Instructivo de Usuario – Módulo

Enrolamiento

CO NT RO L DE ACCESO I NT EL I G ENT E

Cali - Colombia, Abril de 2020

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CONTENIDO
Tabla de Imágenes .................................................................................................. 3
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 4
MENÚ DE ENROLAMIENTO ................................................................................... 5
1. Crear Empleado............................................................................................... 6
2. Modificar Empleado ......................................................................................... 9
2.1 Código de barras .................................................................................... 11
2.2 Asociar Huellas ....................................................................................... 12
2.3 Asociar y Desasociar Tarjeta .................................................................. 17
2.4 Enrolamiento Facial ................................................................................ 18
2.5 Asociar Ubicaciones. ............................................................................... 21
2.6 Seleccionar o Modificar Grupo ................................................................ 23
3. Información adicional ..................................................................................... 26
3.1 Información adicional .............................................................................. 26
3.2 Información Académica........................................................................... 28
3.3 Información Salarial ................................................................................ 29
3.4 Información de Contacto ......................................................................... 29
3.5 Registrar MAC Móvil ............................................................................... 30

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 Tabla de Imágenes

Imagen 1. Menú enrolamiento ................................................................................... 5

Imagen 2. Opciones de enrolamiento ........................................................................ 6
Imagen 3. Creación de empleado ............................................................................. 7
Imagen 4. Información adicional................................................................................ 8
Imagen 5. Resumen de información .......................................................................... 8
Imagen 6. Menú modificar ......................................................................................... 9
Imagen 7. Buscar empleado.................................................................................... 10
Imagen 8. Seleccionar empleado ............................................................................ 10
Imagen 9. Información empleado cargada .............................................................. 11
Imagen 10. Asociar huellas ..................................................................................... 13
Imagen 11. Menú de ubicaciones............................................................................ 13
Imagen 12. Seleccionar ubicación de enrolamiento ................................................ 14
Imagen 13. Huella de muestra ZKTECO ................................................................. 14
Imagen 14. Captura de huellas ............................................................................... 15
Imagen 15. Confirmación de huellas ....................................................................... 16
Imagen 16. Calidad huella ....................................................................................... 16
Imagen 17. Asociar Tarjeta ..................................................................................... 17
Imagen 18. Seleccionar ubicación de proximidad ................................................... 18
Imagen 19. Menú dispositivo ................................................................................... 18
Imagen 20.Enrolamiento facial ................................................................................ 20
Imagen 21.Menú de ubicaciones............................................................................. 20
Imagen 22.Conexión ubicación ............................................................................... 21
Imagen 23. Cambio de estado ................................................................................ 21
Imagen 24. Asociar ubicaciones.............................................................................. 22
Imagen 25.Seleccionar ubicaciones ........................................................................ 23
Imagen 26. Seleccionar o cambiar grupo ................................................................ 24
Imagen 27. Lista de grupos ..................................................................................... 25
Imagen 28. Menú información adicional .................................................................. 26
Imagen 29.Referencia laboral ................................................................................. 27
Imagen 30.Información académica ......................................................................... 29
Imagen 31. Información salarial .............................................................................. 29
Imagen 32. Información de contacto ....................................................................... 30
Imagen 33. Registro Mac móvil ............................................................................... 30

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 INTRODUCCIÓN

El siguiente instructivo le guiará en el proceso enrolamiento de empleados propios

de su compañía, desde esta opción usted puede crear y modificar información de
empleados, captura de huellas y asociación de ubicaciones.

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 MENÚ DE ENROLAMIENTO

En la parte superior de la aplicación encontrará un menú, diríjase al item

“Enrolamiento” (ver Imagen 1). Al ingresar al siguiente menú usted tendrá la opción
de Crear o Modificar Empleados Propios, donde debe diligenciar los campos
requeridos con la información de su empleado.

Imagen 1. Menú enrolamiento

Al ingresar en este menú deberá seleccionar la opción de Crear o Modificar un

Empleado (Ver Imagen 2). Recuerde que los empleados no se pueden
eliminar.

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 Imagen 2. Opciones de enrolamiento

1. Crear Empleado

Ingrese por el menú Crear, donde debe diligenciar los campos mostrados en el
formulario, teniendo en cuenta que son de carácter obligatorio los señalados con el
marcador . La Imagen 3 muestra un ejemplo de creación de un empleado.

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 Imagen 3. Creación de empleado

En la parte inferior de la ventana, encontrará unas pestañas que contiene

información adicional del empleado (ver Imagen 4), diríjase a la pestaña de
información salarial, recuerde asociar el nivel salarial del empleado, para el
respectivo subsidio en el acceso al casino y asocie el centro de costo, para guardar
de clic en el botón “Siguiente” le aparecerá una ventana con el resumen de la
información diligenciada, de clic en botón “Finalizar” para guardar. Ver Imagen 5.

