Metodología de Implantación de

Ibis Computer

Metodología de implantación de IBIS COMPUTER

Metodología en fase de preventa en un proyecto ERP

Para poder realizar dicha cotización en IBIS COMPUTER participan: el comercial de la cuenta, el Director Comercial, así como los consultores preventa especializados que él
considere oportunos, el Director de Proyectos, así como los consultores especializados que él considere oportunos.

Es decir, como se puede comprobar volcamos un gran esfuerzo en la concepción inicial del proyecto, siempre con una única intención, conseguir un proyecto satisfactorio
para el cliente una vez finalizado.

Estos esfuerzos son considerados de manera interna como “costes preventa” dentro de la partida presupuestaria del Departamento Comercial, por lo que, a pesar de ellos,
nuestros presupuestos no se ven incrementados como consecuencia del trabajo desarrollado en la fase de preventa.

Esta cotización se entrega a la empresa interesada extremadamente detallada, con la intención de que la empresa pueda conocer al detalle el motivo de cada partida
económica que se le presupuesta.

En IBIS COMPUTER nunca hacemos el envío de un presupuesto por correo electrónico. Para nosotros es fundamental hacer una lectura conjunta con la empresa, de manera
que podamos detenernos a explicar todos los conceptos, el porqué de los mismos, su planificación temporal, el porqué de la misma, aspectos críticos que podrían hacer
variar la planificación del proyecto, con la intención de adelantarnos a esas situaciones y evitarlas, pero sobre todo, haciendo especial hincapié en lo que se suele denominar
“la letra pequeña”.

En IBIS COMPUTER consideramos que cuando una empresa aborda un proyecto de implantación de una herramienta CRM ERP, debe conocer al detalle todas las
particularidades del proyecto, así como haber recibido una asesoría de las técnicas aplicables para evitar estancamientos del proyecto, desviaciones económicas, desviaciones
temporales, freno del proyecto por usuarios barrera, etc.

Siempre que presentamos un presupuesto, nos gusta tratarlo como un borrador, es decir, un documento en el que junto a la empresa interesada, acabar de definir y perfilar
todos los aspectos y aristas del proyecto. Trabajando juntos, podemos hacer cualquier cosa, reducir su impacto económico evidenciando necesidades reales y prioritarias y
otras prescindibles, modificar tiempos de implantación, enfoques generales del proyecto, etc.

Trabajar así para nosotros es fundamental, un proyecto de implantación de una herramienta CRM ERP es una cosa de dos, y es entre las dos partes, entre las que se ha de
trabajar desde el principio juntos, codo con codo en la concepción del mismo, esto es sin duda una garantía de éxito.

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Es en este momento, después de haber trabajado en conjunto el presupuesto, cuando podemos contar con un plan de implantación creado por ambas partes.

Por todo ello nuestra metodología de implantación como se puede observar, comienza desde el minuto 0, en el preciso momento que comienzan las conversaciones con
una empresa que pueda necesitar nuestros servicios.

Metodología en fase de negociación en un proyecto ERP

Una vez elaborado el presupuesto es habitual que se entre en una fase de negociación, donde resulta necesario ajustar y consensuar aspectos como importe del proyecto,
temporización y calendario de implantación, contenido del proyecto como licencias o trabajos, etc.

Esta fase por definición es una prolongación de la fase de cotización y por ello nuestro principal foco de atención se concentra en reflejar todos y cada uno de los acuerdos
alcanzados, así como cualquiera de las frases que el comercial pueda expresar y puedan ser decisivas para la aceptación o no del proyecto.

Nuestra recomendación, especialmente para los proyectos firmados con IBIS COMPUTER es que cada vez que el comercial le indique frases como; “eso entra”, “no se
preocupe, esto está contemplado en el proyecto” o afirmaciones similares, le solicite que si es así, lo especifique por escrito en el documento de presupuesto y contratos a
firmar.

Cuando realizamos un presupuesto lo hacemos con la intención de que sea el documento que siente las bases y reglas de nuestra posterior cooperación en el proyecto, de
ahí la importancia de que todo lo que pueda influir en el proyecto quede correctamente reflejado.

