprimir los reportes de
Resumen de Gastos Caja Chica y Resumen de Gastos Caja Chica Acumulado por Estructura
de Gasto. Los Resúmenes de Gastos deben ser firmado por el responsable del Fondo Fijo de
Caja Chica y remitidos a la Unidad Financiera mediante nota interna y adjuntando toda la
documentación de respaldo, para su respectiva revisión y aprobación respecto a los
procedimientos del presente Reglamento.
c) Toda compra de materiales, suministros o servicios no personales, mayor o igual a Bs.5.-
debe contar con la correspondiente nota fiscal (factura), consignado el nombre y número de
NIT del SENAPE.
d) En las compras de materiales, suministros y otros, realizadas de proveedores inscritos en el
Régimen Simplificado, deberá utilizarse el Formulario N° 3 en casos justificados hasta un
monto máximo de Bs. 30.-
e) De no contar con los anteriores requisitos, se debe retener al proveedor los impuestos a las
utilidades y transacciones.
f) Todo gasto realizado con imputación a la partida 31110 Refrigerio y Gastos Administrativos
deberán ser aprobados y autorizados por la Dirección Administrativa y Financiera o en su
caso por el Encargado de la Oficina Distrital de cada oficina regional, de lo contrario se
considerará como gastos indebidos y no reembolsables en las solicitudes de reposición de
Caja Chica.
g) Todas las facturas deberán llevar en el reverso la firma y sello pie de firma de funcionario
que recibe los bienes.
h) Deberán adjuntar la documentación original de respaldo exigida por cada uno de los
desembolsos realizados.
i) Las observaciones realizadas por la Unidad Financiera, respecto de las solicitudes de
reposición, deberán ser subsanadas por los responsables de los Fondos Fijos de Caja Chica
en el plazo de 48 horas.
j) La Unidad Financiera precederá a la reposición de los Fondos Fijos de Caja Chica, mediante
cheque del Fondo Rotatorio, previa revisión y conciliación de gastos.
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UNIDAD FINANCIERA
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Artículo 20. (Cuentas contables de gasto, presupuesto y Caja Chica)
Siendo el objetivo hacer del control un instrumento eficiente y eficaz, se establece una relación
muy estrecha entre las cuentas contables de gasto, presupuesto y el funcionamiento de Caja
Chica, por lo que el Fondo Fijo recibirá recursos con cargo a las apropiaciones
contable/presupuestarias del presupuesto aprobado, debiendo utilizar las siguientes partidas
relacionadas con el fondo fijo:
DESCRIPCION PARTIDA CODIGO

PRESUPUESTARIA
Gastos destinados al pago de transporte del 22600 Transporte de personal
personal en labores oficiales
Gastos por compra de material de limpieza 39100 Material de limpieza

(jabón, detergente, etc.)
Gastos en productos alimenticios tales 31100 Alimentos

como: refrigerios para el personal que por
razones de trabajo justificado amplían su
jornada laboral
Adquisición de materiales para 24100 Mantenimiento y reparación

mantenimiento de oficinas tales como de edificios y equipos
cemento, yeso, madera, vidrios, tornillos,
etc.
Gastos por adquisición de repuestos y 348 Herramientas menores

