UAP - ERP - CAPA10 - Manual de Usuario - EX-004 - Auditoría de Anticipos e Informes

Manual de Usuario
Gastos
Auditoría de Anticipos e Informes
EX-004
Código: EX-004
Autor: Piero Vitteri
MANUAL DE USUARIO | GASTOS Perfil: Auditor
Tabla de Contenido
1. OBJETIVO DEL MANUAL .......................................................................................................................... 3

2. ALCANCE DEL MANUAL ........................................................................................................................... 3
3. AUDITORÍA DE ANTICIPOS ....................................................................................................................... 3
3.1 APROBAR ANTICIPO............................................................................................................................... 3
3.2 RECHAZAR ANTICIPO ............................................................................................................................. 8
3.3 PROCESAR ANTICIPOS .........................................................................................................................13
4. AUDITORÍA DE INFORME DE GASTOS ...................................................................................................17
4.1 APROBAR INFORME DE GASTOS .........................................................................................................17
4.2 RECHAZAR INFORME DE GASTOS ........................................................................................................21
4.4 PROCESAR INFORMES DE GASTO ........................................................................................................25
CAPA10 - Manual de Usuarios 2

Código: EX-004
1. OBJETIVO DEL MANUAL

El objetivo de este manual es capacitar al personal administrativo UAP con el fin de que pueda realizar la Auditoría
de los Anticipos e Informe de Gastos
2. ALCANCE DEL MANUAL

El presente manual cubre el procedimiento correspondiente a:
 Auditoría de Anticipos
 Auditoría de Informe de Gastos
3. AUDITORÍA DE ANTICIPOS
En este documento se explica cómo Ud. debe Auditar los Anticipos de Viáticos y Entrega a Rendir, así como
también se le explicará los conceptos relacionados a este procedimiento.
3.1 APROBAR ANTICIPO

Ruta de acceso: Menú Principal > Auditoría > Informes de gasto de Auditoria > Gestionar anticipos de efectivo
 Paso 1 Navegar a la página de Auditoría
N° Acción Descripción
1 Seleccionamos el campo Auditoría

Código: EX-004
 Paso 2 Aprobar Anticipo
1 Dentro de Auditoría, hacer clic al icono de 3 líneas paralelas
2 Clic al campo Gestionar anticipos de efectivo
3 En el buscador existen 7 campos pero 3 de ellos son campos obligatorios:
 Unidad de Negocio: (Campo obligatorio**)
 Numero de anticipo: (Campo obligatorio**) es el identificador único del
anticipo.
 Estado
 Finalidad
 Importe del anticipo
 Moneda
 Nombre del Empleado: (Campo obligatorio**)
Se necesitará por lo menos un campo obligatorio para poder buscar al anticipo
*Para este ejemplo decidimos ingresar la siguiente información:
 Unidad de Negocio: Universidad Alas Peruanas S.A.
 Nombre del Empleado: CHINCHAY ARCOS, KARINA MELISSA
4 Seleccionamos Buscar
5 Seleccionamos Número de anticipo, también observaremos que el anticipo presenta el
estado Pendiente de aprobación del auditor
6 Una vez seleccionado el Número de anticipo aparecerá la siguiente información:
 Detalle del Anticipo
 Notas : Seleccionando “+” podrá agregar cualquier comentario o consulta con
respecto al Anticipo
 Importe de anticipo ajustado: Podrá ajustar el monto del anticipo solicitado.
 Fecha de vencimiento: Indica a partir de qué fecha el Solicitante podrá rendir su
informe de gastos en el sistema en relación al anticipo; si llega hacer la rendición
antes de la fecha indicada, el informe de gastos no aplicará al anticipo y por lo
tanto solo será un documento a pagar.
**Este dato es importante para la persona que hará la rendición en el sistema
*Para este ejemplo ingresamos la fecha: 16/05/19, significará que a partir del
16/05 podrá rendir su informe de gastos en el sistema para que así pueda
aplicar con el anticipo.
7 Seleccionamos Aprobar, esto hará que el Anticipo pase el proceso de Auditoría y sea
enviado al proceso de pago
8 Al seleccionar Aprobar el Anticipo presentará un estado de: Preparado para
procesamiento de Pago
9 Esta sección informa que el Anticipo aprobado por auditoria aún no ha sido aplicado con
un informe de gastos
10 Seleccionamos Listo para regresar a la página de Auditoría

