MANUAL DE CONTRATACIÓN

- MANAGER
Febrero - 2022
Contenidos
Capitulo 1: Petición de puesto ........................................................................................................ 3
1. Inicio .................................................................................................................................... 3
1.1. Contexto ........................................................................................................................ 3
1.2. Pasos ............................................................................................................................. 3
Capitulo 2: Cambio de peticiones de puesto .................................................................................. 10
1. Editar petición de puesto ..................................................................................................... 10
1.1. Contexto ...................................................................................................................... 10
1.2. Pasos ........................................................................................................................... 10
Capitulo 3: Acuerdo de Empleo .................................................................................................... 13
1. Acuerdo de Empleo ............................................................................................................. 13
1.1. Contexto ...................................................................................................................... 13
1.2. Pasos ........................................................................................................................... 13
Capitulo 4: Contratación de empleados ......................................................................................... 21
1. Inicio .................................................................................................................................. 21
1.1. Contexto ...................................................................................................................... 21
1.2. Pasos ........................................................................................................................... 21
2. Introducir código ER ............................................................................................................ 22
2.1. Contexto ...................................................................................................................... 22
2.2. Pasos ........................................................................................................................... 22
3. Nivel de Beneficios Sociales .................................................................................................. 23
3.1. Contexto ...................................................................................................................... 23
3.2. Pasos ........................................................................................................................... 24
4. Definición de incorporación (Personas a conocer) .................................................................. 25
4.1. Contexto ...................................................................................................................... 25
4.2. Pasos ........................................................................................................................... 25
5. Cuestionario de Peticiones IT ............................................................................................... 26
5.1. Contexto ...................................................................................................................... 26
5.2. Pasos ........................................................................................................................... 26
6. Asignar tutor ....................................................................................................................... 28
6.1. Contexto ...................................................................................................................... 28
6.2. Pasos ........................................................................................................................... 28
Capitulo 5: Formación requerida para la incorporación ................................................................... 30
1.1. Contexto ...................................................................................................................... 30
1.2. Pasos ........................................................................................................................... 30
1.3. Pasos Siguientes ........................................................................................................... 32
Capitulo 6: Solicitud de corrección de fecha de incorporación. ........................................................ 33
1.1. Contexto ...................................................................................................................... 33
1.2. Pasos ........................................................................................................................... 33
1.3. Pasos Siguientes ........................................................................................................... 34
Anexo: Conceptos básicos de navegación relacionada con la contratación ....................................... 35
1. ¿Cómo visualizar el estado de mi petición de puesto? ............................................................ 35
1.1. Proceso de petición de puesto ....................................................................................... 35
1.2. Proceso de contratación ................................................................................................ 36
2. Introducción a conceptos y motores de búsqueda ................................................................. 38
1.1. Contexto ...................................................................................................................... 38
1.2. Pasos ........................................................................................................................... 39

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Capitulo 1: Petición de puesto

1. Inicio
1.1. Contexto
El proceso “Creación de petición de puesto" describe cómo puede solicitar la creación de un nuevo
puesto de trabajo (Antiguo Flujo de Contratación Fiori).

1.2. Pasos

Opción 1:
1. Escriba en la barra de búsqueda “Creación de petición de puesto”.

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Opción 2:
1. También puede acceder al proceso de “Creación de petición de puesto” a través de “Ver todas
las apps” y acceder a la App de “Reclutamiento”

2. Seleccione “Crear de petición de puesto”

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Continuación del proceso:
2. El campo de la organización de supervisión se completará de manera automática con el nombre
de la organización de supervisión a la que pertenece. En caso de que quiera crear la petición
de puesto para otra organización distinta a la suya, puede introducir el nombre de la
organización en la que desea crear la petición de puesto.
3. Pulse la opción “crear nueva posición” para crear una posición de manera automática durante
el proceso de creación de petición de puesto. En caso de que la posición ya esté creada y no
sea necesario abrir una nueva, haz clic en la opción “para posición existente” e introduzca el
nombre.
*Nota: recordad que en caso de tener un empleado de baja por Incapacidad Temporal (IT) y
se quiere incorporar a un empleado para cubrir esta situación se debe lanzar el proceso desde
la opción de “crear nueva posición”.
4. Indique el tipo de trabajador de la petición de puesto que estás creando.
*Nota: Si la petición es para un becario remunerado por Applus debe seleccionar “Empleado”,
si por el contrario la petición es para un becario NO remunerado por Applus debe seleccionar
la opción de “becario no remunerado”
5. Pulse el botón de aceptar.

