SANDRA MILENA TIQUE CRUZ

Profesional en Ciencias de la Información: Bibliotecología,

Documentación y Archivística T.P No. 4.576 CCA
Administradora Pública T.P No. 1185754-T CAP
Tecnóloga en Administración Documental T.P No. 693 CCA
Esp. Tecnológica en Gestión de Proyectos

NOMBRE: SCARLETH ALKON ALFHA___

_ FECHA: _1 DE DICIEMBRE 2022___

Identifique ítems que hacen referencia a la normatividad en Gestión Documental.

Entrega de documentos por parte del servidor Respuesta 1

público  Ley 594 de 2000

Respuesta 2
Protección de las riquezas naturales Elegir...

Respuesta 3
Clasificación, ordenación y descripción Ley 80 de 1989

Respuesta 4
Acceso a los documentos públicos  Elegir...

Esta norma está compuesta por 13 Títulos y 53 Respuesta 5

artículos Elegir...

Respuesta 6
Colombia es un estado social de derecho Artículo 1 Constitución Política de Colombia

Respuesta 7
Inventario Único Documental Acuerdo 042 de 2002

Respuesta 8
Firma digital  Elegir...

Respuesta 9
Organización Historia Laboral  Circular 04 de 2003

Respuesta 10
Creación del Archivo General de la Nación Ley 80 de 1989

Respuesta 11
Estándares para publicar información Elegir...

Respuesta 12
Unidades de correspondencia Acuerdo 060 de 2001

Respuesta 13
Código Único Disciplinario Ley 734 de 2002

Comités Institucionales de Gestión y Respuesta 14

Desempeño Elegir...

Respuesta 15
Derecho de petición Artículo 23 Constitución Política de Colombia

Estudio de Caso 1
La entidad Cultura para Todos, en cumplimiento de la Ley 594 de 2000, decide elaborar en el año
2014 las Tablas de Retención Documental - TRD, las cuales fueron convalidadas por el Archivo
General de la Nación y adoptadas por la entidad el mismo año. Las tablas de retención
documental, pertenecen a las siguientes dependencias: Secretaría General, Oficina Jurídica,
Contabilidad y Tesorería y Oficina de Planeación y Proyectos.

En la actualidad, las oficinas tienen un gran cúmulo de expedientes, que han finalizado su trámite,
así como han cumplido el tiempo de retención establecido en la TRD. Es así como se está
planeando realizar una transferencia de los archivos de gestión al archivo central teniendo
presente que deben cumplir las siguientes condiciones establecidas en el procedimiento: los
expedientes deberán estar ordenados cronológicamente cumpliendo el principio de orden original,
los expedientes deberán estar previamente depurados, foliados y rotulados. Para realizar la
transferencia en el día definido por cronograma, se exige la entrega de un inventario documental
diligenciado.

1. El objeto de inventario documental utilizado para realizar la entrega de las unidades

documentales de cada dependencia al archivo central es

a. Inventario individual por vinculación, traslado, desvinculación.

b. Inventario para transferencia primaria
c. Inventario para valoración de fondos acumulados.
d. Inventario para eliminación de documentos.
e. Ninguna de las anteriores.

2. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la

Tabla de Retención Documental. Para ello se elaborará:

a. Plan institucional de archivos

b. Formato Único de Inventario Documental
c. Acta de transferencia primaria
d. Oficio remisorio
e. Todas las anteriores

3. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así:

a. Código de la dependencia
b. Fondo, sección
c. Unidades documentales identificadas y número consecutivo de caja y fechas
extremas de los mismos
d. Código de la dependencia, fondo, sección, unidades documentales identificadas y
número consecutivo de caja y fechas extremas de los mismos
e. Código de barras

4. Para la elaboración del inventario documental por transferencia primaria se deberán

diligenciar los siguientes campos:

a. Entidad productora, Sección, Subsección, Objeto, Registro de entrada, Número de

orden, Código, Nombre de las series, subseries o asuntos, fecha inicial, fecha final,
Unidad de conservación, número de folios, soporte, frecuencia de consulta, notas,
elaborado por y entregado por.
b. Oficina productora, Objeto, Registro de entrada, Unidad de conservación, número
de folios, soporte.
c. Número de orden y Código, Nombre de las series, subseries o asuntos.
 d. Entidad productora, Unidad administrativa, Oficina productora, Objeto, Registro de
entrada, Número de orden, Código, Nombre de las series, subseries o asuntos,
Fechas extremas. Unidad de conservación, número de folios, soporte, frecuencia de
consulta, notas, elaborado por, entregado por y recibido por.
e. Entidad remitente, Unidad administrativa, Oficina productora, finalidad, Registro de
entrada, Número de orden, Código, Nombre de las series, subseries o asuntos,
Fechas extremas, Unidad de conservación, número de folios, soporte, frecuencia de
consulta, notas, elaborado por, y recibido por.

5. Para realizar esta transferencia se debe tener en cuenta lo siguiente

a. Plan y cronograma de transferencias

b. Tiempos de retención de las series y subseries a transferir establecidos en las TRD.
c. Preparar físicamente la documentación.
d. Realizar el realmacenamiento de las unidades documentales a transferir en cajas y
carpetas calidad archivo
e. Todas las anteriores.

Estudio de Caso 2

El Consejo Departamental de Archivos, aprobó las Tablas de Retención Documental de la

Alcaldía Municipal de Cristales en el año 2008. La administración municipal implementó
sus Tablas de Retención Documental mediante la sensibilización y capacitación de los
funcionarios de la entidad, el acompañamiento constante del funcionario encargado del
archivo central y realizaron la primera transferencia primaria, de manera adecuada en el
año 2011.

Los funcionarios de la alcaldía han transferido regularmente los archivos de gestión al

archivo central, el cual ya no tiene espacio de almacenamiento debido a que ningún
gobierno ha realizado la eliminación de documentos de archivo. El actual gobierno se ha
dado cuenta de la necesidad de realizar los procedimientos de disposición final descritos
en las Tablas de Retención Documental, lo que permitirá aumentar la capacidad de
almacenamiento del archivo central.

De acuerdo con el caso anterior, los temas estudiados, seleccione la respuesta correcta:

1. ¿Quién debe realizar el inventario para eliminación?

a. El funcionario de archivo de gestión

b. El funcionario encargado de archivo central
c. El secretario general
d. El alcalde Municipal
e. Ninguna de los anteriores

2. ¿Qué campos no deben diligenciarse en el FUID para eliminación?

a. Entidad Remitente y número de transferencia

b. Número de orden y objeto
c. Entidad productora
d. Todos los anteriores
e. Ninguna de los anteriores
f.
3. Los inventarios de los documentos que han cumplido sus tiempos de retención y serán
eliminados, deben publicarse en:

a. Diario Oficial
b. Página web
c. Cartelera de información
d. Diario de amplia circulación
e. Todos los anteriores

4. Las actas de los documentos que fueron eliminados deben ser conservadas
permanentemente. ¿Quiénes las deben suscribir?

a. El jefe de la oficina de control interno y el presidente del Comité Interno de archivo.

b. l secretario técnico y el jefe de la dependencia productora
c. El presidente y el secretario técnico del Comité interno de archivo
d. El jefe de la oficina de control interno y un miembro del Consejo Territorial de
Archivos
e. Los miembros del Comité Interno de Archivos y el presidente del Consejo territorial
de archivos.

5. La norma que regula la elaboración de inventarios para la eliminación de documentos

es:

a. Decreto 1080 de 2015

b. Acuerdo 038 de 2002
c. Acuerdo 04 de 2013
d. Ley 594 de 2000
e. Acuerdo 05 de 2014