Código: EX-004

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3.2 RECHAZAR ANTICIPO

Ruta de acceso: Menú Principal > Auditoría > Informes de gasto de Auditoria > Gestionar anticipos de efectivo
 Paso 2 Rechazar Anticipo
2 Seleccionamos Gestionar anticipos de efectivo para buscar al Anticipo que vamos a
aprobar
3 En el buscador existen 7 campos pero 3 de ellos son campos obligatorios:
 Unidad de Negocio: (Campo obligatorio**)
 Numero de anticipo: (Campo obligatorio**), es el identificador único del
anticipo.
 Estado
 Finalidad
 Importe del anticipo
 Moneda
 Nombre del Empleado: (Campo obligatorio**)
Se necesitará por lo menos un campo obligatorio para poder buscar al anticipo
*Para este ejemplo decidimos ingresar la siguiente información:
 Nombre del Empleado: MOSQUITO MANRIQUE, JAVIER FELIPE
4 Seleccionamos Buscar

Código: EX-004
5 Seleccionamos Número de anticipo , también observaremos que el anticipo presenta un

estado de Pendiente de aprobación del auditor
6 Una vez seleccionado el Número de anticipo aparecerá la siguiente información:
 Detalle del Anticipo
 Notas : Seleccionando “+” podrá agregar cualquier comentario o consulta con
respecto al Anticipo
 Importe de anticipo ajustado: Podrá ajustar el monto del anticipo solicitado.
 Fecha de vencimiento: Indica a partir de qué fecha el Solicitante podrá rendir su
informe de gastos en el sistema en relación al anticipo; si llega hacer la rendición
antes de la fecha indicada , el informe de gastos no aplicará al anticipo
**Este dato es importante para la persona que hará la rendición en el sistema
*Para este ejemplo ingresamos la fecha: 17/05/19, significará que a partir del
17/05 podrá rendir su informe de gastos en el sistema para que pueda aplicar
con el anticipo.
7 Seleccionamos Rechazar, esto hará que el anticipo no pase el proceso de Auditoría y sea
enviado al solicitante
8 Indicar el motivo por el cual fue rechazado el Anticipo y seleccionar Aceptar
9 Al seleccionar Rechazar el anticipo presentará un estado de: Rechazado
10 Esta sección informa que el anticipo revisado por auditoria aún no ha sido aplicado con
un informe de gastos
11 Seleccionamos Listo para regresar a la página de Auditoría

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3.3 PROCESAR ANTICIPOS
En este documento se explica cómo Ud. debe procesar los Anticipos de Viáticos y Entrega a Rendir, así
como también se le explicará los conceptos relacionados a este procedimiento.
*Este proceso permite crear las solicitudes de pago a empleados en relación al anticipo que solicito, además
que al momento de ejecutar el proceso creará solicitudes de pago de todos los anticipos pendientes
que ya fueron aprobados en el proceso de Auditoría.
Ruta de acceso: Menú Principal > Auditoría > Procesar reembolsos de gastos y anticipos de efectivo
1 Seleccionamos el campo de Auditoría
 Paso 2 Procesar Anticipo
2 Seleccionamos Procesar reembolsos de gastos y anticipos de efectivo
3 Como procesaremos Anticipos se ingresará en los campos la siguiente información
 Tipo: Anticipos de efectivo
4 Seleccionamos Enviar para ejecutar el proceso
5 Seleccionamos Aceptar y ese será el ID del proceso
**Para este ejemplo el ID es 120670
Código: EX-004
6 Seleccionamos para actualizar el campo y poder identificar nuestro Id de