*Nota: Los campos que tengan un asterisco de color rojo, deben ser cumplimentados obligatoriamente.

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 6. Introduzca el motivo correspondiente, la fecha inicial de reclutamiento y la fecha estimada de
la contratación del candidato.
*Nota: Esta no es la fecha definitiva de contratación, sino la fecha a partir de la cual usted
puede comenzar a contratar. Por este motivo siempre se debe indicar la fecha en la que se crea
la petición.

7. En relación a los detalles del puesto:

a. Añada el título de la publicación de puesto.
b. Introduzca en el campo "justificación" el motivo que justifica la solicitud de la petición de
puesto que realiza.
*Nota: al lanzar la solicitud, en el primer campo de justificación, debe indicar los motivos
de contratación. Cuando haya avanzado en todo el proceso de contratación y llegue al
momento de tener al candidato seleccionado, en el acuerdo de empleo, se deberá introducir
la justificación legal de la contratación.
c. Rellene el perfil de puesto correspondiente a la petición.
*Nota: en Sugeridos encontrará un desplegable con los perfiles de puesto que existen
actualmente en su Departamento.
d. Indique el subtipo de trabajador (Becario Remunerado, indefinido o Temporal), tipo de
jornada y ubicación principal del centro de trabajo de la empresa al que estará asignada la
persona trabajadora (puede no coincidir con el lugar de prestación de servicios y puede ser
coincidente con la ubicación del Centro de Coste, donde se le dará de alta en la Seguridad
Social).
*Nota: Si el contrato es temporal se debe indicar una fecha estimada de fin.

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 e. Complete el campo de descripción de puesto adicional. Este campo debe cumplimentarse
con los requerimientos de formación, experiencia o habilidades requeridos.
f. En el campo “horas semanales programadas” debe informar el % de jornada, es decir, unas
horas semanales programadas iguales a “100” quiere decir que el porcentaje de jornada
del empleado es 100%
*Nota: no confundir porcentaje con horas de trabajo.
g. En el apartado detalles de contrato, introduzca el tipo de contrato del empleado.

8. En la siguiente pantalla, en relación a las organizaciones:

a. Introduzca la Sociedad o Empresa.
b. Los centros de costos desplegados son los restringidos a la organización seleccionada.
Escoja el centro de coste o CECO correspondiente.

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 9. En la siguiente pantalla, respecto a la compensación:
a. Introduzca el salario.
*Nota: en el caso de que el proceso sea para un Becario Remunerado, indique la
compensación económica en el apartado de complementos.
En el caso de que haya incluido un perfil de puesto que actualmente no tiene en su
Departamento, deberá de indicar la compensación o ayuda económica a becarios en el
apartado de Comentarios.
b. Añada el bonus, si fuese necesario.
*Importante: a diferencia del apartado de salario, donde si indica jornada parcial se
realiza automáticamente el cálculo de este en función del porcentaje de jornada indicada,
en el caso del bonus no es como hemos explicado anteriormente, el importe indicado es el
100% Workday no lo recalcula en función de la jornada laboral. Debe abrir la pestaña de
detalles e indicar el porcentaje (%).

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 10. Finalmente, encontrará un resumen de la información añadida anteriormente. Repase los datos
para comprobar que han sido introducidos de manera correcta. Una vez comprobado, pulsa
enviar

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Capitulo 2: Cambio de peticiones de puesto

1. Editar petición de puesto

1.1. Contexto
El proceso “Cambio de peticiones de puesto" describe cómo en ocasiones durante el proceso de
contratación podemos modificar elementos que hayamos solicitado o volver a la tarea para completar
pasos que no teníamos completos. Como verá las diferentes pantallas por las que pasará son muy
parecidas a la solicitud de puesto.

1.2. Pasos
1. Navegue al cuadro de mando de selección y busque la petición de puesto, o acceda a la petición
a través de la barra de búsqueda, seleccionando la tarea “Edición de petición de puesto”.

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2. Seleccione la petición de puesto que deseas editar y pulse “Aceptar” para comenzar el proceso.