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 Imagen 4. Información adicional

Imagen 5. Resumen de información

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 2. Modificar Empleado

Esta opción le servirá para modificar la información de un empleado que ya se

encuentre creado en el sistema. Para ello diríjase al menú “Enrolamiento” –
“Modificar empleado” (Imagen 6)

Imagen 6. Menú modificar

Ahora deberá buscar el empleado al cual desea actualizar o completar la

información. Debe dar clic en el botón “Buscar” y el sistema cargará una ventana
donde deberá buscar el empleado, esta búsqueda la puede realizar por el número
de identificación (C.C.), por nombre o por apellido. El sistema NO permite realizar
búsquedas compuestas (Ejemplo: Salome Pineda).

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 Imagen 7. Buscar empleado

Imagen 8. Seleccionar empleado

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Seleccione el empleado a Modificar y de clic en el botón Aceptar, el sistema
cargara la información del empleado.

Imagen 9. Información empleado cargada

Modifique la información que desee en el formulario, teniendo en cuenta en

adelante que los campos marcados con son obligatorios. Para guardar de clic en
el botón “siguiente” y “finalizar”.

2.1 Código de barras

Esta opción permite configurar el código que será impreso en el carné o sticker,
puede ser el mismo numero de cedula, identificación externa o el que la empresa
determine.

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 2.2 Asociar Huellas

En esta opción usted capturará las huellas del empleado a través de un dispositivo
biométrico previamente configurado en su equipo.

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 Imagen 10. Asociar huellas

Para ingresar a esta opción usted deberá dar clic sobre el botón Asociar Huellas
(Imagen 10).

El sistema mostrará una ventana (Imagen 11) donde se debe seleccionar una
ubicación creada en el sistema como enrolamiento. (Por defecto el sistema
mostrara un solo dispositivo para seleccionar). Nota. El nombre de la ubicación
puede variar.

Imagen 11. Menú de ubicaciones

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 Imagen 12. Seleccionar ubicación de enrolamiento

Seleccionando la ubicación debe dar clic en el botón “aceptar”.

Cuando se ha enrolado una huella desde el dispositivo y se sincroniza con la

aplicación, cuando se realiza el cargue del template la huella se carga como se
indica en la Imagen 13, su porcentaje de verificación aparecerá al 100% y
sobreescrita con la firma ZKTeco.

Imagen 13. Huella de muestra ZKTECO

Automáticamente aparece la ventana (ver Imagen 14) donde podrá elegir las
huellas que desea capturar, no es necesario capturar las 10 huellas pero si como
mínimo 2 huellas son requeridas por el sistema, en cada recuadro aparece el
nombre del dedo al cual pertenece la huella y la mano, y cada huella tiene la opción
de activarle “De verificación”, esta opción de verificación le indica al sistema que
debe utilizar la huella para reconocer a la persona, sino se activa esta opción el
sistema solo guardara la huella pero no servirá para realizar la marcación en los
dispositivos biométricos.

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 Imagen 14. Captura de huellas

Debe dar doble clic sobre el campo de la huella que va a registrar y aparecerá la
ventana (Ver Imagen 15) y el sistema le permitirá capturar la huella, usted deberá
capturar 3 veces la misma huella y el sistema automáticamente elegirá la más
óptima. Para cada captura de huella de las 3 requeridas el empleado debe levantar
el dedo cada vez que se da clic en el botón “Aceptar” para tener una mejor calidad
de la huella.

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 Imagen 15. Confirmación de huellas

Al finalizar la captura verifique que el número que aparece seguido del nombre del
dedo sea superior a 60%, este número es nivel de calidad de la huella.

Imagen 16. Calidad huella

Proceda con la captura de las huellas siguientes en el orden que usted crea
conveniente y al finalizar la captura de las huellas debe dar clic sobre el botón
Aceptar de la ventana (Ver Imagen 14).

Si desea capturar una huella que ya se encuentre en el sistema deberá dar doble
clic sobre la huella que desea modificar y seguir los pasos anteriores.

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 2.3 Asociar y Desasociar Tarjeta

Esta opción es para los productos adquiridos con la tarjeta de proximidad ZTKeco,
para configurarla debe completar el campo “No. Tarjeta (Prox):” con el numero de la
tarjeta ZKTco, dar clic en el botón “Asociar Tarjeta” y seleccionar la ubicación por la
cual realiza marcación (ver Imagen 18).

Imagen 17. Asociar Tarjeta

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 Imagen 18. Seleccionar ubicación de proximidad

En el caso de desasociar tarjeta, de clic en el botón “Desasociar Tarjeta” y el

sistema eliminará la vinculación.

Pulse los botones “Siguiente” y “Finalizar” para guardar los cambios realizados.

2.4 Enrolamiento Facial

Para realizar el enrolamiento facial se debe realizar la captura del rostro desde el
dispositivo, cuando las personas ya están cargadas en la base de datos, se deben
buscar por el id asignado en esta y el usuario podrá acceder a este número
mediante el reporte de enrolamiento de empleados.

2.3.1 Captura del rostro en el dispositivo

Acceda al dispositivo y diríjase al menú. (ZKTeco, 2017)

Imagen 19. Menú dispositivo

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Ubique la opción “usuarios” ingrese y seleccione todos los usuarios. Para enrolar el
rostro de un empleado, realice la búsqueda con el id asignado en la base de datos.