Esto nos evitará futuras confusiones futuras del estilo a… “¿esto entraba?, “Yo pensé que eso ya estaba contemplado en el proyecto” o, “esto dijimos en su día que no lo
contemplábamos para este proyecto”. Al dejarlo correctamente explicado en el presupuesto ambas partes se evitarán futuros problemas de este estilo.

Cuando usted se encuentre negociando con alguno de nuestro Consultores Pre venta, podrá comprobar como todo su esfuerzo y atención en el proceso de negociación irá
destinado a conseguir un proyecto viable y de calidad para ambas partes, en lugar de procurar de manera ofuscada que usted firme unos contratos con tal de ganar esa
venta.

Metodología Traspaso de competencias en un proyecto de implantación ERP

En toda la fase de preventa, la responsabilidad del proyecto y de los trabajos necesarios como relación con el cliente, preventa, negociación, etc. Corresponde al
Departamento Comercial, sin embargo, una vez aprobado el proyecto por el cliente, firmados los contratos necesarios y efectuados los correspondientes pagos, la
responsabilidad del proyecto de implantación del CRM ERP ha de pasar al Departamento de Proyectos, máximo responsable de su ejecución.

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Esto requiere un traspaso de competencias de la que es importante hacer partícipe al cliente.

Por este motivo, desde IBIS COMPUTER, realizamos una reunión de traspaso de competencias en la que participan:

• Consultor responsable de la preventa de IBIS COMPUTER.

• Director de proyectos interno del cliente.
• Jefe de la implantación del Departamento de Proyectos de IBIS COMPUTER.

En esta reunión es importante trasladar toda la información que se ha generado durante la fase de preventa al Departamento de Proyectos. De esta manera se evitan
situaciones de falta de comunicación entre todas las partes intervinientes, como por ejemplo; “El comercial me dijo….”

En esta fase, es importante que el Consultor responsable de la preventa, traslade al Departamento de Proyectos, en especial, todas aquellas particularidades que resulten
propias del proyecto que se está planteando.

Es importante realizar esta reunión en presencia del cliente, para que este pueda aprovechar para trasladar cualquier duda o inquietud que pueda tener con respecto al
proyecto CRM ERP que va a iniciar, y que estas dudas o inquietudes pueda compartirlas en presencia del consultor que le ha ido acompañando y asesorando durante toda
la fase de preventa.

Con esta fase, garantizamos la continuidad del flujo de información y que esta no se pierda en comunicaciones de uno a otro, además de propiciar la participación del
cliente en el proyecto de implantación de su CRM ERP.

Metodología en fase de análisis en un proyecto ERP

Probablemente el análisis sea una de las fases más decisivas en todo proyecto y por ese motivo volcamos mucha intensidad en su realización.

En la fase de análisis no nos limitamos a estudiar la estructura de los datos y a conocer las reglas de parametrización de los usuarios.

En la fase de análisis nos dedicamos a conocer en profundidad las reglas de negocio de su empresa, analizando y entendiendo a cada departamento y su relación con el
resto. De esta manera podemos documentar con detalle toda su lógica de negocio y la trazabilidad de todos sus procesos.

Sin embargo, no solo nos dedicamos a documentar los procesos, sino que añadimos como se dará cabida a estos con nuestro sistema de gestión CRM ERP Solmicro Expertis.

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Este grado de detalle tiene como único objetivo eliminar sorpresas durante la ejecución del proyecto y garantizar a ambas partes la claridad de los trabajos a realizar en la
fase de ejecución. Cuando estos trabajos se encuentran claramente definidos, es posible crear una temporización definitiva y garantizar que las sorpresas económicas serán
0.

En cualquier caso, hasta ahora solo hemos comentado la primera mitad de la fase del análisis. Una vez redactado y documentado por parte de nuestros consultores, el
siguiente paso es la lectura y correcta comprensión por parte del cliente.

En alguna ocasión hemos recibido firmado y autorizado un análisis y hemos tenido que revocarlo ante la evidencia de que el cliente lo había firmado sin leerlo, no es ese el
camino correcto.

El cliente ha de leer y comprender el documento de análisis para verificar que hemos comprendido con claridad todos los procesos y necesidades que nos ha transmitido.

En este momento es habitual que recibamos correcciones por su parte, ¡Perfecto!!! ¡Eso es lo que buscamos!!!

