SISTEMA DE GESTION DE ALMACEN

Evaluación de la Organización
 SISTEMA DE GESTION DE ALMACEN | FISI - UNMSM

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Date Version Description Author
23/Abril/2014 0.5 Se incluye la estructura del informe y se completa Miembros del equipo
la información pertinente
28/Abril/2014 1.0 Se agregan el punto numero 5 (Características del Miembros del equipo
Producto), el organigrama de la FISI y algunas
correcciones

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Tabla de contenido
Evaluación de la Organización............................................................................................................................................... 3
1. Introducción................................................................................................................................................................... 3
1.1. Propósito............................................................................................................................................................... 3
1.2. Alcance................................................................................................................................................................... 3
1.3. Definiciones, Acrónimos y Abreviaciones.............................................................................................................. 3
1.4. Referencias............................................................................................................................................................ 3
1.5. Visión general........................................................................................................................................................ 3
2. Contexto del Negocio..................................................................................................................................................... 3
3. Factores Externos........................................................................................................................................................... 3
3.1. Clientes.................................................................................................................................................................. 3
3.2. Jefe USGOM........................................................................................................................................................... 3
3.3. Decanato FISI......................................................................................................................................................... 3
3.4. OCAA...................................................................................................................................................................... 4
4. Factores Internos........................................................................................................................................................... 4
4.1. Procesos de desarrollo........................................................................................................................................... 4
4.2. Herramientas de soporte....................................................................................................................................... 4
4.3. Organización Interna............................................................................................................................................. 0
4.4. Competencias, Habilidades y Actitudes................................................................................................................. 0
4.5. Capacidad de Cambio............................................................................................................................................ 0
5. Características del Producto.......................................................................................................................................... 0
6. Conclusiones de la Evaluación....................................................................................................................................... 0

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Evaluación de la Organización
1. Introducción
1.1. Propósito
El Propósito del presente documento es servir como un consolidado de la información recabada referente a la
organización en estudio, USGOM-FISI, por parte del equipo que realiza el proyecto.
1.2. Alcance
La información presentada en este documento se circunscribe a la USGOM-FISI, y, de manera más precisa, al
área de almacén y al personal encargado de este.
1.3. Definiciones, Acrónimos y Abreviaciones
Revisar el Glosario de Términos en los anexos adjuntos.
1.4. Referencias
Entrevistas:
Encargado de Administrar el almacén: Srta. Pilar.
Documentos:
Estatuto de la UNMSM
MOF de la FISI
Nota: Revisar Entrevistas Y Documentos de Referencia en los anexos adjuntos
1.5. Visión general
Mediante el presente documento se logra conocer la estructura organizacional de la unidad en estudio (USGOM-
FISI) con mayor detalle, además de la manera en que se administran y se realizan sus actividades, las personas
del entorno de la organización y las áreas específicas en las que se tendrá influencia el desarrollo del proyecto.
2. Contexto del Negocio
USGOM-FISI, Unidad de Servicios Generales de Operaciones y Mantenimiento, está ubicado dentro del sector
público administrativo por pertenecer a la estructura organizacional de la Facultad de Ingeniería de Sistemas e
Informática de la UNMSM.
3. Factores Externos
3.1. Clientes
El encargado de administrar el almacén representa el principal cliente del sistema a desarrollar debido a que es
el quien maneja directamente la herramienta y quien, tal vez, más se beneficia de ella. Sin embargo, se tiene
pensado implementar un módulo de solicitud de bienes en el sistema a implementar, con lo cual, todas las
dependencias de la facultad se convierten en clientes del sistema. El encargado de administrar el almacén se
beneficia del sistema al emplear mucho menos tiempo en realizar sus labores cotidianas y las diferentes
dependencias de la facultad tienen la facilidad de hacer sus pedidos y verificar el estado de los mismos desde su
oficina.

3.2. Jefe USGOM

EL jefe de la Unidad de Servicios Generales, Operaciones y Mantenimiento es un interesado en la realización del
proyecto pues es de su interés que su personal trabaje de la manera más eficiente posible y actualmente se
invierte mucho tiempo en labores que podrían ser automatizadas.

3.3. Decanato FISI

La máxima dirección de la Facultad es uno de los interesados en la realización del proyecto pues no se trata de
una necesidad exclusiva de la FISI sino todo lo contrario. Desde ese punto de vista, la ejecución del proyecto

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representaría una potencial fuente de ingresos para la Facultad ya que podría ser vendido a otras Facultades o
dependencias de la UNMSM que tengan a su cargo la administración de un almacén.

3.4. OCAA
La Oficina de Calidad Académica y Acreditación se presenta como un interesado en el proyecto pues es de su
interés que los procesos de la Facultad se realicen de la manera más adecuada y automatizada posible con el fin
de conseguir reconocimientos y acreditaciones para la Facultad.

4. Factores Internos
4.1. Procesos de desarrollo
USGOM-FISI realiza procesos principales como:

Gestionar la entrega de bienes en las dependencias de la facultad

En este proceso el encargado de administrar el almacén de USGOM-FISI genera una PECOSA con los datos del bien
a entregar, luego se dirige al almacén, busca el bien y toma la cantidad de este a ser entregada, llena el BINCARD
correspondiente a dicho bien (Fecha de retiro, Comprobante de salida, Cantidad retirada y Saldo disponible), lleva
el bien a USGOM y llena el KARDEX correspondiente a dicho bien (Fecha de retiro, Comprobante de salida,
Cantidad retirada, Saldo disponible, Precio unitario, Costo Promedio, Importe). Posteriormente el encargado de
administrar el almacén lleva el bien a la dependencia de la FISI que lo solicito y lo entrega junto a dos copias de la
PECOSA correspondiente, el encargado de la dependencia solicitante recepciona el bien, firma y sella una de las
copias de la PECOSA y la devuelve al encargado de administrar el almacén, conserva la otra copia consigo. Al
finalizar el proceso el encargado de administrar el almacén archiva la copia de la PECOSA.