El dispositivo le pedirá que ubique los ojos dentro del recuadro verde y le irá
indicando en que posición hacerlo.

Imagen 20. Captura de rostro

Cuando el proceso haya finalizado el dispositivo le informará que el proceso ha

finalizado.

2.3.2 Sincronización con la aplicación

En la ventana de “Modificar Empleado” ubique y de clic en el botón “Enrolamiento

facial (0)”

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 Imagen 21.Enrolamiento facial

Seleccione la ubicación de la cual se cargará el template que contiene la

información del empleado que se está modificando y de clic en el “Aceptar”.

Imagen 22.Menú de ubicaciones

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Se abrirá un recuadro el cual indica que se ha establecido correctamente la
conexión (ver Imagen 23) y el estado cambiará de 0 a 1 como se indica en la
Imagen 24.

Imagen 23.Conexión ubicación

Imagen 24. Cambio de estado

2.5 Asociar Ubicaciones.

En esta opción usted elegirá la ubicación por la cual el empleado podrá realizar
su marcación. Recuerde que cada dispositivo biométrico de marcación es
llamado en el sistema Ubicación y tendrá un nombre específico y único.

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Para ingresar en esta opción debe dar clic en el botón Asociar Ubicaciones.

Imagen 25. Asociar ubicaciones

El sistema abrirá la ventana (Ver Imagen 1Imagen 26) donde usted podrá elegir
las ubicaciones que desea asociar al empleado.

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 Imagen 26.Seleccionar ubicaciones

En la parte superior de la ventana aparecerán todas ubicaciones disponibles en la

compañía y en la parte inferior aparecerán las ubicaciones que actualmente tiene
asociado el empleado, para adicionar una ubicación debe seleccionar del listado de
Ubicaciones a Seleccionar y dar clic en el botón Adicionar, si desea eliminar una
ubicación del listado Ubicaciones Asociadas deberá seleccionarla y dar clic en el
botón “Quitar”, al finalizar debe dar clic en el botón “Registrar”.

2.6 Seleccionar o Modificar Grupo

En esta opción usted podrá seleccionar o modificar el grupo funcional al que

pertenezca el empleado, los grupos que usted podrá seleccionar dependerá de los
permisos que su usuario posea ya que la aplicación permite filtrar los grupos
visibles para cada usuario.

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Para ingresar a la opción debe dar clic en el botón Buscar.

Imagen 27. Seleccionar o cambiar grupo

El sistema mostrara una ventana (Ver Imagen 28) con los grupos funcionales a los
cuales su usuario tenga permisos para selecciona.

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 Imagen 28. Lista de grupos

Debe seleccionar el grupo y dar clic sobre el botón “Aceptar”. Para guardar dar clic
en el botón “Siguiente” y “Finalizar”.

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 3. Información adicional

En la parte inferior de la ventana se encuentra la información adicional del

empleado, aquí deben registrarse la información académica, salarial, entre otros.

Imagen 29. Menú información adicional

3.1 Información adicional

En la primera pestaña “Información adicional” podrá registrar la información

correspondiente al jefe inmediato, el cargo a ocupar y las rutas de ingreso y salida
en caso de tenerlas.

3.1.1 Referencias Laborales

Para registrar las referencias laborales de clic sobre el botón “Referencias

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Laborales” se desplegará una ventana donde debe completar la información
correspondiente al empleo que va a registrar. Una vez diligenciados los campos de
clic en el botón “agregar” y automáticamente se listará el registro.

Si desea agregar otro registro, repita el procedimiento y de clic en el botón

“Aceptar” para guardar los cambios realizados.

Imagen 30.Referencia laboral

3.1.2 Referencias personales

El botón “Referencia Personal” permite agregar la información familiar básica del

empleado, al dar clic en este botón se abrirá una venta en la cual debe diligenciar la
información correspondiente a los parientes en primer grado de consanguinidad,
estado civil y conyugue. En esta ventana podrá guardar, modificar y eliminar la
información registrada. Para finalizar siempre debe dar clic en el botón “Aceptar”
guardar los cambios realizados.

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 3.2 Información Académica

La pestaña de “Información Académica” permite registrar el nivel académico y titulo

del empleado.

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 Imagen 31.Información académica

3.3 Información Salarial

En esta sección es obligatorio registrar el rango de salario que determina el

porcentaje de descuento para casino, y el centro de costo por el cual se le paga al
empleado. Adicional permite ingresar el valor del salario, bonificación y auxilio de
transporte en los casos que aplique.

Imagen 32. Información salarial

3.4 Información de Contacto

En esta pestaña diligencie la información correspondiente a las líneas telefónicas

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de la empresa asignadas al empleado.

Imagen 33. Información de contacto

3.5 Registrar MAC Móvil

La aplicación permite en esta pestaña llevar el control de los equipos asignados a

un empleado.

Imagen 34. Registro Mac móvil

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 Referencias
ZKTeco. (marzo de 2017). Captura de rostro. Manual de usuario, Dispositivos de
Reconocimiento Facial.

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