3. En los detalles de reclutamiento, indique el motivo del cambio para la petición de puesto. Si realiza
un cambio de compensación o contrato, automáticamente saltará una nueva cadena de
aprobaciones.
4. En los casos en los que, como manager, tenga al candidato/a seleccionado/a, añada la instrucción
de reclutamiento, en el resto de casuísticas será cumplimentada por el equipo de Selección.

5. Navegue a la sección de la petición de puesto que deseas editar y haz los cambios necesarios.

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6. Haga clic en el botón “Siguiente” para avanzar por las diferentes páginas hasta llegar a la página
final de resumen.

7. Revise toda la información en la página de resumen y haz clic en “enviar” para mover la petición
de puesto al siguiente paso

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Capitulo 3: Acuerdo de Empleo

1. Acuerdo de Empleo
1.1. Contexto
El proceso “Acuerdo de Empleo" describe cómo puede incluir todos los datos necesarios sobre la posición
o convenio colectivo, también puede revisar algunos aspectos como el salario o los paquetes de
beneficios asociados a la posición del futuro/a empleado/a.
Tenga en cuenta que generalmente este proceso es enviado previamente por el equipo de Recursos
Humanos y le llegará una tarea para completar los pasos necesarios.

1.2. Pasos

Recibirá una tarea en su buzón para revisar los datos introducidos previamente durante el proceso de
selección:

1. En la página principal o de inicio, puede encontrar en la esquina superior derecha un icono que
le indicará su “Buzón de Entrada”. Haga clic sobre dicho icono.

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 2. En su lista de “Acciones”, verá una tarea llamada “Acuerdo de empleo para solicitud de puesto”,
haga clic sobre ella y comience a completar los campos necesarios.
a. En el “Inicio” de esta tarea es necesario que complete la fecha de contratación, será
orientativa ya que dependerá del apto en los cursos de formación, recepción de
documentación y confirmación Administración de Personal; y el motivo de contratación,
luego pulse el botón de “Siguiente”
*Nota: recuerde que más adelante tiene una tarea destinada a revisar la fecha de
incorporación real del empleado que será modificada por el equipo Recursos Humanos.

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 b. En la pantalla “Contrato” puede revisar el tipo de contrato que tendrá el nuevo
empleado y a continuación debe completar el campo “Descripción del contrato”.
Recuerde que en este campo debe incluir la descripción legal del contrato de trabajo.
Luego pulse el botón de “Siguiente”.
Nota: tenga en cuenta que en el supuesto de que en la petición de puesto haya
indicado un tipo de empleado (indefinido o temporal) y quiera cambiar a un tipo de
contrato que no se corresponde con el tipo de empleado aprobado en la petición de
puesto, para modificarlo deberá realizar la tarea de “edición de petición de puesto”
descrita con anterioridad.

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 c. En el apartado “Convenio Colectivo” debe incluir el tipo de convenio al que va a estar
asociada esta posición, por favor, tenga en cuenta la regla de elegibilidad en su
selección. También deberá seleccionar el “Nivel de Convenio” y automáticamente se
autocompletará el “Coeficiente”, que es el salario mínimo de convenio para el convenio
y nivel seleccionados.
Pulse el botón de “Siguiente”.

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 d. En la siguiente pantalla que habla del “Periodo de Prueba”, no debe completar ningún
campo, ya que esta parte debe tener datos asignados automáticamente.
Pulse el botón de “Siguiente”.

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 e. En el apartado de Compensación puede revisar no solo el salario. Recuerde que si aquí
introduce un salario superior al indicado previamente en la petición de puesto saltará
nuevamente la cadena de aprobaciones.
Pulse el botón de “Siguiente”.

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 f. Revise los datos que se ha completado y los datos asociados al “Acuerdo de empleo”,
una vez lo haya hecho, haga clic sobre el botón de “Enviar”.

g. A continuación de este paso, el candidato rellenará el cuestionario de conflicto de

intereses en la career site, para ello recibirá un email con la información de acceso. En
caso de manifestar algún conflicto será gestionado convenientemente por Recursos
Humanos antes de avanzar en el proceso.