herramientas menores, comprende
repuestos para máquinas de calcular,
escribir, fotocopiar, herramientas, martillos,
alicates, destornilladores, chapas para
escritorio, llaves, etc.
Artículo 21. (Documentación de respaldo para el descargo de gastos)
Los jefes inmediatos y el Responsable de Caja Chica deben cumplir y hacer cumplir todas las
instancias de trámite para utilizar los fondos de Caja Chica en gastos menores y de urgencia,
exigiendo previo a la autorización de pago, la siguiente documentación sustentatoria:
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UNIDAD FINANCIERA
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 La solicitud debe llevar el nombre, apellidos y firma del funcionario solicitante, fecha y Vo
Bo de su feje inmediato superior
 El Responsable de Caja Chica requerirá a su jefe inmediato superior la verificación y
autorización del gasto solicitado
 Por cada desembolso se emitirá un Comprobante de Caja Chica numerado
correlativamente por el responsable, conteniendo los siguientes datos:
o Fecha de desembolso
o Importe del gasto, en numeral y literal
o Número y fecha del justificante que respalda la operación
o Nombre y apellidos y/o unidad beneficiaria
o Firma y número de carné de identidad del beneficiario
o Sello y rúbrica de la persona natural o jurídica receptora del pago
o Firma y sello del funcionario superior que autoriza el pago
o Firma del Responsable de Caja Chica
o Apropiación contable y presupuestaria definida
 El Responsable de Caja Chica efectivizará la cancelación en base a la solicitud
debidamente autorizada
 A cada Comprobante de Caja Chica se debe acompañar los siguientes justificantes:
pedido, Factura Fiscal (Original), excepto en los casos en que resulte difícil obtener (servicio
de taxi)
 Los Comprobantes de Caja Chica con registro errado serán anulados
 El importe de cada desembolso no debe exceder del límite establecido en el presente
Reglamento
 En caso de entregar fondos de Caja Chica para gastos menores a ser justificados
posteriormente, el Responsable utilizará un VALE PROVISIONAL autorizado por el inmediato
superior, luego la operación será regularizada con el comprobante de Caja Chica en el plazo
máximo de cinco (5) días y simultáneamente se anulará el VALE PROVISIONAL. Si el
receptor del dinero no justifica su utilización presentando los descargos, vencido el plazo el
Responsable de Caja Chica descargará el VALE PROVISIONAL, cargando a la cuenta personal
del funcionario que recibió el dinero y esta información hará conocer a la Unidad
Administrativa para su recuperación mediante el descuento por planilla de haberes.
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UNIDAD FINANCIERA
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Artículo 22. (Rendición final de cuentas)
Para el cierre de Fondos Fijos de Caja Chica los responsables deberán seguir el procedimiento
establecido por la Unidad Financiera, que tendrá como base el instructivo de Cierre
Presupuestario y Contable; adicionalmente deberán considerar las fechas para la presentación
de su rendición final, En este caso al introducir los datos al sistema SIGMA se habilita la opción
Rendición Final y depósito donde se registraran los datos de la boleta de depósito
correspondiente a la devolución del saldo de los fondos recibidos del Fondo Rotativo y no
ejecutados a la fecha de cierre. Se debe imprimir los reportes de Resumen de Gastos Caja Chica
y Resumen de Gastos Caja Chica Acumulado por Estructura de Gasto. Los Resúmenes firmados
por el responsable del Fondo Fijo de Caja Chica deben ser remitidos a la Unidad Financiera
mediante nota interna y adjuntando toda la documentación de respaldo, para su respectiva
revisión y aprobación respecto a los procedimientos del presente Reglamento.
Artículo 23. (Resumen de gastos Caja Chica)
Se utilizará el Resumen de Gastos Caja Chica generado mediante el SIGMA para describir los
gastos que se efectuaron y así poder solicitar la reposición de estos recursos para continuar
funcionando normalmente.
Este Resumen contiene la siguiente información:
Datos Generales
Fecha de elaboración
Asignada automáticamente por el sistema SIGMA.
Código y descripción de entidad
Código y descripción de Dirección Administrativa
Código y descripción de Unidad Ejecutora
Número de Caja Chica
Periodo
De la fecha de inicio a la fecha de finalización de la reposición
Número de Resumen
Número del Fondo Rotativo
Estado del documento
Debe consignar estado Verificado
Identificación de etapas
Debe consignar Reposición
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UNIDAD FINANCIERA
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Datos del responsable
Nombre del responsable

Tipo y descripción del documento de identidad
Carné de identidad que se identifica con la letra C
Documento
Corresponde al número de carné de identidad
Expedido en
Lugar donde fue expedido el documento de identidad
Datos de cuadro por columna
Numero de la factura o documento interno

