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Tabla de Contenido
TABLA DE CONTENIDO........................................................................................................................1
INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................................3
OBJETIVOS DEL MODULO..................................................................................................................................3
MENÚ MONITOR....................................................................................................................................4
ACTUALIZA EXTRACTOS..................................................................................................................10
EXPLICACION DE LOS CAMPOS:.......................................................................................................................10
CAPTURA EQUIVALENCIAS DE TRANSACCIONES BANCARIAS............................................12
ACTUALIZACION AUTOMÁTICA....................................................................................................13
ACTUALIZACION MANUAL..............................................................................................................15
Introducción
Objetivos del modulo
El objetivo general de este módulo es brindar a los usuarios una herramienta para hacer
en forma automática los procesos de conciliación bancaria. Este módulo está orientado
a las áreas operativas y contable de la empresa, brindándoles herramientas de gestión, y
a las areas administrativas y gerenciales, brindandoles información oportuna de los
bancos que permiten un completo seguimiento de la operación y la oportuna toma de
decisiones.
Como objetivos particulares se pretende que al final de éste módulo, los usuarios estén
en capacidad de hacer las siguientes operaciones:
Menú monitor
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicación de los diferentes
programas que conforman el módulo de Conciliación Bancaria.
El usuario puede desplazarse a través de estos, con las teclas de movimiento de cursor
(Flechas), o seleccionando directamente el número o letra de la opción.
Esta información es la que trae el sistema a la hora de "CONCILIAR", con base en los
libros auxiliares que lleva el CG-UNO. Es importante aclarar que la presentación de
estados financieros, con base en movimiento contable que no ha sido sometido a este
proceso de CONCILIACION BANCARIA, de acuerdo a normas contables, no es confiable
por las siguientes razones:
No se ha verificado que todas las consignaciones hechas por clientes, desde sitios
remotos, si aparezcan registradas en la contabilidad.
No se ha auditado que aparezcan cheques cobrados, que no hayan sido emitidos por el
sistema.
Al ingresar por la opción 1, el usuario deberá diligenciar los campos relativos a los
parámetros de selección y tipo de información que se desea listar:
Actualiza Extractos
El objetivo de este programa es permitir al usuario reportar por cada cuenta bancaria,
los saldos y valores totales del extracto para cruzar posteriormente los registros de
detalle capturados y verificar su cuadre, necesario para un proceso de conciliación
exitoso.
Lapso:
Año, mes del extracto
Empresa:
Código de la empresa
C.U.:
Código del centro de utilidad
Cuenta:
Código contable de la cuenta bancaria
Saldo Inicial:
Saldo bancario con que inicia el extracto. En caso de querer dejarlo en cero, teclear .99.
Si el saldo es contrario anteponga la tecla menos (-)
Saldo Final:
Saldo final que cierra el extracto. Si el saldo es contrario anteponga la tecla menos (-).
Fecha extracto:
Fecha en formato AAMMDD, y que debe estar dentro del lapso informado en el
principio de esta pantalla. En caso de que no ocurra esto sale el mensaje: "Conflicto
Lapso vs. fecha"
Elaborado por:
Persona que graba la información
Observaciones:
Información que identifique el extracto, por Ej: Extracto Banco Mundial,
correspondiente al mes de julio de 2.001.
Actualizacion Automática
El objetivo de este programa es permitir al usuario registrar el detalle de las
transacciones de los extractos bancarios en el sistema, para su posterior confrontación
con los registros de los libros de bancos y poder realizar el proceso de conciliacion.
Esta captura se hace con base en los archivos planos enviados por los bancos con el
detalle de los extractos de cada periodo.
Actualizacion Manual
El objetivo de este programa es permitir al usuario registrar el detalle de las
transacciones de los extractos bancarios en el sistema en forma manual y directa sobre
el archivo de detalle, para su posterior confrontación con los registros de los libros de
bancos y poder realizar el proceso de conciliacion.