Recepcionar los bienes que se compran o reciben en la facultad

En este proceso, USGOM-FISI recepciona un bien (enviado por la Oficina central o comprado
directamente por la FISI). En primer lugar el encargado de administrar el almacén busca el KARDEX
correspondiente al tipo de bien (según: articulo, marca, unidad de medida, código) y lo llena (fecha de recepción,
comprobante (Clase y N°), cantidades, precio). Luego lleva el bien al almacén y lo coloca en el espacio
correspondiente a dicho tipo de bien. Finalmente el encargado de administrar el almacén llena el BINCARD
correspondiente al bien con los mismos datos que registro en el KARDEX.
4.2. Herramientas de soporte
Se cuenta con:
Aproximadamente 5 computadoras personales: representan el soporte en el que se ejecutarán las
aplicaciones computacionales.
Software Microsoft Excel a través de él se registra periódicamente todas las transacciones efectuadas con
respecto a los tipos de producto.
Documentos, hojas de control: son usadas para registrar cualquier tipo de operación realizado con un
tipo de producto específico.

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 COMISIONES PERMANENTES
4.3. Organización Interna CONSEJO DE FACULTAD
COMISIONES TRANSITORIAS

DECANATO

UNIDAD DE SECRETARIA UNID. PLANIF. FTO. Y UNID. ESTADISTICA UNID. TECNOLOGÍA UNID. OFICINA DE CALIDAD
RACIONALIZACIÓN E INFORMATICA EDUCATIVA COORDINACIÓN ACADEM. Y
CURRICULAR ACREDITACION

DIRECCIÓN ACADÉMICA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

UNID. MATRIC. REG. UNIDAD DE ECONOMÍA

ACAD. GRADOS Y
TITULOS UNIDAD DE PERSONAL
Jefatura de
USGOM
UNID. ASESORIA Y UNID. DE SERVICIOS
ORIENTACIÓN DEL GENERALES. OPERACIONES
ESTUDIANTE Y MANTENIMIENTO
Secretaría #1 Secretaría #2 Unidad de
UNID. BIBLIOTECA
UNID. DE IMPRESIONES
Almacen
HEMEROTECA Y
Y PUBLICACIONES
CENTRO DE
DOCUMENTACIÓN
UNID. DE TRAM.
DOCUMENTARIO
UNID. BIENESTAR

DEPARTAMENTO DE
INGENIERA DE SOFTWARE
E.A.P. DE INGENIERIA E.A.P. DE INGENIERIA UNIDAD DE INSTITUTO DE CENTRO DE EXTESION CENTRO DE
DEP. DE CIENCIAS DE LA
DE SISTEMAS DE SOFTWARE POSTGRADO INVESTIGACIÓN UNIVER. Y PROY. SOCIAL PRODUCCION
COMPUTACION
 4.4. Competencias, Habilidades y Actitudes
El personal de la USGOM-FISI, particularmente la persona encargada de administrar el almacén, presentan buen
desempeño en el uso de herramientas ofimáticas y otros sistemas (como mínimo a nivel básico). El personal se
muestra bastante predispuesta frente a la idea de la implantación del Nuevo Sistema.
Se ha encuestado rápidamente a gran parte de las secretarias de las diversas unidades/dependencias de la FISI
(puesto que también serán potenciales usuarios del Sistema a desarrollar) y se encuentra que todas poseen
dominio de herramientas ofimáticas y de los sistemas que utiliza la universidad (SUM, Sistema Integral de
Secretaria General, etc.), inferimos que no presentaran mayor problema para interactuar con el Nuevo Sistema.
4.5. Capacidad de Cambio
No se observa que el personal de la unidad sea reacio al cambio, principalmente porque ellos mismos solicitaron
el desarrollo de un nuevo sistema de información. Sin embargo, esperan que el sistema solucione gran parte de
su carga laboral y si no quedan totalmente satisfechos podrían manifestar reacciones negativas hacia la
implantación definitiva de este.
5. Características del Producto
Algunas de las características expresamente solicitadas por el usuario son:
Interfaz Gráfica amigable, intuitiva y fácil de usar.
Rapidez y sencillez en el llenado de información.
Posibilidad de integración con el sistema de Logística de Quipucamayoc

6. Conclusiones de la Evaluación
Terminada la evaluación a la unidad de USGOM-FISI se detectó que el problema principal y sobre el cual nos
enfocaremos es el tiempo que se desperdicia al llenar documentos y al recopilar información pues todo este proceso
es enteramente manual, esto debido a que USGOM-FISI no cuenta con un sistema de información para dichas
labores, esto causa mucha desorganización en la documentación de dicha área, además del desperdicio de tiempo.

Esto origina que no se tenga un adecuado control del almacén y que no se tenga la información de los registros de
forma rápida. Por ello se desarrollara un sistema para optimizar la forma en que USGOM-FISI registra la información
de los bienes que recepciona y/o entrega y en base a ello permita generar consolidados de información de forma
rápida y simple.