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 3. Por último, una vez que el propio candidato/a haya completado sus tareas en la career site y
Recursos Humanos haya revisado el cuestionario de conflicto de intereses, le llegará una tarea
al buzón de entrada. Haga clic en el botón de “Avanzar” y en el desplegable seleccione el
apartado “Listo para contratación”

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Capitulo 4: Contratación de empleados

1. Inicio
1.1. Contexto
El proceso “Contratación de empleados" describe cómo puede comenzar el proceso para poder
incorporar a un empleado a su equipo.

1.2. Pasos

Recibirá una tarea en su buzón para revisar los datos introducidos previamente durante el proceso de
selección:
1. Acceda a su buzón y localice la tarea correspondiente
2. Revise la información introducida y añada la fecha de incorporación. En este punto del
proceso de contratación es necesario que ponga la fecha de 31/12/2050 como fechas de
inicio y de fin. Solo en los casos de empleados indefinidos puede no indicar una fecha fin.
Posteriormente esta fecha será rectificada por el Departamento de Administración de
Personal una vez que el candidato complete la formación y confirme que está todo correcto
para su incorporación.

3. Envíe la tarea

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 4. Aparecerá un pop-up para continuar con el proceso de contratación, donde podrá comenzar
a “editar los datos adicionales” para seguir completando el proceso.

2. Introducir código ER
2.1. Contexto
El proceso “Introducir código ER" describe cómo introducir el código de Evaluación de Riesgos, código
asociado a cada empleado que debe completarse como tarea.

2.2. Pasos
1. Diríjase a su buzón de entrada

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 2. Encontrarás la tarea de introducir el código ER del empleado. Asigne su código ER
correspondiente, pueden ser uno o varios códigos.

3. Una vez asignado el código ER, aparecerá una notificación donde le indica la próxima tarea,
pulse en el botón de “Abrir” para asignar el nivel de beneficios

3. Nivel de Beneficios Sociales

3.1. Contexto
Durante el proceso de contratación no solo podemos modificar datos personales, como información de
contacto, sino que también podemos informar sobre elementos como el nivel de beneficios, que
repercutirá en sus correspondientes planes de beneficios

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3.2. Pasos
1. Haga clic en “Abrir” en la notificación que se muestra con anterioridad
2. En la tarea que se indica a continuación, indique el “Nivel para beneficios sociales”
asociado a la posición que desempeñará el candidato/a
3. Por último, haga clic en “Enviar”
*Nota: Si el nivel de beneficios es 1,2,3 o 4, saltarán las DLAs (Procesos de Gestión) con la
cadena de aprobación correspondiente en cada caso. Si el empleado no tiene ningún beneficio
asociado deberá indicar nivel 5.

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4. Definición de incorporación (Personas a conocer)
4.1. Contexto
El proceso “Definición de incorporación" describe cómo incluiremos el mensaje que enviaremos al
candidato de bienvenida, donde solo tendremos que poner su nombre, apellidos y las personas que
tendrá que conocer en sus primeros días, lo demás se autocompleta.

4.2. Pasos
1. Diríjase a su buzón de entrada desde la página principal.

2. Encontrará la tarea de definición de incorporación, en la que podrá ver una plantilla

predefinida con: el mensaje que recibirá el nuevo empleado en su nombre y las personas
seleccionadas como empleados que debe conocer el Manager.
3. Edite la información predefinida si lo desea.

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 4. Haz clic en Enviar

5. Cuestionario de Peticiones IT
5.1. Contexto
Una vez haya enviado la tarea anterior, es necesario rellenar un Cuestionario de peticiones para el
departamento de IT, donde podrá solicitar acceso a las carpetas que necesitará el empleado/a, así como
los materiales que el departamento de IT pueda proporcionar al trabajador/a.

5.2. Pasos
1. De nuevo aparecerá una notificación sobre el que debe hacer clic en “Completar
Cuestionario”. También puede ir a su Buzón de Entrada y aparecerá la tarea.

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 2. Complete los campos que necesite para que el empleado/a pueda incorporarse con los
accesos necesarios. Recuerde que la gestión de creación de accesos comenzará el mismo
día de la incorporación del empleado.
*Nota: el resto de peticiones deberán realizarse a través de Service Desk

3. Haga clic en “Enviar” para continuar con el proceso.

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6. Asignar tutor
6.1. Contexto
La tarea “Asignar tutor” describe como puede seleccionar a una persona del equipo para que sea su
tutor o quién le acompañe durante el proceso de Onboarding.