proceso
7 Podemos observar que actualizando el campo aparece nuestro ID de proceso y para
verificar que se proceso correctamente tendrá que tener el estado de “Correcto”
8 Podremos revisar la solicitud de pago que se creo
*En el ejemplo se presenta el número 1: esto significa que solo se creo una solicitud de
pago
*Cabe recalcar que este proceso al momento de ejecutarse creará las solicitudes de
pagos de todos los anticipos aprobados por Auditoría
9 Seleccionamos “Listo” para regresar a la página de Auditoría

Código: EX-004

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4. AUDITORÍA DE INFORME DE GASTOS
En este documento se explica cómo Ud. debe Auditar los Informes de gastos de viáticos, entregas a rendir y caja
chica, así como también se le explicará los conceptos relacionados a este procedimiento.
4.1 APROBAR INFORME DE GASTOS

Ruta de acceso: Menú Principal > Auditoría > Informes de gasto de Auditoria > Gestionar informes de gastos
 Paso 2 Aprobar el Informe de gasto
*Para el Ej. Aprobaremos el informe del empleado JOHEL FELIX ALEGRIA CHAMORRO
2 Clic a la opción Gestionar informes de gastos
3 En la sección Buscar habrá 07 campos de búsqueda; ingresamos la siguiente información
en los campos:
 Estado de informe: Seleccionar el estado Pendiente de aprobación del auditor
de gastos.
 Persona: Digitar el nombre completo del empleado ALEGRIA CHAMORRO,
JOHEL FELIX

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4 Clic a la opción Buscar

5 Seleccionamos el Número de informe (ID único del informe) 0005901072 a la vez
corroborando que sea el informe a auditar y que presente el siguiente estado:
Pendiente de aprobación del auditor de gastos
6 Se podrá editar el monto del Informe de gastos
7 Seleccionaremos el tipo de gasto para poder revisar que la información ingresada sea la
correcta
8 Revisaremos la información ingresada del tipo de gasto, además podrá editar dicha
información
9 Una vez revisada seleccionaremos la opción Cerrar
10 De haber adjuntado recibos en relación al tipo de gasto hacer clic al campo Recibo
dando un check, esto indicará que el recibo fue verificado.
11 Después de que toda la información este correcta, seleccionar la opción Completar
auditoría, esto hará que el informe de gasto sea aprobado por el Auditor.
12 Verificaremos que el Informe de gasto cambio de estado a Preparado para
procesamiento de pago

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7 6

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11
10

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4.2 RECHAZAR INFORME DE GASTOS

Ruta de acceso: Menú Principal > Auditoría > Informes de gasto de Auditoria > Gestionar informes de gastos
1 Seleccionamos “Auditoría”

Código: EX-004
 Paso 2 Rechazar Informe

*Para el Ej. Rechazaremos el informe de gastos del empleado JOHEL FELIX ALEGRIA CHAMORRO
1 Dentro de Auditoría, ingresamos al menú despegable
2 Clic a la opción Gestionar anticipos de efectivo
3 En la sección Buscar habrá 07 campos de búsqueda, para el Ej. ingresamos la siguiente
información en los campos:
 Estado de informe: Seleccionar el estado Pendiente de aprobación del auditor
de gastos
 Persona: Digitar el nombre completo del empleado ALEGRIA CHAMORRO,
JOHEL FELIX
4 Clic a la opción Buscar
5 Seleccionamos el Número de informe (ID único del informe) 0005901347 a la vez
verificar que sea el informe a auditar y que presente el siguiente estado: Pendiente de
aprobación del auditor de gastos
6 En el campo Acciones daremos clic para despeglar las diferentes opciones y
seleccionaremos Rechazo de informe de gastos.
7 Elegiremos el motivo por el cual será el rechazo del informe, para esto habrá 2 opciones:
 Gastos cuestionables
 Paquete de recibo original incompleto
8 Indicaremos a detalle el motivo.
9 Clic a la opciones Aceptar para rechazar al informe de gastos.

