PROCEDIMIENTO PARA MANEJO Y REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Objeto: Realizar compras de carácter prioritario para la operación de V&S que no superen el monto
máximo establecido de $150.000.oo unidad, así como custodiar el dinero asignado para dichas
actividades.

Delimitación: Inicia con el recibo del dinero efectivo correspondiente al valor de caja establecido
por V&S para esta finalidad y termina con el recibo del valor del reembolso por igual valor o inferior
como reposición de la cantidad de dinero gastada.

Definiciones

Administrador: Persona encargada de la custodia y administración del dinero dispuesto para

compras menores.

Requeridor: Encargado de hacer la solicitud de compra. Generador de la acción inicial de compra.

Bien: Insumo, material o suministro (consumible).

Soportes: Facturas, egresos o comprobantes.

Condiciones del Proceso

1. El valor máximo establecido para caja menor es de $500.000.oo COP. El administrador

recibirá el dinero en efectivo, bajo acta de entrega de caja menor, la cual contendrá la firma
del contador y del administrador de caja menor.
2. Solo el administrador de la caja menor podrá tener la custodia de las llaves de caja menor y
solo él podrá disponer del uso del dinero de la misma.
3. Cada gasto reportado deberá tener su soporte correspondiente, estos deben estar
justificados por la operación.
4. Todas las compras superiores a $100.000.o COP deberán presentar como soporte adicional
el Formato de Compra de Caja Menor.
5. Los reembolsos de caja deberán realizarse solo cuando el total del efectivo disponible
corresponda al 20% o menos.
6. El administrador presentará la solicitud de reembolso en el Formato de Reembolso de Caja
Menor, donde se debe quedar escrito el valor en letras y números de la cantidad solicitada.
7. La suma del valor solicitado como reembolso y el saldo en caja no deben superar el 100%
del monto establecido para caja menor.
8. El contador revisará el FRC y cada soporte correspondiente, luego presentará a Gerencia la
solicitud para la reposición del dinero.
9. El contador será custodio de los FRC, así como de los soportes correspondientes y se
encargará de su archivo y administración.
Procedimiento:

ACTIVIDAD ACTOR O DOCUMENTO

RESPONSABLE
Entrega de caja mejor: El contador bajo acta de Contador Acta de entrega de
entrega de caja menor entrega el dinero Administrador caja menor.
establecido por V&S para compras menores.
Firman ambas partes como constancia y se
entregan las llaves de la caja al administrador
asignado.
Solicitud de compras: El administrador debe Administrador
verificar si el requerimiento o solicitud tienen
prioridad o carácter de compra menor y
proceder con el mismo.
Soporte de compra: Todas las compras deberán Administrador Formato de Compra de
presentar como soporte las facturas o recibos de Caja Menor (FCC).
la compra realizada. Para compras superiores a
$100.000.oo deberá anexarse como soporte el
FCC diligenciado.
Reembolso de Caja: El administrador verificara Administrador Formato de Solicitud
la disponibilidad de fondos y deberá diligenciar Contador de Reembolso (FSR).
el Formato de Solicitud de Reembolso y
presentarlo al contador con los soportes de cada
egreso.
Reembolso: El contador verifica la relación de Contador Formato de Solicitud
gastos y hace la revisión de cada soporte. Luego de Reembolso (FSR).
de colocar su firma de aprobación entregará a
gerencia para el desembolso del dinero.
Entrega de Reembolso: El administrador recibe Administrador Formato de Solicitud
de gerencia el dinero solicitado lo que da nuevo Gerente de Reembolso (FSR).
inicio al ciclo.
Soportes de reembolso: El contador solicita a Almacenista Formato de Solicitud
gerencia el FSR firmado y procede a archivarlo. de Reembolso (FSR).