Aspectos a tener en cuenta en la realización del informe.

 A todos los informes se le deben repetir las líneas de las necesidades y actualizar la fecha
de cargue, aunque no se presenten modificaciones esa semana. Esta semana el corte es
el 8 de marzo

 Cuando se repitan las líneas, inicialmente todas las necesidades deben quedar con NO en
control de cambios, se están repitiendo controles de cambio de semanas anteriores.

 Fase EDP: Si la fase del Proyecto cambia se debe ajustar la información en la Pestaña
Cartilla, que se encuentra oculta en todas las plantillas de informes y ajustar la formula, ya
que la que está actualmente trae la información de otro archivo (cuando era consolidado)

 Se debe verificar que la sumatoria de los valores por año, coincida con el valor total

 Se deben revisar que el plazo conicidad con la Realidad

4. ANUALIDAD: 1 Vigencia
1. CORTO PLAZO: 2 Vigencias
2. MEDIANO PLAZO: 3 Vigencias
3. LARGO PLAZO: más de 3 Vigencias

 En la Casilla Tipología ajustar así:

G1-Contrato Nuevo o inicial (requisiciones para competir y negociaciones bilaterales)
para esta tipología en “Consecutivo” se debe poner el consecutivo de VIP. Una vez el
contrato este en ejecución se debe cambiar la tipología a G4 y cambiar el consecutivo ViP
al número de contrato o compra.

G4-Contrato en ejecución Para esta tipología, en consecutivo se debe poner el número

del contrato, una vez el proyecto solicite el consecutivo VIP para la radicación se debe
asignar el VIP y cuando se asigne la ODS se vuelve a poner el número de contrario

El Consecutivo se debe seleccionar del archivo adjunto en el siguiente LINK

http://nuestragestion/vip/huce/Informes%20Sistemticos/Forms/AllItems.aspx.en la
pestaña que corresponda a la gerencia del Proyecto

 Revisar las cuentas Mayor:

5897016300: Todas las compras (Solo compras)
5111061400: Solo Servicios a Proyectos
5897012162: Todos los contratos de servicio excepto servicios a Proyectos (Obras,
ingenierías, gestión HSE, Inversión social, ambiental, viabilidad, gestión de compras, apoyo
transaccional, otros contratos puntuales)
 Ajustar el Código UNSPSC, de acuerdo a la actividad. Este código se puede verificar en una
de las pestañas ocultas incluida en las plantillas de cada proyecto

 Verificar que el registro y el nombre del líder de cada proyecto se encuentren actualizados
de acuerdo a las últimas designaciones

 Se debe revisar la fecha de radicación ABA de todas las necesidades aunque no las
gestionemos y en caso de que estén por vencerse hay que averiguar con el Profesional de
maduración o control si estos recursos ya gestionaron, en caso de que no se hayan
gestionado se deben modificarlas fechas. No se deben dejar vencer las fechas de
Radicación ABA, ya que con estas fechas miden nuestra gestión

 En fecha requerida, cuando la línea se crea, debe corresponder a la fecha de firma

requerida del contrato o fecha requerida de materiales en Campo según línea base, sin
embargo estas fechas se pueden ajustar posteriormente en caso de que no sea posible
radicar en las fechas planeadas inicialmente.

 Fecha requerida Materiales en Campo/Acta de Inicio Contrato (LINEA BASE): Esta

información se diligencia de acuerdo al cronograma línea base P50 y solo se puede
modificar en caso de que con manejo de cambio, se cambie el cronograma

 Duración Total en días para entrega (Incluye tiempos de contratación): Para compras debe
incluir tiempos de abastecimiento o de administrador + tiempos de fabricación. Para
contratos debe incluir tiempos de abastecimiento o administrador + tiempos de
socialización (cuando aplique)

 Fecha que el proyecto tiene previsto hacer el requerimiento a GAP: esta información
siempre debe estar formulada. Revisar que todas las líneas tengan esta celda formulada.

 ¿Por qué el Proyecto aún no ha solicitado la contratación a GAP? No puede tener la causal
“Por PDT no ha iniciado revisión documental” si la “Fecha que el proyecto tiene previsto
hacer el requerimiento a GAP” se encuentra vencida. Si el Proyecto no ha entregado los
documentos, debe tener una causal.

 Fecha Requerida de la firma de la Orden de Compra: Todas las compras deben tener esta
información, la cual debe estar de acuerdo a la fecha requerida de materiales en campo
según línea base y restándole los días estimados de fabricación.

 Valor Presupuesto Estimado (Incluido IVA): Valor con el cual se radica o radicara el proceso
(valor de la SP). Si esta en planeación del Proyecto debe estar vacío.