Código: EX-004

Código: EX-004

Código: EX-004
4.4 PROCESAR INFORMES DE GASTO
En este documento se explica cómo Ud. debe procesar los Informes de gastos en relación a Viáticos,
Entrega a Rendir y Caja chica, así como también se le explicará los conceptos relacionados a este
procedimiento.
*Este proceso hará que los Informes de gastos se apliquen a los Anticipos pendientes por rendir, para esto
el Anticipo debe de estar pagado; de no presentar ningún Anticipo pendiente por rendir y se ejecute este
proceso, hará que los Informes de gastos se creen como solicitudes para posteriormente ser pagadas.
Ruta de acceso: Menú Principal > Auditoría > Procesar reembolsos de gastos y anticipos de efectivo
 Paso 2 Procesar informes de gastos
1 Dentro de Auditoría, ingresamos al menú despegable
2 Clic a la opción Procesar reembolsos de gastos y anticipos de efectivo
3 Como procesaremos Anticipos se ingresará en los campos la siguiente información
 Tipo: Anticipos de efectivo
4 Clic a la opción Enviar para ejecutar el proceso
5 Clic a la opción Aceptar y a la vez verificaremos el ID del proceso
**Para este ejemplo el ID es 120670

Código: EX-004
6 Seleccionamos el campo para actualizar el campo y poder identificar el Id de

proceso
7 Podemos observar que seleccionando dicho campo aparece el ID de proceso y para
verificar que se ejecuto correctamente tendrá que tener el estado Correcto
8 Clic a la solicitud de pago que se creó (1), en este Ej. se creó 1 solicitud de pago
9 Podemos observar que la solicitud de pago creada, es del empleado ALEGRIA
CHAMORRO JOHEL FELIX con el monto S/.0.00, al tener el monto en 0.00 querrá decir
que el monto del informe de gastos se aplicó completamente al monto del Anticipo
pendiente por rendir.
10 Para observar más a detalle daremos clic al campo Número
11 Podemos observar que:
 La línea 1 tiene relación al anticipo con monto de S/600.00
 La línea 2 tiene relación al informe de gastos con monto de S/600.00
Es por eso que el monto de la solicitud de pago es S/0.00 ya que se aplicó el monto total
del informe de gastos al anticipo.
12 Clic al campo Listo para volver a la página anterior.
13 Clic al campo Listo

Código: EX-004

Código: EX-004
7 8
10 9
12
11

Código: EX-004
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1. OBJETIVO DEL MANUAL .......................................................................................................................... 3

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1. OBJETIVO DEL MANUAL

2. ALCANCE DEL MANUAL

3.1 APROBAR ANTICIPO

 Paso 1 Navegar a la página de Auditoría

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 Paso 2 Aprobar Anticipo

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3.2 RECHAZAR ANTICIPO

 Paso 1 Navegar a la página de Auditoría

 Paso 2 Rechazar Anticipo

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5 Seleccionamos Número de anticipo , también observaremos que el anticipo presenta un

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3.3 PROCESAR ANTICIPOS

 Paso 1 Navegar a la página de Auditoría

 Paso 2 Procesar Anticipo

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6 Seleccionamos para actualizar el campo y poder identificar nuestro Id de

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4. AUDITORÍA DE INFORME DE GASTOS

4.1 APROBAR INFORME DE GASTOS

 Paso 1 Navegar a la página de Auditoría

 Paso 2 Aprobar el Informe de gasto

CAPA10 - Manual de Usuarios 17

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4 Clic a la opción Buscar

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4.2 RECHAZAR INFORME DE GASTOS

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