6.2. Pasos
1. Aparecerá un pop-up que indica que debe realizar esta tarea de “asignación de tutor”,
también lo puede hacer desde su bandeja de entrada

2. No es obligatorio que asigne un tutor a un empleado, si cree conveniente añadir un Mentor

o Tutor al candidato, haga clic sobre el icono de “Añadir un mentor al Trabajador”.

3. Haga clic en “Enviar” tanto si no añade ningún mentor como si finalmente decide añadirlo
4. En el caso de querer añadir a un mentor pulse sobre “Añadir mentor a trabajador”

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 5. Añada el nombre del Empleado o Candidato que quiere que sea mentorizado
6. Haga clic en “Aceptar”

7. Añada el nombre del mentor o tutor que va a acompañar al empleado o candidato y el

tipo de mentor, es decir, tutor o mentor durante el onboarding.
8. Haga clic en Enviar

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Capitulo 5: Formación requerida para la incorporación
1.1. Contexto
El proceso no termina con el proceso de “Incorporación”, una vez terminado, empieza el proceso de
Onboarding, donde el empleado realizará la formación necesaria y el manager podrá ver el estado de
esta formación, si el empleado no hace estos pasos del onboarding, no se podrá incorporar.
Comencemos por observar la formación requerida que debe hacer el empleado (Cursos de Inducción).

1.2. Pasos

1. Para acceder a la formación requerida para el empleado/a, debe acceder mediante la aplicación
de “Gestión de mi Equipo” que encontrará en la página principal y haciendo clic sobre “ver todas
las apps”.

2. Una vez haya entrado en dicha App, haga clic sobre “Formación requerida para el empleado”.

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 3. Seleccione el empleado/a sobre el que quiera revisar la formación que necesita hacer para su
incorporación.

4. Observe que existen cuatro tipos de estado:

a. No empezado: el empleado/a no ha comenzado la formación necesaria
b. En curso: el empleado/a está realizando el curso de aprendizaje asignado
c. Expirado: ha pasado el tiempo necesario para que el empleado/a realice el curso
formativo
*Nota: este estado se refiere a la caducidad de la formación, por tanto en la formación
de onboarding no aplica
d. Completado: el empleado ha finalizado la formación con éxito.

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1.3. Pasos Siguientes
Recuerde que el proceso no ha terminado, el Personal de Administración de Personal debe verificar que
los cursos han sido completados con éxito.

Una vez haya terminado esta parte del proceso, saltará una notificación al equipo de Administración
de Personal para poder realizar una corrección de fecha de incorporación y más adelante podrá aprobar
o solicitar una fecha de incorporación.

*Nota: recuerde que en pasos anteriores hemos incluido la fecha de incorporación como 31/12/2050,
es en el próximo capitulo donde incluiremos la fecha real de incorporación.

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Capitulo 6: Solicitud de corrección de fecha de incorporación.
1.1. Contexto
Una vez se haya verificado que la formación de inducción ha sido completada con éxito, saltará esta
tarea que utilizaremos para corregir esa primera fecha que puso en el Capítulo 4: “Contratación de
empleados/as” (31/12/2050) y asignarle la fecha real de incorporación.

Recuerde que este proceso está configurado para que sea Administración de Personal quien asigne esta
nueva fecha de incorporación, pero el manager también puede solicitar esta corrección sobre la fecha
de incorporación.

1.2. Pasos
1. En la página principal, acceda a su buzón de entrada en la parte superior derecha de la pantalla
o seleccione, en el apartado de “Pendiente de acción por su parte”, la tarea con el nombre:
“Corrección de fecha inicial de trabajador”

2. Cuando haya accedido a la tarea de “Corrección de fecha inicial del trabajador” revise los datos,
así como la fecha de contratación propuesta.

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 3. En este punto, puede “Aceptar” si está de acuerdo con la fecha propuesta por el equipo de
Administración de Personal, “Denegar” si no está de acuerdo con la fecha propuesta o Cancelar
si quiere completar este paso más adelante.
*Nota: si pulsa sobre el botón “Denegar” el proceso volverá al equipo de Administración de
Personal para proponer una nueva fecha de incorporación del Empleado/a.

1.3. Pasos Siguientes

Recuerde que en caso de denegar la fecha propuesta inicialmente por Administración de Personal el
proceso no habrá finalizado, esta solicitud puede volver a usted con una nueva fecha propuesta de
incorporación para su aceptación.