Al ingresar por la opción 2, el usuario deberá diligenciar los campos relativos a los
parámetros de selección del proceso. El sistema tiene la opción de genera el proceso
sin actualización, en cuyo caso solamente se genera el reporte de conciliacion con los
documentos pendientes que explican las diferencias encontradas entre el saldo en libros
y el saldo del extracto. Si se prefiere se puede hacer con actualizacion, es decir que
ademas de generarse el reporte mencionado, se actualiza el archivo de documentos
pendientes para el siguiente periodo.
|LAPSO : 9510 OCTUBRE |
|EMPRESA: DM DEMOSTRAMOS S.A. C.U. 01 |
|CUENTA : BANCO INDUSTRIAL COLOMBIANO |
||
|DOC FECHA VLR. EXTRACTOS VLR. LIBROS OBSERVACIONES CBTE.REG|
|
ND 94/10/07 11,492.00 0.00
ND 94/10/11 2,815.03 0.00
NC 94/10/11 238,381.00 0.00
CG 94/10/14 0.00 238,381.00 FRA. 1260 0101 117
ND 94/10/18 6,266.76 0.00
CG 94/10/18 0.00 157,043.00 FRA. 01079 0101 178
NC 94/10/18 157,043.00 0.00
CG 94/10/18 0.00 1,971,084.00 FRAS. 98510391067 0101 307
CG 94/10/18 0.00 2,234,239.00 FRAS. 0113701420 0101 379
NC 94/10/18 2,234,239.00 0.00
CG 94/10/18 0.00 19,092,554.00 FRAS. #. 0101 366
CG 94/10/19 0.00 3,434,929.00 FRAS. #. 0101 315
CH8742 94/10/19 0.00 25,000,000.00 TRASLADO FONDOS INT 0201 647
CG 94/10/21 0.00 6,172,395.00 0101 337
CG 94/10/31 0.00 50,000,000.00 0606 58
ND 94/10/31 22,267.78 0.00
ND 94/10/31 659,382.00 0.00
NC 94/10/31 1,971,084.00 0.00
NC 94/10/31 3,434,929.00 0.00
NC 94/10/31 6,172,395.00 0.00
NC 94/10/31 19,092,554.00 0.00
NC 94/10/31 25,000,000.00 0.00
NC 94/10/31 50,000,000.00 0.00
*. = DOCUMENTOS DE LAPSOS ANTERIORES
E X P L I C A C I O N D E L A D I F E R E N C I A
Vlr. Extracto Vlr. Libro Dif. Conciliada
CONSIGNACIONES $ 0.00 83,300,625.00 83,300,625.00
CHEQUES $ 0.00 25,000,000.00 25,000,000.00
NOTAS DEBITO $ 702,223.57 0.00 702,223.57
NOTAS CREDITO $ 108,300,625.00 0.00 108,300,625.00
SALDOS FINALES $ 5,871,369.24 6,573,529.81 702,223.57
ELABORADO PREPARADO
Es recomendable que una vez generado el proceso, se revisen los registros presentados
en el informe para verificar que efectivamente estos sean los documentos pendientes de
cruce, por las múltiples razones de tipo contable o transaccional que se presentan.
Estos registros quedan guardados en un archivo especial el cual puede ser actualizado
en forma automática al momento de generar los comprobantes de egresos desde el
módulo de generación de documentos. Para ello el usuario deberá activar el parámetro
correspondiente en el menú de configuración del sistema, parámetros de Contabilidad.
Documento:
Tipo y número de documento con el que se elabora el cheque, ejemplo CE
comprobante de Egreso.
Cuenta:
Código de la cuetna auxiliar de bancos de donde se gira el cheque.
Beneficiario:
Identificación del tercero a nombre de quien se expide el cheque.
Cheque:
Numero del cheque
Valor:
Valor del cheque girado y detalle de la transacción.
Clase de cheque:
Se presentan dos opciones: 1= El cheque girado es a la vista (para entregar con la fecha
de girado). 2= El cheque es posfechado (para cobrar en una fecha posterior a la girada).
Al ingresar por la opción 4, el usuario deberá diligenciar los campos relativos a los
parámetros de selección del documento o documentos que se desea reportar como
entregados o retirados del archivo: