Procedimiento para control de colisiones y evaluación dey tramitación de

daños ocasionados por Vvehículos Ebi EBI

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1. OBJETIVO

Establecer las normas y lineamientos para la atención y seguimiento a los accidente con vehículos
propiedad de la empresa, bien sea por colisiones de tránsito o daños a instalaciones, atropellos, así
como la tramitación de solicitudes de indemnizaciones con la (s) empresa (s) aseguradora (s) por
daños o a vehículos o instalaciones propias o de terceros y la tramitación de indemnizaciones
directamente por la empresa.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia con la colisión que origina daños a bienes, equipos o propiedades de la
empresa o de terceros hasta la indemnización de daños causados.

3. DEFINICIONES.

3.1 Accidente de tránsito:

Suceso imprevisto producido por la participación de un vehículo propiedad del empresa, en la vía o
carretera y que ocasiona daños materiales o lesiones a personas.
3.2 Accidente en instalaciones:
Suceso imprevisto producido por la participación de un vehículo o equipo propiedad de la empresa,
dentro de las instalaciones (rellenos sanitarios, oficinas administrativas) y terrenos propios o
alquilados y que ocasiona daños materiales o lesiones a personas.
3.3 Empresa aseguradora:
Empresa debidamente autorizada por la Superintendencia General de Seguros (SUGES) con la cual
se gestionan las distintas pólizas de seguros.
3.4 Autoridad gubernamental:
Funcionarios autorizados para el levantamiento del accidente, en el país es la Policía de Tránsito
del Ministerio de Obras Públicas y Transportes.
3.5 Accidente en instalaciones del cliente: Suceso imprevisto producido por la participación
de un vehículo o equipo propiedad de la empresa, dentro de las instalaciones de clientes y que
ocasiona daños materiales o lesiones a personas.
3.6 Persona lesionada: Persona que ha sufrido una lesión o una herida
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4 RESPONSABLES

4.1 Conductor
Responsable de la conducción de la unidad y que cuenta con la debida experiencia y documentos
que le autorizan para esta actividad.
4.1 Asistente de Logística
Responsable del cumplimiento del presente procedimiento, en cuanto al correcto levantamiento del
accidente según expediente digital y la comunicación con el chofer y el afectado.
4.2 Director de operaciones
Responsable del cumplimiento del presente procedimiento, en cuanto a la coordinación con
Gerencia General, empresa aseguradora, Dpto. Legal de la empresa y Gerencia Administrativa.
4.3 Departamento Legal:
Responsable de la representación de la empresa ante los juzgados y/o de preparar los documentos
en caso de conciliación extrajudicial
4.4 Director de Recursos Humanos:
Responsable de la evaluación de elementos de sanción al chofer.
4.5 Departamento de Seguridad y Salud en el trabajo:
Responsable del seguimiento en el caso de lesiones de los trabajadores

5 DISPOSICIONES

5.1 La evaluación de indemnización será tramitada a través de la Dirección de Operaciones

Logísticas por lo que todas las solicitudes deberán ser enviadas a esta dirección.

5.2 Reportes:

5.2.1 Al recibirse el reporte de daños o colisiones debe enviarse la información a la Dirección de

Operaciones Logísticas para elaborar el expediente, ubicado en plataforma web, que
permitirá alimentar base de datos para el registro, control y seguimientos de los casos.
5.2.2 Para la evaluación de lo ocurrido y determinación se guiara en el expediente digital, que
contara con un número de caso único y deberá de tener los siguientes datos:
 Datos de la unidad.
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 Datos del chofer (identificación, N° de licencia, fecha del accidente).

 Tipo de accidente (otro vehículo o instalaciones).
 Datos de accidente en cuanto a nuestro vehículo (circulando, detenido, o realizando
maniobra).
 Datos del tercero (identificación, dirección, correo electrónico, teléfono, calidades).
 Descripción del accidente (detalles indicando que pasó, cuándo, cómo, dónde, y por qué )
 Indicar si hubo testigos del accidente, (identificación, dirección, correo electrónico, teléfono,
calidades).
 Indicar si el chofer asume la responsabilidad del accidente.
 Fotografías de la colisión.
El reporte será levantado con carácter obligatorio para elaborar el expediente digital al siguiente
día hábil de lo ocurrido.