De esta manera entre el cliente y nuestros consultores se realizarán tantas correcciones como sean necesarias hasta que entre ambas partes podamos garantizar que
disponemos del “libro blanco de la implantación”. Documento que ambas partes seguiremos para un correcto desarrollo del proyecto.

Somos conscientes de que contado así suena algo laborioso, sin embargo, la experiencia de nuestros consultores hace que el cliente solo deba dedicar unas sesiones para
las entrevistas iniciales y posteriormente con una o dos reuniones de corrección suele ser suficiente para poder disponer de un documento de calidad.

Metodología en fase de Desarrollo en un proyecto ERP

Una vez que el análisis ha sido aprobado por ambas partes, ya se dispone del “libro blanco de la implantación”, es decir, el documento en el que se detalla con el máximo
detalle los trabajos que ambas partes deberán realizar.

En este momento IBIS COMPUTER comienza sus tareas de desarrollo. Por desarrollo no solo entendemos “programar”, sino desarrollar los trabajos necesarios para que el
CRM ERP funcione tal y como se ha acordado en el documento de análisis.

Estos trabajos, volcados de datos, parametrizaciones, desarrollos a medida, batería de pruebas, se reparten entre el equipo del Departamento de Proyectos destinado a
ese proyecto.

Es importante que estas tareas se diversifiquen entre distintas personas, a pesar de que el Jefe de la implantación y el Director de Proyectos realicen un seguimiento
cercano de cada uno de los trabajos. Esta diversificación ayuda a que varias personas conozcan las características y particularidades del proyecto. De manera que la baja

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ocasional por enfermedad o cualquier otro motivo de uno de ellos, no afecte al normal desarrollo del proyecto, ya que otros compañeros podrán hacerse cargo de sus
trabajos.

En la batería de pruebas es importante el cruce de trabajos, es decir, si una persona ha desarrollado una funcionalidad, posteriormente la someterá a una batería de
pruebas (a la funcionalidad), y el siguiente paso, será entregar ese desarrollo a otros compañeros para que ellos vuelvan a realizar nuevas pruebas.

Cambia mucho la manera que tienen las personas de usar los ERP, por eso, personas que no han intervenido en el desarrollo de esa funcionalidad son ideales para realizar
pruebas, además, de esta manera adquirirán conocimiento sobre ese apartado en el que no habían trabajado anteriormente.

Nuevamente, en la metodología de IBIS COMPUTER en su fase de desarrollo para un proyecto CRM ERP, se encuentra muy presente nuestro compromiso para cumplir los
tiempos pactados, por lo que Departamento de Proyectos, no solo tiene completamente interiorizado la imposibilidad de llegar tarde a una fecha, sino que goza de los
protocolos de trabajo internos para evitar que esto suceda.

Metodología en fase de pruebas en un proyecto ERP

Una vez realizados los trabajos de desarrollo, estos, (Desarrollos y parametrizaciones) se ponen a disposición del Responsable de Proyecto Interno (el responsable del
proyecto del cliente) para que tanto este, como sus usuarios clave puedan realizar las correspondientes baterías de pruebas.

Esta fase es crucial en la implantación de un proyecto CRM ERP y está destinada a localizar los lógicos desajustes para poder corregirlos.

Cuando en la fase de desarrollo los técnicos realizan sus baterías de pruebas, hemos de tener en cuenta ellos probarán las funcionalidades con simulaciones y un número
limitado de supuestos, pero nadie como los futuros usuarios y plenos conocedores de su negocio para poder someter a las correspondientes pruebas de estrés al nuevo
sistema.

Esta fase se desarrolla de una manera muy ágil, ya que según se van recibiendo informes de errores o desajustes estos se van solucionando de inmediato y con una
comunicación muy dinámica con los usuarios.

En más de una ocasión hemos podido detectar que algún usuario o algún cliente no han realizado las pruebas con la intensidad necesaria. Es algo que comprendemos, ya
que para ellos este tipo de trabajos es un extra, un añadido a su trabajo del día a día. Sin embargo, ante estas situaciones y por tentador que resulte continuar el proyecto,
nuestra metodología de implantación no nos lo permite, ya que descuidar esta fase pondría en serio riesgo el arranque del proyecto. Por eso volvemos a insistir al usuario
o al cliente en cuestión hasta que todas las partes podamos disponer de la garantía de que el sistema se ajusta a lo esperado y a lo reflejado en el análisis del proyecto.