Número de orden (en caso de facturas)
SISIN (En Cado de corresponder)
Fte (fuente de financiamiento)
Org. (Organismo financiador)
Prg (Programa)
Pry (Proyecto)
Act (Actividad)
Objeto (Objeto del gasto)
Trf (Entidad de transferencia en caso de corresponder)
Descripción del Objeto del Gasto
Importe por Objeto del Gasto
Total del Resumen numeral
Total del Resumen literal
Resumen de la operación
Firma del Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica
Articulo 24. (Resumen de gastos por Caja Chica acumulado por estructura de gasto)
El Responsable de Fondo Fijo de Caja Chica generará los Resúmenes de Gastos por Caja Chica
por Estructura de Gasto y organizarán los documentos por orden cronológico, correlativo y
presupuestario por partidas que servirán de control de descargo y evaluación posterior.
Datos Generales
Fecha de elaboración
Código y descripción de entidad
Código y descripción de Dirección Administrativa
Código y descripción de Unidad Ejecutora
Número de Caja Chica
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UNIDAD FINANCIERA
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Periodo
De la fecha de inicio a la fecha de finalización de la reposición
Número de Resumen
Número del Fondo Rotativo
Estado del Documento
Debe consignar estado verificado
Artículo 25. (Registro Auxiliar de Caja Chica)
El Responsable de Caja Chica llevará un Libro Auxiliar para el control de movimiento de Caja
Chica donde oportunamente asentará cronológicamente todas las provisiones, reembolsos y
pagos realizados, cuyo saldo periódico será igual al efectivo más el importe total de los vales
provisionales.
Artículo 26. (Prohibiciones)
 Se prohíben los pagos fraccionados de compras mayores que excedan los límites autorizados
 Se prohíbe el pago con recursos de fondos fijos de Caja Chica sin contar previamente con la
Certificación Presupuestaria emitida por la Unidad Financiera, además de la presentación de
los formularios preimpresos, debidamente elaborados, numerados y autorizados; los
mencionados formularios deberán ser inutilizados al momento de efectuarse la respectiva
reposición
 No deberán ser responsables del manejo de Caja Chica, el Cajero Principal, servidores
dependientes de éste y otros que realicen funciones contables o financieras
 Están prohibidos los pagos a clínicas y médicos particulares, atenciones odontológicas,
obsequios, premios, gastos de prensa por salutaciones, homenajes, padrinazgos, agasajos,
festejos, ayudas económicas, subsidios, subvenciones, donaciones de cualquier naturaleza,
concesión de préstamos y anticipos de sueldos al personal, cambio de cheques por efectivo,
gastos extra presupuestarios
 Los servidores públicos que cuentan con usuarios SIGMA Operador de Caja Chica no podrán
divulgar su clave o permitir que otro servidor público utilice su usuario.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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Reglamento Caja Chica

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SERVICIO NACIONAL DE PATRIMONIO DEL ESTADO (SENAPE)

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (DAF)

El Reglamento del Fondo Rotativo, Caja Chica y Gastos Administrativos es el conjunto de

Artículo 2. (Ámbito de aplicación).

Artículo 3. (Base legal).

 Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales (SAFCO) de 20 de julio de 1990 y

Por la administración del Fondo Rotativo:

 Director General Ejecutivo, responsable de autorizar la apertura, funcionamiento y cierre

Por la administración de fondos de Caja Chica:

 Director Administrativo y Financiero:

El incumplimiento de la presente normativa generará responsabilidades de acuerdo a lo

 Apertura y reposición de Caja Chica de Bs………………. El cual se manejará de acuerdo a su

Artículo 8. (Techo financiero).

El techo financiero del Fondo Rotativo corresponderá al 5% de la cuota mensual otorgada en el

Artículo 9. (Operatoria del Fondo Rotativo).

Articulo 10. (Fondo Fijo de Caja Chica)

Artículo 11. (Objetivos)

La administración de Fondos Fijos de Caja Chica tiene como objetivos:

El SENAPE, a través del Director Administrativo y Financiero caucionará a los Responsables de

Artículo 13. (Apertura y asignación de Fondo Fijo de Caja Chica)

En base a la solicitud, se determinará anualmente, un monto específico de recursos financieros

La Unidad Financiera, en cumplimiento a la Resolución Administrativa, instruirá proceder al

Artículo 16. (Procedimiento para el Desembolso de Fondos Fijos de Caja Chica)

a) FORMULARIO N° 1: SOLICITUD DE MATERIALES, SUMINISTROS Y OTROS.

i. Datos de cuadro por columna

ii. Autorización y aprobación de la solicitud de materiales, suministros y otros.

 Jefe Inmediato Superior

El Responsable de Almacenes-Activos Fijos, certificará obligatoriamente la inexistencia de

b) FORMULARIO N° 2: RECIBO. Debe ser solicitado mediante formulario de pedido de

i. Recibo y Cargo de Cuenta Documentada

Articulo 17. (Desembolso para gastos de transporte)

El Formulario N° 4, se utilizará cuando el Responsable de Caja Chica otorgue fondos para el

Artículo 18. (Rendición de cuentas)

Artículo 19. (Reposición del fondo fijo de caja chica)

DESCRIPCION PARTIDA CODIGO

Gastos por compra de material de limpieza 39100 Material de limpieza

Gastos en productos alimenticios tales 31100 Alimentos

Adquisición de materiales para 24100 Mantenimiento y reparación

Gastos por adquisición de repuestos y 348 Herramientas menores

Artículo 21. (Documentación de respaldo para el descargo de gastos)

Artículo 22. (Rendición final de cuentas)

Artículo 23. (Resumen de gastos Caja Chica)

Este Resumen contiene la siguiente información:

Debe consignar Reposición

Nombre del responsable

Datos de cuadro por columna

Numero de la factura o documento interno

Artículo 25. (Registro Auxiliar de Caja Chica)

Artículo 26. (Prohibiciones)

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