5.3 Levantamiento del accidente por parte del chofer:

El chofer deberá notificar de inmediato cualquier colisión y daño a la propiedad al Departamento
de Logística, quien le dará la asistencia telefónica y se procederá a la notificación a la empresa
aseguradora para que se realicen las inspecciones y registros requeridos .
Esta notificación se realizará de forma obligatoria e independientemente de las circunstancias del
evento y de los daños ocasionados.
5.4 Evaluación de accidente:
Una vez reunida la información y contenida en el expediente digital, el dpto. de Logística acudirá a
la Gerencia Administrativa y al Departamento Legal para la valoración y recomendación con
respecto a lo que prosigue:
 Procede a la conciliación con el afectado.
 Procede el inicio de proceso contencioso con el tercero.
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5.5 Proceso de conciliación:

Una vez evaluado el accidente y donde se asuma la responsabilidad del mismo, o que a pesar de
no tener la responsabilidad la reparación sea de menor cuantía se autorizará la conciliación con el
tercero afectado.
En caso de accidente de tránsito, se contactará al tercero con la finalidad de iniciar el proceso de
conciliación, el cual deberá estar debidamente firmado en el lapso de diez (10) días hábiles a partir
del accidente.
En el caso de daños a instalaciones, se procederá a conciliar con el cliente o afectado con el apoyo
del departamento de Ventas.
5.5 De la indemnización:
Una vez se acuerde la conciliación con el tercero, se evaluará el uso de las pólizas de seguro,
considerando la cuantía de la reparación, previa revisión los deducibles establecidos.
El uso indemnizaciones con cargo a las pólizas, se realizará de acuerdo a los lineamientos de la
empresa aseguradora y que será debidamente informado al personal que interviene en el presente
procedimiento.
El uso de póliza deberá ser autorizado por la Gerencia Administrativa.
En el caso de que se trate de una cuantía menor a los deducibles de las pólizas, se procederá a
gestionar la reparación directamente con nuestro contratista, previa aprobación de presupuesto
(s).
En el caso de indemnización por daños a instalaciones de clientes, podrá gestionarse el reembolso
de la indemnización al cliente, previo acuerdo y presentación de presupuesto (s) para la reparación
(es) y previa autorización de la Gerencia General.
Se coordinará con el departamento de Logística la firma de los finiquitos e indemnizaciones
realizadas, para el proceso de cierre.
5.6 Proceso contencioso:
En caso de acudir a la vía contenciosa, se coordinará la declaración del chofer en un lapso no
mayor de cinco (5) días hábiles luego del accidente, solicitando copia del expediente en el Juzgado
al momento de la declaración.
Esta declaración será previamente revisada con Legal, para evitar manifestaciones que pongan en
riesgo el eventual uso de pólizas o condenatoria por parte del Juez.
Una vez realizada la declaración, la Gerencia de Operaciones deberá remitir el expediente al
Departamento Legal en el lapso máximo de dos (2) días hábiles, con la información requerida:
 Declaración del chofer.
 Copia del expediente reposa en el Juzgado, en caso de haber tenido acceso.
 Copia de documentos de identificación del chofer.
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 Documentos del vehículo.

5.7 Registro, control y seguimiento de accidentes:
El departamento de Logística llevará registro digital de todos los accidentes que involucre unidades
propiedad de la empresa, el cual deberá ser actualizado oportunamente y remitido a la Gerencia
Administrativa y departamento Legal.
En dicho registro deberá incluirse datos de cumplimiento de fechas establecidas en el presente
procedimiento, cuantía de las indemnizaciones realizadas o pendientes de realizar.
5.8 Control de multas:
El departamento de Logística llevará seguimiento de multas por infracciones según registro de
COSEVI, gestionando la tramitación del pago cuando corresponda y realizando las notificaciones al
departamento de Recursos Humanos para la valoración de descuento (s) al chofer en el (os) casos
que0 corresponda.
5.9 Responsabilidad en daños ocasionados:
Determinada la responsabilidad del chofer por negligencia, descuido o imprudencia, la empresa
procederá a la notificación al trabajador y podrá proceder con el cobro de daños que ocasionó el
accidente, y se valorará el monto que aplique de acuerdo con la gravedad del daño causado.
Este monto a deducir será pactado con el empleado en cuota (s) semanal (es) por deducción de
planilla, hasta la cancelación del monto fijado por dicho accidente.

METODO Y TIEMPO DE RESPONSABL

REGISTRO RESPALDOS LUGAR DE PROTECCIÓN DISPOSICIÓN
ARCHIVO E
ARCHIVO

Periódicamente se Digital:
Digital /
Expediente digital realizan copias de Digital: Se
N/A Plataforma Share Logística
(base de dato) seguridad en mantiene
Point
servidores Indefinido