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Como se puede observar, todo nuestro esfuerzo se encuentra única y exclusivamente enfocado a garantizar el éxito de la implantación del CRM ERP y la satisfacción final
del cliente.

Metodología en fase de formación en un proyecto ERP

Una vez finalizada la fase de pruebas y la consecuente solución de desviaciones detectadas (que se realiza en la misma fase de pruebas), el sistema de gestión se encuentra
preparado para ser presentado a los usuarios para su formación.

Cuando llegamos a esta fase los usuarios clave ya han adquirido un buen conocimiento del sistema de gestión debido a las pequeñas formaciones recibidas para poder
ejecutar con ellos las fases de análisis, y pruebas, por lo que serán de una gran ayuda para afrontar la formación general a los usuarios.

En esta fase resulta imprescindible que los usuarios entiendas el funcionamiento general del CRM ERP, así como el comportamiento específico de los módulos que usará
cada uno de ellos, por ello, además de explicaciones teóricas apoyadas en demostraciones de cómo usar el sistema de gestión se realizarán ejemplos prácticos con datos
propios de la empresa cargados en el sistema al efecto.

En este sentido, además de la asistencia de los usuarios a las sesiones de la formación, es importante que la dirección de la empresa ofrezca un espacio de tiempo a sus
usuarios para poder practicar en sus puestos lo aprendido en las sesiones de formación.

Es muy importante ser conscientes de que en la fase de formación a los usuarios se les traslada una gran cantidad de información en poco tiempo, por lo que en ocasiones
se pueden llegar a sentir algo... abrumados, lo cual suele favorecer la resistencia de los usuarios barrera (aquellos que suelen resistirse al cambio), para ello contamos con
dos ventajas principales para poder superar estas situaciones.

Nuestro CRM ERP Expertis. Gracias a su diseño basado en dos tipos de pantalla, resulta especialmente fácil de aprender, lo cual por experiencia sabemos que relaja a los
usuarios barrera, convirtiéndose estos generalmente en usuarios colaboradores.

Nuestro sistema de formación progresivo. Como hemos dicho anteriormente trasladar una gran cantidad de formación en poco tiempo no resulta la mejor metodología
didáctica que digamos, por lo que gracias a nuestro modelo de implantación Scrum (el cual aúna todas las fases descritas en nuestra metodología y explicaremos
próximamente), la formación se realiza de manera paulatina y progresiva, lo cual facilita a los usuarios su aprendizaje, facilita la colaboración de los usuarios barrera y la
mejora cualitativa del conocimiento y uso del CRM ERP de los usuarios se percibe muy claramente.

Metodología en fase de arranque (ficticio) en un proyecto ERP

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Por fin encaramos la última fase de la implantación de un proyecto CRM ERP y a pesar de que como se ha podido observar, todas las fases anteriores iban destinadas a
garantizar que el cliente en esta fase pudiera de verdad arrancar su nuevo sistema de gestión con la funcionalidad esperada y sin ningún tipo de error, daremos una vuelta
de tuerca más al sistema y le someteremos a una prueba de estrés realizando un arranque ficticio.

Este arranque se realizará durante una jornada (o las que se determinen y acuerden) y será muy importante que el cliente seleccione muy bien el momento para realizarla,
ya que en este día se creará una carga de trabajo bastante intensa.

Durante esta jornada, y manteniendo el sistema de trabajo y con sus herramientas de gestión preparadas como respaldo por si fuera necesario usarlas, se realizará la
actividad propia del día ya sobre la herramienta CRM ERP.

Aunque comencemos a usar la herramienta, este no es aún un arranque real, sino una simulación con datos reales y en tiempo real y el motivo de realizarlo es buscar
cualquier pequeño desajuste que hubiera podido pasarle por alto al cliente al realizar los correspondientes test en la fase de pruebas.

Es muy conveniente, tener preparadas operaciones, que aunque no surjan ese día, el cliente sabe que pueden surgir en otro momento, como por ejemplo una factura
especial que se hace dos veces al año. Al tener un consultor con ellos supervisando el arranque ficticio del sistema de gestión, es buen momento para crearla tal y como se
crearía en condiciones normales y que el consultor siga el proceso por si hay algún inconveniente.