 Fecha de Radicación de GAP al área de Abastecimiento (ABA) Fecha real de radicación, si el

proceso no se ha radicado y el proyecto ya entrego la información, debe tener una causal
 en “¿Por qué GAP aún no ha solicitado la contratación a GAB?”, si el proyecto no ha
entregado la información o ya se radico, debe estar vacío

 Fecha Firma de Contrato por parte de Abastecimiento (ABA): Solo aplica para contratos de
obra o servicios. Si el estado del Método de Elección es 5. En ejecución, 4.2 En firma de
Acta de Inicio, debe estar diligenciado

 Numero de Contrato / Compra / ODB / ODS: Debe estar diligenciado si el estado del
Método de elección es: 5. En ejecución, 4.2 En firma de Acta de Inicio, 7.
Fabricación/Entrega, 8. Recibido en Bodega

 Fecha Firma de Compra por parte de Abastecimiento: Solo aplica para compras. Si el
estado del Método de elección es 7. Fabricación/Entrega, 8. Recibido en Bodega, debe
estar diligenciado

 Fecha entrega del material en campo según orden de compra: Solo aplica para compras.
Si el estado del Método de elección es 7. Fabricación/Entrega, 8. Recibido en Bodega, debe
estar diligenciado

 Fecha de Firma del Acta de Inicio del Contrato: Solo aplica para contratos de obra o
servicios. Si el estado del Método de Elección es 5. En ejecución, debe estar diligenciado

 Fecha real de entrega del material en campo: Solo aplica para compras. Si el estado del
Método de elección es 8. Recibido en Bodega, debe estar diligenciado

 Avance de Gestión del PAI: Verificar que la información sea acorde al estado del método de
elección, en caso de que no sea acorde, verificar y corregir las formulas cuando aplique.

 Le cumplimos al Proyecto (# días) verificar las formulas.

 Le cumplimos al Proyecto (SI/NO): verificar las formulas, si ya está terminado, no puede

decir “En Gestión”

 Por favor tener en cuenta lo siguiente para cada estado del Método de Elección:

1. Planeación del Proyecto: Debe tener justificación en ¿Por qué el Proyecto aún no ha
solicitado la contratación a GAP?
2. 2. Planeación Operativa (GAP): Debe tener fecha en “Fecha que el proyecto hizo el
requerimiento a VIP” y justificación en “¿Por qué GAP aún no ha solicitado la
contratación a GAB?
3. 3.1 Planeación Comercial (GAB), 3.2 Apertura Método de Elección (ME), 3.3
Observación a los Documentos del ME, 3.4 Visita de Obra, 3.5 Recepción Ofertas, 3.6
Análisis de Ofertas (Evaluación), 3.7 Asignación del ME, 3.8 Perfeccionamiento del
Contrato : Debe tener fecha en “Fecha que el proyecto hizo el requerimiento a VIP”,
“Fecha de Radicación de GAP al área de Abastecimiento (ABA)”, “Solped (cuando
aplique), “No. Expediente Open Text” (cuando aplique),
4. 4.2 En firma de Acta de Inicio: Debe tener fecha en “Fecha que el proyecto hizo el
requerimiento a VIP”, “Fecha de Radicación de GAP al área de Abastecimiento (ABA)”,
“Solped (cuando aplique), “No. Expediente Open Text” (cuando aplique), Contrato,
cambiar G1 a G4, cambiar el consecutivo VIP al número del contrato
5. 5. En ejecución: Debe tener fecha en “Fecha que el proyecto hizo el requerimiento a
VIP”, “Fecha de Radicación de GAP al área de Abastecimiento (ABA)”, “Solped (cuando
aplique), “No. Expediente Open Text” (cuando aplique), Contrato, “Fecha Firma de
Contrato por parte de Abastecimiento (ABA)”, cambiar G1 a G4, cambiar el
consecutivo VIP al número del contrato, “fecha de incio”
6. 7. Fabricación/Entrega: Debe tener fecha en “Fecha que el proyecto hizo el
requerimiento a VIP”, “Fecha de Radicación de GAP al área de Abastecimiento (ABA)”,
“Solped (cuando aplique), “No. Expediente Open Text” (cuando aplique), Fecha Firma
de compra por parte de Abastecimiento (ABA), Numero de Orden de Compra, “fecha
de llegada según Orden de Compra”, cambiar G1 a G4, cambiar el consecutivo VIP al
número del contrato.
7. 8. Recibido en Bodega: Debe tener fecha en “Fecha que el proyecto hizo el
requerimiento a VIP”, “Fecha de Radicación de GAP al área de Abastecimiento (ABA)”,
“Solped (cuando aplique), “No. Expediente Open Text” (cuando aplique), Fecha Firma
de compra por parte de Abastecimiento (ABA), Numero de Orden de Compra, “fecha
de llegada según Orden de Compra”, cambiar G1 a G4, cambiar el consecutivo VIP al
número del contrato, “fecha real recibido en bodega”