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Anexo: Conceptos básicos de navegación relacionada con la
contratación

1. ¿Cómo visualizar el estado de mi petición de puesto?

1.1. Proceso de petición de puesto

A continuación le explicaremos cómo ver el estado del proceso:

1. Introducir en el buscardor el código de la petición de puesto. Ejemplo: JR:JR0000000019

2. Una vez accedes a la petición de puesto pulse sobre la pestaña “Candidato” y dirijasé al
apartado de “Puestos solicitados” del candidato cuyo avance de proceso quiere consultar

3. Una vez haya pinchado sobre el número de puestos solicitados se le abrirá una nueva ventana
en la que deberá pinchar sobre “Consulta de historial de evento de proceso de gestión” .

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 4. En la siguiente pantalla habrá de seleccionar la pestaña de “Proceso” para consultar en qué punto
está el proceso o qué persona tiene pendiente de realizar una determinada tarea.

1.2. Proceso de contratación

Siguiendo el mismo ejemplo de la JR0000000019 una vez que pasa al candidato a la fase de
“Listo para contratar” puede hacer el seguimiento del estado del proceso mediante los siguientes
pasos:

1. Introducir en el buscardor el código de la petición de puesto. Ejemplo: JR:JR0000000019

2. Una vez accedes a la petición de puesto pulse sobre la pestaña “Detalles” y dirijasé al apartado
del Proceso de entrada seleccionando el proceso que se indica a continuación:

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 3. En la siguiente pantalla habrá de seleccionar la pestaña de “Proceso” para consultar en qué punto
está el proceso o qué persona tiene pendiente de realizar una determinada tarea.

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2. Introducción a conceptos y motores de búsqueda
1.1. Contexto
Este documento incluye el proceso de Contratación completo, desde el reclutamiento, con una serie de
conceptos básicos previos, hasta el proceso de contratación en sí.

Se pueden usar prefijos en la barra de búsqueda de Workday para localizar objetos de reclutamiento
específicos rápidamente. Los prefijos de búsqueda son letras minúsculas, seguidas de dos puntos (:).
Se pueden usar las categorías de búsqueda para restringir los resultados de búsqueda.

Objeto Prefijo Ejemplo

Candidato cand: Busque usando el nombre del
candidato, ID o correo electrónico:
 cand:albertocuesta@gmail.com
 cand: C0026
 cand: Alberto Cuesta

Grupo de Candidatos pool: Busque usando el nombre del grupo de

candidatos:
 pool: Applus Envia tu CV

Trabajador Contingente worker: Busque usando el nombre del

(Becario no Remunerado) trabajador contingente, ID o correo
electrónico:
 worker: Ana Lopez Garzon
 worker: 3342
 worker: ana.lopez.g

Empleado worker: Busque usando el nombre del

empleado, ID o correo electrónico:
 worker: Pedro Herrera
 worker: 111
 worker: paul.ayag

Familia de Puestos job family: Busque usando el nombre de la familia

de puestos:
 job family: Calidad

Perfil de Puestos job: Busque usando el nombre del perfil o el

ID :
 job: Ingeniero/a de Asistencia
Técnica
 job; Ei161

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 Peticiones de Puesto jr: Busque usando el título del puesto o el
ID de petición:
 jr: Consultor/a
 jr: JR0005

Ubicación loc: Busque usando el nombre de la

ubicación:
 loc: Madrid – Las Mercedes

Aspirante ph: Busque usando el nombre del aspirante

o el correo electrónico:
 ph: Carlos Adan Frutos
 ph: A100031

Candidato Potencial prospect: Busque usando el nombre del candidato

potencial o ID:
 prospect: Carlos González
 prospect: C0028

*Nota: aspirante es el registro del potencial empleado/a en el sistema antes de ser contratado/a y
Candidato/a se refiere a la persona cuando ha comenzado el ciclo del proceso de Selección.

1.2. Pasos

1. En el buscador indique el prefijo, como figura en la tabla (en este caso, cand: Alberto):

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 2. Seleccione al candidato que queremos buscar (En este caso Alberto Cuesta):

*Nota: como podemos ver, ya desde el proceso de contratación podemos hacer clic sobre elementos
como su propio CV.

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