Y ahora sí, todos estamos en condiciones de realizar un arranque real del CRM ERP.

Metodología en fase de arranque (real) en un proyecto ERP

Llegamos al momento de la verdad, en la que el cliente arrancará con su nuevo sistema de gestión CRM ERP.

A pesar de todos los pasos anteriores para garantizar que el sistema podrá arrancar en perfectas condiciones e incluso habiendo realizado un arranque ficticio para someter
a estrés al nuevo sistema, el momento del arranque en real no dejará de ser nunca un momento realmente crítico. Por este motivo, un consultor nuestro estará los primeros
días (en función de lo acordado) acompañando al cliente, no solo para resolver dudas que suelen surgirle a los usuarios, trasladar a nuestro Departamento de Proyectos
algún mensaje de alerta o incluso algún pequeño desajuste (remotamente probable debido a todas las pruebas a las que el sistema ha sido sometido durante todo el
proyecto) para solucionarlo de una manera inmediata, sino para incrementar la seguridad necesaria que cada cliente necesita para afrontar esta fase.

El acompañamiento de nuestro consultor no se suele alargar mucho en el tiempo y esto es debido a la configuración de las fases anteriores, fases en las que como se ha
podido observar se ha trabajado con el único objetivo de que esta fase de arranque en real sea un éxito y no podamos encontrar en ella sorpresas de ningún tipo.

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Una vez finalizada esta fase, el cliente ya tiene a su disposición el nuevo sistema de gestión CRM ERP, por lo que ahora solo le queda exprimirlo al máximo para sacarle el
mayor rendimiento posible.

Metodología integral de un proyecto ERP

Como hemos podido observar en la explicación de la metodología de implantación de un proyecto CRM ERP que hemos publicado, cada fase se encuentra perfectamente
definida y situada temporalmente de una manera lógica para que el final de una fase suponga el inicio lógico de otra. Sin embargo, la metodología descrita se trata de una
metodología lineal "en cascada", y no es la que habitualmente usamos en IBIS COMPUTER para la implantación de nuestros proyectos CRM ERP.

Si bien, antes de iniciar cada proyecto estudiamos cual es la metodología que mejor se adapta a cada situación concreta, lo habitual es que realicemos las implantaciones
mediante una metodología de implantación denominada Scrum, que pasaremos e explicar más adelante, pero antes queremos explicar el porqué de haber explicado cada
fase de manera desconectada.

Aunque se utilice una metodología Scrum, es necesario conocer a la perfección en que consiste cada fase, ya que en este tipo de metodología, éstas no se mezclan, lo cual
sería peligroso, sino que se superponen, manteniendo cada una de ellas su propia entidad, es decir, se podrá estar realizando simultáneamente un desarrollo, una fase de
pruebas, una formación y un arranque de pequeñas partes del sistema, pero siempre diferenciando correctamente cada una de ellas para que no se entorpezcan entre sí.

¿Qué es la metodología Scrum?

La metodología Scrum es un sistema de trabajo repetitivo e incremental principalmente orientado al desarrollo de software y destinado a crear entornos de desarrollo ágil
de software creado en Japón en 1986.

Esta metodología, establece que en lugar de ir cumpliendo las fases en cascada, como se ha descrito hasta ahora en nuestra metodología, se irán realizando y entregando
pequeñas partes del sistema, a lo que se denomina "entregables" o "utilizables". Este es uno de los conceptos principales que debemos manejar para entender este
sistema de trabajo.

Llevado a la realidad y en comparación con el estilo tradicional "en cascada", realizamos la fase de análisis tal como hemos descrito en nuestra metodología, pero
posteriormente, en lugar de ir cumpliendo fase por fase, el equipo de desarrollo comienza su trabajo. Aquí la principal diferencia es que los trabajos terminados no se
"almacenan", sino que en el momento que están finalizados y probados internamente por nuestros desarrolladores se entregan al cliente, ofreciéndole también la
formación necesaria sobre ese pequeño "entregable" para que este pueda ser probado. El cliente al probarlo nos remite los ajustes necesarios, se realizan, se realiza la
formación final y posteriormente se hace la puesta en marcha arrancando ese pequeño entregable.

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Pongamos un ejemplo:

En el análisis ha quedado reflejado que en el apartado de ofertas o cotizaciones es necesario realizar un desarrollo personalizado en el que para el mismo artículo deba
indicarse el precio en:

• Unidades
• Paquetes
• Cajas
• Palets
• Kilos

Con el modelo tradicional en cascada, el equipo técnico realizaría los desarrollos necesarios y al finalizarlos, los dejaría almacenados hasta la fase de pruebas, en la que se
entregarían todos los desarrollos realizados al cliente para la realización de los correspondientes test.

Con la metodología de implantación Scrum, al finalizar este desarrollo se entrega al cliente, se le forma en su uso, éste (el cliente) lo prueba, nos comunica los ajustes
necesarios, se resuelven y se arranca, por lo que el cliente ya tiene a su disposición para su uso este pequeño "entregable".

Paralelamente, nuestro equipo de desarrollo se encuentra trabajando en otros entregables.

Como hemos podido ver, hemos superpuesto (que no mezclado) las fases con las que debe contar todo proyecto, pero sin embargo obtendremos una serie de ventajas en
nuestro proyecto que marcan una gran diferencia con otros modelos de implantación:

• Las pruebas se realizan casi en tiempo real, por lo que no se acumula una gran cantidad de trabajo en un tiempo reducido para el cliente, como suele ser habitual al
entregar los desarrollos enteros y tener que probarlos en su totalidad como se ha explicado en el modelo de cascada.

• Cualquier error o desajuste se localiza muy rápidamente, sin tener que estar esperando al último tercio del proyecto para que estos afloren.

• Los usuarios comienzan a tomar contacto muy rápidamente con la herramienta y de manera progresiva, por lo que:

o Se reconduce a los "usuarios barrera" ya que su aprendizaje no se convierte en un... "examen", que es lo que ellos perciben cuando justo después de la
formación han de comenzar a usar el sistema de gestión CRM ERP y bien.

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o Los usuarios llegan a la formación con conocimientos sobre el uso del sistema de gestión y más concretamente sobre funcionalidades propias de la empresa,
por lo que su aprovechamiento de la fase de formación es muy superior.

o Si el cliente durante la fase de análisis ha solicitado cualquier tipo de parametrización o desarrollo y al ver y "palpar" la funcionalidad del nuevo sistema de
gestión decide cambiar de decisión, esa situación se detecta mucho antes, dado que el programa, llega a la empresa y a sus usuarios mucho antes (dado que
no se espera a la fase de pruebas).

o La satisfacción del cliente durante el proyecto aumenta, ya que después de la fase de análisis no se produce el periodo "ventana" en el que no ve los
resultados por los que ha pagado hasta que se terminan todos los desarrollos, sino que comienza (la empresa y los usuarios) a interactuar con ellos desde el
inicio de los trabajos

o Dado que las pruebas y el contacto de los usuarios se comienzan con mucha antelación al momento del arranque toda la organización llega mejor preparada
a este hito (el más crítico) y la garantía de éxito es mucho mayor.

o El proyecto por todo lo anterior se agiliza y gana en calidad y seriedad, principalmente por el trabajo codo a codo entre proveedor de servicios y cliente de
"desarrollar, probar, desarrollar, probar..."

o Dada la agilidad de este tipo de metodología, los proyectos se aceleran de manera muy importante, por lo que los plazos de implantación se acortan.

o Al interactuar tanto con el cliente desde el primer momento se pueden tomar decisiones en tiempo real sobre posibles cambios que puedan sobrevenir por
la situación de la empresa.

Por todo lo anterior, el aumento en la productividad, la calidad y la satisfacción del cliente aumentan marcando una gran diferencia con el modelo tradicional "en cascada".

Con respecto a este tipo de metodología, no pretendemos aquí crear un estudio completo sobre ella, sino que de manera resumida y en un lenguaje "no informático",
poder dar a conocer a nuestros lectores cuales son nuestros sistemas de trabajo.

En la metodología Scrum, existen muchos más conceptos que es importante tener en cuenta, tales como los roles necesarios y sus responsabilidades, frecuencias
"estándar" de entrega de entregables, de reuniones de seguimiento, priorización y reprogramación, etc.

Si le interesa profundizar más en el conocimiento de la metodología Scrum, le recomendamos que siga este enlace: Metodología Scrum

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